060210CTGPNRV13固定資產(chǎn)零星購置內(nèi)控手冊v69

1、.：.；1.3固定資產(chǎn)零星購置業(yè)務(wù)流程一、業(yè)務(wù)流程范圍1所涉及的業(yè)務(wù)范圍填報(bào)固定資產(chǎn)零星購置懇求表；下達(dá)固定資產(chǎn)零星購置方案；選擇供應(yīng)商；組織采購；簽署合同并對合同的執(zhí)行和存檔進(jìn)展管理；對購入物資的數(shù)量、質(zhì)量和單價(jià)金額進(jìn)展檢驗(yàn)并對相關(guān)資產(chǎn)工程以及應(yīng)付帳款進(jìn)展記錄；對帳；向供應(yīng)商支付貨款。2所涉及的部門范圍財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門、網(wǎng)絡(luò)開展部門方案建立、采購、運(yùn)轉(zhuǎn)維護(hù)部門、綜合管理部門、企業(yè)信息化部門以及有零星資產(chǎn)購置資本性支出需求的部門。3所涉及的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和相關(guān)維護(hù)部門方案建立管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)企業(yè)信息化部門、方案建立部門、采購部門、綜合部二、目的1

2、保證有零星資產(chǎn)購置資本性支出工程所涉及的相關(guān)資產(chǎn)和應(yīng)付帳款記錄符合有關(guān)會計(jì)準(zhǔn)那么的要求，做到及時(shí)、真實(shí)、準(zhǔn)確和完好；2資產(chǎn)采購及工程招標(biāo)行為規(guī)范，符合國家法律法規(guī)、相關(guān)國際慣例和公司管理制度的要求。三、風(fēng)險(xiǎn)1實(shí)踐發(fā)生的資本性支出未能在帳上及時(shí)、真實(shí)、準(zhǔn)確、完好地反映；2固定資產(chǎn)的購置本錢計(jì)算和時(shí)間記錄不準(zhǔn)確，導(dǎo)致資產(chǎn)負(fù)債表中的固定資產(chǎn)、累計(jì)折舊和利潤表中的折舊費(fèi)用不準(zhǔn)確；3其他不符合有關(guān)會計(jì)準(zhǔn)那么的會計(jì)處置；未遵守合同條款要求；未遵照有關(guān)法律、法規(guī)，導(dǎo)致合同索賠、工程停滯或政府處分。四、相關(guān)會計(jì)科目銀行存款、固定資產(chǎn)、其他應(yīng)付款和應(yīng)付帳款五、流程概述1固定資產(chǎn)零星購置預(yù)算的編制與審批各級公司于

3、每年規(guī)定的編制預(yù)算的時(shí)間，按照資本性支出預(yù)算牽頭部門的要求，各固定資產(chǎn)零星購置懇求部門根據(jù)本部門的估計(jì)需求、部門開展情況，編制相應(yīng)的固定資產(chǎn)零星購置懇求。各固定資產(chǎn)零星購置懇求部門的擔(dān)任人根據(jù)本部門業(yè)務(wù)開展或管理需求，對本部門編制的固定資產(chǎn)零星購置懇求進(jìn)展審核簽字。固定資產(chǎn)零星購置懇求部門將固定資產(chǎn)零星購置懇求表提交網(wǎng)絡(luò)開展方案部門匯總整理，由網(wǎng)絡(luò)開展方案部門按照固定資產(chǎn)零星購置分類分別請相關(guān)固定資產(chǎn)實(shí)物管理部門會同財(cái)務(wù)部門對零星購置物品的種類、型號和數(shù)量進(jìn)展審核。網(wǎng)絡(luò)開展方案部門匯總固定資產(chǎn)實(shí)物管理部門及財(cái)務(wù)部門審核意見后，經(jīng)網(wǎng)絡(luò)開展方案部門擔(dān)任人或其授權(quán)人審核，構(gòu)成年度固定資產(chǎn)零星購置預(yù)算

4、和方案預(yù)案，提交公司管理層審批。本流程中的相關(guān)IT控制點(diǎn)參見流程11預(yù)算管理和財(cái)務(wù)分析業(yè)務(wù)流程的1.9確定省市子公司預(yù)算目的。2下達(dá)固定資產(chǎn)零星購置方案固定資產(chǎn)零星購置方案預(yù)案審批經(jīng)過后，由網(wǎng)絡(luò)開展方案部門編制下達(dá)固定資產(chǎn)零星購置方案。各相關(guān)部門按照下達(dá)的固定資產(chǎn)零星購置方案執(zhí)行。在當(dāng)年固定資產(chǎn)零星購置方案下達(dá)后的固定資產(chǎn)零星購置懇求，原那么上不予同意，待下年度固定資產(chǎn)零星購置方案時(shí)再予思索；如確實(shí)急需的，由固定資產(chǎn)零星購置懇求部門提出懇求并經(jīng)部門擔(dān)任人審核簽字，同時(shí)送固定資產(chǎn)實(shí)物管理部門、財(cái)務(wù)部門及網(wǎng)絡(luò)開展方案部門簽署審核意見。并根據(jù)零購資產(chǎn)的性質(zhì)和金額，按權(quán)限列表規(guī)定的審批權(quán)限進(jìn)展審批。審

5、批經(jīng)過后，將此固定資產(chǎn)零星購置懇求追加列入當(dāng)年固定資產(chǎn)零星購置方案。3零星固定資產(chǎn)采購固定資產(chǎn)零星購置方案下達(dá)后，當(dāng)固定資產(chǎn)零星購置懇求部門有運(yùn)用需求時(shí)，需填寫固定資產(chǎn)零星購置申領(lǐng)表，并由其部門指點(diǎn)審核簽字后交由固定資產(chǎn)管理部門、采購部門根據(jù)已下達(dá)的固定資產(chǎn)零星購置方案進(jìn)展審核，審核經(jīng)過后，由采購部門進(jìn)展采購。固定資產(chǎn)零星購置實(shí)行分類集中采購，根本運(yùn)作可采用“供應(yīng)商招標(biāo)談判簽署框架協(xié)議按需訂貨的方式，或采用詢價(jià)談判的方式，原那么上向消費(fèi)廠家或其直接授權(quán)的具有合法資質(zhì)的高級別代理商訂貨。需求進(jìn)展供應(yīng)商招標(biāo)時(shí)，由采購部門組織相關(guān)運(yùn)用單位對各供應(yīng)商進(jìn)展綜合論證評價(jià)，招標(biāo)流程參見流程1.4“采購及合同

6、管理業(yè)務(wù)流程。需求簽署采購合同的，參見流程1.4。相關(guān)IT流程：電子工程建議書由方案財(cái)務(wù)部或企業(yè)開展部導(dǎo)入到方案建立管理模塊中。工程由需求部門經(jīng)過方案建立管理系統(tǒng)輸入，經(jīng)相關(guān)部門及公司指點(diǎn)在系統(tǒng)中審批。相關(guān)部門或公司指點(diǎn)在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的立項(xiàng)審批系統(tǒng)進(jìn)展審批，方案建立管理模塊經(jīng)過接口自動(dòng)反映審批信息。4到貨驗(yàn)收及相關(guān)會計(jì)處置采購的零星固定資產(chǎn)到貨后，采購部門、固定資產(chǎn)零星購置懇求部門和固定資產(chǎn)管理部門的相關(guān)人員共同驗(yàn)收并在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)。驗(yàn)收單分別由固定資產(chǎn)管理部門、財(cái)務(wù)部門與固定資產(chǎn)零星購置懇求部門備案。固定資產(chǎn)管理部門和財(cái)務(wù)部門相關(guān)人員據(jù)此分別登記固定資產(chǎn)實(shí)物帳和財(cái)務(wù)帳。在收到供應(yīng)商開

7、具的發(fā)票后，采購部門相關(guān)人員進(jìn)展核對，由資產(chǎn)管理部門填報(bào)付款懇求表，并由資產(chǎn)管理部門擔(dān)任人或其授權(quán)人審核。審核無誤后，交由財(cái)務(wù)部門擔(dān)任人或其授權(quán)人根據(jù)年度固定資產(chǎn)零星購置方案審批付款。假設(shè)供應(yīng)商不能及時(shí)提供發(fā)票，那么財(cái)務(wù)部門相關(guān)人員應(yīng)根據(jù)合同商定的價(jià)錢及時(shí)記錄固定資產(chǎn)財(cái)務(wù)帳。相關(guān)IT流程：方案建立管理系統(tǒng)生成到貨確認(rèn)、付款方案等信息，相關(guān)部門和公司指點(diǎn)在系統(tǒng)中進(jìn)展審核。物資采購人員憑相關(guān)憑證在工程模塊中入帳。綜合部或企業(yè)信息化部人員在網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)進(jìn)展報(bào)銷。相關(guān)指點(diǎn)在網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)中審批。假設(shè)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)與方案建立管理系統(tǒng)有接口，財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)經(jīng)過系統(tǒng)接口從方案建立管理系統(tǒng)中獲取上述信息。相關(guān)會計(jì)人

8、員從網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)中導(dǎo)出報(bào)銷公用文件，再導(dǎo)入財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)做帳。財(cái)務(wù)部門人員在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中確認(rèn)過帳或進(jìn)展會計(jì)處置。財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)按會計(jì)科目匹配映射關(guān)系入帳。假設(shè)財(cái)務(wù)部門發(fā)現(xiàn)入帳信息需求更改，需由物資采購人員在方案建立管理系統(tǒng)/工程模塊中進(jìn)展更改。5對帳財(cái)務(wù)部門定期與有頻繁往來買賣的固定資產(chǎn)供應(yīng)商進(jìn)展書面對帳，并將書面對帳單據(jù)妥善存檔保管。假設(shè)存在差別，應(yīng)由財(cái)務(wù)部門會同相關(guān)部門找出差別緣由，并起草差別分析報(bào)告，交上述部門擔(dān)任人審批。審批經(jīng)過后，財(cái)務(wù)部門按審批意見進(jìn)展會計(jì)處置，并將經(jīng)審批的差別分析報(bào)告留檔備查。六、控制點(diǎn)及監(jiān)視檢查方法控制點(diǎn)手工/自動(dòng)原有/新增監(jiān)視檢查方法1固定資產(chǎn)零星購置預(yù)算的編制與

9、審批1.1固定資產(chǎn)零星購置懇求部門填寫固定資產(chǎn)零星購置懇求表，并由其部門擔(dān)任人審核簽字。手工原有1.1檢查部門擔(dān)任人對固定資產(chǎn)零星購置懇求表的審批意見及簽字。1.2網(wǎng)絡(luò)開展方案部門匯總整理固定資產(chǎn)零星購置懇求表。手工原有1.3網(wǎng)絡(luò)開展方案部門按照固定資產(chǎn)零星購置分類分別請相關(guān)固定資產(chǎn)實(shí)物管理部門會同財(cái)務(wù)部門對零星購置物品的種類、型號和數(shù)量進(jìn)展審核。手工原有1.4網(wǎng)絡(luò)開展方案部門匯總固定資產(chǎn)實(shí)物管理部門及財(cái)務(wù)部門審核意見后，經(jīng)網(wǎng)絡(luò)開展方案部門擔(dān)任人或其授權(quán)人審核，構(gòu)成年度固定資產(chǎn)零星購置預(yù)算和方案預(yù)案，提交公司管理層審批。手工原有1.4檢查網(wǎng)絡(luò)開展方案部門擔(dān)任人對年度固定資產(chǎn)零星購置預(yù)算和方案預(yù)

10、案的審批意見及簽字。2下達(dá)固定資產(chǎn)零星購置方案2.1固定資產(chǎn)零星購置方案預(yù)案審批經(jīng)過后，由網(wǎng)絡(luò)開展方案部門編制下達(dá)固定資產(chǎn)零星購置方案。各相關(guān)部門按照下達(dá)的固定資產(chǎn)零星購置方案執(zhí)行。手工原有2.2對于方案外的購置懇求，如確實(shí)急需的，由固定資產(chǎn)零星購置懇求部門提出懇求并經(jīng)部門擔(dān)任人審核簽字，同時(shí)送固定資產(chǎn)實(shí)物管理部門、財(cái)務(wù)部門及網(wǎng)絡(luò)開展方案部門簽署審核意見。并根據(jù)零購資產(chǎn)的性質(zhì)和金額，按權(quán)限列表規(guī)定的審批權(quán)限進(jìn)展審批。手工原有2.2對于方案外的購置懇求，檢查相關(guān)單位和相關(guān)權(quán)限機(jī)構(gòu)審批意見及簽字。3零星固定資產(chǎn)采購3.1當(dāng)固定資產(chǎn)零星購置懇求部門有運(yùn)用需求時(shí)，需填寫固定資產(chǎn)零星購置申領(lǐng)表，并由其部

11、門擔(dān)任人審核簽字后交由固定資產(chǎn)管理部門、采購部門根據(jù)已下達(dá)的固定資產(chǎn)零星購置方案進(jìn)展審核，審核經(jīng)過后，由采購部門進(jìn)展采購。手工原有3.2只需方案財(cái)務(wù)部或企業(yè)開展部的經(jīng)授權(quán)人員可以在方案建立模塊中導(dǎo)入電子工程建議書。自動(dòng)新增3.2檢查只需授權(quán)的相關(guān)部門人員才可以在方案建立模塊導(dǎo)入工程建議書到方案建立模塊中。3.3工程由需求部門經(jīng)過方案建立管理系統(tǒng)輸入，相關(guān)部門及公司指點(diǎn)在系統(tǒng)中審批。自動(dòng)新增3.3 檢查只需授權(quán)的相關(guān)部門人員才可以在方案建立管理系統(tǒng)中輸入工程建議書。只需授權(quán)的相關(guān)部門指點(diǎn)才可以在方案建立管理系統(tǒng)中進(jìn)展審批。3.4相關(guān)部門或公司指點(diǎn)在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的立項(xiàng)審批系統(tǒng)進(jìn)展審批，方案建立

12、管理模塊經(jīng)過接口自動(dòng)反映審批信息。自動(dòng)新增3.4檢查只需授權(quán)的相關(guān)部門指點(diǎn)才可以在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的立項(xiàng)審批系統(tǒng)進(jìn)展審批。檢查在方案建立管理模塊中經(jīng)過與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的接口自動(dòng)反映審批信息的完好性和準(zhǔn)確性。4到貨驗(yàn)收及相關(guān)會計(jì)處置4.1零星固定資產(chǎn)采購到貨后，由采購部門與零星固定資產(chǎn)購置懇求部門和固定資產(chǎn)管理部門的相關(guān)人員共同驗(yàn)收并在驗(yàn)收單上簽字。手工原有4.1檢查采購部門與零星固定資產(chǎn)購置懇求部門和固定資產(chǎn)管理部門的相關(guān)人員在驗(yàn)收單上的簽字。4.2方案建立管理系統(tǒng)生成到貨確認(rèn)、付款方案等信息，相關(guān)部門和公司指點(diǎn)在系統(tǒng)中進(jìn)展審核。自動(dòng)新增4.2 檢查只需授權(quán)的相關(guān)部門和公司指點(diǎn)才可以在方案建立

13、管理系統(tǒng)進(jìn)展審批。4.3 只需經(jīng)授權(quán)的物資采購人員可憑相關(guān)憑證在工程模塊中入帳。自動(dòng)新增4.3 檢查只需經(jīng)授權(quán)的物資采購人員可在工程模塊中入帳。4.4綜合部或企業(yè)信息化部有經(jīng)授權(quán)人員在網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)進(jìn)展報(bào)銷。相關(guān)指點(diǎn)在網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)中審批。自動(dòng)新增4.4檢查只需授權(quán)的綜合部或企業(yè)信息化部有經(jīng)授權(quán)人員才可以在網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)進(jìn)展審批。4.5 假設(shè)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)與方案建立管理系統(tǒng)有接口，財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)經(jīng)過系統(tǒng)接口從方案建立管理系統(tǒng)中獲取上述信息。自動(dòng)新增4.5檢查在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中經(jīng)與方案建立管理系統(tǒng)的接口自動(dòng)反映審批信息的完好性和準(zhǔn)確性。4.6 只需經(jīng)授權(quán)的相關(guān)會計(jì)人員可從網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)中導(dǎo)出報(bào)銷公用文件，再導(dǎo)

14、入財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)做帳。自動(dòng)新增4.6檢查只需經(jīng)授權(quán)的會計(jì)人員才可以在網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)導(dǎo)入報(bào)銷公用文件到財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中做帳。4.7只需經(jīng)授權(quán)的財(cái)務(wù)部門人員能在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中確認(rèn)過帳或進(jìn)展會計(jì)處置。自動(dòng)新增4.7 檢查只需經(jīng)授權(quán)的財(cái)務(wù)部門人員能在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中確認(rèn)過帳或進(jìn)展會計(jì)處置。4.8 財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)按會計(jì)科目匹配映射關(guān)系入帳。自動(dòng)新增4.8檢查財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)自動(dòng)準(zhǔn)確地按會計(jì)科目匹配映射關(guān)系入帳。4.9 假設(shè)財(cái)務(wù)部門發(fā)現(xiàn)入帳信息需求更改，需由物資采購人員在方案建立管理系統(tǒng)/工程模塊中進(jìn)展更改。自動(dòng)新增4.9檢查只需授權(quán)的物資采購人員能夠在方案建立管理系統(tǒng)/模塊中更改入帳信息。5 對帳5.1財(cái)務(wù)部門定期與有頻繁往來買賣或者有較大應(yīng)付款余額的固定資產(chǎn)供應(yīng)商進(jìn)展書面對帳。手工原有5.1檢查財(cái)務(wù)部門與供應(yīng)商定期對帳的書面對帳單據(jù)。5.2對帳差別分析報(bào)告經(jīng)財(cái)務(wù)部門及相關(guān)部門擔(dān)任人審批。審批經(jīng)過后，財(cái)務(wù)部門按審批意見進(jìn)展會計(jì)處置，并將經(jīng)審批的差別分析報(bào)告留檔備查。手工原有5.2 檢查差別分析報(bào)告及財(cái)務(wù)部門、相關(guān)部門的審批意見及簽字；檢查差別的處置結(jié)果能否與經(jīng)過審批的處置意見相符