辦公自動化(OA)與企業(yè)信息網(wǎng)的集成

1、.：.； PAGE 7辦公自動化OA與企業(yè)信息網(wǎng)的集成吳巍 撫順電業(yè)局計算機(jī)中心 113008在網(wǎng)絡(luò)時代里，企業(yè)的管理重點已從物流、資金流逐漸向信息流跨越，信息流更多地表達(dá)為電子文檔，它的交互性能有效改善辦公的效率，而辦公實踐上又是經(jīng)過單位內(nèi)部人與人、人與部門、部門之間信息的搜集、組織、共享、傳播等行為的協(xié)調(diào)來實現(xiàn)單位整體目的的過程。因此，實現(xiàn)辦公自動化正是控制管理信息流的直接手段，辦公自動化可以協(xié)助 我們對信息流進(jìn)展科學(xué)合理的控制，提高辦公效率。所以O(shè)A是管理信息系統(tǒng)(MIS)的根底。OA 要從MIS、ERP、電子商務(wù)等系統(tǒng)中提取信息，用于輔助決策。一、電力企業(yè)OA系統(tǒng)功能現(xiàn)有功能：1、系統(tǒng)

2、管理：系統(tǒng)管理員可進(jìn)入本系統(tǒng)來管理OA辦公平臺。系統(tǒng)管理員在傳統(tǒng)企業(yè)中具有多重的特殊角色，在系統(tǒng)前期選型、中期實施和后期維護(hù)階段均有非常重要的位置。本系統(tǒng)為系統(tǒng)管理員設(shè)計了一個獨立的子系統(tǒng)，提供了一個以處理企業(yè)需求變增和排除缺點為中心，降低系統(tǒng)管理員日常管理、維護(hù)任務(wù)量為出發(fā)點的管理工具集合。2、規(guī)范流程中心：本系統(tǒng)根據(jù)電力企業(yè)日常辦公的特點，制定了辦公系統(tǒng)流程。這些流程貫穿于企業(yè)內(nèi)部組織之間，將跨部門、跨單位的協(xié)作辦公集成到一個一致的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺上。經(jīng)過系統(tǒng)提供的流程設(shè)計工具與業(yè)務(wù)建模工具，也可以根據(jù)本人的需求優(yōu)化、添設(shè)新的任務(wù)流程。3、公文管理：本模塊提供了兩個主要的功能模塊：收文管理和

3、發(fā)文管理。收文管理完成收文所涉及的一系列操作：公文登記、擬辦、轉(zhuǎn)發(fā)、處室擬辦、指點審核、承辦單位辦理、歸檔、相關(guān)單位查詢公文等；發(fā)文管理完成發(fā)文所涉及的一系列操作：處室擬稿、指點審簽、文字審核、指點簽發(fā)、文書印發(fā)等。在收發(fā)文系統(tǒng)中特別注重了數(shù)據(jù)的一次性錄入，減少反復(fù)勞動，提高辦公效率。4、檔案管理：整個企業(yè)發(fā)生的各種任務(wù)流數(shù)據(jù)最終會歸檔到檔案數(shù)據(jù)庫里，以備日后查詢追溯。檔案管理模塊提供了豐富、規(guī)范的檔案管理工具，協(xié)助 分類管理、查詢檔案。5、個人辦公：個人辦公模塊為個人辦公提供了一個集中辦公平臺，可以在個人辦公中處置您的業(yè)務(wù)、收發(fā)企業(yè)郵件、查詢企業(yè)通訊錄和私人通訊錄。另外在這個模塊中還提供了幾

4、個常用查詢工具來輔助辦公任務(wù)。6、協(xié)同任務(wù)平臺：將企業(yè)的傳統(tǒng)垂直化指點方式轉(zhuǎn)化為基于工程或義務(wù)的“扁平式管理方式，使普通員工與管理層之間的間隔 在物理空間上減少的同時，心思間隔 也將會逐漸減少，提高企業(yè)團(tuán)隊化協(xié)作才干，將人從繁瑣的事務(wù)、威嚴(yán)的等級、刻板的環(huán)境中解放出來，最大限制地釋放人的發(fā)明力。7、日常辦公平臺：變革了傳統(tǒng)的集中辦公室的辦公方式，擴(kuò)展了辦公區(qū)域，可在家中、城市各地甚至世界各個角落經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)銜接隨時辦公。員工隨時從今日或待辦任務(wù)中看到需求他處置的任務(wù)，系統(tǒng)將按任務(wù)的輕重緩急提示員工，進(jìn)展催辦。 還應(yīng)進(jìn)一步完善擴(kuò)展的功能及技術(shù)實施方案：1、信息集成平臺：現(xiàn)代企業(yè)中已存在的MIS系統(tǒng)、

5、ERP系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)等存儲著企業(yè)一些運營管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，對企業(yè)的運營運作起著關(guān)鍵性作用，但它們都是相對獨立的、靜態(tài)的，OA系統(tǒng)具備數(shù)據(jù)接口功能，能把企業(yè)原有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成到任務(wù)流系統(tǒng)中，使企業(yè)員工能有效獲取處置信息，提高企業(yè)整體反響速度。2、信息發(fā)布平臺：為企業(yè)的信息發(fā)布交流提供一個有效的場所，如電子公告牌、電子論壇、電子刊物，使企業(yè)的規(guī)章制度、新聞簡報、技術(shù)交流、公告事項能及時傳播，使企業(yè)員工能及時感知企業(yè)開展動態(tài)。3、實現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公和挪動辦公。技術(shù)實施方案：思索到撥號的速度比較慢，在需求遠(yuǎn)程辦公的計算機(jī)上建立OA系統(tǒng)本地副本，充分利用OA系統(tǒng)的優(yōu)勢，在遠(yuǎn)程辦公的計算機(jī)上根本實現(xiàn)本地辦公，在

6、本地將文件和數(shù)據(jù)進(jìn)展處置，然后經(jīng)過撥號到效力器，將處置好的數(shù)據(jù)傳到效力器上，這時OA系統(tǒng)會自動進(jìn)展差量復(fù)制，此種方式大大節(jié)省了實時銜接所需的時間，并且處理了線路擁堵和銜接速度較慢的問題。4、任務(wù)匯報：提供四類匯報模塊，季度任務(wù)匯報、月任務(wù)匯報、周任務(wù)匯報、日任務(wù)匯報，企業(yè)用戶可以根據(jù)本身需求變卦或擴(kuò)展匯報流程與內(nèi)容。5、會議管理：提供四個會議管理工具，這些工具協(xié)助 我們經(jīng)過OA系統(tǒng)來懇求會議室；通知與會人員參與；確認(rèn)與會人員參與；會后會議記錄的下發(fā)。同時提供一個功能強大適用的網(wǎng)絡(luò)會議模塊，經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)會議，可以在線和其他人進(jìn)展面對面的視頻交流和語音交流，也可以經(jīng)過聊天室文字交流，經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)會議還可以

7、共享本人的PC系統(tǒng)等。6、信使代理效力：信使是日常辦公中不可短少的即時通訊工具，可以有效輔助任務(wù)人員及時獲知他人發(fā)送給本人的數(shù)據(jù)和信息，該工具安裝方便，操作簡單，代理電子郵件、任務(wù)流數(shù)據(jù)、信息等數(shù)據(jù)的到來通知，讓用戶在不翻開OA系統(tǒng)的情況下迅速獲知對方發(fā)送給本人的信息。7、業(yè)務(wù)系統(tǒng)與OA結(jié)合。技術(shù)實施方案：充分利用OA系統(tǒng)的通訊平臺優(yōu)勢，經(jīng)過OA的通用接口，將業(yè)務(wù)系統(tǒng)處置的數(shù)據(jù)結(jié)果傳送到OA當(dāng)中，然后生成報表；相關(guān)部門或指點在需求查詢各個時期的報表時，只需選擇該時期的報表，統(tǒng)計結(jié)果會自動地傳到個人的任務(wù)桌面上，從而方便指點查詢并提供輔助決策。8、整合內(nèi)部和外部郵件。技術(shù)實施方案：1由OA效力器

8、來發(fā)送內(nèi)部郵件用戶發(fā)送的郵件音訊，發(fā)送到外部的郵件音訊經(jīng)過OA效力器進(jìn)展轉(zhuǎn)發(fā)。2在OA效力器建立外部郵件的復(fù)本由外部郵件效力器自動復(fù)制到OA效力器上。3內(nèi)部郵件用戶之間發(fā)送郵件音訊完全經(jīng)過OA效力器路由。二、OA與企業(yè)內(nèi)部信息網(wǎng)實現(xiàn)無縫銜接在現(xiàn)代企業(yè)中，傳統(tǒng)的MIS 系統(tǒng)主要依賴于關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，是以構(gòu)造化數(shù)據(jù)為存儲和處置對象，對數(shù)據(jù)具有強大的計算、統(tǒng)計、處置功能，是企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處置中心。但是，傳統(tǒng)的MIS 系統(tǒng)由于缺乏有效的根底通訊平臺，沒有通訊和協(xié)同辦公才干，協(xié)作效率低，不能在現(xiàn)代企業(yè)中構(gòu)建有效的集成辦公環(huán)境。 辦公自動化軟件是在Lotus Domino/Notes 平臺上開發(fā)出來的一套可以

9、為政府機(jī)關(guān)、現(xiàn)代企業(yè)構(gòu)建協(xié)同任務(wù)的管理軟件，一些在MIS系統(tǒng)中難以處置的協(xié)同辦公任務(wù)，可以在OA 系統(tǒng)中得到很好的處理。為了使OA系統(tǒng)的協(xié)同任務(wù)結(jié)果能與企業(yè)的MIS系統(tǒng)有效地溝通和交換，提高企業(yè)的集成任務(wù)效率，一些大型的軟件公司推出了OA數(shù)據(jù)接口，它使OA辦公自動化軟件與企業(yè)的MIS系統(tǒng)如ERP、財務(wù)、事務(wù)處置系統(tǒng)等實現(xiàn)無縫銜接，不需求人工編程干涉，整個任務(wù)流數(shù)據(jù)經(jīng)過OA數(shù)據(jù)接口與企業(yè)現(xiàn)有的MIS 系統(tǒng)自動交換數(shù)據(jù)，溝通訊息，大大地提高了企業(yè)整體辦公決策才干，在這競爭日益加劇，企業(yè)面臨生存壓力的當(dāng)今，這尤為重要。數(shù)據(jù)接口方案 數(shù)據(jù)接口是基于Lotus 公司提供的企業(yè)集成處理方案產(chǎn)品DECS(D

10、omino Enterprise Connect Service)、LEI(Lotus Enterprise Intergrator)、ESBEnterprise Solution Builder以及銜接關(guān)系型數(shù)據(jù)庫DB2、Sybase、Oracle、SQLServer銜接器上進(jìn)展開發(fā)?？梢圆捎靡韵碌臄?shù)據(jù)接口處理方案框架使企業(yè)的MIS系統(tǒng)和OA系統(tǒng)架起溝通管道，從而實現(xiàn)無縫銜接。OA數(shù)據(jù)接口的原理數(shù)據(jù)接口由數(shù)據(jù)接口數(shù)據(jù)庫及數(shù)據(jù)記錄數(shù)據(jù)庫組成。數(shù)據(jù)接口數(shù)據(jù)庫A_Intgrt.nsf擔(dān)任設(shè)置與MIS系統(tǒng)的銜接及MIS數(shù)據(jù)進(jìn)入任務(wù)流系統(tǒng)的方式；數(shù)據(jù)記錄數(shù)據(jù)庫A_MisLog.nsf記錄一切MIS與任

11、務(wù)流系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換的活動信息。 數(shù)據(jù)接口經(jīng)過數(shù)據(jù)銜接器DECS、LEI、ESB，將MIS系統(tǒng)的數(shù)據(jù)表單、視圖導(dǎo)入數(shù)據(jù)接口數(shù)據(jù)庫A_Intgrt.nsf，數(shù)據(jù)接口的定時代理 根據(jù)銜接文檔的設(shè)置，將這些數(shù)據(jù)導(dǎo)入OA任務(wù)流系統(tǒng)，并啟用相應(yīng)流程。OA任務(wù)流系統(tǒng)在流轉(zhuǎn)完成后將銜接設(shè)置中定義為要前往寫到MIS系統(tǒng)的數(shù)據(jù)寫到數(shù)據(jù)接口緩沖區(qū)，再由數(shù)據(jù)接口回寫到MIS系統(tǒng)。OA數(shù)據(jù)接口的設(shè)置步驟以DECS為例1、為了接受于企業(yè)MIS 系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的某一表單數(shù)據(jù)，必需在數(shù)據(jù)接口數(shù)據(jù)庫A_Intgrt.nsf中創(chuàng)建接納MIS系統(tǒng)數(shù)據(jù)的映射表單，該表單也可以直接從已設(shè)置好的任務(wù)流系統(tǒng)中拷貝。2、 創(chuàng)建DECS銜接文檔Co

12、nnection，其銜接的數(shù)據(jù)源可以是ODBC、DB2、ORACLE、SYBASE等，并選擇相應(yīng)的Table ,View , Procedure。3、創(chuàng)建DECS活動文檔Activity，使接口數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建的映射表單域與其銜接的外部數(shù)據(jù)源表單MIS系統(tǒng)表單域產(chǎn)生映射對應(yīng)。4、在OA數(shù)據(jù)接口創(chuàng)建銜接文檔，該文檔規(guī)定銜接稱號，選擇進(jìn)入日常辦公的流程，規(guī)定由表單傳值或域傳值，確定初始序列號，傳送流量，根據(jù)域值判別能否進(jìn)入日常辦公處置，能否自動提交等。5、數(shù)據(jù)傳送操作 ：可用手動生成序列號的方法，亦可用數(shù)據(jù)接口的定時代理自動執(zhí)行，該代理默許 被設(shè)置為30分鐘運轉(zhuǎn)一次，用戶可以根據(jù)實踐情況自行調(diào)整運轉(zhuǎn)頻率

13、。 以財務(wù)為例，其系統(tǒng)構(gòu)造圖如下：三、OA在電力系統(tǒng)推行還存在的問題1OA辦公自動化概念普及宣傳力度不夠：OA涉及知識面較廣，如群件平臺、任務(wù)流管理、協(xié)同辦公、平安權(quán)限、知識管理等等，讓企業(yè)員工一下子接受這些概念，需求一個過程，對于非IT企業(yè)的指點來說，要使他了解這些概念，并非易事。2企業(yè)指點對本企業(yè)實施OA系統(tǒng)重要性認(rèn)識不夠：許多企業(yè)的指點只留意到了網(wǎng)絡(luò)信息對降低原料、推行本錢的作用，卻沒有認(rèn)識到當(dāng)市場這一外在環(huán)境透明后，企業(yè)競爭力的源泉就是內(nèi)部管理的本錢降低。也就是說， 辦公自動化才是企業(yè)內(nèi)部管理信息化的內(nèi)核。3企業(yè)實施OA外部軟硬件環(huán)境不夠：OA重點在于協(xié)同辦公、任務(wù)流，因此要求在企業(yè)網(wǎng)

14、絡(luò)平臺運轉(zhuǎn)。然而在IT行業(yè)飛速開展的今天，有些企業(yè)電腦尚未聯(lián)網(wǎng)。單機(jī)任務(wù)，無法運轉(zhuǎn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、共享信息，更談不上運轉(zhuǎn)OA；有的企業(yè)即使組建了局域網(wǎng)，但也僅是擺設(shè)而已，缺乏網(wǎng)絡(luò)操作閱歷、缺乏網(wǎng)絡(luò)管理人才。4企業(yè)員工素質(zhì)參差不齊，電腦操作技藝差、電腦知識不夠：企業(yè)OA建立是個系統(tǒng)工程，需求多人的參與與協(xié)作，人人要懂電腦，要會操作，否那么系統(tǒng)信息流如何流轉(zhuǎn)？5缺乏對企業(yè)網(wǎng)絡(luò)化、信息化、規(guī)范化的評價體系：國內(nèi)尚未出臺一個能評價企業(yè)在信息建立方面能否達(dá)標(biāo)的評價體系，一個企業(yè)在實施OA系統(tǒng)時，其企業(yè)內(nèi)部在網(wǎng)絡(luò)化建立、信息管理規(guī)范化方面需求到達(dá)一定程度，方能使OA系統(tǒng)順利實施，許多企業(yè)不規(guī)范內(nèi)部管理，忽略了對

15、管理的改革，基于網(wǎng)絡(luò)運轉(zhuǎn)規(guī)那么的規(guī)范化、流程化的管理方式還沒有建立起來。指點一點頭，就一窩蜂上，而不論OA實施效果。6缺乏對OA的一致定義：OA是干什么的？國內(nèi)沒有一個權(quán)威的定義，許多傳統(tǒng)企業(yè)的決策者在習(xí)慣思想、傳統(tǒng)方式的框框下還沒跳出來，對于OA能給企業(yè)帶來什么、企業(yè)需求OA做什么，沒有做深層次的思索。7缺乏OA軟件開發(fā)規(guī)范：目前開發(fā)OA軟件的公司相當(dāng)多，大家各顯神通、百花齊放，有的是專業(yè)公司開發(fā)，有的是企業(yè)內(nèi)部組織開發(fā)，各自為戰(zhàn)，尚未構(gòu)成一致的開發(fā)規(guī)范，因此OA軟件的通用性、適用性較差。四、系統(tǒng)的平安性思索保證系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)平安是一門不可低估的科學(xué)?？煽康钠桨残钥梢詾轭A(yù)期的用戶提供能夠的功能，

16、但是對那些不受歡迎的人提供盡能夠少的信息。主要包括以下幾個方面：平安防御、數(shù)字認(rèn)證體系、網(wǎng)絡(luò)管理體系、目錄體系、Proxy和NAT；其功能分述如下：平安防御：主要的防御手段包括：邊境維護(hù)；入侵檢測；防御蓄意破壞；防御病毒、蠕蟲；防御惡意挪動代碼；回絕效力；防御信息盜取；防御帶寬濫用。用戶身份認(rèn)證：對用戶的身份進(jìn)展確認(rèn)，是保證信息平安的前提，只需合法用戶的數(shù)據(jù)才干正常的出入系統(tǒng)，才干使防火墻成為一道防線。目錄體系：認(rèn)證處理了“入門問題，它給企業(yè)職工提供了一個身份標(biāo)識手段，但經(jīng)過認(rèn)證之后有多大權(quán)益，那么必需依托授權(quán)手段。網(wǎng)絡(luò)管理體系：建立集中的網(wǎng)絡(luò)管理中心，一致監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)運轉(zhuǎn)的情況，節(jié)約本錢；友好的用戶界面，強大、豐富的網(wǎng)絡(luò)管理功能。Proxy和NAT：對網(wǎng)絡(luò)進(jìn)展相應(yīng)的邏輯隔離，處理內(nèi)部用戶訪問Internet的平安性；五、終了語以知識管理為中心的辦公自動化系統(tǒng)，其目的是把企業(yè)長期保管下來的信息資源，連同專家、知識員工積累的實際閱歷和創(chuàng)新思想進(jìn)展有效地整理、發(fā)掘、共享和利用，使企業(yè)了解本人擁有哪些