商務崗位工作內容及合同審批流程

1、精品文檔就在這里- 各類專業(yè)好文檔，值得你下載，教育，管理，論文，制度，方案手冊，應有盡有 -第一章：崗位任職說明及崗位職責第一節(jié)：崗位任職說明商務助理、統(tǒng)計：學歷：?？埔陨希ㄎ锪鹘y(tǒng)計類）年齡： 22 以上。健康狀況：良好工作經驗： 1 年以上工作經驗基本技能及素質：a）文字功底好，能獨立起草各種商務文檔。b）具有一定的組織、計劃、控制、協調能力。c）具有一定的人際交往能力。d）具有一定的統(tǒng)計、物流能力。e）具有較強的計算能力和邏輯思維能力。f）具有較強的應變能力和學習能力g）熟悉企業(yè)各項規(guī)章制度。商務助理崗位職責：1、在部門經理領導下，按照崗位職責及分工，全面開展商務工作。2、配合商務部建立

2、建全崗位職責、工作流程、作業(yè)表格、管理手冊、績效考核內容。3、負責本崗位績效考核體系的實施，并根據實際工作情況對考核內容進一步完善。為本部門建全績效考核體系提供資料。4、負責實施公司合同的評審流程，并在規(guī)定時間內完成。保證相關職部門項目合同信息流暢，及時。5、負責依據每日針對工廠商務統(tǒng)計員上報的日產出量數據更新每月產、出量報表，并核 算出當月產值、合同供貨額并上報領導。6 、負責已簽訂合同的整理、分類、歸檔。保證商務中心能夠及時查閱項目合同。7、負責建立建全項目合同電子信息（合同匯總信息），將合同條款及款項執(zhí)行情況錄入計算機并做好保密處理。8、負責有效合同的下發(fā)，保證公司和工廠、財務部、配送中

3、心、本部門合同信息管理、本部門經理有完整項目合同信息。- 精品 文檔 -精品文檔就在這里- 各類專業(yè)好文檔，值得你下載，教育，管理，論文，制度，方案手冊，應有盡有 -9、負責按有效項目合同下發(fā)產品生產任務單（訂單）至公司，保證訂單下發(fā)及時、內容 準確。10、負責公司當月銷售業(yè)績及回款的報表編制、校正、上報。保證上報數據的準確無誤。11、負責依據有效合同信息、合同產值、執(zhí)行貨款等綜合信息，按子公司相關銷售負責人 或項目經理的要求（開票明細表） ，提交開票信息申請表于部門經理簽批。12、負責將已簽批開票信息申請表提交財務部，并將財務結算中心開據的稅務發(fā)票交 至相關銷售負責人或是客戶處，保證客戶的簽

4、收。13、負責依據回款情況、合同產值、執(zhí)行貨款等信息，及時與公司相關銷售負責人聯系， 做好清欠款工作。14、負責配合公司營銷人員針對項目合同簽訂過程中所需的企業(yè)資格資料的整理、匯總、 發(fā)放。保證銷售人員及時簽訂合同。15、負責更新年度公司銷售人員營銷業(yè)績及個人銷售欠款信息。保證數據準確無誤，便于上級領導或營銷人員隨時對銷售動態(tài)的查閱。16、完成上級領導交辦的其他臨時性工作。工廠統(tǒng)計專員崗位職責1、負責工廠周報的收集、審核、錄入工作，保證現場數據及時、有效、準確的備案；2、負責合同總量耗損率的產量控制，負責報廢品的統(tǒng)計、上報。3、負責在日常工作中進行及時有效的溝通、協調，監(jiān)督，上報公司及部門各項

5、工作安排 部署及重要會議精神；4、負責已簽訂合同的整理、分類、歸檔。保證工廠處能夠及時查閱合同。5 、定期錄入數據的準確性，核實系統(tǒng)數據。6、負責當月月盤點表的收集及單據郵寄的跟蹤等相關事宜，及時審核盤點表的規(guī)范性并反饋給公司商務以便及時更改；7、積極配合同事工作，完成上級交辦的其他任務。；第一節(jié) 合同評審管理流程文件1 總則- 精品 文檔 -精品文檔就在這里- 各類專業(yè)好文檔，值得你下載，教育，管理，論文，制度，方案手冊，應有盡有 -1.1 合同評審的意義 ： 在項目合同簽訂前和簽訂過程中對合同涉及的有關要素進行評判、 審核，在確保公司利益的前提下，保證合同各項條款信息互通。1.2 合同評審

6、要素 ：合同、產品類型、型號、工程量、價格條款、顧客信譽度、資金保證、 技術條件、供貨周期、機器工裝配置等。2 評審流程：2.1 合同提前評審前期：市場營銷根據公司利潤目標， 在年初制定各類產品的銷售價格，發(fā)放給相關人員， 銷售人員簽訂合同時在價格底線以上有自主權， 同時向上級主管備案； 低于價格底線的向上級主管申請， 市場營銷經理在合同評審中在銷售價格和付款方式 （付款方式按比例由區(qū)域經理定）上具有決定權，必須簽署意見（如人不在應電話確認后補簽） ，超出權限上報總經理或執(zhí)行董事；項目合同供貨型號、配送、工廠有建議權；商務部門有合同評審流程執(zhí)行權。執(zhí)行人：商務助理要求： 依據項目合同逐一填寫合

7、同評審表 ，內容與合同一致。2.2 合同評審流程執(zhí)行：2.2.1 商務部評審內容：合同在簽訂前由市場營銷相應合同負責人將已進入后期談判的合同交于商務部合同信息部，由合同信息部助理按合同條款編制合同評審表提交總經理。商務助理針對合同條款內的產品型號、數量、供貨時間進行評審。部門經理簽字確認，總經理簽字。確認后執(zhí)行下一步操作步驟。2.2.2 配送中心評審內容：配送中心針對合同條款中的產品類型、數量、供貨周期來制定設備、工裝、原材料、工廠開工生產所屬的各類零星材料及工具的配送到位， 保證工廠部的工期要求。 部門經理簽字，總經理簽字確認后交商務合同助理執(zhí)行下一步操作步驟。2.2.3 工廠評審內容：針對

8、合同條款中的供貨周期、生產地點、產品類型、技術要求等進行評審。并對不符合公司相關條件的合同條款提出更改意見。 部門經理簽字，總經理簽字確認。確認后交商務合同助理執(zhí)行下一步操作步驟。2.2.4 財務部評審內容：財務部針對合同條款中的價格、 付款方式、 客戶信譽度等進行評審。 并對不符合公司相關- 精品 文檔 -精品文檔就在這里- 各類專業(yè)好文檔，值得你下載，教育，管理，論文，制度，方案手冊，應有盡有 -條件的合同條款提出更改意見。 部門經理簽字，一步操作步驟。2.2.5 營銷總監(jiān)評審內容：營銷總監(jiān)針對各部門提出的合同更改意見，總經理簽字確認后交商務部合同助理執(zhí)行下與合同簽訂負責人再次確認合同條款

9、， 如必須更改的合同條款將要求銷售負責人再次與客戶進行商務條款的談判。 如無需更改的合同條款可簽字通過，交于總經理最終評審。部門經理簽字確認。確認后交商務部合同助理執(zhí)行下一步操作步驟。2.2.6 總經理評審內容：總經理依據各職能部門所評審意見，綜合各項合同條款進行最終評審簽字確認。3 合同評審流程結束：商務部合同信息部助理將各相關部門合同更改意見反饋至銷售訂單負責人， 由銷售訂單負責人根據實際情況進行條款更改。本部門重新進行合同評審流程。商務部合同信息部助理將已通過的合同評審表與合同一同交于總經理， 并加蓋合同專用章通過評審。將通過評審的合同進入合同執(zhí)行管理制度。注：如合同評審通過，由商務助理

10、發(fā)放合同編號并備案。第二節(jié)1 項目訂單管理前期：須公司商務助理下發(fā)的項目訂單管理流程文件生產任務單 、需附有新建工廠的圖紙、工程量表有效合同、并依照工作流程匯總工程總量、工期、原材料、物流相關訂單信息。執(zhí)行人： 商務助理要求： 有效合同按產品分類， 由商務助理依據產品類型將生產訂單下發(fā)至工廠統(tǒng)計員處， 工廠統(tǒng)計員對廠長制定的生產計劃具體實施進度采集的數據負責。2 訂單下發(fā)流程：2.1 商務助理收到客戶回寄的合同時按產品分類編制 生產任務單 ，需附有新建工廠的圖紙、 由部門總經理簽字后交至工廠處， 記錄訂單回執(zhí)情況并督促工程管理處明確生產工廠部。- 精品 文檔 -精品文檔就在這里- 各類專業(yè)好文

11、檔，值得你下載，教育，管理，論文，制度，方案手冊，應有盡有 -3 訂單執(zhí)行流程：執(zhí)行人： 商務助理、工廠統(tǒng)計員要求：工廠 統(tǒng)計員在規(guī)定時間內上報公司各類數據信息、機關隨時能夠掌握回款情況。3.1 商務助理需與工廠統(tǒng)計員確認 生產任務單簽收情況。3.2 工廠統(tǒng)計員在接收商務助理下發(fā)的訂單后交至工廠廠長處。 協調工廠廠長或工廠主管制定生產進度計劃，并監(jiān)督落實。3.3 工廠統(tǒng)計員每日跟蹤工人生產落實情況，并在當日將各工人的產量分別記錄書面臺賬。并在當日錄入機算機的原始數據庫內。3.4 工廠統(tǒng)計員在次日早 9 點前將生產數據、 工廠生產狀態(tài)、 急需解決問題一并上報至商務助理處。3.5 商務助理收到上報

12、數據后在 4 小時內將各原始數據庫更新。 并在當日發(fā)至總經理， 部門主管審核無誤3.6 工廠統(tǒng)計員每月 20 日依據原始數據庫更新當月產值、 出貨額， 并在 22 日前將 生產發(fā)貨庫存明細表發(fā)至部門總經理處。3.7 工廠統(tǒng)計員在工廠定期配合工廠經理辦計價，并在 48 小時內提供驗工計價所需的各類 數據，并保證數據的準確性。3.8 商務助理隨時更新各類數據庫， 便于上級領導隨時關于工廠情況的質詢。 上級領導在提 出質詢時，商務助理將在 8 小時內上報相關數據。3.9 工廠部產品全部生產結束后， 工廠統(tǒng)計員將全部產量按月與產成品助理進行核對盤點并 核算總產值。第三節(jié) 合同管理流程文件1 總則1.1

13、 合同執(zhí)行的意義 ：及時、有效的將項目合同下發(fā)并順利執(zhí)行。1.2 合同執(zhí)行要素 ：有效合同原件、有效合同復印件、 生產任務單并附有現有的 圖紙和工程量表（簡稱訂單） 、產品類型分類、產值、清欠款。2 合同下發(fā)流程：2.1 合同下發(fā)前期：- 精品 文檔 -精品文檔就在這里- 各類專業(yè)好文檔，值得你下載，教育，管理，論文，制度，方案手冊，應有盡有 -商務部助理需按合同原件分別復印后下發(fā)至相關部門，合同下發(fā)簽收記錄簿。執(zhí)行人： 合同信息部助理要求： 合同附件需有新建工廠的圖紙、工程量表2.2 工廠合同下發(fā)流程：2.2.1 工廠商務助理將有效合同原件及復印件各 1 份。 原件交財務部并簽收，復印件 1

14、 份商務助理簽收。2.2.2 商務助理根據合同執(zhí)行情況將新建工廠部的相關信息（如工程量、工期、場地要求）報工廠部負責人簽收。3 有效合同錄入流程：執(zhí)行人： 商務部助理要求： 有效合同下發(fā)后將合同條款逐一錄入合同信息匯總文件 。3.1 有效合同錄入內容 ：按合同編號、簽訂日期、執(zhí)行工廠部、工廠名稱、合同單位、產品名稱、數量、價格、付款方式、甲供原材料、開票日期、開票金額、收款日期、收款金額、負責人、歸屬區(qū)域、合同類型按以上要求將有效合同逐一錄入歸檔。第四節(jié) 營銷文件管理流程文件：1 總則1.1 銷售信息管理的意義 ： 匯總各類銷售信息， 提供分析資料， 為公司制定下一步營銷方案提供依據。1.2

15、銷售信息管理要素 ：銷售業(yè)績、產品銷售金額、開票信息、回款信息。2 銷售業(yè)績信息管理：執(zhí)行人： 商務部助理要求： 及時將有效合同錄入 合同匯總信息表 ， 按有效合同統(tǒng)計當月銷售額、 當月回款、及時更新銷售業(yè)績及欠款明細表。2.1.1 商務助理收到有效合同后， 2 日內更新當月銷售業(yè)績表、年度個人銷售業(yè)績匯總表。2.2.2 商務部助理在收到財務部提供的回款信息后， 30 分鐘內更新合同匯總信息表 ， 2日內更新當月回款統(tǒng)計表、年度個人欠款匯總表。- 精品 文檔 -精品文檔就在這里- 各類專業(yè)好文檔，值得你下載，教育，管理，論文，制度，方案手冊，應有盡有 -2.2.3 商務助理在收到銷售人員上報回

16、款信息時， 須與財務部核實貨款入賬后方可更新 合同匯總信息表 、當月回款統(tǒng)計表、年度個人欠款匯總表。2.2.4 商務助理依照銷售人員、工廠經理要求參照有效合同，對已開票金額及供貨情況核對后開具開票聯系單并與開票申請人確認，部門經理，總經理簽字后并交財務部開票。2.2.5 財務部發(fā)票開出后交商務助理，由商務部助理寄往客戶處，并在 3 日后與客戶確認發(fā)票去向。2.2.6 商務助理按季、年統(tǒng)計各類產品銷售量、分析各類產品占總銷售額的百分率。2.2.7 各相關職能部門調閱有關營銷文件，如銷售合同、工廠數據、回款情況（除本人的信 息）需部門總經理同意后由商務助理文件下發(fā)，查閱部門及個人簽字確認。工廠出貨

17、管理流程：1 總則1.1 工廠出貨的意義 ： 按合同條款出具送貨單并要求客戶簽字確認， 便于今后賬目核對及清欠款。1.2 工廠出貨要素 ： 出貨額、客戶出貨明細表、回款、出貨限制。2 工廠出貨前期：工廠合同出貨應依據回款情況隨時控制出貨進度，工廠統(tǒng)計員必須了解合同條款及掌握回款情況。執(zhí)行人： 商務部助理、工廠統(tǒng)計員、部門經理要求： 工廠統(tǒng)計員掌握每份合同回款情況，掌握并提醒工廠經理制定合理出貨計劃。第五節(jié) 產品出入庫管理規(guī)定總 則1.1 為規(guī)范工廠產成品出、入庫流程，強化工廠商務管理和控制工作，消除出、入庫中單據缺失、入庫主體不明確、賬物不符等現象，特制定本規(guī)定。- 精品 文檔 -精品文檔就在

18、這里- 各類專業(yè)好文檔，值得你下載，教育，管理，論文，制度，方案手冊，應有盡有 -1.2 本規(guī)定對產成品入庫前、后的保管主體責任進行了界定；對產成品出、入庫手續(xù)辦理規(guī)定 了明確的流程； 1.3 本規(guī)定適用于公司所屬工廠產成品出、入庫的管理與控制，各控股公司、子公司工廠參照本辦法執(zhí)行。2 工廠管理職能責任界定2.1 工廠統(tǒng)計員 ：與工人一起對產成品進行清點，同工廠負責人辦理入庫交接手續(xù)；對入庫產成品進行賬務處理工作；辦理提貨出庫手續(xù)，保管工廠已開具的產成品出、入庫單據。2.2 工廠小組：負責對鋼材加工，新產品研發(fā)。2.3 工廠財務：負責工廠部賬務的核對與款項的支付。2.4 工廠廠長（小組主管）：對工廠產成品出、入庫全過程負有監(jiān)督和管理責任；協調工廠小組及時解決出、入庫交接中出現的分歧。3 產成品入庫流程3.1 工廠統(tǒng)計員會同工廠負責人對合格產成品數量進行清點統(tǒng)計，填寫產成品入庫單，同負責人四方簽字確認；3.2 工廠商務統(tǒng)計員開具產成品入庫單建立臺帳，存根由工廠統(tǒng)計保管；3.3 工廠統(tǒng)計員會同工廠工人負責人對不合格產品進行確認，填寫廢品統(tǒng)計表，會同主管三方簽字確認。4、相關規(guī)