合同管理辦法

1、一、合同管理辦法第一章總則第一條為了規(guī)范集團公司及所屬各子公司、各分支機構（含不具備法人資格的辦事處、基地及其他派出機構）簽訂合同的流程，加強集團公司對合同的統(tǒng)一管理，確保合同的簽訂符合法律、法規(guī)的規(guī)定，明確合同管理職責，界定合同管理界限，減少和避免公司對外經(jīng)濟活動中的法律風險，提高公司經(jīng)營管理水平和經(jīng)濟效益，保障公司的合法權益以及保證合同的順利履行，特制定本辦法。第二條集團公司各部門及各子公司、各分支機構對外簽訂的所有合同均適用本辦法。本辦法所稱合同是指合同、合約、協(xié)議、契約、備忘錄、意向書等依照法律規(guī)定，對相關各方具有法律約束力的書面或電子形式的法律文件。第三條公司對各類合同管理，實行“統(tǒng)

2、一管理、分級審查、歸口負責”的原則?！敖y(tǒng)一管理”即由指定的專職部門負責合同的保管、歸檔、借閱、復印等，公司內(nèi)部需要辦理前述事項的，應遵照該部門相關規(guī)定； “分級審查”即合同簽署之前，應按公司內(nèi)部合同簽署流程，由業(yè)務部門申報，職能部門審查，相關領導批示并最終簽署的過程； “歸口負責”即合同審查過程中，各部門各司其職，在各自業(yè)務范圍內(nèi)對其出具的意見承擔相應責任。第四條人事行政部負責建立健全合同管理制度，監(jiān)督、檢查各部門合同管理情況，負責合同簽訂后的正本（原件）統(tǒng)一歸檔和管理，執(zhí)行合同登記、統(tǒng)計及報告制度，組織合同管理知識培訓。第五條合約部負責合同商務條款審核的管理工作、法務部負責法律條款審核的管理

3、工作，并為合同承辦部門提供法律服務，同時合約部與法務部協(xié)助業(yè)務部門合同的簽訂和管理，實時了解合同履行情況，及時提供建議，防止發(fā)生風險。合同履行出現(xiàn)糾紛的，法務部應及時提出處理建議，與經(jīng)辦部門共同協(xié)商解決。并負責合同修改稿與完成稿的復核。合約部應根據(jù)各部門業(yè)務需要，分類建立合作方管理數(shù)據(jù)庫，并注重選擇合作較好的單位建立長期合作關系，在滿足需要和提升品質(zhì)的前提下，控制成本和降低風險，并負責合同修改稿與完成稿的復核。第六條合同經(jīng)辦部門按其部門職責申請合同立項，確定合同經(jīng)辦人，對潛在的合作方進行可行性論證、意向接觸和資信調(diào)查，報請主管領導和合約部審批；組織合同的談判，起草合同文本，并組織合同審查會簽，

4、負責合同的執(zhí)行。合同執(zhí)行過程中發(fā)生需要變更、另行簽訂補充協(xié)議或精選范本其他對合同正常履行產(chǎn)生影響的情況的，應及時與合約部、法務部溝通協(xié)商，征求其意見后，按公司內(nèi)部管理流程報批執(zhí)行。第七條合同審查會簽部門的職責：（一）業(yè)務部門和分管領導按職責，負責對合同的相關條款的可靠性、可行性及稅收問題等問題提出審查意見。（二）合約部和法務部對合同內(nèi)容提供專業(yè)意見，將業(yè)務部部門與對方協(xié)商后的商務條款以合法合理的形式體現(xiàn)于合同文本中。（三）財務部門負責對合同涉及的資金來源、支付方式的合理性、可行性及涉及稅收問題等提供專業(yè)意見。第八條本辦法中的合同經(jīng)辦人是組織合同談判、簽訂和履行相關工作的第一責任人。合同經(jīng)辦部門

5、應對合同自協(xié)商至履行完畢的全過程負責；合同經(jīng)辦人對期間出現(xiàn)的任何與合同有關的問題，按國家有關法律及本辦法的辦法，須及時與部門負責人、歸口管理部門進行協(xié)調(diào)，并由經(jīng)辦人（或另指定專人）負責進行處理。合同經(jīng)辦人在崗位變動或離職時，合同經(jīng)辦部門應指定專人和合同經(jīng)辦人辦理合同相關資料的移交手續(xù)。第二章簽訂合同的準備第九條 公司對外各項工作，需要簽署合同的，應以合同簽署作為確定工作正式開展的標志。第十條合同經(jīng)辦部門應在簽訂合同至少 7 個工作日前，填寫招標計劃審定表（見附件 2），將合約事由、簽約要求及初選合作方等資料報送合約部。按公司要求需要進行招投標的合同，合同經(jīng)辦部門應在簽訂合同至少個工作日前，將相

6、關資料報送合約部。第十一條初選合作方應具備簽約資格。合同經(jīng)辦部門沒有初選合作方的，也可以不提供相關資料，最終由合同經(jīng)辦部門和合約部共同選擇合作方。第十二條 合約部收到合同經(jīng)辦部門招標計劃審定表后，指派采購、招投標會同經(jīng)辦部門經(jīng)辦人一起，負責合同合作方的選定、合同條款的談判及簽訂工作。第十三條工程合同金額超過 100 萬元合同，非工程合同超過 50 萬元的合同，由集團合約部牽頭同平臺項目公司組成談判小組進行談判；工程合同金額低于 100 萬元（含）的合同，非工程合同低于 50 萬元（含）的合同，由平臺項目公司牽頭同平臺項目公司合約部組成談判小組進行談判。談判小組一般應由技術、法務、財務及與合同內(nèi)

7、容相關的其他職能部門派員參加，業(yè)務部門和合約部負責組織和確定參加的具體人員。第十四條合同談判前應召開準備會議，各部門協(xié)商確定談判事項，明確談判原精選范本則、策略、重點及主談人員。第十五條經(jīng)辦人對合同談判中遇到的重大問題，應及時向部門負責人匯報，必要時向部門分管領導請示。談判結束后，經(jīng)辦人制作談判備忘錄，并經(jīng)我方全體參加人簽字確認；備忘錄應記錄會議時間、參加人員、進展情況、形成的一致意見、聲明保留意見、需要請示的事項、雙方存在的主要分歧以及下一步談判的應對意見。第十六條合約部和合同經(jīng)辦部門應從簽約資格、合同價格、合同約定的乙方責任、乙方項目負責人、履約能力、資信情況等幾個方面綜合考察、選定合同合

8、作方。對于合同合作方的選定，包括合同經(jīng)辦部門推薦的初選合作方在內(nèi)，原則上應考察不少于 3 家。第十七條合同文本應盡可能使用公司制定的合同范本。第三章合同的審核第十八條合同合作方選定后，由合同經(jīng)辦部門的經(jīng)辦人填寫合同審核會簽單（見附件 3），將合同文本及其附件提交各級分管領導審核。第十九條合同必須經(jīng)法務部審核。法務部主要負責對合同的法務條款進行審核，同時有權對合同的商務條款提出建議。合同經(jīng)辦人應及時將建議反饋給合同合作方，并進行修改。第二十條各級分管領導應認真、及時簽署審核意見，各級審核時間原則上遵照下述辦法：1）標的在人民幣 10 萬元（含）以下的合同， 1 個工作日內(nèi)；2）標的在人民幣 10

9、 萬元 50 萬元（含）的合同， 2 個工作日內(nèi)；3）標的在人民幣 50 萬元以上的合同， 3 個工作日內(nèi)。第二十一條 對于標的在人民幣 50000 元（含）以下的合同以及合同經(jīng)辦部門和特定合作方簽訂的合同（如財務審計合同、融資合同等） ，合同經(jīng)辦部門可直接選定合同合作方并進入合同會簽流程，但合同經(jīng)辦人必須在合同審核會簽單上注明。第二十二條 除第二十一條辦法的情況外，其它所有合同的合作方都必須由經(jīng)辦部門和合約部共同考察確定，否則合約部有權在合同審核會簽時予以否決。第四章合同的簽訂第二十三條 對通過審核的合同，合同經(jīng)辦人負責辦理合同的簽字、蓋章手續(xù)。第二十四條 合同經(jīng)辦人有責任保證審核、修改后的

10、合同與簽字、蓋章的合同在條款內(nèi)容上保持一致。第二十五條合同各方應有代表人簽字，并注明合同簽訂日期；人事行政部在合精選范本同蓋章時應督促代表人簽字和簽署日期，并督促合同經(jīng)辦人將蓋章簽訂后的合同及時歸檔。第五章合同的履行第二十六條 合同經(jīng)辦部門負責合同的履行、申請付款、驗收等工作。第二十七條分期付款的合同進行支付時，須由合同經(jīng)辦部門填寫合同付款申請單 ( 見附件 4) ，同時提交相關證明文件；合同尾款支付須經(jīng)有關部門確認無遺留事項后方可支付。第二十八條合同履行過程中，如發(fā)生重大違約情況導致合同中止或者需要終止履行的，合同經(jīng)辦部門應及時告知合約部及法務部。第二十九條如合同需要變更或簽署補充協(xié)議，合同

11、經(jīng)辦部門應按本辦法重新辦理合同簽訂、審核手續(xù)。第三十條 合同對方當事人違反約定或提出履行異議，經(jīng)辦部門應在征求合約部法務部意見后，在法定或約定的時間內(nèi)以法定或約定的方式提出意見或予以答復；合同出現(xiàn)糾紛，經(jīng)辦部門應立即向其主管領導報告，并通知合約部和法務部，同時應收集整理處理合同爭議的文件和證據(jù)資料。合同糾紛協(xié)商、調(diào)解，應由合同經(jīng)辦部門及合約部、法務部共同進行：協(xié)商或協(xié)調(diào)達成一致時，應依法簽訂書面協(xié)議；協(xié)商或協(xié)調(diào)不能達成一致的，應在法律規(guī)定的時效內(nèi)，可按合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。第六章合同的存檔和保管第三十一條 合同在各方簽字蓋章后，由合同經(jīng)辦人負責及時將合同送交人事行政部、財務部和合約部

12、存檔。人事行政部存合同正本；財務部可存復印件；合約部工程合同存合同副本，其他合同可存復印件。第三十二條公司公章專管員須指導和督促經(jīng)辦人負責的合同（包括請示、批復、批準等加蓋公司公章的文件、信函）在蓋章后及時辦理歸檔。人事行政部對此負有指導督促責任。第三十三條合同簽訂申請表 、合同審核會簽單由人事行政部存檔； 合同付款申請單由財務部存檔。合同簽訂前和履行過程中雙方的來往信函、傳真（須復印后歸檔） 、履約憑證等合同附屬文件，在合同履行完畢后，由經(jīng)辦部門移交人事行政部存檔。票據(jù)等結算憑證由財務部存檔。第三十四條合同經(jīng)辦人在合同會簽過程中負有對合同的保管責任，應避免合同文本的缺損及遺失。精選范本第三十五條 合同存檔后，各部門對合同的保管應有專人負責。第三十六條 未經(jīng)部門領導同意，任何人不得私自借閱、復印合同。