中鋁山西管理知識(shí)系列培訓(xùn)之三-流程優(yōu)化講座

1、中鋁山西管理知識(shí)系列培訓(xùn)之三：流程優(yōu)化講座China Stone Consulting CO., Ltd.華夏基石管理咨詢集團(tuán)二一一年六月，山西河津保密 3. 流程優(yōu)化的工作步驟 2. 核心業(yè)務(wù)流程的確定 4. 流程優(yōu)化工具方法 1. 綜述主要內(nèi)容業(yè)務(wù)流程概念回顧業(yè)務(wù)流程是指在組織內(nèi)部“流轉(zhuǎn)”的一系列相關(guān)的活動(dòng)，能夠貫穿始終地反映經(jīng)營(yíng)情況；流程與業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)息息相關(guān)并向客戶提供價(jià)值；流程圖是一種工具，可用來(lái)了解、分析和歸檔公司的運(yùn)營(yíng)活動(dòng)，顯示了將特定輸入轉(zhuǎn)化為所需輸出結(jié)果的一系列步驟流程優(yōu)化（BPI，Business process improvement ）：立足于現(xiàn)有流程，是對(duì)現(xiàn)有流程進(jìn)行梳理

2、、改進(jìn)和提高。中鋁山西企業(yè)流程優(yōu)化的總體目標(biāo)和目的實(shí)現(xiàn)組織、流程與制度的結(jié)合，使企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的結(jié)果： 更好（提高組織利益相關(guān)者，尤其是客戶滿意度）效益為重 更省（降低運(yùn)營(yíng)成本，控制運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)）成本領(lǐng)先 更快（提高組織系統(tǒng)反映速度）兼顧效率明確和規(guī)范企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理行為，體現(xiàn)流程的唯一性和嚴(yán)肅性用流程圖的形式固化業(yè)務(wù)流程，形成相對(duì)完整的流程體系，為流程的持續(xù)改進(jìn)和信息化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)按照新的業(yè)務(wù)組合方案、組織結(jié)構(gòu)體系優(yōu)化設(shè)計(jì)現(xiàn)有流程，建立信息通暢、反應(yīng)迅速、決策科學(xué)的流程體系，主要目標(biāo)體現(xiàn)：業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的直接目的是通過(guò)優(yōu)化設(shè)計(jì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的流程，使流程的增值內(nèi)容最大化（包括提高經(jīng)營(yíng)效益和運(yùn)行效率）

3、，非增值內(nèi)容最小化（包括降低營(yíng)運(yùn)成本和控制運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)），從而獲得績(jī)效的改進(jìn)流程優(yōu)化的基本原則明確優(yōu)化方向合理的目標(biāo)值以增加價(jià)值為導(dǎo)向形成閉環(huán)持續(xù)改進(jìn)1、流程管理作為一種管理工具，最大的價(jià)值是在實(shí)踐中的運(yùn)用，并且通過(guò)實(shí)踐形成流程設(shè)計(jì)（優(yōu)化），流程實(shí)踐，流程反饋，流程再設(shè)計(jì)（再優(yōu)化）的管理閉環(huán)。 2、通過(guò)管理閉環(huán)，形成流程管理的良性循環(huán)，促進(jìn)管理水平與業(yè)績(jī)的持續(xù)提升。1、通過(guò)流程優(yōu)化，使非增值內(nèi)容最小化，降低營(yíng)運(yùn)成本和控制運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)；增值內(nèi)容最大化，提高經(jīng)營(yíng)效益和運(yùn)行效率2、流程優(yōu)化過(guò)程不是個(gè)人行為，而是團(tuán)隊(duì)共同努力的結(jié)果，所以要堅(jiān)持以團(tuán)隊(duì)績(jī)效價(jià)值增加為導(dǎo)向進(jìn)行流程優(yōu)化職責(zé)分明責(zé)任唯一1、優(yōu)化過(guò)程中，

4、明確流程每一活動(dòng)的責(zé)任主體，并且有專門組織擔(dān)負(fù)起對(duì)流程的管理和協(xié)調(diào)，它反映了流程和組織之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系2、流程優(yōu)化的最大風(fēng)險(xiǎn)不在于方案本身的合理性和配套措施的完備性，而在于缺少或模糊流程的責(zé)任主體，因此流程優(yōu)化和實(shí)施過(guò)程中都要強(qiáng)調(diào)流程唯一、責(zé)任唯一1、 業(yè)務(wù)部門自己談流程現(xiàn)狀存在的問(wèn)題，以及可以改進(jìn)的方向2、 流程的服務(wù)對(duì)象（客戶或相關(guān)部門）談流程的問(wèn)題和希望改進(jìn)的方向3、 標(biāo)桿的借鑒，合理評(píng)估差距及改進(jìn)程度4、 不同類型流程優(yōu)化的一般性原則。如審批類流程要考慮審批的分級(jí)分類，重在審批規(guī)則、審批要素和授權(quán)體系，減少審批層級(jí)；執(zhí)行類流程要側(cè)重于流程節(jié)點(diǎn)背后知識(shí)點(diǎn)的總結(jié)等等 3. 流程優(yōu)化的工作步驟

5、 2. 核心業(yè)務(wù)流程的確定 4. 流程優(yōu)化工具方法 1. 綜述主要內(nèi)容優(yōu)先考慮圍繞氧化鋁核心價(jià)值鏈管理體系與保障價(jià)值鏈支撐體系的公司層面業(yè)務(wù)流程優(yōu)化，其次考慮部門或單位內(nèi)部業(yè)務(wù)流程及其他輔業(yè)單位與費(fèi)用單位的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化。中鋁山西企業(yè)流程優(yōu)化的優(yōu)先順序價(jià)值創(chuàng)造通過(guò)“核心業(yè)務(wù)流程和關(guān)鍵管理流程”實(shí)現(xiàn)MARGINMARGIN戰(zhàn)略管理與企業(yè)文化建設(shè)生活后勤服務(wù)基礎(chǔ)保障（設(shè)備維護(hù)檢修、能源動(dòng)力供應(yīng)、安環(huán)管理、物流）管控與組織模式、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理核心業(yè)務(wù)價(jià)值鏈決策與職能價(jià)值鏈保障與服務(wù)價(jià)值鏈 技術(shù)與產(chǎn)品研發(fā)市場(chǎng)營(yíng)銷鋁礦煤采購(gòu)供應(yīng)氧化鋁生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)完全成本或利潤(rùn)中鋁山西企業(yè)核心業(yè)務(wù)流程圖簡(jiǎn)評(píng)1、流程體系

6、不夠完整：基本上未建立成體系的流程，員工也缺乏流程的概念；2、同一業(yè)務(wù)領(lǐng)域的流程體系需要整合和梳理：3、同一業(yè)務(wù)領(lǐng)域流程體系的缺乏邏輯性：流程之間的接口關(guān)系不明確，有些流程與流程表述活動(dòng)交叉，缺乏清晰的邏輯關(guān)系；4、有些流程不完整：5、流程圖的繪制存在不少問(wèn)題：詳見(jiàn)流程圖典型錯(cuò)誤點(diǎn)評(píng)結(jié)合前期診斷結(jié)果和流程的現(xiàn)狀調(diào)查，主要存在以下幾方面問(wèn)題：業(yè)務(wù)流程的分類B類C類B類A類低 績(jī) 效 高高 重要性 低 根據(jù)公司業(yè)務(wù)領(lǐng)域的績(jī)效表現(xiàn)及其在公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中的重要性，對(duì)“公司層面（公司級(jí)）”業(yè)務(wù)流程進(jìn)行相對(duì)分類，分為A、B、C三類。A類：對(duì)組織運(yùn)行最為重要，反映業(yè)務(wù)的重要活動(dòng)，體現(xiàn)業(yè)務(wù)承擔(dān)部門的主要績(jī)效；通

7、過(guò)優(yōu)化能夠解決組織當(dāng)前面臨的突出問(wèn)題，體現(xiàn)組織管理模式特征B類：為業(yè)務(wù)比較重要的流程C類：為業(yè)務(wù)的一般流程業(yè)務(wù)流程優(yōu)化相對(duì)分工A類流程由華夏基石管理咨詢公司項(xiàng)目組成員負(fù)責(zé)組織優(yōu)化B類流程由中鋁山西企業(yè)工作組成員負(fù)責(zé)組織優(yōu)化C類流程由中鋁山西企業(yè)各個(gè)部門（二級(jí)單位）負(fù)責(zé)組織優(yōu)化。各部門（二級(jí)單位）還需組織對(duì)本部門、本單位的部門級(jí)流程進(jìn)行優(yōu)化“復(fù)興旅”項(xiàng)目組對(duì)流程優(yōu)化成果負(fù)責(zé)，以確保流程優(yōu)化的效果及工作進(jìn)度特別注意：1、各單位、各部門需召開(kāi)流程再造與流程優(yōu)化專題研討會(huì)，通過(guò)討論和頭腦風(fēng)暴廣泛收集流程再造和流程優(yōu)化意見(jiàn)和建議；2、無(wú)論是部門級(jí)流程還是公司級(jí)流程（以A、B、C分類的流程）的優(yōu)化意見(jiàn)和建

8、議先在流程圖上加以“批注”；3、按照20110525所發(fā)流程顯化和優(yōu)化通知要求填寫并上交流程優(yōu)化分析表后，待業(yè)務(wù)重組方案確定和組織機(jī)構(gòu)調(diào)整后再在流程圖上進(jìn)行調(diào)整和修改。 2. 流程優(yōu)化的工作思路 3. 核心業(yè)務(wù)流程的確定 4. 流程優(yōu)化工具方法 1. 綜述主要內(nèi)容項(xiàng)目總監(jiān)由項(xiàng)目雙方高層領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，負(fù)責(zé)監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)展和指導(dǎo)項(xiàng)目方向項(xiàng)目推進(jìn)小組由“復(fù)興旅”成員組成，負(fù)責(zé)項(xiàng)目進(jìn)程、組織核心流程優(yōu)化、技術(shù)支持項(xiàng)目協(xié)調(diào)主要由中鋁山西企業(yè)各個(gè)部門（單位）主要負(fù)責(zé)人、工作組成員構(gòu)成，負(fù)責(zé)項(xiàng)目推進(jìn)的日常協(xié)調(diào)項(xiàng)目執(zhí)行主要由中鋁山西企業(yè)各個(gè)部門（單位）領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)骨干組成，原工作組成員將作為流程管理導(dǎo)入核心團(tuán)隊(duì)支持輔導(dǎo)

9、各部門實(shí)現(xiàn)流程優(yōu)化的持續(xù)改進(jìn)流程優(yōu)化項(xiàng)目組織流程優(yōu)化的程序流程調(diào)查1、按目前業(yè)務(wù)運(yùn)行情況，完成現(xiàn)有流程的編制2、流程圖研究與實(shí)地調(diào)查，分析評(píng)價(jià)現(xiàn)有流程存在的主要問(wèn)題確定優(yōu)化目標(biāo)1、確定流程優(yōu)化的目標(biāo)及重點(diǎn)，共同確定A類流程清單（一般20-30個(gè)較為合適）2、確定流程優(yōu)化方法優(yōu)化初步設(shè)計(jì)1、主要按照EASIER方法進(jìn)行流程優(yōu)化設(shè)計(jì)2、與高層、部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化協(xié)調(diào)人充分溝通3、根據(jù)業(yè)務(wù)重組與組織機(jī)構(gòu)調(diào)整方案優(yōu)化流程優(yōu)化設(shè)計(jì)修改對(duì)初步優(yōu)化的流程進(jìn)行評(píng)審、修改和創(chuàng)新流程優(yōu)化評(píng)審1、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人對(duì)流程優(yōu)化方案進(jìn)行簽字接收2、雙方項(xiàng)目組和中鋁山西企業(yè)高層對(duì)優(yōu)化的流程進(jìn)行評(píng)審，提交最終方案流程詢問(wèn)

10、與描述流程/任務(wù)是什么？活動(dòng)主體怎樣執(zhí)行它？為什么要這樣做？何時(shí)、由誰(shuí)對(duì)它進(jìn)行復(fù)核？流程活動(dòng)需要多少時(shí)間？流程活動(dòng)何時(shí)需要？錯(cuò)誤/問(wèn)題的種類、頻率和發(fā)生原因是什么？怎樣處理錯(cuò)誤/問(wèn)題/例外？輸出什么？輸出多少？輸出至哪里？流程范圍控制目標(biāo)主要控制點(diǎn)涉及部門及表格流程流轉(zhuǎn)時(shí)間特定政策 3. 流程優(yōu)化的工作步驟 2. 核心業(yè)務(wù)流程的確定 4. 流程優(yōu)化工具方法 1. 綜述主要內(nèi)容2022年8月19日16流程優(yōu)化的五個(gè)關(guān)鍵方法分析流程問(wèn)題產(chǎn)生的原因。魚(yú)骨圖法尋找優(yōu)秀標(biāo)桿流程進(jìn)行學(xué)習(xí)、模仿和超越。標(biāo)桿超越法對(duì)流程活動(dòng)所需時(shí)間進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，發(fā)現(xiàn)流程瓶頸。時(shí)間標(biāo)記法提高消除不增值活動(dòng)、使用自動(dòng)化手段和IT

11、技術(shù)、簡(jiǎn)化、整合、建立和重排優(yōu)心關(guān)鍵流程。EASIER法進(jìn)行流程優(yōu)化工作時(shí)，需要明確七個(gè)關(guān)鍵事項(xiàng)，以提高工作效率。5W2H法 消除非增值活動(dòng)（Eliminate) 任務(wù)整合(Integrate) 簡(jiǎn)化活動(dòng) (Simply) 重排環(huán)節(jié)（Rearrange） 增加環(huán)節(jié) （Establish） 流程任務(wù)自動(dòng)化(Automate) 同一崗位承擔(dān)多項(xiàng)工作與客戶進(jìn)行整合與供應(yīng)商進(jìn)行整合臟活、累活、險(xiǎn)活以及乏味的工作數(shù)據(jù)的采集與傳輸數(shù)據(jù)的分析企業(yè)用以規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵點(diǎn)企業(yè)用以強(qiáng)化控制的關(guān)鍵點(diǎn)有利于提升客戶滿意度的流程環(huán)節(jié)可以減少重復(fù)、提升效率的環(huán)節(jié)調(diào)整可以縮短時(shí)間、降低成本的環(huán)節(jié)調(diào)整過(guò)于復(fù)雜的表格過(guò)于復(fù)雜的技

12、術(shù)系統(tǒng)過(guò)于專業(yè)分工的程序 缺乏優(yōu)化的物流復(fù)雜的溝通形式不必要的流轉(zhuǎn)重復(fù)的活動(dòng)反復(fù)的檢驗(yàn)跨部門協(xié)調(diào)活動(dòng)間長(zhǎng)時(shí)間等待方法一：EASIER法流程優(yōu)化其實(shí)并不難頭腦風(fēng)暴、標(biāo)竿學(xué)習(xí)、全新設(shè)計(jì)等方法二： 5W2H法Why： 為什么要做這件工作？What： 內(nèi)容是什么？Where： 在哪兒做？5W2HWhen： 什么時(shí)候來(lái)做？Who： 由誰(shuí)來(lái)做？How： 怎么做？Howmuch： 要花多少時(shí)間或其他資源？工作目的工作內(nèi)容工作地點(diǎn)工作時(shí)間工作人員工作方法所需資源19方法三：魚(yú)骨圖法質(zhì)量問(wèn)題反饋處理太慢質(zhì)量考核不到位傳遞環(huán)節(jié)太多質(zhì)量問(wèn)題沒(méi)有分類處理沒(méi)有主協(xié)調(diào)部門質(zhì)量檢查部也可處理質(zhì)量問(wèn)題處罰力度不夠沒(méi)有處罰到責(zé)

13、任部門和責(zé)任人業(yè)務(wù)員市場(chǎng)部質(zhì)量管理部質(zhì)量管理部人員配置較少一些事業(yè)部與質(zhì)量管理部距離較遠(yuǎn) 大小質(zhì)量問(wèn)題都?xì)w質(zhì)量管理部門處理質(zhì)量管理部主要負(fù)責(zé)處理質(zhì)量問(wèn)題沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行質(zhì)量反饋信息需要多頭傳遞存在多頭處理現(xiàn)象運(yùn)用魚(yú)骨圖分析造成質(zhì)量問(wèn)題反饋處理慢的原因123420方法四：標(biāo)桿超越法確定流程界定流程范圍繪制現(xiàn)實(shí)流程、理解與分析流程針對(duì)流程問(wèn)題進(jìn)行自我改進(jìn)設(shè)計(jì)標(biāo)桿瞄準(zhǔn)研究收集信息分析研究結(jié)果實(shí)施流程改進(jìn)標(biāo)桿超越框架圖標(biāo)桿瞄準(zhǔn)對(duì)象選擇同一企業(yè)中的不同部門同一行業(yè)中的不同企業(yè)不同行業(yè)中的不同企業(yè)21方法五：時(shí)間標(biāo)記法流程活動(dòng)活動(dòng)時(shí)間傳遞/等待時(shí)間填寫采購(gòu)申請(qǐng)單10分鐘申請(qǐng)單送上級(jí)經(jīng)理簽字0.5天上級(jí)經(jīng)理簽署申請(qǐng)單1分鐘送申請(qǐng)單到財(cái)務(wù)部1天財(cái)務(wù)部做支出登記并簽署申請(qǐng)單1天申請(qǐng)單送采購(gòu)部1天采購(gòu)部審查采購(gòu)申請(qǐng)19分鐘采購(gòu)部向供應(yīng)商發(fā)出訂貨單0.5天采購(gòu)訂貨流程活動(dòng)一覽表瓶頸環(huán)節(jié)流程管理實(shí)際上是對(duì)企業(yè)經(jīng)驗(yàn)的沉淀、提煉、固化，使得企業(yè)中不同個(gè)體的行為具有連續(xù)性、重復(fù)性，而且這個(gè)行為的結(jié)果具有可預(yù)測(cè)性和可控性我們希望，中鋁山西企業(yè)能夠從本次流程優(yōu)化項(xiàng)目開(kāi)始，不斷完善、改進(jìn)業(yè)務(wù)流程，追求卓越流程，從而幫助企業(yè)獲得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)、長(zhǎng)期保持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)路漫漫流程咨詢只是流程管理的開(kāi)始中鋁山西企業(yè)流程持續(xù)優(yōu)化建立維護(hù)優(yōu)化監(jiān)控