項目策劃管理過程中的問題分析方法

1、項目治理過程中的問題分析方法摘要：人們常常發(fā)覺，在同一個項目中，不同的治理人員能夠依照其專業(yè)經(jīng)驗和主觀推斷，選擇不同的治理方法。而應(yīng)用同樣的治理方法，有的治理人員能取得顯著的成績，有的治理人員卻可能導致項目的失敗。究其緣故，是由于人們對問題的不同看法造成的。因此，在項目治理過程中對問題進行分析有助于提高項目治理人員的治理水平和實踐能力，進而產(chǎn)生好的結(jié)果。 關(guān)鍵詞：項目治理 問題分析 一.引言 在項目治理過程中，并不是每一個出現(xiàn)的問題都能得到順利、及時地解決的，需要在反饋信息的基礎(chǔ)上反復(fù)進行分析。治理人員在獲得項目開發(fā)過程中輸出的中間結(jié)果或最后時期的結(jié)果后，都可能改變最初的設(shè)想，或收集更多的信息

2、以修正原來的結(jié)果。例如，項目經(jīng)理在弄清解決方案的后果往常，往往難以有把握地提出某項目標；在獲得某些信息后有可能加強治理力度，增加治理約束條件，修改原有的治理打算等。此外，在項目治理過程中的要重視治理人員和項目發(fā)起者之間的溝通和對話。各個治理環(huán)節(jié)和治理時期都需要項目發(fā)起者的建議和推斷。而且，不斷對話意味著項目發(fā)起者考慮了問題的各個方面，感到親自參與了項目治理過程，使治理過程獲得支持，從而不至于因阻力太大而失敗。在實踐中，項目治理人員往往將問題簡單化，他們適應(yīng)于對項目中所有需要解決的問題進行精確定義，劃定其各自的邊界并直截了當?shù)刈屇承┮蛩貒栏癜粗卫泶蛩阋蟀l(fā)生變化或保持不變。因此，項目治理所面臨的

3、是一個由事態(tài)、組織、人員等因素組成的復(fù)雜的問題集合，對問題進行分析尤為重要。 二.問題分析的具體內(nèi)涵 在項目治理過程中，往往有兩種起不同作用的人員：一種是提出問題者，即項目發(fā)起者，他對項目治理的結(jié)果進行評估；另一種是解決問題者，即項目治理人員，他對項目治理過程負責。相應(yīng)地，我們能夠?qū)㈨椖恐卫矸殖蓛刹糠只顒?，一是分析問題內(nèi)容，著重從項目發(fā)起者的角度弄清該項目需要解決的問題集合；一是解決問題，著重從專業(yè)角度提出和分析各種問題的解決途徑。因此，兩者相互聯(lián)系，問題的內(nèi)容蘊涵著對解決問題所需資源的要求，而擁有資源又阻礙到問題內(nèi)容的邊界。 在分析問題時期，我們應(yīng)對項目中的某項具體問題和具體解決問題的活動作

4、出詳盡的講明：規(guī)定問題的邊界和約束，劃分系統(tǒng)和環(huán)境，講明解決問題的對策和資源，并解釋問題內(nèi)容和解決問題兩部分活動之間的相互匹配關(guān)系。此外，在項目治理的實踐中，還需要區(qū)分決策者、提出問題者、托付人和系統(tǒng)分析人員。決策者，能夠采取行動去調(diào)配資源以改變項目的內(nèi)容；提出問題者，是對某種態(tài)勢感到不安，領(lǐng)悟到現(xiàn)狀和目標不適應(yīng)的人；托付人，同意決策者的旨意，托付他人從事某項系統(tǒng)分析工作；系統(tǒng)分析人員，是專業(yè)人員，應(yīng)處于不涉及自身利益、沒有偏見的位置。 具體地講，我們把分析問題時期的工作內(nèi)容概括為5個部分： 1.分析問題的性質(zhì)和條件 那個地點包括兩部分內(nèi)容：分析問題性質(zhì)和分析問題條件。分析問題性質(zhì)要緊是弄清各

5、種相關(guān)聯(lián)問題形成的問題集合和它們的來龍去脈，即問題的結(jié)構(gòu)、過程和態(tài)勢。為此，項目治理人員必須廣泛地和決策者、與利益有關(guān)的人員進行對話和溝通。能夠采納提問單的方式來獲得必要的信息，比如下列問題：你認為存在什么問題？什么緣故這是個問題？如何出現(xiàn)的，什么緣故引起的？解決那個問題的重要性何在？可能解決的方式有哪些？誰能采取解決問題的行動？這類行動會帶來什么阻礙？等等。通過各種方式的溝通，項目治理人員才可能對問題的結(jié)構(gòu)、過程和態(tài)勢獲得一個詳細、準確的總體印象。 分析問題條件要緊是弄清解決問題所需的資源。為此，項目治理人員在治理過程中必須明白：涉及哪些資源分配問題？由誰實施分配？分配者的職權(quán)、作用如何？資

6、源使用的監(jiān)督、操縱系統(tǒng)如何？等等。 對問題的性質(zhì)和條件進行分析，目的在于檢驗問題的性質(zhì)和條件是否匹配，使工作任務(wù)和所需資源相當。假如力不能及或綽綽有余都可從兩方面作適當調(diào)整，直至大體平衡，從而為實現(xiàn)最優(yōu)化治理打下良好的基礎(chǔ)。 2.在里程碑處進行小結(jié) 應(yīng)該將整個項目治理過程劃分為幾個里程碑時期。每到一個里程碑處，應(yīng)及時對前段工作進行小結(jié)，并對后續(xù)工作進行打算調(diào)整。這項工作的要緊內(nèi)容包括：識不時期工作的重要性；可能采取行動的組織和個人；利益相關(guān)的組織和個人；目標、評價指標、約束條件的初步描述等。通過在里程碑處的小結(jié)，項目治理人員能夠看出在下一步治理過程中需要解決問題的大體方向和領(lǐng)域，以便給予較大的

7、關(guān)注，而關(guān)于一些治理效果明顯的領(lǐng)域，則可不必投入較大的精力。 3.制訂治理目標 在項目治理過程中，要實施有效的治理方式，關(guān)鍵在于盡早明確治理目標。但由于項目開發(fā)的專門性，我們專門難從項目發(fā)起者那兒獲得準確的描述來推斷治理應(yīng)達到的目標。治理體制上的隔閡，治理者個人的偏好，項目發(fā)起者的知識水平，都可能引起項目治理者在目標制訂上的偏差。 我們認為，治理目標是分層次的，包括高層目標和低層目標。例如，改善組織的軟件開發(fā)能力，提高過程能力成熟度，是高層目標；在具體項目的某一時期節(jié)約成本、加快進度，是低層目標。一般講來，越是高層目標越能為更多的人所同意，使用時期長、范圍廣。低層次目標應(yīng)服從高層次目標。然而低

8、層次目標比較明確具體，便于分析、治理。因此，治理人員需要全面分析治理目標結(jié)構(gòu)，選擇適當?shù)膶哟文繕恕Ｄ繕颂\統(tǒng)，治理難度大；太具體又容易以偏概全。此外，同一層次的項目治理目標往往不止一個，如在某具體項目的編寫代碼時期，既要提高開發(fā)進度，又要保證程序質(zhì)量，在資源既定情況下，這兩者是彼此沖突的。確實是講，如有兩個以上的目標，除非一個目標隸屬于另一個，否則這些目標之間總是彼此矛盾的。在這種情況下，項目治理人員需要對各個目標排出優(yōu)先次序，首先保證最優(yōu)先目標的實現(xiàn)，然后盡可能在不損害第一項目標的前提下實現(xiàn)第二項目標，以最大化實現(xiàn)項目的整體目標。 4.確定治理效果評價指標 為了衡量項目治理的效果，治理人員需

9、要確定一組評價指標。一項合理的評價指標能準確的反映治理的效果，但并不是講任何指標差不多上合理的。例如，采納代碼行數(shù)作為衡量開發(fā)人員努力程度的指標確實是不合適的，因為個人的編程風格、所采納的編程語言等，都會阻礙到那個指標的準確性。 在評價過程中，還需要依照項目實際情況，排出所有指標的優(yōu)先次序。當存在難以直接量化的目標時，能夠采納其他易定量化的代用指標。在有多個指標的情況下，必須將其組合成單一的指標。我們不能簡單的將各種性質(zhì)截然不同的評價指標硬湊成單一的評價指標，這是不可取的。我們常用的方法是，對每個指標進行權(quán)重分析，然后綜合得出一個效用值函數(shù)。值得指出，這種效用函數(shù)在專門大程度上是項目治理人員本

10、人對各種指標相對重要性程度的推斷結(jié)果，具有專門大的主觀性。因此，項目治理人員應(yīng)在系統(tǒng)分析人員的指導下，按照系統(tǒng)分析的方法，科學地分配權(quán)重。確定評價指標不只是為了獲得治理效果的結(jié)論，重要的是它所帶來的信息，使項目治理人員易于把握治理中的薄弱環(huán)節(jié)，找到解決的方法。 5.識不治理過程中的約束 約束是對項目治理在實踐中的限制。只有不直接或間接違反約束的治理方法，在實踐中才是可行的。它可能是資源的限制、組織體制的束縛、法規(guī)政策的界限等等。項目治理人員在項目實踐中面臨著各類約束條件，如任意選定或全面照顧，都勢必造成整個項目的治理混亂。例如，在某個軟件的開發(fā)中，嚴格按照某一技術(shù)上的約束去設(shè)計，可能需要花費大

11、量的人力、物力，而假如采納其他的方式來解決，并不需要如此巨大的投入。因此，項目治理人員要權(quán)衡利弊，從項目的整體角度考慮問題，必要的時候應(yīng)放棄此約束條件。 因此，在分析問題時期不可能一次就把所有的約束都弄清晰，這是一個在治理過程中逐步積存、修正的過程。在項目實施的任何時期，發(fā)覺治理的約束，都應(yīng)該及時加以補充。 三.解決方案的提出 提出解決方案能夠通過多種渠道。決策者或問題提出人的意見和設(shè)想是渠道之一。項目治理人員在調(diào)查研究過程中能夠收集到各種意見。另外，系統(tǒng)分析人員也能夠提出若干治理措施。然而，任何一種治理措施的提出和形成都有賴于項目治理人員的分析和概括能力、想象力、制造力以及對項目實踐的深刻了

12、解。在一個具體的項目治理過程中，人員的知識水平參差不齊，開發(fā)環(huán)境各不相同，客戶需求多種多樣，這些都無法采納某種固定的治理模式，而需要項目治理人員去探究和概括。 在研究解決方案的過程中，應(yīng)盡可能地考慮各種因素，每個機會和建議都不要放過。最初難以理解的方法，認真研究后卻可能有理。某項措施可能因為違背了現(xiàn)有政策法規(guī)、不符合人們的適應(yīng)或超出了人們所能承受的能力而被視為不現(xiàn)實，但并不意味著不值得考慮。假如當作一種潛在的治理措施去分析研究，得出的結(jié)論將更有講服力，也許某些有阻礙的決策者認識到這種措施在其它方面的優(yōu)點和吸引力，可能改變原來的規(guī)定、政策而使看來不現(xiàn)實的措施成為合理的方法。值得注意的是組織和個人

13、行為對解決方案的阻礙。項目涉及的各個部門總是期望采取對自己有利的治理方式，而回避那些明知對項目整體有利而對己不利的措施。有許多因素會限制提出好的解決方案的思路。由于偏見，當項目治理人員提出某種解決方案時，這些人可能會毫無依照地認為他們無法按照這種方案去服從治理。而另一方面，該方案也可能得到積極的支持，認為這是一種最佳的解決方案。 我們認為，項目治理人員必須獲得決策者的支持，否則將由于上層阻力而導致項目的失敗。然而，假如只是投其所好，片面地追求滿足決策者的意圖，也不能發(fā)揮其自身的作用，同樣會招致失敗的風險。優(yōu)秀的項目治理人員應(yīng)切實履行其工作職責，按照項目的總目標和約束條件，依照實踐經(jīng)驗和科學理論

14、的指導，對解決方案進行嚴格的篩選，明顯不符合項目整體利益的治理方式要刪除，或?qū)ζ鋬?nèi)容進行修改?？偟闹v來，一個好的解決方案應(yīng)滿足以下特點： 1.適應(yīng)性：由于項目治理是一個不確定性的過程，解決方案應(yīng)能滿足各種情形下對項目提供指導的需求，在項目實施的各個時期，它應(yīng)該差不多上有效的。 2.可操作性：首先應(yīng)取得決策者的支持，其次該方案的實施應(yīng)便于操作，假如為了按照該方案進行治理而需投入大量的人力、物力就本末倒置了。 3.連續(xù)性：項目開發(fā)的一個專門大的特點，確實是采納模塊化設(shè)計，人員流淌大。因此，解決方案也應(yīng)具有專門強的連續(xù)性，在項目成員發(fā)生變更、治理體制起變化時，應(yīng)不受干擾地接著指導項目的正?；顒?。 4

15、.可靠性：要求解決方案的實施過程中不出現(xiàn)失誤，或者出現(xiàn)失誤也能盡快恢復(fù)正常，而不至于造成專門大的損失。這需要建立治理監(jiān)督機構(gòu)和信息反饋渠道。 在解決方案的提出過程中，項目治理人員自始至終要注意發(fā)掘新的更好的方案，既要慎重從事又要有勇氣提出制造性的建議。一個好的解決方案是進行項目治理的基礎(chǔ)，關(guān)于項目的成敗，這是專門關(guān)鍵的。 四.決策 當問題分析清晰之后，就要進行決策。決策確實是治理，決策確實是決定。在項目治理過程中，治理人員需要正確的決策分析來支持日益龐大和日益復(fù)雜的治理活動。決策有個人決策和團體決策、定性決策和定量決策、單目標決策和多目標決策之分。戰(zhàn)略決策是在更高層次上的決策。在系統(tǒng)分析和系統(tǒng)

16、綜合的基礎(chǔ)上，項目治理人員應(yīng)依照主觀偏好、主觀效用和主觀概率做出正確決策。決策的本質(zhì)反映了項目治理者的主觀認識能力，因此，就必定受到人的主觀認識能力的限制。近年來，決策分析技術(shù)受到人們的重視，系統(tǒng)分析者將各種數(shù)據(jù)、條件、模型和算法放在決策支持系統(tǒng)中，該系統(tǒng)甚至包含了有推理演繹功能的知識庫，便決策者在做出主觀決策后，力圖從決策支持系統(tǒng)中盡快得到效果反應(yīng)，以求得到主觀推斷和客觀效果的一致。決策支持系統(tǒng)在一定條件下起到?jīng)Q策科學化和合理化的作用。然而，在項目決策實踐過程中，被決策對象往往包含許多不確定因素和難以描述的現(xiàn)象，例如，社會環(huán)境和人的行為不可能都抽象成數(shù)學模型，即使是使用了專家系統(tǒng)，也不可能將邏輯推演、綜合和論證的過程做到像人的大腦那樣，有制造性的思維，也無法推斷許多隨機因素。群決策有利于克服某些個人決策中主觀推斷的失誤，但群決策過程比較長。為了實現(xiàn)高效率的群決策，在理論方法和應(yīng)用軟件開發(fā)方面，許多人做了大量工作。如多人多目標決策理論、主從決策理論、協(xié)商談判系統(tǒng)、沖突分析等，有些應(yīng)用軟件已有用化。有了決策就要付諸實施，實施就要依靠嚴格的有效的打算。以軟件開發(fā)為例，為實現(xiàn)項目的開