醫(yī)學院各門類檔案歸檔范圍和保管期限表參考模板范本

1、PAGE PAGE 28 醫(yī)學院各門類檔案歸檔范圍和保管期限表一、黨群類檔案二、行政類檔案三、教學類檔案四、科學研究類檔案五、基本建設類檔案六、儀器設備類檔案七、出版類檔案八、外事類檔案九、財會類檔案十、聲像載體類檔案一、黨群類檔案DQ11 黨務綜合序號類目名稱保管期限1上級黨組織有關黨的建設的文件（針對本校的）永久2上級黨組織有關黨的建設的文件（需貫徹執(zhí)行的）長期3校黨代會文件材料：（1）大會計劃、通知、工作報告、議程、決議、總結、記錄、發(fā)言稿、領導講話稿、照片、錄音錄像，大會主席團、秘書長和代表及列席代表名單、候選人登記表和情況介紹、大會選舉辦法、選舉結果和上級批復等。（2）提案及辦理情況

2、、會議簡報、會議情況、反映記錄、小組會議記錄等。永久長期4校黨委會、黨政聯(lián)席會、黨委中心組會議、會記錄、紀要、決議及會議討論的文件永久5黨委工作計劃、報告、總結、大事記永久6黨委發(fā)布的決定、辦法、指示、批轉、通報和通知永久7以黨委名義召開的工作會議材料永久8學校黨政領導同志在校內的重要講話稿和參加上級召開會議的發(fā)言稿及講話照片等永久9校黨委和上級黨委調研、檢查、巡視學校工作形成的文件材料及照片、錄像等永久10黨群系統(tǒng)啟用印章的文件及印模、廢舊印模永久11黨群系統(tǒng)重要統(tǒng)計材料永久12黨委保密、秘書工作的有關材料長期13重要的群眾來信、來訪及處理意見長期14基層黨委（黨總支、直屬支部）上報校黨委的

3、工作計劃、總結、報告、請示及批復長期15基層黨委（黨總支、直屬支部）工作計劃、總結、會議記錄等長期16基層黨委（黨總支、直屬支部）黨建工作及有關材料長期17基層黨委（黨總支、直屬支部）改選報告、審批材料長期18基層黨委（黨總支、直屬支部）其他文件材料長期16各基層黨委（黨總支、直屬支部）委員名冊長期DQ12 紀檢、監(jiān)察序號類目名稱保管期限1上級紀委關于紀檢工作的文件長期2紀委工作規(guī)章制度長期3紀委工作計劃、報告、總結、調查及重要統(tǒng)計等文件永久4校紀委會議記錄長期5黨員處分、復查材料永久6群眾來信、來訪及處理意見短期7上級監(jiān)察機關關于監(jiān)察工作的文件長期8本校監(jiān)察工作方面的規(guī)章制度長期9監(jiān)察工作計

4、劃、總結、調查報告長期10檢查處理案件有關材料長期11重要的群眾來信來訪材料及處理意見短期DQ13 組織序號類目名稱保管期限1上級關于組織工作的指示、決定、通知長期2本校組織工作計劃、總結、決定、報告、調查材料永久3本校組織機構設置、變動的報告及決定、批復、通知永久4落實政策的有關材料長期5副處級以上干部任免、調動和離休報告、決定、批復、通知及任免呈批表等永久6副處級以上干部名冊永久7黨員名冊、黨組織統(tǒng)計年報表長期8關于吸收黨員、預備黨員轉正或取消資格、黨員退黨的文件材料長期9發(fā)展新黨員、預備黨員轉正的名冊長期DQ14 宣傳教育序號類目名稱保管期限1上級關于宣傳工作的文件長期2本校宣傳工作計劃

5、、決定、報告、通知和總結永久3理論學習的決定、通知、計劃、總結長期4反映本校重大活動的剪報及圖表永久5上級有關學生思想政治工作的文件長期6本校有關學生政治思想工作的決定、通知、條例永久7關于學生思想政治工作隊伍的選拔、管理文件長期8各院系學生思想政治工作人員名單長期DQ15 統(tǒng)戰(zhàn)序號目錄名稱保管期限1上級關于統(tǒng)戰(zhàn)工作的文件長期2本校統(tǒng)戰(zhàn)工作計劃、決定、報告、通知和總結永久3統(tǒng)戰(zhàn)工作情況調查、典型材料、統(tǒng)計報表永久4本校各級人大代表、政協(xié)委員名單（冊）及審批材料永久5臺、港、澳和僑務工作材料長期6各民主黨派成員和負責人名冊等長期7統(tǒng)戰(zhàn)工作重要會議記錄長期DQ16 工會序號目錄名稱保管期限1上級有

6、關工會工作的文件長期2工會工作計劃、報告、決定、重要通知、總結、統(tǒng)計永久3工會、教職工代表大會的有關文件（通知、名單、報告、決議、選舉結果、領導講話、大會發(fā)言等文件）長期4表彰工會先進集體和個人的材料、名單長期5工會委員會會議記錄、紀要短期6工會干部任免情況、基層工會干部名冊長期7婦女工作材料長期8本校計劃生育工作文件及領取獨生子女證名冊長期DQ17 團委序號目錄名稱保管期限1上級關于團的工作文件長期2本校團代會文件（通知、名單、工作報告、決議、選舉結果、領導講話、大會發(fā)言和文件）永久3團委工作計劃、報告、總結及規(guī)章制度永久4團委制發(fā)的有關全校團工作的文件材料長期5表彰和獎勵先進團支部、優(yōu)秀團

7、員文件材料長期6處分團員的材料及復查材料長期7團干部名單長期8團員名冊長期9團委會議記錄長期10本校學生組織參與的各種學會、社團的有關文件材料、照片等長期11社團活動、社會實踐有關材料長期二、行政類檔案XZ11 綜合序號類目名稱保管期限1上級有關高校行政管理的文件長期2學校制定的各類規(guī)章制度永久3學校教育事業(yè)規(guī)劃、計劃及上級批復永久4學校年度工作計劃、報告、總結、大事記永久5校長辦公會記錄、紀要永久6學校向上級的報告、請求及批復永久7學校評估材料永久8有關全校性工作的調查材料和經(jīng)驗總結永久9學年報表及統(tǒng)計資料永久10啟用印章的文件及印模、廢舊印模永久11重大突發(fā)事件有關材料永久12校史材料（學

8、校歷史、沿革）永久13校慶活動材料長期14群眾來信來訪材料長期15院、系、部、直屬部門等年度工作計劃、總結、大事記、會議記錄等長期16院、系、部、直屬部門有保存價值的材料長期XZ12 人事序號類目名稱保管期限1上級有關人事工作的文件長期2本校有關人事工作規(guī)章制度等文件長期3本校人事工作計劃、報告總結、調查材料、會議記錄永久4關于機構編制的規(guī)劃、計劃、報告及上級批復永久5關于校內機構設置、變化的文件永久6人事處權限內干部任免文件永久7授予各種榮譽和表彰先進集體、個人的材料長期8處分教職工的決定及復查、撤消處分的材料長期9師資培訓、管理工作計劃、規(guī)定、總結永久10教師工作量的規(guī)定及執(zhí)行情況長期11

9、教師業(yè)務考核材料長期12人事統(tǒng)計報表永久13教職工名冊永久14教研室正副主任名冊長期15教職工評定、聘任專業(yè)技術職稱的批復、呈報表等長期16教職工工資調整名冊長期17關于工資改革工作計劃、總結、報告、規(guī)定及上級批復長期18教職工轉正定級文件材料長期19教職工錄用、調入的有關材料（包括商調函、轉移行政、工資關系介紹信、報到證等）長期20教職工調出的有關材料（包括商調函、轉移行政、工資關系介紹信存根）長期21教職工援外和支援邊遠山區(qū)工作的函及名單長期22教職工離休、退休及有關榮譽證書授予工作的材料長期23教職工退休緩辦及延聘材料長期24教職工福利工作的材料長期25重要的人民來信來訪長期XZ13 審

10、計序號類目名稱保管期限1上級有關審計工作的文件長期2本校審計工作方面的規(guī)章制度長期3審計工作計劃、總結、調查報告長期4審計工作統(tǒng)計年報及重要報表長期5審計項目形成的文件材料長期XZ14 武裝、保衛(wèi)序號類目名稱保管期限1上級有關安全保衛(wèi)工作的文件長期2本校安全保衛(wèi)工作方面的規(guī)章制度長期3本校安全保衛(wèi)工作計劃、總結、報告、調查材料、統(tǒng)計報表永久4本校師生員工案件的偵察、調查、處分結論材料及上級的批復、判決書長期5本校師生員工案件的平反、復查處理結論及上級的批復長期6要害部門的安全保衛(wèi)、消防工作文件長期7保衛(wèi)工作簡報長期8上級有關武裝、人防、民兵、軍訓工作的文件長期9本校武裝部職責范圍內的規(guī)章制度長

11、期10武裝部工作計劃、總結、調查報告長期11學生軍訓的有關材料長期12復員、轉業(yè)、退伍軍人、軍烈屬名冊長期XZ15 后勤序號類目名稱保管期限1上級有關后勤工作的文件短期2本校后勤工作的規(guī)章制度長期3本校后勤工作計劃、報告、調查材料長期4房屋管理、調配使用、轉移等文件材料長期5防震、防汛、三廢治理工作的文件材料長期6愛國衛(wèi)生、公費醫(yī)療、保健工作計劃、總結、規(guī)定、通知等長期7校園綠化長期XZ16 圖書、檔案序號目錄名稱保管期限1上級有關圖書工作的文件材料長期2圖書館的有關規(guī)章制度長期3圖書館工作計劃、總結、報告長期4圖書館概況、發(fā)展規(guī)劃、統(tǒng)計年報永久5上級、本校有關檔案工作的文件材料長期6本校檔案

12、室的有關規(guī)章制度長期7檔案工作計劃、總結、報告長期8檔案工作統(tǒng)計年報永久9檔案指南、全宗介紹永久三、教學工作類檔案JX11 綜合（含研究生教育、繼續(xù)教育）序號類目名稱保管期限1上級下達的有關教學工作的文件材料長期2教學改革、培養(yǎng)目標、培養(yǎng)規(guī)格、學制等方面的批示、規(guī)定、辦法 永久3學校規(guī)劃、實施計劃、有關教學的規(guī)章制度、會議記錄、調研報告、總結永久4工作計劃、總結、教學檢查、評估和各級優(yōu)秀教學質量評獎材料長期5非學歷教育的培訓班、進修班材料長期6學生運動會材料（體育工作計劃、總結、本校運動會開幕、閉幕詞、比賽項目獲獎名單、參加國內外重要比賽隊員名單）長期7各類統(tǒng)計年報表 永久JX12 學科與實驗

13、室建設（含研究生教育、繼續(xù)教育）序號類目名稱保管期限1上級有關學科、專業(yè)設置及實驗室建設的文件材料長期2本校有關專業(yè)設置、調整、撤消、合并、更名的報告及上級批復永久3學科、專業(yè)、實驗室論證、評估、申報、審批及上級批復永久4重點學科、專業(yè)、實驗室建設材料永久5關于申報重點學科的文件材料（上級下達申報重點學科的通知、申報重點學科的材料及上級批復）永久6有關申報碩士博士點的文件材料（上級下達的申報通知、申報材料及上級批復）永久7學科、專業(yè)、實驗室建設統(tǒng)計報表永久JX13 招生（含研究生教育、繼續(xù)教育）序號類目名稱保管期限1上級有關招生工作的文件材料長期2招生工作計劃、總結、生源計劃長期3新生錄取名單

14、及錄取材料、定向委培、自籌經(jīng)費名單及合同永久4招生宣傳、簡章及專業(yè)介紹短期5有關省市生源計劃、招生專業(yè)目錄長期6新生保留、取消入學資格名單及有關材料長期7新生入學體驗復查材料長期8研究生入學試題及指導教師名冊長期9港澳臺學生錄取名單及材料永久JX14 學籍管理（包括研究生教育、繼續(xù)教育）序號類目名稱保管期限1新生入學登記表永久2在校生名冊永久3學籍卡片永久4學生成績總冊永久5學生學籍變更材料（升級、留級、休學、復學、退學、轉學、參軍及出國留學審批材料）長期6學生獎勵材料（在校各類各項獎學金材料、獲獎名單及評審材料）長期7學生違紀違法的處分決定及有關材料 長期8獎貸學金與困難補助的材料長期JX1

15、5 課堂教育與教學實踐（含研究生教育）序號類目名稱保管期限1各專業(yè)教育計劃、教學大綱永久2課程建設要求及安排、校歷、課表長期3各學院、學科、專業(yè)課程試題庫長期4教師教學任務安排材料長期5各學院、各專業(yè)教學實習計劃、總結及相關材料、實習鑒定結果長期6各學院、各專業(yè)期末考試（含補考）試題長期7典型教案、重要備課記錄長期8社會調查、社會實踐計劃、總結及有關材料長期JX16 學位（含研究生教育、繼續(xù)教育）序號類目名稱保管期限1上級下發(fā)的有關學位工作文件材料長期2本校學位評定條例、辦法及計劃、總結長期3學位委員會會議記錄、決定長期4學位委員會授予（或不授予）各層次學位名冊長期5本科畢業(yè)生優(yōu)秀學士學位論文

16、及相關材料（包括課題申報表、計劃任務書、開題報告、評審表、答辯記錄、論文等資料）長期6碩士研究生學位論文及評審材料（包括個人培養(yǎng)計劃、學科綜合水平評估報告、開題報告、學位申請表、答辯委員會組成審核表、答辯記錄、學位論文及中英文摘要、授予學位決定及人員統(tǒng)計表、各學科專業(yè)指導教師名冊、論文評閱書、論文評閱意見表等） 長期JX17 畢業(yè)生（含研究生教育、繼續(xù)教育）序號類目名稱保管期限1上級有關畢業(yè)生就業(yè)的文件材料長期2畢業(yè)生工作計劃、簡報、總結長期3畢業(yè)生名冊永久4畢業(yè)生就業(yè)方案及派遣名單永久5畢業(yè)證書、學位證書驗印名冊永久6畢業(yè)證、派遣證存根領取簽收冊 長期7學校就業(yè)指導、咨詢、就業(yè)問題研究材料

17、長期8畢業(yè)生跟蹤調查和信息反饋材料 長期JX18 教材序號類目名稱保管期限1自編、主編教材長期2自編、主編教學指導書、實習指導書和習題集長期3評選優(yōu)秀教材的通知、申報材料及獲獎名單長期4各學院、各專業(yè)使用材料目錄長期四、科學技術研究類檔案KY11 綜合序號類目名稱保管期限1上級、本?？蒲泄ぷ髡垡?guī)定、通知長期2本校重要科研工作會議記錄和文件材料長期3本?？蒲泄ぷ饔媱?、總結、報告、情況匯報長期4本?？蒲薪y(tǒng)計年報永久5關于建立科研機構的報告及批復永久6科研經(jīng)費管理文件材料長期7申報科學基金及有關批復長期8科研成果匯編永久9學術活動材料永久KY12 課題（按科研項目設置類目）序號類目名稱保管期限1科研

18、準備階段開題報告任務書、合同、協(xié)議書課題研究計劃計劃執(zhí)行情況、計劃調整或撤消報告課題投資和預決算材料長期長期長期長期長期2研究實驗階段實驗、測試、觀測、調查、考察的各種原始記錄數(shù)據(jù)處理材料，包括計算機處理材料（如程序設計說明、框圖計算結果）設計的文字說明和圖紙研究工作階段小結、年度報告配套的照片、幻燈片等樣品、標本等實物目錄永久永久永久永久永久永久3總結鑒定階段研究報告、論文、專著工藝技術報告、技術訣竅報告專家評審意見鑒定意見和鑒定會的鑒定材料鑒定證書課題工作總結永久長期永久長期永久長期4申報獎勵階段科研成果獎勵申報與審批材料科研成果獲獎材料（獎狀、獎章、證書）原件或影印件專利申請書、證書原件

19、或影印件科研成果登記表科研成果報告表永久永久永久永久永久5推廣應用階段轉讓合同、協(xié)議書生產定型鑒定材料成果推廣應用方案和實施情況的反饋意見對外學術交流材料推廣應用方案及實施情況成果宣傳報道材料永久永久長期長期長期長期五、基本建設類檔案JJ11 綜合序號類目名稱保管期限1上級、本校有關基建工作的規(guī)定、辦法、通知長期2本校基建工作規(guī)章制度、工作計劃、總結、大事記長期3基建工作年度統(tǒng)計報表長期4全校性總體規(guī)劃、設計總平面圖永久5基建工程財務預、決算長期6水、電、氣管道分布圖長期7地質勘察、地形測量材料、基建工程更名材料永久JJ12-1 可行性研究序號類目名稱保管期限1項目建議書及上級批復永久2可行性

20、研究報告（含選址、方案論證）永久3項目評估永久4環(huán)境預測、調查報告永久5設計任務書及計劃任務書 永久JJ12-2 設計基礎序號類目名稱保管期限1工程地質、水文地質、勘察設計、勘察報告、地質圖、勘察記錄、化驗試驗報告、重要土、巖及時說明永久2地形、地貌控制點建筑物、構筑物及重要設備及安裝測量定位、觀測記錄永久3水文、氣象、地震等其它設計基礎材料永久JJ12-3 設計文件序號類目名稱保管期限1初步設計永久2技術設計永久3施工圖設計長期4技術秘密材料、?？莆募谰?設計計算書長期6關鍵技術實驗永久7總體規(guī)劃設計永久8設計評價、鑒定及審批長期JJ12-4 工程管理文件序號類目名稱保管期限1征用土地批準

21、文件及紅線圖、拆遷、補償協(xié)議書永久2承包合同、協(xié)力書、招標、投標、租賃文件永久3施工執(zhí)照（許可證）永久4環(huán)保三同時、消防、衛(wèi)生等條件水、電、氣、暖供應協(xié)議永久5土地使用證、建筑許可證、接通水、電源許可證、環(huán)保衛(wèi)生、消防執(zhí)照 永久6產權證書永久JJ12-5 施工序號類目名稱保管期限1土地施工文件（1）開工報告、工程技術要求、技術交流、圖紙會審紀要（2）施工組織設計、施工方案、施工計劃、施工技術措施、施工安全措施、施工工藝（3）原材料及構件出廠和證明、質量鑒定（4）建筑材料實驗報告（5）設計變更、工程更改洽商、材料仿用核定審批（6）土建施工定位測量地質勘察（7）土、巖試驗報告、基礎處理、基礎工程施

22、工圖（8）隱蔽工程驗收記錄（含打樁記錄），工程質量評定記錄、技術復合卡（9）工程記錄及測試、深陷、位移、變形觀測記錄、事故處理報告（10）分項、分單位工程抽量檢查、評定（11）交工驗收記錄證明（12）竣工報告、竣工驗收報告長期長期永久永久永久永久長期永久長期長期長期長期2設備及管線安裝施工文件（1）開工報告、工程技術要求、技術交底、圖紙會審紀要（2）設計變更、工程更改洽商單、材料、零部件、設備代用審批（3）焊接試驗記錄、報告、施工檢驗、探傷記錄（4）隱蔽工程檢查驗收記錄（5）強度、密閉性試驗報告（6）設備調試記錄（7）施工安裝記錄、安裝質量檢查、評定上、事故處理報告（8）系統(tǒng)調試、實驗記錄（9

23、）管線清洗、通水、消毒記錄（10）管線標高位置、坡度測量記錄（11）中間交工驗收記錄證明、工程質量評定（12）竣工報告、竣工驗收報告長期長期長期長期長期長期長期長期長期長期長期長期3電氣、儀表安裝施工文件（1）開工報告、工程技術要求、技術交底、圖紙會審（2）設計變題解、工程更改洽商單、材料、零部件、設備代用審批（3）調試、整定記錄（4）性能測試和校核（5）施工安裝記錄、質量檢查評定、事故處理報告（6）操作、聯(lián)動試驗（7）電氣裝置交接記錄（8）中間交工驗收記錄、工程質量評定（9）竣工報告、竣工驗收報告長期長期長期長期長期 長期長期長期長期JJ12-6 竣工驗收序號類目名稱保管期限1竣工驗收報告永

24、久2全部竣工圖紙永久3質量評審材料永久4工程現(xiàn)場聲像材料永久5竣工驗收會議決議文件永久六、儀器設備類檔案SB11 綜合序號類目名稱保管期限1上級有關儀器、設備的政策、業(yè)務管理工作文件長期2本校儀器、設備管理的規(guī)章制度長期3本校儀器、設備工作計劃、總結、大事記、調查材料長期4本校儀器、設備購置計劃、報告、及經(jīng)費方案長期5本校有關儀器、設備業(yè)務工作的綜合性統(tǒng)計材料長期SB12 儀器設備項目序號類目名稱保管期限1申購報告、計劃、論證報告（論證會文件、記錄等）長期2上級或主管領導批復和準購批示長期3訂購合同（復印件）和會談紀要、記錄等長期4進口設備過程中有關的技校商務文件長期5開箱記錄及裝箱單長期6安

25、裝、調試記錄和雙方簽字移交文件、保修單長期7驗收報告及時文件材料長期8索賠來往函件及結果文件長期9設備說明書及全套隨機文件材料與設備共存10使用、檢修、故障事故記錄與設備共存11重大事故的調查分析及處理意見與設備共存12技校改造和開發(fā)過程中形成的技術文件材料與設備共存七、出版類檔案序號類目名稱保管期限1上級、本校有關出版工作的規(guī)定、通知長期2本校編輯出版工作計劃、總結、重要請示報告及上級批復永久3本校編輯出版工作規(guī)章制度、統(tǒng)計報表永久4編輯出版部門管理形成的文件材料短期CB13 出版物項目序號類目名稱保管期限1出版請示和批復長期2出版物樣品永久3原稿長期八、外事類檔案WS11 綜合序號類目名稱

26、保管期限1上級關于外事工作的文件材料長期2學校外事工作規(guī)章制度、計劃、總結等長期3外事工作會議材料長期4外事工作統(tǒng)計報表永久WS12 出國（境）序號類目名稱保管期限1上級對出國（境）人員的有關文件材料長期2國際學術會議論文長期3投寄國外的學術論文長期4出國（境）進修、留學取得學位及研究成果論文和各類證書（影印件）永久5出國（境）人員考察、訪問材料長期6出國（境）講學、研究人員有關材料長期7學校參加國際比賽、競賽材料長期WS13 來校序號類目名稱保管期限1學校邀請、聘請外籍人士的計劃、批復和來往函件長期2外國黨政官員、各界人士來校參觀訪問的文件材料長期3外籍教專家、教師、學者及友好人士來校講學的

27、講稿教材等永久4來校進修、短期培訓研究的外籍人士有關材料長期5承辦的國際比賽、競賽材料長期WS14 國際合作與會議序號類目名稱保管期限1國際間的校際交流協(xié)作、合同、項目紀要材料、備忘錄永久2與國外開展科技合作的文件材料長期3本校完成的國際合作項目、成果等材料長期4合作項目中境外單位完成項目、成果等材料長期5授予外籍人員名譽稱號的材料永久6雙方互贈的禮品、紀念品長期7參加和舉辦的國際會議的有關材料長期WS15 外國留學生工作序號類目名稱保管期限1錄取審批材料永久2學籍登記表永久3學習情況、成績及評語永久4學生名冊永久5教學計劃、大綱、安排長期6學位論文及學位證書影印件長期7學生去向及有關材料長期

28、九、財會類檔案CK11綜合序號類目名稱保管期限1上級有關財務會計工作的文件材料永久2本校財務管理規(guī)定、計劃、總結、請示、批復等文件長期3學?；鸸芾砉ぷ魑募唐?有關財務管理方面的其他文件材料短期5財務會計移交保管清冊永久6財會檔案銷毀清冊長期CK12 會計報表序號類目名稱保管期限1決算報表（含基建綜合決算）永久2預算會計報表短期3年度以上規(guī)劃表、分配計劃、測算表長期4年度以上各種統(tǒng)計報表（含工資報表）長期5季度以下各種計劃、統(tǒng)計報表短期CK13 會計帳簿序號類目名稱保管期限1涉外會計帳簿永久2總帳長期3預算內帳簿（含明細帳、分戶或登記帳）短期4預算外帳簿（含明細帳、分戶或登記帳）短期5學校專項基金帳簿短期6日記帳其中：現(xiàn)金、銀行存款日記帳短期長期7固定資產明細帳短期CK14 會計憑證序號類目名稱保管期限1涉外會計憑證永久2預算內各種原始憑證、記帳憑證短期3預算外各種原始憑證、記帳憑證短期4學?；鸶鞣N原始憑證、記帳憑證短期5銀行存款余額調節(jié)表短期6會計撥款憑證及其他會計憑證短期7銀行對外帳單短期8涉及債權、債務及未清理完畢的憑證長期C