物資管理程序知識講座

1、ZS/CX/SW01物資管理程序，2003年9月26日生效0目的對物資采購過程、進貨檢驗和試驗過程、采購/顧客提供產品、易燃、易爆、有害有毒、 油品及化學品的標識、搬運、貯存和發(fā)放過程實施控制，確保所提供的物資符合工程質 量、社會環(huán)境和職業(yè)安全健康管理的要求。1適用范圍適用于集團公司工程項目所需主要物資的控制和管理。2術語和定義本程序 中的術語采用 GB/T19000-2000 標準、GB/T24001-1996 標準、 GB/T28001-2001 標準中的術語。2.2項目部:包括工程項目部在內的集團公司在某工程上進行管理的派出機構。2.3采供部門:指集團公司在某工程上實施采購職能的單位或部

2、門。3職責3.1設物部3.1.1負責擬制并督導本程序文件的執(zhí)行；3.1.2負責定期整理公布“合格供方名錄”；3.1.3對集團公司工程項目物資的質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全等管理工作進行監(jiān)督檢查；項目部3.2.1貫徹執(zhí)行集團公司制定的各項物資管理規(guī)定；3.2.2負責制定本項目的物資管理實施規(guī)則；3.2.3組織本工程項目所需主要物資的招標采購活動；3.2.4負責甲方供應物資申請計劃的審核、自采主要物資采購計劃的審批及工程完工后的材料結算和價差清算；3.2.5組織對本項目物資質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全等管理工作實施監(jiān)督、檢查；3.2.6負責協(xié)調、處理本項目經理部的供需關系.采供部門3.3.1負責實施集團公

3、司工程項目的主要物資采購供應并對采購物資的質量負責；3.3.2參與項目經理部組織的招標采購；負責簽訂“工礦產品購銷合同”，與用料單位簽訂內部“物 資供應合同”；定期公布顧客提供物資和招標采購物資清單；3.3.3收集、整理合格供方評價資料，編制“合格供方名錄”報項目部審批；定期對合格 供方進行質量跟蹤和復評；3.3.4編制顧客提供物資的申請計劃和自購物資的采購計劃，報項目部審批，并組織實施米購。3.3.5在特殊情況下，其物資采購職責經項目經理部審批后可書面委托有關單位采供部門 組織米購；3.3.6負責所有采購及顧客提供物資的驗收、進貨檢驗和試驗、搬運、貯存和發(fā)放工作；3.6.7負責物資采購、運輸

4、、保管過程中環(huán)境和職業(yè)健康安全管理工作。3.3.8配合項目經理部做好甲方供應物資的結算及價差清算工作。4工作程序4.1 物資采購物資采購依據(jù)集團公司物資供應辦法、物資招標采購辦法實行“法人采購、公開 招標、采管分離、多方監(jiān)督”的采購原則和“集中供應、分層管理”的供應管理方式。4.1.1物資供方的選擇、評價準則：a）采供部門根據(jù)所需采購的物資和招標活動的安排進行市場調查，對主要材料的每個品 種選擇兩家以上供方，并對其生產能力、交貨能力、產品信譽、質量、價格、服務和歷 史業(yè)績等進行現(xiàn)場評價或函件調查取證，收集相關資質材料。b）調查供方的質量體系保證能力、遵守法律法規(guī)的情況；c）調查供方的顧客滿意程

5、度或其他用戶的使用經驗；d）如果供方是經銷單位，還應根據(jù)需要評價其經銷產品的生產單位；e）對產品的樣品進行評價；特別對一次性采購或購買量較小的一般性產品，在采購前對產品樣品進行直觀驗證或試用，并做出評價；f）采供部門根據(jù)選擇和評價情況，填制“物資供方調查及評定記錄”，并根據(jù)招標結果和對供方做出的評價結論，建立“合格供方名錄”，經采供部門負責人審核后報項目部審批， 據(jù)以組織采購，并于每年元月、七月報設物部備案。4.1.2合格供方的管理a）采供部門對合格供方進行動態(tài)管理。確因工程需要臨時增加“合格供方名錄”以外的 供方時，執(zhí)行4.1.1，并及時經項目部審核批準，報設備部備案；b）對合格供方定期進行

6、質量跟蹤和復評，每半年一次；采供部門通過對自己的用戶進行調查和對供方提供的各項資料進行評定，填寫“供方質量跟蹤及復評記錄”；發(fā)現(xiàn)所供物資有質量不合格，或某些檔案資料失效時，應及時向該供方反饋，視其整改和提供資料 的情況確定是否繼續(xù)充當合格供方；c）設物部隨時掌握各項目部合格供方的動態(tài)情況， 并督促新增合格供方的評價選擇和上報 備案；每年元月、七月公布集團公司“合格供方名錄”。4.1.3采購信息管理a）項目部嚴格執(zhí)行集團公司物資供應辦法和物資招標采購辦法，組織有關單位對主要物資實行招標采購；b）采供部門編制主要物資申請（采購）計劃報項目部審批；c）采供部門根據(jù)合格供方評價和招標結果，考慮價格、交

7、貨期、運輸方式、運距等因素選擇最優(yōu)采購方案并征求用料單位意見后，與合格供方簽訂“工礦產品購銷合同”；項目部督促采供部門與需方簽訂“物資供應合同”，嚴格實行合同供應，并建立采購合同清單；d）當合格供方不能滿足合同要求或零星購置時，可在“合格供方名錄”以外的供方處采購但必須按本程序4.1.1的規(guī)定進行評價，確認能滿足合同要求時方可進行采購；e）如果采購物資的運輸委托外單位承包時，執(zhí)行4.1.1，對其進行評價確定為合格供方后， 與之簽訂運輸承包合同或協(xié)議。f）采購合同應滿足合同法及集團公司物資管理細則中有關規(guī)定和要求，明確采購產品的驗證方式，規(guī)定雙方權利、義務、違約責任及解決合同糾紛方式。4.1.4

8、采購物資的驗證a）當組織或顧客要求在供方現(xiàn)場實施驗證時，采供部門須在采購合同中就驗證安排、形式、 內容及放行方法做出規(guī)定；b）采供部門在接收采購產品時對采購物資/顧客提供物資進行數(shù)量、規(guī)格、外觀質量、隨 貨技術證件等進行驗收，確認無誤后填制收料單并簽字；c）采供部門不能把顧客對供方產品的驗證視作供方對質量進行了有效控制的依據(jù)，采供部門仍須按規(guī)定進行驗證。4.2產品標識和可追溯性4.2.1項目部在開工前應明確顧客提供物資品種及有可追溯性要求的物資，采供部門及各工區(qū)物資部門根據(jù)要求制定實施措施；4.2.2采供部門和各工區(qū)對采購/顧客提供物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、批/爐號、供方及檢 驗和試驗狀態(tài)等內容

9、進行標識；4.2.3標識方式可以用插掛標簽、劃分存放地點、記錄標識等方式；注意識別和保護標識， 防止不同類型的產品混用。4.3進貨檢驗和試驗4.3.1項目部技術部門根據(jù)合同要求，在工程項目開工前應制定進入工程主體的主要材料 （如鋼材、水泥及外加劑、防水材料等）的試驗要求和試驗計劃，確定進貨檢驗和試驗的操作方式（如組建/指定中心試驗室、確定試驗部門和采供部門職責等）；如果委外試 驗，則執(zhí)行4.1.1，對受委托方的試驗資質、信譽、試驗能力等方面進行評價，確定為合 格供方后，方可委托試驗。4.3.2采供部門根據(jù)項目部下達的試驗要求和試驗計劃及有關試驗規(guī)范，對采購/顧客提供的主要材料進行送檢或委托經授

10、權的部門送檢；4.3.3試驗部門對送檢樣品進行物理/化學性能試驗，在得出試驗結果而未完成試驗報告 之前，試驗部門通過在送檢通知單上簽字或電話通知采供部門試驗結果；4.3.4試驗報告填寫完整后，其原件/加蓋試驗單位套紅印章的復印件由試驗部門分發(fā)給 采供部門和各工區(qū)有關部門；4.3.5采供部門應建立進貨檢驗和試驗情況統(tǒng)計臺帳，并及時統(tǒng)計備查4.3.6緊急放行a）構成工程實體的采購產品不準緊急放行；b）其它采購產品緊急放行時執(zhí)行相關文件。不合格品/糾正措施4.4.1采供部門對采購物資或顧客提供物資，經直觀驗證或進貨檢驗和試驗后發(fā)現(xiàn)不符合 采購合同或試驗標準或有關質量標準和使用要求時，應進行標識、隔離

11、、評審、記錄， 并填寫“采購不合格品報告”；442應立即通知有關供方，進行協(xié)商處置，處置結果應由項目部確認；屬顧客提供的不 合格物資，應向項目部報告，由項目部向顧客報告，由顧客負責自行處理；4.4.3如果經常發(fā)生采購的產品不合格， 采供部門應分析原因，制定糾正措施，并由負責 人批準實施；項目部負責跟蹤驗證糾正措施的實施情況；4.4.4項目部應經常收集采購不合格品的信息，并將處置過程和結果以及相關記錄報設物 部備案。4.5物資搬運、貯存和發(fā)放4.5.1對采購產品和顧客提供的產品的搬運、貯存和發(fā)放，應執(zhí)行物資管理細則和鐵 路物資技術保管規(guī)程中有關規(guī)定；4.5.2根據(jù)被搬運產品的特點，選用適宜的搬運

12、設備、工具、搬運方法和防護措施，必要時采供部門負責人應先對搬運人員進行培訓，防止產品被損壞、腐蝕和污染等。4.5.3根據(jù)產品特性，選擇適宜的場地、庫房或容器進行貯存；對入庫貯存的物資應嚴格 驗收，做好物資驗收記錄，憑證資料必須齊備并妥善保管；應建立物資收、發(fā)、存明細 帳，做到帳、卡、物相符，并定期盤點，做好“物資月循環(huán)自點記錄”；對顧客提供產品應單獨存放保管，單獨建帳管理；4.5.4應做到發(fā)放物資必須憑證齊全，手續(xù)完備，并執(zhí)行定（限）額發(fā)料；發(fā)放物資應堅 持先進先出原則，有貯存期限要求的物資應在限期內發(fā)放，超過限期的應重新檢驗合格 后使用。發(fā)放中應做好產品保護或轉移。4.5.5對顧客提供產品在

13、搬運、貯存和發(fā)放過程中發(fā)生丟失、損壞、變質等情況，應及時 向項目部報告，由項目部向顧客報告。顧客要求復議時由項目部牽頭，會同有關部門與 顧客進行復議，查明原因，分清責任，做好記錄，及時處理。數(shù)據(jù)分析4.6.1采供部門每月對收、發(fā)、存動態(tài)進行統(tǒng)計，作為編制物資計劃等管理工作的依據(jù)；4.6.2設物部應經常收集項目部有關物資管理信息，并進行數(shù)據(jù)分析，以尋求改進機會。對易燃、易爆、有害有毒、油品及化學品的采購、標識、搬運、貯存和發(fā)放，執(zhí) 行危險物品管理規(guī)定。對易燃、易爆、有害有毒、油品及化學品在管理和使用過程中的環(huán)境和職業(yè)安全管 理執(zhí)行有關程序和作業(yè)文件；出現(xiàn)緊急情況時，執(zhí)行 應急準備和響應程序。項目

14、部應經常組織檢查本程序及有關物資管理辦法、作業(yè)文件的執(zhí)行情況，并將 檢查結果和存在的問題以書面形式通報項目部所有單位，同時報設物部一份備案。設物部應通過各種方式經常 A類工程項目物資的質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理 情況進行監(jiān)督檢查和指導，形成記錄并進行分析，尋找改進機會。物資管理過程中產生的各項記錄執(zhí)行 記錄控制程序。5相關/支持性文件5.1鐵路物資技術保管規(guī)程；5.25.35.4鐵路物資倉庫技術管理規(guī)定；物資管理規(guī)則；物資供應辦法；5.5物資招標采購辦法；5.6危險物品管理規(guī)定；5.7中華人民共和國合同法；5.8應急準備和響應程序；5.9記錄控制程序。6相關記錄6.1物資申請計劃；6.2物資

15、采購計劃；6.3物資供方及調查評定記錄及其檔案資料;6.4合格供方名錄；6.5合格供方跟蹤與復評記錄；6.6米購產品有關技術證件；6.7試驗報告6.8進貨檢驗和試驗情況統(tǒng)計臺帳；6.9物資驗收記錄6.10物資月循環(huán)自點記錄6.11物資收、發(fā)、存明細帳及相關憑證6.12米購不合格品報告7附表/附錄7.1物資供方調查及評定記錄；7.2合格供方名錄；7.3合格供方跟蹤與復評記錄；7.4進貨檢驗和試驗情況統(tǒng)計臺帳；7.5物資月循環(huán)自點記錄.7.6米購不合格品報告返回S/CX/SW01-1物資供方調查及評定記錄單位：檔案號:供方全稱法人代表營業(yè)執(zhí)照稅務登記號1、企業(yè)狀況 （經營范圍、 生產、供貨、 質保

16、能力及 信譽等）2、提供本產 品的歷史情 況（含供方及 其他顧客情 況）3、綜合評價單位領導：評價人：日期：指揮部/項目部審核：審核人：日期：合格供方名錄填報單位領導：（簽字、蓋章）編號:序號單位名稱郵編地址聯(lián)系電話入冊時間檔案號供應材料名稱指揮部領導審批:日期:填表人:日期:08/ 0409/ 04合格供方跟蹤與復評記錄單位:供方單位名稱質 量 跟 蹤 情 況（說明采供部門的用戶總數(shù)、走訪了哪些用戶、用戶對供方產品質量的評價 以及對采供部門的意見和建議）合格 供 方 復 評 情 況（注明對供方檔案資料有效性的驗證情況，并對其產品和服務質量等方面進 行綜合復評）跟蹤與復評結論單位領導復評人日期材料進貨檢驗和試驗情況統(tǒng)計臺帳填寫單位：頁碼： 第 頁序號材料名稱及型號規(guī)格批號或爐號供貨單位進貨時間進貨數(shù)量送檢時間試驗報告編號試驗單位檢驗和試驗結果說明：此表必須填寫進入工程主體的主要材料（如鋼材、水泥、外加劑、砂石料、防水材料等）；同批材料不同批號或爐號的分別填寫。試驗結果的填寫應顯示符合/不符合的試驗標準名稱物資月循環(huán)自點記錄