淺析中職學(xué)校電子檔案管理策略

1、淺析中職學(xué)校電子檔案管理策略論文關(guān)鍵詞：中職電子檔案標(biāo)準(zhǔn)管理論文摘要：網(wǎng)絡(luò)信息化時代的到采,對學(xué)校檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。本文擬通過對中職學(xué)校電子檔案管理工作現(xiàn)狀的分析,探尋適宜中職學(xué)校檔案管理的有效策略。隨著信息社會化的開展,電子文件以其傳輸快捷、可復(fù)制等優(yōu)點,正逐步代替紙質(zhì)文件,這給傳統(tǒng)的檔案工作帶來了新的挑戰(zhàn)。學(xué)校檔案工作是辦好學(xué)校的重要根底工作之一,是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理程度的一個重要標(biāo)志,也是評估學(xué)校全面建立的重要內(nèi)容之一。在職業(yè)院校學(xué)校檔案管理工作中,如何配合職業(yè)教育開展的需求,做好紙質(zhì)檔案向電子檔案管理的轉(zhuǎn)變,適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息時代電子檔案管理的環(huán)境,已成為目前學(xué)校檔案工作者越來

2、越關(guān)注的話題。一、中職學(xué)校電子檔案管理的現(xiàn)狀(一)重視程度不夠,管理不標(biāo)準(zhǔn)1制度不完善,管理隨意性強(qiáng)。中職學(xué)校部門多,教育教學(xué)管理工作繁雜,如涉及到教務(wù)方面的工作有:教學(xué)方案管理、課務(wù)管理、教材管理、考試管理、學(xué)生成績管理、學(xué)籍管理等等。由于工作繁雜,資料繁多,有些部門在計算機(jī)上起草制作的文件,經(jīng)常被無視,沒有采取很好的保護(hù)措施,甚至隨意對其進(jìn)展增、刪、改等操作,使其與打印出來的紙質(zhì)文件不一樣,從而失去了歸檔保存的意義。2歸檔程序不明確,存儲載體不平安。目前很多中職學(xué)校對電子文件的歸檔程序要求不夠明確,存儲過于分散,未實現(xiàn)集中脫機(jī)保管,計算機(jī)系統(tǒng)如出現(xiàn)問題,電子文件可能喪失;一些學(xué)校的電子文件

3、只是簡單地保存在計算機(jī)硬盤存儲器上,或以軟磁盤作為電子文件存儲的介質(zhì),一旦系統(tǒng)出現(xiàn)問題?；蜍洿疟P遭到損壞,極有可能造成電子文件遭到破壞,甚至全部喪失的嚴(yán)重后果。3歸檔不鑒定,真?zhèn)尾粎^(qū)分。歸檔電子文件的真假與價值,需要做區(qū)分及鑒定,假設(shè)電子存檔只是將計算機(jī)上所有的文件都存到光盤上,這樣歸檔,一方面是達(dá)不到存真去偽、存精去雜的目的,另一方面是使大量珍貴的文件吞沒在價值不大的檔案材料之中,給歸檔的管理帶來諸多不便。(二)專業(yè)人才缺乏。設(shè)備落后中職學(xué)校電子文件的歸檔工作,不但必須具有一支具備一定的檔案專業(yè)知識、較好的計算機(jī)操作技能的人才隊伍,還要引進(jìn)先進(jìn)的計算機(jī)設(shè)備,及相應(yīng)的管理軟件,這樣才能充分發(fā)揮

4、專業(yè)人才的作用。二、中職學(xué)校電子檔案管理對策(一)健全規(guī)章制度,完善管理體系1明確分工,形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)。學(xué)校檔案要實事求是地記錄學(xué)校各項工作、活動,記錄教師工作業(yè)績、學(xué)生情況等等,這些是學(xué)?？偨Y(jié)經(jīng)歷、制訂方案、進(jìn)展決策、處理各種問題最有價值的參考資料,是教師評先晉級的憑證,學(xué)生成長的記錄。因此中職學(xué)校要明確學(xué)校各部門的檔案搜集、整理、歸檔、匯總等各環(huán)節(jié)的工作分工,形成科學(xué)的檔案管理體系,發(fā)揮檔案積極作用,促進(jìn)學(xué)校安康開展。2標(biāo)準(zhǔn)電子文件搜集工作。在紙質(zhì)檔案管理中,檔案搜集是檔案工作諸環(huán)節(jié)的第一個環(huán)節(jié),檔案搜集工作如何,對后續(xù)各環(huán)節(jié)的影響很大。因為文件的搜集歸檔是否有序標(biāo)準(zhǔn),不僅會影響檔案的完

5、好性,而且影響今后的開發(fā)利用。對于電子檔案來說,電子文件的搜集也是諸環(huán)節(jié)的第一個環(huán)節(jié),是做好電子檔案管理工作的基矗電子文件的特性決定了電子文件的搜集不同于紙質(zhì)檔案,其搜集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質(zhì)檔案。如對草稿文件,由于不具備正式文件的功能,所以一般情況下可不保存。但是,假設(shè)對正式的紙質(zhì)文件有進(jìn)展全文信息自動檢索的要求時,或者從保存文件重要修改正程的信息考慮,那么應(yīng)對其進(jìn)展搜集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件,那么應(yīng)及時搜集和整理,并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識關(guān)系,尤其是對無紙化系統(tǒng)生成的電子文件,應(yīng)當(dāng)有更嚴(yán)格的措施。并應(yīng)在搜集積累過程中制作成紙質(zhì)拷貝件,以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況

6、時電子文件信息喪失。3嚴(yán)格電子文件的歸檔管理。電子文件歸檔,是將應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件,經(jīng)過整理確定檔案屬性后,從計算機(jī)的存儲器或其網(wǎng)絡(luò)存儲器上,拷貝或刻錄到可脫機(jī)的存儲載體上,以便長期保存的工作過程。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件,其歸檔的方法是不同的,假設(shè)是電子計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),按要求轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)庫或記錄有歸檔的標(biāo)識即可完成歸檔任務(wù)。但以存儲載體傳遞的電子文件歸檔,就必須做一些輔助和認(rèn)證工作,運用“雙套式管理形式,將電子文件以紙張和數(shù)字化載體(如磁盤、磁帶、光盤等)制作雙重備份,并分別歸檔管理,形成兩種介質(zhì)、兩套同一內(nèi)容的檔案。目前在學(xué)校檔案管理中,為了便于保管和利用,兩套同版本的電子文件,一套由檔案管理

7、部門統(tǒng)一保管,另一套由相關(guān)業(yè)務(wù)部門保管。為確保電子文件的真實性,歸檔電子文件的格式,應(yīng)為通用標(biāo)準(zhǔn),如文檔文件宜采用txt格式或d格式,數(shù)據(jù)文件宜采用dbf文件,圖像文件宜采用jpg格式等,在對電子文件進(jìn)展歸檔的同時,應(yīng)注意對電子文件的運行環(huán)境、使用的操作平臺、設(shè)備要求等進(jìn)展說明,必要時運行電子文件的原程序應(yīng)一并歸檔保管。4健全電子文件管理的檢查審核制度。電子公文與一樣內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等法律效力。因此,電子公文管理工作要得到強(qiáng)化,就必須建立相應(yīng)的核查制度,定期對文書、檔案部門進(jìn)展管理檢查,重點檢查歸檔文件是否完好,公文檔案形成的過程手續(xù)是否齊全,是否符合歸檔、立卷和網(wǎng)上傳輸發(fā)布的要求等等。5

8、標(biāo)準(zhǔn)公文制作和控制程序。對形成的新的公文檔案要指定一個終端(專人或部門),各方面的公文檔案經(jīng)終端審核后統(tǒng)一在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)送,確保各種來源的檔案實現(xiàn)統(tǒng)一的格式和構(gòu)造,便于標(biāo)準(zhǔn)處理和控制。檔案數(shù)據(jù)的傳輸交流和使用要本著“標(biāo)準(zhǔn)、先進(jìn)、實用的原那么,盡量采用通用的文件格式。嚴(yán)格各環(huán)節(jié)的管理權(quán)限,對文件處理過程中的各類修改信息應(yīng)予以保存,不可任意進(jìn)展刪除處理。6嚴(yán)格查閱制度。學(xué)校檔案保存要求完好、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、平安,便于開發(fā)利用,學(xué)校的電子檔案的查閱同樣必須按照檔案借查制度經(jīng)學(xué)校相關(guān)負(fù)責(zé)人審批,嚴(yán)格履行登記手續(xù),寫明查閱目的。明確電子檔案是否能隨意復(fù)制粘貼。(二)加大投入力度,充實硬件設(shè)備中職學(xué)校要積極開拓電

9、子檔案存儲的新途徑,為檔案管理部門裝備必要的計算機(jī)刻錄設(shè)備,對應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補(bǔ)管理軟件的平安破綻,對防火墻和防病毒軟件實現(xiàn)全天候自動晉級。搞好檔案上傳、下載的平安等級和訪問權(quán)限。(三)加強(qiáng)隊伍建立,適應(yīng)技術(shù)開展從事電子文檔管理必須具備檔案管理方面的根底知識和計算機(jī)信息技術(shù)等多方面的技術(shù)技能。一要注意引進(jìn)多方面的專業(yè)人才,充實檔案干部隊伍,建立復(fù)合型多層次的專業(yè)技術(shù)隊伍。如電子計算機(jī)軟硬件技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)人才,承受過大學(xué)教育的檔案管理專業(yè)人才,對此類人才可以經(jīng)過短期專業(yè)培訓(xùn)就根本可以到達(dá)電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入,對在職人員進(jìn)展各種形式的再教育,使他們迅速掌握電子檔案管理的根本知識技能,以適應(yīng)技術(shù)開展的需要。【參考文獻(xiàn)】1譚錚培