文書檔案管理規(guī)章制度匯編

1、文書檔案治理制度在專門多企業(yè)尤其是中小公司看來會(huì)議文書檔案的治理制度可有可無阻礙不大事實(shí)上不然即使一個(gè)再小的公司假如對(duì)這些看似瑣碎的方方面面失于治理就會(huì)使公司的運(yùn)作陷入一種無序的狀態(tài)長(zhǎng)此以往公司的治理勢(shì)必陷入混亂因此要想幸免這種后果必須掌握以下幾個(gè)方面一.文印室治理規(guī)定第一條 為了加強(qiáng)公司的文件治理特制定本規(guī)定第二條 公司的文件有打印必要時(shí)方予打印內(nèi)部傳遞的簡(jiǎn)單請(qǐng)示報(bào)告或其他不需打印的文件一般不予打印第三條 公司發(fā)文需由起草人定稿抄正經(jīng)有批準(zhǔn)發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準(zhǔn)打印一般文件的打印復(fù)印傳真須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后才予辦理部門經(jīng)理不在時(shí)可經(jīng)總裁辦公室主任同意后辦理第四條 私人資料不得在公

2、司打印復(fù)印或用公司傳真機(jī)傳送以免阻礙公司的正常工作第五條 文印室工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作按時(shí)完成任務(wù)對(duì)收到的文件資料應(yīng)及時(shí)給有關(guān)部門人員送發(fā)或及時(shí)通知有關(guān)人員到文印室取回不得延誤第六條 文印室人員應(yīng)樹立嚴(yán)格的保密觀念不得隨意將打印復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司治理中須保密的事項(xiàng)透露給他人不得載留任何文件第七條 文印室對(duì)送來打印復(fù)印傳確實(shí)文件資料應(yīng)做好登記并在月終作統(tǒng)計(jì)核算屬業(yè)務(wù)部門的由各部門承擔(dān)費(fèi)用屬行政治理部門的統(tǒng)一列行政開支第八條文印室工作人員初次違反上述規(guī)定的給予批判或處元以下罰款屢教不改或給公司造成不良的社會(huì)阻礙或較大經(jīng)濟(jì)損失處元以上罰款直至辭退第九條 本規(guī)定自年月日起執(zhí)行行文表

3、發(fā)文號(hào)保密區(qū)分絕對(duì)機(jī)密另文呈受文者副本份數(shù)附件發(fā)文號(hào)數(shù)極機(jī)密函機(jī)密令密事由繕校員發(fā)文日期一般傳遞法限時(shí)送特快送快件核辦人核稿人承辦人一般保存年二.文件收發(fā)規(guī)定第一條 公司的文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核公司總經(jīng)理簽發(fā)公司本部各部門的文件由各部門負(fù)責(zé)起草辦公室審核總經(jīng)理簽發(fā)第二條 文件簽發(fā)后送辦公室統(tǒng)一安排打字打印后送回起草部門校對(duì)校對(duì)無誤方能復(fù)印蓋章第三條 文件和原稿由辦公室分類歸檔保存?zhèn)洳榈谒臈l 屬于秘密的文件核稿人應(yīng)該注明秘密字樣并確定報(bào)送范圍秘密文件按保密規(guī)定由專人印制報(bào)送第五條 文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)發(fā)送送件人應(yīng)將文件內(nèi)容報(bào)送日期部門接件人等事項(xiàng)登記清晰并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果秘密文件由專

4、人按核定的范圍報(bào)送第六條 外來的文件由辦公室專人負(fù)責(zé)簽收并分類登記由辦公室主任提出處理意見后簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門不得積壓遲誤屬急件的應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送第七條 傳閱文件由辦公室專人負(fù)責(zé)收回對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指示的文件辦公室應(yīng)及時(shí)組織傳達(dá)和落實(shí)往來信函記錄表客戶或單位:類不日期來去函內(nèi)容處理人回函日期回函內(nèi)容去來三.公司報(bào)刊郵件函電收發(fā)制度第一條 全公司公私報(bào)刊外來郵件外發(fā)公啟函電等由公司收發(fā)室負(fù)責(zé)收發(fā)第二條 外發(fā)函電要求1、 各部門因公需外發(fā)函電經(jīng)辦人員應(yīng)于每天下午點(diǎn)往常將函件電報(bào)底稿送到收發(fā)室另填寫掛號(hào)平信電報(bào)外發(fā)登記表2、 每天下午點(diǎn)往常公司收發(fā)室應(yīng)將當(dāng)日外發(fā)函電清點(diǎn)累計(jì)送交郵

5、局寄發(fā)信函寄發(fā)記錄表業(yè)務(wù)類公共關(guān)系采購類總務(wù)類 發(fā)函日期發(fā)函單位文不內(nèi)容寄發(fā)單位回函日期回函內(nèi)容第三條 外來郵件治理1、 外來郵件一律公司收發(fā)室簽收分發(fā)2、 凡掛號(hào)紙包包裹單貨運(yùn)單等由收發(fā)室通知收件人到收發(fā)室當(dāng)面簽收3、 一般公啟函電和公司內(nèi)職工私人信件由收發(fā)室開具清單分放到各單位信報(bào)箱內(nèi)4、 私人不明平信一律放到信架信袋內(nèi)由個(gè)人自取5、 不論公私郵件收發(fā)室應(yīng)隨到隨清及時(shí)分發(fā)不得丟失損壞擱置延誤對(duì)國(guó)外來函應(yīng)檢查封口郵戳如發(fā)覺被拆封或郵票被撕應(yīng)拒絕簽收并向郵局反映查明原由6、 凡掛號(hào)信匯款單包裹單貨運(yùn)單等的收件人在收發(fā)室通知發(fā)出后應(yīng)隨即到收發(fā)室領(lǐng)取郵單并及時(shí)去郵局取款取件超期罰款收發(fā)室概不負(fù)責(zé)第

6、四條 報(bào)刊訂購與收發(fā)1、報(bào)刊訂購（1） 訂購時(shí)刻：上半年下半年（2）訂購手續(xù)：不論單位和個(gè)人均需先到收發(fā)室查閱報(bào)刊目錄再將需要訂購的報(bào)刊代號(hào)名稱出版日期單價(jià)訂購份數(shù)期數(shù)填寫清晰交收發(fā)員核對(duì)算價(jià)確認(rèn)無誤后當(dāng)面繳款開票公費(fèi)訂購報(bào)刊由收發(fā)員持訂單到財(cái)務(wù)部門辦理付款托收手續(xù)歸口治理報(bào)刊公費(fèi)訂購的單位除按上述要求填寫預(yù)訂單外還須填寫報(bào)刊分發(fā)清單詳細(xì)寫明各種報(bào)刊分發(fā)到哪些單位或個(gè)人2、報(bào)刊收發(fā)（1） 收發(fā)員每天對(duì)郵局送來的報(bào)刊應(yīng)對(duì)比郵局分送清單分類清點(diǎn)發(fā)覺有差錯(cuò)應(yīng)及時(shí)登記并要求補(bǔ)缺退任（2） 收發(fā)員收到郵局送來的報(bào)刊后應(yīng)及時(shí)分發(fā)不得耽擱延誤收發(fā)員清點(diǎn)分發(fā)報(bào)刊時(shí)刻為小時(shí)任何人不得進(jìn)入收發(fā)室四.公司文件治理規(guī)

7、定（一）總則第一條為減少發(fā)文數(shù)量提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用特制訂本制度第二條文件治理內(nèi)容要緊包括上級(jí)函電來文同級(jí)函電來文本廠上報(bào)下發(fā)的各種文件資料第三條按照黨政分工的原則全廠各類文件分不由黨委辦公室和廠部辦以下簡(jiǎn)稱兩辦歸口治理送發(fā)公文登記簿日期文號(hào)收文單位文不事由附件附本回涵內(nèi)容表格檔案處理工作一覽表部門表格檔案名稱聯(lián)數(shù)負(fù)責(zé)職不表格性質(zhì)完成期限審核職不審核日期日?qǐng)?bào)月報(bào)記錄其他（二）收文的治理第四條 公文的簽收1、 凡來廠公啟文件除廠領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外均由廠收發(fā)員登記簽收由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外后分不交兩辦機(jī)要秘書拆封在簽收和拆封時(shí)收發(fā)員和機(jī)要秘書

8、均需注意檢查封口和郵戳對(duì)開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明緣故對(duì)密件開口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收2、 對(duì)上級(jí)機(jī)要部門發(fā)來的文件要進(jìn)行信封文件文號(hào)機(jī)要編號(hào)的四對(duì)口核定假如其中一項(xiàng)不對(duì)口應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)第五條 公文的編號(hào)保管1、 兩辦機(jī)要秘書對(duì)上級(jí)來文拆封后應(yīng)及時(shí)附上文件處理傳閱單并分類登記編號(hào)保管須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親啟文件廠領(lǐng)導(dǎo)啟封后也應(yīng)分不交兩辦辦理正常手續(xù)2、 本廠外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分不送交兩辦機(jī)要秘書進(jìn)行登記編號(hào)保管不得個(gè)人保存第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)1、 凡正式文件均需分不由兩辦主任或副主任依照文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后由機(jī)要秘書分送承辦部門閱辦重要

9、文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)親自閱批后分送承辦部門閱辦為幸免文件積壓誤事一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完緊急文件要月即辦2、 一般函電單據(jù)等分不由兩辦機(jī)要秘書直接分轉(zhuǎn)處理如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理3、 為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門應(yīng)按批示次序依次傳閱最遲不得超過天專門情況例外第七條 文件的傳閱與催辦1、 傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定不得將有密級(jí)的文件帶回家宿舍或公共場(chǎng)所也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容2、 閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)刻當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室閱批文件一般不得超過天閱后應(yīng)簽名以

10、示負(fù)責(zé)如有領(lǐng)導(dǎo)批示擬辦意見兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜3、 閱文時(shí)不得抄錄全文不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件如確系工作需要要辦理借閱手續(xù)以防止丟失泄密4、 文件閱完后應(yīng)送交兩辦機(jī)要秘書切忌橫傳5、 兩辦機(jī)要秘書對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任承辦部門接到文件函電應(yīng)立即指定專人辦理不得將文件壓放分散如需備查應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定并征得兩辦同意后予以復(fù)印或摘抄原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)6、 按照閱文范圍離退休干部一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件或由兩辦機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文（三）發(fā)文的治理第八條 發(fā)文的規(guī)定1、 全廠上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力集中于廠部各群眾團(tuán)體和部門一律不得自行

11、向上向下發(fā)送正式文件2、 各群眾團(tuán)體部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)向廠部提動(dòng)身文申請(qǐng)并將文件底稿交廠辦審核廠部同意發(fā)文則由廠辦按機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以廠字發(fā)文3、 對(duì)全廠阻礙較大涉及兩個(gè)以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件須由廠長(zhǎng)批準(zhǔn)簽發(fā)其余文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)第九條 發(fā)文的范圍1、 凡是以廠部名義發(fā)出的文件通告決定決議請(qǐng)示報(bào)告編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)均屬發(fā)文范圍2、 廠部下發(fā)文件要緊用于（1） 公布全廠規(guī)章制度（2） 轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或依照上級(jí)文件精神制訂的工廠文件（3） 公布工廠體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)（4） 公布全廠性的重大生產(chǎn)技術(shù)經(jīng)營(yíng)治理政治工作生活福利等工

12、作的決定（5） 公布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)（6） 其他有關(guān)全廠的重大事項(xiàng)3、 上行文外發(fā)文要緊用于（1） 對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作打算請(qǐng)示報(bào)告處理決定（2） 同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生產(chǎn)技術(shù)人事勞資物資供應(yīng)科研基建經(jīng)營(yíng)治理等事宜4、 在工廠日常生產(chǎn)技術(shù)經(jīng)營(yíng)治理中有關(guān)圖紙技術(shù)文件工藝修改審批工作安排部署傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)應(yīng)按有關(guān)制度辦理經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行一般不用廠部文件公布5、 凡各業(yè)務(wù)科室如開專題會(huì)議所作的決定一般都不應(yīng)發(fā)文不備查考能夠科室名義用工作簡(jiǎn)訊發(fā)會(huì)議紀(jì)要6、 各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系可用各科室的名義對(duì)外發(fā)函應(yīng)各自編號(hào)備查不用廠部名義發(fā)文（四）發(fā)文程

13、序與要求第十條 發(fā)文程序規(guī)定1、 各單位需要發(fā)文應(yīng)事先向廠部提出申請(qǐng)2、 廠部同意發(fā)文時(shí)主辦單位應(yīng)以國(guó)家法令上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿表格治理登記表申請(qǐng)單位申請(qǐng)年月日表格名稱表格編號(hào)表格用途備考3、 草擬文稿必須從全廠角度動(dòng)身做到情況確實(shí)觀點(diǎn)鮮亮條理清晰層次分明文字簡(jiǎn)練標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確書寫工整嚴(yán)禁使用鉛筆圓珠筆紅墨水和彩筆書寫4、 文稿擬就后擬稿人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁詳細(xì)寫明文件標(biāo)題發(fā)送范圍印刷份數(shù)擬稿單位與擬稿人并簽名蓋章標(biāo)定日期和密級(jí)5、 廠辦應(yīng)依照廠部的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神有關(guān)文件規(guī)定對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改對(duì)涂改不清文字錯(cuò)漏嚴(yán)峻內(nèi)容不妥格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿6、 經(jīng)廠辦審

14、查修改后的文稿送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿對(duì)文稿內(nèi)容質(zhì)量負(fù)責(zé)7、 對(duì)審核時(shí)修改較多有礙打印和存檔的文稿應(yīng)由擬稿部門重新抄寫清晰8、 需經(jīng)會(huì)簽的文稿應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門會(huì)簽文稿審核會(huì)簽后按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定呈送廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)9、 經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交廠辦機(jī)要秘書統(tǒng)一編號(hào)送打字室打印10、 文件打印清樣應(yīng)由擬稿人校對(duì)校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名11、 文件打字后由廠辦派專人按數(shù)印刷再由兩辦機(jī)要秘書分發(fā)并檢查落實(shí)情況對(duì)印刷質(zhì)量不行的文件機(jī)要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)（五）文件的借閱和清退第十一條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條對(duì)有密級(jí)的文件須兩辦主任同意后方可借閱第十二條 借閱

15、文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)就地閱看按時(shí)歸還任何人不得將文件帶走或全文抄錄不同意拆卷和在文件上勾畫等第十三條 兩辦機(jī)要秘書對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦應(yīng)定期對(duì)情況差不多辦妥的本廠文件和上級(jí)要求限期清退的文件進(jìn)行收繳清退工作一般為月底一小清季末一中清年終一總清如發(fā)覺文件丟失必須及時(shí)查明緣故和責(zé)任者并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告第十四條 各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交保管保密催辦檢查工作（六）文件的立卷與歸檔第十五條 文件的歸檔范圍1、凡下列文件統(tǒng)一分不由兩辦負(fù)責(zé)歸檔（1） 上級(jí)機(jī)關(guān)來文包括上級(jí)對(duì)工廠報(bào)告申請(qǐng)的批復(fù)（2） 廠部發(fā)出的報(bào)告指示決定決議通報(bào)紀(jì)要重要通知工作總結(jié)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的各類打算統(tǒng)計(jì)

16、季度年度報(bào)表等（3） 廠長(zhǎng)辦公室廠務(wù)會(huì)工廠治理委員會(huì)中層干部會(huì)以及各種專業(yè)例會(huì)記錄（4） 廠一級(jí)組織召開的代表大會(huì)所形成的報(bào)告總結(jié)決議發(fā)言簡(jiǎn)報(bào)會(huì)議記錄等（5） 有保存價(jià)值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果（6） 參加上級(jí)召開的各種會(huì)議帶回的文件資料及本廠在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等（7） 上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來廠檢查視察工作的報(bào)告指示記錄以及本廠向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料（8） 反映本廠生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)先進(jìn)人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品（9） 工廠日志和大事記（10） 工廠向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料2、業(yè)務(wù)科室各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料由各業(yè)務(wù)科室群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔第十六條 立卷要求1、 文

17、件立卷應(yīng)按照內(nèi)容名稱作者時(shí)刻順序分門不類地進(jìn)行整理歸檔2、 立卷時(shí)要求把文件的批復(fù)正本底稿主件附件收集齊全保持文件材料的完整性3、 要堅(jiān)持平常立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則重要工作重要會(huì)議形成的文件材料要及時(shí)立卷歸檔4、 上年度形成的文件材料要求在下年度月份往常整理完月份正式向檔案館室移交清單一式兩份接交單位各留存一份備查（七）文件的銷毀第十七條 關(guān)于多余重復(fù)過時(shí)和無保存價(jià)值的文件廠辦機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊(cè)并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件應(yīng)派專車分不由廠辦機(jī)要秘書和正副主任護(hù)送到上級(jí)機(jī)關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀五.公司文書治理制度(一)總則第一條 為確保文書事務(wù)正常順利進(jìn)

18、行促進(jìn)與提高組織治理工作的效率特制定本制度第二條 所謂文書是指業(yè)務(wù)工作上往來公文報(bào)告會(huì)議決議規(guī)定合同書專利許可證書電報(bào)各種賬簿圖表參考書等一切業(yè)務(wù)用書與公文第三條 全部文書歸公司所有并收藏任何個(gè)人不得私自占有第四條 必須嚴(yán)格保守文書的機(jī)密第五條 文書按下列要點(diǎn)處置或辦理凡重要事宜的指示請(qǐng)示匯報(bào)報(bào)告?zhèn)鬟_(dá)答復(fù)等等一律以文書的形式進(jìn)行所有文書的處置都必須以準(zhǔn)確與迅速為原則必須明確責(zé)任即使在緊急狀況下以口頭或電話形式處置的事項(xiàng)事后也必須以文書形式記錄下來第六條 文書的治理原則規(guī)定如下:1. 文書的收發(fā)領(lǐng)取與寄送原則上由總公司總務(wù)部負(fù)責(zé)2. 分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書治理另有文書治理細(xì)則做出規(guī)定(二)文書的

19、收發(fā)第七條到達(dá)文書全部由文書主管部門接收并按下列要點(diǎn)處置1、 一般文書予以啟封分送各部門2、 私人文書不必開啟直接送收信人3、 分送各部門的文書若有差錯(cuò)必須立即退回總務(wù)部(三)文書的處理第八條 文書按機(jī)密程度可分為以下幾類:1. 絕密指極為重要同時(shí)不得向無關(guān)人員泄漏內(nèi)容的文書2. 秘密指次重要同時(shí)所涉及內(nèi)容不能向公司內(nèi)外無關(guān)人員透露的文書表表格登記單圖表名稱聯(lián)數(shù)填制單位移送單位功能內(nèi)容性質(zhì)印制日期數(shù)量表格編號(hào)每月用量產(chǎn)品經(jīng)理室自存生管部產(chǎn)品講明產(chǎn)品講明規(guī)格訂定各產(chǎn)品工程分析表工程分析工程標(biāo)準(zhǔn)品檢標(biāo)準(zhǔn)品檢組品檢標(biāo)準(zhǔn)品檢標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)退料單領(lǐng)料人自存會(huì)計(jì)生管領(lǐng)料憑證領(lǐng)退料名稱數(shù)量憑證原物料庫存卡倉庫物料治

20、理原物料耗用狀況賬卡耗用月報(bào)表自存會(huì)計(jì)生管對(duì)賬操縱原物料耗用狀況月報(bào)庫存月報(bào)表原物料庫存記錄制造通知單生管自存業(yè)務(wù)生產(chǎn)部派工用制造講明原物料講明發(fā)工用生產(chǎn)進(jìn)度表生產(chǎn)進(jìn)度生產(chǎn)狀況表自存程序操縱用細(xì)步進(jìn)度產(chǎn)量操縱工作表完工報(bào)告單自存經(jīng)理室計(jì)算成本原物料工時(shí)品質(zhì)記錄每批報(bào)告品檢日?qǐng)?bào)表品管自存生管品檢狀況各批品檢狀況日?qǐng)?bào)品檢記錄表自存工作表3、機(jī)密：指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書4、 一般：指非機(jī)密文書假如附有其他調(diào)查問卷之類的重要東西則另當(dāng)不論5、 傳閱：指在本公司內(nèi)部傳閱或傳達(dá)的文書第九條 一般文書的處理原則如下1、 由部門經(jīng)理以上級(jí)不的主管負(fù)責(zé)對(duì)文書進(jìn)行批閱回答批辦以及其他必要的處理或者由其

21、指定下屬對(duì)文書進(jìn)行具體處理2、 假如遇到重要或異常事項(xiàng)必須及時(shí)與上一級(jí)主管取得聯(lián)系按上級(jí)指示辦理3、 各種有關(guān)聯(lián)的事項(xiàng)必須與各部門商量后方能予以處置第十條 機(jī)密文書的處理原則如下1、 機(jī)密文書原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理2、 指名或親啟文書原則上應(yīng)在封面上注明文書所涉及事項(xiàng)的要點(diǎn)和發(fā)文者姓名并由發(fā)文者封緘3、 到達(dá)的指名或親啟文書原則上由信封上所指名的人開啟其他人不得擅自啟封假如某主管在職務(wù)上有權(quán)替代來件所指名者不受本條規(guī)定的約束第十一條 文書的閱覽原則如下1、 某文書被閱覽后閱覽者必須簽字表示差不多閱覽完畢如有必要可在文書的空白處填寫閱覽后的意見并轉(zhuǎn)給或交還文書的主管2、 有必要在各部門傳

22、閱的文書必須附上傳閱登記簿按傳閱登記簿規(guī)定欄目填寫并最終交還文書主管第十二條 與各部門有關(guān)的文書在處理意見上假如存在分歧則由文書的主管部門出面進(jìn)行協(xié)商假如不能協(xié)商一致上報(bào)或請(qǐng)示上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)由上級(jí)裁決(四)請(qǐng)示審批第十三條 請(qǐng)示審批是公司經(jīng)營(yíng)的一項(xiàng)重要程序凡公司經(jīng)營(yíng)重要事項(xiàng)都必須經(jīng)請(qǐng)示獲得董事會(huì)總裁和常務(wù)董事審查裁決和公文批復(fù)之后方能實(shí)行第十四條 須請(qǐng)示審批事項(xiàng)如下1、 職務(wù)及重要人事安排2、 各種制度性規(guī)定的變更3、 重要契約的締結(jié)解除與變更4、 訴訟行為5、 與政府機(jī)構(gòu)有關(guān)的各種重要的請(qǐng)示回執(zhí)申請(qǐng)等等6、 土地建筑物以及事務(wù)所權(quán)利的購買與轉(zhuǎn)讓7、 大額饋贈(zèng)謝禮以及宣傳廣告費(fèi)用的開支8、 分支機(jī)構(gòu)

23、的增減與升降9、 預(yù)算與決算事宜10、 借款與貸款以及借貸銀行的開設(shè)與變更11、 重要或高額物品的采購不急用或不需要物品的轉(zhuǎn)讓或廉價(jià)出售12、 定期或不定期刊物發(fā)刊修改與廢除以及費(fèi)用開支的修訂13、 有關(guān)公司經(jīng)營(yíng)的重要打算與企劃14、 其他上述未涉及的重要事項(xiàng)第十五條 請(qǐng)示審批者為分公司經(jīng)理以及以此為標(biāo)準(zhǔn)確定的主管第十六條 對(duì)請(qǐng)示審批的提案文書必須進(jìn)行認(rèn)真斟酌以便能順利實(shí)施第十七條 請(qǐng)示審批的事項(xiàng)必須以提案文書的方式經(jīng)主管呈交總部假如情況緊急同意直接以非文書形式請(qǐng)示但事后必須盡快撰寫請(qǐng)示提案文書上報(bào)第十八條 請(qǐng)示提案文書的內(nèi)容包括標(biāo)題正文理由講明和附錄提案文書應(yīng)一式多份分送有關(guān)部門如業(yè)務(wù)部門出

24、版部門總務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門等等第十九條 請(qǐng)示提案文書必須編號(hào)注明起草者或請(qǐng)示者所屬分支機(jī)構(gòu)及部門并簽名蓋章第二十條 請(qǐng)示審批內(nèi)容一旦被上級(jí)認(rèn)可并做出決定則以請(qǐng)示提案書副本替代批復(fù)返回并請(qǐng)示部門予以執(zhí)行第二十一條 請(qǐng)示提案原本由總務(wù)部保管(五)文書的制作第二十二條 文書制度要領(lǐng)如下1、 文書必須簡(jiǎn)明扼要一事一議語言措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范2、 起草文書的理由包括起因以及中間交涉過程加以證明必須做出交代必要時(shí)附上相關(guān)資料與文件3、 必須明確起草文書的責(zé)任者并署上請(qǐng)示審批提案者姓名對(duì)請(qǐng)示提案文書進(jìn)行修改時(shí)修改者必須認(rèn)真批閱原件修改后必須署名第二十三條 文書的起草必須征得主管同意同時(shí)在主管有了明確的決定之后進(jìn)行

25、文書起草只是一個(gè)文書化的過程與結(jié)果文書的草案必須予以保存第二十四條 重要文書必須通過公證同時(shí)在正式文書形成前掌握并附上具有價(jià)值的證據(jù)或證明文件第二十五條 文書的署名按下列規(guī)定進(jìn)行1、 公司內(nèi)文書假如是一般往來文書只需主管署名假如是單純的上報(bào)文書或者不涉及各部門且內(nèi)容不重要的文書只需部門署名假如是重要文書按責(zé)任范圍由總裁副總裁常務(wù)董事署名或者署有關(guān)部門的主管姓名與職務(wù)2、 對(duì)外文書如合同書責(zé)任狀政府許可申請(qǐng)書回執(zhí)公告等重要文書一律署總裁職務(wù)與姓名假如是總裁托付事項(xiàng)可由指名責(zé)任者署名上列規(guī)定以外的文書也可署分公司或分支機(jī)構(gòu)主管的職務(wù)與姓名第二十六條 文書的蓋章按下列要點(diǎn)進(jìn)行1、 在正本上必須加蓋文

26、書署名者的印章副本能夠加蓋署名者或所在部門印章2、 假如文書署名者不在可加蓋職務(wù)或代理者印章并加蓋具體執(zhí)行者印章替代但在這種情況下文書存檔前必須加蓋署名者印章3、 以部門或公司名義起草的文書在旁側(cè)加蓋有關(guān)責(zé)任者印章第二十七條 總裁與公司印章按下列原則使用1、 在有必要加蓋總裁公司印章時(shí)必須填寫托付申請(qǐng)書經(jīng)所屬部門主管認(rèn)可同時(shí)加蓋印章之后向總務(wù)部門提出2、 總務(wù)部主管經(jīng)審核簽名蓋章批準(zhǔn)申請(qǐng)如有必要?jiǎng)t需請(qǐng)示總裁3、 在需要總裁簽字的情況下手續(xù)同前4、 經(jīng)總務(wù)部批準(zhǔn)后去印章保管員處加蓋公司印章5、 一些帶有公司字樣或總裁職務(wù)字樣的印章須經(jīng)主管同意直接向印章保管員申請(qǐng)加蓋(六)文書的發(fā)送第二十八條 一

27、些需要郵寄或?qū)Ｈ诉f交的文書按下列要點(diǎn)進(jìn)行發(fā)送必要時(shí)還須給文秘室以回復(fù)或回執(zhí)調(diào)查報(bào)告不受本條規(guī)定限制1、 文書封面必須明確寫清發(fā)送或接收單位單位地址以及收件人姓名同時(shí)注明快遞郵寄面呈或轉(zhuǎn)交等字樣2、 公司內(nèi)部文書原則上不作封緘第二十九條 各部門的郵寄文書必須于發(fā)送前在發(fā)信登記本與郵資明細(xì)賬上做好登記并填寫表格請(qǐng)印申請(qǐng)單第一聯(lián) 請(qǐng)印單位存 第二聯(lián) 存采購單位 第三聯(lián) 存總務(wù)部門請(qǐng)印單位表格名稱用途聯(lián)數(shù)及分送單位式 聯(lián) 第聯(lián)第2聯(lián)第3聯(lián)請(qǐng)印日期需要日期表格編號(hào)表格格式依舊格式印刷品 依附樣印刷現(xiàn)有存量請(qǐng)印數(shù)量每月耗量使用年數(shù)需校對(duì)否需 否(七)文書的整理與保存第三十條 文書按內(nèi)容進(jìn)行整理后分為兩類保

28、管一類是尚未完結(jié)的文書另一類是能夠歸檔的文書第三十一條 全部完結(jié)的文書分不按所屬部門文件機(jī)密程度整理編號(hào)和保存年限進(jìn)行整理與編輯并在文書保存簿上做好登記歸檔保存第三十二條 制度規(guī)定不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利書合同書往來公文與特許專利等特不重要的文書由總務(wù)部填寫重要文書目錄后予以保存第三十三條 分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書分為兩類一類是特不重要的文書直接歸主管保存另一類是一般的文書留存各部門保管第三十四條 文書的保存年限如下1、 永久保存文書包括章程股東大會(huì)及董事會(huì)議事記錄重要的制度性規(guī)定重要的契約書協(xié)議書登記注冊(cè)文書股票關(guān)系書類重要的訴訟關(guān)系文書重要的政府許可證書有關(guān)公司歷史的文書決算書和其他重要的文書2、 保存十

29、年文書包括請(qǐng)求審批提案文書人事任命文書獎(jiǎng)金工資與津貼有關(guān)文書財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬簿傳票與會(huì)計(jì)分析報(bào)表以及永久保存以外的重要文書3、 保存五年文書指不需要保存十年的次重要文書4、 保存一年文書指無關(guān)緊要或者臨時(shí)性文書假如是調(diào)查報(bào)告原件則由所在部門主管負(fù)責(zé)確定保存年限第三十五條 全部重要的機(jī)密文書一律存放在保險(xiǎn)柜或帶鎖的文件柜中第三十六條保存期滿以及沒必要接著保存的經(jīng)主管決定填寫廢除理由和日期之后予以銷毀機(jī)要文書一律以焚燒的方式銷毀第三十七條 假如職務(wù)或部門劃分發(fā)生變更或者做出調(diào)整則必須在有關(guān)登記簿上注明變更與調(diào)整的理由以及變更與調(diào)整后的結(jié)果第三十八條 必須做好重要文件的借閱登記工作并注明歸還日期一切借閱都

30、必須出具借閱證第三十九條 在制度難以執(zhí)行時(shí)須與總務(wù)部聯(lián)系由文書主管做出裁定第四十條 本制度自頒布之日起實(shí)施六.公司文書制作制度第一條 適應(yīng)范圍凡公司內(nèi)的公務(wù)文件除有專門規(guī)定外一律依照本制度制作發(fā)往公司以外的文件除有專門規(guī)定外也適用本制度第二條 名義公務(wù)文件的往來以各部門經(jīng)理的名義簽署有些簡(jiǎn)單事項(xiàng)的文件應(yīng)以部門的名義簽署第三條 呈交公司經(jīng)理的文件凡需呈遞公司經(jīng)理文件須逐級(jí)上報(bào)各級(jí)主管須在調(diào)查核實(shí)的基礎(chǔ)上寫出意見注明需呈報(bào)經(jīng)理的理由然后上報(bào)若不需呈報(bào)則在該文書右上方空白處注明公司部門的名稱文號(hào)年月日第四條 文書格式1、 公務(wù)文件應(yīng)使用楷書盡可能簡(jiǎn)單準(zhǔn)確2、 陳述理由和通過時(shí)若正文繁復(fù)則將此部分內(nèi)容

31、作為附件記在另外的文件上第五條 文件編碼文件上應(yīng)有制發(fā)單位規(guī)定的號(hào)碼還應(yīng)標(biāo)明與此份文件有關(guān)的關(guān)鍵詞及復(fù)文文件的號(hào)碼和年月日以便處理第六條 書寫格式1、 通常在第一行寫文號(hào)第二行寫文件內(nèi)容的標(biāo)題另起一行寫制發(fā)年月日制發(fā)者名稱再一行寫明收文件人的姓名然后再寫文件內(nèi)容2、 在屬于提復(fù)審報(bào)的情況下通常采取在文件末尾處用后記的形式證明在文件末尾隔一行處寫下復(fù)審件的號(hào)碼必要事項(xiàng)年月日及復(fù)審者姓名3、 由經(jīng)理發(fā)出的指令性文件上應(yīng)有各收件單位的名稱必要時(shí)要寫上號(hào)碼和年月日第七條 簽署應(yīng)用文件制發(fā)者及收件者應(yīng)注明職務(wù)依照情況只署姓名在文件制發(fā)者個(gè)人或單位的下方蓋上制發(fā)者個(gè)人或制發(fā)單位的印章作為文件處理的依據(jù)但同

32、時(shí)發(fā)往多個(gè)單位的文件如通知等為了簡(jiǎn)便多采納印制好的印刷品現(xiàn)在簽名或蓋印可省略第八條 封簽上的記錄文件信封上的記錄依照以下各條進(jìn)行1、 在用于一般文件的信封上要寫明送達(dá)單位的名稱同時(shí)在左側(cè)寫上是否加急掛號(hào)等并在其下寫上發(fā)文號(hào)碼信封背面寫發(fā)文單位2、 秘密文件的信封上除要在正面的左側(cè)寫上秘外其他參照第一項(xiàng)3、 必須由收文者親自開啟的文件信封上要寫姓名并在左側(cè)寫上親啟字樣4、 機(jī)密文件要用二層信封內(nèi)封上寫文件標(biāo)題外封上的標(biāo)志參照以上各條在左側(cè)寫明秘的字樣5、 文件內(nèi)特不需要保密的或有其他重要內(nèi)容的在信封上要標(biāo)明秘的字樣6、 本條第一項(xiàng)中所列內(nèi)容除有關(guān)機(jī)密的外簡(jiǎn)易的文件可依照第二條進(jìn)行只要在封面左下角

33、用小號(hào)字印上單位名即可第九條 文件用紙文件所用紙張另行規(guī)定略第十條 墨水文件原則上應(yīng)用黑色墨水書寫在使用墨水時(shí)要選用性能較好的紙張文字應(yīng)清晰可辨第十一條 文件種類的區(qū)分部門經(jīng)理發(fā)文應(yīng)依照文件的不同作用按以下原則區(qū)不使用不同文種1、 提案，不僅僅是發(fā)出的指令而且希望將其意見進(jìn)行廣泛討論2、 承認(rèn)就有關(guān)事務(wù)進(jìn)行認(rèn)定定期報(bào)表發(fā)送記錄類不：財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表名稱類不報(bào)告提出日期份數(shù)呈送單位日?qǐng)?bào)月報(bào)年報(bào)1、現(xiàn)金收支表隔日或翌月日1副總經(jīng)理2、營(yíng)業(yè)報(bào)告表隔月初日2自存副總經(jīng)理3、損益表隔月自存副總經(jīng)理總經(jīng)理4、資產(chǎn)負(fù)債表5、6、7、8、3、 請(qǐng)求所報(bào)內(nèi)容等候裁定4、 報(bào)告關(guān)于指示的答復(fù)性匯報(bào)5、 申請(qǐng)請(qǐng)求對(duì)自己

34、或有關(guān)事項(xiàng)處理的許可和承認(rèn)也可用于單方面提出申請(qǐng)第十二條 指示類文件的區(qū)不公司總經(jīng)理及各部門經(jīng)理對(duì)下屬公布的文件按下列要求區(qū)不使用1、 指示對(duì)申請(qǐng)請(qǐng)示及要求的答復(fù)2、 傳達(dá)有關(guān)事務(wù)上的指令第十三條 電文依靠電信傳達(dá)的文件要求特不簡(jiǎn)明幸免使用容易誤解的文字并省略敬語以使電文簡(jiǎn)短電報(bào)通常在結(jié)尾處注明發(fā)電單位的代號(hào)重要的電信文書在發(fā)出電報(bào)的同時(shí)還應(yīng)將有關(guān)材料以書寫或印刷的方式送交發(fā)件人第十四條 本制度自頒布之日起實(shí)施七.公司文書收發(fā)制度第一條 范圍本公司文件本公司及其事務(wù)所之間的書信文件傳票小包裹等以及公司外文件的收發(fā)分發(fā)等均按本制度執(zhí)行第二條 統(tǒng)管部門文書的收發(fā)分布等事務(wù)由本公司及各事務(wù)所的總務(wù)部

35、統(tǒng)一治理第三條 部門文書責(zé)任者在部處室中設(shè)文書負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門內(nèi)文件的分發(fā)保管等工作第四條 文書的收受對(duì)公司外來文書的接收由總務(wù)部收件室負(fù)責(zé)第五條 收文的處理收文中除親啟信函掛號(hào)信傳遞證明外其余一般信函應(yīng)全部拆封拆封后以件為單位將收文印章蓋在文件上方空白處將信封附上用不針不在一起收件室將全部收文的收受日期發(fā)文單位發(fā)文者姓名文件標(biāo)題內(nèi)容概要分發(fā)地點(diǎn)等項(xiàng)目登在收文簿上并將文件及收文簿一并交給總務(wù)部經(jīng)銷第六條 審核以及分發(fā)批示總務(wù)部經(jīng)理在對(duì)文件及收文簿加以審核后對(duì)收件室做出分發(fā)批示當(dāng)總務(wù)部經(jīng)理外出時(shí)如有事務(wù)急需處理可由副經(jīng)理代理承擔(dān)上述工作第七條 分發(fā)收件室將收文簿及文件分發(fā)各部門各部門的文書負(fù)責(zé)人

36、應(yīng)該在收文簿上蓋印簽收第八條 處部門內(nèi)部文書處理文書負(fù)責(zé)人在收到文件上加蓋傳閱印并遞交有關(guān)部門有關(guān)部門經(jīng)理閱文后對(duì)文書負(fù)責(zé)人做出分發(fā)傳閱的批示文書負(fù)責(zé)人據(jù)此分發(fā)文件給有關(guān)工作人員在文書承辦量分發(fā)量較大的部門可設(shè)文書整理簿并據(jù)此處理文件第九條 發(fā)送文書的發(fā)送全部由總務(wù)部收件室負(fù)責(zé)在專門必要時(shí)亦可由適當(dāng)?shù)臉I(yè)務(wù)部辦理第十條 部門內(nèi)總發(fā)送文書的處理文書發(fā)送者在信封上寫清收件人地點(diǎn)姓名并注明是否采納掛號(hào)快遞等方式文書負(fù)責(zé)人將本部門文件分類不請(qǐng)示發(fā)送第十一條 發(fā)送的處理總務(wù)部發(fā)件室將各部處室交來的所發(fā)文的發(fā)文日期發(fā)送地點(diǎn)發(fā)文者名稱全名內(nèi)容等項(xiàng)目登記在發(fā)文簿上貼好郵票投遞出去第十二條 投遞文件投遞通常一天三

37、次按以下時(shí)刻投出：第一次上午十點(diǎn)第二次下午三點(diǎn)第三次下午五點(diǎn)遇有緊急投遞的文書可不受上述時(shí)刻限制第十三條 郵票的收付保管郵票購入付出保管等情況應(yīng)登記在郵票收付保管明細(xì)表并在年末計(jì)算出余額與現(xiàn)存郵票數(shù)量加以核對(duì)第十四條 公司內(nèi)部的定期專遞不利用國(guó)家郵政而是通過公司內(nèi)部定期專遞發(fā)送的信函文書傳票小包裹鈔票款以及其他物品的收集和遞送可依照本制度的有關(guān)規(guī)定辦理對(duì)本公司及各事務(wù)所之間的定期專遞的治理由各事務(wù)所總務(wù)室負(fù)責(zé)第十五條 定期專遞收發(fā)文簿的制作在發(fā)送定期專遞時(shí)各部門應(yīng)在定期專遞收文簿上登記其內(nèi)容一式二頁副頁留存正頁與發(fā)送物品同時(shí)放入定期專遞箱定期專遞收發(fā)文簿作為發(fā)文單位記錄可代替發(fā)文簿每天進(jìn)行整理

38、清點(diǎn)關(guān)于收文部門定期專遞收發(fā)文簿可代替收文簿每天進(jìn)行整理清點(diǎn)八.公司文書處理制度(一)總則第一條 范圍本公司文書處理均按本制度執(zhí)行在專門情況下的應(yīng)急處理事后也須按本制度補(bǔ)齊有關(guān)手續(xù)第二條 定義本制度所指文書包括以下內(nèi)容:1. 高層決策文書以及基層下達(dá)的文件2. 部門會(huì)議文書與轉(zhuǎn)閱文件3. 合同書證券證書和勞動(dòng)協(xié)議書4. 志愿書違約收文往來公文專利證明和注冊(cè)登記文書5. 收支預(yù)算與決算書賬本票據(jù)憑證各種明細(xì)表各種規(guī)定與打算書6. 往來書信電報(bào)任命書意見書7. 各種報(bào)告各種統(tǒng)計(jì)表8. 其中與項(xiàng)文書的處理原則上按會(huì)議決定處理第三條 類不劃分上述文書按機(jī)密程度可劃分為以下幾類:1. 機(jī)密文書（1） 絕

39、密（2） 秘密（3） 保密2. 一般文書即機(jī)密文書以外的文書3. 其他文書如公開發(fā)行的書籍雜志報(bào)紙以及調(diào)查資料類的印刷品或復(fù)印抄寫物品的第四條 適用原則表格使用狀況調(diào)查表送： 送出單位表格管制單位日期年 月 日名稱如為新表請(qǐng)簡(jiǎn)要解釋表號(hào)如為新表免填作用此表之其他部門表格內(nèi)容有關(guān)事項(xiàng)此表目的及用途是否送出廠外？是 否能否用透明窗信封？是 否對(duì)現(xiàn)行程序的阻礙講明改變或增加之處資料來自何處的注出表號(hào)資料送往何處注出表號(hào)此表設(shè)計(jì)將阻礙其他何表 有何其他表需重加設(shè)計(jì) 與何表同時(shí)參以使用能夠取代何種表注出表號(hào)何表作廢注出表號(hào)現(xiàn)有廢表之處理銷毀 新表未使用前仍接著使用 通知已領(lǐng)出者使用完為止其他處辦理填寫用

40、鉛筆鋼筆復(fù)寫打字其他填寫方式如系機(jī)械注明名稱及型式牌專門裝訂所需級(jí)邊或印刷留紙邊使用情形在辦公室內(nèi)用 在工場(chǎng)或庫房使用 在室外用復(fù)制方法油印其他方法領(lǐng)用情形其他副本數(shù)量每日 每周 每月使用此表需增添新設(shè)備如需要請(qǐng)注明并可能費(fèi)用是 否副本送遞單位數(shù)副本送遞單位名稱必需用之單位保存時(shí)刻月年處理時(shí)刻每月日每月極少每一單位如何填寫填寫日期及編號(hào)等等蓋圖記等等（1）原234567規(guī)格需用量需印連續(xù)號(hào)碼否請(qǐng)講明是 否裝訂成冊(cè)是 否年量張 份 份期交貨 月數(shù)及數(shù)量本 冊(cè)第一次用量使用久暫永久 臨時(shí)(多久時(shí)刻)交貨日期專門事項(xiàng)不夠填寫時(shí)請(qǐng)用背面簽章申請(qǐng)人 日期 審核人 日期 批準(zhǔn)人 日期公司各部門依據(jù)本制度保

41、管與處理本部門有關(guān)事務(wù)文書(二)文書的收發(fā)第五條 收發(fā)到達(dá)本公司的文書原則上由總務(wù)部或者另行規(guī)定的其他部門同意所有文書按下列原則處置或送發(fā)1、 一般文書全部由同意部門開啟或開封啟封時(shí)編上文書的收發(fā)編號(hào)注明收發(fā)日期在文書登記簿上作好登記由同意部門的主管或者由指定的文書保管員送交有關(guān)部門有關(guān)人員文書當(dāng)事人必須簽名蓋章領(lǐng)取文書然而不涉及特不事項(xiàng)的文書能夠簡(jiǎn)化登記手續(xù)2、 絕密文書或親啟文書必須直接送交當(dāng)事者由文書當(dāng)事者開封與處 置第六條 制度時(shí)刻外的處理1、 值班人員能夠判定為是緊急重要的文書或者直接寫給公司高層領(lǐng)導(dǎo)的文書應(yīng)立即通知秘書室主任其他次重要文書只需通知收發(fā)室的主任并按其指示處理2、 所有

42、到達(dá)的文書值班人員都必須一一作好登記于此后第一個(gè)工作日早晨轉(zhuǎn)交收發(fā)室第七條 收發(fā)決定所有文書的同意轉(zhuǎn)交登記與領(lǐng)取事宜都必須由收發(fā)室主任做出決定與指示第八條 設(shè)立信使在文書的同意與處理過程中各部門間經(jīng)常需要相互傳遞文書因此在文書檔案室設(shè)一名信使來回傳遞各類文書(三)文書的處理第九條 處理原則文書處理的差不多原則是準(zhǔn)確與及時(shí)同時(shí)明確文書處理的責(zé)任者第十條 成文原則凡重要的往來交涉都必須形成文書或形成記錄即使情況專門也必須事后追憶形成備忘錄第十一條 特例對(duì)那些并不重要的事項(xiàng)或者通過電話會(huì)面等簡(jiǎn)單形式處理的事項(xiàng)只需要事后將處理結(jié)果的要點(diǎn)記錄下來即可第十二條 處理手續(xù)領(lǐng)取文書的部門按下列規(guī)定及時(shí)予以處理

43、1、 凡重要事項(xiàng)或者異常事項(xiàng)應(yīng)立即向所在部門主管做出報(bào)告并逐級(jí)向上請(qǐng)示必要情況下必須與其他部門取得聯(lián)系等候并按照上級(jí)指示處理文書中涉及的有關(guān)事項(xiàng)2、 假如文書中涉及的事項(xiàng)與其他部門有關(guān)必須在與其他部門取得聯(lián)系后達(dá)成一致意見再行事3、 在具體處理時(shí)假如認(rèn)為有必要請(qǐng)其他部門做出配合同時(shí)其他部門提供配合需要一定的時(shí)刻在這種情況下應(yīng)事先征得對(duì)方的意見4、 假如情況涉及兩個(gè)以上的部門同時(shí)難以推斷由何部門出面主持時(shí)應(yīng)聽取其他部門的處理意見第十三條 防止拖延文書檔案部門有責(zé)任督促有關(guān)部門處理文書指定的事項(xiàng)以防止文書的處理延遲或停頓如發(fā)生延遲或停頓現(xiàn)象應(yīng)立即交文書檔案部門處理第十四條 重要文書的保管機(jī)要或絕密

44、文書以及其他重要文件必須存放在帶鎖的檔案文件柜中予以嚴(yán)格保管文件柜的存放必須選擇在發(fā)生意外時(shí)能夠安全迅速轉(zhuǎn)移出去放在容易發(fā)覺的醒目位置(四)文書的制作第十五條 用紙的規(guī)格制作文書的用紙除專門情況外原則上采納規(guī)格第十六條 字句文書應(yīng)以簡(jiǎn)單明了的文體記述采納標(biāo)準(zhǔn)的簡(jiǎn)體漢字幸免使用艱澀的詞句第十七條 文體全部文書一律采納書面文體第十八條 復(fù)印絕密文書未經(jīng)主管認(rèn)可不得擅自制作或復(fù)印副本在特不有必要的情況下必須注明包括正本在內(nèi)共復(fù)印多少份送往何部門等等第十九條 署名在文書發(fā)送與轉(zhuǎn)交時(shí)必須按下列要求署名專門情況或有專項(xiàng)指示的情況除外1、 代表公司名義締結(jié)的合同書往來公文公司公告及向政府機(jī)構(gòu)提交的報(bào)告全部署

45、名董事會(huì)代表2、 對(duì)外廣告及宣傳采納公司名稱3、 除此之外的文書署上相關(guān)業(yè)務(wù)部門名稱以及部門經(jīng)理的職務(wù)與姓名不重要的文書只需署上經(jīng)辦人姓名(五)文書整理第二十條 編寫符號(hào)各種文書都必須按整理的要求編寫符號(hào)表示文書的類不再按符號(hào)編輯數(shù)字符號(hào)給各文書排序以便于檢索第二十一條 文書的符號(hào)與編號(hào)按下列規(guī)定使用1、 表示部門名稱的符號(hào)用部門名稱的第一個(gè)漢字如制造部門工藝室用制工表示2、 文書類不直接用絕密密等字樣表示3、 各種文書按先后順序用自然數(shù)排序編號(hào)4、 同一文書或同一名稱的文書追加一組自然數(shù)用隔開如制工密編號(hào)按年度更新第二十二條 填寫文書登記簿所有文書的符號(hào)與編號(hào)都必須填寫在文書登記簿上第二十三

46、條 整理文書處理完結(jié)之后按文書的符號(hào)與編號(hào)進(jìn)行編輯整理將大部分沒有必要查詢與翻閱的歸為一類進(jìn)行另一類需要經(jīng)常查閱的文書盡管文書處理差不多結(jié)束但文書的效用還沒有終結(jié)仍需要單獨(dú)整理第二十四條 保管文書整理后大量不重要的文件直接送總務(wù)部門保管其他少量的重要文書在一定的期限內(nèi)由責(zé)任部門妥善保管(六)文書的送發(fā)與交接第二十五條 主管部門全部文書的發(fā)送與交接由總務(wù)部負(fù)責(zé)在專門情況下公司內(nèi)文書的送發(fā)與交接由相應(yīng)的部門負(fù)責(zé)第二十六條 絕密與親啟文書絕密與親啟文書必須加封并在封面上加蓋轉(zhuǎn)交郵寄與面呈字樣的印章第二十七條 轉(zhuǎn)交郵寄予面呈送交的重要文書必須在封面上加蓋轉(zhuǎn)交郵寄與面呈字樣印章分不表示能夠由專職傳遞員以

47、外的人員轉(zhuǎn)交或在書信同意者不在的情況下留下文書叮囑由指定傳遞者當(dāng)面呈交的文書能夠通過郵寄傳遞的文書必須由指定傳遞者當(dāng)面呈交的文書第二十八條 填寫送發(fā)登記簿所有送發(fā)文書按轉(zhuǎn)交郵寄與面呈分不填寫送發(fā)登記簿關(guān)于面呈文書還必須在相應(yīng)的備注欄目注明送交過程的要點(diǎn)以及領(lǐng)取文書的當(dāng)事人簽名蓋章(七)文書的存檔與廢除第二十九條 存檔由本公司總部的行政室按文書的整理符號(hào)與編號(hào)進(jìn)行編輯歸檔第三十條 編輯行政室按年度把重要的經(jīng)各部門整理編號(hào)的文書進(jìn)行匯總分編裝訂成冊(cè)存入檔案會(huì)計(jì)文書則按會(huì)計(jì)年度編輯成冊(cè)一些不太重要的文書不必按文書類不編輯只需按年度匯合成冊(cè)第三十一條 分編標(biāo)準(zhǔn)存檔文書按部門以文書的符號(hào)獨(dú)立分編成冊(cè)第三

48、十二條 保存期限保存期限按下列規(guī)定確定：1、 永久保存凡屬于規(guī)則指令決議訴訟重要契約證書統(tǒng)計(jì)及會(huì)計(jì)文書以及職員人事勞資文書都?xì)w為永久保存文書2、 保存十年類似永久保存文件性質(zhì)沒有必要永久保存的文書合議書志愿書違約書往來公文復(fù)命書報(bào)告書和重要往來信函等等能夠保存十年3、 保存五年保存期從編輯日起算次重要且沒必要保存十年的文書可保存五年第三十三條 廢除保存期滿或者在保存期內(nèi)沒必要接著保存的文書應(yīng)及時(shí)予以廢除或銷毀廢除必須經(jīng)有關(guān)部門合議報(bào)總裁認(rèn)可由文秘室執(zhí)行假如對(duì)廢除沒有疑義應(yīng)即刻予以廢除或銷毀九.公司文書收發(fā)作業(yè)規(guī)范第一條 主管部門本公司所有外來文書都由總務(wù)部文秘室統(tǒng)一同意第二條 處理方法文秘室按

49、下列規(guī)定處理所到達(dá)的文書1、 把公司文書與私人文書區(qū)分開來2、 由文秘室直接開啟送達(dá)的公司文書并在文書的空白處加蓋收發(fā)印章注明收發(fā)日期3、 關(guān)于送達(dá)各部門且不能開啟的可能涉及內(nèi)容與事項(xiàng)重要的文書以及絕密文書只需在封面上加蓋文秘室收發(fā)印章注明收發(fā)日期收發(fā)印章見圖第三條 登記凡符合下列規(guī)定的文書都必須做好登記（文書接收登記簿格式如下表所示）1、 在一般文書或送交部門的一般文書中假如判定或者未開啟也能推斷是重要的文書或者夾帶重要物品的文書2、 專人傳遞送達(dá)的文書3、 標(biāo)有絕密或親啟字樣的文書第 號(hào)收- - -發(fā)- 文秘科收發(fā)印章圖示文書接收登記簿格式序號(hào)年月日寄送者姓名重要的事項(xiàng)接收者姓名文書種類簽

50、名蓋章回復(fù)第四條 電報(bào)快遞文書文秘室必須優(yōu)先處理電報(bào)特快專遞類文書不得拖延第五條 公休日到達(dá)的文書凡下班后或者缺席工作時(shí)刻以外到達(dá)的文書一律由值班留守人員接收于此后第一個(gè)工作日早晨移交文秘室第六條 分發(fā)文書的分發(fā)按下列要點(diǎn)進(jìn)行1、 寫給各部門的文書經(jīng)登記后直接分發(fā)給各部門的主管2、 重要文書專遞文書或者夾有重要物品的文書直接送交文書同意人在同意人不在的情況下囑托部門主管轉(zhuǎn)交領(lǐng)取文書者必須在登記簿上簽名蓋章3、 文書中一切夾帶或附有的物品必須原樣送到當(dāng)事人手中4、 私人信件直接分送本人在專門情況下也可由代理者領(lǐng)取在必要情況下讓領(lǐng)取者在登記簿上簽名蓋章第七條 回復(fù)各部門在接到文書時(shí)應(yīng)給文秘室一個(gè)回

51、復(fù)表示那些需要回復(fù)的文書差不多收到第八條 退回分送給各部門的文書假如出現(xiàn)差錯(cuò)或不是所在部門接收的文書應(yīng)直接退回文秘室再由文秘室處理第九條 電報(bào)電話記錄收到電報(bào)后在文書登記簿上做好登記接到電話后填寫電話記錄傳票如下表所示但一般的電話不必記錄表23-12電話記錄傳票來電要點(diǎn)來電者來電指名姓名單位地址電話部門姓名接電話時(shí)刻 月 日 （上 下） 時(shí)分 接電話者十.公司重要文件保管處理規(guī)定第一條 范圍本公司所有重要文件的收藏保管處理一律按本規(guī)定擬明事項(xiàng)執(zhí)行第二條 種類重要文件分為以下四種分不處理:1. 最重要文件日常用2. 最重要文件非日常用3. 一般重要文件日常用4. 一般重要文件非日常用其中最重要文

52、件是指該文件的丟失將給工作造成重大阻礙的文件一般重要文件是指其重要程度輕于前者的文件日常用文件是指工作人員在日常業(yè)務(wù)中需經(jīng)常查考放在辦公桌近旁的文件非日常用文件是指除專門情況外不必經(jīng)常查考的文件第三條 保管場(chǎng)所在緊急情況下重要文件的收藏保管場(chǎng)所應(yīng)按照如下規(guī)定加以保管但依照文件的性質(zhì)數(shù)量及處理方法的不同亦可作適當(dāng)變更1、 地下室內(nèi)貴重物品庫應(yīng)存放關(guān)于公司特不重要的材料2、 各業(yè)務(wù)部門保險(xiǎn)柜存放各部室的最重要文件3、 地下室倉庫存放以上文件之外的最重要文件和一般重要文件中日常用部分4、 各分公司保險(xiǎn)柜存放最重要文件一般重要文件中的日常用部分5、 現(xiàn)場(chǎng)保管在各部室的辦公地點(diǎn)以適當(dāng)?shù)姆椒ㄕ肀９苌霞?jí)對(duì)

53、現(xiàn)場(chǎng)保管有特不指示的時(shí)候保管人員應(yīng)依照上級(jí)指示采納相應(yīng)的方法保管表單填寫講明書機(jī)密等級(jí)甲乙丙 打算填寫日期表格名稱表格編號(hào)聯(lián)數(shù)傳遞流程各聯(lián)用途講明表格性質(zhì)月報(bào)表日?qǐng)?bào)表記錄表聯(lián)絡(luò)表分析表定期報(bào)表不定期報(bào)表記錄卡使用單位印制數(shù)量使用年數(shù)資料保存期限資料來源及填表講明表格審核過程異常表示方式第四條 分類保管期限各種重要文件的分類保管期限及保管場(chǎng)所可另行規(guī)定對(duì)前項(xiàng)文件進(jìn)行保管時(shí)同一內(nèi)容的系統(tǒng)文件必須按地區(qū)加以區(qū)分后保管最重要文件更應(yīng)如此第五條 重要文件的另行保管重要的賬票或文件在沒有其他材料能夠替代時(shí)即在確認(rèn)除原件外沒有其他能夠反映其內(nèi)容的文件該件如發(fā)生丟失將給工作造成重大障礙時(shí)需將該件做出表示其內(nèi)容

54、的特不標(biāo)記辦理另置安全場(chǎng)所保管的有關(guān)手續(xù)第六條 保管的主管部門重要文件的搬出及收藏由各業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)實(shí)施倉庫內(nèi)文件的整理保管由總務(wù)部門承擔(dān)各業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)對(duì)各自保管的文件內(nèi)容及保管位置加以記錄并提交總務(wù)部門總務(wù)部在安置文件時(shí)應(yīng)考慮到平常的使用頻率第七條 搬運(yùn)收藏時(shí)刻將各業(yè)務(wù)主管部門文件搬出加以收藏時(shí)須按如下規(guī)定執(zhí)行但在公司有特不指示時(shí)須遵照?qǐng)?zhí)行1、 正常情況下文件處理完結(jié)時(shí)2、 在特不緊急危險(xiǎn)時(shí)3、 在發(fā)表緊急狀態(tài)宣言時(shí)第八條 倉庫內(nèi)的保管位置收藏文件在倉庫的位置依照文件的數(shù)量等由總務(wù)部門決定在搬運(yùn)收藏文件時(shí)要注意準(zhǔn)確無誤地將文件置于各自位置當(dāng)確認(rèn)文件數(shù)量大保管場(chǎng)所不足時(shí)應(yīng)預(yù)先與總務(wù)部協(xié)商要

55、求給予增加或變更保管場(chǎng)所第九條 銷毀處理關(guān)于保管期滿的文件總務(wù)部門在征求業(yè)務(wù)主管部門領(lǐng)導(dǎo)意見后可予以銷毀第十條 向公司外轉(zhuǎn)移關(guān)于重要文件在公司沒有特不命令時(shí)原則上不同意攜帶搬運(yùn)至公司以外分公司及工廠的文件在無特不命令時(shí)除第三條之外可參照以上條款執(zhí)行并將期滿文件處理方案呈報(bào)本公司總務(wù)部門十一.文書檔案立卷歸檔制度(一)總則第一條 為加強(qiáng)本公司文書立卷工作特制定本制度第二條 歸檔的文件材料必須按年度立卷本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料都要按照本制度的規(guī)定分不立卷歸檔第三條 公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存結(jié)案后及時(shí)交專兼職文書人員歸

56、檔工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清晰不得擅自帶走或銷毀(二)文件材料的收集治理第四條 堅(jiān)持部門收集治理文件材料制度各部門均應(yīng)指定專兼職文書人員負(fù)責(zé)治理本部門的文件材料并保持相對(duì)穩(wěn)定人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知檔案室第五條 凡本公司繕印發(fā)出的公文含定稿和兩份打印的正件與附件批復(fù)請(qǐng)示轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件一律由辦公室統(tǒng)一收集治理第六條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理在工作活動(dòng)中形成的文件材料由主辦部門收集歸卷會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集歸卷1、 公司工作人員外出學(xué)習(xí)考察調(diào)查研究參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)旅費(fèi)時(shí)必須將會(huì)議的要緊文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)

57、部門才給予核報(bào)旅費(fèi)2、 本公司召開會(huì)議由會(huì)議主辦部門指定專人將會(huì)議材料聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予報(bào)銷會(huì)議費(fèi)用第七條 各部門專兼職文書的職責(zé)1、 了解本部門的工作業(yè)務(wù)掌握本部門文件材料的歸檔范圍收集治理本部門的文件材料2、 認(rèn)真執(zhí)行平常歸檔制度對(duì)本部門承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷每年的月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)3、 承辦人員借用文件材料時(shí)應(yīng)積極地提供利用做好服務(wù)工作并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)(三)歸檔范圍第八條 重要的會(huì)議材料包括會(huì)議的通知報(bào)告決議總結(jié)領(lǐng)導(dǎo)人講話典型發(fā)言會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)會(huì)議記錄等第九條 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定決議

58、指示命令條例規(guī)定打算等文件材料第十條 本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書第十一條 本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)第十二條 本公司反映要緊職能活動(dòng)的報(bào)告總結(jié)第十三條 本公司的各種工作打算總結(jié)報(bào)告請(qǐng)示批復(fù)會(huì)議記錄統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)第十四條 信訪工作材料第十五條 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同協(xié)議書等文件材料第十六條 本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)處分的文件材料第十七條 本公司職工勞動(dòng)工資福利方面的文件材料第十八條 本公司的歷史沿革大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)照片錄音錄像等(四)平常歸卷第十九條 各部門都要建立健全平常歸卷制度對(duì)處理完畢或批存的文件材料由專兼職文書集中統(tǒng)一保管第二十條 各部

59、門應(yīng)依照本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)編制平常文件材料歸卷使用的案卷類目案卷類目的條款必須簡(jiǎn)明確切并編上條款號(hào)第二十一條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料收集齊全加以整理送交本部門專兼職文書歸卷第二十二條 專兼職文書人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料按照案卷類目條款放入平常保存文件卷夾內(nèi)對(duì)號(hào)入座并在收發(fā)文登記簿上注明(五)立卷案卷質(zhì)量要求第二十三條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范保證案卷質(zhì)量立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合檔案室文書檔案員負(fù)責(zé)組卷編目第二十四條 案卷質(zhì)量總的要求是遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系區(qū)不不同的價(jià)值便于保管和利用第二十五條 歸檔的文件材料種數(shù)份數(shù)以及每份

60、文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整第二十六條 在歸檔的文件材料中應(yīng)將每份文件的正件與附件印件與定稿請(qǐng)示與批復(fù)轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件多種文字形成的同一文件分不立在一起不得分開文電應(yīng)合一立卷絕密文電單獨(dú)立卷少數(shù)一般文電假如與絕密文電有緊密聯(lián)系也可隨同絕密文電立卷第二十七條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)放在復(fù)文年立卷沒有復(fù)文的放在請(qǐng)示年立卷跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行卷宗脊背卷宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)二年裝訂線檔案室卷宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)單位名稱歸檔部門名稱(卷 名)案卷類目中的條款號(hào): 歸檔時(shí)的案卷號(hào)自 年