培訓演示文稿：word 2007 - 郵件合并 i：將郵件合并用于群發(fā)郵件【課件】

1、Microsoft Office Word 2007 培訓郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并公司名稱 演示：課程內(nèi)容概述：群發(fā)郵件第 1 課：工作原理第 2 課：設(shè)置收件人列表第 3 課：執(zhí)行完整的郵件合并這三課均包含一組測試題，其中兩課分別包含一個建議任務(wù)的列表。概述：群發(fā)郵件假設(shè)您需要向每位員工發(fā)送一封信函或電子郵件，其中包含個人所得稅的扣繳和薪水信息。如果逐個創(chuàng)建每封信函或電子郵件，將十分耗時。此時我們需要使用郵件合并。 利用郵件合并，您只需創(chuàng)建一個文檔，并使其包含每個副本中都有的信息，同時為每個副本中的唯一信息添加相應(yīng)的占位符即可。Word 將完成其余的工作。郵件合并 I：對群發(fā)郵件

2、使用郵件合并課程目標了解郵件合并的工作原理，以便得到所需的結(jié)果。 為群發(fā)郵件設(shè)置文檔。 使用郵件合并向?qū)?zhí)行基本的郵件合并。 郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并第 1 課工作原理工作原理無論在任何郵件合并中，都需要處理三種不同的元素。 了解這些元素將有助于您獲得所需的郵件合并結(jié)果。 用作起點的主文檔。收件人信息，例如您要在主文檔中合并的各個人員的姓名和地址。完成的文檔，其中包括主文檔中的信息以及各個收件人的唯一信息。郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并主文檔主文檔是郵件合并的起點。主文檔可以是信函、信封、電子郵件，甚至是贈券。 它包含此處顯示的各個元素。 每個副本中的相同內(nèi)容，例如套用信函的

3、正文。您只需鍵入此文本一次，而無需考慮要打印的信函的數(shù)量。每個收件人的信息占位符。例如，在套用信函中，每個副本中的地址塊和問候姓名都是唯一的。郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并收件人信息執(zhí)行郵件合并時，每個合并副本中的收件人信息都是唯一的，它們將填充到您添加至主文檔的占位符中。收件人信息可能是：信封或標簽上的地址；套用信函問候行中的姓名；發(fā)送給員工的電子郵件中的薪水金額；郵寄給優(yōu)質(zhì)客戶的明信片中有關(guān)其最喜愛產(chǎn)品的個人注釋；或代金贈券上的編號。 郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并收件人信息收件人信息必須保留在數(shù)據(jù)源中。 “數(shù)據(jù)源”這一術(shù)語的含義比較廣泛，涵蓋了您常用的各種文件。 例如，Mic

4、rosoft Office Outlook 聯(lián)系人列表就是一個數(shù)據(jù)源。 郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并收件人信息收件人信息通常列在列和行中，如圖片中的表格所示。 數(shù)據(jù)源文件必須具有特殊的結(jié)構(gòu)，以便將特定的信息與主文檔中的占位符鏈接在一起。郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并已完成的文檔集完成郵件合并后，您將擁有圖片中所示的項目。 一組完成的獨立文檔，其中有些文檔可以打印出來（例如，信函、標簽、信封或贈券），有些文檔則可以在合并過程中進行電子傳輸（例如，電子郵件）。 郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并已完成的文檔集完成郵件合并后，您將擁有圖片中所示的項目。 主文檔。此文檔用作郵件合并的起

5、點，且一直是一個獨立的文檔，在合并完成后不會自動保存。 郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并測試 1，問題 1在郵件合并中，什么是主文檔？（請選擇一個答案。）用作郵件合并起點的文檔，其中既包含每個合并信函、信封等項目中都有的文本，又包含唯一收件人信息的占位符。 完成的合并文檔集中的第一個文檔。 一個特殊的文檔，其中僅包含每個合并副本中都有的文本。 郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并測試 1，問題 1：答案用作郵件合并起點的文檔，其中既包含每個合并信函、信封等項目中都有的文本，又包含唯一收件人信息的占位符。主文檔是郵件合并的起點，您要在其中添加每個副本中都有的全部文本，同時還要添加一些占位符，

6、以指示唯一收件人信息的內(nèi)容及其顯示位置。郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并測試 1，問題 2完成合并后，包含文本和占位符的主文檔會自動保存。（請選擇一個答案。）正確。錯誤。郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并測試 1，問題 2：答案錯誤。 應(yīng)將主文檔保存起來，以便重新使用它來完成新的合并。郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并測試 1，問題 3為什么必須將郵件合并中使用的唯一收件人信息存儲在數(shù)據(jù)源文件中？（請選擇一個答案。）數(shù)據(jù)源文件是一種專門用于處理郵件合并的特殊文件。 數(shù)據(jù)源文件采用特殊的信息組織方式，可將該信息中的特定部分與主文檔中的特定占位符相匹配。 數(shù)據(jù)源文件專門用于保存大量信息。

7、郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并測試 1，問題 3：答案數(shù)據(jù)源文件采用特殊的信息組織方式，可將該信息中的特定部分與主文檔中的特定占位符相匹配。正是由于數(shù)據(jù)源文件采用了這種特殊的信息組織結(jié)構(gòu)，才使您可以將該文件中某一單元格內(nèi)的信息放置在一個唯一的文檔中。郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并第 2 課設(shè)置收件人列表設(shè)置收件人列表您已經(jīng)了解了郵件合并的基本元素。 現(xiàn)在，您將學習如何設(shè)置主文檔以及如何將它連接到收件人列表。收件人列表，連同您向 Word 文檔或信封中添加的占位符，是郵件合并的核心。 它們共同將唯一的信息添加到各個最終合并的副本中。 郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并有關(guān)收件人列表

8、的更多信息收件人列表可以是按列和行組織收件人信息的任何文件。您可以使用許多不同的程序來創(chuàng)建它，例如 Excel、Access 或 Outlook。列表中的列代表信息的類別或類型。各列均由列標題標識。例如，客戶列表中可能包含“姓氏”、“名字”和“街道地址”列。郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并有關(guān)收件人列表的更多信息收件人列表可以是按列和行組織收件人信息的任何文件。您可以使用許多不同的程序來創(chuàng)建它，例如 Excel、Access 或 Outlook。列表中的每一行均代表一個收件人的完整信息。例如，在客戶列表中，一行包含有關(guān)一個客戶的所有信息：客戶的姓名、地址等。郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件

9、合并有關(guān)收件人列表的更多信息正是有了這些列和行，才能在郵件合并過程中將收件人的唯一信息添加到文檔中。 在從主文檔中連接到收件人列表后，即可將任意列標題作為占位符添加到主文檔中。（這些占位符的正式名稱為“域”。稍后將詳細介紹域。）郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并有關(guān)收件人列表的更多信息正是有了這些列和行，才能在郵件合并過程中將收件人的唯一信息添加到文檔中。 完成郵件合并后，將會為每個收件人生成一個完成的文檔，其中包含收件人列表中相應(yīng)那一行的條目信息。郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并收件人列表來自何處在很多情況下，您要使用的收件人列表已經(jīng)存在。 例如，您可能有權(quán)訪問包含以下列表的文件。 客

10、戶或聯(lián)系人的姓名、地址等。 貴公司提供的產(chǎn)品或服務(wù)。 員工的相關(guān)信息。 郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并收件人列表來自何處如果該列表已經(jīng)存在，只需在郵件合并期間連接該列表即可。 但是，即使沒有列表，也不必擔心。郵件合并過程包括一個特定步驟，可用于從頭開始創(chuàng)建收件人列表。下一課將對此進行詳細介紹。郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并域連接到收件人列表后，您可以使用域指定要在郵件合并中包含的信息。域是一組代碼，指示 Word 自動將信息插入文檔中。 通俗地講，您可以將域視為占位符。 郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并域在群發(fā)郵件中，您使用的域稱為合并域，它們是直接來自收件人列表的唯一信息的占

11、位符。例如，在上面的插圖中，已經(jīng)為收件人列表的“地址”和“姓名”列中存儲的信息添加了合并域。請注意，在文檔中，合并域包括在燕尾形符號 ( ) 內(nèi)。 郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并合并域可通過兩種方式來創(chuàng)建合并域，一是通過組合其他域，二是對域進行分組，然后使用句子中常用的空格、換行符和標點符號加以分隔。 例如，您可能需要在姓氏或全名之前創(chuàng)建尊稱，并在文檔中設(shè)置如下所示的域：職務(wù) 姓氏街道地址省/市/自治區(qū) 市/縣 郵政編碼郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并合并域您還可以通過設(shè)置域的格式來控制收件人信息在合并文檔中的外觀。 例如，您可能希望姓名以粗體或紅色顯示。 操作方法如下：在主文檔中，

12、選擇該域及其兩側(cè)的燕尾形符號 ( )。在“開始”選項卡上，單擊“字體”組或“段落”組中的任一命令，然后選擇所需的格式選項。郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并有關(guān)練習的建議將“姓名”列中的數(shù)據(jù)分為兩列。 創(chuàng)建“個人注釋”列。保存 Excel 工作表。 聯(lián)機練習（需要 Excel 2007）郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并測試 2，問題 1收件人列表與插入到主文檔中的域之間有什么關(guān)系？（請選擇一個答案。）沒有任何關(guān)系。 域相當于收件人列表中的列。 每個域代表收件人列表中的一個單元格。 郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并測試 2，問題 1：答案域相當于收件人列表中的列。在主文檔中添加域意味著

13、，列表中相應(yīng)列內(nèi)存儲的信息將顯示在合并后的文檔中。郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并測試 2，問題 2如何區(qū)分域與主文檔中的其他文本？（請選擇一個答案。）域的格式始終設(shè)置為粗體文本。 域為斜體。 域括在燕尾形符號 ( ) 內(nèi)。 郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并測試 2，問題 2：答案域括在燕尾形符號 ( ) 內(nèi)。郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并測試 2，問題 3您必須有現(xiàn)成的收件人列表才能執(zhí)行郵件合并。（請選擇一個答案。）正確。錯誤。 郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并測試 2，問題 3：答案錯誤。 您可以在郵件合并過程中創(chuàng)建此列表。如果郵件合并的對象只有少數(shù)幾個人，則最簡單的方式

14、可能莫過于在合并過程中鍵入該列表。郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并第 3 課執(zhí)行完整的郵件合并執(zhí)行完整的郵件合并現(xiàn)在，您將學習使用郵件合并向?qū)?zhí)行郵件合并這一過程。在本課末尾，我們將介紹執(zhí)行郵件合并的另一種方法。郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并打開郵件合并向?qū)粢獔?zhí)行郵件合并，請在“郵件”選項卡上單擊“開始郵件合并”，然后單擊“郵件合并分步向?qū)А?。該向?qū)⒃谌蝿?wù)窗格的窗口右側(cè)打開。接下來，請按照提示操作，并單擊窗格底部的“下一步”逐步完成向?qū)Вㄈ绻枰祷厣弦徊襟E，請單擊“上一步”）。 動畫：單擊右鍵，然后單擊“播放”。郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并打開郵件合并向?qū)鐖D所示，若要

15、執(zhí)行郵件合并，請在“郵件”選項卡上單擊“開始郵件合并”，然后單擊“郵件合并分步向?qū)А薄?該向?qū)⒃谌蝿?wù)窗格的窗口右側(cè)打開。接下來，請按照提示操作，并單擊窗格底部的“下一步”逐步完成向?qū)Вㄈ绻枰祷厣弦徊襟E，請單擊“上一步”）。 郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并設(shè)置主文檔向?qū)е械牡诙绞窃O(shè)置開始文檔。 您可能要發(fā)送直郵信函或電子郵件，或希望從信封和標簽開始著手。 您也可能想要創(chuàng)建用于存儲數(shù)據(jù)列表的目錄，例如客戶姓名和地址、產(chǎn)品信息和人員聯(lián)系數(shù)據(jù)。郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并設(shè)置主文檔“更改文檔版式”。選擇此選項是因為您在啟動向?qū)r打開了空白文檔。您需要將打開的空白文檔更改為信封文檔

16、。為此，請單擊“信封選項”并選擇所需的信封大小和其他選項，空白文檔隨即將替換為信封文檔。您在向?qū)е锌吹降倪x項因第一步中選擇的文檔類型而異。 由于您選擇了信封，因此將顯示以下選項。郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并設(shè)置主文檔您在向?qū)е锌吹降倪x項因第一步中選擇的文檔類型而異。 由于您選擇了信封，因此將顯示以下選項。 “從現(xiàn)有文檔開始”。如果以前保存了要用于郵件合并的信封，而屏幕當前打開的是空白文檔，那么請選擇此選項，以便將空白文檔替換為信封。郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并連接至收件人列表在步驟 3 中，您要連接至要合并到文檔中的收件人列表。 有三個選項可供選擇。 “使用現(xiàn)有列表”。如果已經(jīng)

17、有一個收件人列表包含要合并的信息，請選擇此選項。 然后，在向?qū)е袉螕簟盀g覽”，以找到并打開該文件。郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并連接至收件人列表在步驟 3 中，您要連接至要合并到文檔中的收件人列表。 有三個選項可供選擇。 “從 Outlook 聯(lián)系人中選擇”。如果要將 Outlook 聯(lián)系人列表用作收件人列表，請選擇此選項。 然后單擊“選擇聯(lián)系人文件夾”，以找到并打開正確的聯(lián)系人列表。郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并連接至收件人列表在步驟 3 中，您要連接至要合并到文檔中的收件人列表。 有三個選項可供選擇。 “鍵入新列表”。如果沒有合適的收件人列表，而您希望創(chuàng)建一個新列表，請選擇此選

18、項。新列表將以郵件數(shù)據(jù)庫 (.mdb) 文件的形式保存在“文檔”或“我的文檔”文件夾下的“我的數(shù)據(jù)源”文件夾中。 以后合并郵件時，將可以再次使用該文件。郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并選擇郵件收件人連接到收件人列表后，下一步就是選擇要在郵件中包括的收件人。 例如，您可能希望只將套用信函發(fā)送給文件中具有特定郵政編碼的那些客戶。 或者，您可能想要創(chuàng)建只包括一個產(chǎn)品系列的目錄。郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并選擇郵件收件人您將在“郵件合并收件人”對話框中完成所有這些操作。當您連接到或創(chuàng)建收件人列表后，將自動打開該對話框。 所有收件人的姓名旁邊都有一個復選標記，默認情況下處于選中狀態(tài)。 郵件合

19、并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并選擇郵件收件人您將在“郵件合并收件人”對話框中完成所有這些操作。當您連接到或創(chuàng)建收件人列表后，將自動打開該對話框。 調(diào)整收件人列表，方法是單擊“排序”選擇要查看和排列（按升序或降序）的列名稱；或單擊“篩選”輸入要查看的收件人的域和值。 郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并排列主文檔接下來是排列主文檔，也就是將內(nèi)容放入文檔中。這些內(nèi)容既有在每個合并的副本中保持不變的信息，也有各合并副本中收件人信息的占位符（域）。該動畫演示如何排列信封。 動畫：單擊右鍵，然后單擊“播放”。郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并排列主文檔接下來是排列主文檔，也就是將以下內(nèi)容放入文檔中：每

20、個合并副本中保持不變的信息，以及各合并副本中的收件人數(shù)據(jù)占位符。 對信封而言，在各個合并副本中保持不變的信息是您在左上角鍵入的寄信人地址。占位符則是每個收件人的地址。郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并排列主文檔添加收信人地址最快捷的方法是單擊向?qū)е械摹暗刂穳K”。 它會將預先設(shè)計好的 地址塊 域添加到信封中，其中包括名字、姓氏、街道地址、市/縣、省/市/自治區(qū)和郵政編碼。郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并預覽在將所有內(nèi)容和域添加到主文檔之后，您便可以預覽合并文檔的外觀。 當您在向?qū)У撞繂螕簟跋乱徊健边M入下一步時，將自動顯示第一個合并文檔。 郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并如果內(nèi)容顯示不正

21、確，請單擊向?qū)У撞康摹吧弦徊健?。返回上一步后，您可以添加、刪除或匹配域，或者進行其他更正，以便正確顯示信息。預覽 根據(jù)第一個文檔的外觀，您可以選擇執(zhí)行多種操作：如果內(nèi)容顯示正確無誤，請單擊向?qū)ы敳康碾p右箭頭按鈕 ，逐頁瀏覽其他幾個合并文檔，如圖所示。 郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并如果要查看特定收件人的合并文檔，請單擊“查找收件人”以搜索該收件人。逐頁瀏覽文檔時，您可以通過單擊“排除此收件人”從合并中排除任何人。注意，此操作只是從最終合并結(jié)果中排除收件人，而不會從收件人列表中刪除任何內(nèi)容。預覽 根據(jù)第一個文檔的外觀，您可以選擇執(zhí)行多種操作：如果您發(fā)現(xiàn)合并中包含一些實際并不希望包括在內(nèi)的收

22、件人，請單擊“編輯收件人列表”打開“郵件合并收件人”對話框。如前面所述，您可以使用此對話框來縮小收件人列表的范圍。 郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并完成合并對合并文檔的預覽結(jié)果滿意后，便可以打印最終結(jié)果。 單擊“打印”以打開“合并到打印機”對話框。在最后一刻進行更改？如果仍希望查看結(jié)果或自定義所選的信封，請在向?qū)е袉螕簟熬庉媶蝹€信封”。郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并完成合并對合并文檔的預覽結(jié)果滿意后，便可以打印最終結(jié)果。 單擊“打印”以打開“合并到打印機”對話框。這將創(chuàng)建單獨的綜合合并，此操作會在一個新 Word 文檔中包含所有信封。 在此綜合文檔中檢查或修改信封之后，便可以立即進行

23、打印。郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并完成合并對合并文檔的預覽結(jié)果滿意后，便可以打印最終結(jié)果。 單擊“打印”以打開“合并到打印機”對話框。您也可以只保存文檔，以后再打印信封。如果要保留對各個信封所做的更改，請確保保存此文檔。 此綜合文檔獨立于主文檔，并且比主文檔大。郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并取消或恢復合并在郵件合并還沒有完成之前，您隨時都可以取消它。 為此，請關(guān)閉文檔并選擇不保存更改。文檔和與收件人列表之間的連接將被刪除。但是，如果您只需要暫時停止合并，并希望在以后繼續(xù)合并，請保存主文檔。 郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并取消或恢復合并在郵件合并還沒有完成之前，您隨時都可以取

24、消它。 再次打開該文檔時，Word 將詢問您是否要保留與收件人列表的連接。單擊“是”即可恢復合并。郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并使用功能區(qū)介紹郵件合并您是否注意到，當您逐步完成向?qū)r，“郵件”選項卡中的命令將變得可用？功能區(qū)也為郵件合并提供了簡便方法，其過程與向?qū)е械牟襟E非常類似。 您可以通過功能區(qū)使用更多功能，例如自動檢查，此功能將在完成合并前查找錯誤。 郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并使用功能區(qū)介紹郵件合并您在“郵件”選項卡上使用的命令分為以下四組。 “開始郵件合并”。您可以從此處開始選擇文檔類型，然后選擇、創(chuàng)建或編輯收件人列表?！熬帉懞筒迦胗颉薄Ｄ梢栽诖颂幉迦牒喜⒂?，對域進行匹配，以及使用“規(guī)則”在文檔中執(zhí)行操作。郵件合并 I：對群發(fā)郵件使用郵件合并使用功能區(qū)介紹郵件合并您在“郵件”選項卡