行政機關(guān)公文培訓(xùn)課件

1、行政機關(guān)公文培訓(xùn)PPT課件主要內(nèi)容行政機關(guān)公文格式標準常見公文錯情公文辦理的基本原則政府系統(tǒng)文秘管理工作有關(guān)制度區(qū)政府常務(wù)會議有關(guān)工作要求中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例和國家行政機關(guān)公文處理辦法，是全國各級各單位公文處理工作的基本依據(jù)。另外，人大機關(guān)、政協(xié)機關(guān)、軍隊系統(tǒng)也有各自的公文處理規(guī)范標準。 前言:對國家行政機關(guān)而言：國家行政機關(guān)公文處理辦法（國發(fā)200023號）文件，是我們公文寫作、收發(fā)和管理的一個最基本的、也是最權(quán)威的文件，也是我們辦理公文的尚方寶劍。 行政機關(guān)公文的定義:行政機關(guān)的公文（包括電報，下同），是行政機關(guān)在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公

2、務(wù)活動的重要工具。由國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的國家行政機關(guān)公文格式（GB/T9704-1999），對公文的格式做出了明確的規(guī)定。國務(wù)院辦公廳關(guān)于實施涉及的幾個具體問題的處理意見（國辦函20011號）文件，就意見文種的使用、函的效力等11個問題做了補充說明。以上3個文件，是行政機關(guān)文秘人員必須熟練掌握的基本知識。第一章 公文格式標準一、公文的種類共13種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案 、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀要 其中：下行文8個：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、批復(fù)、會議紀要；上行文2個：報告、請示；平行文2個：函、議案；上行、下行、平行文均可使用的1個：意

3、見。 二、公文的字體采用方正GBK字庫中的方正仿宋、方正小標宋、方正黑體、方正楷體等字體。從05年6月以XX府辦2005213號發(fā)文明確，具體規(guī)定：（一）標題用方正小標宋二號字體。（二）文中標題1.第一層次一、二、三用方正黑體三號字體；2.第二層次為加括號的（一）（二）（三），用方正楷體三號字體。（注意：不加粗。）3.第三層次為1. 2. 3.，用方正仿宋三號字體。（三）正文用方正仿宋三號字體。（四）主題詞1.“主題詞”這三個字用方正黑體三號字體；2.各詞目之間空1字距離用方正小標宋三號字體。三、公文用紙幅面及版面尺寸（一）幅面尺寸：公文用紙采用A4型紙，其尺寸為：210mm297mm。 （二

4、）公文頁邊與版心尺寸1.公文版心尺寸為：156mm225mm。2.公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為： 37mm1mm； 下白邊為：35mm1mm；3.公文用紙訂口（左白邊）為： 28mm1mm； 右白邊為：26mm1mm。四、排版規(guī)格和裝訂要求（一）排版規(guī)格：一般每頁排22行（行間距28.95磅），每行排28個字（跨度15.8磅）。注：此為一般情況而言，特殊情況（出現(xiàn)空白頁時）可以調(diào)整。（二）裝訂要求公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂鱨4處，允許誤差4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm一5mm。 五、公文格式分類依照發(fā)文機關(guān)標識的不同，公文格式主要分為“命令式”、

5、“文件式”、“信函式”、“電報式”、“會議紀要式”五種。以我區(qū)為例：（一）“命令式”發(fā)文機關(guān)標識為：“XX人民政府令”。（二）“文件式”發(fā)文機關(guān)標識為：“XX人民政府文件”、“XX人民政府辦公室文件”。發(fā)文機關(guān)代字有“XX府發(fā)”、“XX府文”等。（三）“信函式”發(fā)文機關(guān)標識為：“XX人民政府”、XX人民政府辦公室”。發(fā)文機關(guān)代字有“XX府”、“XX府函”、“XX府辦”等。（四）“會議紀要式”發(fā)文機關(guān)標識分為“區(qū)政府常務(wù)會議紀要”“區(qū)長辦公會議紀要”“區(qū)長工作例會紀要”“區(qū)政府專題會議紀要” 1.還有“工作通報”等一些結(jié) 合實際制定的格式分類。2.“電報式”由于目前XX事實上沒有使用，在關(guān)于印發(fā)

6、XX人民政府公文格式標準的通知XX府辦200948號就沒有將其納入，今后如確有需要可另行發(fā)文。六、公文中各要素標識規(guī)則公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。即公文的頭、身、腳。其中置于公文首頁紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。 眉首:1.公文份數(shù)序號：用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標識在版心左上角第l行。眉首:2.秘密等級和保密期限：分“絕X”、“機X”和“秘X”3類。 如：絕 X 秘X 3個月3.緊急程度：分特急、急件2類。如需同時標識秘密等級與緊急程度：秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心

7、右上角第2行。 眉首:4.發(fā)文機關(guān)標識：（1）包括“XX人民政府文件”、“XX人民政府辦公室文件”兩種。發(fā)文機關(guān)標識上邊緣距版心上邊緣為25mm。對于上報的公文（請示、報告），發(fā)文機關(guān)標識上邊緣距版心上邊緣為80mm。眉首:（2）發(fā)文機關(guān)標識原則上使用小標宋體字，一般用紅色套印。字號以醒目美觀為原則確定，但應(yīng)小于22mm15mm（高寬）。（3）行政機關(guān)聯(lián)合行文，主辦機關(guān)應(yīng)排列在前；行政機關(guān)與同級或相應(yīng)的黨的機關(guān)、軍隊機關(guān)、人民團體聯(lián)合行文，按照黨、政、軍、群的順序排列。 注意：公文首頁必須顯示正文。 眉首:5.發(fā)文字號：發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)文機關(guān)標識下空2行，用3號仿宋體

8、字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標識；年份應(yīng)標全稱，用六角括號“ ”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。眉首:6.簽發(fā)人：上報的公文需標識簽發(fā)人姓名。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號方正仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號方正楷體字標識簽發(fā)人姓名。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第l行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。（見上一張圖例）主體：1.公文標題：紅色反線下空2行，用2號方正小標宋體字，可分一行或多行居中排

9、布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。主體：2.主送機關(guān)：指公文的主要受理機關(guān)。置于標題之下空1行。標識主送機關(guān)應(yīng)使用主送機關(guān)的全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機關(guān)的統(tǒng)稱。主體：3.公文正文：主送機關(guān)名稱下1行，每自然段左空2字，回行頂格。主體：4.附件：（1）在正文之下空1行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后用全角冒名和名稱，或在正文相關(guān)處用括注標明“見附件”等字樣。 （2）附件如有序號，使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：1.”）；附件名稱后不加標點符號。主體：5.成文日期：用漢字將年、月、日標全；成文日期以領(lǐng)導(dǎo)同志簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負責(zé)人的簽發(fā)日期為準。注：如二九年中的“

10、”，不是0、O、零。主體：6.公文生效標識：公文生效標識是證明公文效力的表現(xiàn)形式，包括發(fā)文機關(guān)印章或簽署人姓名（也可用簽署人簽名章）。（1）單一發(fā)文印章。（2）聯(lián)合行文印章。主體：7.附注：（1）一般是對公文的發(fā)放范圍、使用時需注意的事項加以說明，如“此件可見報”等;（2）“請示”、作為上行文的“意見”、“函”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話，用圓括號括入。（3）用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文日期下1行。版記：1.主題詞 按類別詞、類屬詞、文種的順序排列，除類別詞外，詞目數(shù)量不超過5個?！爸黝}詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。主

11、題詞的索引規(guī)則根據(jù)需要，可將不同類的主題詞進行組配標引。如國務(wù)院關(guān)于“九五”期間深化科學(xué)技術(shù)體制改革的決定，可標“科技、體制、改革、決定”。 當(dāng)找不到準確的類屬詞時，可以在類別中選擇適當(dāng)?shù)脑~標引。同時將能夠準確反映文件內(nèi)容的詞標在類屬詞后面，并在該詞后面加符合以示區(qū)別。 版記：2.抄送機關(guān) 左右各空1字，用3號仿宋體字標識“抄送”；抄送機關(guān)間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊；在最后一個抄送機關(guān)后標句號。注意：是“抄送”，對上不再用抄報，對下不再用抄發(fā)。 版記：3.印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期：用3號仿宋體字。印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期一般為公文送往印刷廠付印的日期，用阿拉伯?dāng)?shù)碼

12、標識。版記：4.版記中的反線 版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。5.版記的位置 版記應(yīng)置于公文最后一面（封四）公文的篇幅如果在一個折頁（即有四面）以上，這時公文的頁數(shù)一般應(yīng)是4的倍數(shù)，兩頁以內(nèi)的放在第2頁。版記：公文有附件時：如果附件最后的空白能夠容下版記，而該頁又正是4的倍數(shù)，此時版記應(yīng)置于該空白處，以免造成不必要的浪費。如果附件是被轉(zhuǎn)發(fā)的文件，該文件后面也有版記，則刪除該版記，只標識轉(zhuǎn)發(fā)文件自己的版記。頁碼用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。頁碼只標識到公文主體部分結(jié)束的那頁，空白頁和空白頁以后的頁不標識頁碼。

13、第二章常見公文錯情優(yōu)秀公文質(zhì)量標準：（一）內(nèi)容符合黨和國家的路線、方針、政策、法律、法規(guī)及規(guī)章；（二）行文關(guān)系、規(guī)則、程序符合規(guī)范要求；（三）格式規(guī)范、準確；（四）正文結(jié)構(gòu)合理，主旨明確，層次清楚，論證有理有據(jù)，重點突出，能完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)的意圖。一、關(guān)于政策方面（一）引用政策要確保正確。引用文件的，除寫明文件標題外，還應(yīng)標出發(fā)文字號。（二）不能違背政策例：1.某文件要求“各有關(guān)鎮(zhèn)要切實落實穩(wěn)控措施，切實禁止群眾上訪”。2.某會議紀要：“區(qū)公安局于*月*日起停止對4家采石場供應(yīng)炸藥和雷管”。 （三）不可能實現(xiàn)的任務(wù)不能提。如：某部門發(fā)了一個文件，要求：“對來合客商吃住需實行一包到底 ”。（

14、四）有悖于常理的不能提如網(wǎng)上正在流傳湖南溆浦政府文件鬧大笑話：“為了加大我縣水土流失防治力度，決定由縣公安局代表水利局征收水土流失防洪費。”湖南溆浦縣某縣長會議紀要，中國青年報6月14日報道。二、關(guān)于行文規(guī)則方面（一）弄清職權(quán)范圍存在問題：1.部分單位的辦公室不管公文。2.不在職權(quán)范圍內(nèi)行文。3.本應(yīng)由部門印發(fā)的公文，上升了發(fā)文層面。（二）弄清隸屬關(guān)系存在問題：1.主送單位錯誤。2.文種錯誤。3.存在政府向政府系統(tǒng)以外的黨委部門、法院、檢察院、人武部等下任務(wù)、提要求的現(xiàn)象。（三）不得多頭報送（四）嚴禁體制外循環(huán)三、關(guān)于寫作規(guī)范方面公文起草是一項思想性、政策性、技能性很強的工作，要求很高，必須嚴

15、肅對待，在不斷摸索中提高寫作水平。 （一）公文標題公文通常采用完全式標題：發(fā)文機關(guān)（關(guān)于）事由文種。1.標題要素缺失事由通常應(yīng)由動詞領(lǐng)起，組成一個動賓結(jié)構(gòu)。 2.文種錯誤（1）主要是“請示”與“報告”混淆。 （2）意見也是一種文種，可以單獨使用（3）亂用批復(fù)。 3.文不達意；4.誤用標點符號；5.轉(zhuǎn)發(fā)通知的標題，經(jīng)常會遇到幾個“通知”重復(fù)的問題；6.漏掉文種。 （二）公文正文要求：情況確實，觀點明確，表述準確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。文字以社會化書面語體為主，準確、簡明、平實、得體。主要問題：1.公文主旨不清晰，套話多，口號式的話多。2.結(jié)構(gòu)不合理，層次不清晰，重點不突出。3.內(nèi)容缺乏概括提煉，累贅、重復(fù)、交叉、遺漏、出錯，篇幅冗長。4.詞語搭配不當(dāng)。 5.數(shù)據(jù)和數(shù)量單位出錯。7.標點符號應(yīng)用不當(dāng)。（特別是開頭部分）例：“為了提高合川市對外開放水平，大力發(fā)展外向型經(jīng)濟，促使轄區(qū)內(nèi)自營出口企業(yè)努力增強產(chǎn)品的國際競爭力，確保我市投資、消費、出口“三駕馬車”協(xié)調(diào)并行。現(xiàn)