員工檔案管理制度

1、 員工檔案管理制度員工檔案管理制度1一、勞動(dòng)合同管理制度 勞動(dòng)合同： 1、簽訂勞動(dòng)合同的原則 （1）本著平等自愿和商議全都的原則。要求勞動(dòng)合同的內(nèi)容必需公平、誠實(shí)、守信。 （2）遵守國家法律、規(guī)矩和政策。 （3）以書面形式明確規(guī)定雙方的責(zé)任、權(quán)利和義務(wù)。 （4）雙方嚴(yán)格執(zhí)行。勞動(dòng)合同簽訂后，雙方都應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)合同規(guī)定的內(nèi)容遵照執(zhí)行，任何一方違約，都將 按規(guī)定追究違約責(zé)任。 （5）以酒店經(jīng)營目標(biāo)為中心。 2、勞動(dòng)合同的訂立 （1）原在冊的勞動(dòng)合同制員工以及新進(jìn)酒店的人員。 （2）酒店的法人代表或托付人，代表酒店與其他人員簽訂勞動(dòng)合同。 （3）勞動(dòng)合同期限分為有固定期限、無固定期限和完成一定的工作為

2、期限三種。其中有固定期限的勞動(dòng)合 同是指：簽訂一年以上有期限的勞動(dòng)合同；無固定期限的勞動(dòng)合同是指：在簽定勞動(dòng)合同時(shí)不明確終止期；完成一定的工作為期限的勞動(dòng)合同是：指合同當(dāng)事人雙方完成某一工作為期限的勞動(dòng)合同是指合同當(dāng)事人雙方或某一工作的起訖的時(shí)光為條件的。 （4）新進(jìn)員工應(yīng)按照簽訂勞動(dòng)合同的年限與有關(guān)規(guī)定，確定試用期，試用期最長不得超過2個(gè)月。 （5）勞動(dòng)合同的變更、續(xù)訂、終止和解除，均應(yīng)按勞動(dòng)法的有關(guān)規(guī)定辦理。 3、簽訂后的勞動(dòng)合同甲乙雙方各持一份。人事部將員工合同書按部門、按序編號歸檔保存。 4、合同到期不續(xù)簽的或已解除的勞動(dòng)合同書均保存2年 。 二、員工檔案管理制度 按照中華人民共和國檔

3、案法及有關(guān)規(guī)矩的規(guī)定，酒店的人事部做好有關(guān)檔案的管理工作。檔案管理實(shí) 行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分節(jié)管理”的原則，維持檔案的真切、完美與安全，便于未來使用。 1、員工檔案 員工檔案由酒店的人事部統(tǒng)一管理，人事部全面把握酒店員工基本狀況的收集、鑒別、管理和利用工作。為做好考察培養(yǎng)使用工作提供重要的依據(jù)。員工檔案主要分以下二類： （1）員工人事檔案員工人事檔案是人事部從個(gè)人為單位集中保存起來的、反映個(gè)人一定時(shí)期的社會(huì)經(jīng)受和德才表現(xiàn)的文件資料。主要包括以下基本內(nèi)容：員工履歷、自傳、鑒定、考核、考察資料，學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職稱及專業(yè)工種技術(shù)等級考核或鑒定材料；黨團(tuán)、嘉獎(jiǎng)處分材料；任免、工資、錄取、離店等審批表及其

4、它有關(guān)重要材料。 a、 員工人事檔案的收集、收拾和保管 員工人事檔案收拾應(yīng)按有關(guān)方面規(guī)定的十個(gè)大類舉行。收拾、裝訂成冊的材料必需具有一定保存價(jià)值，還要符合進(jìn)入員工人事檔案的規(guī)定。員工人事檔案必需存放在牢靠安全的場所，做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盜工作。并實(shí)施專人保管。 b、 員工人事檔案的查閱和借用 查閱人事檔案，必需辦理查閱記下手續(xù)，查閱普通員工人事檔案，由人事主管批準(zhǔn)；查閱管理人員人事檔案按管理權(quán)限辦理審批手續(xù)。 外單位人員需要查閱、借用人事檔案時(shí)，必需出示有效的證實(shí)，并經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱和借用人事檔案的人員必需嚴(yán)格遵守保密制度，不準(zhǔn)向無關(guān)人員泄露或向外公布檔案內(nèi)容，違背者視狀況輕重，

5、予以批判教導(dǎo)直至紀(jì)律處分。 c、 員工人事檔案的傳遞 在員工錄取和離店時(shí)，人部部準(zhǔn)時(shí)辦理員工人事檔案的傳遞，做到傳遞手續(xù)完備，材料完整。 員工人事檔案的傳遞不得由本人辦理。 （2）員工的工作檔案 從員工進(jìn)入飯店開頭，記錄員工在為酒店工作過程中各個(gè)階段的個(gè)人經(jīng)受，思想品德；業(yè)務(wù)表現(xiàn)、教導(dǎo)培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲記錄的綜合狀況。材料包括：員工求職申請、聘請錄取、勞動(dòng)合同和有關(guān)離店記錄等資料；教導(dǎo)培訓(xùn)記錄、專業(yè)長處與興趣的資料；工資福利資料；勞動(dòng)業(yè)績、服務(wù)工作評估資料；出勤記錄、工作崗位流淌等資料。 對員工的各種資料舉行匯總、鑒別、分類和歸檔。 2、人事部工作檔案 人事部的工作檔案分為人力資源檔案、工資福利檔案、

6、教導(dǎo)培訓(xùn)檔案和行政人事檔案等四個(gè)部分，分離記錄人事部的工作。 （1）人力資源檔案 有關(guān)請示、批復(fù)、報(bào)告、通知等文件、工作方案，以及員工聘請錄取或離店的審批材料，勞動(dòng)合同資料（包括簽訂、續(xù)簽、變更、解除、終止勞動(dòng)合同的有關(guān)資料），崗位變更資料等。 （2）工資福利檔案 有關(guān)請示、批復(fù)、報(bào)告、通知等文件、工作方案，以及工資、獎(jiǎng)金分配方法、考核資料，福利發(fā)放及變更記錄、月度員工考勤匯總等。 （3）教導(dǎo)培訓(xùn)檔案 有關(guān)請示、批復(fù)、報(bào)告、通知等文件、工作方案，教導(dǎo)培訓(xùn)工作、教導(dǎo)管理等活動(dòng)中產(chǎn)生的，經(jīng)收拾并保存下來的具有價(jià)值的文字資料、授課講義、考試資料、圖表、照片和音像資料等。 （4）行政人事檔案 有關(guān)請示

7、、批復(fù)、報(bào)告、通知等文件、工作方案，衛(wèi)生防疫檢查記錄、員工健康檢查材料、食品衛(wèi)生檢查資料、員工餐廳有關(guān)管理資料等。 （5）人事部的工作檔案按年度建立索引、裝訂成冊。 3、檔案保存期 離職人員檔案保存2年。 檔案管理工作流程 酒店檔案工作的主要流程是： 1、 接 收：凡酒店經(jīng)營管理活動(dòng)中形成和使用的，業(yè)已辦理完畢并具有查考價(jià)值的文件、報(bào)告、規(guī)定、通知及有關(guān)資料、圖片、會(huì)議記錄等均應(yīng)列入酒店檔案的接收范圍。 酒店檔案一年接收一次，酒店各部門應(yīng)于次年一月底前將檔案資料統(tǒng)一移交人事部。 2、 整 理： （1）、酒店檔案按年綜合收拾，普通在每年第一季度收拾歸檔。 （2）、酒店各部門的檔案按其形成的各種門

8、類和體裁列為一個(gè)全宗。 （3）、辦公室檔案，按其不同內(nèi)容和體裁，制成統(tǒng)一的分類檔案。 （4）、根據(jù)案卷的羅列挨次編制卷號，案卷名目上應(yīng)區(qū)分狀況標(biāo)明不同保管期限。 3、 保管及利用 （1）、酒店檔案應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管，并定期舉行檢查。 （2）、凡使用檔案應(yīng)辦理借閱手續(xù)，填寫檔案借閱單。重要檔案的借閱應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。 （3）、借閱結(jié)束后，請借閱者在檔案借閱單上簽名。 4、鑒定和移交 （1）、檔案鑒定工作在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)下，組成鑒定小組，按規(guī)定舉行。 （2）、銷毀失去保存價(jià)值的檔案由鑒定小組提出看法，記下造冊，經(jīng)酒店領(lǐng) （3）、銷毀失去保存價(jià)值的檔案由鑒定小組提出看法，記下造冊，經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由兩人

9、在指定地點(diǎn)監(jiān)銷。 （4）、檔案移交要按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 （5）、檔案員調(diào)動(dòng)工作，須辦完檔案移交手續(xù)后方能離崗。 員工檔案管理制度2 1.目的 規(guī)范人事檔案管理，加強(qiáng)檔案管理的完整性、真切性、準(zhǔn)時(shí)性和保密性。 2.適用范圍 適用于公司員工紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理工作。 3.職責(zé) 公司管理部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門。 4程序 4.1 員工人事檔案以紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種載體保存、紙質(zhì)檔案統(tǒng)一歸入每位員工的個(gè)人 檔案袋，電子檔案以HR信息管理系統(tǒng)為平臺(tái)舉行統(tǒng)一管理。員工人事檔案管理人員必需忠于職守，嚴(yán)格保密員工的信息資料。 4.2 檔案建立：新員工經(jīng)考核合格，入職之日起，即建立個(gè)人人事

10、檔案，起始檔案材料包括： 身份證和學(xué)歷職稱證件的復(fù)印件、個(gè)人簡歷、個(gè)人信息表、戶口本復(fù)印件、勞動(dòng)合同等。 4.3 員工個(gè)人檔案不經(jīng)過公司檔案管理人員歸檔，而是通過檔案代保管服務(wù)機(jī)構(gòu)舉行代保管 本單位員工檔案。如公司對員工檔案材料（如鑒定、考核材料、離職、參與中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)的材料，獎(jiǎng)懲材料等）的收集、維護(hù)、應(yīng)該符合國家法律規(guī)矩、政策文件的規(guī)定。檔案材料交至檔案代保管服務(wù)機(jī)構(gòu)由檔案代保管服務(wù)機(jī)構(gòu)工作人員放入員工的檔案。 4.4 檔案資料收錄：員工在職期間，管理部門應(yīng)準(zhǔn)時(shí)將員工的動(dòng)態(tài)變動(dòng)材料收錄入個(gè)人的紙 質(zhì)檔案和電子檔案，如：獎(jiǎng)罰記錄、職位調(diào)動(dòng)、任命、借用、離職申請、考核管理等。 4.5 本部

11、門職工的人事檔案調(diào)閱需經(jīng)部門主管、管理部經(jīng)理批準(zhǔn)。 4.6 調(diào)閱檔案原則上在管理部門內(nèi)部并在指定人員伴隨下調(diào)閱。如需借出管理部門、需管理 部經(jīng)理批準(zhǔn)。 4.7 全部調(diào)閱檔案，均需記下備案。 4.8 離職員工的人事檔案，應(yīng)在妥當(dāng)保管一年以后銷毀，部門主管以上人員、關(guān)鍵崗位人員 檔案應(yīng)妥當(dāng)保管三年以上銷毀。 員工檔案管理制度3 一、目的 更的的員工人事檔案妥當(dāng)管理，的保守機(jī)密；人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的檔案資料，特制定本檔案管理方法。 二、檔案管理內(nèi)容 1、員工入職檔案：個(gè)人簡歷 員工入職記下表、應(yīng)聘人員記下表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、

12、離職證實(shí)、合同及協(xié)議。 2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或者考評結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。 3、績效管理檔案：將員工績效考核資料按月歸類收拾。 4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。 三、檔案規(guī)定 1、基礎(chǔ)管理 11原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔、羅列有序、層次清晰、收拾規(guī)范。 12員工入職前，人力資源部對人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄取和解聘。 13對人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員收拾，并記下于入職員工人事檔案記下（見附件一）離職員工人事檔案記下（見附件二），并在檔案前頁填寫人事資

13、料的名稱及對檔案編號，人事檔案原則上是永遠(yuǎn)保存。 14當(dāng)在職員工的資料有變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱變動(dòng)、婚姻狀況變動(dòng)等），應(yīng)將資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場查驗(yàn)。 15調(diào)動(dòng)和錄取入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報(bào)到新崗位前，對調(diào)入或新的檔案都應(yīng)記下。 16對員工考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲的材料要收集、收拾檔案的完整性，歸檔的材料鑒別，材料的、文字清晰、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。 17員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。 18人力資源部檔案員要注重檔案管理環(huán)境的清潔、

14、干凈。 19檔案應(yīng)分類編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交錯(cuò)，制電子名目，以便查閱。 2、檔案的查、借閱 21檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫查、借閱人事檔案單（附件三），行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。 22任何垮查、借閱人事檔案，下級員工查、借閱員工的人事檔案。 23公司級、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。 24全部批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特別狀況可延伸），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規(guī)定。 25人力資源部查、借閱記下，并在人事檔案

15、借閱記下本簽字記下（附件三）。 3、查、借閱檔案注重 31涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。 32擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。 33查、借閱者擅自泄露檔案內(nèi)容，違背者視情節(jié)嚴(yán)峻，予以懲罰。 4、檔案的銷毀 41公司任何個(gè)人和非經(jīng)同意銷毀員工檔案資料。 42某些檔案到了銷毀期時(shí)，由人力資源部填寫公司員工人事檔案銷毀審批記下（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。 43經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案，人力資源部須核對，將批準(zhǔn)的公司員工人事檔案銷毀記下和將要銷毀的人事檔案記下并歸檔，記下表永遠(yuǎn)保存。 四、制定、修訂、廢除與實(shí)施 本管理方法經(jīng)行政人力資源部

16、經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部實(shí)施，修訂和廢止亦同。 員工檔案管理制度4 一、目的 為了對人事檔案舉行妥當(dāng)保管，能有效地保守機(jī)密。維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，規(guī)范人事檔案的管理，特制定本制度。 二、范圍 本制度適用于對公司人事檔案的執(zhí)行管理。 三、職責(zé) 3.1 人力資源部人事管理課負(fù)責(zé)人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對、轉(zhuǎn)遞、保密、統(tǒng)計(jì)等工作。 3.2 人事檔案管理：集團(tuán)公司人事管理課（寧波地區(qū)）負(fù)責(zé)本地區(qū)全部分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當(dāng)?shù)厝耸鹿芾聿块T負(fù)責(zé)管理工作。 3.3 集團(tuán)公司人力資源部為本制度的歸口部門，負(fù)責(zé)指導(dǎo)監(jiān)督各部門、分公司的人事檔

17、案管理工作、負(fù)責(zé)本制度的編制及落實(shí)執(zhí)行工作。 3.4 集團(tuán)公司企業(yè)委員會(huì)負(fù)責(zé)本制度的審議及授權(quán)主管人簽核，總裁負(fù)責(zé)本制度的批準(zhǔn)執(zhí)行。 四、人事檔案管理的內(nèi)容 4.1 員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時(shí)將員工應(yīng)聘申請表及相關(guān)證件（畢業(yè)證書、身份證、各類技術(shù)認(rèn)證證書）復(fù)印件提交人事管理課，人事管理課按照員工應(yīng)聘申請表建立員工人事檔案（內(nèi)容包括：該員工的應(yīng)聘、錄取、勞動(dòng)合同、考核、薪資、福利、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等相關(guān)資料）并準(zhǔn)時(shí)歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案材料舉行鑒別，第二按新員工的所在部門以及職務(wù)、性別等舉行分類并確定其歸檔的詳細(xì)位置并且在名目上補(bǔ)登新員工人事檔案材料的名稱及有關(guān)內(nèi)容，最后將

18、新員工的人事檔案材料歸檔。 4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以后的任職狀況、培訓(xùn)狀況、工資調(diào)節(jié)狀況、學(xué)歷及職稱變化狀況、歷年考核狀況及員工基本狀況復(fù)印件備查材料等。 4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務(wù)歸類。員工終止/解除勞動(dòng)關(guān)系時(shí)，應(yīng)將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。 4.1.3員工合法終止/解除勞動(dòng)合同時(shí)，由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人在員工離職通知單上簽字，確認(rèn)無遺留問題；員工相關(guān)檔案調(diào)入單位時(shí)，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的檔案材料轉(zhuǎn)移單及其它有關(guān)材料，轉(zhuǎn)至調(diào)入單位并

19、歸檔。相關(guān)手續(xù)員工入職試工轉(zhuǎn)正辭退作業(yè)管理制度。 4.2 檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對員工的人事檔案舉行檢查核對并在員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列狀況下，也要舉行檢查核對：突發(fā)大事后，如被盜、遺失、或水災(zāi)火災(zāi)之后；對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否走失；發(fā)覺某些損失之后，如發(fā)覺材料變酶、發(fā)覺蟲蛀等；檢查完畢后必需在員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表上確認(rèn)簽字。 4.3 轉(zhuǎn)遞（員工異動(dòng)）：檔案轉(zhuǎn)遞過程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉(zhuǎn)走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷該員工的人事檔案并填寫轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單，按發(fā)文要求包裝、密封。

20、在轉(zhuǎn)遞過程中應(yīng)遵循保密原則并且要求收檔單位在回執(zhí)上簽字蓋章。 4.4 保密制度：由人事管理課檔案管理員負(fù)責(zé)人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場合。公司人事管理課對接受員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的熟悉檔案材料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必需嚴(yán)格保密，不得擅自向外蔓延。 4.5 統(tǒng)計(jì)：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數(shù)量、人事檔案材料收集補(bǔ)充狀況、檔案收拾狀況、檔案保管狀況、利用狀況舉行統(tǒng)計(jì)并填寫員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表。 4.5.1人事檔案統(tǒng)計(jì)分類：履歷及相關(guān)證件材料、鑒定及考核材料、評聘及獎(jiǎng)懲材料、其他可供公司參考資料。 4.5.2 人事檔案統(tǒng)計(jì)信息要準(zhǔn)時(shí)更新，人力資源部按照人員流淌狀況每

21、月25日必需將相關(guān)人事檔案的統(tǒng)計(jì)狀況更新并填寫員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表，提報(bào)人力資源部總監(jiān)審核。 五、員工人事檔案管理，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國家和公司有關(guān)規(guī)定。 查閱員工人事檔案應(yīng)經(jīng)人力資源部總監(jiān)（或總裁）批準(zhǔn)，并辦理記下手續(xù)。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。 六、相關(guān)支持文件及記錄 員工應(yīng)聘申請表 轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單 員工離職通知單 員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表 公司員工人事檔案管理制度 第一條、為確保人事檔案的機(jī)密性，完整性和精確性，為人事決策提供信息和依據(jù)，特制定本制度。 其次條、本制度適用于公司全部員工的人事檔案管理。 第三條、員工人事檔案由人力資源部負(fù)責(zé)管理。 第四條、新員工第一次建

22、檔后，日后全部有關(guān)個(gè)人人事資料都隨時(shí)歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調(diào)動(dòng)、工資晉升、培訓(xùn)記錄、行政處分、嘉獎(jiǎng)等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。 第五條、新員工報(bào)到后按個(gè)人資料檔案名目挨次舉行建檔，名目如下： 1、聘請記下表 2、聘用通知書 3、學(xué)歷證、職稱證、計(jì)算機(jī)等相關(guān)資歷證的復(fù)印件。 4、身份證復(fù)印件 5、照片 6、員工轉(zhuǎn)正申請表 7、聘用合同 8、獎(jiǎng)懲材料 9、任免、升降、調(diào)薪等材料 10、其它材料 第六條、檔案管理應(yīng)由專人負(fù)責(zé)并建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、 存入、提供、使用和變動(dòng)狀況。 第七條、要做到分類精確、編號規(guī)范、羅列有序、定期核對。 第八條、全部人事檔案都屬隱秘

23、文件，應(yīng)妥當(dāng)保管，不得任意泄密。 第九條、人事檔案不允許無關(guān)人員查詢。部門負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱本部門員工的檔案?？偨?jīng)理有權(quán)查閱任一員工的檔案，除總經(jīng)理外任何人不得查閱員工的工資檔案。 第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。 第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應(yīng)嚴(yán)格保證檔案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、走失。 第十二條、收回檔案時(shí)，檔案管理人員必需仔細(xì)檢查核對，否則追究當(dāng)事人的責(zé)任。 第十三條、離職人員檔案保存期為一年。 員工檔案管理制度5 第一條人事檔案的內(nèi)容。 員工人事檔案是關(guān)于員工個(gè)人及有關(guān)方面歷史狀況的.材料。其內(nèi)容主要包括： 1、記載和講述員工本人經(jīng)受、基本狀況、成長歷史

24、及思想進(jìn)展變化進(jìn)程的履歷，自傳材料； 2、員工以往工作或?qū)W習(xí)單位對員工本人優(yōu)缺點(diǎn)舉行的鑒別和評價(jià)，對其學(xué)歷、專長、業(yè)務(wù)及有關(guān)能力的評定和考核材料； 3、對員工的有關(guān)歷史問題舉行審查、甄別與復(fù)查的人事材料； 4、記錄關(guān)于員工在所工作或?qū)W習(xí)單位內(nèi)加入黨派組織的材料； 5、記載員工違背組織紀(jì)律或觸犯國家法律而受處處分及受到各級各類表彰、嘉獎(jiǎng)的人事材料。 其次條人事檔案保密規(guī)定。 公司人事部對接收員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的人事檔案材料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必需嚴(yán)格保密，不得擅自向外蔓延。 第三條員工個(gè)人狀況變更規(guī)定。 1、員工進(jìn)入公司后，由員工本人填寫員工記下表，其內(nèi)容包括員工姓名、性別、誕生年

25、代、民族、籍貫、政治面目、文化程度、婚姻情況、家庭住址、聯(lián)系電話、家庭狀況、個(gè)人愛好興趣、學(xué)歷、工作經(jīng)受、長處及專業(yè)技能、獎(jiǎng)懲記錄等項(xiàng)目。 2、項(xiàng)目內(nèi)容如有變化，員工應(yīng)以書面方式準(zhǔn)時(shí)精確地向人事部報(bào)告，以便使員工個(gè)人檔案內(nèi)有關(guān)記錄得以相應(yīng)更正，確保人事部把握正確無誤的資料。 第四條員工人事檔案的使用。 員工人事檔案為公司管理的決策部門提供各種人事方面的基本數(shù)據(jù)，并為人事統(tǒng)計(jì)分析提供資料。公司人事決策人員可以通過對有效數(shù)據(jù)的分析，了解公司人員結(jié)構(gòu)的變動(dòng)狀況，為制定公司人力資源進(jìn)展規(guī)劃提供依據(jù)。公司要仔細(xì)做好員工檔案材料的收集、鑒別、收拾、保管和利用，充分發(fā)揮員工檔案材料的作用，為公司人力資源的規(guī)

26、范化管理奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。 員工檔案管理制度6 一、為規(guī)范公司檔案管理，增加公司檔案的有用性和有效性，特制定本制度。 二、歸檔范圍 公司的規(guī)劃、年度方案、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營狀況、人事檔案、會(huì)議記錄、打算、托付書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目計(jì)劃、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。 三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。 四、檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用便利。 五、資料的收集與收拾 1、公司的歸檔資料采取季度歸檔及年度歸檔制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。 2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理

27、員分離向各主管部門收集應(yīng)當(dāng)歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)樂觀協(xié)作與支持。 3、凡應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)準(zhǔn)時(shí)歸檔。 4、各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級的文件必需把原件放入檔案室。 5、檔案管理員按照公司的文書立卷歸檔管理制度實(shí)施檔案歸檔收拾。 六、資料的分類與歸檔 1、公司檔案資料的分類依據(jù)文書立卷歸檔管理制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 2、公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平常立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。 七、檔案的借閱 1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。 2、因工作需要，公司的其他人員需借閱非密

28、級檔案時(shí)，由部門經(jīng)理辦理借閱檔案申請表送總經(jīng)理辦公室主任核批。 3、公司檔案密級分為絕密、機(jī)密、隱秘三個(gè)級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；隱秘級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)光不得超過4小時(shí)。隱秘級檔案的借閱必需由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理因公外出時(shí)可托付副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，詳細(xì)按托付書的內(nèi)容執(zhí)行。 4、檔案借閱者必需做到： 愛惜檔案，保持干凈，嚴(yán)禁涂改。 注重安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。 八、檔案的銷毀 1、公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。 2、當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫公司檔案資料銷毀審批表交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。 3、凡屬于密級的檔案資料必需由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；普通的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。 4、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須仔細(xì)核對