會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定

1、PAGE 關(guān)于會(huì)計(jì)檔案的管理規(guī)定 版本/修改狀態(tài)： 1/0 第 PAGE 8 頁(yè) 共 NUMPAGES 8頁(yè)一汽山東汽汽車改裝廠廠管理文件件 編編號(hào)：YQQSQG /JC-GL-118-20007 批準(zhǔn)準(zhǔn)：馬聰祥祥 會(huì)計(jì)檔案管管理規(guī)定 20007年66月6日發(fā)發(fā)布 22007年年6月6日日實(shí)施一汽山東汽汽車改裝廠廠 發(fā)發(fā)布前言本規(guī)定依據(jù)據(jù)中華人人民共和國(guó)國(guó)會(huì)計(jì)法、中華華人民共和和國(guó)檔案法法的有關(guān)關(guān)規(guī)定、財(cái)財(cái)政部頒布布的會(huì)計(jì)計(jì)檔案管理理辦法和和集團(tuán)公司司的會(huì)計(jì)計(jì)檔案管理理規(guī)定制制訂，是一一汽山東汽汽車改裝廠廠管理文件件之一。 本規(guī)定由由計(jì)劃財(cái)務(wù)務(wù)部提出并并歸口。 本規(guī)規(guī)定由計(jì)劃劃財(cái)務(wù)部負(fù)負(fù)責(zé)起草

2、。 本規(guī)規(guī)定主要起起草人：杜杜進(jìn)江、李李桂昆 1、適用范范圍本規(guī)定適用用于企業(yè)各各相關(guān)部門門對(duì)會(huì)計(jì)檔檔案的管理理。2、術(shù)語(yǔ)和和定義2.1 會(huì)會(huì)計(jì)檔案是是指會(huì)計(jì)憑憑證、會(huì)計(jì)計(jì)賬簿和財(cái)財(cái)務(wù)報(bào)告等等會(huì)計(jì)核算算專業(yè)材料料,是記錄錄和反映單單位經(jīng)濟(jì)業(yè)業(yè)務(wù)的重要要史料和證證據(jù)。具體體包括以下下四類：2.1.11會(huì)計(jì)憑證證類：原始始憑證、記記賬憑證、匯總憑證證,其他會(huì)會(huì)計(jì)憑證；2.1.22會(huì)計(jì)賬簿簿類：總賬賬、明細(xì)賬賬、日記賬賬、固定資資產(chǎn)卡片、輔助賬簿簿、其他會(huì)會(huì)計(jì)賬?。?.1.33財(cái)務(wù)報(bào)告告類：月度度、季度、年度財(cái)務(wù)務(wù)報(bào)告,包包括會(huì)計(jì)報(bào)報(bào)表、附表表、附注及及文字說(shuō)明明，其他財(cái)財(cái)務(wù)報(bào)告；2.1.44其他類

3、：銀行存款款余額調(diào)節(jié)節(jié)表、銀行行對(duì)賬單、庫(kù)存現(xiàn)金金盤點(diǎn)表、其他應(yīng)保保存的會(huì)計(jì)計(jì)核算專業(yè)業(yè)資料、會(huì)會(huì)計(jì)檔案移移交清單、會(huì)計(jì)檔案案分類目錄錄、會(huì)計(jì)檔檔案銷毀清清冊(cè)，以及及采用磁帶帶、磁盤、光盤、縮縮微膠片等等形式保存存的會(huì)計(jì)檔檔案等；3、職責(zé)3.1廠長(zhǎng)長(zhǎng)及計(jì)劃財(cái)財(cái)務(wù)部部長(zhǎng)長(zhǎng)負(fù)責(zé)對(duì)檔檔案部門編編制的會(huì)計(jì)計(jì)檔案銷毀毀清冊(cè)進(jìn)行行核查、審審批，并簽簽字確認(rèn)； 3.2計(jì)劃劃財(cái)務(wù)部負(fù)負(fù)責(zé)本企業(yè)業(yè)會(huì)計(jì)檔案案的收集、整理、裝裝訂等工作作，并將保保存期滿一一年的會(huì)計(jì)計(jì)檔案向檔檔案管理部部門移交； 3.3計(jì)劃劃財(cái)務(wù)部負(fù)負(fù)責(zé)對(duì)檔案案管理部門門提出的會(huì)會(huì)計(jì)檔案銷銷毀意見及及編制的會(huì)計(jì)檔案案銷毀清冊(cè)冊(cè)進(jìn)行核核實(shí)、確認(rèn)認(rèn)，并

4、會(huì)同同檔案部門門共同監(jiān)銷銷,且負(fù)責(zé)責(zé)保管會(huì)計(jì)計(jì)檔案銷毀毀清冊(cè)； 3.4檔案案管理部門門負(fù)責(zé)本企企業(yè)會(huì)計(jì)檔檔案的接收收、立卷、編目、保保管、整理理、借閱、鑒定等工工作，同時(shí)辦理理交接手續(xù)續(xù)； 3.5檔案案管理部門門負(fù)責(zé)對(duì)保保存期滿的的會(huì)計(jì)檔案案提出銷毀毀意見并編編制銷毀清清冊(cè)，配合合計(jì)劃財(cái)務(wù)務(wù)部核實(shí)、確認(rèn)；3.6 檔檔案管理部部門負(fù)責(zé)銷銷毀會(huì)計(jì)檔檔案，同時(shí)時(shí)將銷毀清清冊(cè)存檔。4 工作作內(nèi)容和要要求4.1 會(huì)會(huì)計(jì)檔案的的收集、整整理按照集團(tuán)公公司會(huì)計(jì)計(jì)檔案的管管理規(guī)定對(duì)本企業(yè)業(yè)形成的會(huì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)進(jìn)行收集、整理、編編目。4.2 會(huì)會(huì)計(jì)檔案的的移交4.2.11 會(huì)計(jì)檔檔案由計(jì)劃劃財(cái)務(wù)部等等會(huì)計(jì)部門門向

5、檔案部部門移交，交交接雙方辦辦理會(huì)計(jì)檔檔案移交手手續(xù),填寫寫會(huì)計(jì)檔檔案歸檔移移交清單（一式兩兩份），其其中一份隨隨會(huì)計(jì)檔案案一并交檔檔案部門歸歸檔，另一一份保存于于計(jì)劃財(cái)務(wù)務(wù)部。 4.2.22 交接雙雙方按照會(huì)計(jì)檔案案歸檔移交交清單所所列內(nèi)容逐逐項(xiàng)交接,并由交接接雙方的部部門負(fù)責(zé)人人負(fù)責(zé)監(jiān)交交。4.2.33 會(huì)計(jì)檔檔案交接完完畢后，交交接雙方經(jīng)經(jīng)辦人和監(jiān)監(jiān)交人在會(huì)會(huì)計(jì)檔案移移交清單上上簽名或者者蓋章。4.2.44 計(jì)劃財(cái)財(cái)務(wù)部?jī)?nèi)部部因工作崗崗位變動(dòng)發(fā)發(fā)生的檔案案移交，參參照上述方方法，由交交接雙方的的部門負(fù)責(zé)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)監(jiān)交。4.3 會(huì)會(huì)計(jì)檔案的的保管4.3.11 保管期期限4.3.11.1 會(huì)

6、會(huì)計(jì)檔案的的保管期限限,從會(huì)計(jì)計(jì)年度終了了后的第一一天算起。4.3.11.2 會(huì)會(huì)計(jì)檔案的的保管期限限分為永久久、定期兩兩類；定期期保管期限限分為3年年、5年、10年、15年、25年55類。 4.3.11.3 會(huì)會(huì)計(jì)檔案的的保管期限限按照 “附件1”所列期限限執(zhí)行。4.3.11.4 本本規(guī)定中“附件1”中規(guī)定的的會(huì)計(jì)檔案案保管期限限為最低保保管期限。4.3.22 保管要要求4.3.22.1 會(huì)會(huì)計(jì)檔案必必須采用書書面資料形形式保存，同同時(shí)應(yīng)對(duì)相相關(guān)的計(jì)算算機(jī)數(shù)據(jù)文文件采用磁磁盤、磁帶帶或光盤等等形式保存存。 采采用光盤等等存儲(chǔ)形式式保存的會(huì)會(huì)計(jì)檔案，保保管期限應(yīng)應(yīng)大于“附件1”中規(guī)定的的最低保

7、管管期限。4.3.22.2 當(dāng)當(dāng)年形成的的會(huì)計(jì)檔案案,在會(huì)計(jì)計(jì)年度終了了后,暫由由計(jì)劃財(cái)務(wù)務(wù)部保管一一年。計(jì)劃劃財(cái)務(wù)部對(duì)對(duì)保管一年年以上的會(huì)會(huì)計(jì)檔案，編編制移交清清單，在會(huì)會(huì)計(jì)年度終終了的第二二年一季度度前，移交交檔案部門門集中統(tǒng)一一管理。4.3.22.3 出出納員及電電算化會(huì)計(jì)計(jì)不得兼管管會(huì)計(jì)檔案案。 4.3.22.4 對(duì)對(duì)移交檔案案部門保管管的會(huì)計(jì)檔檔案,要保保持原卷冊(cè)冊(cè)的封裝。特殊需要要拆封重新新整理的,檔案部門門會(huì)同計(jì)劃劃財(cái)務(wù)部和和經(jīng)辦人員員共同拆封封整理。4.3.22.5 對(duì)對(duì)于采用磁磁盤、磁帶帶、光盤、縮微膠片片等保存的的會(huì)計(jì)檔案案，要作到到防磁、防防火、防潮潮、防塵、防折、防防壓

8、等，并并且要雙備備份異地存存放；系統(tǒng)統(tǒng)管理員對(duì)對(duì)備份內(nèi)容容要定期進(jìn)進(jìn)行檢查、復(fù)制，防防止因介質(zhì)質(zhì)損壞導(dǎo)致致會(huì)計(jì)檔案案數(shù)據(jù)丟失失。4.4 資資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)權(quán)變動(dòng)中檔檔案處置4.4.11企業(yè)因撤撤銷、解散散、破產(chǎn)或或者其他原原因而終止止的,在終終止和辦理理注銷登記記手續(xù)之前前形成的會(huì)會(huì)計(jì)檔案,由檔案部部門和計(jì)劃劃財(cái)務(wù)部共共同整理，移移交集團(tuán)公公司檔案部部門。 4.4.22 企業(yè)分分立后原單單位存續(xù)的的，其會(huì)計(jì)計(jì)檔案由分分立后的存存續(xù)方統(tǒng)一一保管,其其他方可查查閱、復(fù)制制與其業(yè)務(wù)務(wù)相關(guān)的會(huì)會(huì)計(jì)檔案；企業(yè)分立立后原單位位解散的,其會(huì)計(jì)檔檔案經(jīng)各方方協(xié)商后由由其中一方方代管,其其他方可查查閱、復(fù)制制與其業(yè)務(wù)

9、務(wù)相關(guān)的會(huì)會(huì)計(jì)檔案。企業(yè)分立立中未結(jié)清清的會(huì)計(jì)事事項(xiàng)所涉及及的原始憑憑證,單獨(dú)獨(dú)抽出由業(yè)業(yè)務(wù)相關(guān)方方保存，并并按規(guī)定辦辦理交接手手續(xù)。4.4.33 因業(yè)務(wù)務(wù)移交其他他單位所涉涉及的會(huì)計(jì)計(jì)檔案,由由原單位保保管,承接接業(yè)務(wù)單位位可查閱,復(fù)制與其其業(yè)務(wù)相關(guān)關(guān)的會(huì)計(jì)檔檔案,對(duì)其其中未結(jié)清清的會(huì)計(jì)事事項(xiàng)所涉及及的原始憑憑證,單獨(dú)獨(dú)抽出由業(yè)業(yè)務(wù)承接單單位保存,并按規(guī)定定辦理交接接手續(xù)。 4.4.44 合并后后原單位解解散的,原原單位的會(huì)會(huì)計(jì)檔案由由合并后的的單位統(tǒng)一一保管；合合并后原單單位仍存續(xù)續(xù)的,其會(huì)會(huì)計(jì)檔案仍仍由原單位位保管。4.4.55 建設(shè)單位位在項(xiàng)目建建設(shè)期間形形成的會(huì)計(jì)計(jì)檔案,在在辦理竣工

10、工決算后移移交給建設(shè)設(shè)項(xiàng)目的接接受單位,并按規(guī)定定辦理交接接手續(xù)。4.5 會(huì)會(huì)計(jì)檔案借借閱4.5.11企業(yè)內(nèi)部部實(shí)行會(huì)計(jì)計(jì)檔案查閱閱、借閱、復(fù)制登記記制度。4.5.22 會(huì)計(jì)檔檔案不得隨隨意借出、不得攜帶帶出境。如如有特殊需需要,經(jīng)企企業(yè)負(fù)責(zé)人人批準(zhǔn),可可以提供查查閱或者復(fù)復(fù)制,并辦辦理登記手手續(xù)。4.5.33 查閱或或復(fù)制會(huì)計(jì)計(jì)檔案的人人員,嚴(yán)禁禁在會(huì)計(jì)檔檔案上涂畫畫、拆封和和抽換。4.5.44 非財(cái)務(wù)務(wù)會(huì)計(jì)部門門查閱會(huì)計(jì)計(jì)檔案時(shí),必須由財(cái)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部部門陪同,涉案查閱閱除財(cái)務(wù)會(huì)會(huì)計(jì)部門外外,還需有有紀(jì)委部門門參加。4.6 會(huì)會(huì)計(jì)檔案的的銷毀4.6.11 對(duì)保管管期滿但未未結(jié)清的債債權(quán)債務(wù)原原

11、始憑證和和涉及其他他未了事項(xiàng)項(xiàng)的原始憑憑證,不得得銷毀,單單獨(dú)抽出立立卷,保管管到未了事事項(xiàng)完結(jié)時(shí)時(shí)為止。單單獨(dú)抽出立立卷的會(huì)計(jì)計(jì)檔案,在在會(huì)計(jì)檔案案銷毀清冊(cè)冊(cè)和會(huì)計(jì)檔檔案分類目目錄中列明明。 4.6.22 保管期期滿的會(huì)計(jì)計(jì)檔案,除除本辦法44.6.11規(guī)定的情情形外,按按照以下程程序銷毀： 4.6.22.1檔案案部門提出出銷毀意見見,編制會(huì)會(huì)計(jì)檔案銷銷毀清冊(cè),提交計(jì)劃劃財(cái)務(wù)部部部長(zhǎng)及廠長(zhǎng)長(zhǎng)簽署意見見。 4.6.33.2 銷銷毀會(huì)計(jì)檔檔案時(shí),由由檔案部門門和計(jì)劃財(cái)財(cái)務(wù)部共同同派員（至至少三人）監(jiān)監(jiān)銷。 4.6.33.3 監(jiān)監(jiān)銷人在銷銷毀會(huì)計(jì)檔檔案前,按按照會(huì)計(jì)檔檔案銷毀清清冊(cè)所列內(nèi)內(nèi)容清點(diǎn)核

12、核對(duì)所要銷銷毀的會(huì)計(jì)計(jì)檔案銷毀毀后,在會(huì)會(huì)計(jì)檔案銷銷毀清冊(cè)上上簽名并加加蓋公章,并將監(jiān)銷銷情況報(bào)告告廠長(zhǎng)。4.7 其其它規(guī)定4.7.11 財(cái)務(wù)信信息化系統(tǒng)統(tǒng)分析資料料、源代碼碼等文檔資資料應(yīng)視同同會(huì)計(jì)檔案案管理。4.7.22 預(yù)算、計(jì)劃、制制度等文件件材料，執(zhí)執(zhí)行文書檔檔案管理規(guī)規(guī)定，不適適用本辦法法。5 相關(guān)關(guān)文件5.1會(huì)會(huì)計(jì)檔案管管理規(guī)定6 相關(guān)關(guān)記錄及保保存期6.1 會(huì)計(jì)檔案案歸檔移交交清單 保存存期 永久久 6.2 企業(yè)檔案案案卷分類類目錄 保存存期 永久久6.3 檔案借閱閱登記簿 保存期期 永久6.4 銷毀清冊(cè)冊(cè) 保存期 永久 附件1：一汽山東汽汽車改裝廠廠會(huì)計(jì)檔案案保管期限限表序號(hào)檔案名稱保管日期（年年）備注一會(huì)計(jì)憑證類類1原始憑證152記帳憑證153匯總憑證15二會(huì)計(jì)賬簿類類1總賬15包括日記總總賬2明細(xì)賬