促銷借款管理辦法

1、 第 PAGE 8 頁 共 NUMPAGES 8 頁 財字（136）促銷借款管理辦法在公司關(guān)于代代收代支支項目的的管理規(guī)規(guī)定中中對費用用支出與與款項收收入的管管理和帳帳務(wù)處理理都進行行了相關(guān)關(guān)規(guī)定，并且明明確要求求“所有代代墊支出出須取得得廠家書書面確認認”，“嚴禁在在沒有取取得廠家家確認時時支出”。但在實際際操作中中，許多多分部都都存在業(yè)業(yè)務(wù)人員員不能及及時取得得廠家書書面確認認，而財財務(wù)部門門為了不不影響公公司營銷銷策略，對公司司促銷活活動支出出只能辦辦理相關(guān)關(guān)借款，或廣宣宣、采銷銷不經(jīng)過過財務(wù)直直接從庫庫房借商商品進行行促銷等等情況。由于分分部在上上報促銷銷活動方方案時對對與廠家家按比例

2、例承擔促促銷活動動費用方方案，有有許多并并沒有落落實到相相關(guān)廠家家，只是是相關(guān)業(yè)業(yè)務(wù)人員員一種口口頭承諾諾，財務(wù)務(wù)無法按按廠家進進行掛帳帳，促銷銷活動后后業(yè)務(wù)人人員也沒沒有及時時向廠家家收取確確認函，從而導(dǎo)導(dǎo)致因業(yè)業(yè)務(wù)部門門不能及及時取得得廠家費費用確認認，致使使促銷活活動借款款或促銷銷借機長長期掛帳帳無法清清理情況況，給公公司財產(chǎn)產(chǎn)安全帶帶來很大大隱患。因此，為為了更好好的貫徹徹執(zhí)行公公司“以收抵抵支，收收支平衡衡”的原則則，在保保證公司司營銷策策略的實實施同時時，又要要確保公公司財產(chǎn)產(chǎn)的安全全，維護護公司的的利益，現(xiàn)對促促銷活動動借款手手續(xù)進行行如下規(guī)規(guī)范：一、借款款審批借款必須須與審批批

3、的費用用項目支支出同步步，并按按費用項項目單筆筆授權(quán)進進行控制制，嚴禁禁促銷活活動支出出（包括括內(nèi)采贈贈品）在在取得費費用來源源前先行行支出。促銷借款款必須取取得公司司相關(guān)費費用審批批手續(xù)，代墊促促銷費、廣告費費等廠家家承擔費費用必須須將費用用明確到到廠家，并事先先取得廠廠家確認認函；采采銷及廣廣宣部門門在進行行活動策策劃時必必須作好好提前準準備，及及時與廠廠家溝通通并取得得廠家確確認函。對于應(yīng)由由廠家承承擔費用用未取得得供應(yīng)商商確認的的，必須須在上報報促銷審審批計劃劃中注明明確認函函收取情情況及對對應(yīng)業(yè)務(wù)務(wù)科主管管，報總總部審批批，費用用承擔廠廠家對應(yīng)應(yīng)的業(yè)務(wù)務(wù)科主管管對未取取得確認認函部分

4、分廠家承承擔費用用的收回回負責。同時在在借款時時由分部部相關(guān)分分管業(yè)務(wù)務(wù)、業(yè)務(wù)務(wù)主管及及采銷總總監(jiān)對無無確認函函借款簽簽字擔保保，承諾諾在借款款后五日日內(nèi)取得得相關(guān)供供應(yīng)商書書面確認認函，并并在活動動結(jié)束后后一個月月仍無法法收取確確認函時時承擔還還款責任任。分部部收入組組負責跟跟蹤收取取，嚴禁禁無擔保保、無廠廠家確認認的代墊墊支出及及任何形形式的未未批先付付。分部財務(wù)務(wù)部對費費用承擔擔廠家歸歸屬的業(yè)業(yè)務(wù)主管管人員建建立信用用評估記記錄，對對擔保后后三日內(nèi)內(nèi)仍未收收取確認認函的，分部財財務(wù)報分分部采銷銷總監(jiān)督督促業(yè)務(wù)務(wù)催收，并對該該業(yè)務(wù)人人員在無無確認函函情況下下不再辦辦理借款款。取得的廠廠家確

5、認認函必須須?？顚Ｓ?，不不得跨品品類跨廠廠商使用用，特殊殊情況須須報總部部審批，否則為為無確認認函未批批先支，將對相相關(guān)業(yè)務(wù)務(wù)人員給給予書面面指導(dǎo)以以上處罰罰。對原有未未收回代代墊費用用確認函函的收取取，由分分部采銷銷總監(jiān)負負責，要要求相關(guān)關(guān)業(yè)務(wù)人人員在本本文件下下發(fā)之日日期起11個月內(nèi)內(nèi)限期收收回，否否則將給給予提交交理由書書并按超超期天數(shù)數(shù)對責任任人每天天10元元累計處處罰，原原責任人人已離職職的由現(xiàn)現(xiàn)崗位接接替人員員負責追追討并承承擔責任任。采銷部門門應(yīng)建立立對業(yè)務(wù)務(wù)人員廠廠家承擔擔費用、應(yīng)收廠廠家收入入等相關(guān)關(guān)確認函函收取得得的考核核，明確確相關(guān)業(yè)業(yè)務(wù)人員員責任，建立時時限管理理制度

6、，要求采采銷人員員在取得得確認函函后3日日內(nèi)必須須交到分分部財務(wù)務(wù)部收入入組，對對因業(yè)務(wù)務(wù)人員未未取得廠廠家確認認函而導(dǎo)導(dǎo)致公司司收入無無法收回回，給公公司造成成損失的的，按照照損失的的一定比比例對相相關(guān)人員員進行處處罰。二、借款款手續(xù)與與要求針對促銷銷借款中中存在的的手續(xù)問問題，對對促銷活活動借款款手續(xù)進進行如下下要求：1、對于于完全由由公司承承擔的促促銷活動動等費用用，廣宣宣等部門門憑公司司審批的的活動計計劃，填填制借款款單，經(jīng)經(jīng)費用會會計審核核簽字后后按費用用授權(quán)簽簽批辦理理借款手手續(xù)。2、涉及及廠家承承擔費用用的促銷銷活動必必須在費費用支出出前保證證代墊支支出款項項來源，如廠家家留存臨

7、臨時促銷銷費不足足，必須須在借款款前取得得廠家促促銷費用用確認函函。對活活動前未未取得供供應(yīng)商確確認的情情況，按按前述借借款審批批中所做做要求辦辦理，否否則給予予相關(guān)責責任人 “書面指指導(dǎo)”處罰并并由其承承擔發(fā)生生的損失失。3、對內(nèi)內(nèi)部采購購促銷贈贈品，為為加強對對門店賒賒款購物物限額及及范圍的的控制，要求同同外購贈贈品采購購，一律律按照公公司審批批手續(xù)辦辦理借款款在門店店進行購購買，嚴嚴格禁止止從庫房房借商品品作贈品品促銷，對未按按照規(guī)定定直接辦辦理借機機的，將將對相關(guān)關(guān)人員“書面指指導(dǎo)”處罰。4、借款款后分部部財務(wù)以以借款單單，公司司審批的的促銷活活動計劃劃審批表表作為附附件，掛掛“其他應(yīng)

8、應(yīng)收款代墊款款個人人（借款款人）”。三、具體體操作流流程及注注意事項項：1、首次次向供應(yīng)應(yīng)商取得得備忘錄錄、確認認函情況況操作流流程1）采銷銷部門應(yīng)應(yīng)于活動動前取得得供應(yīng)商商承擔費費用的備備忘錄或或確認函函，并按按附件一一編制臨時促促銷費（廣告費費等）備備忘錄、確認函函收取確確認單（以下下簡稱確認函函收取確確認單），采采銷部門門相關(guān)人人員應(yīng)將將備忘錄錄或確認認函及確認函函收取確確認單一并交交與財務(wù)務(wù)部門。分部收收入組根根據(jù)備忘忘錄或確確認函進進行應(yīng)收收掛帳,同時在在確認認函收取取確認單單上簽簽字確認認已收到到相應(yīng)備備忘錄或或確認函函。2）采銷銷部門將將經(jīng)收入入主管簽簽字確認認的確確認函收收取確

9、認認單移移交廣宣宣等部門門辦理借借款。3）廣宣宣等部門門在辦理理借款手手續(xù)時，應(yīng)持借借款單、總部批批示的促促銷活動動計劃審審批表、收入主主管簽字字的確確認函收收取確認認單到到費用會會計處審審核。其其中確確認函收收取確認認單要要求為收收入主管管簽字確確認的原原件。費費用會計計對于手手續(xù)不符符合要求求的，不不予辦理理借款。4）費用用會計將將確認認函收取取確認單單復(fù)印印，原件件留存，復(fù)印件件填寫實實際借款款明細并并簽字確確認后于于當天轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)收入會會計。5）收入入會計按按附件二二編制臨時促促銷費（廣告費費等）備備忘錄、確認函函使用情情況統(tǒng)計計表（以下簡簡稱確確認函使使用情況況統(tǒng)計表表），以備對對備忘錄錄

10、、確認認函尚可可使用余余額進行行監(jiān)控。6）費用用會計對對借款單單進行審審核后，按公司司費用授授權(quán)簽字字審批，借款人人憑簽字字審批后后的借款款單據(jù)到到出納處處辦理領(lǐng)領(lǐng)款。委委托他人人領(lǐng)款的的，借款款人需提提供書面面委托。2、使用用備忘錄錄或確認認函余額額情況操操作流程程1）在使使用備忘忘錄或確確認函余余額時，應(yīng)在其其“尚可使使用余額額”內(nèi)申請請借款。借款時時業(yè)務(wù)人人員到收收入組確確認廠家家確認函函使用余余額，收收入會計計打印確認函函使用情情況統(tǒng)計計表，并由收收入主管管簽字確確認后交交業(yè)務(wù)人人員，業(yè)業(yè)務(wù)將簽簽字的統(tǒng)統(tǒng)計表交交廣宣辦辦理借款款。2）廣宣宣持收入入主管簽簽字的確認函函使用情情況統(tǒng)計計表

11、原原件、借借款單、總部批批示的促促銷活動動計劃審審批表到到費用會會計辦理理借款手手續(xù)。3）費用用會計根根據(jù)確確認函使使用情況況統(tǒng)計表表中借借款“尚可使使用余額額”對廣宣宣等部門門的借款款申請進進行審核核。對于于超出借借款可使使用金額額、手續(xù)續(xù)不符合合要求的的不予辦辦理借款款。4）費用用會計將將確認認函使用用情況統(tǒng)統(tǒng)計表復(fù)印，原件留留存，復(fù)復(fù)印件填填寫實際際借款明明細并簽簽字確認認后于當當天轉(zhuǎn)收收入會計計。收入入會計在在統(tǒng)計表表中登記記“借款支支出金額額”對尚可可使用余余額進行行監(jiān)控。5）費用用會計對對借款單單進行審審核后，按公司司費用授授權(quán)簽字字審批，借款人人憑簽字字審批后后的借款款單據(jù)到到出

12、納處處辦理領(lǐng)領(lǐng)款。委委托他人人領(lǐng)款的的，借款款人需提提供書面面委托。3、備忘忘錄、確確認函最最終用于于彌補補補利的情情況處理理對于將備備忘錄、確認函函最終用用途確認認用于彌彌補補利利的，按按國美財財字220044第3308號號關(guān)于于備忘錄錄、確認認函簽訂訂及使用用的規(guī)定定執(zhí)行行。分部部收入會會計根據(jù)據(jù)經(jīng)總部部采銷中中心副總總批復(fù)的的合同同外費用用臺帳轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)帳的審審批單中轉(zhuǎn)帳帳金額（合同同外費用用臺帳轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)帳的審審批單中“實收金金額”），登登記確確認函使使用情況況統(tǒng)計表表中“借款支支出金額額”， 對對備忘錄錄、確認認函尚可可使用余余額進行行監(jiān)控。4、跨年年度使用用代收代代支款項項跨年度使使用代收收代

13、支款款項的操操作，國國美財字字20005第0777號關(guān)于代代收代支支費用跨跨年度使使用的相相關(guān)要求求中已已有明確確要求，請分部部遵照文文件執(zhí)行行，在此此不做贅贅述。5、借款款余額登登記控制制費用會計計應(yīng)在借借款當日日及時將將借款情情況反饋饋收入組組，收入入會計應(yīng)應(yīng)及時登登記臨臨時促銷銷費（廣廣告費等等）備忘忘錄、確確認函使使用情況況統(tǒng)計表表對備備忘錄、確認函函可使用用額度進進行控制制。因雙雙方交接接問題造造成的借借款超支支由責任任人負責責追償。四、個人人促銷借借款沖銷銷：1、借款款操作中中應(yīng)杜絕絕出現(xiàn)實實際使用用超出借借款金額額情況，活動借借款金額額不足使使用必須須到收入入主管處處再次確確認后

14、借借款，否否則費用用會計對對于超出出借款金金額的費費用可不不予辦理理報銷，待補足足相關(guān)手手續(xù)后方方可履行行報銷手手續(xù)。2、分部部進行促促銷活動動、購買買促銷贈贈品必須須聯(lián)系正正規(guī)單位位，并在在活動結(jié)結(jié)束后一一周內(nèi)及及時取得得正規(guī)發(fā)發(fā)票辦理理報銷手手續(xù)。費費用會計計在促銷銷活動結(jié)結(jié)束后應(yīng)應(yīng)及時通通知借款款人員清清理借款款，對于于無正當當理自活活動結(jié)束束后1周周內(nèi)不辦辦理報銷銷手續(xù)的的，將根根據(jù)情況況給予相相關(guān)借款款人或分分部廣宣宣經(jīng)理提提交理由由書并按按超期天天數(shù)對責責任人每每天100元累計計處罰。3、報銷銷時借款款人應(yīng)持持按授權(quán)權(quán)簽批的的費用報報銷單、總部批批示的促促銷活動動計劃審審批表、購買

15、贈贈品的發(fā)發(fā)票、贈贈品ERRP系統(tǒng)統(tǒng)入庫單單、國美美與廠家家費用劃劃分的分分配表等等到分部部財務(wù)辦辦理報銷銷。促銷費用用的劃分分應(yīng)由分分部賣場場部設(shè)專專人負責責，及時時對國美美與廠商商共同承承擔費用用進行劃劃分，費費用會計計按公司司相關(guān)規(guī)規(guī)定承擔擔比例進進行審核核。 4、費用用會計嚴嚴格審核核手續(xù)是是否齊全全，單據(jù)據(jù)是否合合規(guī)，按按公司規(guī)規(guī)定辦理理報銷手手續(xù)，并并將收入入主管簽簽字的確認函函收取確確認單或確確認函使使用情況況統(tǒng)計表表原件件作為報報銷憑證證附件。5、報銷銷后的促促銷費用用中應(yīng)由由廠家承承擔的部部分，按按公司代代收代支支管理規(guī)規(guī)定進行行賬務(wù)處處理，借借：其他他業(yè)務(wù)支支出，貸貸：其他他應(yīng)收款款代墊墊款個個人。6、月末末費用會會計應(yīng)按按照公司司規(guī)定登