項(xiàng)目收發(fā)文的管(修改稿1)

1、PAGE PAGE 18項(xiàng)目 部資料管理 辦 法目錄項(xiàng)目部資資料管理理制度第2頁項(xiàng)目部資資料員崗崗位責(zé)任任制第3頁項(xiàng)目部資資料收發(fā)發(fā)管理細(xì)細(xì)則第45頁項(xiàng)目部結(jié)結(jié)算資料料管理細(xì)細(xì)則第第6頁項(xiàng)目部簽簽證單管管理細(xì)則則第7頁施工圖（設(shè)計(jì)變變更）管管理細(xì)則則第810頁項(xiàng)目部資資料歸檔檔管理細(xì)細(xì)則第1113頁項(xiàng)目部資資料保密密細(xì)則第14頁簽證單流流程示意意圖第第 15 頁施工圖（設(shè)計(jì)變變更）流流程圖第116頁附件清單單匯總第17頁項(xiàng)目部資資料管理理制度第一條 為加加強(qiáng)項(xiàng)目目部資料管理理的規(guī)范化化，使公公司開發(fā)發(fā)的項(xiàng)目目得以正正常運(yùn)作作發(fā)展，確保項(xiàng)項(xiàng)目資料料的完整整性、正正確性、系統(tǒng)性性以及保保密性，特制

2、定定本制度度。本制度所所稱的項(xiàng)項(xiàng)目資料料是指與與項(xiàng)目建建設(shè)、竣竣工、歸歸檔有關(guān)關(guān)的資料料和電子子文本，包括往往來函件件、合同同協(xié)議、會議紀(jì)紀(jì)要、工工程聯(lián)系系單、簽簽證單、結(jié)算資資料、施施工圖紙紙及設(shè)計(jì)計(jì)變更等等。公司指定定專人負(fù)負(fù)責(zé)項(xiàng)目目部的資料料管理工工作（即即項(xiàng)目部部資料員員），項(xiàng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)責(zé)人負(fù)責(zé)責(zé)資料審審批、指指導(dǎo)及監(jiān)監(jiān)督管理理工作。項(xiàng)目部所所有往來來資料一一律由資資料員簽簽收（發(fā)發(fā)），資資料員請請假或外外勤時，須由項(xiàng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)責(zé)人指定定代管人人員。資資料員工工作調(diào)動動時，須須辦理移移交手續(xù)續(xù)。項(xiàng)目資料料的編輯輯制作必必須符合合有關(guān)規(guī)規(guī)范及公公司文件件編輯有有關(guān)要求求，要求求做到“格式規(guī)規(guī)

3、范、表表達(dá)清晰晰、目的的明確、內(nèi)容簡簡潔”。項(xiàng)目資料料的簽收收及發(fā)放放程序符符合公司司有關(guān)制制度要求求，同時時按要求做做好簽收收（發(fā)）登記記記錄。項(xiàng)目資料料需加蓋蓋項(xiàng)目公公章的，必須經(jīng)經(jīng)項(xiàng)目負(fù)負(fù)責(zé)人簽簽字認(rèn)可可。項(xiàng)目資料料分類、分盒存存放，并并定期清清點(diǎn)，防防止丟失失。同時時，建立立盒內(nèi)資資料目錄錄清單及及電子版版清單，要求電電子版目目錄與盒盒內(nèi)資料料目錄一一致，便便于項(xiàng)目目資料的的檢索和和查閱。項(xiàng)目資料料中屬于于證照類類文件、政府來來文的，必須將將原件存存放公司司辦公室室，屬項(xiàng)項(xiàng)目報建建類資料料的，在在項(xiàng)目報報建完成成后將原原件轉(zhuǎn)存存公司辦辦公室。項(xiàng)目資料料原則上上只供本本單位查查閱使用用，

4、外單單位因工工作需要要查閱利利用，須須經(jīng)項(xiàng)目目負(fù)責(zé)人人同意。項(xiàng)目資料料要求存存放于鐵鐵皮文件件柜中保保管，做做好防火火、防盜盜、防蟲蟲等防范范工作，確保檔檔案的完完整與安安全。項(xiàng)目竣工工驗(yàn)收后后，項(xiàng)目目資料除除移交建建設(shè)工程程質(zhì)量監(jiān)監(jiān)督站、建設(shè)工工程檔案案館及項(xiàng)項(xiàng)目所屬屬物業(yè)公公司辦理理有關(guān)手手續(xù)外，剩余資資料均要要求按歸歸檔要求求裝訂后后移交公公司檔案案室保存存。本制度自自下發(fā)之之日起實(shí)實(shí)施。項(xiàng)目部資資料員崗崗位責(zé)任任制項(xiàng)目資料料員須熟熟悉項(xiàng)目目前期報報建、竣竣工驗(yàn)收收、備案案歸檔、規(guī)劃驗(yàn)驗(yàn)收的有有關(guān)程序序、規(guī)范范要求、實(shí)施文文件及配配套用表表，熟悉悉公司制制定的項(xiàng)項(xiàng)目部資料管管理相關(guān)關(guān)制度

5、。資料員專專職負(fù)責(zé)責(zé)項(xiàng)目資資料的編編輯、簽簽收發(fā)放放、呈遞遞、登記記、整理理、編目目、保管管、復(fù)制制、移交交、歸檔檔等工作作，保證證資料的的完整、準(zhǔn)確清清晰、統(tǒng)統(tǒng)一。負(fù)責(zé)編制制項(xiàng)目資資料的電電子版檢檢索目錄錄，為項(xiàng)項(xiàng)目資料料的數(shù)字字化處理理創(chuàng)造條條件。負(fù)責(zé)協(xié)助助公司辦辦理項(xiàng)目目報建工工作，同同時，在在公司相相關(guān)部門門的配合合下，負(fù)負(fù)責(zé)辦理理項(xiàng)目竣竣工驗(yàn)收收、備案案歸檔、規(guī)劃驗(yàn)驗(yàn)收等。加強(qiáng)項(xiàng)目目資料保保管工作作，嚴(yán)守項(xiàng)項(xiàng)目資料料機(jī)密，防止項(xiàng)項(xiàng)目資料料丟失及及失、泄泄密認(rèn)真完成成領(lǐng)導(dǎo)交交辦的其其它任務(wù)務(wù)7、 工作調(diào)調(diào)動時，應(yīng)及時時做好項(xiàng)項(xiàng)目資料料的交接接手續(xù)。項(xiàng)目部資資料收發(fā)發(fā)管理細(xì)細(xì)則項(xiàng)目發(fā)文文

6、的規(guī)范范要求及及程序格式統(tǒng)一一，凡對對外發(fā)文文，均須須套用標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)格式（詳見附附件1），并按年年度編排排發(fā)文序序號。發(fā)文內(nèi)容容簡潔、目的明明確、表表達(dá)清晰晰，無錯錯別字，符合有有關(guān)法規(guī)規(guī)要求，標(biāo)題須須對發(fā)文文內(nèi)容進(jìn)進(jìn)行簡明明扼要的的概括。資料員對對發(fā)文稿稿件進(jìn)行行電腦錄入時時，須按按公司發(fā)文文規(guī)范要要求進(jìn)行行整理編編排校對對，并填寫文件編編輯目錄錄（詳詳見附件件2），形成成電子版版文件目目錄。發(fā)文打印印完成，填寫公公司統(tǒng)一一印制的的發(fā)文文單（詳見見附件33），經(jīng)擬擬稿人和和項(xiàng)目領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)匯簽簽，校對對無誤，加蓋部部門公章章當(dāng)日發(fā)文文，同時時須做好好發(fā)文簽簽收記錄錄。如發(fā)文需需以公司司名義，須將電電子

7、文本本經(jīng)部門門領(lǐng)導(dǎo)審審閱后經(jīng)經(jīng)網(wǎng)絡(luò)傳傳給公司司有關(guān)領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)審批批，同時時將填寫寫好的發(fā)文單單上傳傳。該文文件的審審批通過過及發(fā)放放，資料員員要及時時跟進(jìn)落落實(shí)。簡易流程程圖：擬擬稿電腦錄錄入編排校校對匯簽發(fā)文對外發(fā)文文簽收記記錄可參參照附件件4。項(xiàng)目收文文的要求求及程序序（一）、函件的的處理及程序1、收到到外單位位函件后后，資料料員填寫寫收文文處理單單（詳詳見附件件5），第第一時間間內(nèi)遞交交給項(xiàng)目目經(jīng)理批批示，如如需請示示公司的的，可先先傳真，再將原原件送達(dá)達(dá)公司。2、按項(xiàng)項(xiàng)目經(jīng)理理指示，安排傳傳閱辦理理，全程程跟進(jìn)落落實(shí)。3、外單單位來函函的簽收收記錄具具體表格格可參考考附件66。（二）、工程

8、聯(lián)聯(lián)系單的的處理及及程序1、格式式統(tǒng)一，要求一一式五份，資資料員簽簽收時，須檢查查聯(lián)系單單的編號號是否重重復(fù)、監(jiān)監(jiān)理單位位是否有有答復(fù)意意見、各各有關(guān)單單位項(xiàng)目目公章是是否齊全全等。具具體表格格見附件件7。2、資料料員簽收收工程聯(lián)聯(lián)系單后后，第一一時間內(nèi)內(nèi)遞交部部門經(jīng)理理審閱，再按要要求轉(zhuǎn)交交所轄范范圍的主主管工程程師答復(fù)復(fù)，經(jīng)項(xiàng)項(xiàng)目經(jīng)理理對答復(fù)復(fù)意見批批示后加加蓋部門門公章，項(xiàng)目部部留存一一份，其其余四份份當(dāng)日返返還施工工隊(duì)。3、如工工程聯(lián)系系單的內(nèi)內(nèi)容涉及及設(shè)計(jì)變更更、工程程量的產(chǎn)產(chǎn)生時，項(xiàng)目經(jīng)理理簽署意意見并加加蓋部門門公章后后，即日日送達(dá)公公司綜合合技術(shù)部部。如緊急急的，可可先傳真真。

9、原則則上不允允許施工工單位將將工程聯(lián)聯(lián)系單送送設(shè)計(jì)單單位要求求答復(fù)。4、綜合合技術(shù)部部如有收收到項(xiàng)目目部送達(dá)達(dá)的工程程聯(lián)系單單，填寫寫“工程聯(lián)聯(lián)系單/設(shè)計(jì)變變更審批批表”（附件件17），根據(jù)據(jù)內(nèi)容與與設(shè)計(jì)單單位洽商商回復(fù)意意見，待待設(shè)計(jì)單單位答復(fù)復(fù)及領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)審批通通過后，綜合技技術(shù)部留留存一份份，預(yù)算算部留存存一份，其余三份份即日返返還資料料員，此類工工程聯(lián)系系單項(xiàng)目目部留存存一份，剩余二二份返還還施工隊(duì)隊(duì)。4、工程程聯(lián)系單單的簽收收記錄具具體表格格可參考考附件88。（二）、電子文文檔的來來文處理理程序1、資料料員每日日上班均均要打開開部門/公司郵郵箱查看看是否有有新的電電子文件件，第一一時間告

10、告知領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)，須做好收收文記錄錄，不得得自行刪刪除、復(fù)復(fù)制。2、各有有關(guān)單位位的電子子文檔接接收時候候須做好好收文記記錄。（三）、申請進(jìn)進(jìn)度款的的來文處處理程序序及要求求1、格式式統(tǒng)一，施工單單位申請請進(jìn)度款款均要求求填寫工程付款申請表表（詳詳見附件件9），一一式四份份。2、監(jiān)理理單位對對于施工工單位的的進(jìn)度款款申請有有答復(fù)意意見，有有總監(jiān)簽簽字認(rèn)可可及加蓋蓋監(jiān)理單單位的項(xiàng)項(xiàng)目公章章。3、資料料員在簽簽收施工工單位送送達(dá)的進(jìn)進(jìn)度款申申請時，檢查申申請表上上施工單單位及監(jiān)監(jiān)理單位位有關(guān)負(fù)負(fù)責(zé)人的的簽字、公章是是否齊全全，同時時填寫付付款審批批表（附附件188），按按主管工工程師部門主主管的程程序遞

11、交交匯簽。匯簽結(jié)結(jié)果須注注明同意意支付進(jìn)進(jìn)度款的的金額。4、匯簽簽完成后后，加蓋蓋部門公公章，返返還兩份份，一份份項(xiàng)目部部留存，一份由由資料員員當(dāng)日親自自送達(dá)預(yù)預(yù)算部主主管預(yù)算算員簽收收。5、資料料員須做做好每次次撥付進(jìn)進(jìn)度數(shù)額額的電子子臺帳記記錄，以以便隨時時了解工工程款撥撥付累計(jì)計(jì)數(shù)額。項(xiàng)目部結(jié)結(jié)算資料料管理細(xì)細(xì)則結(jié)算資料料的規(guī)范范要求1、資料料完整，一般必必須包括括該工程程的預(yù)（結(jié)）算算書、施施工合同同、補(bǔ)充充協(xié)議、竣工驗(yàn)驗(yàn)收單、簽證單單、相關(guān)關(guān)聯(lián)系函函、竣工工圖及原原始憑證證等。2、結(jié)算算資料中中附帶的的一些施施工合同同、簽證證單、相相關(guān)聯(lián)系系函、竣竣工圖及及原始憑憑證及施施工單價價等

12、，都須經(jīng)過項(xiàng)項(xiàng)目部及及監(jiān)理公公司嚴(yán)格格審核，確保結(jié)結(jié)算資料料的真實(shí)實(shí)、有效效。3、資料料員在遞遞交結(jié)算算資料時時，要核核實(shí)作為為附件的的施工合合同、簽簽證單、相關(guān)聯(lián)聯(lián)系函等等資料的的原件是是否送達(dá)達(dá)預(yù)算部部存檔。如未送送達(dá)預(yù)算算部，該該部分的的資料將將從結(jié)算算資料中中扣除，不再作作為結(jié)算算的依據(jù)據(jù)二、結(jié)算算資料的的審核流流程1、施工工單位送送達(dá)的結(jié)算資資料，要要求必須須附帶工工程竣工工驗(yàn)收單單（見附附件100）。收收到結(jié)算算資料之之日起一一個工作作日內(nèi)資資料員按按上述規(guī)規(guī)范要求求檢查，如有不不合格或或不齊全全的一律律返回施施工單位位。2、資料料員簽收收結(jié)算資資料后，須做好好資料清清單記錄錄，并

13、附附上空白白的工工程結(jié)算算單（詳見附附件111）二張張，呈報報項(xiàng)目經(jīng)經(jīng)理后交交由主管管工程師師審核。3、在審審核過程程中如需需要施工工單位重重新辦理理結(jié)算或或補(bǔ)充資資料的，必須及及時下發(fā)發(fā)書面通通知，由由資料員員當(dāng)天返返還，并并做好返返還簽字字登記。4、結(jié)算算資料須須由主管管工程師師及部門門領(lǐng)導(dǎo)審審核后在在工程程結(jié)算單單上匯匯簽，在在項(xiàng)目部部審核的的時間不不允許超超過五個個工作日日。5、審核核完成后后，留存存一份工程結(jié)結(jié)算單在項(xiàng)目目部，其其余資料料連同面面單裝訂訂好后當(dāng)當(dāng)日內(nèi)送達(dá)公公司預(yù)算算部主管管預(yù)算員員簽收。項(xiàng)目部簽簽證單管管理細(xì)則則簽證單的的規(guī)范要要求1、格式式統(tǒng)一，建議采采用廣西西工程

14、質(zhì)質(zhì)量監(jiān)督督總站統(tǒng)統(tǒng)一印制制的表格格（詳見見附件112）；2、一式式五份，以以單體工工程（或或分項(xiàng)工工程）為為單位分分開簽署署，注明明日期、棟號及及編號；3、簽證證內(nèi)容要要詳細(xì)、清晰、部位明明確，必必須附圖圖（或標(biāo)標(biāo)明軸線線），標(biāo)標(biāo)明簽證證的位置置（或與與相鄰建建筑物的的關(guān)系）、尺寸寸、剖面面等；4、簽證證期限符符合公司司龍胤鳳凰城城二期簽簽證管理理制度有有關(guān)約定定。5、凡簽簽證內(nèi)容容需涉及及的有關(guān)關(guān)甲方通通知、設(shè)設(shè)計(jì)變更更、協(xié)議議或答復(fù)復(fù)等必須須作為簽簽證單附附件之一一；6、簽證證單后附附有原始始憑證的的，憑證證必須是是原件且且有現(xiàn)場場三方（甲方主主管工程程師、施施工方主主管、監(jiān)監(jiān)理方監(jiān)監(jiān)督

15、員）的簽字字；7、必須須加蓋建建設(shè)單位位、監(jiān)理理單位、施工單單位的部部門公章章，有關(guān)關(guān)負(fù)責(zé)人人在落款款處簽名名并注明明日期；二、簽證證單的收收發(fā)流程程和歸檔檔1、施工工單位送送達(dá)的簽簽證單時時，資料料員必須須按上述述規(guī)范要要求先行行檢查，如發(fā)現(xiàn)現(xiàn)不符合合要求，可當(dāng)場場給予指正正。2、資料料員簽收收簽證單單后，核核查是否否有重復(fù)復(fù)的簽證證，并當(dāng)當(dāng)日交項(xiàng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)責(zé)人審核核是否需需要簽證證，再按按各主管管工程師師的管轄轄范圍分分發(fā)到位位。3、簽證證單需由由主管工工程師及及部門領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)審核核簽字，之間過過程傳遞遞由資料料員全程程跟進(jìn)，如有滯滯留現(xiàn)象象必須及時時提醒或或督促。原則上上簽證單單在部門門內(nèi)部審

16、審批總周周期不得得超過五五個工作作日。4、簽證證單在審審核過程程中如需需要施工工單位重重新辦理理簽證或或補(bǔ)充資資料的，由資料料員當(dāng)天天返還，并做好好返還簽簽字登記記。5、簽證證單審核核完成后后，要求求當(dāng)日返返還二份份給施工工（凡是是原始憑憑證原件件都須留留存），留下的的一份由由項(xiàng)目部部保存，另一份份（連同同原始憑憑證原件件）則要要求當(dāng)天內(nèi)送達(dá)達(dá)公司預(yù)預(yù)算部主主管預(yù)算算員簽收收。6、簽證證單簽收收的記錄錄具體可可參照附附件133。7、留存存項(xiàng)目部部的簽證證單，可可按施工工單位/簽證年年份進(jìn)行行分類歸歸檔，每每年度的的分類編編制目錄錄清單。施工圖（含設(shè)計(jì)變變更）管管理細(xì)則則一、施工工圖的管管理制度

17、度（一）、施工圖圖的定義義 施工圖圖，是表表示工程程項(xiàng)目總總體布局局，建筑筑物的外外部形狀狀、內(nèi)部部布置、結(jié)構(gòu)構(gòu)構(gòu)造、內(nèi)內(nèi)外裝修修、材料料做法以以及設(shè)備備、施工工等要求求的圖紙紙。簡單單的詮釋釋是指由由設(shè)計(jì)院院出圖，經(jīng)審圖圖備案后后用于實(shí)實(shí)際施工工中的藍(lán)藍(lán)色圖紙紙。全套套施工圖圖均包括括建筑、結(jié)構(gòu)、水施、電施等等部分，每部分分皆有設(shè)設(shè)計(jì)說明明及圖紙紙目錄清清單。（二）、工程報報建各環(huán)環(huán)節(jié)所需需施工圖圖清單環(huán)節(jié)送達(dá)部門門圖紙內(nèi)容容份數(shù)備注1防雷審核核氣象局防防雷檢測測中心總平面圖圖、各立立面圖及及水施、電施、基礎(chǔ)防防雷平面面兩套返還一套套2人防審核核市人防辦辦公室人人防審核核總平面圖圖、建筑筑總

18、說明明、地面面一層平平面、主主要立面面、各剖剖面及全全套地下下室施工工圖一套3消防審核核市消防大大隊(duì)除結(jié)構(gòu)圖圖外全部部一套4施工圖審審查審圖公司司全套圖紙紙待定審?fù)旰蠹蛹由w審圖圖章市建委全套圖紙紙（蓋有有審圖章章）兩套返還一套套5招投標(biāo)過過程市招投標(biāo)標(biāo)中心全套圖紙紙（不含含制作標(biāo)標(biāo)底用圖圖）三套事后有可可能返還還6規(guī)劃許可可市規(guī)劃局局全套圖紙紙（在蓋蓋有審圖圖章的基基礎(chǔ)上加加蓋規(guī)劃劃局章）兩套返還一套套，辦理理竣工驗(yàn)驗(yàn)收時候候用（見見11項(xiàng)項(xiàng)）7質(zhì)監(jiān)站市質(zhì)監(jiān)站站全套圖紙紙（蓋有有審圖章章）一套8白蟻防治治市房產(chǎn)局局白蟻防防治中心心房屋基礎(chǔ)礎(chǔ)平面圖圖、正立立面圖、總平圖圖各一9竣工備案案歸檔市城

19、市建建筑檔案案館全套圖紙紙一套施工隊(duì)提提交，非非甲方提提供10房屋銷售售市房產(chǎn)局局除水電施施工圖外外全套（有審圖圖公司、規(guī)劃局局蓋章的的圖）一套復(fù)核后返返還11規(guī)劃驗(yàn)收收規(guī)劃局全套圖紙紙一套（三）、各部分分、相關(guān)關(guān)單位領(lǐng)領(lǐng)用施工工圖清單單用圖單位位/部門門圖紙內(nèi)容容份數(shù)備注辦公室報報建用按（二）清單報建完成成后保存存蓋有審審圖公司司專用章章及規(guī)劃劃局公章章的圖紙紙綜合技術(shù)術(shù)部全套一套蓋有審圖圖專用章章預(yù)算部全套一套項(xiàng)目部全套兩套造價咨詢詢公司全套一套審圖公司司全套一套監(jiān)理單位位全套一套施工單位位全套五套按合同約約定（四）、施工圖圖的發(fā)放放及領(lǐng)用用1、施工工圖一律律經(jīng)綜合合技術(shù)部部發(fā)放到到公司相

20、相關(guān)部門門，施工工單位用用圖則須須經(jīng)項(xiàng)目目部發(fā)放放。2、領(lǐng)用用圖紙時時須與目目錄清單單核對清清楚，無無遺漏、無錯版版，如有有錯誤及及時提出出，由綜綜合技術(shù)術(shù)部反饋饋給設(shè)計(jì)計(jì)院修改改。3、資料料員發(fā)放放施工圖圖時，須須列出目目錄清單單交與圖圖紙領(lǐng)取取單位逐逐一核對對，要求求確認(rèn)無無誤后簽簽字，并并將簽收收記錄提提交一份份給綜合合技術(shù)部部備存。4、如需需增加圖圖紙用量量，涉及及大批量量增加圖圖紙的，須提前前15天天填寫圖紙加加曬申請請書（附件114，少少量增加加則提前前5天），經(jīng)項(xiàng)項(xiàng)目部領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)簽字字認(rèn)可后后送達(dá)綜綜合技術(shù)術(shù)部。5、綜合合技術(shù)部部負(fù)責(zé)與與設(shè)計(jì)院院聯(lián)系加加曬圖紙紙事宜。（五）、施工圖圖

21、的使用用及歸檔檔1、施工工圖均由由部門資資料員負(fù)負(fù)責(zé)統(tǒng)一一管理、保證圖圖紙的完完整性，所有圖圖紙借出出、歸還還都須做做好登記記記錄，注明日日期、使使用原因因、經(jīng)手手人等。2、項(xiàng)目目完工后后，資料料員須在在半月內(nèi)內(nèi)完成施施工圖整整理，裝裝訂成冊冊，編輯輯目錄統(tǒng)統(tǒng)一存放放。二、設(shè)計(jì)計(jì)變更的的管理制制度（一）、設(shè)計(jì)變變更的定定義設(shè)計(jì)變更更是指施施工圖編編制出來來后，經(jīng)經(jīng)過設(shè)計(jì)計(jì)單位、建設(shè)單單位和施施工企業(yè)業(yè)洽商同同意對原原設(shè)計(jì)進(jìn)進(jìn)行的局局部修改改。（二）、設(shè)計(jì)變變更的領(lǐng)領(lǐng)用及發(fā)發(fā)放1、設(shè)計(jì)計(jì)變更由由綜合技技術(shù)部負(fù)負(fù)責(zé)從設(shè)設(shè)計(jì)院領(lǐng)領(lǐng)取，未未經(jīng)允許許，任何何部門/單位不不得到設(shè)設(shè)計(jì)院處處直接領(lǐng)領(lǐng)取。2、

22、綜合合技術(shù)部部領(lǐng)取設(shè)設(shè)計(jì)變更更后，核核對編號號是否有有重復(fù)或或錯漏，填寫“工程聯(lián)聯(lián)系單/設(shè)計(jì)變變更審批批表”，提交交公司領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)審批批是否需需要發(fā)放放。3、同意意下發(fā)的的設(shè)計(jì)變變更，立刻通知知項(xiàng)目部部資料員員當(dāng)日領(lǐng)領(lǐng)取，如如緊急的的可先傳傳真。項(xiàng)項(xiàng)目部資資料員領(lǐng)領(lǐng)取設(shè)計(jì)計(jì)變更后后，呈報報項(xiàng)目經(jīng)經(jīng)理，要要求當(dāng)日日下發(fā)給給施工單單位。4、設(shè)設(shè)計(jì)變更更在綜合合技術(shù)部部存檔一一份，其其余移交交項(xiàng)目部部保存并并發(fā)放給給施工隊(duì)隊(duì)及監(jiān)理理單位。5、設(shè)計(jì)計(jì)變更的的領(lǐng)取及及發(fā)放均均須做好好簽收記記錄，詳詳細(xì)表格格可參照照附件115。三、設(shè)計(jì)計(jì)變更的的使用及及歸檔1、所有有設(shè)計(jì)變變更由項(xiàng)項(xiàng)目資料料員復(fù)印印后將原原件

23、統(tǒng)一一保存?zhèn)鋫溆茫灰话悴挥栌柰饨琛?、設(shè)計(jì)計(jì)變更復(fù)復(fù)印件按按棟號分分別與施施工圖存存放，同同時，按按類別將將設(shè)計(jì)變變更的編編號及內(nèi)內(nèi)容摘要要填寫入入施工圖圖相應(yīng)的的目錄清清單中。如設(shè)計(jì)計(jì)變更數(shù)數(shù)量較多多的，可可以單獨(dú)獨(dú)按棟號號分裝成冊冊，以便項(xiàng)目目工程師師翻閱。3、項(xiàng)目目完工后后，部門門保存?zhèn)鋫溆玫脑O(shè)設(shè)計(jì)變更更原件按按棟號裝裝訂成冊冊立卷，并入工工程資料料歸檔。四、施工工圖（設(shè)設(shè)計(jì)變更更）的電電子文檔檔管理制制度1、按項(xiàng)項(xiàng)目/類類別/日日期依次次分類開開設(shè)文件件夾保存存文檔，須做好好編輯記記錄。2、每年年度年末末刻錄成成光盤保保存。項(xiàng)目部資資料歸檔檔管理細(xì)細(xì)則日常歸檔檔往來函件件除監(jiān)理理單位

24、函函件及監(jiān)監(jiān)理周報報獨(dú)立分分盒外，其余建建議按外外單位來來文、公公司/部部門對外外發(fā)文分分盒保存存；工程程聯(lián)系單單、簽證證單、設(shè)設(shè)計(jì)變更更、付款款申請、結(jié)算資資料、合合同協(xié)議議、會議議紀(jì)要等等則按文文件類別別所屬施施工單位位分盒保存存。盒內(nèi)文件件均要求求編寫“文件目目錄清單單”，記錄錄要素包包括：編編排序號號、時間間（文件件落款時時間）、文件編編號、文文件標(biāo)題題/內(nèi)容容摘要、頁數(shù)、是否原原件等。具體表表格參考考附件116。日常編寫寫盒內(nèi)文文件目錄錄清單時時，須同同時建立立目錄清清單的電電子文檔檔，同樣樣按第11點(diǎn)要求求進(jìn)行分分類，要要求電子子目錄清清單與各各文件盒盒的目錄錄清單一一致，以以利于

25、日日常檢索索及查閱閱。建立“單單體工程程結(jié)算資資料匯總總清單”電子文文檔，即即把涉及及同一單單體工程程的工程程聯(lián)系單單、簽證證單、設(shè)設(shè)計(jì)變更更或涉及及局部變變化的項(xiàng)項(xiàng)目發(fā)文文等資料料目錄在在日常進(jìn)進(jìn)行匯總總，以利利于了解解單體工工程的施施工情況況和結(jié)算算的進(jìn)行行。建立“甲甲供材料料/制定定品牌資資料匯總總清單”電子文文檔，即即把涉及及我方指指定材料料品牌或或甲供材材料的資資料目錄錄進(jìn)行匯匯總，以以利于了了解項(xiàng)目目材料使使用情況況。日常編輯輯的文件件目錄清清單電子子檔，在在當(dāng)月月月底通過過網(wǎng)絡(luò)傳傳回公司司，以便便于公司司查閱。有特殊歸歸檔要求求的項(xiàng)目目資料，已在各各管理細(xì)細(xì)則中闡闡述。年度歸檔檔

26、對外發(fā)文文、外單單位來文文、監(jiān)理理周報按按年度存存放，在在每年年年末裝訂訂成冊保保存，目目錄清單單置于卷首首。各類資料料的收發(fā)發(fā)文件登登記原始始記錄裝裝訂成冊冊保存。各類資料料的電子子文檔（包括目目錄清單單）按類類別刻錄錄光盤。項(xiàng)目竣工工歸檔提交質(zhì)監(jiān)監(jiān)站檔案案室、建建設(shè)工程程檔案館館、規(guī)劃劃局規(guī)劃劃竣工驗(yàn)驗(yàn)收類資資料，由由資料員員按備案案歸檔要要求把握握，所有有項(xiàng)目資資料的使使用均以以確保項(xiàng)項(xiàng)目竣工工備案、檔案歸歸檔、規(guī)規(guī)劃驗(yàn)收收完成為為前提，以便于于其后的的房產(chǎn)證證辦理得得以順利利進(jìn)行。需移交物物業(yè)公司司的項(xiàng)目目資料，列出所所有清單單經(jīng)公司司審批同同意后方方可進(jìn)行行。項(xiàng)目資料料中涉及及到結(jié)算

27、算的工程程聯(lián)系單單、簽證證單、設(shè)設(shè)計(jì)變更更等按類別別所屬施施工單位位裝訂成成冊，目目錄清單單置于卷首首，如公公司結(jié)算算需要，先將此此類文件件移交，待結(jié)算算完成后后，再與與項(xiàng)目資資料歸檔檔封存。除上述第第1、22、3點(diǎn)點(diǎn)有特殊殊要求的的資料外外，剩余余項(xiàng)目資資料，按按照如下下分類進(jìn)進(jìn)行裝訂訂歸檔：A冊：施施工單位位竣工資資料，指指施工單單位按建建設(shè)工程程檔案館館要求歸檔檔裝訂成成冊后移移交到建建設(shè)單位位的資料料，一般般包括施施工技術(shù)術(shù)管理資資料、工工程質(zhì)保保資料、工程質(zhì)質(zhì)量檢驗(yàn)驗(yàn)評定資資料、竣竣工圖。此類資資料無需需另行裝裝訂，直直接按施施工單位位的分類類裝訂進(jìn)進(jìn)行編排排目錄即即可。B冊：合合同

28、文件件B1、施施工合同同文件B2、監(jiān)監(jiān)理合同同文件B3、勘勘察合同同文件B4、設(shè)設(shè)計(jì)合同同文件B5、材材料采購購合同文文件B6、分分項(xiàng)工程程合同文文件B7、合合同登記記匯總表表C冊：公公司/項(xiàng)項(xiàng)目對外外發(fā)文C1：公公司對外外單位發(fā)發(fā)文C2：項(xiàng)項(xiàng)目對外外發(fā)文C3：報報告、請請示、方方案報審審C4：卷卷內(nèi)文件件目錄匯匯總表D冊：監(jiān)監(jiān)理公司司往來文文件D1：監(jiān)監(jiān)理人員員登記表表及證明明資料D2：監(jiān)監(jiān)理規(guī)劃劃D3：監(jiān)監(jiān)理細(xì)則則D4：監(jiān)監(jiān)理例會會紀(jì)要D5：監(jiān)監(jiān)理周報報D6：監(jiān)監(jiān)理公司司來函D7：卷卷內(nèi)文件件目錄匯匯總表E冊：施施工單位位來往文文件E1：施施工組織織設(shè)計(jì)E2：施施工方案案E3：工工程聯(lián)系系單E4：施施工單位位來函E5：卷卷內(nèi)文件件目錄匯匯總表F冊