婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案信息化管理建設(shè)研究

1、 婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案信息化管理建設(shè)研究 周妮摘 要 為了提升婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理水平，文章對(duì)婦幼保健類檔案信息化管理建設(shè)進(jìn)行研究，首先闡述了婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理的特點(diǎn)和信息化管理建設(shè)的意義，然后介紹了婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案信息化管理問(wèn)題，最后提出了加大經(jīng)費(fèi)投入、提升設(shè)備條件、創(chuàng)新管理理念、強(qiáng)化人員認(rèn)識(shí)、注重引進(jìn)和提升檔案管理人員、注重婦幼保健類檔案安全性設(shè)置、創(chuàng)建檔案信息化管理建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)策略，希望給相關(guān)人員提供一些參考。Key 婦幼保健;檔案;信息化管理建設(shè)：F274 ：A ：1674-1722（2021）16-0068-03婦幼保健類檔案和人們的健康生活密切相關(guān)。在信息化時(shí)代下，檔案管理應(yīng)順應(yīng)時(shí)

2、代發(fā)展，具備智能化、信息化的特點(diǎn)。婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理的信息化管理建設(shè)，對(duì)于查閱、存檔等工作均具有較為積極的意義，并實(shí)現(xiàn)了醫(yī)療經(jīng)驗(yàn)共享。但是，在實(shí)際建設(shè)中，由于受到多種因素影響而出現(xiàn)檔案信息泄漏等諸多問(wèn)題。因此，婦幼保健機(jī)構(gòu)需要結(jié)合實(shí)際情況，深入分析當(dāng)下信息化管理建設(shè)的問(wèn)題，制定針對(duì)性建設(shè)措施，從根本上提高檔案信息化管理水平，提升婦幼保健工作的服務(wù)質(zhì)量。一、婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理特點(diǎn)（一）專業(yè)性婦幼保健類檔案，是在婦幼保健工作中形成的信息資料，專業(yè)性相對(duì)較強(qiáng)，具有重要的保存價(jià)值。該項(xiàng)工作有助于婦幼保健事業(yè)發(fā)展、專業(yè)實(shí)踐總結(jié)、傳承與保護(hù)1。從大的方面來(lái)講，婦幼保健類檔案可分為三種類型：兒童保健類、

3、婦女保健類和單位自身管理中產(chǎn)生的資料。從小的方面來(lái)講，婦幼保健類檔案可以分為：婚檢檔案、體檢檔案、新篩檔案、疫苗接種檔案等，專業(yè)性相對(duì)較強(qiáng)。（二）連續(xù)性婦幼保健機(jī)構(gòu)，與人民群眾健康和安全密切相關(guān)，屬于業(yè)務(wù)型工作，具有較強(qiáng)連續(xù)性。例如，疫苗接種檔案是兒童保健類檔案中的重要組成部分，該類檔案涉及新生兒出生、嬰幼兒、兒童等年齡段，年齡跨度相對(duì)較大，接種周期相對(duì)較長(zhǎng)，在該過(guò)程中生成的疫苗接種資料，都要進(jìn)行收集和歸檔，這樣才可以形成完整的檔案2。從中可以看出，婦幼保健檔案具有連續(xù)性特點(diǎn)，這給檔案資料的收集工作、整理工作、歸檔工作提出了更加嚴(yán)格的要求。二、婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)特點(diǎn)在實(shí)際工作中，要

4、想實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，需要以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)，尤其是現(xiàn)階段自動(dòng)化辦公較為普遍。在該時(shí)代背景下，單位處于無(wú)紙化辦公狀態(tài)，在該過(guò)程中檔案載體形式更加多樣化，例如，紙質(zhì)檔案、電子檔案、多媒體信息檔案等，這需要相關(guān)人員利用電子計(jì)算機(jī)等技術(shù)媒介，實(shí)現(xiàn)管理檔案信息內(nèi)容3。近幾年，隨著電子傳輸技術(shù)的良好發(fā)展，檔案信息共享程度越來(lái)越高，這對(duì)檔案收集工作十分有利。利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，可以對(duì)檔案進(jìn)行快速收集，形成電子檔案，保證工作效率，還可以有效整合檔案信息資源，進(jìn)而豐富檔案信息庫(kù)。并且，在實(shí)際工作中，通過(guò)處理電子文件和檔案，可以對(duì)檔案管理進(jìn)行全程化控制，在系統(tǒng)中便可以鑒定、分類、組卷、網(wǎng)上預(yù)約檔案信息等。此外，在

5、信息化建設(shè)中，檔案服務(wù)非常便捷，工作人員能夠?qū)崟r(shí)瀏覽檔案信息，還可以在權(quán)限允許情況下借閱檔案，通過(guò)電腦檢索實(shí)現(xiàn)快速查閱、下載檔案資料。三、婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案信息化管理建設(shè)意義現(xiàn)階段，婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案信息化管理，關(guān)系著婦幼保健事業(yè)的發(fā)展。尤其是在實(shí)施新醫(yī)改后，為了突出公共衛(wèi)生事業(yè)的特點(diǎn)，創(chuàng)建和優(yōu)化醫(yī)療保健制度，給人們提供更加經(jīng)濟(jì)、安全、便利的醫(yī)療服務(wù)，有效保障了醫(yī)療保健服務(wù)水平。婦幼保健機(jī)構(gòu)需要準(zhǔn)確科學(xué)地管理和利用婦女兒童健康信息4。根據(jù)相關(guān)調(diào)查，當(dāng)下我國(guó)婦幼保健管理工作已經(jīng)呈現(xiàn)信息化特點(diǎn)，如搭建省市級(jí)婦幼信息管理平臺(tái)、開(kāi)發(fā)婦幼保健信息管理系統(tǒng)，構(gòu)筑全國(guó)婦幼衛(wèi)生管理工作網(wǎng)等?；诖耍瑡D幼保健機(jī)構(gòu)要

6、想獲得長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，必須做好檔案信息管理工作，這是婦幼保健院檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)。通過(guò)檔案信息化建設(shè)，可以在滿足社會(huì)發(fā)展需求的同時(shí)，提升檔案工作有效性。通過(guò)檔案信息化建設(shè)，促使信息資源配置更加科學(xué)合理，還可以促進(jìn)婦幼保健工作的有序開(kāi)展，進(jìn)一步促進(jìn)婦幼保健機(jī)構(gòu)的改革。此外，婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案信息化管理建設(shè)，能夠有效提升工作效率。在以往檔案管理工作中，歸檔工作較為煩瑣，并且歸檔后調(diào)取、使用檔案程序也較為復(fù)雜，導(dǎo)致工作效率較低。而通過(guò)信息化管理建設(shè)，工作人員僅需要在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行操作，便可以完成上述工作;并且在歸檔后，若想要調(diào)取檔案，只需要對(duì)電腦發(fā)出指令，便可以對(duì)檔案實(shí)施科學(xué)管理與配置，大幅提高了婦幼保健

7、機(jī)構(gòu)檔案工作效率5。同時(shí)，信息化管理建設(shè)豐富了檔案管理技術(shù)手段，可以利用數(shù)據(jù)庫(kù)分析、云計(jì)算、掃描查詢等技術(shù)，有效緩解了管理人員的壓力，生成了以視頻、音頻、圖片等為主的新型檔案，提高了檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，促進(jìn)了婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。四、婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案信息化管理建設(shè)問(wèn)題（一）資金力度不足，基礎(chǔ)條件不夠完善我國(guó)的檔案信息化管理起步相對(duì)較晚，2012年相關(guān)法律才正式通過(guò)，有效規(guī)范了檔案管理工作。隨著我國(guó)信息化的不斷發(fā)展，國(guó)家越來(lái)越注重信息化檔案管理，但是與部分發(fā)達(dá)國(guó)家相比還存在較大差距。雖然現(xiàn)階段婦幼保健機(jī)均提倡自動(dòng)化辦公，在單位內(nèi)部創(chuàng)設(shè)有信息化平臺(tái)，然而由于資金投入力度不足，導(dǎo)致基礎(chǔ)

8、設(shè)施建設(shè)不足，電子設(shè)備、數(shù)據(jù)庫(kù)軟件不夠齊全，非常不利于檔案信息化管理質(zhì)量的提升。（二）傳統(tǒng)檔案管理理論影響信息化建設(shè)根據(jù)相關(guān)調(diào)查，現(xiàn)階段我國(guó)大部分婦幼保健院機(jī)構(gòu)的工作人員，其中包括一些領(lǐng)導(dǎo)者，對(duì)于檔案信息化管理的看法都較為狹隘6。部分檔案管理人員過(guò)于注重保管檔案，而忽略了利用檔案，工作中安于現(xiàn)狀，不追求經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。在信息化時(shí)代背景下，出現(xiàn)了諸多新技術(shù)和新理念，導(dǎo)致檔案管理工作中出現(xiàn)一些新的問(wèn)題和情況。傳統(tǒng)的檔案管理理論嚴(yán)重影響了檔案信息化建設(shè)發(fā)展。（三）缺乏高水平、高素養(yǎng)檔案管理人員隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息化管理的變革速度加快，也加快了傳統(tǒng)檔案管理模式和手段的變革速度，這給檔案

9、管理人員提出了較高的要求，需要掌握先進(jìn)的檔案管理理念和技術(shù)。然而，現(xiàn)階段婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理人員現(xiàn)狀并不能令人滿意。好的人才很難留住，高素質(zhì)、高水平的人員不愿意從事該項(xiàng)工作，導(dǎo)致婦幼保健機(jī)構(gòu)中從事檔案工作的專業(yè)人才較少，尤其是計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，以至于在實(shí)際工作中由于操作水平不足、缺乏專業(yè)和系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，影響了檔案信息化管理的水平。（四）檔案的保密工作和安全性有待加強(qiáng)在信息時(shí)代背景下，網(wǎng)絡(luò)信息已經(jīng)進(jìn)入各個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域，這給檔案保密和安全性工作帶來(lái)了較大的挑戰(zhàn)，主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：第一，缺乏檔案保密意識(shí)，在檔案網(wǎng)上隨意發(fā)布信息，甚至把檔案文件設(shè)置為開(kāi)放狀態(tài);第二，信息技術(shù)問(wèn)題，如網(wǎng)絡(luò)安全漏洞、計(jì)

10、算機(jī)病毒、惡意軟件等，也會(huì)威脅到檔案信息安全性。這兩個(gè)方面嚴(yán)重影響了檔案的保密工作和安全性，阻礙了檔案管理信息化建設(shè)7。五、婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案信息化管理建設(shè)策略（一）加大經(jīng)費(fèi)投入，提升設(shè)備條件在實(shí)際工作中，要想有效提升檔案信息化管理建設(shè)水平，婦幼保健機(jī)構(gòu)需要結(jié)合自身實(shí)際情況，適當(dāng)?shù)丶哟蠼?jīng)費(fèi)投入，配備相關(guān)設(shè)備，營(yíng)造良好的工作環(huán)境。例如配備較好性能的服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、路由器、刻錄機(jī)等硬件，提升設(shè)備條件。與此同時(shí)，婦幼保健機(jī)構(gòu)可以創(chuàng)建專用的檔案信息化管理系統(tǒng)，引進(jìn)先進(jìn)的軟件，專門(mén)用來(lái)存儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)電子檔案。并且，婦幼保健機(jī)構(gòu)可以向相關(guān)部門(mén)說(shuō)明情況，申請(qǐng)資金，利用有償服務(wù)的形式，吸引優(yōu)秀的人才，優(yōu)化和改

11、善員工福利，提升員工工作積極主動(dòng)性。（二）創(chuàng)新管理理念，強(qiáng)化人員認(rèn)識(shí)現(xiàn)階段，檔案信息化管理屬于基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物。在以往的工作中，工作人員過(guò)于關(guān)注購(gòu)置設(shè)施，忽略了社會(huì)服務(wù)理念，嚴(yán)重影響了婦幼保健機(jī)構(gòu)服務(wù)能力的提升。因此，在實(shí)際工作中，檔案管理人員需要?jiǎng)?chuàng)新管理理念，堅(jiān)持創(chuàng)新、開(kāi)放的原則，提升檔案服務(wù)的便利性與快捷性。婦幼保健機(jī)構(gòu)的檔案工作人員要積極主動(dòng)宣傳，明確檔案信息化管理的意義和價(jià)值，始終堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)拓創(chuàng)新的原則，接受和學(xué)習(xí)新思維和新方法。此外，工作人員要打破以往被動(dòng)服務(wù)模式的束縛，有效提升服務(wù)水平，優(yōu)化資源配置，利用信息化途徑，為全社會(huì)婦女兒童提供更好的服務(wù)9。（三）注重引

12、進(jìn)和提升檔案管理人員在實(shí)際工作中，檔案管理人員能力、素質(zhì)的高低，與檔案管理信息化建設(shè)水平有著直接的聯(lián)系8。實(shí)際上，檔案資源的整理和利用是檔案管理信息化建設(shè)的重點(diǎn)。該項(xiàng)工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，需要檔案工作人員具有較強(qiáng)的專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)。首先，在引進(jìn)檔案人員方面，可以適當(dāng)?shù)靥嵘T(mén)檻，加強(qiáng)考核力度，考核內(nèi)容側(cè)重于職業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)能力，進(jìn)而從源頭上提升檔案管理隊(duì)伍的整體水平。其次，在提升檔案人員業(yè)務(wù)水平方面，可以定期開(kāi)展培訓(xùn)教育活動(dòng)，培訓(xùn)內(nèi)容側(cè)重于信息技術(shù)、檔案管理理論知識(shí)等。最后，還需要注重對(duì)檔案人員的工作精神、道德素質(zhì)、社會(huì)責(zé)任感的培養(yǎng)，保證檔案人員的道德水平10。（四）注重婦幼保健檔案安全性設(shè)置婦

13、幼保健類檔案內(nèi)容主要是對(duì)日常工作進(jìn)行記錄，屬于非物質(zhì)財(cái)務(wù)，對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生、疾病預(yù)防等工作具有指導(dǎo)價(jià)值。因此，在實(shí)際工作中需要注重軟件的保密性11。首先，需要在技術(shù)方面提升安全性，如提升訪問(wèn)密碼級(jí)別，增加數(shù)字簽名、印章等手段，保證婦幼保健信息安全性。其次，需要?jiǎng)?chuàng)建嚴(yán)格的規(guī)章制度，對(duì)工作人員的操作行為進(jìn)行規(guī)范;創(chuàng)建安全保障體系，嚴(yán)格處分泄漏信息人員，以保證檔案信息的安全性。（五）創(chuàng)建檔案信息化管理建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)婦幼保健機(jī)構(gòu)應(yīng)創(chuàng)建完善的管理標(biāo)準(zhǔn)，提升檔案信息化管理水平。不僅需要統(tǒng)籌規(guī)劃工作，保證工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，還需要有重點(diǎn)、有步驟、有計(jì)劃地開(kāi)展工作，有理性地思考檔案管理信息化建設(shè)。因?yàn)闄n案信息資源屬于信息化管理

14、的基礎(chǔ)內(nèi)容，因此，在檔案管理信息化建設(shè)中需要注重電子文件的管理。此外，有益且合理地補(bǔ)充與完善原本的檔案管理制度，提升檔案管理效率與科學(xué)性，進(jìn)一步促進(jìn)婦幼保健工作的發(fā)展12。六、結(jié)語(yǔ)總而言之，在新時(shí)代背景下，在婦幼保健機(jī)構(gòu)中加強(qiáng)檔案信息化管理，不僅可以有效提升檔案管理水平，還可以提升婦幼保健機(jī)構(gòu)服務(wù)水平，促進(jìn)婦幼保健工作長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。目前，由于受到多種因素影響，檔案信息化管理的建設(shè)效果不佳，嚴(yán)重阻礙了婦幼保健機(jī)構(gòu)的發(fā)展?；诖?，婦幼保健機(jī)構(gòu)在檔案管理中，需要結(jié)合實(shí)際情況，深入分析當(dāng)下信息化管理建設(shè)存在的問(wèn)題，并對(duì)信息化管理體系進(jìn)行有效完善，以保證工作效率和質(zhì)量。Reference：1 李娜.婦幼

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