某公司辦公文件數(shù)據(jù)管理制度

1、發(fā) 行 章列管文件文件/數(shù)據(jù)管理制度文件編號號：管規(guī)規(guī)0099版本：第第2版發(fā)行日期期：999年12月28日擬案單位位：管理理部文件修訂訂記錄序日期修訂部門門核準(zhǔn)部門門申請單編編號備注198年111月7日管理部總經(jīng)理室室無(尚無無申請制制度)299年112月28日管理部總經(jīng)理室室3456核準(zhǔn)審核擬案曾璟煜曾璟煜傅傅殿偉朱朱郁喬除本封封面因管管理之需需要，得得加蓋相相關(guān)印章章及相關(guān)關(guān)人員之之簽章外外，任何何人不得得對文件件之內(nèi)容容進(jìn)行涂涂改或作作記號，（如有有修改之之必要時時，應(yīng)按按文件件/數(shù)據(jù)管管理制度度之相相關(guān)規(guī)定定辦理之之）。目錄主旨33適用范圍圍33發(fā)行33修訂33文件/數(shù)數(shù)據(jù)管理理制度

2、概概述33文件/數(shù)數(shù)據(jù)作業(yè)業(yè)管理辦辦法44分類 4證件4文件4合同5技術(shù)數(shù)據(jù)據(jù)5人事資料料5計算機(jī)數(shù)數(shù)據(jù) 5其它數(shù)據(jù)據(jù)5編號說明明6責(zé)權(quán)部門門代碼6文件類別別代碼6非質(zhì)量體體系文件件編號方方式7編號管理理8保管權(quán)責(zé)責(zé)9證件9文件9合同9技術(shù)數(shù)據(jù)據(jù)9人事資料料9外來文件件9其它文檔檔9文件制作作格式規(guī)規(guī)定10文件制作作格式100窗體制作作格式111記錄制作作格式122文件作業(yè)業(yè)程序12文件的制制訂、修修訂122審核、核核準(zhǔn)、分分發(fā)122廢止、回回收、銷銷毀133歸檔作業(yè)業(yè)133借閱、補補發(fā)144翻印155計算機(jī)作作業(yè)管理理辦法115網(wǎng)絡(luò)維護(hù)護(hù)及相關(guān)關(guān)規(guī)定15文件的變變更16文件的備備份16文件的

3、刪刪除16載體及程程序系統(tǒng)統(tǒng)管理規(guī)規(guī)定16附則117附件一：公司檔檔案管理理人員組組織圖177檔案文件件數(shù)據(jù)管管理制度度文件類別別一般文件件密級機(jī)密密極機(jī)密密版本：22擬稿朱郁喬文件編號號管規(guī)0009發(fā)行日期期99年112月28日共頁核準(zhǔn)主旨：為為有系統(tǒng)統(tǒng)的妥善善管理本本企業(yè)之之各類檔檔案及相相關(guān)數(shù)據(jù)據(jù)(含各類類文件)特制制定本辦辦法執(zhí)行行之。適用范圍圍：凡本本企業(yè)內(nèi)內(nèi)之各類類檔案、文件、數(shù)據(jù)，均適用用本辦法法發(fā)行：本本辦法經(jīng)經(jīng)執(zhí)行長長核準(zhǔn)后后發(fā)布實實施。修訂：本本辦法如如有未盡盡事宜時時，得由由管理部部加以補補強(qiáng)并呈呈總經(jīng)理理審核、執(zhí)行長長核準(zhǔn)后后修訂之之。壹、文件件數(shù)據(jù)據(jù)管理制制度概述述文

4、件數(shù)數(shù)據(jù)管制制是指對對企業(yè)內(nèi)內(nèi)所有檔檔案、文文件及數(shù)數(shù)據(jù)（包包括現(xiàn)行行運轉(zhuǎn)文文件、存存盤文件件、余存存文件和和準(zhǔn)備銷銷毀的文文件）的的存放、調(diào)閱和和銷毀等等進(jìn)行管管理之工工作由各部門門助理擔(dān)擔(dān)任日常常檔案、文件及及數(shù)據(jù)管管理工作作，在進(jìn)進(jìn)行各項項文管作作業(yè)時，應(yīng)遵循循以下三三個基本本原則：(一).集中管管理原則則具體體情況包包括：1.凡企企業(yè)接收收之外來來函件、資料等等，一律律應(yīng)由相相關(guān)部門門之文管管人員負(fù)負(fù)責(zé)接收收、登記記和分發(fā)發(fā)處理，如文管管人員不不在時，應(yīng)確定定臨時接接收人員員；如文文管人員員離職時時間較長長，應(yīng)及及時指定定人員代代為辦理理2.以本本公司名名義對外外下發(fā)或或上報之之文件，

5、應(yīng)由承承辦部門門文管助助理統(tǒng)一一登記、編號，并視文文件之等等級加蓋蓋公章及及經(jīng)權(quán)限限主管核核準(zhǔn)后發(fā)發(fā)放，并并將存盤盤文件、余件歸歸檔進(jìn)行行妥善保保管3.企業(yè)業(yè)接收的的所有文文件、數(shù)數(shù)據(jù)都應(yīng)應(yīng)由各相相關(guān)權(quán)責(zé)責(zé)部門文文管助理理集中保保管各各業(yè)務(wù)職職能部門門承辦的的文件、數(shù)據(jù)，承辦完完畢后必必須交回回，不得得長期保保存于個個人處(二).科學(xué)管管理原則則公司各類類文件數(shù)數(shù)據(jù)均應(yīng)應(yīng)按檔檔案數(shù)據(jù)據(jù)保管年年限一覽覽表(附件二二)之規(guī)定定年限進(jìn)進(jìn)行保存存，以便便為歸檔檔立卷創(chuàng)創(chuàng)造條件件(三).嚴(yán)格保保密原則則凡公司員員工因職職務(wù)及工工作之關(guān)關(guān)系，于于文件數(shù)數(shù)據(jù)之制制訂、審審核、分分發(fā)、傳傳閱、歸歸檔及銷銷毀等

6、作作業(yè)流程程中涉及及公司之之機(jī)密均均應(yīng)負(fù)有有保密責(zé)責(zé)任(參考文文件:人事事行政管管理規(guī)章章關(guān)于于員工對對于本身身職務(wù)所所涉及之之公司機(jī)機(jī)密應(yīng)負(fù)負(fù)有保密密責(zé)任之之相關(guān)規(guī)規(guī)定)貳、文件件/數(shù)據(jù)作作業(yè)管理理辦法一、分類類：(一)公公司檔案案數(shù)據(jù)分分：證件件、文件件、合同同、技術(shù)術(shù)數(shù)據(jù)、人事數(shù)數(shù)據(jù)及其其它文文文件數(shù)據(jù)據(jù)等六類類，以便便分別進(jìn)進(jìn)行管理理：1.證件件：如公公司營業(yè)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登登記證、IC卡，證證件類均均由總經(jīng)經(jīng)理室列列管之。2.文件件(包括如如下)：第一階：手冊第二階：程序文件(1)IISO990022質(zhì)量體體系文件件第三階：作業(yè)指導(dǎo)書第四階：窗體/記錄填寫式窗體/記錄注: 上上述非質(zhì)質(zhì)

7、量體系系文件中中之“記錄”系指各各類填寫寫式窗體體經(jīng)填寫寫內(nèi)容后后形成的的文文件件數(shù)據(jù)，各類記記錄檔案案應(yīng)存于于相同窗窗體名稱稱之檔案案夾，以以便查找找及歸檔檔作業(yè)(2)非質(zhì)量體系文件非填寫式窗體/記錄管理辦法類文件各部門相關(guān)事務(wù)文件公司內(nèi)部公文(如人事命令、公告)政府公函(3)外來文件社會機(jī)關(guān)、組織信函業(yè)主信函其它類合同小包合同業(yè)主合同3. 合合同注:各類類合同之之編號及及管理，請另參參閱合合同管理理辦法之說明明4. 技技術(shù)數(shù)據(jù)據(jù)生產(chǎn)技術(shù)術(shù)資料產(chǎn)品及程程序設(shè)計計技術(shù)數(shù)數(shù)據(jù)儀器、設(shè)設(shè)備相關(guān)關(guān)數(shù)據(jù)工程設(shè)計計技術(shù)數(shù)數(shù)據(jù)內(nèi)部基本本建設(shè)數(shù)數(shù)據(jù)5. 人人事資料料 :如:人事數(shù)數(shù)據(jù)表獎獎懲記錄錄、考勤勤表

8、、員員工考績績表6. 計計算機(jī)數(shù)數(shù)據(jù) :各類計計算機(jī)檔檔案7. 其其它數(shù)據(jù)據(jù)如各類書書刊、照照片(二)上上述各類類文件/數(shù)據(jù)依依重要程程度及保保管方式式又可分分為：(1)一般文件(2)列管文件 密級文件 機(jī)密級文件 極機(jī)密級文件注: 11.列管管文件系系指涉及及公司生生產(chǎn)經(jīng)營營或內(nèi)部部管理運運作方面面機(jī)密或或較為重重要之各各類文文文件數(shù)據(jù)據(jù)（如生生產(chǎn)統(tǒng)計計數(shù)據(jù)、規(guī)章制制度、財財務(wù)報表表、研發(fā)發(fā)資料等等），對對于列管管文件之之復(fù)印、修改或或發(fā)放、借閱等等，均須須由權(quán)責(zé)責(zé)部門進(jìn)進(jìn)行管制制之 2.合合同及技技術(shù)數(shù)據(jù)據(jù)類、財財務(wù)報表表類文件件一律列列為列管管文件 3.IISO990022質(zhì)量體體系范圍

9、圍內(nèi)之所所有文件件均為列列管文件件(三)上上述各類類文件/數(shù)據(jù)依依存盤方方式共分分為:(1)書書面資料料(2)計計算機(jī)檔檔案數(shù)據(jù)據(jù)二、編號號方式說說明：1.編號號第一位位字符為為該份文文件/數(shù)據(jù)之之權(quán)責(zé)部部門代碼碼(部門代代號說明明如下)：(1) 董：董事事會；(2) 執(zhí)：執(zhí)行行長室；(3) 總：總經(jīng)經(jīng)理室；(4) 財：財務(wù)務(wù)部；(5) 管：管理理部；(6) 品：管理理部品保保課；(7) 生：管理理部生管管課；(8) 務(wù)：管理理部總務(wù)務(wù)課；(9) 采：管理理部采購購課；(10)人：管理理部人事事課；(11)資：信息息部；(12)業(yè)：業(yè)務(wù)務(wù)部；(13)營：營服服部；(14)工：工務(wù)務(wù)部；(15)

10、廠：廠務(wù)務(wù)部；(16)卷：卷門門部；2.編號號第二位位為文件件/數(shù)據(jù)之之類別指指示碼(1)“證”指各類類證件;(2)“表S”指各類類制式填填寫式窗窗體;(3)“表P”指各類類制式非非填寫式式窗體(4)“質(zhì)”指各類類質(zhì)量體體系之文文件(5)“外”指各類類外來文文件(政府機(jī)機(jī)關(guān)之公公函除外外)(6)“政”指各類類政府機(jī)機(jī)關(guān)所發(fā)發(fā)之公函函(7)“公”指各類類公司內(nèi)內(nèi)部所發(fā)發(fā)之公文文、行政政命令等等(如人事事命令、公告等等)(8)“規(guī)”指各類類規(guī)章、制度及及管理辦辦法(9)“技”指各類類技術(shù)數(shù)數(shù)據(jù)(10)“事”指各部部門承辦辦事務(wù)之之相關(guān)文文件(11)“人”指各類類人事資資料(12)“圖”指各類類圖面

11、資資料(13)“書”指各類類書刊3.編號號代碼之之第三位位起因文文件/數(shù)據(jù)之之不同，共分為為以下二二種方式式進(jìn)行編編號:(1)非非質(zhì)量體體系之文文件/數(shù)據(jù):非質(zhì)量體體系之文文件/數(shù)據(jù)之之編號第第三位起起為該文文件/數(shù)據(jù)之之流水編編號，以以阿拉伯伯?dāng)?shù)字記記錄，共共為三位位數(shù)(自0011號開始始，如編編至9999號則則自動上上升一碼碼為第110000號)范例:管管理部制制訂的第第一份管管理辦法法類文件件之具體體編號方方式如下下:100規(guī)管流水編號管理辦法類文件代碼權(quán)責(zé)部門代碼試實行階階段中的的文件/窗體/數(shù)據(jù)，應(yīng)于上上述編號號之第三三碼前加加一代碼碼“試”，原流流水編號號為三碼碼則縮減減為2碼。1

12、0管試規(guī)試實行階段中的規(guī)章制度類文件流水編號(第一份)試實行階段之代碼規(guī)章制度類文件代碼權(quán)責(zé)部門代碼(2).質(zhì)量體體系范圍圍內(nèi)之文文件/數(shù)據(jù)：編號之第第三位代代碼代表表該文件件/數(shù)據(jù)之之質(zhì)量文文件級別別，共分分以4種:“1”為為第一階階質(zhì)量文文件代碼碼，即指指質(zhì)量手手冊；“2”為為第二階階質(zhì)量文文件代碼碼，指各各類程序序文件；“3”為為第三階階質(zhì)量文文件代碼碼，指各各類作業(yè)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)書書、管理理辦法；“4”為為第四階階質(zhì)量文文件代碼碼，指各各類質(zhì)量量記錄窗窗體；文件編號號第四位位第六位位為當(dāng)前前文件在在ISOO90002質(zhì)量量體系中中所對應(yīng)應(yīng)的要素素編號，從 44014200 .(參考文文件:附件

13、質(zhì)質(zhì)量體系系要素一一覽表)文件編號號中最后后兩位(第七、八位)代碼為為所對應(yīng)應(yīng)的要素素下窗體體或文件件之流水水編號注:質(zhì)量量體系中中之文件件/數(shù)據(jù)編編號之第第三碼及及第六碼碼后應(yīng)加加“”號分隔隔。品范例：“質(zhì)量2-4100-011”代表為為:由品保保課主導(dǎo)導(dǎo)的“進(jìn)料檢檢驗程序序”（為二二階質(zhì)量量文件，質(zhì)量體體系編號號第4110要素素下之第第一份文文件）。質(zhì) 24 1 0 4.10要素下第一份程序書0 1本文件所對應(yīng)的質(zhì)量體系要素為4.10二階程序文件代碼質(zhì)量文件代碼權(quán)責(zé)部門(品保課)之代碼質(zhì)量體系系文件中中記錄窗窗體之編編號方式式請參閱閱非質(zhì)量量體系記記錄窗體體的編號號方式。4. 若若文件或或

14、窗體內(nèi)內(nèi)容同屬屬于質(zhì)量量體系與與非質(zhì)量量體系范范籌時，均作為為非質(zhì)量量體系文文件進(jìn)行行編號。三、文件件編號的的管理：1.文件件、窗體體編號由由各部門門文管人人員依照照本辦法法進(jìn)行統(tǒng)統(tǒng)一編制制；2.各部部門須建建立本部部門內(nèi)所所有文件件數(shù)據(jù)編編號對照照表；每每有新文文件產(chǎn)生生時，應(yīng)應(yīng)實時登登錄其流流水號碼碼以備查查找；3.對于于本部門門之文件件檔案編編號，各各部門文文管助理理應(yīng)每月月進(jìn)行一一次核對對；發(fā)現(xiàn)現(xiàn)異常情情況后，應(yīng)及時時進(jìn)行更更正并交交管理部部備案4.各類類編號之之流水號號，不論論原為二二碼（二二位數(shù)最最大值為為99）或或三碼(最大值值為9999)，如額滿滿后即自自動上升升一碼5.各類類

15、文件(含窗體體)如有更更新版本本時，新新版本之之文件（或窗體體）應(yīng)注注明為第第二版或或第版。四、各類類檔案的的保管權(quán)權(quán)責(zé)：(一)公公司各類類證件：除各權(quán)權(quán)責(zé)部門門專用、常用且且重要性性較低之之證件(如手機(jī)機(jī)之ICC卡)得由權(quán)權(quán)責(zé)部門門保管外外，其余余較重要要之證件件一律由由總經(jīng)理理室列管管(二)各各類文件件：1. ISSO質(zhì)量量體系文文件及其其它各類類規(guī)章、辦法類類文件、公司各各類空白白窗體等等均由管管理部及及各權(quán)責(zé)責(zé)部門列列管之2.各部部門內(nèi)部部使用記記錄文件件、窗體體，由各各權(quán)責(zé)部部門保管管之(三)合合同：由由財務(wù)部部合同管管理員參參照公司司合同同管理辦辦法進(jìn)進(jìn)行管理理存檔(四)技技術(shù)數(shù)據(jù)

16、據(jù)：1.各類生生產(chǎn)技術(shù)術(shù)數(shù)據(jù)、儀器設(shè)設(shè)備數(shù)據(jù)據(jù)、工程程技術(shù)數(shù)數(shù)據(jù)等由由各權(quán)責(zé)責(zé)部門主主管保管管2.內(nèi)部部基本建建設(shè)檔案案數(shù)據(jù)由由工程部部門列管管之3.公司司內(nèi)部規(guī)規(guī)范之技技術(shù)數(shù)據(jù)據(jù)由總經(jīng)經(jīng)理室列列管之4.各類類程序設(shè)設(shè)計數(shù)據(jù)據(jù)由信息息部門列列管之(五)人人事資料料：包括括人事檔檔案及各各部門人人員轉(zhuǎn)證證測評試試卷，由由公司人人事部門門按機(jī)密密文件進(jìn)進(jìn)行列管管(六)外外來文件件、信函函：1.由警衛(wèi)衛(wèi)室接收收，送至至總務(wù)助助理處登登記、分分發(fā)；2.登記記內(nèi)容須須包括：收件日期期發(fā)函單位位如：業(yè)主、政府、社會機(jī)機(jī)關(guān)組織織等；郵遞方式式如：掛號、EMSS、包裹裹等；分發(fā)部門門（即收收函單位位）及日日期

17、(七)各各部門須須自行備備妥一套套窗體，如須新新增及修修改時，應(yīng)通知知信息部部統(tǒng)一進(jìn)進(jìn)行制作作之。(八)其其它類文文文件數(shù)數(shù)據(jù)：1.公司司各類圖圖書：由由管理部部總務(wù)課課進(jìn)行保保存與借借閱管理理2.各類類工程照照片：統(tǒng)統(tǒng)一由信信息部按按相關(guān)管管理辦法法進(jìn)行列列管3.各類類公告、人事命命令均由由人事部部門負(fù)責(zé)責(zé)列管。4.各類類舊版或或經(jīng)廢止止使用之之文件檔檔案或數(shù)數(shù)據(jù)均應(yīng)應(yīng)由管理理部進(jìn)行行書面存存盤備查查(計算機(jī)機(jī)檔案則則由信息息部負(fù)責(zé)責(zé))直到安安全保存存期限過過后，始始得予以以銷毀之之。五、文件件格式制制作規(guī)定定：(一)文文字文件件制作格格式規(guī)定定：文件制作作格式一一律套用用同類文文件之固固定

18、模板板形式，文字內(nèi)內(nèi)容原則則上均采采用從左左至右橫橫向書寫寫之方式式制作；(必須以以直式書書寫之特特殊文件件格式須須呈管理理部核準(zhǔn)準(zhǔn)后始得得進(jìn)行制制作)文件格格式之具體制制作要求求如下：1. 頁頁首：a.均須須有公司司商標(biāo)(一律為為藍(lán)色)及“長誠浪浪板（昆昆山）有有限公司司”之藍(lán)色色字樣b.公司司抬頭置置于文件件上中央央，字體體為222號、新新細(xì)明體體加粗，長誠標(biāo)標(biāo)志應(yīng)為為字的兩兩倍大小小 2. 標(biāo)題：a.均須須有文件件標(biāo)題名名稱字字體為118號、新細(xì)明明體加粗粗b.如為為管理辦辦法類文文件（含含質(zhì)量體體系手冊冊）須于于標(biāo)題下下方附表表格(如下)，并須須對相應(yīng)應(yīng)內(nèi)容予予以標(biāo)示示文件類別別一般文

19、件件密級機(jī)密密極機(jī)密密版本：擬稿文件編號號發(fā)行日期期共頁核準(zhǔn)3.內(nèi)容容排序及及文字大大?。簝?nèi)內(nèi)容排序序及文字字大小一一律按下下列標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)進(jìn)行制制作:壹: 號新新細(xì)明體體一: 號新新細(xì)明體體 (一): 號號新細(xì)明明體1: 號號新細(xì)明明體 (1): 號新新細(xì)明體體: 號號新細(xì)明明體a: 號新新細(xì)明體體4.頁尾尾：凡二二頁以上上文件，均應(yīng)于于頁尾中中央處標(biāo)標(biāo)注頁碼碼，各類類文件/數(shù)據(jù)頁頁碼之標(biāo)標(biāo)示方法法及注意意事項如如下:各類窗體體之頁碼碼:一律以以“共頁第頁”(頁碼之之總數(shù)不不應(yīng)包含含窗體使使用說明明之頁數(shù)數(shù))之方式式標(biāo)注。文件之頁頁碼: a. 對于總總頁數(shù)110頁以以下之頁頁碼可按按上述窗窗體頁碼

20、碼之編碼碼方式進(jìn)進(jìn)行編碼碼(如:第1頁共100頁)b. 對對于總頁頁數(shù)超過過10頁以以上之頁頁碼可于于頁尾中中央直接接標(biāo)示頁頁碼符號號(如:“第一頁頁”)，但須須于頁首首處標(biāo)明明總頁數(shù)數(shù)。c. 對對于各部部門規(guī)章章、管理理辦法類類等總頁頁數(shù)及章章節(jié)較多多之文件件/數(shù)據(jù)應(yīng)應(yīng)按各章章節(jié)進(jìn)行行頁碼之之編碼。(如第一一章之第第二頁編編號方式式:1/2)(二)窗窗體制作作格式規(guī)規(guī)定：1.凡本本公司之之窗體于于頁首處處均須有有公司商商標(biāo)及“長誠浪浪板（昆昆山）有有限公司司”之字樣樣(視窗體體之格式式，置于于左上角角或中央央2.窗體體之頁首首處，須須有窗體體主題名名稱之標(biāo)標(biāo)示，如如“干部會會議工作作報告表表

21、”3.必須須于窗體體之右上上角處注注明窗體體編號、版本及及制訂日日期.4.窗體體按格式式之不同同，于適適當(dāng)位置置處預(yù)留留裝訂位位置，視視實際需需要以虛虛線劃出出并注明明“裝訂線線”5.窗體體預(yù)留空空間：左左2公分、上、下下邊界11.5公公分；右右邊界11公分距距離6.標(biāo)題題注意事事項：(1)公公司標(biāo)題題：列高高60，字字形為224號字字加粗，儲存格格靠下方方(2)內(nèi)內(nèi)容標(biāo)題題：列高高40，字字形222號字加加粗，儲儲存格靠靠下方(3)文文件編號號：列高高同內(nèi)容容文件，字形112號字字加粗，儲存格格靠下方方7.窗體體按格式式及用途途之不同同，須于于適當(dāng)位位置（一一般于窗窗體右或或頁尾處處）注明明

22、窗體使使用注意意事項及及窗體流流程 (如：附附注：本本窗體于于會簽后后送交合合同管理理員存檔檔；)8.如須須各部門門會簽之之窗體，均須于于窗體適適當(dāng)位置置處備有有會簽欄欄(會簽字字段之大大小，直直式文件件至少應(yīng)應(yīng)為2ccm(高高)2.55cm(寬)，橫式式文件至至少應(yīng)為為3.55cm(高) 3ccm(寬寬)為原則則)9.窗體體格式之之制作，應(yīng)采用用恰當(dāng)?shù)牡淖煮w及及字型比比例，力力求整齊齊、美觀觀、便于于填寫(三)計計算機(jī)制制作之記記錄，文文件編號號相關(guān)規(guī)規(guī)定：1.凡計計算機(jī)打打印的窗窗體記錄錄，均須須在原空空白窗體體編號下下，再加加入一項項記錄編編號，編編號方式式請參照照前述2.所打打印的記記

23、錄在計計算機(jī)中中存盤時時，須確確保將記記錄存于于所屬部部門目錄錄下同一一窗體名名稱數(shù)據(jù)據(jù)夾中六、文件件作業(yè)程程序：(一)文文件的制制訂、修修訂1.文件件的制訂訂：由提案部部門指定定人員以以各類檔檔案標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)格式擬擬案，并并要填寫寫文件件制訂、修訂廢止申申請單對于于新制訂訂之窗體體，同時時還應(yīng)制制作一份份空白窗窗體填寫寫格式范范例及窗窗體功能能使用流流程說明明等，一一并送審審2.文件件的修訂訂：文件若有有不合使使用需予予以修改改、增訂訂者，由由申請單單位填具具文件件制訂、修訂廢止申申請單，提出出變更原原因，由由原擬案案單位議議定修改改文件件修改后后，版本本號亦應(yīng)應(yīng)隨之變變更原原版本應(yīng)應(yīng)列入修修訂記

24、錄錄中由管管理部進(jìn)進(jìn)行存檔檔之(二)文文件之審審查、核核準(zhǔn)、分分發(fā)1.文件件之審查查作業(yè)：由擬案人人員將草草案或文件制制訂、修修訂廢廢止申請請單等等送直屬屬主管審審查，并并圈選相相關(guān)會簽簽部門，草案經(jīng)經(jīng)審查會會簽后呈呈送權(quán)限限主管核核準(zhǔn)2.文件件之核準(zhǔn)準(zhǔn)作業(yè)：(1)各各擬案部部門內(nèi)部部使用(不涉及及對外或或跨部門門會簽)之文件件或窗體體，由直直屬部門門主管進(jìn)進(jìn)行核準(zhǔn)準(zhǔn)；各部部門制訂訂之跨部部門使用用之窗體體或文件件，須呈呈總經(jīng)理理室核準(zhǔn)準(zhǔn)(2)各各部門、單位涉涉及本公公司章程程、制度度、考核核等方面面的規(guī)定定、條例例、辦法法等文件件，均須須參照公公司統(tǒng)一一頒布之之制度進(jìn)進(jìn)行制訂訂，并經(jīng)經(jīng)管理部

25、部核稿、總經(jīng)理理室核準(zhǔn)準(zhǔn)并敬會會執(zhí)行長長同意后后始得生生效3.分發(fā)發(fā)作業(yè)：(1)由由擬案部部門根據(jù)據(jù)文件傳傳達(dá)范圍圍，對文文件資料料進(jìn)行復(fù)復(fù)印、分分發(fā)，并并由接收收人員予予以簽收收(2)對對內(nèi)發(fā)行行文件若若為列管管文件時時，應(yīng)加加蓋“列管文文件”章，并并根據(jù)其其機(jī)密性性注明“嚴(yán)禁復(fù)復(fù)印”及機(jī)密密等級；(3)各各部門新新增制訂訂(修訂)的窗體體、會議議記錄及及制度方方面的文文件均須須送交管管理部一一份備案案之(4)進(jìn)進(jìn)行文件件分發(fā)時時，須填填制文文件發(fā)放放回收收記錄，請各各收文單單位主管管或文管管助理簽簽名接收收 (三)檔案的的廢止、回收、銷毀 1.檔檔案的廢廢止：由申請廢廢止的單單位填具具文件

26、件制訂、修訂廢止申申請單，提出出廢止原原因經(jīng)經(jīng)核準(zhǔn)后后，于文文件上用用紅筆注注記，退退出執(zhí)行行過程并按對對照所規(guī)規(guī)定的廢廢止文件件保存期期限進(jìn)行行保存，到期銷銷毀之 2.舊舊資料的的回收：對已確認(rèn)認(rèn)失效或或因有誤誤須重新新修正之之文件，擬案部部門提出出文件件制訂、修訂廢止申申請單，由文文管中心心人員對對照文文件發(fā)放放回收收記錄將下發(fā)發(fā)文件全全部收回回，并請請各單位位經(jīng)手人人簽字確確認(rèn)3.文件件的銷毀毀：(1)對對于收回回之作廢廢文件或或超過保保存期限限之檔案案數(shù)據(jù)，經(jīng)核準(zhǔn)準(zhǔn)后進(jìn)行行統(tǒng)一銷銷毀(2)檔檔案銷毀毀須實行行雙人監(jiān)監(jiān)銷之原原則(3)文件數(shù)數(shù)據(jù)銷毀毀記錄應(yīng)予以以存盤、備查 (四)歸檔作作

27、業(yè)1.保存存期限：公司各各類文件件/數(shù)據(jù)之之保存年年限詳見見檔案案數(shù)據(jù)保保存年限限一覽表表.2.歸檔檔時間：每年度度12月中中、下旬旬；或?qū)τ诔Ｓ糜么绑w，每三個個月進(jìn)行行一次歸歸檔3.歸檔檔責(zé)任人人：各部部門、單單位文管管人員4.文件件/數(shù)據(jù)保保管之相相關(guān)要求求及規(guī)定定：文件管理理被納為為內(nèi)部稽稽核項目目之一，定期實實行稽核核檢查，以確保保數(shù)據(jù)之之正確使使用在在文件的的保管中中應(yīng)做到到：(1)不不得于原原件上書書寫不相相關(guān)之文文字、符符號或擅擅加標(biāo)記記(2)文文件、質(zhì)質(zhì)量記錄錄之計算算機(jī)檔案案由專人人負(fù)責(zé)管管制，不不得任意意拷貝(3)文文件的保保管應(yīng)注注意其安安全性，并要防防毒、防防潮(4)

28、歸歸檔文件件應(yīng)盡量量為原件件，并按按同一文文件只存存盤一份份之原則則(5)文文管中心心須于每每一檔案案冊建目目錄索引引，其中中應(yīng)包括括文件編編號、文文件名稱稱、版次次、歸檔檔日期等等要項(6)文文件/數(shù)據(jù)之之存盤位位置應(yīng)正正確并符符合分類類要求(五)文文件/數(shù)據(jù)的的借閱、補發(fā)1.借閱閱范圍及及審核權(quán)權(quán)限:(1)檔檔案數(shù)據(jù)據(jù)僅限本本公司員員工在文文管處借借閱，如如因抄錄錄或復(fù)印印需帶出出文管處處者，必必須辦理理登記手手續(xù)(2)借借閱本人人業(yè)務(wù)范范圍內(nèi)一一般文件件時，不不需進(jìn)行行審批程程序(3)借借閱密級級或機(jī)密密級文件件者，由由部門主主管審核核后，須須轉(zhuǎn)至管管理部核核準(zhǔn)(4)極極機(jī)密級級文件之之

29、借閱須須進(jìn)行書書面申請請，寫明明借閱用用途及借借閱期限限后，按按部門主主管管理部部總經(jīng)理理室之順順序進(jìn)行行簽核2.登記記:借閱文文件必須須履行登登記手續(xù)續(xù)文管管和借閱閱人員必必須當(dāng)面面查點所所借文件件類別、份數(shù)，并在借借閱簿上上登記簽簽字；退退還文件件時，文文管人員員要根據(jù)據(jù)借閱登登記簿檢檢查核對對所借文文件，確確認(rèn)無誤誤后予以以銷帳并履行行簽字手手續(xù)3.催退退:借出去去的文件件應(yīng)限定定借閱時時限過過期不還還者，應(yīng)應(yīng)及時催催退回收收，以免免文件散散失或影影響他人人借閱對確需需延長借借閱時間間的，須須重新辦辦理借閱閱手續(xù)4.借閱閱人員須須注意的的問題：(1)對對借閱件件要加強(qiáng)強(qiáng)保密和和保管工工作

30、，如如需復(fù)印印或抄錄錄者，須須經(jīng)權(quán)限限主管核核準(zhǔn)(2)借借閱文件件只限本本人閱讀讀，不得得轉(zhuǎn)借他他人，并并按時退退還，嚴(yán)嚴(yán)禁拍照照、抽頁頁、剪裁裁和涂改改5.文件件的補發(fā)發(fā)是指收收文單位位將原文文件丟失失，并要要求再次次補發(fā)補發(fā)文文件須視視文件的的機(jī)密性性，提交交補發(fā)申申請以說說明原因因，經(jīng)權(quán)權(quán)限主管管核準(zhǔn)后后，文管管中心始始得重新新打印，并做好好記錄 (六)文件的的翻印 1.擬擬案部門門翻印文文件時，對于列列管性文文件要嚴(yán)嚴(yán)格控制制翻印份份數(shù)，不不得隨意意擴(kuò)大閱閱讀和傳傳達(dá)范圍圍，并須須做到：(1)復(fù)復(fù)印文件件須經(jīng)發(fā)發(fā)文單位位同意，未經(jīng)許許可，任任何單位位和個人人不得私私自復(fù)印印(2)復(fù)復(fù)印

31、文件件要確保保準(zhǔn)確無無誤，并并對翻印印時間、份數(shù)及及發(fā)放范范圍等予予以備案案2.對于于非列管管性文件件，可視視實際需需要進(jìn)行行復(fù)印3.文件件的翻印印需由經(jīng)經(jīng)管理部部核準(zhǔn)進(jìn)進(jìn)行復(fù)印印工作之之人員確確實按照照文件復(fù)復(fù)印有關(guān)關(guān)規(guī)定及及要求進(jìn)進(jìn)行復(fù)印印之參、計算算機(jī)檔案案作業(yè)管管理辦法法一、公司司信息網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)由信信息部統(tǒng)統(tǒng)一進(jìn)行行設(shè)計、規(guī)劃、管理與與維護(hù)事事宜二、各部部門均通通過本部部門微機(jī)機(jī)操作人人員專用用網(wǎng)絡(luò)密密碼登錄錄上網(wǎng)，并將文文件檔案案存入服服務(wù)器中中本部門門子目錄錄下存于服務(wù)務(wù)器中較較重要之之執(zhí)行生生效文件件，應(yīng)設(shè)設(shè)為只讀讀文件四、信息息部應(yīng)每每月不定定期對公公司所有有計算機(jī)機(jī)進(jìn)行抽抽查,是否有有未按規(guī)規(guī)定操作作之情況況，并予予以要求求改善五、屬于于公司列列管文件件的計算算機(jī)檔案案之變更更、調(diào)用用、打印印，一律律須經(jīng)權(quán)權(quán)責(zé)部門門權(quán)限主主管核準(zhǔn)準(zhǔn)后，由由信息部部協(xié)助完完成六、其它它相關(guān)規(guī)規(guī)定：各各部門自自行制作作之文件件(一)文文件制訂訂并經(jīng)核核準(zhǔn)使用用后之計計算機(jī)存存盤：1.由制制訂部門門提出文件制制訂、修修訂、廢廢止申請請單，并附上上擬訂之之文件原原稿經(jīng)權(quán)權(quán)限主管管核準(zhǔn)、文件頒頒準(zhǔn)生效效后，擬擬案部門門須憑核核準(zhǔn)單知知會信息息部，將將該文件件內(nèi)容存存于服務(wù)務(wù)器中，并立即即將單機(jī)機(jī)上的文文件刪除除2.制訂訂部門應(yīng)應(yīng)將核準(zhǔn)準(zhǔn)發(fā)行始始用之窗窗體或文文件編入入相