某銷售公司購銷合同管理辦法

1、分公司合合同管理理一、總則則為了加強強分公司司的合同同管理工工作，規(guī)規(guī)范合同同的立項項、審批批、簽訂訂、審查查、監(jiān)督督、履行行程序，減少和和避免合合同糾紛紛，保護護公司利利益不受受侵害，根據(jù)中華人人民共和和國民法法通則、中中華人民民共和國國合同法法及其其他法律律法規(guī)，制定本本暫行辦辦法。本辦法適適用于廣廣東科龍龍電器股股份有限限公司各各省分公公司對外外簽訂的的各種銷銷售、廣廣告、倉倉儲、運運輸、租租賃等經(jīng)經(jīng)濟合同同。各省分公公司嚴禁禁對外簽簽訂擔保保、抵押押、質押押合同。二、合同同管理機機構及職職責1、營銷銷財務管管理部是是分公司司合同管管理的主主管部門門，其主主要職責責如下：負責分公公司合同

2、同管理制制度制定定及解釋釋；負責各種種經(jīng)濟合合同標準準格式的的起草及及修訂；負責分公公司各種種合同糾糾紛案件件的咨詢詢及起應應訴工作作；負責分公公司合同同管理制制度執(zhí)行行的監(jiān)督督，對違違反合同同管理的的責任人人員視情情節(jié)予以以處罰或或報請?zhí)幪幜P。營銷系統(tǒng)統(tǒng)其他各各業(yè)務部部門根據(jù)據(jù)自身的的工作職職能，對對分公司司的合同同工作與與其職能能相關的的部分負負有管理理職責，應明確確分公司司合同審審批權限限，加強強對分公公司合同同審查工工作，并并協(xié)助財財務管理理部做好好合同管管理工作作。分公司銷銷售行政政科是分分公司各各類合同同的日常常管理科科室，由由分公司司財務主主管兼任任專職合合同管理理員，具具體負責

3、責合同管管理工作作，協(xié)助助營銷財財務管理理部及其其他業(yè)務務部門對對分公司司合同進進行管理理，其主主要職責責有：保管分公公司公章章（不設設分公司司合同專專用章），并對對合同條條款和審審批權限限進行原原則性審審查；分公司各各類合同同的整理理、建檔檔和保存存；對合同履履行情況況進行跟跟蹤，發(fā)發(fā)現(xiàn)問題題及時向向分公司司經(jīng)理及及財務管管理部匯匯報；與財務管管理部及及其他業(yè)業(yè)務部門門的日常常聯(lián)絡工工作；三、合同同的審批批與簽訂訂各分公司司對外進進行銷售售、采購購、廣告告等商業(yè)業(yè)往來，從事經(jīng)經(jīng)濟活動動的，除除涉及金金額小，可以即即時清結結的情況況外，都都必須以以書面形形式簽訂訂合同；即時清結結是指合合同的協(xié)

4、協(xié)商、訂訂立、履履行、終終止都在在同一時時間完成成。書面形式式是指合合同書、信件或或數(shù)據(jù)電電文（包包括電報報、電傳傳、傳真真、電子子數(shù)據(jù)交交換和電電子郵件件）等可可以有形形地表現(xiàn)現(xiàn)所載內內容的形形式。分公司對對外簽訂訂的書面面合同必必須加蓋蓋分公司司公章方方為有效效，未加加蓋分公公司公章章的合同同均屬無無效合同同；為防防止分公公司人員員違規(guī)對對外簽訂訂合同，避免法法律糾紛紛，分公公司銷售售行政科科必須給給分公司司所有往往來業(yè)務務單位發(fā)發(fā)出分公公司合同同簽訂申申明函（附件），并要要求往來來單位蓋蓋章確認認，合同同管理員員必須妥妥善保管管好該確確認函。直接對外外協(xié)商、簽訂合合同的分分公司人人員為合

5、合同經(jīng)辦辦人，合合同經(jīng)辦辦人在與與對方簽簽訂合同同之前，必須確確認對方方有權簽簽署合同同，如取取得對方方單位的的營業(yè)執(zhí)執(zhí)照、法定代代表人身身份證明明書或或授權權委托書書，合合同經(jīng)辦辦人代表表公司對對外簽訂訂合同時時必須遵遵循以下下原則：務必遵守守自己的的工作職職權，不不得越權權越職對對外簽訂訂合同；在對外簽簽訂合同同時，務務必持謹謹慎態(tài)度度，不得得隨意對對外簽訂訂合同；合同簽訂訂后，應應積極跟跟進合同同履行情情況，出出現(xiàn)問題題及時反反饋或咨咨詢相關關人員。合同承辦辦人在訂訂立合同同之前，必須先先按如下下程序進進行合同同立項審審批：合同承辦辦人填寫寫合同審審批表有權權審批人人逐級審審批（如如權限

6、在在分公司司一級，由分公公司經(jīng)理理審批即即可；如如需總部部主管領領導審批批的，需需報主管管領導審審批，傳傳真件有有效）合合同經(jīng)辦辦人將合合同審批批表及合合同草案案報合同同管理員員審查蓋蓋章合同同管理員員審查審審批情況況和合同同條款無無誤后加加蓋分公公司公章章（注：各類合合同的審審批權限限以各部部門規(guī)定定的審批批權限為為準）。分公司合合同管理理員必須須嚴格審審查合同同條款，不明之之處應詢詢問合同同承辦人人或咨詢詢營銷財財務部法法律事務務主管。合同草案案經(jīng)審批批后，合合同經(jīng)辦辦人員應應嚴格按按照已審審批的合合同草案案條款簽簽訂正式式合同，不得擅擅自修改改，否則則視為未未經(jīng)審批批擅自簽簽訂合同同。如

7、合合同草案案確實需需要修改改的，須須按本辦辦法的規(guī)規(guī)定重新新進行申申報審批批。合同的條條款應使使用公司司統(tǒng)一的的標準格格式，沒沒有標準準格式的的可參照照對方提提供的合合同格式式或雙方方協(xié)商，但必須須具備以以下條款款：對方當事事人的全全稱，地地址，法法定代表表人，開開戶銀行行及帳號號；合同標的的；合同標的的物的價價格、酬酬金或費費用；合同履行行的時間間、地點點及方式式；合同的違違約責任任；如我我司為付付款方，違約金金最高不不得超過過每日萬萬分之四四。列有“本本合同須須經(jīng)雙方方加蓋公公章或合合同專用用章后方方可生效效”之條款款。除在合同同最后一一頁簽章章處加蓋蓋合同專專用章外外，和本本合同有有關的

8、全全部文件件包括附附件等都都還應加加蓋合同同騎縫章章。合同簽訂訂后，應應將合同同正本交交分公司司銷售行行政科合合同管理理員保存存，合同同副本或或復印件件由經(jīng)辦辦人員保保存。合同的履履行合同簽訂訂后，經(jīng)經(jīng)辦人員員是跟蹤蹤合同履履行情況況的第一一責任人人，應及及時檢查查履行情情況和對對方履約約能力。如出現(xiàn)現(xiàn)影響合合同繼續(xù)續(xù)履行的的情況，經(jīng)辦人人員應及及時向分分公司經(jīng)經(jīng)理匯報報。合同管理理員權對對合同的的履行情情況向經(jīng)經(jīng)辦人員員進行了了解，經(jīng)經(jīng)辦人員員應予積積極配合合，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)問題的的，應迅迅速向分分公司經(jīng)經(jīng)理匯報報解決。如合同履履行中對對方違約約或產(chǎn)生生其他法法律糾紛紛，分公公司應當當在糾紛紛發(fā)生的

9、的初期及及時通報報財務管管理部法法律事務務人員，以便于于盡快爭爭取法律律救濟手手段解決決爭端。 合同簽簽訂后，應當嚴嚴格依合合同履行行，如需需要變更更、終止止或解除除合同的的，按照照本辦法法規(guī)定的的程序重重新申報報審批。合同的編編號、建建檔及統(tǒng)統(tǒng)計合同管理理員對已已經(jīng)生效效的合同同要編號號登記，逐個建建立檔案案，凡與與合同有有關的文文書都要要附在合合同卷內內歸檔。已履行行完畢的的合同按按會計檔檔案保管管期妥善善保管。生效的合合同編號號形式為為：A-XXXXX（YY）Z號號，其中中：A為為分公司司所在省省份的簡簡稱；XXXXXX為合同同簽訂時時的年份份（合同同審批和和簽訂跨跨年度的的，以蓋蓋章時

10、的的時間為為準）；Y為合合同類型型的簡稱稱，銷售售合同為為“銷”，廣告告合同為為“廣”，租賃賃合同為為“租”，其他他合同為為“另”；Z為為順序號號（如：粵-220000（銷）1號表表示一份份廣東分分公司于于20000年簽簽訂的銷銷售合同同，順序序號為11）。合同管理理員應按按合同類類型分別別建檔保保存。各各種銷售售合同、零售商商或批發(fā)發(fā)商代理理協(xié)議、返利協(xié)協(xié)議、退退貨協(xié)議議等與產(chǎn)產(chǎn)品銷售售有關的的合同全全部認定定為銷售售合同；各種廣廣告促銷銷活動、媒體廣廣告、產(chǎn)產(chǎn)品推廣廣等與廣廣告活動動有關的的合同為為廣告合合同；各各種房屋屋租賃、倉儲保保管、其其他財產(chǎn)產(chǎn)租賃時時簽訂的的合同為為租賃合合同；運

11、運輸、采采購等其其他合同同另行分分類保存存。順序號按按合同類類型自行行編排，即在同同一類型型合同中中順序號號保持連連貫。合同管理理員對已已簽訂建建檔的合合同編制制合同檔檔案一覽覽表，注注明合同同類型、簽訂時時間、經(jīng)經(jīng)辦人員員、合同同金額等等事項，以便于于查詢。除合同管管理辦法法規(guī)定有有權查閱閱的人員員以外，已建檔檔的合同同正本，一般情情況下不不得公開開，其他他人員確確實需要要查閱的的，須經(jīng)經(jīng)分公司司經(jīng)理簽簽字同意意。對于因合合同保管管中遺失失或損毀毀合同，造成公公司損失失的，將將嚴格追追究合同同管理員員及有關關人員的的責任。附則本辦法由由財務管管理部負負責解釋釋，并由由財務管管理部監(jiān)監(jiān)督、檢檢

12、查各分分公司的的執(zhí)行情情況。附件：合同審批批表合同檔案案統(tǒng)計一一覽表分公司合合同簽訂訂聲明函函分公司合合同簽訂訂聲明函函 （單單位）：為加強貴貴我雙方方工商合合作，規(guī)規(guī)范雙方方合同簽簽訂，我我分公司司現(xiàn)特向向貴單位位作出如如下鄭重重聲明：我分公司司與貴單單位簽訂訂的合同同、協(xié)議議必須加加蓋我分分公司公公章方為為有效，未加蓋蓋我分公公司公章章的合同同均屬無無效合同同，我分分公司都都將不予予以承認認及執(zhí)行行。在此所指指的合同同包括各各類協(xié)議議、承諾諾、確認認等類似似合同性性質文件件。特此聲明明，此致致。 廣東東科龍電電器股份份有限公公司分公公司 2000 年 月 日日 聲明函函回執(zhí)廣東科龍龍電器股

13、股份有限限公司分分公司：我單位已已知曉貴貴分公司司上述聲聲明內容容，貴分分公司簽簽訂的各各類合同同、協(xié)議議、承諾諾、確認認必須加加蓋貴分分公司公公章方為為有效。此致。單位（需需加蓋公公章） 2000 年 月月 日附： 分分公司合合同簽訂訂審批表表 填寫日日期： 合同同編號：合同類型型銷售合同同（ ）；廣廣告合同同（ ）；租租賃合同同（ ）；其其他合同同（ ）合同說明明合同金額額元合同履行行時間： 至合同格式式我公司合合同范本本（ ）；對對方提供供合同范范本（ ）；雙方協(xié)協(xié)商（ ）經(jīng)辦人員員姓名： 職務： 聯(lián)系系電話：合同對方方詳細地址址聯(lián)系電話話企業(yè)性質質法定代表表人備注：分公司經(jīng)經(jīng)理審批意見見簽名： 年 月月 日主管領導導審批意見見簽名： 年 月月 日營銷副總總裁審批意見見簽名： 年 月月 日注：（11）本表表由合同同經(jīng)辦人人填寫； （2）“合同說說明”需簡要要填寫合合同的主