探求電子檔案企業(yè)管理意義論文

1、Word 探求電子檔案企業(yè)管理意義論文 探求電子檔案企業(yè)管理意義論文 一、電子檔案在企業(yè)管理中的意義 1.在企業(yè)各個(gè)部門中建立有效的企業(yè)局域網(wǎng)系統(tǒng)，領(lǐng)導(dǎo)者在查閱電子檔案時(shí)，直接可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查詢。企業(yè)的各個(gè)技術(shù)人員在查詢企業(yè)檔案資料時(shí)，也可以通過電腦終端利用授權(quán)文件進(jìn)行電子檔案的查詢，便利對(duì)相關(guān)資料的查詢。 2.電子檔案在很大程度上保證了企業(yè)檔案的平安性。在利用電子檔案時(shí)，為了確保企業(yè)檔案的平安性，可以對(duì)檔案進(jìn)行保密管理，設(shè)置肯定的進(jìn)入和查詢權(quán)限，利用密鑰進(jìn)行相應(yīng)的管理。為了保證電子文件和數(shù)據(jù)不會(huì)被任何一個(gè)人查閱，可以設(shè)置相關(guān)的身份驗(yàn)證系統(tǒng)，要想查閱相關(guān)資料，必需要輸入相關(guān)的身份驗(yàn)證。當(dāng)用戶

2、在輸入身份驗(yàn)證等信息時(shí)，計(jì)算機(jī)可以對(duì)用戶所輸入的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行核對(duì)，假如驗(yàn)證合格后，用戶就可以登陸進(jìn)入，進(jìn)行相關(guān)資料的查詢，以此保證企業(yè)檔案的平安性。 3.建立完善的電子檔案系統(tǒng)和服務(wù)系統(tǒng)。在建立完善的電子檔案系統(tǒng)和服務(wù)系統(tǒng)時(shí)，首先要加強(qiáng)專業(yè)人才的培育工作。電子檔案系統(tǒng)需要工作人員具備著較高專業(yè)學(xué)問和先進(jìn)技術(shù)，然而很多企業(yè)的管理人員沒有具備較高的現(xiàn)代化技術(shù)，并且管理人員也沒有很好的處理信息檔案技術(shù)，這些都導(dǎo)致了電子計(jì)算機(jī)技術(shù)無法發(fā)揮其本身的巨大作用。 4.電子檔案實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化、無紙化的目標(biāo)。比如在進(jìn)行一份檔案的起擬、簽訂、催辦以及歸檔的過程，都可以利用計(jì)算機(jī)和通訊線路進(jìn)行工作。在檔案存檔的過

3、程中實(shí)現(xiàn)了無紙化和辦公自動(dòng)化的目標(biāo)，檔案工作人員需要能夠很好的運(yùn)用電子化檔案，并可以將檔案信息數(shù)據(jù)綜合系統(tǒng)的供應(yīng)出來。 5.提高現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)的使用率。在很多企業(yè)利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行檔案整理時(shí)，都很單一，只是將檔案進(jìn)行存儲(chǔ)或者是起草檔案時(shí)進(jìn)行打字起草，沒有深度開發(fā)計(jì)算機(jī)功能。沒有很好的利用計(jì)算機(jī)，造成檔案工作的低效率，在很大程度上鋪張了大量的人力、物力和財(cái)力，同時(shí)也鋪張了大量的時(shí)間。 6.在利用電子檔案時(shí)，能夠在很大程度上擴(kuò)大社會(huì)影響力，在肯定程度上拓寬電子服務(wù)范圍，提高了檔案部門的地位。 7.在利用電子檔案時(shí)，可以與現(xiàn)代社會(huì)先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行聯(lián)系，這在肯定程度上提高了企業(yè)的現(xiàn)代化水平，確保企業(yè)能

4、夠準(zhǔn)時(shí)的跟上時(shí)代進(jìn)展潮流。 二、電子檔案在企業(yè)管理中的實(shí)踐 1.電子檔案在企業(yè)管理中的應(yīng)用時(shí)，首先要保證工作人員具備著較高的技術(shù)水平和綜合素養(yǎng)。領(lǐng)導(dǎo)員要對(duì)電子檔案的基本運(yùn)作進(jìn)行熟識(shí)的了解，同時(shí)要提高管理人員的專業(yè)學(xué)問和技術(shù)水平。 2.建立有效的電子檔案管理制度。電子檔案在企業(yè)管理中的.實(shí)踐時(shí)，必需要保證科學(xué)有效的制度作為實(shí)踐的基礎(chǔ)。在應(yīng)用電子檔案時(shí)，通常需要經(jīng)過一個(gè)簡單的過程，在電子檔案應(yīng)用的過程中，若是沒有進(jìn)行合理的處理，很簡單導(dǎo)致電子檔案消失遺失或者是修改的現(xiàn)象。因此，必需要建立完善的電子檔案管理制度，要對(duì)電子檔案在生成到利用的過程中進(jìn)行嚴(yán)格和全過程的管理和掌握。保證電子檔案的完整性和平安

5、性。 3.鑒定電子檔案。電子檔案的運(yùn)用，雖然有著傳輸快捷和便利復(fù)制拷貝等優(yōu)點(diǎn)，但是由于這些優(yōu)點(diǎn)也增加了電子檔案的虛假性。因此，必需要提高電子檔案的鑒定水平。為了保證電子檔案在傳輸?shù)倪^程中不會(huì)泄露和改動(dòng)文件，確保企業(yè)利益不會(huì)受到損害，可以對(duì)文件添加相應(yīng)的密鑰等方法。同時(shí)在歸檔文件時(shí)，要對(duì)電子檔案的價(jià)值進(jìn)行精確 的鑒定，將具有價(jià)值的文件進(jìn)行有效的保留，也要確保電子檔案具備著完整性和精確 性。 4.歸檔管理電子檔案。在應(yīng)用電子檔案時(shí)，必需要做好對(duì)電子檔案的歸檔整理工作。在歸檔管理時(shí)，要將電子文件的屬性進(jìn)行確定，并要將電子檔案進(jìn)行有效的拷貝以此進(jìn)行存儲(chǔ)，但是不能轉(zhuǎn)變電子檔案原有的存儲(chǔ)方式和存儲(chǔ)位置，然后在網(wǎng)絡(luò)上對(duì)電子檔案進(jìn)行規(guī)律歸檔。在歸檔電子檔案時(shí)，首先要保證電子檔案質(zhì)量的過關(guān)，保證電子檔案的完整性、真實(shí)性和平安性，同時(shí)要將電子檔案的屬性進(jìn)行確定；其次電子檔案的能夠與紙質(zhì)檔案同步歸檔；最終就是歸檔的電子檔案具備著統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，要具體的說明電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，建立完善的電子檔案管理制度。 5.愛護(hù)和利用電子檔案。電子檔案的數(shù)目特別浩大，有著簡單的種類，并且載體也存在著肯定的不穩(wěn)定性。因此，在存儲(chǔ)電子檔案時(shí)，常常會(huì)由于各種緣由，會(huì)對(duì)電子檔案的利用產(chǎn)生肯定的影響，在保存和維護(hù)電子檔案時(shí)也較為困難，從而需要對(duì)電子檔案進(jìn)行定期的維護(hù)和檢測(cè)。在利用電子檔案時(shí)，可以通過拷