SAP實施過程中應(yīng)注意問題

1、SAP實施過程中應(yīng)注意的問題國網(wǎng)電力科學(xué)研究院2009年12月28日 SAP系統(tǒng)實施，本身確實是一項大型的項目治理。在實施過程中涉及到項目治理的方方面面，然而一個成功的SAP系統(tǒng)項目實施，依舊要緊集中在項目的組織治理和系統(tǒng)實施關(guān)鍵點的操縱上，以下就SAP系統(tǒng)實施的組織治理和系統(tǒng)實施關(guān)鍵點進行簡單分析。一、組織治理1：有效的項目治理 在項目實施過程中需要一套成熟的項目治理方法進行項目工作打算及實施過程操縱。SAP項目有其專門性，在項目治理方面除了遵守項目治理的一般規(guī)律外，必須按照SAP項目所特有的內(nèi)在規(guī)律治理，即按照SAP的項目治理方法論，特不關(guān)注項目范圍治理和項目變更治理。SAP項目在實施過程

2、中的一個現(xiàn)象是項目的范圍有不斷擴大的趨勢，這些范圍的擴大會造成項目目標(biāo)的偏差和資源的白費，同時SAP項目是一個治理優(yōu)化和變革項目，在實施過程中，對業(yè)務(wù)流程設(shè)計的一些調(diào)整和優(yōu)化是不可幸免，但最關(guān)鍵的是要治理和操縱好這種設(shè)計變更的度和量，否則將對項目的目標(biāo)、進度和質(zhì)量帶來嚴(yán)峻阻礙。一般而言在項目治理中需要注意以下幾個方面：項目進度治理項目溝通機制及渠道建立（內(nèi)部、外部）建立項目問題解決和風(fēng)險治理程序質(zhì)量操縱（含項目變更治理）項目文檔治理2：方法論項目所選用的實施方法論能夠作為項目團隊的路標(biāo)，目標(biāo)應(yīng)該是清晰與可衡量的。如此能夠定期審查狀況的改善，確定衡量目標(biāo)再造的重要方面，陳述實際改善的有效性。系統(tǒng)

3、集成項目特不復(fù)雜，要求注意細節(jié)，所有接口都應(yīng)文檔化，如此任何變更都能給予足夠重視。不管采納何種方法論，項目經(jīng)理都應(yīng)講清晰，沒有一種方法在任何條件下都適用，項目經(jīng)理必須評估某個特定的實施方法是否適合于SAP項目。3:將轉(zhuǎn)變治理納入整個項目實施過程中 轉(zhuǎn)變治理是關(guān)心企業(yè)和其個人更好的了解、理解、同意、適應(yīng)變化帶來的阻礙，并能有效地保持績效的過程。要緊包含組織轉(zhuǎn)變和人員轉(zhuǎn)變。組織轉(zhuǎn)變是指企業(yè)為了實現(xiàn)組織的業(yè)務(wù)愿景和戰(zhàn)略而在組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、系統(tǒng)和科技等方面所需實現(xiàn)的轉(zhuǎn)變；人員轉(zhuǎn)變是指個人為了適應(yīng)新環(huán)境而經(jīng)歷的心路歷程。個人轉(zhuǎn)變需要特不的打算和安排來保證個人轉(zhuǎn)變與組織轉(zhuǎn)變的一致，放下思想包袱，支持組

4、織轉(zhuǎn)變。 在SAP實施過程中，轉(zhuǎn)變治理應(yīng)從以下幾個方面加強：宣傳溝通 有效的利用江蘇省電力公司本部及其下屬單位現(xiàn)有的溝通渠道和傳播方式，配合ERP項目進度的展開，及時有效的將項目的最新動態(tài)、有關(guān)知識、重要精神、進度里程、典型事跡等信息傳遞給受眾，并建立有效的反饋回路。如建立項目簡報、項目網(wǎng)站、項目展板等；學(xué)習(xí)與培訓(xùn) 配合項目進度，有打算分層級的對ERP的有關(guān)知識進行培訓(xùn)，增加受眾的知識儲備，心態(tài)預(yù)備、技能技巧，為項目的成功上線奠定基礎(chǔ)；領(lǐng)導(dǎo)的大力支持和職員的積極參與 加大領(lǐng)導(dǎo)的支持力度、深度與長度，切實提高職員參與度，增強主人翁的主體參與意識，建立“職員代表”機制，實現(xiàn)信息自上而下、自下而上的

5、雙向有效傳遞；企業(yè)預(yù)備度的調(diào)研與測量 有效地為企業(yè)及其個人做好各方面預(yù)備。關(guān)于進程進行跟蹤和測量，及時明確項目進展過程中的問題和風(fēng)險，時時調(diào)整轉(zhuǎn)變治理的其他方面工作安排。4：強化業(yè)務(wù)部門參與，協(xié)調(diào)部門利益，打破部門壁壘在SAP實施過程中，由于業(yè)務(wù)流程的重新梳理，不可幸免的需要對企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務(wù)進行部門間重新切分，由于存在部門本位主義思想，不同利益與矛盾的驅(qū)使，可能會導(dǎo)致項目不能按照差不多確定的業(yè)務(wù)藍圖實施，存在設(shè)計與實施脫節(jié)的風(fēng)險。因此建立由公司要緊領(lǐng)導(dǎo)參加的，包括各業(yè)務(wù)部門、基層單位在內(nèi)的統(tǒng)一的信息化項目領(lǐng)導(dǎo)委員會；明確責(zé)權(quán)利的對等原則，在打破原有利益格局后，通過新的組織與職能劃分，確保業(yè)務(wù)藍圖

6、的實施；5：強化職員參與由于項目帶來了不同的治理思想和業(yè)務(wù)流程，可能會給企業(yè)帶來相當(dāng)程度的變化。多數(shù)情況下需要改變職員現(xiàn)有的工作方式和崗位職責(zé)，因此職員在參與項目實施方面可能表現(xiàn)出遲疑和缺乏積極性。因此在項目進行過程中需要對職員進行新理念以及操作技能的培訓(xùn);企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)鼓舞職員抱有積極的態(tài)度投入到項目過程中，努力掌握先進的治理理念和方法。6：治理制度修訂 廣義的企業(yè)治理制度，指的是企業(yè)職員在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中需要共同遵守的規(guī)范和準(zhǔn)則的總稱，這些規(guī)范和準(zhǔn)則可按治理角度不同分為兩類：規(guī)則性的規(guī)范(要緊針對的是某些具體的崗位與業(yè)務(wù)操作，規(guī)定有關(guān)的行為必須符合的前提和條件框架、達到要求的標(biāo)準(zhǔn)、以及未達到要

7、求的處置方式等，如：政策、規(guī)定、準(zhǔn)則等)和程序性規(guī)范（針對的是跨部門/崗位的業(yè)務(wù)過程，規(guī)定有關(guān)行為的先后次序、行動內(nèi)容和關(guān)鍵輸入/輸出，以及各步驟的執(zhí)行部門/崗位等，如：治理流程、作業(yè)過程等）。SAP實施涉及到企業(yè)業(yè)務(wù)流程的從組，不可幸免對現(xiàn)有治理制度造成一定沖擊，在治理制度修訂過程中需要注意以下幾個方面：僅考慮“規(guī)則性”制度的修訂，“過程性”規(guī)范遵循流程設(shè)計成果；各專業(yè)組和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同提出流程所涉及的治理制度修訂要求；相關(guān)業(yè)務(wù)部門和各試點單位依照專業(yè)組提出的治理制度修訂要求收集現(xiàn)有與ERP流程相關(guān)的治理制度；相關(guān)業(yè)務(wù)部門和各試點單位初步分析需要修訂的內(nèi)容，填寫制度修訂需求清單，依照對本項

8、目實施的必要性和重要性，確定優(yōu)先次序，合理界定本次工作范圍并制定工作打算；相關(guān)業(yè)務(wù)部門和各試點單位填寫制度修訂打算及跟蹤表報專業(yè)組和項目治理辦公室；各專業(yè)組長組織審核、協(xié)調(diào)后，由項目治理辦公室審核、溝通形成最終修訂范圍和打算。治理制度修訂后，需要由公司統(tǒng)一發(fā)文下達。二、系統(tǒng)實施關(guān)鍵點：1：數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)隨著信息技術(shù)的進展，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲空間和處理速度一般已不再是套裝軟件編碼制訂的瓶頸，因此現(xiàn)代化的企業(yè)能夠依照其自身的業(yè)務(wù)特點，比較靈活地選擇符合自身治理需要的編碼方式。盡管編碼的具體形式不同，優(yōu)秀的編碼體系秉承大體一致的原則。在具體的編碼工作中，盡管依照業(yè)務(wù)要求有不同的編制結(jié)果，但編制的大體工作

9、路徑是一致的，一般都有類不劃分、編碼原則的制訂、編碼規(guī)則的制訂等幾個環(huán)節(jié)。除此之外，為了保障所編制的編碼體系能切實得到應(yīng)用，還需要建立一套切實可行的編碼維護機制。例如物資編碼標(biāo)準(zhǔn)化、設(shè)備分類與資產(chǎn)分類標(biāo)準(zhǔn)化、項目分類及項目WBS標(biāo)準(zhǔn)化等。2：數(shù)據(jù)清理及轉(zhuǎn)換SAP數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工作的完成和確認是系統(tǒng)上線的必要條件之一，數(shù)據(jù)清理包含靜態(tài)數(shù)據(jù)（如設(shè)備臺帳、供應(yīng)商等）和動態(tài)數(shù)據(jù)（如在建項目、物資信息等），數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換過程包含了從老系統(tǒng)或其它數(shù)據(jù)源進行數(shù)據(jù)清理收集、轉(zhuǎn)換及導(dǎo)入系統(tǒng)的過程。數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工作要緊分為數(shù)據(jù)收集方案及模板制定、數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)收集轉(zhuǎn)換三個時期，在數(shù)據(jù)清理及轉(zhuǎn)換過程中應(yīng)注意以下問題：盡早確定數(shù)據(jù)清

10、理組；確定數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換范圍；盡早確定數(shù)據(jù)清理及轉(zhuǎn)化方案；各部門/分公司用戶及領(lǐng)導(dǎo)必須對資料正確性負責(zé)3：業(yè)務(wù)流程設(shè)計流程是一組相互關(guān)聯(lián)的為客戶提供價值的活動，流程能夠產(chǎn)生可持續(xù)的競爭優(yōu)勢，同時難以被復(fù)制。以業(yè)務(wù)需求為驅(qū)動，結(jié)合業(yè)務(wù)流程梳理推進和成熟套裝軟件實施，才能得到良好實施結(jié)果，在流程設(shè)計過程中需要注意以下幾個方面：SAP項目不僅僅是一個IT建設(shè)的項目，而更是一個全面的業(yè)務(wù)流程疏理與固化的項目，項目一定需要各個業(yè)務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)全力參與必須在業(yè)務(wù)流程完整明確、定義標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上進行，才能達到最好的效果必須以面向業(yè)務(wù)的集成化的方式開展才能降低風(fēng)險必須以業(yè)務(wù)流程為導(dǎo)一直構(gòu)建項目小組，讓明白業(yè)務(wù)、明白治

11、理的領(lǐng)導(dǎo)或者領(lǐng)導(dǎo)梯隊的人員參與到項目組4：SAP系統(tǒng)與現(xiàn)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口設(shè)計SAP系統(tǒng)與企業(yè)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如生產(chǎn)治理系統(tǒng)、營銷系統(tǒng)及各類管控系統(tǒng)）在功能上存在一定的交叉，在基于業(yè)務(wù)完整性考量的前提下，首先需要界定各系統(tǒng)的要緊功能，如何實現(xiàn)跨系統(tǒng)的業(yè)務(wù)完整性，如何幸免職員在多系統(tǒng)中重復(fù)進行業(yè)務(wù)操作，如何在接口開發(fā)最少的前提下實現(xiàn)業(yè)務(wù)效益的最大化，是接口設(shè)計時需要重點考慮的問題。例如SAP設(shè)備治理模塊與生產(chǎn)治理系統(tǒng)，按照SAP系統(tǒng)側(cè)重于價值治理的原則首先將生產(chǎn)業(yè)務(wù)功能進行切分，關(guān)于需要接口實現(xiàn)的業(yè)務(wù)（如設(shè)備臺帳治理）需要確定數(shù)據(jù)源系統(tǒng)，然后制定相應(yīng)的接口原則，依據(jù)接口原則進行接口設(shè)計及開發(fā)實現(xiàn)。5

12、:其他 以上是針對SAP實施過程中的共性問題進行闡述，下表將針對實施過程中各模塊要緊注意問題進行匯總：模塊問題描述建議財務(wù)治理依照國網(wǎng)公司的典型設(shè)計，省電力公司在SAP系統(tǒng)中用“公司代碼”表示，下屬各地市/縣公司均用“利潤中心”表示，這與江蘇電力目前推行的以市級供電公司為主體的集約化治理模式有差異在實施過程中，應(yīng)結(jié)合江蘇電力目前推行的以市級供電公司為主體的集約化治理模式，對SAP系統(tǒng)組織架構(gòu)對江蘇電力的阻礙進行充分討論，從而設(shè)計出最符合江蘇電力的系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)模型財務(wù)治理與合并系統(tǒng)的集成：依照國網(wǎng)公司的總體規(guī)劃，將在財務(wù)管控系統(tǒng)中實施財務(wù)合并，這就需要從SAP系統(tǒng)抽取交易數(shù)據(jù)作為合并的基礎(chǔ)數(shù)據(jù),

13、 若在憑證層抽取數(shù)據(jù)，由于數(shù)據(jù)量專門大，將會對ERP系統(tǒng)性能產(chǎn)生嚴(yán)峻阻礙SAP建議的方法是在匯總表層進行數(shù)據(jù)抽取，這就要求在ERP系統(tǒng)上線前將與合并相關(guān)的字段分配至匯總表若按照國網(wǎng)典型設(shè)計中的系統(tǒng)組織架構(gòu)，還需考慮利潤中心層次的治理合并，該需求須基于“憑證分割”功能實現(xiàn)由于受技術(shù)限制，上線后無相應(yīng)的補救措施。財務(wù)治理與預(yù)算系統(tǒng)的集成: SAP系統(tǒng)只支持對預(yù)算執(zhí)行情況的追蹤和分析，但不支持預(yù)算的編制；這就需要在預(yù)算編制系統(tǒng)與SAP系統(tǒng)之間進行集成，只有兩邊口徑(預(yù)算編制口徑與會計核算口徑)一致，才能構(gòu)建從預(yù)算編制預(yù)算執(zhí)行預(yù)算分析 完整的預(yù)算治理體系, 假如沒有SAP系統(tǒng)的支撐，預(yù)算執(zhí)行和分析無法

14、落地SAP系統(tǒng)上線后再行實施預(yù)算治理系統(tǒng)，這就要求在先行實施SAP時盡量考慮到會計核算口徑與預(yù)算編制口徑的一致性，幸免后期實施預(yù)算系統(tǒng)時造成對SAP系統(tǒng)的大幅改動。財務(wù)治理預(yù)算操縱模型的設(shè)計：在SAP系統(tǒng)，共有三個功能組件支持對預(yù)算執(zhí)行的操縱：內(nèi)部訂單會計、項目(WBS)會計和基金會計。在系統(tǒng)實施中，應(yīng)將預(yù)算操縱統(tǒng)一到基金會計功能組件中，便于三個統(tǒng)一：(1)統(tǒng)一用戶界面，(2)統(tǒng)一數(shù)據(jù)分析模型；(3)統(tǒng)一與預(yù)算治理系統(tǒng)之間接口模型。財務(wù)治理依照國網(wǎng)總體規(guī)劃，會計核算基于SAP ERP系統(tǒng)實現(xiàn)，而將費用報銷業(yè)務(wù)納入到財務(wù)管控系統(tǒng)中，這將會導(dǎo)致復(fù)雜的、跨系統(tǒng)的業(yè)務(wù)集成與數(shù)據(jù)集成充分利用SAP 系統(tǒng)

15、業(yè)務(wù)邏輯，幸免跨系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成和業(yè)務(wù)集成，簡化系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)，保證數(shù)據(jù)的實時性；由于費用報銷系統(tǒng)涉及到的用戶眾多(每個職員都要使用)， 因此建議將操作界面展現(xiàn)在企業(yè)門戶上，保證人機界面的友好性，建議引入SAP工作流技術(shù)(或第三方工作流系統(tǒng))，實現(xiàn)審批流程的自動化，確保業(yè)務(wù)流程的暢通。工程治理工程治理系統(tǒng)的設(shè)計側(cè)重于以財務(wù)為導(dǎo)向的結(jié)果輸入：為了滿足財務(wù)的需求，基建部門需將結(jié)果性的數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，然而相關(guān)業(yè)務(wù)流程并未納入系統(tǒng)；導(dǎo)致系統(tǒng)和實際業(yè)務(wù)兩者之間脫節(jié)，人為加大了基建部門的工作量。工程過程治理中的許多業(yè)務(wù)流程是由合作單位發(fā)起的，如設(shè)計院提出設(shè)計變更、施工單位申報工程進度報告等。建議將合作單位納入系

16、統(tǒng)，作為流程的發(fā)起人或接收者，從而減少重復(fù)工作，提高作業(yè)效率；基于“Claim”技術(shù)對象，通過二次開發(fā)(Adobe Form或Webdynpro)實現(xiàn)對工程治理中各種單據(jù)和流程的治理，如設(shè)計變更單等。工程治理WBS的設(shè)計不能側(cè)重于費用結(jié)構(gòu)(概預(yù)算)，應(yīng)充分考慮到項目治理部門本身的治理要求，幸免項目治理口徑和概算治理口徑之間的不一致，從而顧此失彼WBS的設(shè)計應(yīng)以業(yè)務(wù)部門的治理要求為導(dǎo)向進行分解，確保以后與P3E系統(tǒng)之間的順利集成；概算口徑由于相對固定，應(yīng)從科目層面進行分解工程治理基于“用戶狀態(tài)”技術(shù)來處理工程治理中相關(guān)業(yè)務(wù)流程的流轉(zhuǎn)審批，流程中的接收者無法實時收到“待審批事項”,需主動到系統(tǒng)中查

17、詢引入SAP 工作流技術(shù)(或第三方工作流系統(tǒng))，實現(xiàn)審批流程的自動化。工程治理SAP系統(tǒng)中采購模型僅適用于有明確物料的規(guī)格型號下的采購業(yè)務(wù)；然而關(guān)于基建工程物資采購業(yè)務(wù)而言，需在招投標(biāo)之后才能明確物料的型號規(guī)格，同時不支持對成套設(shè)備的采購收貨治理基于SAP ERP系統(tǒng)進行二次開發(fā)(不建議通過第三方系統(tǒng)進行開發(fā)，以避免跨系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成、界面集成和流程集成) ，實現(xiàn)從立項(采購)申請直至采購合同的采購過程治理，簽訂的采購合同以采購訂單的形式體現(xiàn)，用于合同的執(zhí)行跟蹤及與財務(wù)的集成。工程治理項目轉(zhuǎn)資：目前電力公司項目轉(zhuǎn)資過程相對復(fù)雜，周期長，人工干預(yù)明顯將項目輔助/自動轉(zhuǎn)資作為獨立主體進行討論，設(shè)計江

18、蘇電力SAP項目轉(zhuǎn)資模式設(shè)備治理設(shè)備資產(chǎn)一體化治理：在SAP系統(tǒng)中提供了設(shè)備與資產(chǎn)聯(lián)接的功能，但該功能較為簡單，考慮電網(wǎng)設(shè)備的復(fù)雜性，如何實現(xiàn)企業(yè)設(shè)備與資產(chǎn)“帳、卡、物”一致，實現(xiàn)從設(shè)備資產(chǎn)規(guī)劃、打算、建設(shè)、運維到資產(chǎn)退役報廢的全生命周期治理項目實施前期需要組織財務(wù)部、工程部、物資部門及設(shè)備歸口治理部門進行討論，確定設(shè)備資產(chǎn)一體化治理目標(biāo)及實現(xiàn)方法，如需要確定物資分類與設(shè)備分類對比關(guān)系、設(shè)備分類與資產(chǎn)分類對比關(guān)系等。設(shè)備治理備品備件規(guī)范化治理：目前電力企業(yè)在備品備件治理上要緊采納以項目為主導(dǎo)的治理模式，項目一旦立項即開始提出該項目備品備件采購需求并進行采購，采購?fù)瓿珊笾苯淤M用化，項目剩余物資采

19、納系統(tǒng)外治理模式，造成企業(yè)當(dāng)期在存?zhèn)淦穫浼牟煌该?，形成了備品備件積壓及白費首先需要依照固定資產(chǎn)治理要求明確那些備品備件按照資產(chǎn)治理，那些按照庫存?zhèn)錂z進行治理。關(guān)于按照固定資產(chǎn)治理的備品備件，以后依據(jù)固定資產(chǎn)零購流程處理，不進行庫存數(shù)量治理，在采購?fù)瓿珊蟀凑赵O(shè)備資產(chǎn)進行治理；關(guān)于按照庫存?zhèn)浼卫淼模枰蓹z修工單提出物資需求，物資部門在系統(tǒng)中接收到相關(guān)需求后運行物資需求打算，并產(chǎn)生相關(guān)采購申請執(zhí)行相關(guān)采購過程，采購結(jié)束后，進行入庫治理，檢修治理人員依據(jù)檢修工單形成的領(lǐng)料單到倉庫領(lǐng)取相關(guān)備件，關(guān)于庫存類備件治理，以后只有發(fā)生物資領(lǐng)用時才進行費用化。物資治理物資信息化基礎(chǔ)薄弱，缺乏統(tǒng)一物資采購治理

20、信息平臺，采購信息不能完整地體現(xiàn)。各業(yè)務(wù)單位采購信息不共享、信息傳遞速度慢，不利于領(lǐng)導(dǎo)層時時掌握整體的采購信息建立物資采購的過程監(jiān)控和跨部門的信息溝通和共享機制，實現(xiàn)采購全過程治理物資治理目前電力公司各類物資采購模式單一，SAP實施后將對物資采購治理模式進行較大調(diào)整 從財務(wù)口徑能夠?qū)⑽镔Y采購分為：項目物資采購、固定資產(chǎn)零購及成本類零購；從業(yè)務(wù)口徑能夠?qū)⑽镔Y采購分為：項目物資采購、固定資產(chǎn)零購（直接領(lǐng)用）、固定資產(chǎn)零購（備品）、庫存類采購、消耗品采購及直接報銷，依照不同的采購對象，執(zhí)行各類標(biāo)準(zhǔn)化的采購流程，有針對性地把握系統(tǒng)內(nèi)外操縱點，規(guī)范采購策略和采購方式，滿足生產(chǎn)和業(yè)務(wù)需要，并提升供應(yīng)效率、降低供應(yīng)成本，優(yōu)化采購業(yè)務(wù)物資治理供應(yīng)商無歸口治理部門，供應(yīng)商治理不規(guī)范。各單位供應(yīng)商信息不能共享，削弱了對供應(yīng)商的管控力通過完善供應(yīng)商申報、評估、審批、公布的治理流程和省、市二級維護體系，實現(xiàn)動態(tài)分層次的供應(yīng)商維護治理，并通過系統(tǒng)功能共享供應(yīng)商資源，進一步加強供應(yīng)商的集中統(tǒng)一治理物資治理主業(yè)無倉庫，無儲備，不能靈活應(yīng)對緊急情況，不能減少物資流失。市、縣公司存在大量二三級庫，資源得不到有效利用，造成資源白費。 各市公司間沒有統(tǒng)一的倉儲治理平臺，庫存資源不能及時共享，不利于物資集約化治理設(shè)計庫存物資收存發(fā)退的關(guān)鍵管控點，實現(xiàn)庫存物資的嚴(yán)格治理、統(tǒng)一