金屬再生公司環(huán)境文件資料控制程序

1、環(huán)境文件資料控制程序1.編訂目的 對(duì)策劃和運(yùn)行環(huán)境管理體系所需的文件和資料進(jìn)行控制，確保各部門及時(shí)得到并使用適用文件和資料的現(xiàn)行有效的版本。2.適用范圍 適用于和環(huán)境管理體系所有的文件和資料的控制。3.職責(zé)3.1 辦公室負(fù)責(zé)環(huán)境管理體系文件和資料的發(fā)放及原稿的保存，并保管好相關(guān)記錄。3.2 環(huán)保部負(fù)責(zé)編制環(huán)境手冊(cè)，管理者代表負(fù)責(zé)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.3 各部門環(huán)境工作代表負(fù)責(zé)本部門所使用文件和資料的保管。3.4 環(huán)保部負(fù)責(zé)對(duì)環(huán)境管理手冊(cè)進(jìn)行評(píng)審和修訂，負(fù)責(zé)組織環(huán)境管理體系程序文件和作業(yè)指 導(dǎo)書的評(píng)審和修訂。 環(huán)保部負(fù)責(zé)環(huán)境法律法規(guī)等外來(lái)文件和資料的評(píng)審和更新。 辦公室環(huán)境工作代表負(fù)責(zé)環(huán)境管理體

2、系文件和資料的統(tǒng)一更改。 辦公室環(huán)境工作代表負(fù)責(zé)作廢受控文件和資料的銷毀。 各部門的環(huán)境工作代表負(fù)責(zé)本部門的作廢環(huán)境記錄和資料等的銷毀。4.控制要求4.1 文件和資料的分類4.1.1 環(huán)境管理體系文件和資料按種類分為：環(huán)境管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、環(huán)境記錄、外來(lái)文件和資料。 4.1.2環(huán)境管理體系文件和資料按性質(zhì)分為:“受控”和“非受控”兩種。4.1.2.1所有與環(huán)境管理體系的實(shí)施與運(yùn)行有關(guān)的環(huán)境管理體系文件和資料均為受控文件。4.1.2.2提供給顧客、供應(yīng)商、咨詢機(jī)構(gòu)的文件和資料，屬于非受控文件，不做更改控制。4.2.1 文件和資料的編號(hào)手冊(cè)公司名稱代號(hào)-手冊(cè)代號(hào)-版本號(hào)/修改狀態(tài)號(hào)-

3、年份號(hào)例如：HM/EMS-2008-A/0表示大昌金屬再生有限公司-2008- A版/無(wú)修改程序文件公司名稱代號(hào)-程序文件代號(hào)-版本號(hào)/修改狀態(tài)號(hào)-年份號(hào)-程序文件序號(hào)例如： HM/CX-XXX2008 A/0表示大昌金屬再生有限公司-程序文件ISO14001標(biāo)準(zhǔn)號(hào)-2008年-A版/無(wú)修改第三層次文件公司代號(hào)/文件代號(hào)-文件順序號(hào)例如：HM/SC-10，表示大昌金屬再生有限公司-第三層次文件-序號(hào)104.2.2 文件的版本號(hào)和修改狀態(tài)號(hào) 版本號(hào)以A、B、C字母表示 修改狀態(tài)號(hào)以0、1、2、3、4表示。 頁(yè)碼以第X頁(yè)/總頁(yè)數(shù)表示（如頁(yè)碼：1/3-表示該文件共3頁(yè)此為第1頁(yè)）。 當(dāng)文件更改或修訂

4、后要相應(yīng)變動(dòng)文件的版本號(hào)和修改狀態(tài)號(hào)，以便于識(shí)別文件的現(xiàn)行狀態(tài)，并確保在使用處可獲得相應(yīng)有效版本。4.3 文件和資料的編寫與審批4.3.1環(huán)境手冊(cè)由環(huán)保部編寫，管理者代表審核，上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.3.2各部門負(fù)責(zé)編寫和本部門相關(guān)的環(huán)境管理體系程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書，由管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.4文件和資料的發(fā)放4.4.1各部門所編寫的環(huán)境管理體系文件的原件，辦理完審核和批準(zhǔn)手續(xù)后，統(tǒng)一交給辦公室。4.4.2辦公室接到各部門的體系文件原件后復(fù)印相應(yīng)的份數(shù)，加蓋紅色的“受控”印章，填寫分發(fā)號(hào)后，進(jìn)行發(fā)放，文件的領(lǐng)用人應(yīng)在文件發(fā)放/回收登記表上簽字。4.5 文件和資料的更改環(huán)境手冊(cè)的更改，由辦公

5、室組織更改，提出申請(qǐng)、填寫文件更改申請(qǐng)表，經(jīng)管理者代表審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施更改。程序文件的更改，由辦公室組織更改，提出申請(qǐng)、填寫文件更改申請(qǐng)表，經(jīng)管理者代表審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施更改。其它文件的更改，由文件更改人或部門提出更改申請(qǐng)，填寫文件更改申請(qǐng)表，由原審批人或部門審批。辦公室應(yīng)保留文件更改內(nèi)容的記錄。所有被更改后的文件要做好更改標(biāo)識(shí)，由車間在原有文件相應(yīng)部位進(jìn)行注明，可以直接在原文件上更改或由辦公室將原文件收回，更改后換頁(yè)（版），并在文件的更改欄（頁(yè)）中加以說(shuō)明。經(jīng)五次更改后的文件將重新?lián)Q版、印發(fā)。4.6 文件和資料的領(lǐng)用4.6.1當(dāng)文件和資料丟失、嚴(yán)重破損或遇到其它情況（如提供給顧客、

6、供應(yīng)商、認(rèn)證咨詢機(jī)構(gòu)及認(rèn)證機(jī)構(gòu)等）而需要領(lǐng)用時(shí)，申請(qǐng)者填寫文件發(fā)放/回收登記表，經(jīng)管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。4.6.2因破損需重新領(lǐng)用新文件和資料的，發(fā)放號(hào)不改變，由辦公室填寫文件發(fā)放/回收登記表發(fā)放新文件回收舊文件,對(duì)舊文件進(jìn)行作廢銷毀。4.6.3因丟失需重新領(lǐng)用新文件和資料的，給予新的分發(fā)號(hào)，并注明遺失文件的分發(fā)號(hào)作廢。必要時(shí)將作廢文件的分發(fā)號(hào)通知各部門，防止誤用。4.6.4提供給顧客、供應(yīng)商、認(rèn)證機(jī)構(gòu)的文件和資料，屬于非受控文件，由辦公室的環(huán)境工作代表在文件發(fā)放/回收登記表中做好發(fā)放記錄。4.7 文件和資料的查閱和借閱 經(jīng)文件和資料保存部門負(fù)責(zé)人同意，查閱人可在文件和資料保存

7、處查閱所需文件和資料，如需借閱，需經(jīng)部門主管同意，填寫文件借閱登記表進(jìn)行登記后借閱，并應(yīng)限期在兩周內(nèi)歸還。4.8 文件和資料的保存和銷毀4.8.1所有文件和資料的原稿及其文件銷毀/留用申請(qǐng)單由辦公室統(tǒng)一保存，各部門保存相關(guān)的帶有受控標(biāo)識(shí)的文件和資料并建立受控文件清單，文件和資料應(yīng)有序地加以保存，以便存取和查閱。4.8.2各部門的環(huán)境工作代表負(fù)責(zé)本部門的作廢的體系文件、環(huán)境記錄和資料等的銷毀工作,銷毀時(shí)應(yīng)詳細(xì)填寫文件銷毀/留用申請(qǐng)單。4.9 外來(lái)文件和資料的控制各部門負(fù)責(zé)收集與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的各種環(huán)境法律法規(guī)和其他要求的最新版本，以及各種環(huán)境監(jiān)測(cè)報(bào)告等外來(lái)文件和資料，交辦公室確定為適用于我公司的

8、文件和資料后，進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)、管理，并在受控文件清單上登記。外來(lái)文件和資料的借閱見(jiàn)上述第4.7條款。4.10 文件和資料的管理4.10.1本公司的文件以書面的形式為準(zhǔn)，存在于媒體中的文件和資料，不作為執(zhí)行的依據(jù)。4.10.2任何人不得在受控文件上亂涂、亂畫、亂改，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清晰、整潔和完好。4.10.3除各種環(huán)境記錄的空表格可由各使用部門自行復(fù)印外，其它環(huán)境管理體系文件禁止自行復(fù)印。環(huán)境管理體系文件和資料的評(píng)審和修訂4.11.1辦公室負(fù)責(zé)組織對(duì)環(huán)境管理手冊(cè)的評(píng)審和修訂；4.11.2辦公室負(fù)責(zé)組織各部門對(duì)程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書的的評(píng)審和修訂；4.11.3在環(huán)境管理體系審核、管理評(píng)審或認(rèn)為有必要時(shí)，對(duì)環(huán)境管理體系文件進(jìn)行評(píng)審，必要時(shí)予以修訂；4.11.4適用環(huán)境法律法規(guī)和其他要求的評(píng)審和修訂見(jiàn)合規(guī)性評(píng)價(jià)程序。4.11.5公司的活動(dòng)、產(chǎn)品或服務(wù)和外部法律法規(guī)發(fā)生很大的變更，并且管理者代表認(rèn)為有必要時(shí)，對(duì)環(huán)境管理體系文件進(jìn)行換版。4.12文件和資料的保存期限4.12.1環(huán)境管理體系文件的換頁(yè)或換版改更時(shí)，更改前原稿加蓋“作廢”章并至少保存三年。4.12.2作廢的環(huán)境法律法規(guī)和體系文件應(yīng)由辦公室的環(huán)境工作代表立即銷毀。4.13環(huán)境管理體系文件的有效期 環(huán)境管