檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計與實際效益

1、淺談檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計與實際效益 收集和管理檔案的根本目的，除了不使其散失和安全 HYPERLINK /code/gotourl.asp?adsid=1374&weburl=&userid=386&auserid=7509&keyword=保存&webid=338&curl=/lunwen/2004/5-18/221935.html t _blank 保存外，主要是為了 HYPERLINK /code/gotourl.asp?adsid=1268&weburl=/&userid=386&auserid=7509&keyword=開發(fā)&webid=338&curl=/lunwen/2004/5-1

2、8/221935.html t _blank 開發(fā)與利用。而在檔案 HYPERLINK /code/gotourl.asp?adsid=1236&weburl=&userid=386&auserid=7509&keyword=信息&webid=338&curl=/lunwen/2004/5-18/221935.html t _blank 信息 HYPERLINK /code/gotourl.asp?adsid=1200&weburl=/zhaopin/victor/index.htm?mref=/jl/zhaopin/070516-bt316home.swf&userid=386&auseri

3、d=7509&keyword=資源&webid=338&curl=/lunwen/2004/5-18/221935.html t _blank 資源開發(fā)利用 HYPERLINK /code/gotourl.asp?adsid=1200&weburl=/zhaopin/victor/index.htm?mref=/jl/zhaopin/070516-bt316home.swf&userid=386&auserid=7509&keyword=工作&webid=338&curl=/lunwen/2004/5-18/221935.html t _blank 工作中，存在著傳統(tǒng)式的被動(即坐等) HYP

4、ERLINK /code/gotourl.asp?adsid=1305&weburl=/ENP5/Public/Content.aspx?contentID=22605&portalID=365&pageID=1&userid=386&auserid=7509&keyword=服務&webid=338&curl=/lunwen/2004/5-18/221935.html t _blank 服務形式和不重視檔案利用信息反饋的兩大問題，已嚴重影響著檔案信息資源的開發(fā)與利用和檔案事業(yè)的 HYPERLINK /code/gotourl.asp?adsid=1230&weburl=/main.htm&u

5、serid=386&auserid=7509&keyword=健康&webid=338&curl=/lunwen/2004/5-18/221935.html t _blank 健康 HYPERLINK /code/gotourl.asp?adsid=1200&weburl=/zhaopin/victor/index.htm?mref=/jl/zhaopin/070516-bt316home.swf&userid=386&auserid=7509&keyword=發(fā)展&webid=338&curl=/lunwen/2004/5-18/221935.html t _blank 發(fā)展。一、當前在檔案

6、信息資源開發(fā)和信息反饋工作中存在的主要問題1、局限于檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計，不求檔案的實際效益。 檔案行政管理部門，每到資料歸檔后要求基層檔案館(室)編制歸檔件數(shù)年報，了解檔案利用情況時，只需統(tǒng)計幾個利用數(shù)據(jù)，如利用人數(shù)、利用檔案卷(冊)數(shù)、頁數(shù)及復印數(shù)據(jù)數(shù)等，而不了解通過檔案信息資源的開發(fā)與利用，而所獲得的社會效益和經(jīng)濟效益。收集統(tǒng)計檔案利用數(shù)據(jù)，雖然亦能反映檔案的利用情況，但這是表面現(xiàn)象，說明不了檔案給社會和經(jīng)濟建設帶來的價值和作用。也就是說，統(tǒng)計幾個數(shù)據(jù)只能揭示表現(xiàn)現(xiàn)象，而不能揭示檔案利用的實質，即實際效益。這是各級檔案部門普遍存在的一個問題。2、在檔案館查(借)閱利用時，只要求填寫其利用目的

7、，不求深層次了解，失去檔案利用信息反饋的機會。在通常情況下，利用單位和利用人來檔案館查(借)閱檔案時，均需填寫一份登記表。登記表除需填寫利用單位、利用人姓名和證件號碼外，就是還要說明利用目的。而利用者在填寫利用目的時都較簡單，如“工作參考”、“提供產(chǎn)權依據(jù)”等等。由于不作深層次了解，利用結束亦就了結，而失去了檔案利用信息反饋的機會。檔案信息資源的開發(fā)與利用，可分兩個階段。第一階段，又可稱初級階段，即利用者到檔案館查(借)閱檔案或檔案館主動為利用者提供檔案，這時只反映檔案利用情況；第二階段，又可稱為高級階段，即檔案通過利用者在工作、學習、生產(chǎn)等社會實踐中的利用，不同程度會產(chǎn)生一定的社會效益和經(jīng)濟

8、效益，也就是體現(xiàn)了利用檔案的作用和價值，通過信息反饋而求得。而要取得這種信息，事先必須有所了解和掌握，即在利用時有目的地作些深層次了解，并一一 HYPERLINK /code/gotourl.asp?adsid=1374&weburl=&userid=386&auserid=7509&keyword=記錄&webid=338&curl=/lunwen/2004/5-18/221935.html t _blank 記錄在案，以利日后跟蹤調查。3、有了利用實例，不求匯集編發(fā)重返社會。有些單位雖也注重檔案利用信息反饋工作，收集有價值的檔案利用實例，但只是作為檔案目標管理認證和達標的 HYPERLIN

9、K /code/gotourl.asp?adsid=1271&weburl=/&userid=386&auserid=7509&keyword=材料&webid=338&curl=/lunwen/2004/5-18/221935.html t _blank 材料，因此收集后就將實例束之高閣，不匯編發(fā)表，重返社會，影響檔案信息資源的開發(fā)與利用。如果將利用實例編發(fā)，不但會促進檔案的開發(fā)利用，使社會和全民更加認識檔案、了解檔案，使檔案的使用價值得到進一步發(fā)揮，而且可大大提高檔案館的社會地位和知名度。二、檔案館應在了解和掌握檔案利用實際效益上下功夫。綜觀各地各級檔案館都能夠把每年檔案資料查閱利用情況反

10、映出來，即某某年查閱有多少人次、多少卷(冊)檔案，但該年數(shù)百人次、數(shù)百卷(冊)檔案，有什么社會效益和經(jīng)濟效益呢?卻一無所知或知之不多。為此，筆者認為檔案館查閱利用情況需要了解和統(tǒng)計，但更重要的要從了解和掌握檔案利用實際效益上下功夫，即了解其查閱利用目的和所產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益。要想取得成果，除了要求利用者主動反饋信息外，檔案館亦可進行跟蹤調查。調查收集檔案利用實際效益，主要有以下六大作用：、有利于了解檔案的價值和作用。檔案法第二條稱：“本法所稱的檔案是對國家和社會有保存價值的各種 HYPERLINK /code/gotourl.asp?adsid=1320&weburl=http:/pro

11、ducts/joybook/200707/&userid=386&auserid=7509&keyword=文字&webid=338&curl=/lunwen/2004/5-18/221935.html t _blank 文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”但了解檔案是否具有保存價值，最重要的一點是要提供利用。如果檔案不再利用，最有價值的檔案也就失去保存的意義。而只有通過檔案的利用和開發(fā)，才能了解檔案的價值。不少單位和領導，為什么對檔案工作不夠重視和支持，主要一個原因是檔案部門長期處在“封閉”狀態(tài)，單位和領導也認為檔案不能給本單位出效益、出成果。其實無數(shù)事例證明，這完全是一種偏見和誤解。有

12、保存價值的檔案，一般都具有利用價值，但其價值的大小，必須通過利用，一旦利用一定會產(chǎn)生一定的社會效益和經(jīng)濟效益。2、有利于檔案的鑒定工作。眾所周知，檔案的保管期限定為永久、長期、短期三種，檔案到了規(guī)定的保管期限，就要組織鑒定，確定其銷毀還是延長保管期限。而檔案的價值是鑒定時必須考慮的一個重要因素。檔案利用頻率高、周期長，即使已到規(guī)定的保管期限，也應繼續(xù)延長其保管期限；反之，檔案利用率較低，保存價值不大，即使未到規(guī)定的保管期限，亦應降低其保管期限。通過調查收集檔案利用的實際效益，大大有利檔案的鑒定工作。3、有利于了解和掌握檔案利用信息，進一步拓寬檔案利用工作的渠道，最大限度地發(fā)揮檔案的價值和作用。

13、通過實際效益的調查和收集，可以進一步了解社會和市場對檔案利用的需求和利用者的心理，從而改進我們的服務形式，拓寬利用渠道，使更多的利用者了解檔案，熟檔案，利用檔案，為社會主義現(xiàn)代化建設服務。如果我們不重視調查和收集檔案利用的實際效益，檔案利用渠道就無法拓寬，亦影響檔案價值作用的充分發(fā)揮。4、有利于編發(fā)檔案利用實例，加大檔案宣傳工作力度。通過調查和了解收集檔案利用的實際效益，取得一個又一個的利用實例，充分體現(xiàn)檔案的保存和利用價值，并篩選、整理，編印成小冊子，下發(fā)至基層和領導，使他們了解檔案的作用，這要比空喊幾句檔案工作重要強得多。尤對不太了解檔案、不熟悉檔案價值的同志來說，更是一個實際的宣傳和 H

14、YPERLINK /code/gotourl.asp?adsid=1188&weburl=/zt/070713/index.html&userid=386&auserid=7509&keyword=教育&webid=338&curl=/lunwen/2004/5-18/221935.html t _blank 教育，使他們通過例證，了解檔案，支持檔案工作。5、有利于檔案館業(yè)務工作實績的體現(xiàn)。檔案業(yè)務工作的內(nèi)容很多，而開發(fā)利用檔案信息資源應該是業(yè)務工作的“主體工程”，因為，收集和管理檔案的根本目的，是為了利用，否則就失去保存檔案的意義。而要衡量一個館(室)的工作與實績，在業(yè)務工作上，開發(fā)利用檔案

15、信息資源最能說明問題了。用戶通過利用你的檔案，獲取了社會效益和經(jīng)濟效益，這就是你工作的實績。如果既統(tǒng)計利用數(shù)據(jù)，又注意了解檔案的實際效益，那你的實績就有血有肉。三、開發(fā)利用檔案信息資源，獲得檔案實際效益的基本做法1、認真做好查(借)閱登記工作。查(借)閱登記是各館在檔案查(借)閱時必須做的一項工作。在登記時，一要認真負責，按 HYPERLINK /code/gotourl.asp?adsid=1230&weburl=/main.htm&userid=386&auserid=7509&keyword=項目&webid=338&curl=/lunwen/2004/5-18/221935.html

16、t _blank 項目一一填寫清楚，必須填寫的項目不要漏填；二要把查(借)閱檔案的利用目的，填寫清楚，不可填寫得太簡單，而應填明作那一項工作參考，填明具體內(nèi)容和將起到的作用和效益，這樣便于提供實際效益的線索和確定有否必要進行跟蹤調查等。2、建立用戶 HYPERLINK /code/gotourl.asp?adsid=1198&weburl=/cooperate/card/index.html?union=00000008&userid=386&auserid=7509&keyword=聯(lián)系&webid=338&curl=/lunwen/2004/5-18/221935.html t _blan

17、k 聯(lián)系制度。檔案在查(借)閱時，一般不會產(chǎn)生效益，而要通過實踐，才能反映出檔案的實際價值，產(chǎn)生一定的社會效益和經(jīng)濟效益。因此，為了及時取利用 HYPERLINK /code/gotourl.asp?adsid=1236&weburl=&userid=386&auserid=7509&keyword=信息&webid=338&curl=/lunwen/2004/5-18/221935-2.html t _blank 信息，可以建立用戶 HYPERLINK /code/gotourl.asp?adsid=1198&weburl=/cooperate/card/index.html?union=0

18、0000008&userid=386&auserid=7509&keyword=聯(lián)系&webid=338&curl=/lunwen/2004/5-18/221935-2.html t _blank 聯(lián)系制度，即把用戶的姓名、單位地址、聯(lián)系 HYPERLINK /code/gotourl.asp?adsid=1198&weburl=/cooperate/card/index.html?union=00000008&userid=386&auserid=7509&keyword=電話&webid=338&curl=/lunwen/2004/5-18/221935-2.html t _blank 電

19、話和郵編等一一登記在冊，以便與用戶聯(lián)系。檔案館亦可把自己的聯(lián)系人和聯(lián)系電話告訴用戶，以利用戶及時反饋信息。同時，也可定期召開用戶座談會，以利加強與用戶聯(lián)系，改進我們的 HYPERLINK /code/gotourl.asp?adsid=1200&weburl=/zhaopin/victor/index.htm?mref=/jl/zhaopin/070516-bt316home.swf&userid=386&auserid=7509&keyword=工作&webid=338&curl=/lunwen/2004/5-18/221935-2.html t _blank 工作和 HYPERLINK /code/gotourl.asp?adsid=1305&weburl=/ENP5/Public/Content.aspx?contentID=22605&portalID=365&pageID=1&userid=386&auserid=7509&keyword=服務&webid=338&curl=/lunwen/2004/5-18/221935-2.html t _blank 服務方法，更好地為社會和用戶服務。3、分發(fā)檔案信息反饋表。即在用戶查(借)閱檔案后