淺析企業(yè)行政辦公一體化的建設(shè)

1、淺析企業(yè)行政辦公一體化的建設(shè)作者：郭彩虹來(lái)源：科技創(chuàng)新與生產(chǎn)力2015年第11期郭彩虹（中國(guó)能源建設(shè)集團(tuán)山西電力建設(shè)第三有限公司，山西 太原030006）摘要：圍繞行政辦公一體化的意義，分析了企業(yè)對(duì)行政辦公一體化的需求，在此基礎(chǔ)上， 基于信息技術(shù)的利用，提出了企業(yè)行政辦公一體化的建設(shè)目標(biāo)、原則與內(nèi)容。關(guān)鍵詞：企業(yè)；辦公一體化；行政管理中圖分類號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：ADOI： 10.3969/j.issn.1674-9146.2015.11.037收稿日期：2 0 15 05 12；修回日期：2 0 15 09 13作者簡(jiǎn)介：郭彩虹（1972-），女，山西陽(yáng)曲人，助理館員，主要從事檔案管理

2、研究，E- mail：。行政管理是企業(yè)的中樞神經(jīng)系統(tǒng)，對(duì)于企業(yè)的生存和發(fā)展至關(guān)重要。隨著計(jì)算機(jī)、移動(dòng)互 聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、3G網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)需要快速傳遞和處理大量信息，傳統(tǒng)的信息交流方 式及辦公業(yè)務(wù)處理方式已不能滿足其需求。將計(jì)算機(jī)與辦公結(jié)合為一體來(lái)實(shí)現(xiàn)辦公目標(biāo)，已成 為一種新型的辦公理念，行政辦公也向著電子化、信息化、自動(dòng)化、一體化方向發(fā)展。打造一 體化行政辦公平臺(tái)，打通管理信息點(diǎn)，消除信息孤島，對(duì)于規(guī)范企業(yè)管理，提高企業(yè)整體效益 具有重要作用1。1 企業(yè)行政辦公一體化意義一體化辦公的核心是辦公自動(dòng)化，而企業(yè)辦公自動(dòng)化程度是衡量其實(shí)現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)。 早期的辦公自動(dòng)化實(shí)質(zhì)是業(yè)務(wù)操作電子化

3、，即通過(guò)電子信息技術(shù)完成文件的輸入及簡(jiǎn)單管理， 實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公及文檔的共享、簡(jiǎn)單查詢等功能。伴隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展，辦公系統(tǒng)以網(wǎng) 絡(luò)技術(shù)和協(xié)同工作技術(shù)為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)了工作流程管理如文件流轉(zhuǎn)等的自動(dòng)化。但是，隨著企業(yè) 規(guī)模的擴(kuò)大及信息量的劇增，簡(jiǎn)單的文檔管理及流轉(zhuǎn)已經(jīng)不能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展要求，行政辦公不 應(yīng)只是個(gè)人或是個(gè)別部門辦公效率的提高，更重要的是可以實(shí)現(xiàn)群體及多部門協(xié)同工作。將計(jì) 算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)的強(qiáng)大功能和現(xiàn)代化公司高效辦公的思想相結(jié)合，構(gòu)建行政辦公一體化系統(tǒng)，并將 其應(yīng)用到企業(yè)管理中，能夠推進(jìn)企業(yè)內(nèi)部及其與外部機(jī)構(gòu)的信息交換，促進(jìn)資源共享，強(qiáng)化業(yè) 務(wù)管理，節(jié)省人工及時(shí)間成本，從而有利于保持企業(yè)競(jìng)

4、爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的良性循環(huán)2。2企業(yè)行政辦公一體化需求分析企業(yè)行政工作具有全局性、統(tǒng)籌性，涉及企業(yè)全部運(yùn)作過(guò)程，是管理人員、各部門、員工 之間的聯(lián)系樞紐，也是企業(yè)與外界溝通的主要窗口。實(shí)踐證明，單純以人為主進(jìn)行管理，協(xié)調(diào) 能力差、信息也相對(duì)不流通，因此，企業(yè)行政辦公一體化，應(yīng)具有綜合性能強(qiáng)、能夠滿足企業(yè) 多樣需求等特點(diǎn)。第一，以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，結(jié)合企業(yè)特點(diǎn)及現(xiàn)有資源，在部門、個(gè)人之間實(shí)現(xiàn)信息交 流，資源共享；第二，安全、便捷、實(shí)用，能夠?qū)⑷粘９ぷ?、管理活?dòng)、業(yè)務(wù)活動(dòng)有機(jī)結(jié)合， 減少不必要的重復(fù)工作，提高辦公效率；第三，能夠?qū)崿F(xiàn)雙向循環(huán)，不僅是企業(yè)內(nèi)部溝通的方 式與資源共享的平臺(tái)，更是企

5、業(yè)與其他機(jī)構(gòu)的交流平臺(tái)。3企業(yè)行政辦公一體化建設(shè)目標(biāo)與原則企業(yè)行政工作涉及領(lǐng)域?qū)?，工作?nèi)容多，綜合性強(qiáng)，精細(xì)化要求高，基于上述特點(diǎn)，企業(yè) 行政辦公一體化建設(shè)，應(yīng)該將信息技術(shù)與現(xiàn)代辦公理念結(jié)合，通過(guò)工作流程自動(dòng)化和知識(shí)管理， 實(shí)現(xiàn)“人、財(cái)、物”統(tǒng)一管理以及信息在各模塊的順暢流轉(zhuǎn)與共享，從而提高行政協(xié)同辦公水 平，實(shí)現(xiàn)辦公流程化、管理規(guī)范化、溝通網(wǎng)絡(luò)化以及決策科學(xué)化。在行政辦公一體化建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)采用先進(jìn)技術(shù)，構(gòu)建流程可控、功能全面及簡(jiǎn)單易用的 系統(tǒng)，具體應(yīng)該遵循以下原則。1）簡(jiǎn)化原則。對(duì)于多余的、可替換的、低效能的環(huán)節(jié)應(yīng)予以剔除，保持行政辦公體系整體 構(gòu)成精簡(jiǎn)合理，促進(jìn)全面共享及協(xié)調(diào)高效運(yùn)轉(zhuǎn)，實(shí)

6、現(xiàn)橫向集成、縱向貫通，從而提高工作效率。2）協(xié)調(diào)原則。抓好統(tǒng)籌規(guī)劃、頂層設(shè)計(jì)，協(xié)調(diào)好各部門之間的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)辦公資源的集中 統(tǒng)一管理及流程化處理，提高行政辦公系統(tǒng)整體管理水平，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)外部資源互聯(lián)互通，實(shí) 現(xiàn)資源共享及協(xié)同辦公。3）組織原則。針對(duì)企業(yè)行政辦公資源，采用標(biāo)準(zhǔn)化、模板化、程序化等方式實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公， 建設(shè)橫向協(xié)調(diào)、上下聯(lián)動(dòng)的一體化行政辦公系統(tǒng)。4企業(yè)行政辦公一體化建設(shè)內(nèi)容行政辦公的核心是辦文、辦會(huì)、辦事。目前，一些企業(yè)雖已建立了行政辦公系統(tǒng)，但是缺 乏整體規(guī)劃和頂層設(shè)計(jì)，只是涉及部分業(yè)務(wù)，如文檔管理、車輛管理等，有些業(yè)務(wù)仍需要傳統(tǒng) 模式進(jìn)行辦公。因此，行政辦公一體化，不僅需要搭建簡(jiǎn)約

7、、適用、高效的業(yè)務(wù)平臺(tái)，更要注 重統(tǒng)籌規(guī)劃，做好制度與標(biāo)準(zhǔn)的制定。4.1制定制度與標(biāo)準(zhǔn)制度是行政辦公管理的行為準(zhǔn)則。企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況，健全行政管理制度，細(xì)化、 量化標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理。即，面向企業(yè)整體業(yè)務(wù)，明確行政工作總方向、總要求、總原則， 建立頂層制度，在此基礎(chǔ)上，建立覆蓋公文、檔案、會(huì)議等所有業(yè)務(wù)的規(guī)章制度體系，并明確 各項(xiàng)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，確保業(yè)務(wù)精細(xì)管理、規(guī)范運(yùn)行。同時(shí)，要注意制度與標(biāo)準(zhǔn)制定的前瞻性，緊跟 企業(yè)發(fā)展，及時(shí)更新3。4.2 構(gòu)建業(yè)務(wù)平臺(tái)以信息為平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源共享，是企業(yè)行政辦公一體化的基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)平臺(tái)總體包含以下幾 部分。1）公文處理。主要包括收文管理、發(fā)文管理及公文檔案等

8、。通過(guò)企業(yè)行政辦公一體化系統(tǒng)， 順利實(shí)現(xiàn)擬稿、審批、發(fā)送、存檔等功能以及文件接收，直接錄入或者掃描，傳遞與存檔等功 能，并實(shí)現(xiàn)對(duì)所有進(jìn)行過(guò)程的信息管理，以保證文件收發(fā)管理的流暢性。2）公共信息管理及信息交流。主要包括通知公告、動(dòng)態(tài)新聞及內(nèi)部郵件等。通過(guò)企業(yè)行政 辦公一體化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)通知公告等信息的及時(shí)發(fā)布、傳遞與維護(hù)，部門之間郵件的正常流轉(zhuǎn)， 以及資源共享與信息提醒。個(gè)人事務(wù)。主要包括日程安排、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、工作任務(wù)等。通過(guò)企業(yè)行政辦公 一體化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)個(gè)人工作日程，周、月、年計(jì)劃與總結(jié)的完成及領(lǐng)導(dǎo)審批，同時(shí)實(shí)現(xiàn)工作任 務(wù)的分配、對(duì)任務(wù)執(zhí)行情況的監(jiān)控，以及對(duì)結(jié)果的評(píng)價(jià)考核。日常綜合行政管

9、理。主要包括辦公用品管理、會(huì)議管理、考勤管理、人事檔案管理、車 輛管理、值班管理等。通過(guò)企業(yè)行政辦公一體化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)辦公用品的入庫(kù)出庫(kù)等明細(xì)的查詢、 統(tǒng)計(jì)、登記，以便于物品基本信息及庫(kù)存的管理；實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門會(huì)議的安排及發(fā)布，包括通知 相關(guān)參會(huì)人員以及會(huì)議室的占用情況等；實(shí)現(xiàn)職工信息、部門信息、工資信息與考勤信息的結(jié) 合與分類編號(hào)，提高考勤管理效率；實(shí)現(xiàn)員工數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，員工信息的建立、修改與查詢； 實(shí)現(xiàn)車輛的申請(qǐng)、登記、安排、維修管理、運(yùn)營(yíng)統(tǒng)計(jì)及對(duì)駕駛員的管理；實(shí)現(xiàn)值班安排、通知、 登記及查詢，如，根據(jù)白班、晚班和男女的不同靈活設(shè)置值班人員，對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行值班提醒， 并隨時(shí)查詢每一個(gè)人的值班情況與值班記錄4-5。5結(jié)束語(yǔ)隨著信息科技的飛速發(fā)展，辦公網(wǎng)絡(luò)化、協(xié)同化、自動(dòng)化、電子化已成為大勢(shì)所趨。企業(yè) 應(yīng)將信息技術(shù)與現(xiàn)代辦公理念相結(jié)合，構(gòu)建業(yè)務(wù)平臺(tái)，制定相關(guān)制度與標(biāo)準(zhǔn)，從而加快行政辦 公一體化建設(shè)，幫助企業(yè)迅速建立便捷、規(guī)范的信息化辦公環(huán)境，提升企業(yè)的管理和信息化應(yīng) 用水平，提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。參考文獻(xiàn)：丁承惠.淺析企業(yè)OA系統(tǒng)開發(fā)現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢(shì)J.科技信息,2010(23):82.常齊.論企業(yè)行政管理在企業(yè)管理中作用J.商場(chǎng)現(xiàn)代化,2014(8