試論會計電算化下財務(wù)系統(tǒng)的內(nèi)部控制

1、試論會計電算化下財務(wù)系統(tǒng)的內(nèi)部控制試論會計電算化下財務(wù)系統(tǒng)的內(nèi)部控制1.會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的變化1.1內(nèi)部控制的組織形式發(fā)生了變化，控制范圍擴大在電算化會計環(huán)境下，受權(quán)控制是最主要的組織原那么。內(nèi)部控制的形式已經(jīng)由原來的制度控制轉(zhuǎn)變?yōu)橹贫瓤刂坪统绦蜍浖刂啤?.2內(nèi)部控制的數(shù)據(jù)處理方式發(fā)生了變化在電算化會計環(huán)境下，只需錄入原始數(shù)據(jù)或通過外部系統(tǒng)轉(zhuǎn)入機制憑證并在計算機財務(wù)軟件的指導(dǎo)下進展會計分錄，通過憑證的審核、修改、確認(rèn)，由計算機自動完成打印輸出，科目匯總、借貸平衡等工作均由計算機自動完成，同時可以根據(jù)需要生成會計報表。大大降低了財務(wù)人員的工作量，也防止了計算加總等工作出現(xiàn)的錯誤。1.3數(shù)

2、據(jù)記錄方式和保存介質(zhì)的變化帶動內(nèi)部控制的變化在電算化會計工作環(huán)境下，數(shù)據(jù)保存介質(zhì)是磁盤，磁性介質(zhì)。磁性介質(zhì)的采用節(jié)約了數(shù)據(jù)的保存空間，也使數(shù)據(jù)的存取方便了許多，同時通過數(shù)據(jù)拷貝、轉(zhuǎn)入等方法防止了手工記錄中出現(xiàn)重復(fù)記錄的現(xiàn)象。磁性介質(zhì)的保存除了需要紙介質(zhì)保存所需的局部工作外，還要進展防病毒、防磁化等工作。由于磁盤存在著物理易損性，需要對磁盤進展備份工作。2.會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制存在的問題2.1職務(wù)相別離，職權(quán)不相容原那么的重要性下降，電算化后，職務(wù)相別離，職權(quán)不相容原那么的重要性下降甚至得不到遵循。由于系統(tǒng)操作的高度集中，許多崗位可以合并，許多手續(xù)合并到計算機統(tǒng)一執(zhí)行，會計工作人員大大減少，從而

3、使一些不相容的職務(wù)得不到別離，降低了工作人員互相牽制的效力。2.2會計電算化系統(tǒng)受權(quán)存在平安隱患傳統(tǒng)手工會計受權(quán)下，對于每一項業(yè)務(wù)的每個環(huán)節(jié)都有相應(yīng)工作人員的簽名或印章。簽名或印章的仿寫、仿造具有一定的難度。但會計電算化系統(tǒng)受權(quán)方式是口令受權(quán)，因此稍懂計算機知識的財務(wù)人員可以繞過財務(wù)軟件的相關(guān)控制措施，通過翻開計算機財務(wù)數(shù)據(jù)庫進入財務(wù)報表等系統(tǒng)。2.3會計電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)執(zhí)行主體和保存介質(zhì)存在平安隱患會計電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)執(zhí)行主體是計算機。計算機系統(tǒng)由硬件和軟件構(gòu)成。一旦硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障或因停電等其它非人為原因，將導(dǎo)致數(shù)據(jù)不能被處理，會計工作不能進展，如軟件質(zhì)量出現(xiàn)問題將會影響到數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確和速度

4、：假設(shè)程序中出現(xiàn)嚴(yán)重的病毒，將會嚴(yán)重危害系統(tǒng)的平安，假設(shè)不能及時排除病毒很有可能擴大損失。會計數(shù)據(jù)主要保存在計算機的磁盤或者外在軟盤、光盤中，一旦磁介質(zhì)由于受熱、受潮、折損等原因出現(xiàn)損壞，保存的會計數(shù)據(jù)將會喪失。2.4網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制出現(xiàn)新的問題網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是一個開放的環(huán)境，在這個環(huán)境下，任何信息在理論上都有可能被訪問到。會計電算化系統(tǒng)下，會計信息通過物理通信線路傳輸存在著很大的平安隱患。2.5會計電算化系統(tǒng)下過失的重復(fù)性和蔓延性傳統(tǒng)手工會計系統(tǒng)下，由于數(shù)據(jù)處理環(huán)節(jié)相對分散，一個環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤，下一個環(huán)節(jié)還可以發(fā)現(xiàn)并更正。但是，會計電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理集中化、自動化，數(shù)據(jù)可以轉(zhuǎn)入

5、、拷貝，因此一個業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)錯誤往往會重復(fù)出現(xiàn)幾次，從一個環(huán)節(jié)蔓延至其它環(huán)節(jié)，導(dǎo)致整個系統(tǒng)數(shù)據(jù)失真，使得錯誤的嚴(yán)重性加大。3.加強和完善會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的假設(shè)干對策會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制是內(nèi)部審計工作的一局部，內(nèi)部控制的好壞成敗將決定著企業(yè)經(jīng)營管理的得失成敗。在我國，會計電算化系統(tǒng)尚處于初級階段，加強和完善會計電算化系統(tǒng)將是非常重要和必要的。3.1加強和完善會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度3.1.1加強會計電算化系統(tǒng)業(yè)務(wù)人員組織控制在會計電算化系統(tǒng)環(huán)境下，要對手工系統(tǒng)環(huán)境下的構(gòu)造作出調(diào)整，對各類會計崗位進展重新的劃分，在受權(quán)過程中運用內(nèi)部審計，按照權(quán)、責(zé)、利相結(jié)合原那么建立崗位責(zé)任制。對財務(wù)

6、軟件的開發(fā)人員、維護人員和會計業(yè)務(wù)操作員、出納員進展合理的崗位分工。形成三類工作崗位：系統(tǒng)設(shè)計與維護崗位、賬務(wù)處理崗位和專業(yè)核算崗位，堅持不相容崗位相別離原那么。3.1.2加強會計電算化系統(tǒng)操作和維護控制會計電算化系統(tǒng)操作和維護控制主要是通過制定一套完好而嚴(yán)格的操作和維護規(guī)程來實現(xiàn)的。規(guī)程應(yīng)包括操作的詳細(xì)流程，各環(huán)節(jié)的主要分工和職責(zé)，考前須知，維護的時間和方面，維護的程序等內(nèi)容。3.1.3加強會計電算化系統(tǒng)檔案管理睬計信息系統(tǒng)檔案主要是指打印輸出的各種賬簿、報表、憑證、存儲會計數(shù)據(jù)和程序的軟盤及其他存儲介質(zhì)。會計電算化系統(tǒng)在處理業(yè)務(wù)時所產(chǎn)生的各種賬簿、報表、憑證均應(yīng)由專人管理，并制定相應(yīng)的管理

7、制度。磁性介質(zhì)必須及時進展備份，并做好防止計算機病毒侵襲的工作。所有財務(wù)檔案均應(yīng)做好放火、防潮、防塵、防盜等工作，并定期盤點磁性介質(zhì)還要進展防磁工作。3.1.4加強會計電算化系統(tǒng)工作人員的職業(yè)道德建立會計電算化系統(tǒng)的施行主體是人，因此，道德標(biāo)準(zhǔn)、行為準(zhǔn)那么、才能素質(zhì)的建立應(yīng)直接納入內(nèi)部控制構(gòu)造的內(nèi)容。企業(yè)管理者應(yīng)當(dāng)重視對財務(wù)工作人員的選用與培養(yǎng)，增強財務(wù)工作人員的職業(yè)道德水準(zhǔn)和業(yè)務(wù)程度，到達(dá)會計電算化系統(tǒng)的主體誠信。3.2加強會計電算化系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作的控制會計電算化系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作主要包括數(shù)據(jù)的輸入、數(shù)據(jù)的處理和數(shù)據(jù)的輸出。對數(shù)據(jù)的輸入、處理、輸出過程的控制是保證會計核算系統(tǒng)有效的關(guān)鍵。只有經(jīng)過核準(zhǔn)

8、的會計業(yè)務(wù)經(jīng)過正確的輸入，進展恰當(dāng)?shù)奶幚砗瓦\行，并及時地輸出，會計核算系統(tǒng)才能實現(xiàn)自身的目的。3.2.1加強會計電算化系統(tǒng)輸入控制會計電算化系統(tǒng)輸入控制的重點在于建立適當(dāng)?shù)氖軝?quán)和審批機制，并對輸入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性進展校驗。通過設(shè)立專門的審核人員對系統(tǒng)每筆業(yè)務(wù)進展合法性和準(zhǔn)確性的審核，從源頭上防止錯誤和舞弊行為的發(fā)生，防止因錯誤或舞弊導(dǎo)致的連環(huán)性、重復(fù)性錯誤。采用編碼制度，會計科目統(tǒng)一編碼，不僅進步了錄入的速度和準(zhǔn)確性，而且標(biāo)準(zhǔn)了行業(yè)管理。3.2.2加強會計電算化系統(tǒng)處理控制會計電算化系統(tǒng)處理控制的重點在于處理過程的適應(yīng)性控制、數(shù)據(jù)溢出性檢測、重大錯誤糾正控制。建立系統(tǒng)處理的適應(yīng)性控制，允許軟件用戶

9、在一定限度內(nèi)自由制定或改變會計政策，適應(yīng)企業(yè)自身的規(guī)模和環(huán)境；建立數(shù)據(jù)溢出性檢測以保證數(shù)據(jù)超出計算機容量而產(chǎn)生的數(shù)據(jù)損失，防止因數(shù)據(jù)溢出所造成的數(shù)據(jù)信息失真；操作過程中的失誤是在所難免的，因此，系統(tǒng)應(yīng)對用戶的某些操作做出再判斷和再確認(rèn)設(shè)計，以防止系統(tǒng)數(shù)據(jù)被執(zhí)行重大錯誤操作。3.2.3加強會計電算化系統(tǒng)輸出控制會計電算化系統(tǒng)輸出控制的重點在于輸出檢查控制和輸出文件的使用權(quán)限控制。定期或不定期的核對輸入信息與輸出信息的一致性。通過對憑證、賬簿、報表數(shù)據(jù)的查詢、打印，并進一步的核對、檢查可以有效地預(yù)防利用計算機犯罪。系統(tǒng)輸出的會計資料中，有些資料屬于機密文件，未經(jīng)批準(zhǔn)受權(quán)任何人不得接觸機密文件，并應(yīng)建立嚴(yán)格的文件保管和登記制度，以防止惡意竊取和損壞重要機密的會計數(shù)據(jù)。電子計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷開展，將使會