如何發(fā)送郵件

1、 部 門：企管中心 時(shí) 間：10月16日 培訓(xùn)人：李巍華如何發(fā)送郵件思考：公司內(nèi)部發(fā)送郵件應(yīng)注意哪些要點(diǎn)？你平時(shí)發(fā)送郵件時(shí)如何選定發(fā)送和抄送？培訓(xùn)目錄1.正確使用發(fā)送、抄送及密送2.如何寫主題3.如何寫正文4.如何寫結(jié)束簽名5.附件6.回復(fù)技巧正確使用發(fā)送，抄送，暗送 . To的人（收件人）是要受理這封郵件所涉及的主要問題，理應(yīng)對(duì)郵件予以回復(fù)響應(yīng)。而抄送的人則只是需要知道這回事，一般情況抄送的人不需要對(duì)郵件予以響應(yīng)，如果抄送的人有建議，可以回Email，或者抄送的人是收件人的直屬上級(jí)需要協(xié)助解決郵件問題并督促收件人及時(shí)回復(fù)（例如溝通單）暗送，即收信人是不知道你發(fā)給了暗送的人。郵件的其它收件人看

2、不到暗送人的名字。 公司郵件內(nèi)容主要分為兩類一是問題溝通類二是信息類。包括報(bào)告、申請、征求意見稿、非正式的小范圍的通知、報(bào)表、工作小結(jié)等。一、問題溝通類是以問題溝通單位形式出現(xiàn)。正確使用發(fā)送，抄送，暗送 類別發(fā)送抄送備注公司內(nèi)問題責(zé)任人問題部門責(zé)任人、企管部（文員或經(jīng)理）一般不需抄送總經(jīng)理公司間問題責(zé)任人問題部門責(zé)任人、總經(jīng)理、企管部（文員或經(jīng)理）受雙重領(lǐng)導(dǎo)的部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)溝通單內(nèi)容，即針對(duì)具體業(yè)務(wù)活動(dòng)的職權(quán)歸屬可酌情抄送給系統(tǒng)負(fù)責(zé)人。問題責(zé)任人非企管部的溝通單不需抄送企管中心。不需抄送總裁及執(zhí)行總裁。公司與總部問題責(zé)任人系統(tǒng)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理、企管中心專員不需抄送總裁及執(zhí)行總裁。公司（總部）間問題

3、溝通單未按時(shí)處理投訴企管中心負(fù)責(zé)人企管中心專員企管中心負(fù)責(zé)對(duì)未按時(shí)處理責(zé)任人處罰。溝通單的發(fā)送與抄送二、信息類郵件（包括報(bào)告、申請、征求意見稿、非正式的小范圍的通知、報(bào)表、工作小結(jié)等）（一）關(guān)于主送 應(yīng)根據(jù)郵件的內(nèi)容及發(fā)件、收件人的隸屬關(guān)系及職權(quán)范圍確定收件人。確定收件人規(guī)范是： （1）請示，報(bào)告、工作小結(jié)、報(bào)表等一般只寫一個(gè)抄送人即直屬上級(jí)，如上級(jí)有要求可同時(shí)抄送平行部門，否則無需抄送。 除隔級(jí)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，一般不需主送必要時(shí)可抄送給隔級(jí)負(fù)責(zé)人。（2）受雙重領(lǐng)導(dǎo)的員工向上級(jí)發(fā)郵件，應(yīng)當(dāng)根據(jù)郵件內(nèi)容，即針對(duì)具體業(yè)務(wù)活動(dòng)的職權(quán)歸屬寫明主送人和抄送人。 例如員工一天以上三天以內(nèi)假期申請，

4、依據(jù)流程主送應(yīng)是所在公司總經(jīng)理，抄送為所在公司企管部，所在部門負(fù)責(zé)人，如請假員工為部門負(fù)責(zé)人則抄送為所在公司企管部、所在系統(tǒng)負(fù)責(zé)人。（二）關(guān)于抄送 抄送范圍得當(dāng)，有助于郵件處理，否則將貽誤溝通或造成人力、物力的浪費(fèi)。 1應(yīng)當(dāng)抄送的情況 （1）除主送人外，需要監(jiān)督執(zhí)行或知曉郵件的其他人，應(yīng)列為抄送人； （2）向下級(jí)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直屬上級(jí)； （3）上級(jí)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)發(fā)郵件，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一個(gè)上級(jí)； （4）下級(jí)因特殊情況必須越級(jí)請示時(shí)，應(yīng)抄送被越過的上級(jí)； （5）上級(jí)越級(jí)向下級(jí)行文時(shí)，可以抄送受文下級(jí)的直屬上級(jí)。 2不應(yīng)當(dāng)抄送的情況 凡與郵件辦理無關(guān)的人一律不予抄送。 正

5、確使用發(fā)送，抄送，密送 1.發(fā)送郵件時(shí)要明確收件人的范圍，不遺漏需要發(fā)送的人，不發(fā)給無關(guān)人員。2. 連續(xù)回復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)郵件，要重新整理和明確郵件內(nèi)容，避免溝通有誤，郵件發(fā)送前，檢查一遍，確認(rèn)無誤后再發(fā)。（不要將回復(fù)了十多層的郵件直接轉(zhuǎn)發(fā)） 提問：例如一份關(guān)于“*公司年底盤點(diǎn)時(shí)間安排”的郵件，應(yīng)由誰發(fā)出？主送給誰？抄送給誰？正確使用發(fā)送，抄送，密送 1.郵件一定要有主題，要簡短，不宜冗長。主題是正文的中心思想的提煉，即便于日后查詢也便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。 2.標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如 “王先生收”。也不要用胡亂無實(shí)際內(nèi)容的主題，例如：“嘿！”或是

6、“收著！”3.一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理。4.可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符（如“* ！”等）來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。5.回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題。6、最最重要的一點(diǎn)，主題千萬不可出現(xiàn)錯(cuò)別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題 。如 何 寫 主 題 提問：如何定義主題？張三周總結(jié)、張三8月周總結(jié)、張三8月第2周工作總結(jié)、張三2010年8月第2周總結(jié)如 何 寫 正 文1.正文內(nèi)容包含：收件人的稱呼、正文內(nèi)容、結(jié)束簽名 如果郵件正文主要在一個(gè)附件里，那么郵件正文中應(yīng)該用

7、簡單的文字描述附件的中心思想，這有利于以后郵件的查找，當(dāng)然一定要記得添加附件。2.Email正文要簡明扼要，行文通順。若對(duì)方不認(rèn)識(shí)你，第一件應(yīng)當(dāng)簡潔扼要表明身份以示對(duì)對(duì)方的尊重，同時(shí)為了收件人能夠順利地理解郵件來意。如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。3. 注意Email的論述語氣根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系；郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)行論述，以免引起對(duì)方不適。尊重對(duì)方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對(duì)別人意見的評(píng)論必須謹(jǐn)慎而客觀。 如 何 寫 正 文4. Email正文多用1234之類的列表

8、，以清晰明確。5.一次郵件交待完整信息 最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。免得兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，這會(huì)讓人很反感。6.盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢查。 這是對(duì)別人的尊重，也是自己工作品質(zhì)的體現(xiàn)。 在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯(cuò)誤。7.合理提示重要信息。 不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手段對(duì)一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱度。8.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述9. 不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用 ：） 之類的笑臉字符，在工作信函里面這樣顯得比較

9、輕佻結(jié) 束 簽 名結(jié)束簽名，郵件一定要有落款的姓名，誰寫的郵件，因?yàn)槿绻]件來回幾次后就不知道是誰的意見（靠看發(fā)件人就很吃力了）；發(fā)件人主動(dòng)控制郵件來往的次數(shù)及時(shí)間，郵件溝通解決不了，應(yīng)盡量開會(huì)解決。 提問：郵件來回幾次可以示為溝通不暢？附 件 1. 如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件2. 附件文件最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理。建議附件的文件名前加上公司代碼+年份代碼+月份代碼+文件名稱。例如：附件BD-10-10信息小組信息，即北京德眾2010年10月份小組信息3. 正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)4. 附件數(shù)目不宜超過4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓

10、縮成一個(gè)文件5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用。 6. 如果附件過大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送。對(duì)緊急的郵件應(yīng)同時(shí)電話聯(lián)系一下收件人，讓其盡快回復(fù)。1. 及時(shí)回復(fù)Email收到他人的重要電子郵件后，理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)，特別是對(duì)一些緊急重要的郵件。對(duì)于一些優(yōu)先級(jí)低的郵件可集中在一特定時(shí)間處理，但一般不要超過24小時(shí)。如果事情復(fù)雜，無法及時(shí)確切回復(fù)，應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說“收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù)，云云”。不要讓對(duì)方苦苦等待，記住：及時(shí)作出響應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了。2. 進(jìn)行針對(duì)性回復(fù) 當(dāng)回復(fù)問題的時(shí)候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。應(yīng)該進(jìn)行必要的闡述，讓對(duì)方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費(fèi)資源。 3. 不要就同一問題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓。如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3