辦公自動化系統(tǒng)運行管理制度

1、辦公自動化系統(tǒng)運行管理制度xx集團辦公自動化系統(tǒng)運行管理制度1 總則則辦公自動動化系統(tǒng)統(tǒng)已日益益成為企企業(yè)提升升管理水水平、提提高集團團執(zhí)行能能力的支支撐平臺臺。為了了加強我我集團辦辦公自動動化系統(tǒng)統(tǒng)的建設設，提高高集團信信息化工工作水平平，保障障集團辦辦公自動動化系統(tǒng)統(tǒng)高效、穩(wěn)定、可靠、安全運運行，特特制定本本制度。1.1本本管理制制度所稱稱的辦公公自動化化系統(tǒng)，是指集集團購買買的辦公公自動化化系統(tǒng)“用友致致遠協(xié)同同管理系系統(tǒng)”。1.2本本管理制制度主要要是明確確集團辦辦公自動動化系統(tǒng)統(tǒng)的管理理的職責責以及具具體管理理要求。1. 3集集團信息息化中心心負責本本制度的的制定、修正和和監(jiān)督執(zhí)執(zhí)行

2、。1.4集集團辦公公自動化化系統(tǒng)內(nèi)內(nèi)容包括括協(xié)同辦辦公，公公文管理理、電子子郵件、文檔管管理、公公共信息息、個人人日程計計劃、個個人設置置、綜合合辦公、關(guān)聯(lián)系系統(tǒng)、常常用工具具等功能能，主要要實現(xiàn)本本集團網(wǎng)網(wǎng)絡辦公公，無紙紙化辦公公，加強強信息共共享和交交流，規(guī)規(guī)范管理理流程，提高集集團內(nèi)部部的辦公公效率.2適用范范圍2.1本本制度適適用于集集團各部部門的所所有辦公公自動化化系統(tǒng)相相關(guān)人員員。3信息化化中心職職責3.1集集團信息息化中心心負責集集團辦公公自動化化系統(tǒng)的的規(guī)劃、建設、維護和和管理，其主要要職責:3.1.1負責責規(guī)劃、設計、實施和和完善集集團管理理辦公自自動化系系統(tǒng)，制制定信息息管

3、理相相關(guān)制度度。3.1.2負責責全集團團管理辦辦公自動動化系統(tǒng)統(tǒng)資源（軟、硬硬件）的的配置、升級。3.1.3負責責集團管管理辦公公自動化化系統(tǒng)的的安全管管理。3.1.4負責責集團內(nèi)內(nèi)部信息息管理員員的培訓訓、考評評工作。3.1.5負責責信息技技術(shù)知識識、安全全知識的的普及教教育與培培訓工作作、全面面提高集集團員工工使用辦辦公自動動化系統(tǒng)統(tǒng)的技能能、不斷斷加強集集團員工工的安全全防范意意識。3.1.6負責責日常的的網(wǎng)絡運運行維護護，項目目大的軟軟件設計計及維修修難度比比較大的的網(wǎng)絡設設備故障障，由信信息中心心委托專專業(yè)公司司負責完完成，集集團各部部門和下下屬分子子公司給給與配合合。4軟件的的實施

4、規(guī)規(guī)定4.1軟軟件實施施方案由由集團信信息化中中心統(tǒng)一一制定，各部門門應嚴格格執(zhí)行，不得自自行修改改。4.2軟軟件的安安裝范圍圍由集團團信息化化中心統(tǒng)統(tǒng)一規(guī)定定，各部部門不得得擅自安安裝規(guī)定定范圍以以外的軟軟件。4.3新新組建的的集團部部門、公公司，部部門或公公司負責責人應及及時申報報計劃，信息化化中心應應在3日日內(nèi)及時時審批申申請、準準備ITT環(huán)境和和人員培培訓；辦辦公室裝裝修前，應通知知集團信信息化中中心，由由信息化化中心專專業(yè)主管管做好布布線規(guī)劃劃。4.4安安全性保保障：系系統(tǒng)管理理員密碼碼由信息息化中心心完全管管理主管管負責，不允許許告訴他他人，不不允許修修改任何何用戶密密碼（本本人允

5、許許后才可可改動），并定定期做好好數(shù)據(jù)備備份工作作。個人密碼碼：由個個人保密密，自行行登陸界界面修改改。4.5系系統(tǒng)廣播播：進行行系統(tǒng)升升級或數(shù)數(shù)據(jù)備份份等工作作前通知知所有在在線人員員，以防防數(shù)據(jù)丟丟失。4.6各各部門各各單位職職責4.6.1 各各部門各各單位要要確定一一名部門門管理員員、一名名文檔管管理員、一名人人力資源源管理員員。分別別負責本本部門、本單位位的系統(tǒng)統(tǒng)應用指指導、人人員權(quán)限限設置、信息發(fā)發(fā)布、人人力資源源管理、各類資資料整理理和存檔檔。4.6.2各部部門各單單位配備備計算機機的工作作人員上上班后必必須把本本人計算算機打開開，自覺覺登錄集集團辦公公自動化化系統(tǒng)，特別是是領(lǐng)導和

6、和關(guān)鍵崗崗位員工工，上下下午上班班至少訪訪問一次次。屆時時由集團團辦公室室確定專專人每天天負責監(jiān)監(jiān)督檢查查。如多多人共用用一臺機機器，每每人必須須每天至至少訪問問一次，對重要要事情及及時辦理理。4.6.3職能能部門分分子公司司有關(guān)請請示、申申請、購購買審批批、信息息發(fā)布等等工作一一律在集集團辦公公系統(tǒng)上上完成，對于能能在網(wǎng)上上完成的的工作，仍然用用紙張進進行的，各級領(lǐng)領(lǐng)導一律律不受理理。5軟件、數(shù)據(jù)庫庫、文檔檔資料的的應用、維護5.1嚴嚴格遵守守集團信信息化中中心制定定的操作作規(guī)范進進行操作作。5.2各各部門、各單位位在使用用中，出出現(xiàn)的異異?，F(xiàn)象象，造成成的數(shù)據(jù)據(jù)存儲不不完整、軟件故故障、丟

7、丟失，影影響系統(tǒng)統(tǒng)完整性性運行的的，應由由各部門門、單位位提出申申請，集集團系統(tǒng)統(tǒng)管理員員負責維維護，并并完整記記錄網(wǎng)絡絡運行記記錄。5.3集集團各部部門、各各單位在在使用軟軟件、數(shù)數(shù)據(jù)庫系系統(tǒng)的過過程中遇遇到技術(shù)術(shù)漏洞問問題，應應及時向向系統(tǒng)維維護人員員反饋。5.4集集團各部部門各單單位使用用的軟件件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫庫系統(tǒng)，在經(jīng)過過集團軟軟件工程程師維護護后，遇遇到的技技術(shù)問題題解決不不了的，應與軟軟件提供供商聯(lián)系系維護。5.5單單位、部部門更名名或取消消，應以以書面形形式用協(xié)協(xié)同功能能通知 信信息化中中心，以以便及時時、準確確地進行行相應的的信息修修改。5.6集集團各部部門各單單位在內(nèi)內(nèi)部網(wǎng)上

8、上傳的電電子公文文、數(shù)據(jù)據(jù)報表、各類電電子文檔檔，應嚴嚴格設置置安全保保密權(quán)限限，各類類人員要要按保密密級別上上傳，不不能以公公告、調(diào)調(diào)查、請請示、報報告方式式上傳；不能選選擇全員員，必須須以指定定特定人人員協(xié)同同方式上上傳。5.7集集團各部部門各單單位在內(nèi)內(nèi)部網(wǎng)上上傳的電電子公文文、數(shù)據(jù)據(jù)報表、各類電電子文檔檔，系統(tǒng)統(tǒng)管理員員每月的的最后11個工作作日，清清理系統(tǒng)統(tǒng)服務器器，同時時對服務務器上過過時的信信息、硬硬盤碎片片、數(shù)據(jù)據(jù)庫壓縮縮、臨時時文件等等，進行行安全運運行清理理。6數(shù)據(jù)備備份6.1集集團信息息化中心心系統(tǒng)管管理員負負責備份份系統(tǒng)數(shù)數(shù)據(jù)。每每日自動動備份三三次，時時間段定定為早上

9、上7時、中午112時、下午77時、。由系統(tǒng)統(tǒng)設置為為自動備備份。6、2備備份數(shù)據(jù)據(jù)庫資料料保管地地點應有有防火、防熱、防潮、防塵、防磁、防盜設設施。必必要時備備份數(shù)據(jù)據(jù)用刻錄錄機做光光盤備份份。6、3對對需要長長期保存存的數(shù)據(jù)據(jù)磁介質(zhì)質(zhì)，系統(tǒng)統(tǒng)管理員員應在一一年的年年底進行行轉(zhuǎn)儲，以防止止數(shù)據(jù)失失效造成成損失。7 考核核獎勵與與處罰7.1集集團人力力資源部部門負責責按xxx集團團辦公自自動化系系統(tǒng)運行行管理制制度的的要求執(zhí)執(zhí)行獎勵勵與處罰罰。7.2對對于違反反本制度度的相關(guān)關(guān)責任人人，視情情節(jié)輕重重，對其其處以2200元元以上550000元以下下的經(jīng)濟濟處罰，給集團團造成經(jīng)經(jīng)濟損失失的，由由相

10、關(guān)責責任人負負責全額額賠償。相關(guān)責責任人的的處罰和和賠償比比例為，直接責責任人承承擔700%，直直接領(lǐng)導導承擔220%，主管領(lǐng)領(lǐng)導承擔擔10%。7.3對對于舉報報他人違違反本制制度的舉舉報人，將按罰罰款額的的50%予以獎勵勵。7.4 對于已已經(jīng)配發(fā)發(fā)計算機機的管理理人員，無故長長期不登登陸OAA，視同同缺勤處處理。在在一個月月內(nèi)上班班時間登登陸OAA的次數(shù)數(shù)不到工工作天數(shù)數(shù)的人（非個人人原因或或者出差差需說明明），屬屬于工作作不稱職職表現(xiàn)，由集團團人力資資源部門門對其主主管領(lǐng)導導罰款2200元元。工作作人員無無故一個個月登陸陸次數(shù)少少于100次或者者一個月月內(nèi)從不不登陸的的行為，屬于嚴嚴重工作

11、作失職，由集團團收回配配發(fā)計算算機，并并對個人人進行工工作調(diào)整整。7.5運運行期間間，由集集團信息息中心定定期發(fā)布布登陸使使用情況況，對于于經(jīng)常登登錄系統(tǒng)統(tǒng)，處理理事件效效率高，積極組組織參與與，并對對OA運運行有貢貢獻的人人員和集集體，集集團要進進行獎勵勵，并作作為績效效考核和和先進模模范評選選的條件件之一。8.OAA使用推推廣小組組名單項目主管管領(lǐng)導：職責：負負責OAA實施、推廣期期間各部部門領(lǐng)導導的協(xié)調(diào)調(diào)和指導導。對實實施過程程進行督督導、檢檢查。項目負責責人：職責：負負責OAA實施、推廣期期間的各各部門人人員資源源組織、培訓組組織、制制度頒發(fā)發(fā)推動和和監(jiān)督、與用友友項目組組人員的的日常

12、溝溝通協(xié)調(diào)調(diào)等工作作。項目協(xié)調(diào)調(diào)人：職責：負負責OAA實施、推廣期期間的集集團內(nèi)部部主要人人員關(guān)系系的協(xié)調(diào)調(diào)推動，對制度度落實工工作進行行檢查，提出獎獎懲意見見，以保保障OAA實施推推廣工作作的順利利進行。各部門、各單位位OA部部門管理理員：職責：由由部門、各單位位提供一一名對計計算機網(wǎng)網(wǎng)絡應用用較熟悉悉的固定定員工，由該人人負責本本處室的的系統(tǒng)應應用指導導、信息息發(fā)布、安裝軟軟件、解解決基本本故障。名單：各部門、各單位位OA文文檔管理理員：職責：由由各部門門、各單單位提供供一名了了解計算算機辦公公軟件使使用，負負責本單單位處理理收發(fā)文文、文號號管理的的工作人人員。名單：各部門、各單位位OA人

13、人力資源源管理員員：職責：由由各單位位提供一一名了解解計算機機辦公軟軟件使用用，負責責本單位位人力資資源基礎礎數(shù)據(jù)錄錄入、考考勤等工工作的工工作人員員。名單： xx集集團有限限公司20077年6月月12日日 附：一、 系統(tǒng)使使用權(quán)限限及應用用的有關(guān)關(guān)規(guī)定1、協(xié)同同工作：廣泛用用于內(nèi)部部的請示示、計劃劃、報銷銷、審批批、項目目協(xié)調(diào)、工作安安排、信信息傳遞遞及采集集、歸檔檔等應用用，是我我們辦公公中最經(jīng)經(jīng)常、最最重要的的功能。授權(quán)使用用范圍：所有操操作人員員處理權(quán)限限解釋：在待辦辦處理事事項時會會出現(xiàn)“知會”“協(xié)同”“審批”“知會”：屬于于最低權(quán)權(quán)限，只只有了解解事項權(quán)權(quán)限，無無流程處處理權(quán)力力。

14、“協(xié)同”：屬于于中級權(quán)權(quán)限，可可進行對對流程“加簽”，流程程回退、撤銷、終止權(quán)權(quán)限?！皩徟保簩儆谟谧罡邫?quán)權(quán)限，可可進行更更高級流流程改變變，以“轉(zhuǎn)發(fā)”“歸檔”“知會”“加簽”等處理理，具有有對事項項處理以以流程“回退”“繼續(xù)”“撤消”“終止”等權(quán)力力。具體應用用：1)請請假申請請審批流程程：各科科室（部部門）員員工處處長（審審批）主管（協(xié)同）2、公文文管理：通過收收發(fā)文管管理，進進行公文文擬辦、簽審、核校、簽發(fā)、來文登登記、批批閱、辦辦理、歸歸檔、查查詢等應應用。授權(quán)使用用范圍：集團領(lǐng)領(lǐng)導、辦辦公室（科處室室）審批流程程：機要要員（登登記）主管處處長（審審閱）領(lǐng)導（批復）辦公公室主任任（簽發(fā)

15、發(fā)）3、文檔檔管理：分為個個人文檔檔和單位位文檔。個人文文檔可對對個人協(xié)協(xié)同事項項進行歸歸檔保管管，借閱閱、檢索索。單位位文檔由由專人管管理和文文檔權(quán)限限分配，分級管管理。實實現(xiàn)自動動歸檔、檔案分分類、清清理、文文檔移動動、映射射、共享享借閱等等常見應應用。授權(quán)使用用范圍：單位領(lǐng)領(lǐng)導、各各處處長長、各處處員工文檔管理理結(jié)構(gòu)：4、日程程計劃會會議:提提供個人人日程、他人日日程、計計劃管理理、會議議管理功功能。個人日程程：可以以安排個個人當日日、周、月的事事情安排排，并設設置時間間提醒。他人日程程：可以以查看其其他職工工的日程程安排，公共資資源。計劃管理理：可以以計劃每每日、周周、月的的個人工工作

16、計劃劃或各處處室的計計劃、總總結(jié)、上上級進行行批復。會議管理理：會議議組織者者召集各各種會議議、會議議回執(zhí)、會議紀紀要上傳傳共享。授權(quán)使用用權(quán)限：各部門門各單位位領(lǐng)導和和辦公室室（綜合合處）負負責人均均有發(fā)起起、取消消會議權(quán)權(quán)限。所所有OAA用戶均均被授權(quán)權(quán)使用日日程及計計劃管理理功能。5.公共共信息公共信息息是批量量發(fā)布信信息和使使用者參參與討論論的場所所。u 公告告：能夠夠以如全全體、部部門、職職務級別別等不同同的方式式實現(xiàn)信信息的快快速批量量發(fā)布；u 調(diào)查查：能實實現(xiàn)投票票式調(diào)查查并立即即以統(tǒng)計計圖方式式顯示結(jié)結(jié)果u 討論論區(qū)：可可以建立立多個討討論區(qū)，服務于于不同的的管理目目的授權(quán)使用

17、用范圍：其中公公告只有有集團領(lǐng)領(lǐng)導和辦辦公室及及其它需需要發(fā)布布公告信信息的處處室（部部門）被被授權(quán)，調(diào)查發(fā)發(fā)起者只只有集團團領(lǐng)導、辦公室室和各處處處長被被授權(quán)，其他職職工有發(fā)發(fā)布討論論和參與與討論的的權(quán)限。二、信息息的發(fā)布布1、所有有在集團團內(nèi)部辦辦公網(wǎng)絡絡上發(fā)布布的公共共信息必必須是非非涉密內(nèi)內(nèi)容，必必須經(jīng)主主管領(lǐng)導導審批簽簽發(fā)后才才能發(fā)布布。2、集團團文件按按照公文文審批程程序經(jīng)集集團領(lǐng)導導簽發(fā)后后，由辦辦公室主主任發(fā)給給辦公室室機要員員再傳遞遞給集團團領(lǐng)導和和有關(guān)處處室；經(jīng)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)領(lǐng)導簽發(fā)發(fā)后傳遞遞給相關(guān)關(guān)科室，處理完完畢后由由集團檔檔案員存存檔備查查。3、未經(jīng)經(jīng)批準，任何處處室（部部

18、門）、個人不不得采取取非法手手段盜用用他人密密碼發(fā)布布信息。4、嚴禁禁用他人人用戶名名，登錄錄和使用用系統(tǒng)。5、對違違反上述述規(guī)定，產(chǎn)生不不良后果果的，集集團將按按國家有有關(guān)保密密法規(guī)和和集團制制度，追追究當事事人和有有關(guān)人員員責任。三、權(quán)限限申請1. 人員員增加/離職申申請：各各部門、單位如如新來人人員或離離職需將將人員名名單、崗崗位、職職務等權(quán)權(quán)限通過過協(xié)同發(fā)發(fā)給信息息化中心心系統(tǒng)管管理員來來設置，并反饋饋新增人人員有關(guān)關(guān)登陸信信息。2. 公用用模板使使用/增增加申請請：各處處室如有有模板需需要改動動、增加加等，需需附辦公公文檔電電子表格格和流程程，使用用人員或或部門等等信息通通過協(xié)同同發(fā)給部部門系統(tǒng)統(tǒng)管理員員設置。3. 文件件夾使用用權(quán)權(quán)限限申請：如各處處室需要要授權(quán)單單獨建立立/新增增文件夾夾，發(fā)申申請至本本部門文文檔管理理員，由由其統(tǒng)一一授權(quán)。4. 文檔檔資料借借閱申請請：各處處室需要要借閱文文檔資料料，給檔檔案員發(fā)發(fā)申請，并開放放借閱時時間和查查看權(quán)限限。四：管理理人員名名單及職職責1. 信息息中心系系統(tǒng)管理理員：職責：負負責系統(tǒng)統(tǒng)維護、升級、安全、技術(shù)咨咨詢等工工作各部門系系統(tǒng)管理理員：職責：負負責本部部門單位位人員系系統(tǒng)應用用指導、信息發(fā)發(fā)布、安安裝軟件件、解