人力資源檔案

1、PAGE PAGE 56企業(yè)檔案工作規(guī)范1范圍本標準規(guī)定了企業(yè)開展檔案工作的體制和制度的要求，提出了檔案工作業(yè)務、檔案管理信息化、檔案工作設施設備配置等方面的規(guī)范。本標準適用于企業(yè)和企業(yè)化管理的事業(yè)單位。2 引用標準下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據(jù)本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。ISO15489信息與文獻、文件管理GBT 1767811999CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求GB/T 1182220

2、00科學技術檔案案卷構成的一般要求GB/T 118212002照片檔案管理規(guī)范GB/T 188942002電子文件歸檔與管理規(guī)范DA/T 1294全宗卷規(guī)范DA/T 1394檔號編制規(guī)則DA/T 1595磁性載體檔案管理與保護規(guī)范DA/T 181999檔案著錄規(guī)則DA/T 1 2000檔案工作基本術語DA/T 222000歸檔文件整理規(guī)則DA/T 282002國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范DA/T 312005紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范DA/T 322005公務電子郵件歸檔與管理規(guī)則JGJ 252000檔案館建筑設計規(guī)范3術語與定義下列術語和定義適用于本標準。3.1企業(yè)檔案 busin

3、ess archives企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存和利用價值的各種形式的歷史記錄。3.2 企業(yè)檔案工作 business archives work企業(yè)在履行檔案管理職責過程中的活動。3.3三納入three incorporation將檔案工作納入企業(yè)領導工作議事日程；納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程；納入企業(yè)有關人員的經(jīng)濟責任制或崗位責任制。3.4四參加four participations企業(yè)檔案部門或檔案人員參加產(chǎn)品鑒定；科研課題審定；基建項目驗收；設備開箱驗收或引進項目接收，負責檢查歸檔的文件材料齊全、完整、準確、系統(tǒng)。3.5四同步four synchr

4、onizations企業(yè)下達項目計劃任務與提出項目文件材料的歸檔要求同步；檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況同步；驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步；項目總結與項目文件材料完成歸檔同步。3.6檔案信息化archival informationisation運用現(xiàn)代信息技術為主對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用。4檔案工作原則4.1企業(yè)檔案是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，企業(yè)檔案工作是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理的基礎工作。企業(yè)檔案工作應以統(tǒng)一管理為原則，堅持資源整合和資源開發(fā)。4.2企業(yè)應在各項工作和活動中建立健全文件材料歸檔和檔案管理工作，為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提

5、供有效服務，滿足企業(yè)各項活動在證據(jù)、責任和信息等方面的需要。4.3企業(yè)檔案管理的方法與技術應適應企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理發(fā)展的需要，并以檔案管理信息化為發(fā)展方向。5 檔案工作體制5.1 組織系統(tǒng)企業(yè)應建立分管檔案工作領導、各部門和項目負責人的檔案工作領導體系和以檔案部門為核心、各專職和兼職檔案人員為基礎的檔案管理工作網(wǎng)絡。5.1.1 檔案工作領導確定分管檔案工作的企業(yè)領導；確定各部門、各項目主管檔案工作的負責人；確定檔案部門的負責人。5.1.2檔案部門根據(jù)企業(yè)規(guī)模和檔案工作實際需要設置檔案部門。檔案部門統(tǒng)一管理企業(yè)各類檔案，行使對企業(yè)檔案工作的監(jiān)督、指導、檢查職能。大型企業(yè)應設立具有獨立職能的檔案

6、機構。5.1.3檔案人員根據(jù)工作需要在檔案部門配備專職檔案人員，在各部門、各項目管理部門配備專職或兼職檔案人員。5.2 工作職責企業(yè)應對檔案工作職責進行劃分，明確企業(yè)、檔案部門、檔案工作領導、檔案人員和文件形成者責任。5.2.1 企業(yè)職責5.2.1.1建立健全檔案工作規(guī)章制度，將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計劃。5.2.1.2將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項目及工作職責和有關人員崗位職責，并對分管領導、部門領導及有關人員進行考核。5.2.1.3維護和確保檔案真實、安全，預防突發(fā)事變及災害的發(fā)生，并隨技術進步為檔案工作持續(xù)發(fā)展提供技術和設施、設備保障。5.2.1.4在企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權變動

7、時，同時提出所涉及檔案的處置要求。5.2.1.5按規(guī)定向相應單位移交檔案。5.2.2 檔案部門職責5.2.2.1 貫徹國家有關檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案整理、保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規(guī)章制度。5.2.2.2 統(tǒng)籌規(guī)劃和負責本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作。5.2.2.3 指導本企業(yè)各部門、項目及專項工作文件材料的形成、積累、整理及歸檔工作。5.2.2.4 監(jiān)督、指導、檢查本企業(yè)所屬機構（含境外機構）的檔案工作。5.3 崗位職責5.3.1分管檔案工作的企業(yè)領導，統(tǒng)一領導本企業(yè)的檔案工作，負責審查批準檔案工作規(guī)劃、計劃，對企業(yè)依法開展

8、檔案工作負總責。5.3.2各部門或項目檔案工作的負責人，負責審核本部門或項目檔案工作計劃，對本部門或項目歸檔文件材料的齊全、完整、準確負責。5.3.3 文件形成者應對歸檔文件材料的準確性、有效性負責，并按規(guī)定向本部門或項目專兼職檔案人員移交。5.3.4各部門、項目及專項工作的專兼職檔案人員負責收集、整理本部門或項目歸檔的文件材料，并按要求做好文件材料的移交工作，對文件材料的歸檔質量負責。5.3.5 檔案部門的檔案人員，負責檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定、提供利用工作，監(jiān)督、指導各部門和項目文件材料的歸檔工作，對所屬單位檔案工作進行監(jiān)督、指導與檢查，對檔案管理工作質量負責。5.4 人員要求企

9、業(yè)應配備遵紀守法、忠于職守、具有檔案專業(yè)及相關專業(yè)知識的人員從事檔案工作。檔案人員應保持相對穩(wěn)定，符合專業(yè)技術或管理人員要求。5.4.1 檔案人員的配備應與企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和發(fā)展需要相適應。5.4.2檔案人員應具備大專以上或同等學識水平。5.4.3檔案部門負責人應具有中級以上專業(yè)技術職稱或大學本科以上學歷或同等學識水平。5.4.4檔案人員應定期進行在職培訓。6檔案工作制度6.1檔案工作制度體系企業(yè)檔案工作制度體系由工作規(guī)章、管理制度、業(yè)務標準規(guī)范組成。6.1.1工作規(guī)章企業(yè)應將文件材料收集、歸檔及檔案管理要求納入到企業(yè)相關的管理制度中，同時將企業(yè)檔案工作規(guī)定、檔案工作責任追究制度、檔案管理

10、應急預案等作為企業(yè)管理制度的重要組成部分。6.1.1.1企業(yè)在制定產(chǎn)品開發(fā)、科研管理、設備管理、基建工程管理等制度中應提出相應的文件材料收集、歸檔及檔案管理要求。6.1.1.2檔案工作規(guī)定是企業(yè)檔案工作的基本要求。其主要內(nèi)容應包括：檔案工作原則及管理體制，文件材料的形成、積累與歸檔要求，檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用要求，資產(chǎn)與產(chǎn)權變動檔案的處置原則，解釋權限等，規(guī)定中應明確體現(xiàn)“三納入”、“四參加”、“四同步”的要求。6.1. 1.3 檔案工作責任追究制度應對相關崗位和人員違反文件材料收集、歸檔及檔案管理要求，發(fā)生檔案泄密、造成檔案損毀等行為提出責任追究和處罰措施。既可單獨制定，也可

11、納入到相關的管理制度中。6.1. 1.4 檔案管理應急預案，對可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災害制定檔案搶救應急措施，包括組織結構、搶救方法、搶救程序和轉移地點。6.1.2管理制度根據(jù)檔案工作各環(huán)節(jié)需要，制定相關制度。其中文件材料歸檔、鑒定銷毀、保密、利用、移交、電子文件管理、科技檔案補充更新等制度等需要其它部門配合檔案部門貫徹實施；檔案保管、統(tǒng)計，檔案管理系統(tǒng)操作，庫房管理等制度主要是檔案部門和檔案人員貫徹實施。6.1.2.1 文件材料歸檔制度主要包括歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求以及控制歸檔質量的措施。6.1.2.2 鑒定銷毀制度應明確鑒定工作的組織及職責、鑒定方法、鑒定時間和銷毀要求。6.1.2

12、.3 保密制度應明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者承擔保密的責任。6.1.2.4 利用制度應明確檔案提供利用的方式、方法，規(guī)定查（借）閱檔案的權限和審批手續(xù)，提出接待查（借）檔案的要求。6.1.2.5移交制度應規(guī)定檔案移交范圍、移交對象、移交內(nèi)容、移交程序及手續(xù)。6.1.2.6電子文件管理制度應對本企業(yè)計算機應用系統(tǒng)中形成的電子文件、數(shù)據(jù)庫提出歸檔、管理和利用要求。6.1.2.7 科技檔案補充更新制度應明確科技檔案補充更新原則，補充更新程序和方式、違規(guī)處罰原則。6.1.2.8檔案保管制度應包括保管工作原則、各門類檔案保管條件，特殊載體檔案保管方式，檔案進、出庫房要求；對受損檔案的處置原則和

13、要求。6.1.2.9 檔案統(tǒng)計制度應包括統(tǒng)計內(nèi)容、統(tǒng)計要求，并提出對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析。6.1.2.10 檔案管理系統(tǒng)操作制度應明確檔案管理系統(tǒng)操作人員的職責、檔案管理系統(tǒng)軟件、硬件的操作要求。6.1.2.11庫房管理制度應明確庫房管理員職責、庫房管理要求，進出庫房要求。6.1.3業(yè)務標準規(guī)范根據(jù)檔案業(yè)務需要，提出技術和操作要求。6.1.3.1 檔案整理規(guī)則應明確整理原則、整理方法、檔號編制要求，和檔案裝具要求等。6.1.3.2 檔案分類標準應明確分類依據(jù)、類別符號、類目范圍。6.1.3.3 各門類檔案管理標準應明確不同載體、不同類別的檔案收集、整理操作程序和保管條件。6.2檔案工作制度制訂

14、程序6.2.1企業(yè)應依據(jù)國家檔案法律法規(guī)及標準要求，結合本企業(yè)實際，提出制訂檔案工作制度方案，并將檔案工作制度的制訂程序納入到企業(yè)規(guī)章制度的制訂程序中。6.2.2企業(yè)檔案部門負責企業(yè)檔案工作制度的制訂和修訂工作，審核后報企業(yè)批準發(fā)布實施。6.2.3 根據(jù)有關規(guī)章和標準規(guī)范的調整，并結合本企業(yè)實際需要，依程序對檔案工作制度進行補充和修訂。7 檔案工作業(yè)務7.1 文件材料的形成、積累7.1.1文件材料形成時應使用符合檔案要求的載體和記錄方法。7.1.2文件形成者應隨時積累自身形成的文件材料。7.2 文件材料的歸檔企業(yè)應推行部門、項目及專項工作的文件材料整理、歸檔責任制。根據(jù)歸檔范圍、按照歸檔要求、

15、在規(guī)定的時間內(nèi)由各部門、項目及專項工作對文件材料整理后向企業(yè)檔案部門歸檔。7.2.1 歸檔范圍企業(yè)各種活動中形成的具有保存價值的不同形式、載體的文件材料應列入歸檔范圍。（參見附錄C）7.2.1.1本企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料。7.2.1.2 本企業(yè)引進項目、外購設備等帶來的文件材料。7.2.1.3本企業(yè)派出機構（包括境外機構）應報本企業(yè)的文件材料。7.2.1.4本企業(yè)所屬單位（包括投資的全資、控股、參股企業(yè)）應向本企業(yè)提交的文件材料。7.2.1.5本企業(yè)參與的合作項目，合作單位按要求應向本企業(yè)提交的文件材料。7.2.1.6本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件材料。7.2.2歸檔時間根據(jù)文件材料形成特點確定歸

16、檔時間。7.2.2.1黨群工作、行政管理工作、經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術管理工作中形成的文件材料一般應在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。7.2.2.2產(chǎn)品生產(chǎn)或業(yè)務開發(fā)、科研課題、基建項目文件材料在其項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內(nèi)歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。7.2.2.3外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。7.2.2.4會計文件材料在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。7.2.2.5電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與相應門類或內(nèi)容的其他載體歸檔時間一致。7.2.2.6磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結

17、束后及時歸檔，或與相應內(nèi)容的其它載體歸檔時間一致。7.2.2.7更新、補充的文件材料；企業(yè)內(nèi)部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料；企業(yè)產(chǎn)權變動過程中形成的文件材料；其他臨時活動中形成的文件材料等，應做到隨時歸檔。7.2.3 歸檔要求7.2.3.1歸檔的文件材料應齊全、完整、準確、系統(tǒng)，其制成材料應有益于長久保存。7.2.3.2歸檔的文件材料應為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的文件材料歸檔。7.2.3.3非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。7.2.3.4歸檔的文件材料一般一式一份。重要的

18、、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數(shù)。7.2.3.5兩個以上單位合作完成的項目，在無合同、協(xié)議要求情形下，主辦單位保存全套文件材料，協(xié)辦單位保存與承擔任務相關的正本文件。7.2.3.6文件材料歸檔時，由承辦部門填寫歸檔材料移交清冊。重要項目文件材料歸檔時應由項目管理部門編寫歸檔說明，并經(jīng)項目負責人審核簽字。7.3收集工作企業(yè)應做好歸檔范圍內(nèi)文件材料的接收和有關檔案資料的收集。7.3.1 歸檔范圍內(nèi)文件材料的接收7.3.1.1承辦部門將核對無誤的檔案移交（接收）登記表（參見附錄A圖A1）隨同歸檔文件一起向檔案部門移交。7.3.1.2檔案部門接收檔案時，要認真核對檔案移交（接收）登記表，并檢查

19、整理質量。移交清冊雙方各保留一份。7.3.2有關檔案資料的收集7.3.2.1 應接收所屬單位因產(chǎn)權變動無規(guī)定接收單位卻有保存價值的檔案。7.3.2.2 根據(jù)管理權限接收無法人資格的所屬單位的檔案。7.3.2.3 根據(jù)企業(yè)需要，收集宣傳報道本單位的新聞資料。7.3.2.4 根據(jù)研發(fā)、市場競爭等需要，收集可供分析研究的資料。7.3.2.5 根據(jù)企業(yè)歷史研究需要，向社會、離退休人員收集、征集的檔案資料。7.4 整理工作企業(yè)應按照一定原則和標準對文件材料和檔案進行整理。7.4.1文件材料整理7.4.1.1文件材料整理應遵循文件材料形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系，并符合有關標準、規(guī)范要求。7.4.1.2 文件

20、材料一般按事由結合時間或文件的重要程度排列。具有成套性特點的文件材料按項目、專業(yè)等分階段或過程排列。圖文并存的文件材料按文字在前，圖樣在后次序排列。7.4.1.3不同載體形式的文件材料應分別排列。7.4.1.4 非紙質載體應編寫時間、地點、事由、人物等文字說明。7.4.1.5 根據(jù)需要填寫相應目錄、備考表等。7.4.2檔案整理7.4.2.1企業(yè)應以本企業(yè)全部檔案為對象，依據(jù)企業(yè)管理職能，結合檔案形成特點，制定統(tǒng)一的分類方案。7.4.2.2 分類方案應保持相對穩(wěn)定性和可擴充性，同時附分類說明。分類層次不宜過多，一般為三級。7.4.2.3 根據(jù)分類方案設定類別符號?？刹捎脻h字或阿拉伯數(shù)字或英文字母

21、或拼音字母或其中兩種混合方法設定類別代號。7.4.2.4 明確全宗內(nèi)檔案排列方法。全宗內(nèi)檔案按分類方案分別集中、歸類，類內(nèi)檔案按類目條款順序依次排列。7.4.2.5根據(jù)分類方案擬定檔號編制方案。檔號應指代單一，具有唯一性。檔號可采用全宗號分類號（或項目代號或目錄號）案卷號（或件號或盤、盒、張?zhí)枺┙Y構。7.4.2.6全宗號由企業(yè)根據(jù)本企業(yè)產(chǎn)權變更情況自行設定。需向國家檔案館移交的檔案，其全宗號由該檔案館另定。企業(yè)可對所屬單位的檔案設定全宗號。7.4.2.7分類號是根據(jù)分類方案設定的類別符號。項目代號是指檔案所反映的產(chǎn)品、工程、課題、設備的代字或代號。目錄號是指檔案分類目錄號。7.4.2.8案卷號

22、是根據(jù)排列要求編制的案卷順序流水號。件號是根據(jù)排列要求編制的文件順序流水號。盤、盒、張?zhí)柺欠羌堎|載體檔案排列的順序流水號。7.4.2.9紙質檔案應與對應的非紙質載體檔案設立互見號?；ヒ娞柺欠从惩粌?nèi)容其它載體的檔案保管單位的檔號。7.4.2.10 根據(jù)需要填寫檔案盒封面、脊背。7.4.3 全宗卷全宗卷是檔案部門在管理某一全宗過程中形成的，能夠說明該全宗歷史情況的有關文件材料所組成的專門案卷。7.4.3.1 檔案部門應對企業(yè)每個全宗檔案建立全宗卷。7.4.3.2 全宗卷的主要內(nèi)容有：檔案收集工作中形成的接收、移交目錄、記錄、說明；檔案整理過程中形成的分類、檔號編制方案、說明；檔案鑒定工作中形成的

23、檔案鑒定委員會（組）名單、保管期限表、鑒定意見、銷毀檔案的請示與批復、銷毀清冊；檔案保管工作中形成的安全記錄、重點檔案的保護措施、受損檔案的搶救與修復情況；檔案統(tǒng)計工作中形成的反映檔案收進、移出情況、檔案利用情況、館藏檔案基本情況等管理臺賬；檔案利用工作中形成的全宗指南（介紹）、利用權限說明、檔案利用典型實例等；檔案信息化工作中形成的軟件說明、操作手冊、數(shù)字檔案館（室）和檔案數(shù)字化情況說明等。7.5保管工作企業(yè)應采取有效措施對檔案進行安全保管。7.5.1檔案的保管保管工作應以預防為主，防治結合，確保檔案完整與安全。7.5.1.1 檔案入庫前應去污、消毒、去酸。7.5.1.2 對一些不利于檔案保

24、管的紙制材料和字跡，應以復印或加膜等方式保護。對一些不利于檔案保護的包裝物應去除。7.5.1.3 重要檔案應考慮異地備份保存。7.5.1.4 底圖應存放在底圖柜中，不易折疊。7.5.1.5磁帶、錄音帶、錄像帶等磁性材料應存在防磁柜中。7.5.1.6 光盤、縮微膠片和底片應存放于專用的裝具內(nèi)。7.5.1.7及時補救或修復受損的檔案。7.5.2庫房管理7.5.2.1庫房管理要采取防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防高溫、防塵、防蟲等措施。區(qū)分載體控制庫房溫度和相對濕度。7.5.2.2庫房應保持衛(wèi)生清潔。堅持溫濕度登記（登記表參見附錄A圖A2）,溫、濕度應符合各類載體的保管要求。7.5.2.3 定

25、期檢查庫房設備運轉情況，及時排查隱患。7.5.2.4定期清理核對庫藏檔案,做到賬物相符。庫藏檔案發(fā)生變化時應記錄說明。7.6 鑒定工作企業(yè)應成立由主管領導、專業(yè)技術人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會（或小組），負責對文件材料價值和到期檔案的鑒定。7.6.1文件材料價值的鑒定7.6.1.1從企業(yè)、國家和社會角度判斷文件材料對現(xiàn)實和今后工作的依據(jù)、參考價值以及對歷史研究的價值。7.6.1.2參照本規(guī)范制定本企業(yè)文件材料歸檔范圍與保管期限表。（參見附錄C）7.6.1.3保管期限一般分永久、長期、短期。永久，30年以上長期，10以上至30年以下（含30年）短期，10年（含10年）以下7.6.2 到期檔

26、案的鑒定7.6.2.1 企業(yè)檔案鑒定委員會（組）應對已滿保管期限的檔案進行鑒定。其中已無保存價值的應進行審核，需繼續(xù)保存的應重新劃定保管期限。7.6.2.2 保管期滿確無保存價值的檔案應登記造冊（銷毀清冊參見附錄A圖A3），經(jīng)企業(yè)法人代表批準后進行銷毀。銷毀清冊永久保存。7.6.2.3 檔案銷毀必須實行兩人以上監(jiān)銷。7.7統(tǒng)計工作檔案部門應對檔案管理、利用、檔案人員等有關情況進行日常統(tǒng)計，并按要求填報有關報表。7.7.1 統(tǒng)計工作應做到統(tǒng)計數(shù)字準確無誤，統(tǒng)計資料按時報送，統(tǒng)計活動符合規(guī)范。7.7.2日常統(tǒng)計工作要有臺賬，主要內(nèi)容包括：檔案館藏情況統(tǒng)計；檔案利用情況統(tǒng)計；檔案人員情況統(tǒng)計；檔案設

27、施、設備情況統(tǒng)計；檔案銷毀情況統(tǒng)計等。7.7.3及時、準確地填報本企業(yè)檔案工作年報及有關統(tǒng)計報表。7.8 利用工作檔案管理部門應及時有效地提供檔案，并大力開發(fā)檔案信息資源為企業(yè)各項工作服務。7.8.1 根據(jù)保密規(guī)定和知識產(chǎn)權管理要求，設定利用者權限。超越權限的利用必須按相關規(guī)定審批。7.8.2 利用檔案應按規(guī)定登記（借閱登記表參見附錄A圖A4）。利用效果突出的應進行登記。（利用效果登記表參見附錄A圖A5）7.8.3可采用直接查閱、電話調閱、網(wǎng)上查閱等方式提供利用原件、復制件、縮微件和電子版本檔案。7.8.4編制多種檢索工具滿足利用者需要。7.8.5檔案管理部門應結合企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展需要，開發(fā)檔案

28、信息資源為企業(yè)各項工作服務。7.8.5.1 對檔案信息進行分類匯總，形成專題匯編，如規(guī)章制度匯編、專題文件匯編、榮譽證書集等。7.8.5.2 對檔案信息進行綜合整理，形成專題材料，如大事記、年鑒、組織沿革、產(chǎn)品性能比較、設備的更新?lián)Q代、市場的變化等。7.8.5.3 對檔案信息進行分析研究，形成有一定深度的編研成果，如歷年生產(chǎn)經(jīng)營指標統(tǒng)計分析、重大事故原因研究分析、企業(yè)史志等。7.8.6 舉辦檔案陳列或展覽，通過檔案展示企業(yè)業(yè)績和形象。8 檔案信息化8.1 檔案信息化的目標和原則8.1.1檔案信息化的總目標是檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息數(shù)字化，檔案利用網(wǎng)絡化。實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)各信息系統(tǒng)銜接。8

29、.1.2檔案信息化原則是堅持技術與管理并重，以技術促進管理更新，以管理統(tǒng)領技術應用。8.2 電子文件的歸檔8.2.1 企業(yè)各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像電子文件歸檔范圍應參照紙質文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體電子文件及數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫的歸檔范圍可根據(jù)需要確定。8.2.2 企業(yè)各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應與電子文件一并歸檔。8.2.3 歸檔的電子文件數(shù)據(jù)格式應易于識讀、遷移。通用電子文件格式主要有：電子文件類型推薦數(shù)據(jù)格式文本PDF、XML、TXT、RTF、CEB圖像、照片TIFF、JPEG、PDF、DWG音頻MP3、WAV視頻MPEG-

30、2、MPEG-4、AVI數(shù)據(jù)庫與光盤數(shù)據(jù)表DBF、XML圖形DXF、SVG、DWF網(wǎng)頁HTML、XML8.2.4 電子文件歸檔采用物理歸檔和邏輯歸檔兩種方式。8.2.4.1 物理歸檔是把計算機及其網(wǎng)絡上的電子文件集中傳輸至獨立的或可脫機保存的載體上后，向檔案部門移交。有網(wǎng)絡傳輸和介質傳遞兩種方式。網(wǎng)絡傳輸既可實時進行，也可定期完成。介質傳遞宜定期完成。8.2.4.2 邏輯歸檔是在計算機網(wǎng)絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)電子文件向檔案部門的移交。邏輯歸檔應實時進行，并定期進行物理歸檔。8.2.5 電子文件必須經(jīng)鑒定、整理、審核后才可以歸檔。8.2.6 加密的電子文件歸檔時應解密，必須加密歸

31、檔的電子文件應與其解密軟件和說明文件一并歸檔。8.2.7 電子文件的真實性、完整性、安全性和可識別性，歸檔前由形成部門負責，歸檔后由檔案部門負責。8.3 非電子檔案的數(shù)字化企業(yè)應根據(jù)本企業(yè)檔案保管和利用的實際需要，逐步對非電子檔案實施數(shù)字化。8.3.1 紙質檔案和照片檔案數(shù)字化的要求：掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準；采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用 TIFF(G4)格式存儲；采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲；提供網(wǎng)絡查詢的掃描圖像，也可存儲為PDF或CEB或其他格式。掃描后的圖像文件應與紙質或照片檔案檔號對應。8.

32、3.2 聲像檔案數(shù)字化的要求：音頻檔案數(shù)字化形成的電子文件格式應為MP3或WAV，視頻檔案數(shù)字化形成的電子文件格式應為MPEG或AVI。數(shù)字化生成的電子文件應與聲像檔案檔號對應。8.4 網(wǎng)絡服務與業(yè)務系統(tǒng)檔案部門應為企業(yè)各項工作提供檔案信息網(wǎng)上利用服務。8.4.1 建立庫（室）藏全部檔案的案卷級目錄數(shù)據(jù)庫，逐步建立文件級目錄數(shù)據(jù)庫。8.4.2 利用網(wǎng)絡技術，將數(shù)字化后的非電子檔案和各信息系統(tǒng)中歸檔的電子文件根據(jù)利用權限及時有效地提供利用。8.4.3 堅持涉密檔案管理系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離，非涉密檔案管理系統(tǒng)可與互聯(lián)網(wǎng)絡邏輯隔離。8.4.4檔案管理系統(tǒng)應采取身份認證、權限控制、加裝防火墻等安全保密

33、措施。8.4.5檔案管理系統(tǒng)服務器必須采取雙機備份等可靠的備份措施。8.4.6企業(yè)各業(yè)務系統(tǒng)的開發(fā)與實施應有檔案部門的參與。各業(yè)務系統(tǒng)應有生成電子文件自動歸檔功能的模塊或接口。（各業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的關系參見附錄B）8.5 檔案管理系統(tǒng)軟件的要求檔案管理系統(tǒng)軟件的配置應滿足本企業(yè)的實際工作需要，并適應本企業(yè)信息化建設發(fā)展需要。8.5.1 應具備數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、安全保密、系統(tǒng)維護等基本功能，并能輔助實體檔案管理及根據(jù)需求增擴其他相應功能。8.5.2 應與各信息系統(tǒng)之間銜接，并能接收和兼容各信息系統(tǒng)生成的電子文件。8.5.3與企業(yè)信息化建設相適應，可逐步從單機版向網(wǎng)絡版

34、發(fā)展。8.6 電子檔案的安全與保存8.6.1 電子檔案可參照紙質檔案的分類、整理。8.6.2 電子檔案應存儲到脫機載體上。8.6.3 本標準推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤、閃存等。8.6.4 脫機存儲電子檔案的載體或裝具上應貼有注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等內(nèi)容的標簽，電子檔案載體應設置成禁止寫操作的狀態(tài)。8.6.5 存儲在脫機載體上的電子檔案應一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。8.6.6 存儲在脫機載體上的電子檔案保管除應符合紙質檔案的要求外，還應符合下列條件： a）歸檔載體應作防寫處理。避免擦、劃

35、、觸摸記錄涂層。 b）單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓。 c）存放時應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。 d）環(huán)境溫度選定范圍：1720；相對濕度選定范圍：3545。8.6.7 存儲電子檔案的磁性載體每滿2年、光盤每滿4年應進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10，如發(fā)現(xiàn)問題應及時采取恢復措施。8.6.8 對磁性載體上的電子檔案，應每4年轉存一次。原載體同時保留，時間不少于4年。8.6.9 超過保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀，按照紙質檔案的有關規(guī)定執(zhí)行。對確認銷毀的電子檔案應有銷毀文件目錄存檔。9 檔案工作設施、設備配置根據(jù)檔案工作需要，配置設施、設備。9.1設施要求企業(yè)應合理配置檔案庫

36、房、閱覽室、辦公室、檔案業(yè)務和技術用房、陳列室等檔案工作用房。至少應做到庫房專用。檔案工作用房應集中設置在企業(yè)管理工作區(qū)域內(nèi)。9.1.1檔案庫房9.1.1.1檔案庫房應遠離存有易燃易爆物品等不安全的場所，不適宜設置在地下樓層或頂層。9.1.1.2 檔案庫房樓面應滿足檔案及其裝具的的承重要求2。9.1.1.3 檔案庫房符合防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防蟲、防有害氣體等有關要求，庫房照明應采用冷光源熒光燈。9.1.1.4檔案庫房面積應滿足檔案工作發(fā)展的需要,留有存儲空間。設立檔案館的庫房應滿足今后二十年檔案存儲需要。9.1.1.5檔案館建筑應符合有關標準要求。9.1.2閱覽室閱覽室是供

37、利用者查閱檔案的場所，應緊鄰辦公室和檔案庫房，環(huán)境應安靜舒適，照明良好。9.1.3辦公室辦公室應滿足檔案人員的工作、學習等需要。9.1.4 檔案業(yè)務和技術用房檔案業(yè)務和技術用房應滿足接收、整理、修復檔案的實際需要。獨立的檔案管理樓宇或檔案館，可視工作需要設立檔案接收、整理、裱糊、消毒、復印、數(shù)字化、縮微以及安全監(jiān)控等用房。9.1.5 陳列室（展覽室）陳列室（展覽室）是展示企業(yè)歷史和發(fā)展的窗口，企業(yè)可根據(jù)實際需要設立。陳列室（展覽室）應設置在適于觀覽的場所。9.2 設備要求企業(yè)應配置滿足工作需要的檔案裝具、庫房保護設備、日常管理設備。9.2.1檔案裝具9.2.1.1 檔案柜架應牢固，具有防火、防

38、盜、防塵作用。有條件的可采用密集架。9.2.1.2 磁性載體檔案宜采用防磁柜存放，其它非紙質載體檔案應保存在專用柜、架、盒中。9.2.1.3 檔案的卷盒、卷夾應采用無酸制品，其規(guī)格、式樣和質量符合國家相關標準。9.2.2庫房保護設備9.2.2.1檔案庫房應配置滅火器材、溫濕度監(jiān)控儀、防光窗簾、防盜門窗等必要的設備。9.2.2.2 根據(jù)庫房管理需要配備空調機、去濕機、加濕器等設備。9.2.2.3 獨立的檔案管理樓宇或檔案館還應配置自動報警、自動滅火、溫濕度自動調控等設備。9.2.3日常管理設備 9.2.3.1檔案整理所需要的裝訂機、打印機等設備。9.2.3.2庫房管理需要的除塵器、消毒柜、去濕機

39、、加濕機、去酸等設備。9.2.3.3檔案修復、利用需要的照相機、攝像機、復印機、閱讀機、裱糊機等設備。9.2.3.4 現(xiàn)代化管理需要的計算機、掃描儀、光盤刻錄機等設備。9.2.3.5 根據(jù)需要配備CAD繪圖儀、工程圖紙復印機、縮微機、縮微閱讀復印機。附錄A 表格式樣（資料性附錄）圖A1 檔案移交（接收）登記表圖A2 溫濕度登記表圖一：附錄A 表格式樣（資料性附錄）圖A1 檔案移交（接收）登記表圖A2 溫濕度登記表圖一：圖A3 檔案銷毀清冊圖A3 檔案銷毀清冊圖A4 借閱檔案登記表圖三圖A4 借閱檔案登記表圖三圖A5 檔案利用效果登記表附錄B 業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)關系參考架構圖圖A5 檔案利用

40、效果登記表（資料性附錄）收集整理收集整理鑒定核對統(tǒng)計移交數(shù)字化分級管理全宗級管理案卷級管理文件級管理專題管理全文索引收集子系統(tǒng)管理子系統(tǒng)利用子系統(tǒng)企業(yè)各業(yè)務系統(tǒng)電子文件數(shù)據(jù)（庫）文本視頻音頻圖形圖像動畫多媒體非電子檔案紙質照片聲像實物實現(xiàn)途徑本地局域網(wǎng)外聯(lián)網(wǎng)互聯(lián)網(wǎng)館(室)藏檔案實時管理在線登記在線統(tǒng)計在線指導在線答疑歸檔登記統(tǒng)計反饋數(shù)據(jù)分析數(shù)據(jù)挖掘過程管理接收管理利用統(tǒng)計鑒定銷毀說明： 信息流 檔案源 系統(tǒng)模塊 功能要求檔案管理系統(tǒng)訪問管理附錄C 企業(yè)文件材料歸檔范圍與保管期限參照表（資料性附錄）一、黨群管理序號基 本 范 圍保管期限1黨務工作1.1本企業(yè)黨委（總支、支部）工作計劃、總結1.1

41、.1工作規(guī)劃、總結永久1.1.2年度工作計劃、總結長期1.2本企業(yè)黨委（總支、支部）決定、決議、辦法、通知、通報等永久1.3本企業(yè)黨委（總支、支部）會及召開的工作會議、民主生活會會議記錄、紀要永久1.4本企業(yè)黨員（代表）大會文件材料1.4.1主報告、決定、決議、通報永久1.4.2發(fā)言、簡報等短期1.5本企業(yè)黨委（總支、支部）調查研究材料、專題總結報告等1.5.1重要的永久1.5.2一般的短期1.6黨委（總支、支部）評先創(chuàng)優(yōu)文件材料長期1.7黨委（總支、支部）綜合性文件材料1.7.1重要的長期1.7.2一般的短期1.8本企業(yè)黨務工作大事記永久1.9上級機關關于黨務工作的文件材料1.9.1針對本企

42、業(yè)重大問題的指示、批示文件永久1.9.2針對本企業(yè)一般性、普發(fā)性的文件短期1.10對下屬單位關于黨務工作請示的批復長期2組織工作2.1對黨員、黨員干部考察、考核、任免、政審決議、決定等永久2.2黨員入黨、轉正、延期、退黨、取消預備期資格的決議、決定及黨員名冊永久2.3本企業(yè)黨委（總支、支部）組織工作的規(guī)章制度長期2.4本企業(yè)黨群機構設置、調整、人員編制等方面決議、決定及通知長期2.5黨費收支與黨組織關系介紹信及存根長期2.6本企業(yè)黨員學習教育與整黨工作中形成的文件材料長期2.7本企業(yè)老干部工作中形成的文件材料長期2.8黨組織情況方面的統(tǒng)計報表永久3宣傳工作3.1本企業(yè)宣傳工作報告、會議記錄、調

43、研材料等長期3.2本單位編輯的簡報、出版物樣本與定稿永久3.3反映本企業(yè)活動的的報刊、廣播稿長期3.4本企業(yè)精神文明建設方面的文件材料3.4.1重要的長期3.4.2一般的短期4紀檢與監(jiān)察工作4.1紀檢與監(jiān)察工作的規(guī)定、決定、通報、通知、統(tǒng)計報表、會議記錄與紀要、請示報告及上級批復永久4.2違紀案件調查處理材料4.2.1重大案件的立案報告、調查依據(jù)、審查結論、處理意見等材料永久4.2.2一般案件的調查處理材料長期5工會工作5.1本企業(yè)工會工作計劃、總結、會議記錄、統(tǒng)計報表長期5.2本企業(yè)職工代表大會及有關會議文件5.2.1重要的永久5.2.2一般的短期5.3本企業(yè)工會制發(fā)的規(guī)章制度、決定、通知長

44、期5.4本企業(yè)民主管理、勞動競賽、表彰先進、勞保福利方面的文件材料長期5.5本企業(yè)女工工作、文體活動等方面的文件材料短期5.6本企業(yè)工會會費與財務管理材料長期6共青團工作6.1本企業(yè)共青團工作計劃、總結長期6.2本企業(yè)共青團組織情況方面的統(tǒng)計報表永久6.3本企業(yè)團代會、團委（常委、擴大）會會議文件材料6.3.1重要的永久6.3.2一般的短期6.4本企業(yè)團員及團組織管理方面的決定、通知、批復 長期6.5本企業(yè)團費收據(jù)與團組織關系介紹信及存根 長期7民間團體工作7.1專業(yè)學會、協(xié)會7.1.1重要活動的文件材料長期7.1.2一般活動的文件材料短期7.2民間組織7.2.1重要活動的文件材料長期7.2.

45、2一般活動的文件材料短期二、行政管理序號基 本 范 圍保管期限1行政事務1.1上級機關頒發(fā)的本企業(yè)應執(zhí)行的有關文件長期1.2上級領導視察本企業(yè)的題詞、指示、講話材料永久1.3本企業(yè)行政工作計劃、總結等長期1.4本企業(yè)經(jīng)理辦公會、行政辦公會會議記錄、紀要、決定等永久1.5本企業(yè)制發(fā)的行政決定、通報和簽訂的行政協(xié)議、合同長期1.6工商行政管理方面的材料長期1.7本企業(yè)的設立、關、停、并、轉及更名、啟用與廢止印模等方面的文件材料永久1.8本企業(yè)文秘、機要、保密、信訪等方面的文件材料長期1.9本企業(yè)編史修志方面的文件材料永久1.10本企業(yè)其他行政事務方面形成的材料1.10.1重要的長期1.10.2一般

46、的短期2安全保衛(wèi)工作2.1上級機關頒發(fā)的本企業(yè)應貫徹執(zhí)行的有關文件短期2.2本企業(yè)安全保衛(wèi)、民征兵工作的計劃、總結、報告、請示與批復、決定、辦法、通知、報表等長期2.3對本企業(yè)及職工在安全保衛(wèi)工作方面的獎懲材料及統(tǒng)計報表長期2.4武裝保衛(wèi)、民兵、預備役人員名單及有關機構設置、干部任免文件長期2.5法律及公證事務中形成的文件材料永久3審計工作3.1上級機關頒發(fā)的本企業(yè)應貫徹執(zhí)行的有關審計工作文件長期3.2經(jīng)審計機關批準的審計任務書永久3.3本企業(yè)審計工作會議記錄與紀要、計劃、報告、總結、決定、辦法、請示與批復等長期3.4本企業(yè)專項審計的重要通知、報告、決定、評價書（結論）、調查與證明等材料永久3

47、.5下級單位報送的審計工作文件短期4勞動人事4.1上級機關頒發(fā)的本企業(yè)應貫徹執(zhí)行的有關材料長期4.2本企業(yè)制定的勞動人事方面的規(guī)章制度、報告、決定等長期4.3本企業(yè)內(nèi)部機構設置、人員編制方面的有關文件材料永久4.4本企業(yè)干部職工的任免與招聘、升降、獎懲、考察、職稱評聘等方面的文件材料永久4.5本企業(yè)干部職工調動介紹信及存根、工資轉移證等長期4.6本企業(yè)干部職工離退休、停薪留職、剩余人員與復轉退軍人安置等有關材料長期4.7本企業(yè)勞動人事工作計劃、總結、報表及調資方案等長期4.8勞動保護、保險的方針、政策、規(guī)定、統(tǒng)計報表等永久5教育工作5.1上級機關頒發(fā)的本企業(yè)應貫徹執(zhí)行的有關文件長期5.2本企業(yè)

48、教育工作的計劃、總結短期5.3本企業(yè)制定教育工作規(guī)章制度、請示與批復、決定等長期5.4本企業(yè)教育工作統(tǒng)計報表等永久5.5本企業(yè)干部職工進修培訓名單、合同等長期6外事工作6.1上級機關關于外事工作的規(guī)定、通知等長期6.2本企業(yè)外事工作的請示與批復永久6.3本企業(yè)外事工作的來往函電、談判記錄、考察資料與報告等永久三、經(jīng)營管理序號基 本 范 圍保管期限1經(jīng)營決策1.1本企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、方針目標及管理材料長期1.2企業(yè)轉換經(jīng)營機制、各項配套制度改革實施方案、請示與批復、總結、報告等永久1.3本企業(yè)董事會、監(jiān)事會、股東會構成及變更方面的文件材料永久1.4廠務公開文件材料長期1.5廠長（經(jīng)理）責任制、任期目

49、標等長期1.6股東大會文件材料1.6.1重要的永久1.6.2一般的短期1.7董事會會議記錄、紀要、工作報告、聲明、決定、決議等永久1.8監(jiān)事會會議記錄、紀要、工作報告、聲明決定、決議等永久1.9股票、股市方面的材料長期1.10紅利分配材料長期2生產(chǎn)經(jīng)營計劃2.1生產(chǎn)經(jīng)營計劃、總結、報告及計劃調整等材料短期2.2計劃任務書或作業(yè)計劃短期2.3生產(chǎn)技術、經(jīng)濟指標完成情況分析長期3統(tǒng)計工作3.1統(tǒng)計工作制度、規(guī)定、辦法、通知長期3.2生產(chǎn)、技術、經(jīng)濟統(tǒng)計報表永久3.3企業(yè)綜合性統(tǒng)計報表及分析材料長期3.4工業(yè)普查報表永久4財務管理4.1財務管理制度、規(guī)定、辦法、通知長期4.2財務管理計劃、總結短期4

50、.3固定資產(chǎn)的新增、報廢、調撥材料長期4.4生產(chǎn)財務和成本核算永久4.5稅務方面的材料長期4.6資金管理、會計管理的材料長期4.7價格管理規(guī)定、制度長期5資產(chǎn)管理5.1本企業(yè)的房地產(chǎn)5.1.1房地產(chǎn)的權屬證明材料永久5.1.2房地產(chǎn)的租賃、使用方面材料長期5.2對外投資項目5.2.1投資規(guī)劃、決策等方面的材料永久5.2.2投資企業(yè)的董事會、股東會材料永久5.2.3投資企業(yè)的財務報告、紅利分配材料永久5.2.4股權證、轉讓協(xié)議等股權管理方面的材料永久5.3本企業(yè)的產(chǎn)權變動5.3.1產(chǎn)權變動的請示、批復方面的材料永久5.3.2清產(chǎn)核資、資產(chǎn)評估工作的文件材料永久5.3.3產(chǎn)權變動的協(xié)議、合同等永久

51、5.3.4資產(chǎn)處置方案、歸屬方面的材料永久5.3.5因產(chǎn)權變動所致職工身份變化的材料永久5.4多種經(jīng)營管理5.4.1經(jīng)營機構的工作計劃、匯報、總結、長期5.4.2內(nèi)部承包章程、合同、協(xié)議長期5.4.2經(jīng)濟核算材料永久6物資管理6.1物資分配計劃、記錄短期6.2重要物資采購與保管合同、協(xié)議、來往函件、總結永久6.3倉庫管理規(guī)章制度、臺帳、統(tǒng)計報表長期7產(chǎn)品銷售7.1營銷組織管理、網(wǎng)絡建設材料長期7.2產(chǎn)品銷售計劃、總結、會議記錄與紀要長期7.3銷售合同、協(xié)議、函件長期7.4訂貨會、市場分析和用戶調查材料長期7.5廣告宣傳材料長期7.6售后服務材料短期7.7統(tǒng)計報表永久7.8商務合同正本及其補充件

52、長期7.9客戶資信調查材料長期8信用管理8.1企業(yè)標識、商標標識方面的材料永久8.2企業(yè)認證、達標等活動的呈報、審批材料、合格證、資格證書等永久8.3企業(yè)形象宣傳文件材料長期8.4專利、商標和其它知識產(chǎn)權方面的申報、證明及管理方面材料永久8.5企業(yè)獲得的資質、信譽方面的證書及其它獎勵永久四、生產(chǎn)技術管理序號基本范圍保管期限1生 產(chǎn) 調 度11生產(chǎn)調度工作計劃、總結、報告短期12生產(chǎn)作業(yè)計劃的編制、執(zhí)行及調度工作情況短期13生產(chǎn)調度會議記錄長期14生產(chǎn)調度的職責、制度、規(guī)程永久15生產(chǎn)活動綜合分析短期2質 量 管 理21質量管理計劃、措施、總結短期22質量管理制度、辦法、規(guī)定、條例長期23產(chǎn)品質

53、量檢測、化驗、試驗材料長期24質量異議處理、事故分析及處理材料，質量檢查、評比材料長期3能 源 管 理31能源管理的規(guī)定、計劃、總結、請示、批復長期32能源消耗定額管理材料短期33節(jié)能工作方案、措施、總結短期34統(tǒng)計報表長期4安 全 生 產(chǎn)41安全技術管理規(guī)定、通報、總結、會議紀要等長期42事故報告、調查分析及處理材料長期43安全教育、安全生產(chǎn)競賽活動的材料短期44統(tǒng)計報表永久5科 技 管 理51科技發(fā)展規(guī)劃、計劃、總結，科技工作規(guī)定等長期52技術革新和合理化建議文件材料短期53現(xiàn)代化管理文件材料長期54學術論文、考察報告、專題總結長期55統(tǒng)計報表長期6環(huán) 境 保 護61環(huán)境保護規(guī)劃、計劃、總

54、結長期62環(huán)境保護制度、通知長期63環(huán)保調查、監(jiān)測、分析材料長期64環(huán)境污染防治措施、總結、報告長期65統(tǒng)計報表65.1年度以上的統(tǒng)計報表永久65.2半年、季度、月的統(tǒng)計報表短期7計 量 工 作71計量工作規(guī)劃、計劃、總結短期72計量工作管理規(guī)定長期73計量設備、儀器、器具資料及定期檢查記錄短期74計量管理工作方面的材料短期75統(tǒng)計報表75.1年度以上的統(tǒng)計報表永久75.2半年、季度、月的統(tǒng)計報表短期8標 準 化 工 作81標準化管理的規(guī)劃、制度、辦法、規(guī)定長期82標準化管理計劃、總結短期83生產(chǎn)技術規(guī)范永久84本單位技術標準永久85本單位工作標準永久86本單位管理標準永久9檔 案 和 信 息

55、 工 作91檔案工作計劃、總結短期92檔案工作的規(guī)劃、規(guī)定等長期93檔案移交清單、銷毀清冊永久94檔案利用、開發(fā)成果材料長期95信息工作計劃、總結短期96信息管理工作的通知、規(guī)定等長期97有關科技信息長期98圖書、資料工作材料短期99統(tǒng)計報表永久五、產(chǎn)品序號基 本 范 圍保管期限1計劃決策階段1.1調查研究1.1.1市場調查、技術調查、考察、預測報告、調研綜合報告短期 1.1.2技術、經(jīng)濟可行性研究報告長期1.2決策1.2.1發(fā)展建議書、技術建議書、協(xié)議書、委托書、合同永久1.2.2專題分析報告、專題會議紀要長期1.2.3研制計劃、方案、方案論證報告長期2設計階段2.1產(chǎn)品研究、設計計劃長期2

56、.2技術、經(jīng)濟初步評價長期2.3研究試驗大綱、試驗報告長期2.4產(chǎn)品設計標準永久2.5技術設計說明書長期2.6產(chǎn)品設計圖樣長期2.7專題技術請示報告長期2.8設計評審報告長期3試制階段3.1試制3.1.1試制計劃、方案、規(guī)程、報告永久3.1.2工藝研究報告、工藝總體方案論證永久3.1.3試制工藝流程、工藝標準長期3.1.4試制工藝文件和工藝裝備文件長期3.1.5工藝評審報告長期3.1.6試制運行記錄、化驗記錄長期3.1.7試制過程紀要長期3.1.8原材料與半成品、成品檢驗方法批準書長期3.1.9理化分析報告、化學配方、化學反應式、計算公式長期3.1.技術標準協(xié)議、試制質量分析報告長期3.1.專

57、題會議記錄、紀要、決議及合理化建議長期3.1.重大故障分析和排除措施報告長期3.1.試制總結報告永久3.2試驗3.2.1試驗計劃、方案、規(guī)程永久3.2.2試驗所需儀器與設備清單長期3.2.3試驗分項目記錄長期3.2.4試驗原始數(shù)據(jù)與材料永久3.2.5試驗分析報告長期3.2.6試驗分項小結短期3.2.7試驗總結報告永久3.3鑒定3.3.1鑒定申請報告及批復永久3.3.2試制、試驗鑒定大綱永久3.3.3成套設計文件長期3.3.4標準化審查報告長期3.3.5可靠性試驗情況報告長期3.3.6產(chǎn)品質量和技術經(jīng)濟分析報告短期3.3.7技術鑒定材料（申請批復、評價材料、會議紀要）永久3.3.8設計定型報告、

58、證書永久3.3.9試用或試運行報告長期3.3.鑒定驗收書永久4生產(chǎn)階段4.1小批生產(chǎn)4.1.1小批生產(chǎn)方案、計劃短期4.1.2小批生產(chǎn)工序工程能力分析報告長期4.1.3關健件、重要件、關健工序的質量控制及檢測報告長期4.1.4原料鑒定卡片、配用設計表長期4.1.5歷次更改與補充的設計及工藝文件和更改通知單長期4.1.6小批生產(chǎn)總結報告、小批生產(chǎn)鑒定書永久4.1.7產(chǎn)品設計評審報告長期4.1.8產(chǎn)品研制完成報告長期4.1.9產(chǎn)品許可證、合格證、使用說明書、裝箱單、產(chǎn)品介紹、樣本長期4.2批量生產(chǎn)4.2.1申請正式投產(chǎn)報告、批復、通知永久4.2.2生產(chǎn)技術規(guī)程、操作規(guī)程、安全生產(chǎn)規(guī)程、產(chǎn)品檢驗規(guī)范

59、永久4.2.3技術標準（國際、國家、部、企、內(nèi)標）永久4.2.4企業(yè)標準編制說明、審批書及修改、修訂的通知永久4.2.5生產(chǎn)定型（結構、配方）設計文件永久4.2.6工藝文件長期4.2.6。1工藝方案（工藝設計表與設計卡、配方卡）4.2.6。2工藝規(guī)程（工藝流程卡、工藝卡、工序卡、調整卡、技術檢查卡、毛坯圖、工藝守則）4.2.6。3管理用工藝文件（路線圖、明細表、主要材料工藝消耗定額、工時定額匯總表、工藝總結、工藝文件總目錄）4.2.7工藝作業(yè)指導書、工藝說明書長期4.2.8工藝裝備文件、圖樣（刃具、夾具、量具、模具圖）、說明書長期4.2.9產(chǎn)品改進與更新建議書、合理化建議、QC成果長期4.2.

60、10產(chǎn)品質量技術攻關會議記錄、紀要和成果長期4.2.11重大質量事故分析、質量異議處理結果長期4.2.12各種操作記錄、產(chǎn)品檢驗報告單長期4.2.13產(chǎn)品特性重要度分級長期4.2.14技術條件長期4.2.15明細表、匯總表、產(chǎn)品目錄長期4.2.16專利登記表、專利證書等材料永久4.2.17商標注冊材料永久5評優(yōu)階段5.1創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃和措施長期5.2創(chuàng)優(yōu)工藝操作規(guī)程長期5.3國內(nèi)外對比材料短期5.4上級檢(抽)查結果和理化分析報告長期5.5主要用戶評價短期5.6創(chuàng)優(yōu)申請、審批表長期5.7優(yōu)質產(chǎn)品評定書永久5.8獲獎獎章、獎狀、證書永久6認證階段6.1認證申請書、信函長期6.2跟綜服務材料長期6.3認