長篇排版技巧課件

1、長篇文檔排版技巧ning長篇文檔排版技巧ning第一部分 WORD操作中的一些技巧 學(xué)習(xí)目標(biāo) 新課講授 本章小結(jié)本章習(xí)題返回主要內(nèi)容2計算機網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ) 杜煜第一部分 WORD操作中的一些技巧 學(xué)習(xí)目標(biāo) 新課講授 本章1、去掉表格和格式 從“編輯”菜單中單擊“全選”，然后單擊“剪切”，再單擊“選擇性粘貼”。在打開的的“選擇性粘貼”對話框中選擇“形式”為“無格式文本”，確定。這樣表格和各種格式都沒了，手動換行符也變成了回車符（段落標(biāo)記）。 從“文件”菜單中選擇“另存為”，把文檔保存為純文本文件，再用Word打開，效果和上面的方法完全一樣。 一、如何刪除word中多余的空格和空行3計算機網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ) 杜煜

2、1、去掉表格和格式 一、如何刪除word中多余的空格和空行32、刪除空格 從“編輯”菜單中打開“替換”對話框。把光標(biāo)定位到“查找內(nèi)容”文本框中，按一下空格鍵輸入一個空格（默認(rèn)情況下是半角空格），“替換為”文本框中什么都不填。單擊“全部替換”，Word將刪除所有的空格。 打開中文輸入法，按Shift+空格鍵，切換到全角狀態(tài)，然后按空格鍵在“查找內(nèi)容”框里輸入一全角空格，“替換為”為空，再按“全部替換”，所有的全角空格也都刪除了。 單擊對話框中的“高級”按鈕，然后單擊“特殊字符”，選擇“制表符”，在“查找內(nèi)容”框中會出現(xiàn)“t”（當(dāng)然也可以手工輸入），“替換為”為空，再單擊“全部替換”，制表符空格也

3、都沒了。 一、如何刪除word中多余的空格和空行4計算機網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ) 杜煜2、刪除空格 一、如何刪除word中多余的空格和空行4計算機3、刪除空段 在“查找和替換”對話框的“高級”模式下，兩次單擊“特殊字符”中的“段落標(biāo)記”，“查找內(nèi)容”框中將出現(xiàn)兩個“p”（也可以手工輸入pp），再把光標(biāo)定位到“替換為”框中，單擊“段落標(biāo)記”輸入一個“p”，再單擊“全部替換”，文檔中所有的空段全部消失。 一、如何刪除word中多余的空格和空行5計算機網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ) 杜煜3、刪除空段 一、如何刪除word中多余的空格和空行5計算機1、合并表格只要把鼠標(biāo)定位于兩個表格中間的空行，按下“Delete”鍵將空行刪除，那么這兩個

4、表格就會自動合并成一個。2、拆分表格 把鼠標(biāo)定位于要成為第二個表格首行的那一行，然后點擊菜單命令“表格/拆分表格”就可以了。 或在定位鼠標(biāo)之后，按下“Ctrl+Shift+Enter”快捷鍵，立刻可以把表格一分為二。如果您希望分出來的第二個表格放到下一頁中單獨顯示，那么只需按下“Ctrl+Enter”快捷鍵就行了。二、拆分和合并表格6計算機網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ) 杜煜1、合并表格二、拆分和合并表格6計算機網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ) 杜煜三、移動指定行 1、移動指定行 表格中若某一行的位置需要上調(diào)幾行或下移幾行，那么我們應(yīng)該如何處理呢？將鼠標(biāo)定位于要移動的行中任一單元格，然后在按下“Shift+Alt”鍵的同時，再按下小鍵盤上

5、的向上的方向鍵“” ，鼠標(biāo)所在的行及其內(nèi)容就會自動上移，按下“”則下移，移到合適的位置松手即可。 如果要移動的是多行，那么先選中要移動的行，然后再按下“Shift+Alt”和向上（向下）方向鍵就可以了。此外，若一直按下去，那么這些指定的行可以移出表格，成為一個新的表格。7計算機網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ) 杜煜三、移動指定行 1、移動指定行 7計算機網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ) 杜煜將圖插入文檔中后，選中新插入的圖，單擊右鍵，在快捷菜單中選擇“題注”，新建一個標(biāo)簽“圖1-”，編號格式為阿拉伯?dāng)?shù)字（如果不是點擊“編號”修改），位置為所選項目下方，單擊“確定”后Word就插入了一個文本框在圖的下方，并插入標(biāo)簽文字和序號，此時可以在序號后

6、鍵入說明，比如“形態(tài)學(xué)膨脹運算示例”，還可以移動文本框的位置，改動文字的對齊方式等。再次插入圖時題注的添加方法相同，不同的是不用新建標(biāo)簽了，直接選擇就可以了。Word會自動按圖在文檔中出現(xiàn)的順序進行編號。 四、圖表的自動編號 8計算機網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ) 杜煜將圖插入文檔中后，選中新插入的圖，單擊右鍵，在快捷菜單中選擇若在文檔中多次引用這些編號時，比如“如圖11所示”，插入題注之后，選中題注中的文字“圖11”，在“插入”菜單選“書簽”，鍵入書簽名，點“添加”。這樣就把題注文字“圖11”做成了一個書簽。在需要引用它的地方，將光標(biāo)放在插入的地方（上例中是“如”字的后面），在“插入”菜單選“交叉引用”，彈出對話

7、框中引用類型選“書簽”，“引用內(nèi)容”為“書簽文字”，選擇剛才鍵入的書簽名后點“插入”，Word就將文字“圖11”插入到光標(biāo)所在的地方。在其他地方需要再次引用時直接插入相應(yīng)書簽的交叉引用就可以了，不用再做書簽。在需要引用圖片的地方，點 插入/引用/交叉引用，“引用類型”選擇“圖1-”,“引用內(nèi)容”選擇“只有標(biāo)簽和編號”即可。 四、圖表的自動編號9計算機網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ) 杜煜若在文檔中多次引用這些編號時，比如“如圖11所示”，插入題題注中新建標(biāo)簽時，Word會自動在標(biāo)簽文字和序號之間加一個空格，看起來不那么舒服，可以在插入題注后將空格刪除，然后再將文字做成書簽。書簽名最好用圖（表、公式）的說明文字，盡量做

8、到見名知“圖”。圖（表、公式）的編號改變時，文檔中的引用有時不會自動更新，可以鼠標(biāo)右擊引用文字，選擇格式相似文本，在彈出的菜單中選“更新域”。關(guān)閉文檔再打開Word會更新所有的域。 或ctrl+a，全選，然后點F9即可自動更新域。；四、圖表的自動編號10計算機網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ) 杜煜題注中新建標(biāo)簽時，Word會自動在標(biāo)簽文字和序號之間加一個空第二部分 制作WORD文檔步驟 學(xué)習(xí)目標(biāo) 新課講授 本章小結(jié)本章習(xí)題返回主要內(nèi)容11計算機網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ) 杜煜第二部分 制作WORD文檔步驟 學(xué)習(xí)目標(biāo) 新課講授 本章小結(jié)單面打印的簡單報告報告格式要求： A4紙；要有封面和目錄；單面打??；除封面和目錄外，每頁的頁眉是報告的

9、題目；頁碼一律在頁面底端的右側(cè)，封面和目錄沒有頁碼，目錄之后為第1頁。12計算機網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ) 杜煜單面打印的簡單報告報告格式要求： A4紙；要有封面和目錄；單制作步驟1、設(shè)置紙張和文檔網(wǎng)格 寫文章前，不要上來就急于動筆，先要找好合適大小的“紙”，這個“紙”就是Word中的頁面設(shè)置。2、設(shè)置樣式 樣式是什么？簡單地說，樣式就是格式的集合。通常所說的“格式”往往指單一的格式，例如，“字體”格式、“字號”格式等。每次設(shè)置格式，都需要選擇某一種格式，如果文字的格式比較復(fù)雜，就需要多次進行不同的格式設(shè)置。而樣式作為格式的集合，它可以包含幾乎所有的格式，設(shè)置時只需選擇一下某個樣式，就能把其中包含的各種格式一次

10、性設(shè)置到文字和段落上。 13計算機網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ) 杜煜制作步驟1、設(shè)置紙張和文檔網(wǎng)格13計算機網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ) 杜煜如何設(shè)置樣式從菜單選擇【格式】|【樣式和格式】命令，在右側(cè)的任務(wù)窗格中即可設(shè)置或應(yīng)用格式或樣式，注意任務(wù)窗格底端的“顯示”中的內(nèi)容?！帮@示”為“有效格式”，則其中的內(nèi)容即有格式，又有樣式。例如，“加粗”為格式，“標(biāo)題1”為樣式，“標(biāo)題1+居中”為樣式和格式的混合格式。對于初學(xué)者來說，很容易混淆。為了清晰地理解樣式的概念，可在 “顯示”下拉列表中選擇“有效樣式”，將只會顯示文檔中正在使用及默認(rèn)的樣式。14計算機網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ) 杜煜如何設(shè)置樣式從菜單選擇【格式】|【樣式和格式】命令，在右側(cè)的注意：“正文

11、”樣式是文檔中的默認(rèn)樣式，新建的文檔中的文字通常都采用“正文”樣式。很多其他的樣式都是在“正文”樣式的基礎(chǔ)上經(jīng)過格式改變而設(shè)置出來的，因此“正文”樣式是Word中的最基礎(chǔ)的樣式，不要輕易修改它，一旦它被改變，將會影響所有基于“正文”樣式的其他樣式的格式。15計算機網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ) 杜煜注意：“正文”樣式是文檔中的默認(rèn)樣式，新建的文檔中的文字通常規(guī)劃一下文章中可能用到的樣式 對于文章中的每一部分或章節(jié)的大標(biāo)題，采用“標(biāo)題1”樣式，章節(jié)中的小標(biāo)題，按層次分別采用“標(biāo)題2”“標(biāo)題4”樣式。文章中的說明文字，采用“正文首行縮進2”樣式。文章中的圖和圖號說明，采用“注釋標(biāo)題”樣式。16計算機網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ) 杜煜規(guī)劃一

12、下文章中可能用到的樣式 對于文章中的每一部分或章節(jié)的大錄入文字 首先，錄入文章第一部分的大標(biāo)題，然后選中文字，從菜單選擇【格式】|【字體】和 【格式】|【段落】命令進行設(shè)置，再從任務(wù)窗格中單擊“標(biāo)題1”樣式下拉菜單，選擇更新以匹配選擇。這樣標(biāo)題1樣式設(shè)置好了。用同樣的方法，即可一邊錄入文字，一邊設(shè)置該部分文字所用的樣式。當(dāng)所需樣式都被選擇過一次之后，可顯示“有效樣式”，這樣不會顯示無用的其他樣式。在錄入和排版過程中，可能會經(jīng)常在鍵盤和鼠標(biāo)之間切換，這樣會影響速度。對樣式設(shè)置快捷鍵，就能避免頻繁使用鼠標(biāo)，提高錄入和排版速度。將鼠標(biāo)指針移動到任務(wù)窗格中的“標(biāo)題1”樣式右側(cè)，單擊下拉箭頭，單擊【修改

13、】命令。顯示“修改樣式”對話框 ，單擊【格式】按鈕，選擇【快捷鍵】命令，此時在鍵盤上按下希望設(shè)置的快捷鍵，注意不要在其中輸入快捷鍵，而應(yīng)該按下快捷鍵。單擊【指定】按鈕，快捷鍵即可生效。 17計算機網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ) 杜煜錄入文字 首先，錄入文章第一部分的大標(biāo)題，然后選中文字，從菜修改樣式文檔中的內(nèi)容采用系統(tǒng)預(yù)設(shè)的樣式后，格式可能不能完全符合實際需要。例如，“標(biāo)題1”樣式的字號太大，希望采用小一點的字號，這時可以修改樣式。將鼠標(biāo)指針移動到任務(wù)窗格中的“標(biāo)題1”樣式右側(cè)，單擊下拉箭頭，單擊【修改】命令。顯示“修改樣式”對話框，如圖9所示。選中“自動更新”選項，單擊【確定】按鈕完成設(shè)置。這樣，當(dāng)應(yīng)用了“標(biāo)題1

14、”樣式的文字和段落的格式發(fā)生改變時，就會自動更改“標(biāo)題1”樣式的格式。選中采用了“標(biāo)題1”樣式的某段文字，然后利用“格式”工具欄設(shè)置字號和居中對齊。注意文章中所有采用“標(biāo)題1”樣式的文字和段落都會一起隨之改變格式，不用再像以前那樣用格式刷一一改變其他位置的文字的格式。因此，使用樣式帶來的好處之一是大大提高了格式修改的效率。 18計算機網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ) 杜煜修改樣式文檔中的內(nèi)容采用系統(tǒng)預(yù)設(shè)的樣式后，格式可能不能完全符3、查看和修改文章的層次結(jié)構(gòu)文章比較長，定位會比較麻煩。采用樣式之后，由于“標(biāo)題1”“標(biāo)題9”樣式具有級別，就能方便地進行層次結(jié)構(gòu)的查看和定位。從菜單選擇【視圖】|【文檔結(jié)構(gòu)圖】命令，可在文

15、檔左側(cè)顯示文檔的層次結(jié)構(gòu)。若在其中的標(biāo)題上單擊，就可快速定位到相應(yīng)位置。 再次從菜單選擇【視圖】|【文檔結(jié)構(gòu)圖】命令，即可取消文檔結(jié)構(gòu)圖。19計算機網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ) 杜煜3、查看和修改文章的層次結(jié)構(gòu)文章比較長，定位會比較麻煩。采用內(nèi)容調(diào)整如果文章中有大塊區(qū)域的內(nèi)容需要調(diào)整位置，以前的做法通常是剪切后再粘貼。當(dāng)區(qū)域移動距離較遠(yuǎn)時，同樣不容易找到位置。從菜單選擇【視圖】|【大綱】命令，進入大綱視圖。文檔頂端會顯示“大綱”工具欄。在“大綱”工具欄中選擇“顯示級別”下拉列表中的某個級別，例如“顯示級別3”，則文檔中會顯示從級別1到級別3的標(biāo)題。如果要將“xx”部分的內(nèi)容移動到“xx”之后，可將鼠標(biāo)指針移動到“

16、xx”前的十字標(biāo)記處，按住鼠標(biāo)拖動內(nèi)容至“xx”下方，即可快速調(diào)整該部分區(qū)域的位置。這樣不僅將標(biāo)題移動了位置，也會將其中的文字內(nèi)容一起移動。從菜單選擇【視圖】|【頁面】命令，即可返回到常用的頁面視圖編輯狀態(tài)。20計算機網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ) 杜煜內(nèi)容調(diào)整如果文章中有大塊區(qū)域的內(nèi)容需要調(diào)整位置，以前的做法通4、對文章的不同部分分節(jié) 文章的不同部分通常會另起一頁開始，很多人習(xí)慣用加入多個空行的方法使新的部分另起一頁，這是一種錯誤的做法，會導(dǎo)致修改時的重復(fù)排版，降低工作效率。另一種做法是插入分頁符分頁，如果希望采用不同的頁眉和頁腳，這種做法就無法實現(xiàn)了。 正確的做法是插入分節(jié)符，將不同的部分分成不同的節(jié)，這樣就能

17、分別針對不同的節(jié)進行設(shè)置。 21計算機網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ) 杜煜4、對文章的不同部分分節(jié) 文章的不同部分通常會另起一頁開始，取消分節(jié)如果要取消分節(jié)，只需刪除分節(jié)符即可。分節(jié)符是不可打印字符，默認(rèn)情況下在文檔中不顯示。在工具欄單擊“顯示/隱藏編輯標(biāo)記”按鈕，即可查看隱藏的編輯標(biāo)記。在段落標(biāo)記和分節(jié)符之間單擊，按【Delete】鍵即可刪除分節(jié)符，并使分節(jié)符前后的兩節(jié)合并為一節(jié)。 22計算機網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ) 杜煜取消分節(jié)如果要取消分節(jié)，只需刪除分節(jié)符即可。分節(jié)符是不可打印插入同一頁眉設(shè)置頁眉和頁腳時，最好從文章最前面開始，這樣不容易混亂。按【Ctrl】+【Home】快捷鍵快速定位到文檔開始處，從菜單選擇【視圖】|【頁眉

18、和頁腳】命令，進入“頁眉和頁腳”編輯狀態(tài)。注意在頁眉的左上角顯示有“頁眉 第1節(jié) ”的提示文字，表明當(dāng)前是對第1節(jié)設(shè)置頁眉。由于第1節(jié)是封面，不需要設(shè)置頁眉，因此可在“頁眉和頁腳”工具欄中單擊“顯示下一項”按鈕，顯示并設(shè)置下一節(jié)的頁眉。 第2節(jié)是目錄的頁眉，同樣不需要填寫任何內(nèi)容，因此繼續(xù)單擊“顯示下一項”按鈕。 第3節(jié)的頁眉注意頁眉的右上角顯示有“與上一節(jié)相同”提示，表示第3節(jié)的頁眉與第2節(jié)一樣。如果現(xiàn)在在頁眉區(qū)域輸入文字，則此文字將會出現(xiàn)在所有節(jié)的頁眉中，因此不要急于設(shè)置。23計算機網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ) 杜煜插入同一頁眉設(shè)置頁眉和頁腳時，最好從文章最前面開始，這樣不容插入同一頁眉在“頁眉和頁腳”工具欄

19、中有一個“同前”按鈕 ，默認(rèn)情況下它處于按下狀態(tài)，單擊此按鈕，取消“同前”設(shè)置，這時頁眉右上角的“與上一節(jié)相同”提示消失，表明當(dāng)前節(jié)的頁眉與前一節(jié)不同。 此時再在頁眉中輸入文字，后面的其他節(jié)無需再設(shè)置頁眉，因為后面節(jié)的頁眉默認(rèn)為“同前”，即與第3節(jié)相同。在“頁眉和頁腳”工具欄中單擊【關(guān)閉】按鈕，退出頁眉編輯狀態(tài)。 用打印預(yù)覽可以查看各頁頁眉的設(shè)置情況，其中封面和目錄沒有頁眉，目錄之后才會在每頁顯示頁眉。 24計算機網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ) 杜煜插入同一頁眉在“頁眉和頁腳”工具欄中有一個“同前”按鈕 ，默6、在指定位置添加頁碼 通常很多人習(xí)慣從菜單選擇【插入】|【頁碼】命令插入頁碼，這樣得到的頁碼，將會在封面和

20、目錄處都添加頁碼。而現(xiàn)在希望封面和目錄沒有頁碼，從目錄之后的內(nèi)容再添加頁碼，并且頁碼要從1開始編號。這同樣要得益于分節(jié)的設(shè)置。 按【Ctrl】+【Home】快捷鍵快速定位到文檔開始處，從菜單選擇【視圖】|【頁眉和頁腳】命令，進入“頁眉和頁腳”編輯狀態(tài)，如圖18所示。 在“頁眉和頁腳”工具欄中單擊“在頁眉和頁腳間切換”按鈕，顯示頁腳區(qū)域。 25計算機網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ) 杜煜6、在指定位置添加頁碼 通常很多人習(xí)慣從菜單選擇【插入】|【注意在頁腳的左上角顯示有“頁腳 第1節(jié) ”的提示文字，表明當(dāng)前是對第1節(jié)設(shè)置頁腳。由于第1節(jié)是封面，不需要在頁腳區(qū)域添加頁碼，因此可在“頁眉和頁腳”工具欄中單擊“顯示下一項”按鈕 ，顯示并設(shè)置下一節(jié)的頁腳。 第2節(jié)是目錄的頁腳，同樣不需要添加任何內(nèi)容，因此繼續(xù)單擊“顯示下一項”按鈕。第3節(jié)的頁腳注意頁腳的右上角顯示有“與上一節(jié)相同”提示，表示第3節(jié)的頁腳與第2節(jié)一樣。如果現(xiàn)在在