TS16949-記錄控制程序

1、XX公司程 序 文 件 版本：A CP.02記錄控制程序 修訂: 第0次 Page PAGE 9 of NUMPAGES 9Versionn 版版 次Update 修修 訂Page頁(yè)碼Update/Modiffy Reaason 制訂訂/修訂原因因Author 修訂者者Date 日 期 Compille 編制Dept. 部門(mén)： Check 審核核Dept.部門(mén)：Approvee 批批準(zhǔn)Dept.部門(mén)：Name 姓名：Name 姓名：Name 姓名：Date 日日期：Date日期：Date日期：Co-Signnaturee 會(huì)簽Dept.部門(mén)：Name姓名：Date日期：責(zé)任部門(mén)/人員員活動(dòng)/過(guò)

2、程文件/相關(guān)程序序記錄文控中心記錄開(kāi)始責(zé)任人記錄責(zé)任人記錄表單責(zé)任人是否需更改/評(píng)評(píng)審責(zé)任人審批文件資料管理員登 錄收回或作廢收回或作廢資料管理員文件銷毀申請(qǐng) /審批單單資料管理員發(fā) 放1.目的對(duì)記錄進(jìn)行控制制和管理，為為提供符合規(guī)規(guī)定要求和體體系有效運(yùn)行行提供客觀證證據(jù)，并為實(shí)實(shí)現(xiàn)追溯提供供依據(jù)。2.范圍適用于以任何媒媒體記載的與與體系有關(guān)的的所有記錄，包包括供應(yīng)商的的記錄、也包包括顧客規(guī)定定的記錄。3.職責(zé)3.1管理者代代表負(fù)責(zé)記錄錄表單的編制制、審核和實(shí)實(shí)施并對(duì)記錄錄的填寫(xiě)、保保管和處理進(jìn)進(jìn)行檢查和指指導(dǎo)。3.2各部門(mén)負(fù)負(fù)責(zé)本部門(mén)記記錄的日常裝裝訂、保管和和處理。3.3文控中心心負(fù)責(zé)本程

3、序序的統(tǒng)一管理理。4.工作程序4.1記錄包括括以下的內(nèi)容容，但不僅限限于以下內(nèi)容容： a.管理理評(píng)審記錄 b.產(chǎn)品品要求的評(píng)審審記錄 c.合同同評(píng)審的證明明 d.檢驗(yàn)驗(yàn)與試驗(yàn)的證證明 e.產(chǎn)品品認(rèn)可/過(guò)程程認(rèn)可 f.人員員教育、培訓(xùn)訓(xùn)、技能和經(jīng)經(jīng)驗(yàn)的記錄 g.能力力證明（人/機(jī)器包括模模具/組織的的能力）h.審核（體系系、過(guò)程、產(chǎn)產(chǎn)品審核）i.材料檢驗(yàn)j.校準(zhǔn)記錄k.控制圖l.預(yù)防性維護(hù)護(hù)保養(yǎng)記錄m.糾正預(yù)防實(shí)實(shí)施的記錄n.質(zhì)量成本的的證明o.供應(yīng)商評(píng)價(jià)價(jià)記錄p.質(zhì)量損失的的證明q.索賠r.當(dāng)有追溯要要求時(shí)產(chǎn)品標(biāo)標(biāo)識(shí)的記錄s.顧客財(cái)產(chǎn)異異常記錄t.不合格記錄錄所有的上述所列列內(nèi)容都要經(jīng)經(jīng)部門(mén)主

4、管的的批準(zhǔn)。4.2記錄表單單的增改和取取消：4.2.1根據(jù)據(jù)顧客要求和和本組織自身身的體系要求求，各部門(mén)主主管有權(quán)向管管理者代表提提出記錄表單單的增刪和改改編的意見(jiàn)和和建議。4.2.2管理理者代表對(duì)提提議進(jìn)行審核核，對(duì)認(rèn)為合合理可行的，對(duì)對(duì)表單完善后后進(jìn)行一段時(shí)時(shí)間的效果觀觀察。對(duì)不合合理的不予采采納或做出原原有表單取消消的決定。但但是對(duì)于顧客客要求的如果果認(rèn)為不合理理應(yīng)及時(shí)與顧顧客協(xié)商解決決。4.2.3根據(jù)據(jù)試行結(jié)果，試試行效果好的的由管理者代代表納入正式式表單給予推推行實(shí)施，如如果效果不佳佳的重新提交交管理者代表表審核。4.2.4管理理者代表應(yīng)對(duì)對(duì)所有的記錄錄表單進(jìn)行標(biāo)標(biāo)識(shí)分類，并并由文件

5、管理理中心登記于于受控表單單清單；4.2.5新表表單在實(shí)施推推行前，管理理者代表必須須對(duì)使用者講講解記錄填寫(xiě)寫(xiě)方式和記錄錄的意義，對(duì)對(duì)于重要的對(duì)對(duì)外提供的表表單還應(yīng)編制制表單填寫(xiě)指指南或發(fā)放填填寫(xiě)范例。4.3記錄的填填寫(xiě)、查閱、借借閱4.3.1各部部門(mén)在填寫(xiě)記記錄時(shí)必須按按規(guī)定填寫(xiě)，字字跡清晰、內(nèi)內(nèi)容完整、反反映實(shí)際。不不能用鉛筆書(shū)書(shū)寫(xiě)。4.3.2已存存檔的記錄，根根據(jù)文件控控制程序和和本程序規(guī)定定辦理、查閱閱借閱手續(xù)。4.3.3未存存檔的記錄，組組織人員可在在有關(guān)部門(mén)借借閱相關(guān)記錄錄。4.3.4對(duì)于于需要查閱、借借閱的記錄，需需要得到部門(mén)門(mén)主管的同意意以確保保密密工作。4.4記錄的標(biāo)標(biāo)識(shí)、貯

6、存、保保護(hù)和檢索4.4.1各部部門(mén)對(duì)各項(xiàng)活活動(dòng)所涉及的的記錄應(yīng)每日日進(jìn)行收集整整理，將記錄錄裝訂、登記記、歸檔、并并妥善保管。每每月各部門(mén)主主管必須對(duì)所所有的記錄進(jìn)進(jìn)行分析，并并將分析結(jié)果果分發(fā)給相關(guān)關(guān)部門(mén)。4.4.2各部部門(mén)每季度應(yīng)應(yīng)該歸檔的記記錄匯總到文文控中心。各各部門(mén)在歸檔檔時(shí)，記錄應(yīng)應(yīng)采取以能跟跟有關(guān)的產(chǎn)品品和工序相對(duì)對(duì)接的方式進(jìn)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，以以能對(duì)記錄進(jìn)進(jìn)行快速檢索索。文控中心心需要按部門(mén)門(mén)按月份對(duì)記記錄進(jìn)行標(biāo)識(shí)識(shí)，并制定記記錄總覽表，以以利于檢索。4.4.3對(duì)于于產(chǎn)品生產(chǎn)件件批準(zhǔn)文件和和對(duì)外提供的的記錄（報(bào)告告）由文控中中心按零件編編號(hào)存檔在一一起，生產(chǎn)現(xiàn)現(xiàn)場(chǎng)記錄由各各部門(mén)自行保保

7、管。4.4.4記錄錄存放地點(diǎn)應(yīng)應(yīng)干燥、通風(fēng)風(fēng)、便于存取取。文控中心心的保管環(huán)境境必須注意以以下幾點(diǎn)：a)防水、防火火；b)存儲(chǔ)介質(zhì)（卷卷宗、縮微膠膠卷、數(shù)字處處理存儲(chǔ)器）還還應(yīng)做到防磁磁，并定期試試用檢查；c)如有必要，附附加安全性存存放（雙重存存檔，安全性性復(fù)制件等）。4.5記錄保存存期限和處置置4.5.1記錄錄保存期限如如顧客無(wú)特殊殊規(guī)定按以下下要求執(zhí)行：a)生產(chǎn)件批準(zhǔn)準(zhǔn)文件、工裝裝記錄、采購(gòu)購(gòu)訂單、修改改單的保存時(shí)時(shí)間應(yīng)為零件件（或零件系系列）在現(xiàn)行行生產(chǎn)和服務(wù)務(wù)中規(guī)定的有有效期再加上上一個(gè)日歷年年；b)質(zhì)量運(yùn)行狀狀態(tài)記錄（如如控制圖表、檢檢驗(yàn)試驗(yàn)結(jié)果果）應(yīng)保留十十二年；c)審核和管理理

8、評(píng)審應(yīng)保留留四年；4.5.2對(duì)于于需要特別存存檔的文件(受控項(xiàng)/安安全項(xiàng))，如如：1)檢驗(yàn)結(jié)果、檢檢驗(yàn)判定、過(guò)過(guò)程參數(shù)；2)檢測(cè)器具的的校驗(yàn)證明；3)人員培訓(xùn)、人人員知識(shí)、人人員職權(quán)和人人員能力證明明（例如：醫(yī)醫(yī)療檢查，如如：視力檢查查）；有存檔責(zé)任特性性的產(chǎn)品和特特殊生產(chǎn)流程程的產(chǎn)品保存存期限為十二二年，如客戶戶有特殊要求求，則按客戶戶要求。在文控中心進(jìn)行行特別存檔的的文件保存時(shí)時(shí)，應(yīng)與其它它的記錄隔離離擺放，保管管箱應(yīng)與保存存其它記錄的的保管箱的顏顏色不同，本本組織規(guī)定特特別存檔的文文件用紅色標(biāo)標(biāo)記，并在保保管箱外面標(biāo)標(biāo)明是特別存存檔文件。4.5.3對(duì)政政府有保存年年限規(guī)定的記記錄必須以政政府規(guī)定為準(zhǔn)準(zhǔn)。具體記錄錄保存年限按按受控表單單清單規(guī)定定的保存期限限執(zhí)行。4.5.4對(duì)超超過(guò)規(guī)定保存存期限的記錄錄各部門(mén)應(yīng)登登記文件銷毀申申請(qǐng)/審批單單并經(jīng)部門(mén)門(mén)負(fù)責(zé)人審批批后方可作銷銷毀處理；4.5.5對(duì)重重要保密性記記錄和資料應(yīng)應(yīng)指定銷毀方方式，如碎紙紙機(jī)，不得另另作它用。4.5.6