上市集團公司采購管理制度

1、.適用文檔.公司采買管理制度及流程試行目錄1目的.22合用范圍.23采買的管理.23.1采買的責任范圍.23.2申請部門責任范圍.23.3采買的管控規(guī)那么.33.4采買流程控制.43.5采買申請OA流程.53.6采買審批OA流程.54采買流程操作引導.54.1采買工程開發(fā).54.2確立工程進度時間.64.3采買工程管理.64.4確立潛伏供給商.64.5比價或招招標.64.6確立采買標的規(guī)格及技術(shù)指標.74.7采買訂單/合同.84.8查收和付款.84.9供給商產(chǎn)質(zhì)量量追蹤.85文件管控.106附件.107附那么.11降本錢保質(zhì)量建系統(tǒng)提效益.適用文檔.目的為了提升公司采買效率、明確崗位職責、有效

2、降低采買本錢，保證及提升產(chǎn)質(zhì)量量，知足公司對優(yōu)良資源的需求，進一步標準物質(zhì)采買流程，增強與各部門間的配合，特制定本制度。合用范圍公司全部的采買工程物件或效力。采買管理責任范圍依據(jù)本公司申請部門的需求，擬訂采買方案及策略；依據(jù)本公司及公司采買管理制度負責對本公司全部采買事項的履行，包含但不限于對供給商的采納、資質(zhì)審查、比價議價、招招標組織、訂單的跟進等；控制采買本錢，保證產(chǎn)質(zhì)量量，保證產(chǎn)質(zhì)量量可追蹤；依據(jù)采買交易方式，負責申請采買工程中的全部花費，包含但不限于估算內(nèi)、估算外、提早墊付、預支款、尾款及全款報銷等；成立及保護本公司供給商數(shù)據(jù)庫，開發(fā)重點及后備供給商，對供給商進行按期的評估和管理，促使

3、供給商的優(yōu)越劣汰；-每季度出具本公司的采買剖析報告，在每季度的第1周內(nèi)達成上季度的采買剖析，并提報給分管總監(jiān)及、總裁及公司企管部。責任范圍擬訂需求方案，包含工程名稱、產(chǎn)品及效力根本要求、估計需求時間及花費，并將估計花費歸口到采買員進行采買花費估算編制，報公司進行花費估算審批；提出采買申請，工程需求應明確，采買申請需要預留采買周期；共同采買員參加采買事項辦理：評比供給商，關(guān)注產(chǎn)品及效力能否能夠知足需求；對申請采買的物質(zhì)和效力負責進行查收及反應；對產(chǎn)質(zhì)量量、交期及售后效力提出反應建議。3.3采買的管控規(guī)那么公司全部的采買事項均需經(jīng)過“先申請及審批，后履行的流程進行管控，詳細規(guī)那么以下：1采買申請流

4、程各部門對有需求的采買工程均需提報采買申請流程，采買申請流程一定經(jīng)過分管總監(jiān)及總裁審批贊同后，方可轉(zhuǎn)至營運部采買員負責采買。注：a、行政辦公類類物件由行政部一致采集各部門的需求，并倡始采買申請流程。.適用文檔.、向已簽有年度合作協(xié)議的供給商重復采買特定產(chǎn)品的采買工程無需提報采買申請流程，可直接倡始采買審批訂單審批流程c、波及需進行招標的采買工程，采買申請流程除經(jīng)過分管總監(jiān)及總裁審批贊同后，還需知會公司企管部的有關(guān)崗位同事，并與公司企管部有關(guān)同事進行共同辦理。2采買審批流程由營運部采買員負責倡始采買審批流程，若有需要，可要求需求部門負責人進行采買共同：單次采買金額小于KKKK元的采買工程含KKK

5、K元，不必提報采買審批流程，接到各部門倡始的經(jīng)總裁贊同贊同的采買申請流程后，即可采買，無需簽訂采買合同，經(jīng)過付款流程或花費報銷方式進行結(jié)算。單次采買金額大于KKKK元但小于20萬的采買工程，那么須提報采買審批流程，簽訂采買合同，經(jīng)公司及公司各級領(lǐng)導采買審批流程及采買合同蓋印審批流程可合并倡始，并參照公司財務權(quán)限規(guī)定設置各級領(lǐng)導的審批節(jié)點審批贊同后，方可進行采買。年度采買金額大于100萬、且需重復性采買的特定采買工程，那么須簽訂年度采買合同，并經(jīng)公司企管部有關(guān)崗位同事共同辦理，XX及公司各級領(lǐng)導參照公司財務權(quán)限履行審批贊同后采買審批流程及采買合同蓋印審批流程可歸并倡始，并參照公司財務權(quán)限規(guī)定設置

6、各級領(lǐng)導的審批節(jié)點，方可進前進行采買。備注：特定采買工程為指：1擁有獨一性的物件采買如：享有國內(nèi)獨家經(jīng)銷權(quán)的酒品采買、供給商享有專利的物件采買等；2雖非獨一性，但有較高技術(shù)或質(zhì)量要求的物件采買如：需先打樣并經(jīng)查收或需第三合作方共同查收合格后才能進入采買環(huán)節(jié)的物件等；3供給長久效力的第三方效力采買；已簽有年度采買合同的特定采買工程，后續(xù)只要提報采買訂單，并經(jīng)公司及公司各級領(lǐng)導采買審批流程及采買訂單蓋印審批流程可歸并倡始，并參照公司財務權(quán)限規(guī)定設置各級領(lǐng)導的審批節(jié)點審批贊同后，方可進行采買。單次采買金額大于20萬元的采買工程原那么上需經(jīng)過招招標進行采買向簽有年度采買合同的特定產(chǎn)品采買除外，或依公司

7、招招標采買制度要求需經(jīng)過招招標方式進行采買的采買工程，采買審批流程需經(jīng)公司企管部有關(guān)崗位同事共同辦理，XX及公司各級領(lǐng)導參照公司財務權(quán)限履行審批贊同后，方可進行采買合同蓋印審批，即，采買審批及采買合同蓋印審批需分開申請。.適用文檔.能否需能否需能否需集采買種類類型或范圍要采買要采買團企管部申請審批共同單次采買金額小額、慣例采買工程是否否KKKK元KKKK元單次采買金全部采買工程是是否額20萬元年度采買合年度估計采買金額100萬的特定物件或否是是同效力采買工程采買訂單特定物件或效力否是否單次采買金額在20萬元以上的采買工程招招標工程簽有年度采買合同的特定產(chǎn)品除外；或是是是依公司招招標采買制度要求

8、的招招標采買工程3.4采買流程控制圖流程控制申請部門營運部采買員備注說明顯采1采買申請說明12擬訂采買方案說明1：購1、參照采買申請OA流程2、附件：采買申請表、產(chǎn)品參數(shù)4(說明3)3說明2申請產(chǎn)品信息確認確立潛伏供給商說明2:1、優(yōu)先采納合格供給商2、新供給商需檢查及提交資料采否采購6說明5購5說明4審說明3：審有關(guān)部門和領(lǐng)1、樣品確認比價議價流程批2、包裝方式、表記導審批批3、交期和質(zhì)量標準7確立供給商是8簽合同/下訂單/付產(chǎn)預支款品.說明4：1、慣例采買工程比價原那么：三千至兩萬元含兩萬起碼兩家供給商比價；兩萬至萬二十萬元起碼三家供給商比價；二十萬元以上起碼三家供給商比價或招標訂.適用文

9、檔.9說明6跟單說明5：11查收貨物10通知到貨1、參照采買審批OA流程2、附件：供給商采納表、報價驗單、合同/訂單、供給商及產(chǎn)品有關(guān)資料收及否13能否解12能否有付是決異樣狀況說明6：接到申請部門下單通知且款確立需求后一個工作日內(nèi)下單否14收貨是說明7：15說明71、采買申請、審批OA2、采買合同/訂單、查收憑據(jù)付尾款/數(shù)據(jù)整理歸3、供給商資料購申請OA流程：a)非招招標申請人部門負責人分管總監(jiān)總裁采買員3.6采買審批OA流程a、非招招標的慣例采買工程審批及合同審批OA流程含在已簽有特定采買工程年度合同前提下的重復性采買訂單采買員公司法務總監(jiān)KK、財務總監(jiān)KK、營運總監(jiān)KK【并發(fā)，共同】總裁

10、KK【審批】公司總裁KK【審批】公司董事長KK、公司財務副總裁KK、公司財務總監(jiān)KK、公司副總裁KK【并發(fā)，知會】KK廣州章/KK南京章、采買員【并發(fā)，知會】.適用文檔.b、特定采買工程的年度采買審批及合同審批的流程采買員公司法務總監(jiān)KK、財務總監(jiān)KK、營運總監(jiān)KK、公司企管部采買員、公司企管部經(jīng)理KK、公司企管部總監(jiān)KK【并發(fā)，共同】總裁KK【審批】公司總裁KK【審批】公司董事長KK、公司財務副總裁KK、公司財務總監(jiān)KK、公司副總裁KK【并發(fā)，知會】KK廣州章/KK南京章、采買員【并發(fā)，知會】c、招招標的采買審批OA流程采買員財務總監(jiān)KK、營運總監(jiān)KK、公司企管部采買員、公司企管部經(jīng)理KK、

11、公司企管部總監(jiān)KK【并發(fā)，共同】總裁KK【審批】公司總裁KK【審批】采買員c、招招標的合同審批OA流程采買員公司法務總監(jiān)KK、財務總監(jiān)KK、營運總監(jiān)KK、公司企管部采買員、公司企管部經(jīng)理KK、公司企管部總監(jiān)KK【并發(fā)，共同】總裁KK【審批】公司總裁KK【審批】公司董事長KK、公司財務副總裁KK、公司財務總監(jiān)KK、公司副總裁KK【并發(fā)，知會】KK廣州章/KK南京章、采買員【并發(fā)，知會】注：說明：a)詳細需加簽的公司領(lǐng)導要求請參照附件?XX公司財務審批權(quán)限表?。只有波及到需公司高管審批、且為廣告或媒體資源的采買業(yè)務，才需加簽公司副總裁KK。c)單次采買金額KKKK元及以下的采買工程不必提報以上采買

12、審批流程。在進行OA的采買審批流程前，采買員需把采買工程有關(guān)信息發(fā)給申請部門確認，在進行采買審批OA流程時，要把采買申請OA流程和審批有關(guān)資料合同、比價報價等作為附件增添。采買流程操作引導采買工程開發(fā)營運部采買員依據(jù)申請部門供給的采買需求或方案立項方案描繪進行采買跟進；開發(fā)產(chǎn)品或效力方案可優(yōu)先從現(xiàn)有的供給商數(shù)據(jù)庫含公司供給的供給商數(shù)據(jù)庫中選擇，也可依據(jù)采買需求的類型和方案描繪，邀請有關(guān)供給商參加開發(fā)設計方案；.適用文檔.工程方案的開發(fā)，應聯(lián)合需求部門的建議，并充分考慮后續(xù)生產(chǎn)的合法性，合理性以及質(zhì)量保證能力；提交詳細工程方案，并與申請部門一同確立最后產(chǎn)品及方案。確立工程進度時間確立產(chǎn)品及方案后

13、，一定與申請部門確認該工程的詳細時間。工程時間進度確認應當包含其實不限于：工程最后上市時間及上市方式;工程最早及最晚交托時間；訂單最晚確認時間；最后包裝，表記及運輸方法的最晚確認時間如合用；最少生產(chǎn)保障時間；采買崗應依據(jù)該工程的實質(zhì)展開狀況，實時跟進工程進度。采買工程管理為保證采買工程準時保質(zhì)的達成，采買員應當擬訂詳盡的工程管理方案，追蹤工程履行狀況，并準時向上司領(lǐng)導報告進度；工程履行中，波及到有可能影響工程產(chǎn)品及效力的狀況，如：交托時間，數(shù)目，價錢，產(chǎn)品設計改正，質(zhì)量標準或效力要求等，采買崗需實時與申請部門協(xié)調(diào)辦理，必需時報告到營運總監(jiān)進行協(xié)調(diào)辦理。確立潛伏供給商新供給商的選擇由采買員申請，

14、經(jīng)分管總監(jiān)及總裁審批贊同使用，原那么上應第一考慮供給商數(shù)據(jù)庫內(nèi)的合格供給商。非獨一性的，且年采買額超100萬元人民幣的采買工程應起碼有一家以上的經(jīng)查收合格的后備供給商；全部供貨供給商均應填報附件2:?潛伏供給商檢查表?，并供給營業(yè)執(zhí)照及稅務登記證復件，依據(jù)上述標準初步挑選；比價或招招標a比價原那么采買單筆采買工程單筆購買金額比價方式人民幣KKKK元及以下直接采買不需要比價人民幣KKKK元以上X0,000元以下(含起碼選擇2家供給商進行比價2萬元).適用文檔.人民幣X0,000元以上、X,000,00元及起碼選擇3家供給商進行比價以下人民幣X,000,00元以上起碼選擇3家或以上供給商進行比價或

15、招標特定采買工程的年度重復性采買性質(zhì)比價方式獨一性的采買工程采納參照物進行性價比對比非獨一性的采買工程起碼選擇2家經(jīng)查收合格后的供給商進行比價b優(yōu)先在現(xiàn)有的合格供給商含公司供給的合格供給商數(shù)據(jù)庫中精選業(yè)務范圍般配的供應商，重復采買的工程應每一年進行價錢審查或本錢剖析；c波及生產(chǎn)供給安全或重要活動保障等特別狀況的工程，應當考慮使用2家或以上合格供應商供給同一產(chǎn)品或效力；d需要進行招標的工程，應與公司企管部有關(guān)同事及領(lǐng)導共同展開，向3家或以上經(jīng)審查擁有資質(zhì)的供給商發(fā)出一致的招標書；e標書或詢價單應依據(jù)需要包含但不限于以下內(nèi)容：招標內(nèi)容和要求；招招標時間表；招標文件格式及或報價模板；簽訂合同的主要條

16、款，如：交貨地址，交貨時間，運輸方式，轉(zhuǎn)包限制，風險轉(zhuǎn)移，安裝，查收，付款條件，保修，改正條款，供給效力人員的要求，違約責任，保密協(xié)議等；廢標條件，比如：截標時間后收到的標書、技術(shù)參數(shù)不切合要求等，廢標應獲得總裁的贊同；f標書應密封或經(jīng)過電子招標系統(tǒng)上傳至總裁，同時開標；假定標書以郵寄方式送到，應請第3方部門目睹開標；要有開標志錄，記錄價錢，文件狀況，需要開標參加人署名，招標文件由營運總監(jiān)保留；g供給商評估結(jié)果一定由總裁贊同。h其余招標行為依公司后續(xù)增補的招招標有關(guān)制度的規(guī)定履行；確立采買標的規(guī)格及技術(shù)指標；采買員應在贊同發(fā)出采買訂單前確認產(chǎn)品或效力的主要采買標的及技術(shù)指標；工程技術(shù)指標的擬訂

17、應當參照相應的國際，國家，行業(yè)或許公司標準，并聯(lián)合申請部門在?采買申請單?上注明的根本規(guī)格，指標或需求，與供給商確立詳細的技術(shù)要求內(nèi)容；技術(shù)詳細的指標及細節(jié)，采買員應與申請部門和查收部門交流確立；.適用文檔.需進行招招標的工程，招招標以前應與公司企管部有關(guān)同事共同成立專項招標小組，由招標小組一致擬訂各樣技術(shù)標準以及招標書要求，采買產(chǎn)品或效力的主要規(guī)格及技術(shù)指標或其范圍，以便供給商依據(jù)一致的要求報價；產(chǎn)品規(guī)格及技術(shù)指標一定反應在訂單/合同或其附件中。采買訂單/合同；a.申請部門的?采買申請?需切合公司有關(guān)的要求，需填寫采買申請單，格式詳見附件3：?采買申請單模板?；采買訂單由采買員提交，經(jīng)公司及

18、公司各級領(lǐng)導參照公司財務權(quán)限規(guī)定審批贊同贊同并蓋印后，才能發(fā)出采買訂單,訂單格式詳見附件4：?采買訂單模版?；采買工程在生產(chǎn)或履行過程中需要用到的工具，器材設施，如：生產(chǎn)模具等；應當在采買訂單或合同中清楚的說明該工具或設施的權(quán)屬關(guān)系和辦理條款；訂單簽訂后，采買員應在生產(chǎn)時期按期與供給商確認生產(chǎn)進度，保證準時交貨。查收和付款；查竣工作由采買員和采買需求部門共同履行，并以需求部門的查收為準。產(chǎn)品交托前，采買員應當與供給商交流，擬訂詳盡的交托方案并通知有關(guān)部門收貨；采買員應實時跟進有關(guān)部門的查收狀況，假定出現(xiàn)因品責問題而致使的拒絕收貨，應協(xié)調(diào)供給商、申請部門、質(zhì)量部門等有關(guān)方面，對問題作全面剖析，研

19、究解決或改良方案；需要供給商返工改良質(zhì)量的狀況，應當實時和申請或使用部門交流，確立需要的時間和影響；產(chǎn)品/效力查收合格入庫或工程達成后，依據(jù)合同標的，采買員需準備有關(guān)的財務票據(jù)及審批文件，按財務程序交有關(guān)領(lǐng)導署名后上交財務部；財務部審驗有關(guān)采買的票據(jù)及文件包含但不限于合同或采買訂單、發(fā)票、收貨憑據(jù)、OA審批單等無誤后依據(jù)付款條件付款。供給商產(chǎn)質(zhì)量量追蹤申請部門在采買申請時要明確注明所需產(chǎn)品的質(zhì)量要求，以便采買員在潛伏供給商選擇時能夠找到切合需求的供給商和產(chǎn)品，并把質(zhì)量要求寫進采買訂單或許合同；供給商質(zhì)量問題由申請部門提出后，并由采買員及產(chǎn)品使用部門再次確認；采買員將與需求部門及供給商一同對產(chǎn)質(zhì)量量作出原由剖析，并供給解決方案；供給商質(zhì)量問題將記錄在案并影響供給商年度評估分數(shù)，不合格供給商將暫停供貨資格，待整頓后從頭評估；嚴重不合格產(chǎn)品的供給商一經(jīng)認定，暫停供貨資格，待整頓后從頭評估；采買員按期向申請部門認識產(chǎn)品使用狀況。.適用文檔.說明：本流程中的“家產(chǎn)公司內(nèi)部流程，須在各子公司的制度流程中標準。文件管控采買員負責保留全部采買工程有關(guān)的全部資料，文檔正常狀況下