資料歸檔規(guī)范

1、 5/5資料歸檔規(guī)范 工程 監(jiān) 理 項(xiàng) 目 資 料 檔 案 管 理 監(jiān)理公司 一.總則 監(jiān)理項(xiàng)目資料檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書(shū)規(guī)定了建設(shè)監(jiān)理資料的檔案管理職責(zé)和檔案編制、驗(yàn)收和報(bào)送的程序和方法； 監(jiān)理項(xiàng)目資料檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書(shū)適用于廣東建科監(jiān)理有限公司下屬各監(jiān)理項(xiàng)目部對(duì)監(jiān)理資料檔案的收集、編制、驗(yàn)收、報(bào)送和保存管理工作； 監(jiān)理項(xiàng)目資料檔案的范圍系指在工程項(xiàng)目建設(shè)監(jiān)理工作過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的工程管理；工程檢查和工程總結(jié)資料、工程聲像資料以及電子文件。上述內(nèi)容以下簡(jiǎn)稱為檔案。 本作業(yè)指導(dǎo)書(shū)由公司工程部負(fù)責(zé)編制、發(fā)布并解釋。經(jīng)公司總工程師批準(zhǔn)后正式實(shí)施。 二.引用標(biāo)準(zhǔn) 中華人民共和國(guó)檔案法（1996年

2、修正）； 城市建設(shè)檔案管理規(guī)定（建設(shè)部令61號(hào)、90號(hào)）； 城市建設(shè)檔案管理暫行辦法（1995年）； 建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范GBT50328-2001 建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范GB50319-2000 公司現(xiàn)行有效的質(zhì)量管理體系文件。 三. 檔案管理職責(zé) 的原則進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理；分級(jí)管理”“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理工作按照1. 2.工程管理部負(fù)責(zé)并對(duì)監(jiān)理項(xiàng)目部按照本作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的各項(xiàng)規(guī)定實(shí)施監(jiān)理項(xiàng)目資料檔案歸檔工作進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)工作；對(duì)大型項(xiàng)目檔案的完整性、合格性與準(zhǔn)確性進(jìn)行驗(yàn)收檢查；并負(fù)責(zé)對(duì)檔案室的建設(shè)和管理工作； 3.各監(jiān)理項(xiàng)目部應(yīng)配置和建立檔案資料所需的設(shè)備和材料、配備經(jīng)過(guò)培訓(xùn)掌握檔案編制要求的檔案管

3、理人員；指導(dǎo)和協(xié)助監(jiān)理項(xiàng)目部進(jìn)行建檔工作；并對(duì)中小型項(xiàng)目檔案的完整性、合格性與準(zhǔn)確性進(jìn)行驗(yàn)收檢查，確保項(xiàng)目資料檔案及時(shí)歸檔； 4.監(jiān)理項(xiàng)目資料檔案實(shí)行總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)制；在工程開(kāi)始時(shí)，總監(jiān)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)對(duì)監(jiān)理項(xiàng)目資料的保管和匯總工作； 6.在監(jiān)理工作實(shí)施過(guò)程中，各專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師應(yīng)各自負(fù)責(zé)收集、整理 與本專(zhuān)業(yè)有關(guān)的資料，項(xiàng)目部應(yīng)按監(jiān)理信息管理作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的要求，及時(shí)對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行處理、編碼和存檔； 7.在工程項(xiàng)目完成后，在通過(guò)竣工驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)，由總監(jiān)負(fù)責(zé)檢查資料的完整性，并按本作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的要求整理裝訂成冊(cè)，報(bào)送工程管理部驗(yàn)收核準(zhǔn)。 四. 項(xiàng)目檔案的編制 4.1檔案編制內(nèi)容 4.1.1 監(jiān)理項(xiàng)目的

4、資料檔案的編制內(nèi)容及分卷要求應(yīng)按“附件一”執(zhí)行。 4.1.2 小型監(jiān)理項(xiàng)目的資料檔案也可按如下內(nèi)容及分卷要求進(jìn)行編制： 第一卷： 1.招投標(biāo)文件，中標(biāo)通知書(shū)、建設(shè)工程施工監(jiān)理登記證（備案表） 2.工程建設(shè)監(jiān)理委托合同 3.總監(jiān)理工程師任命書(shū)、總監(jiān)代表授權(quán)書(shū) 4.監(jiān)理大綱 5.監(jiān)理規(guī)劃 6.監(jiān)理細(xì)則 第二卷： 1.建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范規(guī)定的A類(lèi)表資料 第三卷： 1.建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范規(guī)定的B類(lèi)表資料 第四卷： 1.建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范規(guī)定的C類(lèi)表資料 第五卷： 1.監(jiān)理月報(bào) 第六卷： 1.監(jiān)理日記、總監(jiān)視記錄、旁站記錄 第七卷： 1.監(jiān)理實(shí)測(cè)實(shí)量、旁站、見(jiàn)證、平行檢測(cè)和測(cè)量復(fù)核資料第八卷： 1.會(huì)議紀(jì)要及

5、工程建設(shè)各方往來(lái)函件收發(fā)文登記表 第九卷： 1.分部、分項(xiàng)工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告 2.單位工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告 GD3004 3.監(jiān)理單位工程質(zhì)量合格證明書(shū) GD3014 4.工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告 GD3015 5.建設(shè)工程施工安全評(píng)價(jià)書(shū) GD3016 6.監(jiān)理工作總結(jié)報(bào)告 7.監(jiān)理業(yè)務(wù)手冊(cè) 8.竣工驗(yàn)收備案表 GD3017 其中：a建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范規(guī)定的A類(lèi)表資料歸檔必須包括：工程開(kāi)工、停工和復(fù)工報(bào)審；施工方案和施工組織設(shè)計(jì)報(bào)審；檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄表；材料報(bào)審表；施工進(jìn)度報(bào)審、工程款支付審核和監(jiān)理工程師通知及回復(fù)單等資料； b建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范規(guī)定的B類(lèi)表資料歸檔必須包括：監(jiān)理工程師通知單、工程暫停令、質(zhì)量

6、事故報(bào)告及處理意見(jiàn)、工程款支付證書(shū)、工程最終延期審批表、費(fèi)用最終審批表、合同爭(zhēng)議、違約報(bào)告及處理意見(jiàn)。 c建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范規(guī)定的C類(lèi)表資料歸檔必須包括：監(jiān)理工作聯(lián)系單、和合同變更材料。 d會(huì)議紀(jì)要必須包括：圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)交底、監(jiān)理交底、第一次工地會(huì)議、工程例會(huì)和專(zhuān)題會(huì)議、收發(fā)文登記表等。 4.1.3 檔案必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)過(guò)程中監(jiān)理工作的實(shí)際情況，并按監(jiān)理工作程序進(jìn)行分類(lèi)、整理和編目，要求做到完整、準(zhǔn)確和責(zé)任各方簽證完備； 4.1.4 檔案應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔和簽字蓋章手續(xù)完備； 4.1.5 檔案應(yīng)使用原件，并且應(yīng)按監(jiān)理部受控文件的要求經(jīng)檢驗(yàn)為合格的文件資料。如確需使用復(fù)印

7、件的應(yīng)加蓋項(xiàng)目部章，并注明原件存放處。 4.2檔案編制規(guī)定 4.2.1 文件資料的排列與組卷 a.按先批復(fù)后請(qǐng)示，先報(bào)審后文件，先正文后附件，先文字材料后附圖的要求組卷； b.監(jiān)理工作管理性文件資料按時(shí)間順序組卷； c.監(jiān)理工作過(guò)程性文件資料按編號(hào)順序組卷，復(fù)雜大型工程可按單位工程分別組卷； d.監(jiān)理工作總結(jié)性文件資料按時(shí)間順序組卷。 4.2.2 文件資料的規(guī)格尺寸 a.文件資料的幅面規(guī)格尺寸為16開(kāi)或4號(hào)圖紙（297210mm），同一卷內(nèi)要求同樣規(guī)格；紙張應(yīng)采用能夠長(zhǎng)期保存的韌力在、耐久性強(qiáng)的紙張。文件左邊與上邊靠齊，文件的左邊應(yīng)留有2.5厘米的裝訂距離。文件資料的立卷及裝訂4.2.3 a.

8、文件資料立卷厚度不得超過(guò)40mm，立卷時(shí)要標(biāo)明頁(yè)號(hào)（正面標(biāo)在右下角，背面標(biāo)在左上角，案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表和空白頁(yè)不標(biāo)頁(yè)號(hào)）。每卷單獨(dú)編號(hào)，頁(yè)號(hào)從“1”開(kāi)始； b.文件資料必須用線裝訂（卷面的上邊與左側(cè)為齊整部位），裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，并裝入檔案盒； c.裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，要整齊、牢固、便于保管和利用。 4 .2.4 案卷、案卷號(hào)、編制說(shuō)明以及索引目錄的編寫(xiě)要求（所有內(nèi)容的填寫(xiě)均使用黑色碳素墨水筆）每個(gè)案卷必須按標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求填寫(xiě)卷內(nèi)目錄、案卷封面、備考表及檔案盒封面；案卷號(hào)（檔案號(hào)）由檔案分類(lèi)代碼、歸檔年度、項(xiàng)目編碼、歸檔類(lèi)別和案 卷順序號(hào)組成，具體說(shuō)明如下：XXX

9、XXXXXXXX案卷順序號(hào)，歸檔項(xiàng)目順序，項(xiàng)目編碼，歸檔年度，檔案分類(lèi)代碼。案卷分類(lèi)代碼：第一位為L(zhǎng)代表監(jiān)理檔案；X代表聲像檔案；D代表電子文件檔案，第二位為1代表縱向檔案。歸檔年度：取歸檔年份的最后二位數(shù)字。項(xiàng)目編碼：第一位為L(zhǎng)代表監(jiān)理公司，第二位為監(jiān)理公司分公司代碼，第三位為第幾項(xiàng)目監(jiān)理部。歸檔項(xiàng)目順序：為至001開(kāi)始的流水順序號(hào)。案卷順序號(hào)：為至01開(kāi)始的流水順序號(hào)。 4.2.5 檔案編制說(shuō)明的內(nèi)容 編制說(shuō)明的內(nèi)容包括監(jiān)理工作檔案的概況、案卷號(hào)和工程項(xiàng)目的簡(jiǎn)要說(shuō)明，以及其他需要說(shuō)明的內(nèi)容。 4.2.6 索引目錄卷的編制 檔案需編制索引目錄卷為零零卷，不列入總卷數(shù)內(nèi)，索引目錄卷由編制說(shuō)明、

10、案卷目錄及各卷卷內(nèi)目錄組成。 4.3聲像檔案的編制 重大工程及建筑面積大于3000平方米的建設(shè)工程的監(jiān)理項(xiàng)目應(yīng) 按要求建立音像資料檔案，并進(jìn)行歸檔，音像資料檔案可分為照片和錄像二項(xiàng)，其歸檔內(nèi)容如下： 反映工程項(xiàng)目原地物、地貌及建成后的建（構(gòu)）筑物的照片和錄像；反映工程項(xiàng)目施工主要過(guò)程，關(guān)鍵工序質(zhì)量的照片和錄像；反映監(jiān)理工作開(kāi)展、組織工作的照片和錄像；有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)部門(mén)來(lái)監(jiān)理項(xiàng)目 部或施工現(xiàn)場(chǎng)檢查、指導(dǎo)工作所拍攝的照片、錄像。在歸檔時(shí)拍攝的照片、錄像應(yīng)分別表明拍攝時(shí)間、拍攝地點(diǎn)、簡(jiǎn)要說(shuō)明、拍攝者，錄像還應(yīng)表明放像用時(shí)間，應(yīng)將底片、盤(pán)帶全部歸檔、統(tǒng)一編目。音像資料必須圖像清晰、聲音清楚，并按專(zhuān)題內(nèi)

11、容和拍攝時(shí)間進(jìn)行排序和歸檔。 4.4電子文件檔案的編制 4.4.1 監(jiān)理項(xiàng)目部使用計(jì)算機(jī)或使用監(jiān)理軟件或各種輔助性管理 軟件開(kāi)展監(jiān)理文件編制和管理工作的，應(yīng)將監(jiān)理過(guò)程中產(chǎn)生的電子文件進(jìn)行歸檔。歸檔時(shí)應(yīng)按電子文件的性質(zhì)確定具體分類(lèi)、編目規(guī)則。電子文件應(yīng)刻錄在不可擦的光盤(pán)上進(jìn)行歸檔。4.4.2 五.項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收 1.監(jiān)理項(xiàng)目資料檔案編制完成后應(yīng)及時(shí)報(bào)請(qǐng)相關(guān)人員進(jìn)行項(xiàng)目檔案 驗(yàn)收工作。 2.中、小型監(jiān)理項(xiàng)目的檔案應(yīng)由項(xiàng)目總監(jiān)、項(xiàng)目部檔案主管人員、項(xiàng)目部專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師進(jìn)行檔案驗(yàn)收工作；大型監(jiān)理項(xiàng)目的檔案應(yīng)由項(xiàng)目總監(jiān)、項(xiàng)目部檔案主管人員、項(xiàng)目部專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師、公司檔案室主管人員、工程管理部一起進(jìn)行檔案

12、驗(yàn)收工作。 3.項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收工作應(yīng)在項(xiàng)目通過(guò)竣工驗(yàn)收三個(gè)月內(nèi)完成檔案驗(yàn) 收工作。 4.項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收工作采用表格打分法進(jìn)行，滿分100分，合格分為80的得分率（見(jiàn)附表二），多人參加驗(yàn)收應(yīng)分別打分，以平均分值 計(jì)算，檔案驗(yàn)收考核分值將計(jì)入公司對(duì)項(xiàng)目部和項(xiàng)目總監(jiān)年度工作考核中。 六.項(xiàng)目檔案的報(bào)送 監(jiān)理費(fèi)用在20萬(wàn)元以上的監(jiān)理項(xiàng)目其經(jīng)驗(yàn)收合格的項(xiàng)目檔案應(yīng)由各項(xiàng)目部檔案管理人員在工程項(xiàng)目竣工后一個(gè)月內(nèi)向公司檔案室 進(jìn)行報(bào)送和移交，檔案存放于公司檔案室，同時(shí)按有關(guān)規(guī)定辦理交接手續(xù)，由公司檔案室簽發(fā)“檔案移交（接收）清單”（見(jiàn)附表六）。項(xiàng)目總監(jiān)取得移交清單后交項(xiàng)目部和工程管理部備案。 監(jiān)理費(fèi)用在20萬(wàn)元以下的監(jiān)理項(xiàng)目其經(jīng)驗(yàn)收合格的項(xiàng)目檔案應(yīng)由各向公司工程管理部進(jìn)行報(bào)送和移（二周內(nèi)）項(xiàng)目部檔案管理人員及時(shí) 交，檔案存放于公司檔案室，同時(shí)按有關(guān)規(guī)定辦理交接手續(xù)。由工程管理部簽發(fā)“監(jiān)理項(xiàng)目檔案移交清單”。 七.項(xiàng)目檔