會計電算化的基本要求與法規(guī)制度

1、第三章會計電算化基本要求第一節(jié)會計電算算化法規(guī)規(guī)制度1994年6月，財政政部為了了進一步步加強對對會計電電算化工工作的管管理，促促進我國國會計電電算化事事業(yè)的健健康發(fā)展展，根據(jù)據(jù)中華華人民共共和國會會計法的有關(guān)關(guān)規(guī)定，在試行行文件的的基礎(chǔ)上上正式制制定了：一、會計電電算化管管理辦法法二、會計核算算軟件基基本功能能規(guī)范三、會計電電算化工工作規(guī)范范四、會計基基礎(chǔ)工作作規(guī)范五、會計檔檔案管理理辦法一、中華人民民共和國國會計法法1999年10月31日，最最新修訂訂的中中華人民民共和國國會計法法再次次以法律律的形式式規(guī)定：“使用電電子計算算機進行行會計核核算的，其軟件件及其生生成的會會計憑證證、會計計賬

2、簿、財務(wù)會會計報告告和其他他會計資資料，也也必須符合國家家統(tǒng)一的的會計制制度的規(guī)規(guī)定”，“用電子子計算機機進行會會計核算算的，其其會計賬賬簿的登登記、更更正，應(yīng)應(yīng)當(dāng)符合國家家統(tǒng)一的的會計制制度的規(guī)規(guī)定”等。二、會計基礎(chǔ)礎(chǔ)工作規(guī)規(guī)范1996年6月17日，財政政部發(fā)布布會計基礎(chǔ)礎(chǔ)工作規(guī)規(guī)范，對會計計電算化化工作做做了具體體規(guī)范。三、會計檔案案管理辦辦法1998年8月月21日日，財政政部發(fā)布布會計計檔案管管理辦法法規(guī)定，采用電子子計算機機打印輸輸出書面面會計憑憑證、賬賬簿、報報表的，必須符符合國家家統(tǒng)一會會計制度度的要求求；如果采用用中文或或中外文文對照，字跡一一定要清清晰。這些作為為會計檔檔案保存

3、存的資料料，其保保存期限限按會會計檔案案管理辦辦法的的規(guī)定執(zhí)執(zhí)行。具備采用用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠膠片等存存儲介質(zhì)質(zhì)保存會會計檔案案條件的的，由國國務(wù)院業(yè)業(yè)務(wù)主管管部門統(tǒng)統(tǒng)一規(guī)定定，并報報財政部部、國家家檔案局局備案。序號檔案名稱稱保管期限限備注一會計計憑證類類1原始憑證證年2記賬憑證證年3匯總憑證證年二會計計賬簿類類4總賬年包括日記記總賬。5明細(xì)賬年6日記賬年現(xiàn)金和銀銀行存款款日記賬賬保管年。7固定資產(chǎn)產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)產(chǎn)報廢清清理后保保管年年。8輔助賬簿簿年三財務(wù)務(wù)報告類類包括各級級主管部部門匯總總財務(wù)報報告。9月、季度度財務(wù)報報告年包括文字字分析10年度財務(wù)務(wù)報告（決算）永久包括文字字分析

4、四其他類11會計移交交清冊年12會計檔案案保管清清冊永久13會計檔案案銷毀清清冊永久14銀行余額額調(diào)節(jié)表表年15銀行對賬賬單年企業(yè)和其其他組織織會計檔檔案保管管期限表表第二節(jié)會計核算算軟件的的要求一、會計計核算軟軟件的基基本要求求(p44)根據(jù)中中華人民民共和國國會計法法和國國家統(tǒng)一一的會計計制度規(guī)規(guī)定，會會計核算算軟件設(shè)設(shè)計、應(yīng)應(yīng)用、維維護應(yīng)當(dāng)當(dāng)符合以以下基本本要求：（9點）重點掌掌握第2、3、4、7、9點。1.會計計核算軟軟件設(shè)計計應(yīng)當(dāng)符符合我國國法律、法規(guī)、規(guī)章的的有關(guān)規(guī)規(guī)定，保保證會計計數(shù)據(jù)合合法、真真實、準(zhǔn)準(zhǔn)確、完完整，有有利于提提高會計計核算工工作的效效率。2.會計核算算軟件應(yīng)應(yīng)當(dāng)

5、按照照國家統(tǒng)統(tǒng)一的會會計制度度規(guī)定劃劃分會計計期間，分期結(jié)結(jié)算賬目目和編制制會計報報表。(會計分分期：會會計的四四個假設(shè)設(shè)：會計主體體、持續(xù)經(jīng)營營、會計分期期、貨幣計量量假設(shè)）3.會計核算算軟件中中的文字字輸入、屏幕提提示和打打印輸出出必須采用用中文，可以同同時提供供少數(shù)民民族文字字或者外外國文字字對照。第二節(jié)會計核算算軟件的的要求一、會計計核算軟軟件的基基本要求求(p44)根據(jù)中中華人民民共和國國會計法法和國國家統(tǒng)一一的會計計制度規(guī)規(guī)定，會會計核算算軟件設(shè)設(shè)計、應(yīng)應(yīng)用、維維護應(yīng)當(dāng)當(dāng)符合以以下基本本要求：（9點）重點掌掌握第2、3、4、7、9點。1.會計計核算軟軟件設(shè)計計應(yīng)當(dāng)符符合我國國法律、

6、法規(guī)、規(guī)章的的有關(guān)規(guī)規(guī)定，保保證會計計數(shù)據(jù)合合法、真真實、準(zhǔn)準(zhǔn)確、完完整，有有利于提提高會計計核算工工作的效效率。2.會計核算算軟件應(yīng)應(yīng)當(dāng)按照照國家統(tǒng)統(tǒng)一的會會計制度度規(guī)定劃劃分會計計期間，分期結(jié)結(jié)算賬目目和編制制會計報報表。(會計分分期：會會計的四四個假設(shè)設(shè)：會計主體體、持續(xù)經(jīng)營營、會計分期期、貨幣計量量假設(shè)）3.會計核算算軟件中中的文字字輸入、屏幕提提示和打打印輸出出必須采用用中文，可以同同時提供供少數(shù)民民族文字字或者外外國文字字對照。會計分期期財政年度度又稱預(yù)算算年度。國家預(yù)預(yù)算的有有效起止止期限，通常為為1年。1月1日日起至12月31日止止：中國、法國、德國、波蘭、奧奧地利等等4月1日

7、日至下年年的3月月31日止：英國、加加拿大、日本、印度等等7月1日日起至下下年6月月30日日止：瑞典、孟孟加拉國國、巴基基斯坦、蘇丹等等10月1日起至至下年9月30日止：美國、尼尼日爾、泰國第二節(jié)會計核算算軟件的的要求一、會計計核算軟軟件的基基本要求求7.會計核算算軟件應(yīng)應(yīng)當(dāng)具有有在機內(nèi)內(nèi)會計數(shù)數(shù)據(jù)被破破壞的情情況下，利用現(xiàn)現(xiàn)有數(shù)據(jù)據(jù)恢復(fù)到到最近狀狀態(tài)的功功能。8.單位位修改、升級正正在使用用的會計計核算軟軟件，或或者需要要改變會會計核算算軟件的的運行環(huán)環(huán)境時，應(yīng)當(dāng)建建立相應(yīng)應(yīng)的審批批手續(xù)。9.會計核算算軟件開開發(fā)銷售售單位必必須為使使用單位位提供會會計核算算軟件操操作人員員培訓(xùn)、會計核核算軟

8、件件維護、版本更更新等方方面的服服務(wù)。二、會計計數(shù)據(jù)輸輸入功能能的基本本要求數(shù)據(jù)輸入入的正確確與否，決定著著會計核核算軟件件處理結(jié)結(jié)果的準(zhǔn)準(zhǔn)確性?！袄M進，垃圾圾出”會計核算算軟件的的會計數(shù)數(shù)據(jù)輸入入可以采采用鍵盤手工工輸入、軟盤導(dǎo)入入或網(wǎng)絡(luò)傳輸輸?shù)葞追N形形式。此外，會計軟軟件某個個功能模模塊中所所需的數(shù)數(shù)據(jù)，可可以根據(jù)據(jù)需要從從另一功功能模塊塊中取得得，也可可以根據(jù)據(jù)其他功功能模塊塊中的數(shù)數(shù)據(jù)生成成。第二節(jié)會計核算算軟件的的要求二、會計計數(shù)據(jù)輸輸入功能能的基本本要求（一）對對初始數(shù)數(shù)據(jù)輸入入的基本本要求(P45)在會計賬賬套正式式啟用之之前，會會計核算算軟件必必須進行行初始化化設(shè)置。會計核

9、算算軟件必必須具備備以下初初始功能能：1.輸入入會計核核算所必必需的期期初數(shù)據(jù)據(jù)及有關(guān)關(guān)資料，包括總分分類會計計科目和和明細(xì)分分類會計計科目名名稱、編編號、年年初數(shù)、累計發(fā)發(fā)生額及及有關(guān)數(shù)數(shù)量指標(biāo)標(biāo)等。2.輸入入需要在在本期進進行對賬賬的未達達賬項。3.選擇擇會計核核算方法法，包括記賬賬方法、固定資資產(chǎn)折舊舊方法、存貨計計價方法法、成本本核算方方法等。會計核核算軟件件對會計計核算方方法的更更改過程程，在計計算機內(nèi)內(nèi)應(yīng)當(dāng)有有相應(yīng)的的記錄。4.定義義自動轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)賬憑證證，包括括會計制制度允許許的自動動沖回憑憑證等。5.明確確操作人人員的崗崗位分工工情況，包括操作作人員姓姓名、操操作權(quán)限限、操作作密碼等

10、等。6.必須須提供必必要的方方法對輸輸入的初初始數(shù)據(jù)據(jù)進行正正確性校校驗。7.會計計核算軟軟件中采采用的總總分類會會計科目目名稱、編碼方方法，必必須符合合國家統(tǒng)統(tǒng)一會計計制度的的規(guī)定。第二節(jié)會計核算算軟件的的要求二、會計計數(shù)據(jù)輸輸入功能能的基本本要求（二）會會計核算算軟件輸輸入原始始憑證的的相關(guān)要要求（了解）會計核算算軟件提提供的原原始憑證證輸入項項目應(yīng)當(dāng)當(dāng)齊全，主要項項目有：填制憑證證日期填制憑證證單位或或填制人人姓名接受憑證證單位名名稱經(jīng)濟業(yè)務(wù)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、單價和和金額等等P68，第十九九條第二節(jié)會計核算算軟件的的要求二、會計計數(shù)據(jù)輸輸入功能能的基本本要求（三）會會計核算算軟件輸輸入記賬賬

11、憑證的的相關(guān)要要求(p45)1.（P67，第十十三條）2.（P67，第十十四條）3.（P67，第十十四條）在輸輸入記賬賬憑證的的過程中中，會計計核算軟軟件必須須提供以以下提示示功能：（1）、（2）、（3）、（4）、（5）（6）會會計核算算軟件應(yīng)應(yīng)提供對對已輸入入尚未記記賬的記記賬憑證證進行修修改和審審核的功功能（7）對對同一張張記賬憑憑證，應(yīng)應(yīng)當(dāng)具有有權(quán)限控控制功能能。第二節(jié)會計核算算軟件的的要求二、會計計數(shù)據(jù)輸輸入功能能的基本本要求（四）會會計核算算軟件審審核、修修改記賬賬憑證的的相關(guān)要要求1.（P68，第十六條）修改功能2.對已已經(jīng)輸入入但未登登記會計計賬簿的的機內(nèi)記記賬憑證證，應(yīng)提提供修

12、改改和審核核的功能能，審核核通過后后，不能能再對機機內(nèi)憑證證進行修修改。（P68，第十七條）3.對同同一張記記賬憑證證，應(yīng)分分別對審審核功能能和輸入入修改功功能的使使用權(quán)限限進行控控制。（P68，第十七條）4.（P68，第十八條）5.采用用直接輸輸入原始始憑證由由會計核核算軟件件自動生生成記賬賬憑證的的，在生生成正式式的機內(nèi)內(nèi)記賬憑憑證前，應(yīng)當(dāng)進進行審核核確認(rèn)。6.由賬賬務(wù)處理理模塊以以外的其其他業(yè)務(wù)務(wù)子系統(tǒng)統(tǒng)生成會會計憑證證數(shù)據(jù)的的，應(yīng)當(dāng)當(dāng)經(jīng)審核核確認(rèn)后后生成記記賬憑證證。（無論什什么憑證證都需要要審核）第二節(jié)會計核算算軟件的的要求二、會計計數(shù)據(jù)輸輸入功能能的基本本要求（五）會會計核算算軟件

13、對對處理外外國貨幣幣核算業(yè)業(yè)務(wù)的要要求P68，第二十十二條、二十三三條1.適用用于外國國貨幣核核算業(yè)務(wù)務(wù)的會計計核算軟軟件，應(yīng)應(yīng)當(dāng)提供供能輸入入外國貨貨幣憑證證的功能能。通用用會計核核算軟件件還可以以在初始始化功能能中提供供選擇記記賬本位位幣的功功能。2.采用用統(tǒng)賬制制核算外外國貨幣幣的會計計核算軟軟件，應(yīng)應(yīng)當(dāng)提供供在當(dāng)期期外國貨貨幣業(yè)務(wù)務(wù)發(fā)生期期初和業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)生生的同時時，輸入入期初和和當(dāng)時外外匯牌價價的功能能。記賬賬憑證中中會計核核算軟件件應(yīng)當(dāng)立立即自動動折合為為記賬本本位幣金金額。第二節(jié)會計核算算軟件的的要求2011年3月月27日日外匯牌牌價 貨幣名稱稱現(xiàn)匯買入入價現(xiàn)鈔買入入價賣出價基準(zhǔn)價

14、英鎊1046.431014.121054.831056.85港幣83.9583.2884.2784.13美元654.37649.12656.99655.80瑞士法郎郎710.77688.83716.48722.35新加坡元元517.64501.66521.80520.24瑞典克朗朗102.3299.16103.14103.77丹麥克朗朗123.30119.50124.29124.72挪威克朗朗116.49112.90117.43118.02日元8.02637.77858.09078.0968第二節(jié)會計核算算軟件的的要求三、會計計數(shù)據(jù)處處理功能能的基本本要求會計法律律法規(guī)對對會計核核算軟件件進行

15、數(shù)數(shù)據(jù)處理理的規(guī)定定主要體體現(xiàn)在三三個方面面。記賬結(jié)賬報表生成成其他方面面（一）對對會計核核算軟件件記賬功功能的基基本要求求P46會計核算算軟件應(yīng)應(yīng)當(dāng)提供供根據(jù)審審核通過過的機內(nèi)內(nèi)記賬憑憑證及所所附原始始憑證登登記賬簿簿的功能能。在計計算機中中，賬簿簿文件或或者數(shù)據(jù)據(jù)庫可以以設(shè)置一一個或多多個。1.根據(jù)審核通過過的機內(nèi)內(nèi)記賬憑證證或者計算機機自動生生成的記記賬憑證證或者記賬憑證證匯總表表登記總總分類賬賬。2.根據(jù)審核通過過的機內(nèi)內(nèi)記賬憑證證和相應(yīng)的的機內(nèi)原始憑證證登記明明細(xì)分類類賬。3.總分分類賬和和明細(xì)分分類賬可可以同時時登記，也可以以分別登登記，還還可以在在同一個個功能模模塊中登登記或者者

16、在不同同功能模模塊中登登記。4.會計計核算軟軟件應(yīng)當(dāng)當(dāng)提供機機內(nèi)會計計憑證審審核通過過后，直接登賬賬或者成成批登賬賬的功能能。5.機內(nèi)內(nèi)總分類類賬和明明細(xì)分類類賬登記記時，應(yīng)應(yīng)當(dāng)計算算出各會會計科目目的發(fā)生生額和余余額。（二）對對會計核核算軟件件對賬、結(jié)賬功功能的基基本要求求1.會計計核算軟軟件應(yīng)當(dāng)當(dāng)提供機機內(nèi)會計計數(shù)據(jù)按按照規(guī)定定的會計計期間進進行結(jié)賬賬的功能能。2.結(jié)賬賬前，會會計核算算軟件應(yīng)應(yīng)當(dāng)自動動檢查本本期輸入入的會計計憑證是是否全部部登記入入賬，尤尤其要檢檢查由計計算機自自動生成成的機制制轉(zhuǎn)賬憑憑證（如如折舊計計提憑證證等）是是否已經(jīng)經(jīng)生成和和入賬，全部登登記入賬賬后才能能結(jié)賬。3

17、.機內(nèi)內(nèi)總分類類賬和明明細(xì)分類類賬可以以同時結(jié)結(jié)賬，也也可以由由處理明明細(xì)分類類賬的功功能模塊塊先結(jié)賬賬、處理理總分類類賬的功功能模塊塊后結(jié)賬賬。4.機內(nèi)內(nèi)總分類類賬結(jié)賬賬之前，應(yīng)當(dāng)與與明細(xì)分分類賬進進行核對對，如果果不一致致，總分分類賬不不能結(jié)賬賬。賬賬相符5.結(jié)賬賬后，不不能再輸輸入上一一會計期期間的會會計憑證證。但年年底可以以例外。（三）對對會計核核算軟件件報表生生成功能能的基本本要求1.根據(jù)有關(guān)關(guān)規(guī)定，會計核核算軟件件應(yīng)提供供符合國國家統(tǒng)一一會計制制度的自動編制制會計報報表的功功能。2.而通用會會計核算算軟件則則應(yīng)提供會計計報表的的自定義義功能，包括定定義會計計報表的的格式、項目、各項

18、目目的數(shù)據(jù)據(jù)來源、表內(nèi)和和表間的的數(shù)據(jù)運運算和稽稽核關(guān)系系等等。3.對于根據(jù)據(jù)機內(nèi)會計計賬簿生生成的會會計報表表數(shù)據(jù)，會計軟軟件不能提供供直接修修改功能能。（四）會會計核算算軟件提提供的的的其他處處理功能能1.會計計核算軟軟件應(yīng)當(dāng)當(dāng)提供自動進行行銀行對對賬的功能，根據(jù)機機內(nèi)銀行行存款日日記賬與與輸入的的銀行對對賬單及及適當(dāng)?shù)牡氖止ぽo輔助操作作，自動生成成銀行存存款余額額調(diào)節(jié)表表。（P69，第第二十五五條）2.會計計核算軟軟件應(yīng)當(dāng)當(dāng)具有確確保會計計數(shù)據(jù)安全全保密，防防止對數(shù)數(shù)據(jù)和軟軟件進行行非法修修改和刪刪除的功功能。3.通用用會計核核算軟件件應(yīng)當(dāng)同同時提供國家會計計制度允允許使用用的多種會計計

19、核算方方法，以以便用戶戶選擇。會計核核算軟件件對會計計核算方方法的更更改過程程，在計計算機內(nèi)內(nèi)必須有有相應(yīng)記記錄。四、會計計數(shù)據(jù)輸輸出功能能的基本本要求會計電算算化條件件下，會會計數(shù)據(jù)據(jù)輸出的形式:屏幕查詢詢輸出會計數(shù)據(jù)據(jù)輸出的的最基本本形式打印輸出出會計數(shù)據(jù)據(jù)輸出的的最基本本形式通過軟盤盤輸出多用于數(shù)數(shù)據(jù)的備備份或上上報數(shù)據(jù)據(jù)（尤其是是會計報報表）的的輸出利用網(wǎng)絡(luò)絡(luò)傳輸輸輸出多用于企企業(yè)分支支機構(gòu)向向總公司報賬或或報表輸輸出)（一）會會計軟件件提供查查詢的相相關(guān)要求求對數(shù)據(jù)查查詢功能能沒有統(tǒng)統(tǒng)一的格格式和內(nèi)內(nèi)容要求求，當(dāng)然提供的信信息越全全面越好好。會計軟件件必須提提供以下下查詢功功能：P4

20、51.查詢詢機內(nèi)總總分類會會計科目目和明細(xì)細(xì)分類會會計科目目的名稱稱、編號號、年初初余額、期初余余額、累累計發(fā)生生額、本本期發(fā)生生額和余余額等項項目。2.查詢詢本期已已經(jīng)輸入入并登賬賬和未登賬的機內(nèi)記記賬憑證證、原始始憑證。3.查詢詢機內(nèi)本本期和以以前各期期的總分分類賬和和明細(xì)分分類賬簿簿。4.查詢詢往來賬賬款項目目的結(jié)算算情況。5.查詢詢本期和以以前各期期的會計計報表（二）會會計軟件件提供對對機內(nèi)會會計數(shù)據(jù)據(jù)的打印印輸出要要求會計軟件件必須提提供以下下打印輸輸出功能能：（七項）1.會計計軟件應(yīng)應(yīng)當(dāng)提供供機內(nèi)記賬憑證證的打印輸輸出功能能，打印印格式和和內(nèi)容應(yīng)應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一的會計制制度規(guī)定。（

21、P70，第三十一一條）2.會計計軟件可可以提供供機內(nèi)原始憑證證的打印輸輸出功能能，打印印輸出原原始憑證證的格式式和內(nèi)容容應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一一的會計計制度規(guī)定。（P70，第三十二條）3.會計計軟件必必須提供供會計賬簿簿、會計計報表的打印輸輸出功能能，打印印輸出的的會計賬賬簿、會會計報表表的格式式和內(nèi)容容應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一一會計制制度的規(guī)定。（P70，第三十二條）具體而言言，打印印輸出的的會計賬賬簿必須須包括日日記賬、明細(xì)賬賬和總分分類賬。其中，明細(xì)賬賬應(yīng)提供供三欄賬賬、多欄欄賬、數(shù)數(shù)量金額額賬等各各種賬簿簿形式的的打印輸輸出功能能。（二）會會計軟件件提供對對機內(nèi)會會計數(shù)據(jù)據(jù)的打印印輸出要要求會計軟件

22、件必須提提供以下下打印輸輸出功能能：（七項）4.在機機內(nèi)總分分類賬和和明細(xì)分分類賬的的直接登登賬依據(jù)據(jù)完全相相同的情情況下，總分類類賬可以以用總分類賬賬戶本期期發(fā)生額額的余額額對照表表替代。5.在保保證會計計賬簿清清晰的條條件下，計算機機打印輸輸出的會會計賬簿簿中的表表格線條條可以適適當(dāng)減少少。（手手寫可能能竄行）6.對于于業(yè)務(wù)量量較少的的賬戶，會計核核算軟件件可以提提供會計計賬簿的的滿頁打打印輸出出功能。7.打印印輸出的的會計賬賬簿、會會計報表表，如果果是根據(jù)據(jù)已結(jié)賬賬數(shù)據(jù)生生成的，則應(yīng)當(dāng)當(dāng)在打印印輸出的的會計賬賬簿、會會計報表表上打印印一個特特殊標(biāo)記記，以示示區(qū)別。（三）關(guān)關(guān)于會計計核算軟

23、軟件輸出出數(shù)據(jù)的的其他要要求1.會計報表表數(shù)據(jù)不不能直接接修改根據(jù)機內(nèi)內(nèi)會計憑憑證和據(jù)據(jù)以登記記的相應(yīng)應(yīng)賬簿生生成的各各種機內(nèi)內(nèi)會計報報表數(shù)據(jù)據(jù)，會計計核算軟軟件不能能提供直直接修改改功能。（P70，第三十四條）2.結(jié)賬時強強制備份份會計年度度終了進進行結(jié)賬賬時，會會計核算算軟件應(yīng)應(yīng)當(dāng)提供供在數(shù)據(jù)據(jù)磁帶、可裝卸卸硬磁盤盤或者軟軟磁盤等等存儲介介質(zhì)上的的強制備備份功能能。（P70，第三十五條）第三節(jié)會會計電電算化崗崗位及其其權(quán)限設(shè)設(shè)置的基基本要求求一、會計計電算化化崗位的的劃分（P65第二、三條）基本會計計崗位會計電算算化崗位位第三節(jié)會會計電電算化崗崗位及其其權(quán)限設(shè)設(shè)置的基基本要求求一、會計計電

24、算化化崗位的的劃分（P65第二、三條）基本會計計崗位包包括：會計主管管出納會計核算各崗崗稽核會計檔案案管理等等第三節(jié)會會計電電算化崗崗位及其其權(quán)限設(shè)設(shè)置的基基本要求求一、會計計電算化化崗位的的劃分（P65第二、三條）會計電算算化崗位位是指直接接管理、操作、維護計計算機以以及會計計核算軟軟件的工工作崗位位。實行會計計電算化化的單位位要根據(jù)據(jù)計算機機系統(tǒng)操操作維護護開發(fā)的的特點，結(jié)合會會計工作作的要求求劃分電電算化會會計崗位位。第三節(jié)會會計電電算化崗崗位及其其權(quán)限設(shè)設(shè)置的基基本要求求一、會計計電算化化崗位的的劃分（P65第二、三條）大中型企企業(yè)和使使用大規(guī)規(guī)模會計計電算化化系統(tǒng)的的單位，可以考考慮

25、設(shè)立立如下崗崗位：1.電算主管管2.軟件操作作3.審核記賬賬（不得得由出納納審核、不得審審核自己編制制的憑證證）4.電算維護護5.電算審查查6.數(shù)據(jù)分析析注意：不相容崗崗位：軟件操作作崗位與與審核記記賬、電電算維護護、電算算審查崗崗位為。（審核核監(jiān)督功功能）會計電算算化崗位位及其權(quán)權(quán)限設(shè)置置一般在在系統(tǒng)初初始化時時完成，平時根根據(jù)人員員的變動動可進行行相應(yīng)調(diào)調(diào)整。電算主管管負(fù)責(zé)定義義各操作作人員的的權(quán)限。具體操作作人員只有修改改自己口口令的權(quán)權(quán)限，無無權(quán)更改改自己和和他人的的操作權(quán)權(quán)限?；緯嬘媿徫缓秃碗娝慊瘯媿弽徫?，可可在保證證會計數(shù)數(shù)據(jù)安全全的前提提下交叉叉設(shè)置，各崗位位人員要要保持

26、相相對穩(wěn)定定。中小小型單位位和使用用小規(guī)模模會計電電算化系系統(tǒng)的單單位，可可根據(jù)本本單位的的工作情情況，設(shè)設(shè)立一些些必要的的電算化化崗位，許多崗崗位可由由一個人人承擔(dān)。（P65，第四四條）第四節(jié)計計算機機替代手手工賬的的基本要要求一、替代代手工賬賬的定義義替代手工工賬（俗俗稱甩賬賬）是指指將各種種基本的的會計數(shù)數(shù)據(jù)輸入入計算機機，采用用電子計計算機設(shè)設(shè)備和會會計軟件件對輸入入計算機機的會計計數(shù)據(jù)進進行處理理（計算算、分類類、匯總總、轉(zhuǎn)存存等），生成會會計信息息并存儲儲在磁性性或光盤盤等介質(zhì)質(zhì)上，根根據(jù)需要要輸出各各種會計計憑證、賬簿、報表，即采用用電子計計算機替替代手工工記賬、算賬、報賬這這一

27、過程程。替代手工工賬是會會計電算算化的目目標(biāo)之一一（首要目目標(biāo)）。二、替代代手工賬賬的條件件（P63，第二二條）1.配備備了計算算機硬件件設(shè)備和和會計軟軟件。2.進行行會計電電算化崗崗位培訓(xùn)訓(xùn)，配備備相應(yīng)的的會計電電算化工工作人員員。3.建立立嚴(yán)格的的內(nèi)部管管理制度度。三、替代代手工賬賬前的工工作（P63，第三三條）根據(jù)相關(guān)關(guān)規(guī)定，計算機機與手工工會計核核算應(yīng)該該并行3個月以上，計計算機與與手工核核算的數(shù)數(shù)據(jù)相互互一致，軟件運運行也安安全可靠靠，還要要接受有有關(guān)部門門的監(jiān)督督。四、如何何替代手手工賬1.整理理手工會會計業(yè)務(wù)務(wù)數(shù)據(jù)。（1）重重新核對對各項憑憑證和賬賬簿，做做到賬證證、賬賬賬、賬實

28、實相符。（2）整整理各賬賬戶余額額。（3）清清理往來來賬戶和和銀行賬賬戶。2.建立立會計賬賬戶體系系并確定定編碼。編碼時，一級會計計科目編編碼按財政部部規(guī)定的的編碼方方案執(zhí)行行；明細(xì)科目目編碼按照具體體編碼規(guī)規(guī)則設(shè)置置。一般般情況下下，會計計科目編編碼采用用科目全全編碼方方案；即即：本級級科目全全編碼上一級級科目全全編碼本級科科目編碼碼。四、如何何替代手手工賬會計科目目編碼原原則：（1）符合財財政部和和有關(guān)管管理部門門的規(guī)定定。（2）滿足本本單位會會計核算算與管理理的要求求。（3）滿足會會計報表表的要求求，凡是是報表所所用的數(shù)數(shù)據(jù)，如如果需要要從賬務(wù)務(wù)系統(tǒng)中中取數(shù)，必須設(shè)設(shè)立相應(yīng)應(yīng)的科目目。（

29、4）要保持持體系完完整，不不能只有有下級科科目而沒沒有上級級科目。（5）要保持持科目的的相對穩(wěn)穩(wěn)定性。（6）應(yīng)考慮慮與子系系統(tǒng)的銜銜接，凡凡是與其其他各子子系統(tǒng)有有關(guān)的科科目，在在整理時時應(yīng)將各各子系統(tǒng)統(tǒng)中的核核算大類類在賬務(wù)務(wù)處理系系統(tǒng)中設(shè)設(shè)為最底底層科目目。五、計算機機與手工工并行1.概念念:指在會計計軟件使使用的最最初階段段，人工工與計算算機同時時進行會會計處理理的過程程。2.主要任務(wù)務(wù)是：檢查已建建立的會會計電算算化核算算系統(tǒng)是是否充分分滿足要要求，使用人員員對軟件件的操作作是否存存在問題題，對運行中中發(fā)現(xiàn)的的問題是是否還應(yīng)應(yīng)進行修修改，并逐步建建立比較較完善的的電算化化內(nèi)部管管理制度

30、度等。五、計算機機與手工工并行3.在試試運行階階段，人人工與計計算機數(shù)數(shù)據(jù)對比比時，要要進行如如下工作作：檢驗各種種核算方方法。檢查會計計科目體體系的正正確性和和完整性性?？疾椴僮髯魇炀毘坛潭取＜m正會計計軟件程程序錯誤誤或業(yè)務(wù)務(wù)處理錯錯誤。五、計算機機與手工工并行4.此外外，并行行期間還還要注意意以下問問題：適當(dāng)安排排好實施施進度，試運行行期間及及時總結(jié)結(jié)、定期期檢查。實施復(fù)雜雜大系統(tǒng)統(tǒng)時，應(yīng)應(yīng)向有關(guān)關(guān)方面的的專家咨咨詢，或或向有經(jīng)經(jīng)驗的單單位學(xué)習(xí)習(xí)，盡量量少走彎彎路。做好申請請?zhí)娲质止び涃~賬前的準(zhǔn)準(zhǔn)備工作作，爭取取一次通通過審查查。六、替代手手工記賬賬的基本本要求（一）替替代手工工記賬方方

31、式下記記賬憑證證的要求求（二）計計算機內(nèi)內(nèi)會計數(shù)數(shù)據(jù)打印印輸出和和保存的的要求（三）存存儲介質(zhì)質(zhì)要求六、替代手手工記賬賬的基本本要求（一）替替代手工工記賬方方式下記記賬憑證證的要求求記賬憑證證分類：一種：記記賬憑證證三種：收收款憑證證、付款款憑證、轉(zhuǎn)賬憑憑證五種：現(xiàn)現(xiàn)金收款款憑證、銀行收收款憑證證、現(xiàn)金付款款憑證、銀行付付款憑證證、轉(zhuǎn)賬賬憑證六、替代手手工記賬賬的基本本要求（二）計計算機內(nèi)內(nèi)會計數(shù)數(shù)據(jù)打印印輸出和和保存的的要求1.采用用電子計計算機打打印輸出出書面會會計憑證證、賬簿簿、報表表的，應(yīng)應(yīng)當(dāng)符合合國家統(tǒng)統(tǒng)一會計計制度的的要求，采用中中文或中中外文對對照，字字跡清晰晰，作為為會計檔檔案

32、保存存，保存存期限按按會計計檔案管管理辦法法中的的規(guī)定執(zhí)執(zhí)行。2.現(xiàn)金金日記賬賬和銀行行存款日日記賬要要每天登登記并打打印輸出出，做到到日清月月結(jié)?，F(xiàn)現(xiàn)金日記記賬和銀銀行存款款日記賬賬的打印印，如果果受到打打印機條條件的限限制，可可采用計計算機打打印輸出出的活頁頁賬頁裝裝訂成冊冊的辦法法；如果果每天業(yè)業(yè)務(wù)量較較少，不不能滿頁頁打印的的，也可可按旬打打印輸出出。3.在所所有記賬賬憑證數(shù)數(shù)據(jù)和明明細(xì)分類類賬數(shù)據(jù)據(jù)都存儲儲在計算算機內(nèi)的的情況下下，總分分類賬可可用“總總分類賬賬本期發(fā)發(fā)生額及及余額對對照表”替代。4.在保保證憑證證、賬簿簿清晰的的條件下下，計算算機打印印輸出的的憑證、賬簿中中的表格格

33、線可適適當(dāng)減少少。六、替代手手工記賬賬的基本本要求（三）存存儲介質(zhì)質(zhì)要求1.采用用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠膠片等介介質(zhì)存儲儲會計賬賬簿、報報表，并并將其作作為會計計檔案保保存的單單位，如如果不再再定期打打印輸出出會計賬賬簿，必必須征得得同級財財政部門門的同意意。2.作為為會計檔檔案保存存時，其其保存期期限應(yīng)與與會計計檔案管管理辦法法中規(guī)規(guī)定的相相應(yīng)會計計數(shù)據(jù)（書面形形式的會會計財簿簿、報表表）相一一致。3.記賬賬憑證、總分類類賬、現(xiàn)現(xiàn)金日記記賬和銀銀行存款款日記賬賬，還要要按照有有關(guān)稅務(wù)務(wù)、審計計等管理理部門的的要求，及時打打印輸出出有關(guān)賬賬簿、報報表。4.大中中型企業(yè)業(yè)應(yīng)采用用磁帶、磁盤、光

34、盤、微縮膠膠片等介介質(zhì)存儲儲會計數(shù)數(shù)據(jù)，盡盡量避免免采用軟軟盤存儲儲會計檔檔案。第五節(jié)會會計電電算化檔檔案管理理的基本本要求計算機內(nèi)內(nèi)會計數(shù)數(shù)據(jù)的打打印輸出出和保存存是替代代手工記記賬的重重要工作作。采用電子子計算機機打印輸輸出書面面會計憑憑證、賬賬簿、報報表的，必須符符合國家家統(tǒng)一會會計制度度的要求求；如果果采用中中文或中中外文對對照，字字跡一定定要清晰晰。這些作為為會計檔檔案保存存的資料料，其保保存期限限按會會計檔案案管理辦辦法的的規(guī)定執(zhí)執(zhí)行。采用磁帶帶、磁盤盤、光盤盤、微縮縮膠片等等存儲介介質(zhì)保存存會計檔檔案條件件的，由由國務(wù)院院業(yè)務(wù)主主管部門門統(tǒng)一規(guī)規(guī)定，并并報財政政部、國國家檔案案局

35、備案案。第五節(jié)會會計電電算化檔檔案管理理的基本本要求一、電算算化會計計檔案管管理概述述二、記賬賬憑證的的生成與與管理三、會計計賬簿、報表的的生成與與管理四、電算算化會計計檔案的的基本要要求一、電算算化會計計檔案管管理概述述電算化會會計檔案案以磁性介介質(zhì)存儲儲在計算算機中的的會計數(shù)數(shù)據(jù)會計軟件件系統(tǒng)開開發(fā)運行行過程中中編制的的各種文文檔程序序計算機打打印輸出出的書面面形式的的會計數(shù)數(shù)據(jù)其他會計計資料保存期限限按會計檔檔案管理理辦法的規(guī)定停止使用用或有重重大更改改之后的的5年二、記賬賬憑證的的生成與與管理計算機替替代手工工記賬后后，記賬賬憑證的的生成有有兩種方方式：1.將原原始憑證證直接錄錄入計算

36、算機，由由計算機機打印輸輸出。2.手工工事先作作好記賬賬憑證，向計算算機錄入入記賬憑憑證，然然后進行行處理。此外，在在保證記記賬憑證證清晰的的前提下下，計算算機打印印輸出憑憑證中的的表格線線可適當(dāng)當(dāng)減少。三、會計計賬簿、報表的的生成與與管理計算機替替代手工工記賬后后，財政政部對會會計賬簿簿和會計計報表的的書面打打印有明明文規(guī)定定，其保保存期限限按會會計檔案案管理辦辦法的的規(guī)定執(zhí)執(zhí)行。但但財政部部的規(guī)定定同時考考慮到計計算機打打印的特特殊情況況，在會會計資料料生成方方面作了了一些靈靈活規(guī)定定。在會計資資料生成成方面作作了一些些靈活規(guī)規(guī)定包括括（9點）：1.現(xiàn)金日記記賬和銀銀行存款款日記賬賬要每天

37、天登記并并打印輸輸出，做做到日清清月結(jié)?，F(xiàn)金日記記賬和銀銀行存款款日記賬賬的打印印，如果果受到打打印機條條件的限限制，可可采用計計算機打打印輸出出的活頁頁賬頁裝裝訂成冊冊的辦法法；如果果每天業(yè)業(yè)務(wù)量較較少，不不能滿頁頁打印的的，也可可按旬打打印輸出出。2.一般賬簿可可以根據(jù)據(jù)實際情情況和工工作需要要按月、按季或或按年打打印；發(fā)生業(yè)業(yè)務(wù)較少少的賬簿簿，可滿滿頁打印印。3.在所有記記賬憑證證數(shù)據(jù)和和明細(xì)分分類賬數(shù)數(shù)據(jù)都存存儲在計計算機內(nèi)內(nèi)的情況況下，總總分類賬賬可用“總分類類賬本期期發(fā)生額額及余額額對照表表”替代代。在會計資資料生成成方面作作了一些些靈活規(guī)規(guī)定包括括（9點）：4.在保保證憑證證、賬

38、簿簿清晰的的條件下下，計算算機打印印輸出的的憑證、賬簿中中的表格線可可適當(dāng)減減少。5.記賬賬憑證、總分類類賬、現(xiàn)現(xiàn)金日記記賬和銀銀行存款款日記賬賬，還要按照照有關(guān)稅稅務(wù)、審審計等管管理部門門的要求求，及時時打印輸輸出有關(guān)關(guān)賬簿、報表。6.采用用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠膠片等介介質(zhì)存儲儲會計賬賬簿、報報表，并并將其作作為會計計檔案保保存的單單位，如如果不再定期打印輸出會計計賬簿，必須征得同同級財政政部門的的同意。在會計資資料生成成方面作作了一些些靈活規(guī)規(guī)定包括括（9點）：7.各單單位每年年形成的的會計檔檔案，都都應(yīng)由財財務(wù)會計計部門按按照歸檔檔的要求求，負(fù)責(zé)責(zé)整理立立卷或裝裝訂成冊冊。當(dāng)年的會會計檔案案在會計計年度終終了后，可暫由由本單位位財務(wù)會會計部門門保管一一年。期期滿后，原則上上應(yīng)由財財會部門門編造清清冊并移移交本單單位檔案案部門保保管。8.各單單位保存存的會計計檔案應(yīng)應(yīng)為本單單位積極極提供利利用，在在向外單單位提供供利用時時，檔案原件件原則上上不得外外借。9.各單單位對會會計檔案案必須進進行科學(xué)學(xué)管理，做到妥妥善保管管、存放放有序、查找方方便。四、電算算化會計計檔案的的基本要要求（