辦公用品管理辦法

精選優(yōu)質(zhì)文檔-----傾情為你奉上精選優(yōu)質(zhì)文檔-----傾情為你奉上專心---專注---專業(yè)專心---專注---專業(yè)精選優(yōu)質(zhì)文檔-----傾情為你奉上專心---專注---專業(yè)辦公用品管理辦法（試行）第一章總則第一條目的為加強(qiáng)集團(tuán)公司辦公用品、用具、設(shè)備、設(shè)施的管理，規(guī)范流程，節(jié)約成本，特制訂本辦法。第二條適用范圍本辦法適用于集團(tuán)辦公用品的管理。涉及辦公用品的申請、采購、入庫、保管、發(fā)放、使用、維修、報廢、盤存、交接程序等。第三條管理原則一、集中管理原則；二、程序化原則；三、權(quán)責(zé)分明原則。第二章辦公用品的管理第四條管理部門一、行政事務(wù)部是集團(tuán)辦公用品的管理部門；二、所有使用部門各自負(fù)責(zé)本部門辦公用品的日常管理。第五條管理人員一、行政事務(wù)部負(fù)責(zé)集團(tuán)辦公用品管理的專員為辦公用品管理員（以下簡稱管理員），具體負(fù)責(zé)集團(tuán)董事會辦公室、各中心（以下簡稱各部門）辦公用品的盤存、支領(lǐng)、詢價、采購、驗收、入庫、保管、發(fā)放、維修、報廢、移交等工作；二、各使用部門必須設(shè)置辦公用品專管人員（以下簡稱專管員），負(fù)責(zé)本部門辦公用品的預(yù)算、申請、支領(lǐng)、保管、使用、核查、維修申請、報廢申請、月度消耗匯總等工作，積極配合行政事務(wù)部做好辦公用品管理的工作；三、員工在使用辦公用品的同時也負(fù)有保管、節(jié)約的責(zé)任；四、總裁、分管副總裁、行政管理中心主任及行政事務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)對各部門辦公用品的配置審批和報廢審批。第六條辦公用品分類辦公用品按其使用性質(zhì)分為辦公耗材、辦公用具、辦公設(shè)備、辦公家具四種。（附件1）第七條管理流程一、盤存（一）盤存時間，管理員于每月五日至十日對集團(tuán)庫存辦公用品進(jìn)行月度盤存，并填寫《辦公用品月度盤存表》（附件2）；（二）盤存意義1.為做出較為精確的采購提供庫存依據(jù)；2.以此減少在保證正常使用條件下的庫存數(shù)量，降低資金占用。（三）盤存要求檢查辦公用品的庫存情況，必須做到準(zhǔn)確無誤。（四）盤存人員組成由兩人以上（管理員及由行政事務(wù)部指定的盤存人員）人員共同完成盤存并簽字；（五）盤存責(zé)任庫存數(shù)量出現(xiàn)虧空的時，由管理員負(fù)責(zé)虧空物品的賠償。二、申請（一）申請原則各部門辦公用品專管員要嚴(yán)格依據(jù)本部門辦公用品使用現(xiàn)狀做及本月預(yù)算做出申請；（二）申請時間各部門自每月十五日起三個工作日內(nèi)向行政事務(wù)部提交本部門下月度欲支領(lǐng)物品的申請。逾期未申報的部門行政事務(wù)部將視為其無辦公用品需求；（三）申請操作申請要正確填寫《辦公用品（辦公耗材、辦公用具）申請單》（附件3）、《辦公用品（辦公設(shè)備、辦公家具）申請單》（附件4）（以下簡稱申請單）；（四）申請責(zé)任使用部門必須參照本部門辦公用品上一月度實際使用及支領(lǐng)情況，認(rèn)真填報本月度申請。對不負(fù)責(zé)任地擴(kuò)大申請數(shù)量，造成庫存積壓的予以處罰。實際支領(lǐng)低于申請80﹪的（按金額核算），按積壓物品金額的30﹪對使用部門予以處罰。（支領(lǐng)要按本辦法“支領(lǐng)原則”規(guī)定執(zhí)行）三、審批（一）審批各部門將申請單遞交行政事務(wù)部，行政事務(wù)部在兩個工作日內(nèi)復(fù)核匯總后，編制《辦公用品采購計劃單》（附件5），報具有審批權(quán)限的負(fù)責(zé)人審批（審批人是辦公管理費用控制的負(fù)責(zé)人；其簽署的批準(zhǔn)意見對辦公費用控制構(gòu)成相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任）；（二）審批權(quán)限根據(jù)不同的職級劃分辦公用品的審批權(quán)限，并逐級審批。1.行政事務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)2000元以下辦公用品采購計劃的審批；2.行政管理中心主任負(fù)責(zé)2001元--5000元辦公用品采購計劃的審批；3.集團(tuán)主管副總裁負(fù)責(zé)5001元—10000元辦公用品采購計劃的審批；4.集團(tuán)總裁負(fù)責(zé)10001元以上辦公用品采購計劃的審批。（三）審批時限行政事務(wù)部負(fù)責(zé)在兩個工作日內(nèi)催辦上述審批人的審批工作。四、詢價對辦公用品每月進(jìn)行一次以上的價格、質(zhì)量比較，保證對三家以上供應(yīng)商進(jìn)行對比。五、采購（一）采購原則1.在詢價的基礎(chǔ)上，以“質(zhì)優(yōu)價低”為采購原則；2.以能開具正式發(fā)票的供應(yīng)商為最佳選擇；3.采購人員與保管人員不能由同一人擔(dān)任；4.采購前要注意保持合理庫存；5.嚴(yán)禁弄虛作假、營私舞弊。（二）采購管理1.采購檔案管理員必須做好供應(yīng)商建檔工作，編制常用辦公用品的價格表；2.采購比價把握辦公用品的價格行情，做好供應(yīng)商的比較、甄選工作，盡最大可能降低辦公用品的采購價格。（三）采購時限行政事務(wù)部根據(jù)已審批的《辦公用品采購計劃單》支款后，在三個工作日內(nèi)完成采購。（四）其它規(guī)定1.臨時急需的辦公用品，且?guī)齑鏁簾o存?zhèn)涞?，由需求部門負(fù)責(zé)人提出申請后，經(jīng)有審批權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可購置。2.大宗辦公用品或貴重辦公用品的采購時間視具體情況而定，根據(jù)集團(tuán)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)指示執(zhí)行，且應(yīng)有兩人以上進(jìn)行采購。六、入庫辦公用品采購?fù)瓿珊?，由行政事?wù)部辦公用品管理員驗收、入庫填寫《辦公用品入庫單》（附件6），并建立《辦公用品臺賬》（附件7）。七、保管（一）備用辦公用品由行政事務(wù)部在固定存放區(qū)域統(tǒng)一存放；（二）因管理員個人工作失誤而造成辦公用品重大異常損壞或缺失的，由管理員照價賠償。八、支領(lǐng)（一）支領(lǐng)時間各部門于每月5日左右（具體時間以根據(jù)行政事務(wù)部通知為準(zhǔn)）持審批后的申請單進(jìn)行物品支領(lǐng)；（二）支領(lǐng)人由各部門辦公用品專管員擔(dān)任，由其負(fù)責(zé)本部門物品的統(tǒng)一支領(lǐng)；（三）支領(lǐng)原則1.以實際消耗為依據(jù)，部分辦公用品采用“以舊換新”原則，“以舊換新”的物品詳見“附件1”中標(biāo)注“▲”的物品。2.行政事務(wù)部辦公用品管理員嚴(yán)格執(zhí)行“以舊換新”，有權(quán)拒絕任何部門及個人無依據(jù)支領(lǐng)。（四）支領(lǐng)登記支領(lǐng)人需在《辦公用品支領(lǐng)單》（附件8）及《辦公用品臺賬》上登記、簽字。行政事務(wù)部做好支出記錄。（五）新員工辦公用品的支領(lǐng)入職新員工在本部門辦公用品專管員帶領(lǐng)下，持人力資源中心的“河北大唐鼎旺實業(yè)集團(tuán)有限公司員工入職登記表”至行政管事務(wù)部領(lǐng)取辦公用品。標(biāo)準(zhǔn)為：每人配發(fā)中性筆一支、文件欄一個、筆記本一本及文件夾一個（特殊崗位除外）。九、使用（一）使用責(zé)任1.各部門辦公用品的使用人是辦公用品保管及使用的直接責(zé)任人，應(yīng)做到“用心保管，合理使用，杜絕浪費”。2.各使用部門辦公用品專管員是本部門所有辦公用品的總責(zé)任人，對本部門辦公用品的安全完整、正確使用、合理消耗、維護(hù)等負(fù)責(zé)。3.各使用部門負(fù)責(zé)人是本部門辦公用品費用控制的責(zé)任人，對本部門辦公用品預(yù)算、消耗負(fù)責(zé)。（二）使用原則耐用辦公用品，一般情況不再增補(bǔ)，如重復(fù)申領(lǐng)，應(yīng)說明原因或憑損毀原物以舊換新，杜絕虛報冒領(lǐng)。十、維修1．維修申報辦公用品出現(xiàn)故障及需要維修時，由使用部門的辦公用品專管員告知行政事務(wù)部，并填寫《辦公用品維修單》（附件9），行政事務(wù)部根據(jù)該辦公用品的故障情況聯(lián)系供應(yīng)商或外部維修機(jī)構(gòu)進(jìn)行維修。2．責(zé)任若發(fā)現(xiàn)辦公用品故障為個人操作失誤、非正常使用造成的，行政事務(wù)部將根據(jù)具體情況追究使用人或責(zé)任人責(zé)任。十一、報廢（一）對無法維修的辦公用品實行報廢處理時，需經(jīng)行政事務(wù)部確認(rèn)，由該使用人填寫《辦公用品報廢申請單》（附件10），經(jīng)過審批達(dá)到報廢條件方可報廢。報廢須滿足以下條件：1.已經(jīng)維修但無法修好的；2.不存在維修條件的；3.沒有維修價值的（重新購買劃算于維修）。（二）報廢審批權(quán)限1.報廢品原購買價格未超過2000元的，報行政事務(wù)部經(jīng)理審批；2.報廢品原購買價格2001元--5000元的，報行政管理中心主任審批；3.報廢品原購買價格5001元--10000元的，報集團(tuán)管理副總裁審批；4.報廢品原購買價格超過10001元的，報集團(tuán)總裁審批。（三）辦公用品在得到報廢批準(zhǔn)后由行政事務(wù)部進(jìn)行回收、出售處理。（四）辦公用品在完成報廢程序后，應(yīng)從《辦公用品臺帳》上核銷，并附《辦公用品報廢申請單》。十二、調(diào)配行政事務(wù)部針對辦公用品使用部門要求，根據(jù)辦公用品現(xiàn)狀作出調(diào)配使用的決定，并填寫《辦公用品調(diào)配單》。（附件11）十三、遺失1.如辦公物品出現(xiàn)人為遺失，由使用人員按購買原值進(jìn)行賠償；無具體使用人的由其部門共同承擔(dān)；2.如出現(xiàn)被盜、搶等情況，導(dǎo)致貴重辦公用品或集團(tuán)機(jī)密文件被盜，遺失部門應(yīng)積極配合警察偵破案件，如能追回遺失物品和遺失文件，則對相關(guān)人員處以警告處分，同時被警告人應(yīng)加強(qiáng)防盜、防劫觀念，積極改進(jìn)防盜、劫措施；如遺失物品及文件不能追回，則由其部門及負(fù)責(zé)人對該事件負(fù)責(zé)。并填寫《辦公用品遺失單》（附件12），進(jìn)行遺失確認(rèn)工作；3.如出現(xiàn)內(nèi)盜情況，一經(jīng)查出，直接報送公安機(jī)關(guān)，承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任。十四、移交1.員工離職或異動調(diào)崗前要交回所使用的辦公用品，由行政事務(wù)部確認(rèn)；2.移交人需列明交接清單，接收人在行政事務(wù)部專人的監(jiān)督下清點、交接。遇有毀損，移交人要書面標(biāo)明，并按購買價格進(jìn)行賠償；3.移交人在移交物品清單核實后填寫《辦公用品交接單》（附件13），存檔備查。十五、匯總行政事務(wù)部及使用部門要進(jìn)行辦公用品的“月度匯總”、“年度匯總”。使用部門與行政事務(wù)部做出“月度匯總”后，進(jìn)行共同確認(rèn)。（一）使用部門1.月度匯總，使用部門的辦公用品專管員在填報下一月度申請單前，須將本部門本月實際支領(lǐng)物品進(jìn)行匯總，填寫《辦公用品申請、支領(lǐng)對比月度匯總表》（附件14）后，與下一月度的申請單一并報行政事務(wù)部（填報日期以申請單日期為準(zhǔn)）。目的：（1）加強(qiáng)本部門辦公用品的使用管理，節(jié)約使用、降低消耗；（2）為盡可能準(zhǔn)確地填報下一個月度申請單提供參考。2.年度匯總，每年元月4日起五個工作日內(nèi)，使用部門按照上一年度每月的《辦公用品申請、支領(lǐng)對比月度匯總表》及申請單，對上一年度辦公用品的實際支領(lǐng)及申請數(shù)量匯總，并填寫《辦公用品申請、支領(lǐng)對比年度匯總表》（附件15），報行政事務(wù)部。（二）行政事務(wù)部1.月度匯總行政事務(wù)部辦公用品管理員對各部門的辦公用品實際支領(lǐng)、消耗進(jìn)行月度匯總。目的：（1）對消耗較大、支領(lǐng)較多部門進(jìn)行核查，是否存在不合理使用及浪費現(xiàn)象；（2）核查各部門申請物品數(shù)量與實際消耗（支領(lǐng)）數(shù)量的差距，以減少庫存時間、降低庫存數(shù)量及資金占用。用途：作為確認(rèn)各使用部門“申請責(zé)任”的依據(jù)。（三）年度匯總每年元月11日起5個工作日內(nèi)，行政事務(wù)部按照各使用部門填報的“年度匯總單”，對當(dāng)年辦公用品的實際支領(lǐng)及申請數(shù)量進(jìn)行年度匯總，報行政管理中心主任。使用部門與行政事務(wù)部做出《辦公用品申請、支領(lǐng)對比年度匯總表》后，進(jìn)行共同確認(rèn)。第三章附則第八條本辦法由行政管理中心行政事務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。第九條本辦法自頒布之日起執(zhí)行，集團(tuán)原有文件與本辦法沖突之處