會(huì)議準(zhǔn)備作業(yè)指導(dǎo)書(shū)

沿海集團(tuán)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)板塊名稱會(huì)議準(zhǔn)備作業(yè)指導(dǎo)書(shū)編號(hào)編制/修改部門審核版本頁(yè)碼第9頁(yè)共9頁(yè)所屬流程會(huì)議準(zhǔn)備作業(yè)指導(dǎo)書(shū)目的明晰會(huì)議準(zhǔn)準(zhǔn)備工作作的注意意事項(xiàng)，幫幫助會(huì)議議組織者者成功進(jìn)進(jìn)行會(huì)議議準(zhǔn)備。范圍集團(tuán)發(fā)展管管理部、總部各各職能部部、各地地區(qū)公司司職責(zé)集團(tuán)發(fā)展管管理部負(fù)責(zé)制制定本指指導(dǎo)書(shū)，各職能能部和地地區(qū)公司司遵照?qǐng)?zhí)執(zhí)行。會(huì)議準(zhǔn)備工工作程序序?qū)σ淮螘?huì)議議而言，高高效的會(huì)會(huì)議其實(shí)實(shí)在正式式宣布開(kāi)開(kāi)始之前前就開(kāi)始始了，可可見(jiàn)會(huì)議議準(zhǔn)備工工作的重重要程度度。4.1、確確定是否否真的有有必要開(kāi)開(kāi)會(huì)一次高效會(huì)會(huì)議的第第一步準(zhǔn)準(zhǔn)備工作作是確定定是否真真的有開(kāi)開(kāi)會(huì)的必必要性。這一步確定工作的作用相當(dāng)于一個(gè)“篩選器”，使那些沒(méi)有必要開(kāi)的“會(huì)議”提前落選，從而為高效會(huì)議的產(chǎn)生把好第一關(guān)。4.1.11、無(wú)需需開(kāi)會(huì)的的“五個(gè)如如果”如果還有比比開(kāi)會(huì)更更好的方方法，即即如果能能夠通過(guò)過(guò)一些看看似原始始的方法法達(dá)到與與開(kāi)會(huì)同同樣的目目的，就就無(wú)需舉舉行會(huì)議議，例如如寫(xiě)紙條條、打電電話或發(fā)發(fā)郵件等等，這些些方式簡(jiǎn)簡(jiǎn)潔有效效，對(duì)于于一些問(wèn)問(wèn)題的解解決具有有經(jīng)濟(jì)實(shí)實(shí)用的優(yōu)優(yōu)勢(shì)。如果你你是唯一一可以做做決策的的人，那那么一定定不要浪浪費(fèi)自己己和他人人的時(shí)間間，召開(kāi)開(kāi)耗時(shí)長(zhǎng)長(zhǎng)久的所所謂會(huì)議議。首先先，因?yàn)闉樗说牡膮⑴c可可能只能能把問(wèn)題題變得更更糟；其其次，決決策既然然只能由由你做出出，就無(wú)無(wú)需聚集集他人集集團(tuán)討論論，結(jié)果果又全盤盤推翻他他人的意意見(jiàn)，這這種做法法既不利利于解決決問(wèn)題，又又容易令令自己陷陷入尷尬尬境地。如果會(huì)會(huì)議成本本過(guò)高。會(huì)議成本是一個(gè)不容忽視的問(wèn)題，一定要做好會(huì)議成本的預(yù)算，不能用高昂的會(huì)議成本來(lái)?yè)Q取某些會(huì)議的發(fā)生，因?yàn)殚L(zhǎng)此以往公司必然會(huì)不堪重負(fù)、得不償失。如果已已經(jīng)按慣慣例每周周聚會(huì)。如果沒(méi)沒(méi)什么特特別的事事情需要要討論。4.1.22、必須開(kāi)開(kāi)會(huì)的“五個(gè)如如果”“聽(tīng)取部門門匯報(bào)工工作”最好采用用會(huì)議的的形式，不不能用每每周或每每月交一一次書(shū)面面報(bào)告的的方式取取代。定定時(shí)交書(shū)書(shū)面報(bào)告告往往會(huì)會(huì)流于形形式，容容易使公公司上下下形成為為了交報(bào)報(bào)告而交交報(bào)告的的不良風(fēng)風(fēng)氣，使使公司內(nèi)內(nèi)部缺乏乏溝通，問(wèn)問(wèn)題和建建議無(wú)法法暢順流流通。因此，每每月一定定要召開(kāi)開(kāi)正式的的會(huì)議，聽(tīng)聽(tīng)取部門門匯報(bào)工工作，使使各種信信息在公公司內(nèi)部部高效流流通。采用會(huì)議的的形式表表?yè)P(yáng)或批批評(píng)，有利于于充分發(fā)發(fā)揮表?yè)P(yáng)揚(yáng)或批評(píng)的作作用。在大會(huì)上當(dāng)當(dāng)眾表?yè)P(yáng)揚(yáng)“明星員員工”可以樹(shù)樹(shù)立標(biāo)桿桿，充分分發(fā)揮榜榜樣的好好作用，有有效推動(dòng)動(dòng)競(jìng)爭(zhēng)；；當(dāng)眾批批評(píng)某些些情節(jié)嚴(yán)嚴(yán)重的錯(cuò)錯(cuò)誤行為為，有利利于警醒醒員工，避避免類似似事情再再度發(fā)生生。當(dāng)你給某一一個(gè)項(xiàng)目目小組，或或者給你你的部門門分配任任務(wù)時(shí)，最好用會(huì)議的形式，而不宜采用郵件或者其他書(shū)面形式。因?yàn)榉峙扇蝿?wù)意味著要達(dá)到團(tuán)結(jié)上下、協(xié)作完成任務(wù)的目的，只有通過(guò)會(huì)議把任務(wù)公共化、明確化，才能促進(jìn)協(xié)作，從而保證任務(wù)的及時(shí)完成。必須把信息息同時(shí)傳傳達(dá)給很很多人。要讓別別人參與與決策以以集思廣廣益。4.2、計(jì)計(jì)算會(huì)議議成本會(huì)議成本包包括時(shí)間間成本、直直接會(huì)議議成本和和效率損損失成本本3種，會(huì)議議成本是是非?？煽捎^的一一筆數(shù)目目，不能能等閑視視之。在在每次決決定開(kāi)會(huì)會(huì)前，把把以下三三種成本本考慮一一下，并并大致算算一下，也也許會(huì)令令你改變變主意。4.2.11、會(huì)議的的時(shí)間成成本會(huì)議的的時(shí)間成成本=參加會(huì)會(huì)議的人人數(shù)×（與會(huì)會(huì)者的準(zhǔn)準(zhǔn)備時(shí)間間＋與會(huì)會(huì)者的旅旅行時(shí)間間）＋會(huì)會(huì)議組織織者準(zhǔn)備備時(shí)間如如果時(shí)間間成本不不太直觀觀，可以以將其轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)換成金金錢成本本，即開(kāi)開(kāi)會(huì)的時(shí)時(shí)間成本本×參會(huì)者者平均時(shí)時(shí)薪。4.2.22、直接的的會(huì)議成成本直接的會(huì)議議成本==會(huì)議議設(shè)施租租用費(fèi)＋＋與會(huì)者者的差旅旅食宿費(fèi)費(fèi)＋文件準(zhǔn)準(zhǔn)備費(fèi)4.2.33、效率損損失成本本開(kāi)會(huì)時(shí)，主主管人員員必須離離開(kāi)自己己的崗位位，這有有可能造造成公司司整體管管理效率率的下降降。由于于管理效效率下降降而造成成的損失失，就是是效率損損失成本本。效率率損失成成本包括括以下三三種情況況：因不能能及時(shí)接接聽(tīng)重要要客戶的的電話而而損失一一筆生意意；不能及及時(shí)處理理客戶的的投訴而而得罪一一批客戶戶；不能及及時(shí)解決決自己管管轄范圍圍內(nèi)的突突發(fā)事件件而停工工停產(chǎn)。4.3、確確定會(huì)議議的各項(xiàng)項(xiàng)準(zhǔn)備工工作就緒緒根據(jù)會(huì)議準(zhǔn)準(zhǔn)備核對(duì)對(duì)單檢查查是否有有遺漏的的事項(xiàng)；；根據(jù)高高效會(huì)議議預(yù)防性性管理措措施進(jìn)行行核對(duì)會(huì)會(huì)議準(zhǔn)備備情況。詳見(jiàn)作業(yè)表單《會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單》。4.4、會(huì)會(huì)議議題題、議程程、文件件報(bào)告的準(zhǔn)準(zhǔn)備4.4.11、議題準(zhǔn)準(zhǔn)備環(huán)節(jié)節(jié)會(huì)議的議題題準(zhǔn)備是是非常重重要的環(huán)環(huán)節(jié)，會(huì)會(huì)議效率率不高和和會(huì)議流流于形式式基本上都有有會(huì)議議議題準(zhǔn)備備不充分分相關(guān)。會(huì)議召集人必須對(duì)會(huì)議的議題準(zhǔn)備負(fù)責(zé)，擬定總議題、分議題，并根據(jù)重要程度安排各個(gè)議題的討論時(shí)間。4.4.22、議程安排排確定各個(gè)分分議題的的討論時(shí)時(shí)間、安安排順序序、主持持人，即即會(huì)議的的議程，會(huì)會(huì)議議程程以打印印會(huì)電子子文檔形形式分發(fā)發(fā)到每個(gè)個(gè)參會(huì)人人手中。4.4.33、確定會(huì)會(huì)議記錄錄人根據(jù)會(huì)議的的規(guī)格和和具體要要求，比比如說(shuō)議議題范圍圍、專業(yè)業(yè)程度、保保密級(jí)別選定條件件合適的的會(huì)議記記錄人。4.4.44、會(huì)議文文件準(zhǔn)備備通知各項(xiàng)文文件資料料準(zhǔn)備的的負(fù)責(zé)人人，讓其其清楚需需準(zhǔn)備資資料內(nèi)容容、篇幅幅、質(zhì)量量、以及及完成時(shí)時(shí)間通知知和匯集人，并并有專人人進(jìn)行跟跟蹤資料料準(zhǔn)備情情況，保保證在會(huì)會(huì)議召開(kāi)開(kāi)前保質(zhì)質(zhì)保量完完成所有有所需文文件資料料的準(zhǔn)備備工作。大型會(huì)議可成立會(huì)議籌備組，由籌備組來(lái)跟蹤和督辦會(huì)議文件的準(zhǔn)備。需在會(huì)前討討論的文文件和資資料，應(yīng)應(yīng)另行書(shū)書(shū)面通知知文件討討論稿完完成時(shí)間間、討論論時(shí)間、討討論地點(diǎn)點(diǎn)、參加加人員。4.5、選選擇最恰恰當(dāng)?shù)臎Q決策方式式在議議題準(zhǔn)備備環(huán)節(jié)，召召集人還還必須為為需要表表決的議議題選擇擇最恰當(dāng)當(dāng)?shù)挠懻撜摵捅頉Q方式，選選擇的原原則是基基于議題題的重要要程度、緊緊急程度度、議題題涉及范范圍、決決策的影影響層面面。通常常根據(jù)對(duì)對(duì)提案的的支持程程度，可可分為權(quán)權(quán)威決策策、少數(shù)數(shù)服從多多數(shù)決策策、共識(shí)識(shí)決策和和無(wú)異議議決策四四種。召召集人可可根據(jù)議議題選擇擇最小目目標(biāo)，即即最小支支持率必必須達(dá)到到多少才才通過(guò)。4.5.11、權(quán)威決決策權(quán)威決決策出現(xiàn)現(xiàn)于最高高掌權(quán)者者具有決決策權(quán)和和否決權(quán)權(quán)，單方方面做出出決定時(shí)時(shí)。適宜使用：：當(dāng)組織織授權(quán)團(tuán)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)人做最最終決策策并全權(quán)權(quán)負(fù)責(zé)時(shí)時(shí)。不宜使用：：當(dāng)團(tuán)隊(duì)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)人人希望團(tuán)團(tuán)隊(duì)成員員接納并并支持某某項(xiàng)決策策時(shí)。優(yōu)點(diǎn)：決策策迅速高高效；在在急需行行動(dòng)的情情況下最最實(shí)用；；在權(quán)力力界限明明顯的地地方最有有效。缺點(diǎn)：雖然然可迅速速做出決決策，但但實(shí)際支支持和執(zhí)執(zhí)行建議議也不易易；當(dāng)復(fù)復(fù)雜性增增高時(shí)，權(quán)權(quán)威決策策的質(zhì)量量會(huì)因?yàn)闉榭紤]面面不寬而而受到影影響。4.5.22、少數(shù)服服從多數(shù)數(shù)決策少數(shù)服從多多數(shù)決策策出現(xiàn)于于多數(shù)成成員同意意議案時(shí)時(shí)，它以以民主原原則為基基礎(chǔ)。適宜使用：：當(dāng)時(shí)間間有限，而而決策結(jié)結(jié)果不會(huì)會(huì)對(duì)反對(duì)對(duì)者造成成消極影影響時(shí)。優(yōu)點(diǎn)：允許許絕大多多數(shù)人對(duì)對(duì)問(wèn)題發(fā)發(fā)表自己己的意見(jiàn)見(jiàn)。決議議可通過(guò)過(guò)簡(jiǎn)單唱唱票，相對(duì)迅迅速和高高效做出出。缺點(diǎn)：投票票一向促促成人們們分派。這這種競(jìng)爭(zhēng)爭(zhēng)會(huì)影響響一項(xiàng)決決議的質(zhì)質(zhì)量和執(zhí)行。投票票容易導(dǎo)導(dǎo)致輸贏贏之爭(zhēng)，輸輸方將難難以盡職職和投入入。4.5.33、共識(shí)識(shí)決策共識(shí)決策出出現(xiàn)于所所有成員員都不同同程度地地支持某某項(xiàng)提議議，每一一團(tuán)隊(duì)成成員均有有否決權(quán)權(quán)。共識(shí)識(shí)決策提提供一種種反映所所有成員員想法的的全面解解決方法法，能夠夠提高成成員實(shí)施施決策的的積極性性，體現(xiàn)現(xiàn)平等之之風(fēng)。但但如果決決策時(shí)間間有限，或或團(tuán)隊(duì)成成員不具具備決策策的足夠夠技巧時(shí)時(shí)，決策策就難以以形成。優(yōu)點(diǎn)：保證證所有問(wèn)問(wèn)題和思思想得到到公開(kāi)辯辯論，每每個(gè)團(tuán)隊(duì)隊(duì)成員有有機(jī)會(huì)發(fā)發(fā)表意見(jiàn)見(jiàn)。復(fù)雜雜的決議議經(jīng)過(guò)深深思熟慮慮，從而而產(chǎn)生高高質(zhì)量的的決議。缺點(diǎn)：達(dá)成成一致需需要相對(duì)對(duì)長(zhǎng)的時(shí)時(shí)間，并并具有挑挑戰(zhàn)性。而而且需要要大量的的溝通、耐耐心的聆聆聽(tīng)并理理解他人人觀點(diǎn)；；為確保保所有團(tuán)團(tuán)隊(duì)成員員有機(jī)會(huì)會(huì)發(fā)表意意見(jiàn)和分分享其見(jiàn)見(jiàn)解，會(huì)會(huì)議上，必必須進(jìn)行行有效的的推動(dòng)。4.5.44、無(wú)異異議決策策無(wú)異議決策策產(chǎn)生于所有成成員對(duì)某某項(xiàng)提議議完全贊贊同時(shí)。當(dāng)當(dāng)提案非非常重要要，要求求所有成成員達(dá)成成完全一一致時(shí)，團(tuán)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)做做出無(wú)異異議決策策。然而而，因?yàn)闉闆](méi)有哪哪兩個(gè)人人的思想想完全合合拍，達(dá)達(dá)成無(wú)異異議決策策也許會(huì)會(huì)花費(fèi)很很長(zhǎng)的時(shí)時(shí)間。而而且無(wú)論論團(tuán)隊(duì)具具備什么么樣的經(jīng)經(jīng)驗(yàn)，達(dá)達(dá)成無(wú)異異議決策策都很高高。4.6、會(huì)會(huì)議主持持人的準(zhǔn)準(zhǔn)備工作作會(huì)議支持人人可能是是會(huì)議召召集人，也也可能是是會(huì)議指指定的主主持人，主主持人必必須在會(huì)前對(duì)對(duì)會(huì)議的的議題、議議程、希希望達(dá)成成目標(biāo)、表表決方式式、主要要參會(huì)者者可能的的態(tài)度都都心中有有數(shù)。會(huì)議主持4.6.11、主持持人的四四個(gè)準(zhǔn)備備工作：：設(shè)定溝通目目標(biāo)、制定行動(dòng)計(jì)計(jì)劃、預(yù)備可能的的爭(zhēng)執(zhí)、進(jìn)行SWOOT分析析。4.6.22、SWWOT分分析自身Strenngh優(yōu)勢(shì)Weaknnesss劣勢(shì)環(huán)境Opporrtunnityy機(jī)會(huì)T