會議準(zhǔn)備作業(yè)指導(dǎo)書

沿海集團(tuán)作業(yè)指導(dǎo)書板塊名稱會議準(zhǔn)備作業(yè)指導(dǎo)書編號編制/修改部門審核版本頁碼第9頁共9頁所屬流程會議準(zhǔn)備作業(yè)指導(dǎo)書目的明晰會議準(zhǔn)準(zhǔn)備工作作的注意意事項，幫幫助會議議組織者者成功進(jìn)進(jìn)行會議議準(zhǔn)備。范圍集團(tuán)發(fā)展管管理部、總部各各職能部部、各地地區(qū)公司司職責(zé)集團(tuán)發(fā)展管管理部負(fù)責(zé)制制定本指指導(dǎo)書，各職能能部和地地區(qū)公司司遵照執(zhí)執(zhí)行。會議準(zhǔn)備工工作程序序?qū)σ淮螘h議而言，高高效的會會議其實實在正式式宣布開開始之前前就開始始了，可可見會議議準(zhǔn)備工工作的重重要程度度。4.1、確確定是否否真的有有必要開開會一次高效會會議的第第一步準(zhǔn)準(zhǔn)備工作作是確定定是否真真的有開開會的必必要性。這一步確定工作的作用相當(dāng)于一個“篩選器”，使那些沒有必要開的“會議”提前落選，從而為高效會議的產(chǎn)生把好第一關(guān)。4.1.11、無需需開會的的“五個如如果”如果還有比比開會更更好的方方法，即即如果能能夠通過過一些看看似原始始的方法法達(dá)到與與開會同同樣的目目的，就就無需舉舉行會議議，例如如寫紙條條、打電電話或發(fā)發(fā)郵件等等，這些些方式簡簡潔有效效，對于于一些問問題的解解決具有有經(jīng)濟(jì)實實用的優(yōu)優(yōu)勢。如果你你是唯一一可以做做決策的的人，那那么一定定不要浪浪費自己己和他人人的時間間，召開開耗時長長久的所所謂會議議。首先先，因為為他人的的參與可可能只能能把問題題變得更更糟；其其次，決決策既然然只能由由你做出出，就無無需聚集集他人集集團(tuán)討論論，結(jié)果果又全盤盤推翻他他人的意意見，這這種做法法既不利利于解決決問題，又又容易令令自己陷陷入尷尬尬境地。如果會會議成本本過高。會議成本是一個不容忽視的問題，一定要做好會議成本的預(yù)算，不能用高昂的會議成本來換取某些會議的發(fā)生，因為長此以往公司必然會不堪重負(fù)、得不償失。如果已已經(jīng)按慣慣例每周周聚會。如果沒沒什么特特別的事事情需要要討論。4.1.22、必須開開會的“五個如如果”“聽取部門門匯報工工作”最好采用用會議的的形式，不不能用每每周或每每月交一一次書面面報告的的方式取取代。定定時交書書面報告告往往會會流于形形式，容容易使公公司上下下形成為為了交報報告而交交報告的的不良風(fēng)風(fēng)氣，使使公司內(nèi)內(nèi)部缺乏乏溝通，問問題和建建議無法法暢順流流通。因此，每每月一定定要召開開正式的的會議，聽聽取部門門匯報工工作，使使各種信信息在公公司內(nèi)部部高效流流通。采用會議的的形式表表揚或批批評，有利于于充分發(fā)發(fā)揮表揚揚或批評的作作用。在大會上當(dāng)當(dāng)眾表揚揚“明星員員工”可以樹樹立標(biāo)桿桿，充分分發(fā)揮榜榜樣的好好作用，有有效推動動競爭；；當(dāng)眾批批評某些些情節(jié)嚴(yán)嚴(yán)重的錯錯誤行為為，有利利于警醒醒員工，避避免類似似事情再再度發(fā)生生。當(dāng)你給某一一個項目目小組，或或者給你你的部門門分配任任務(wù)時，最好用會議的形式，而不宜采用郵件或者其他書面形式。因為分派任務(wù)意味著要達(dá)到團(tuán)結(jié)上下、協(xié)作完成任務(wù)的目的，只有通過會議把任務(wù)公共化、明確化，才能促進(jìn)協(xié)作，從而保證任務(wù)的及時完成。必須把信息息同時傳傳達(dá)給很很多人。要讓別別人參與與決策以以集思廣廣益。4.2、計計算會議議成本會議成本包包括時間間成本、直直接會議議成本和和效率損損失成本本3種，會議議成本是是非?？煽捎^的一一筆數(shù)目目，不能能等閑視視之。在在每次決決定開會會前，把把以下三三種成本本考慮一一下，并并大致算算一下，也也許會令令你改變變主意。4.2.11、會議的的時間成成本會議的的時間成成本=參加會會議的人人數(shù)×（與會會者的準(zhǔn)準(zhǔn)備時間間＋與會會者的旅旅行時間間）＋會會議組織織者準(zhǔn)備備時間如如果時間間成本不不太直觀觀，可以以將其轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)換成金金錢成本本，即開開會的時時間成本本×參會者者平均時時薪。4.2.22、直接的的會議成成本直接的會議議成本==會議議設(shè)施租租用費＋＋與會者者的差旅旅食宿費費＋文件準(zhǔn)準(zhǔn)備費4.2.33、效率損損失成本本開會時，主主管人員員必須離離開自己己的崗位位，這有有可能造造成公司司整體管管理效率率的下降降。由于于管理效效率下降降而造成成的損失失，就是是效率損損失成本本。效率率損失成成本包括括以下三三種情況況：因不能能及時接接聽重要要客戶的的電話而而損失一一筆生意意；不能及及時處理理客戶的的投訴而而得罪一一批客戶戶；不能及及時解決決自己管管轄范圍圍內(nèi)的突突發(fā)事件件而停工工停產(chǎn)。4.3、確確定會議議的各項項準(zhǔn)備工工作就緒緒根據(jù)會議準(zhǔn)準(zhǔn)備核對對單檢查查是否有有遺漏的的事項；；根據(jù)高高效會議議預(yù)防性性管理措措施進(jìn)行行核對會會議準(zhǔn)備備情況。詳見作業(yè)表單《會議準(zhǔn)備工作核對單》。4.4、會會議議題題、議程程、文件件報告的準(zhǔn)準(zhǔn)備4.4.11、議題準(zhǔn)準(zhǔn)備環(huán)節(jié)節(jié)會議的議題題準(zhǔn)備是是非常重重要的環(huán)環(huán)節(jié)，會會議效率率不高和和會議流流于形式式基本上都有有會議議議題準(zhǔn)備備不充分分相關(guān)。會議召集人必須對會議的議題準(zhǔn)備負(fù)責(zé)，擬定總議題、分議題，并根據(jù)重要程度安排各個議題的討論時間。4.4.22、議程安排排確定各個分分議題的的討論時時間、安安排順序序、主持持人，即即會議的的議程，會會議議程程以打印印會電子子文檔形形式分發(fā)發(fā)到每個個參會人人手中。4.4.33、確定會會議記錄錄人根據(jù)會議的的規(guī)格和和具體要要求，比比如說議議題范圍圍、專業(yè)業(yè)程度、保保密級別選定條件件合適的的會議記記錄人。4.4.44、會議文文件準(zhǔn)備備通知各項文文件資料料準(zhǔn)備的的負(fù)責(zé)人人，讓其其清楚需需準(zhǔn)備資資料內(nèi)容容、篇幅幅、質(zhì)量量、以及及完成時時間通知知和匯集人，并并有專人人進(jìn)行跟跟蹤資料料準(zhǔn)備情情況，保保證在會會議召開開前保質(zhì)質(zhì)保量完完成所有有所需文文件資料料的準(zhǔn)備備工作。大型會議可成立會議籌備組，由籌備組來跟蹤和督辦會議文件的準(zhǔn)備。需在會前討討論的文文件和資資料，應(yīng)應(yīng)另行書書面通知知文件討討論稿完完成時間間、討論論時間、討討論地點點、參加加人員。4.5、選選擇最恰恰當(dāng)?shù)臎Q決策方式式在議議題準(zhǔn)備備環(huán)節(jié)，召召集人還還必須為為需要表表決的議議題選擇擇最恰當(dāng)當(dāng)?shù)挠懻撜摵捅頉Q方式，選選擇的原原則是基基于議題題的重要要程度、緊緊急程度度、議題題涉及范范圍、決決策的影影響層面面。通常常根據(jù)對對提案的的支持程程度，可可分為權(quán)權(quán)威決策策、少數(shù)數(shù)服從多多數(shù)決策策、共識識決策和和無異議議決策四四種。召召集人可可根據(jù)議議題選擇擇最小目目標(biāo)，即即最小支支持率必必須達(dá)到到多少才才通過。4.5.11、權(quán)威決決策權(quán)威決決策出現(xiàn)現(xiàn)于最高高掌權(quán)者者具有決決策權(quán)和和否決權(quán)權(quán)，單方方面做出出決定時時。適宜使用：：當(dāng)組織織授權(quán)團(tuán)團(tuán)隊領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)人做最最終決策策并全權(quán)權(quán)負(fù)責(zé)時時。不宜使用：：當(dāng)團(tuán)隊隊領(lǐng)導(dǎo)人人希望團(tuán)團(tuán)隊成員員接納并并支持某某項決策策時。優(yōu)點：決策策迅速高高效；在在急需行行動的情情況下最最實用；；在權(quán)力力界限明明顯的地地方最有有效。缺點：雖然然可迅速速做出決決策，但但實際支支持和執(zhí)執(zhí)行建議議也不易易；當(dāng)復(fù)復(fù)雜性增增高時，權(quán)權(quán)威決策策的質(zhì)量量會因為為考慮面面不寬而而受到影影響。4.5.22、少數(shù)服服從多數(shù)數(shù)決策少數(shù)服從多多數(shù)決策策出現(xiàn)于于多數(shù)成成員同意意議案時時，它以以民主原原則為基基礎(chǔ)。適宜使用：：當(dāng)時間間有限，而而決策結(jié)結(jié)果不會會對反對對者造成成消極影影響時。優(yōu)點：允許許絕大多多數(shù)人對對問題發(fā)發(fā)表自己己的意見見。決議議可通過過簡單唱唱票，相對迅迅速和高高效做出出。缺點：投票票一向促促成人們們分派。這這種競爭爭會影響響一項決決議的質(zhì)質(zhì)量和執(zhí)行。投票票容易導(dǎo)導(dǎo)致輸贏贏之爭，輸輸方將難難以盡職職和投入入。4.5.33、共識識決策共識決策出出現(xiàn)于所所有成員員都不同同程度地地支持某某項提議議，每一一團(tuán)隊成成員均有有否決權(quán)權(quán)。共識識決策提提供一種種反映所所有成員員想法的的全面解解決方法法，能夠夠提高成成員實施施決策的的積極性性，體現(xiàn)現(xiàn)平等之之風(fēng)。但但如果決決策時間間有限，或或團(tuán)隊成成員不具具備決策策的足夠夠技巧時時，決策策就難以以形成。優(yōu)點：保證證所有問問題和思思想得到到公開辯辯論，每每個團(tuán)隊隊成員有有機(jī)會發(fā)發(fā)表意見見。復(fù)雜雜的決議議經(jīng)過深深思熟慮慮，從而而產(chǎn)生高高質(zhì)量的的決議。缺點：達(dá)成成一致需需要相對對長的時時間，并并具有挑挑戰(zhàn)性。而而且需要要大量的的溝通、耐耐心的聆聆聽并理理解他人人觀點；；為確保保所有團(tuán)團(tuán)隊成員員有機(jī)會會發(fā)表意意見和分分享其見見解，會會議上，必必須進(jìn)行行有效的的推動。4.5.44、無異異議決策策無異議決策策產(chǎn)生于所有成成員對某某項提議議完全贊贊同時。當(dāng)當(dāng)提案非非常重要要，要求求所有成成員達(dá)成成完全一一致時，團(tuán)團(tuán)隊?wèi)?yīng)做做出無異異議決策策。然而而，因為為沒有哪哪兩個人人的思想想完全合合拍，達(dá)達(dá)成無異異議決策策也許會會花費很很長的時時間。而而且無論論團(tuán)隊具具備什么么樣的經(jīng)經(jīng)驗，達(dá)達(dá)成無異異議決策策都很高高。4.6、會會議主持持人的準(zhǔn)準(zhǔn)備工作作會議支持人人可能是是會議召召集人，也也可能是是會議指指定的主主持人，主主持人必必須在會前對對會議的的議題、議議程、希希望達(dá)成成目標(biāo)、表表決方式式、主要要參會者者可能的的態(tài)度都都心中有有數(shù)。會議主持4.6.11、主持持人的四四個準(zhǔn)備備工作：：設(shè)定溝通目目標(biāo)、制定行動計計劃、預(yù)備可能的的爭執(zhí)、進(jìn)行SWOOT分析析。4.6.22、SWWOT分分析自身Strenngh優(yōu)勢Weaknnesss劣勢環(huán)境Opporrtunnityy機(jī)會T