質(zhì)量記錄填寫要求

質(zhì)量記錄填寫要求記錄過程中常見的問題與對策：

記錄是記載過程狀態(tài)和過程結(jié)果的文件，是質(zhì)量管理體系文件的一個重要組成部分。所謂過程狀態(tài)主要針對產(chǎn)品質(zhì)量的形成過程和體系的運行過程，而過程結(jié)果則是指體系運行效果和產(chǎn)品滿足質(zhì)量要求的程度。根據(jù)記錄的上述特性，記錄在組織的質(zhì)量管理體系中發(fā)揮著重要的作用。盲：記錄的設(shè)置、設(shè)計目的、功能不明，不是為管理、改進(jìn)所用，而是為了應(yīng)付檢查。（例如：我們在填寫質(zhì)量報表時，本來該真實記錄的而為了應(yīng)付檢查而進(jìn)行更改）亂：記錄的設(shè)置、設(shè)計隨意性強(qiáng)，缺乏體系考慮，記錄的填寫，保管收集混亂，責(zé)任不清。散：保存、管理分散，未作統(tǒng)一的規(guī)定。

質(zhì)量記錄錄填寫要要求松：記錄錄填寫、、傳遞、、保管不不嚴(yán)，日日常疏于于檢查，，達(dá)不到到要求，，無人考考核，且且丟失和和涂改現(xiàn)現(xiàn)象嚴(yán)重重。空：該填填不填，，空格很很多，缺缺乏嚴(yán)肅肅性，法法定性。。錯：寫錯錯別字，，語言表表達(dá)不清清，填寫寫錯誤。。（例如如：豉油油“豉豉”字寫寫成了““鼓”字字〈錯別字〉。）記錄的設(shè)設(shè)計和編編制意義義記錄的充充分性和和必要性性：記錄作作為基礎(chǔ)礎(chǔ)性和依依據(jù)性文文件，應(yīng)應(yīng)盡可能能全面地地反映產(chǎn)產(chǎn)品質(zhì)量量形成的的過程和和結(jié)果以以及質(zhì)量量管理體體系的運運行狀態(tài)態(tài)和結(jié)果果。為此此，組織織既要從從總體上上評價記記錄的充充分性，，力求使使原始記記錄完整整，同時時又要對對每一記記錄的必必要性進(jìn)進(jìn)行逐一一評審和和取舍，，要注意意并非記記錄越多多越好，，正確的做做法是只只選擇那那些必要要的原始始數(shù)據(jù)作作為記錄錄。記錄的真真實性和和準(zhǔn)確性性：真實準(zhǔn)準(zhǔn)確的記記載質(zhì)量量信息，，才能為為有效地地運行組組織的質(zhì)質(zhì)量管理理體系并并實現(xiàn)持持續(xù)改進(jìn)進(jìn)提供可可靠的依依據(jù)，因因此，在在確定記記錄的格格式和內(nèi)內(nèi)容的同同時，應(yīng)考慮使使用者填填寫方便便并保證能能夠在現(xiàn)現(xiàn)有條件件下準(zhǔn)確確地獲取取所需的的質(zhì)量信信息。填寫記錄錄應(yīng)實事事求是、、嚴(yán)肅認(rèn)認(rèn)真。記錄的設(shè)設(shè)計和編編制意義義記錄的規(guī)規(guī)范化和和標(biāo)準(zhǔn)化化：應(yīng)盡量量采用國國際、國國內(nèi)或行行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)，參考考先進(jìn)組組織的成成功經(jīng)驗驗以使記記錄更加加規(guī)范化化和標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)化，在在建立質(zhì)質(zhì)量管理理體系過過程中，，應(yīng)當(dāng)對對現(xiàn)行的的進(jìn)行清清理，廢廢立多余余的記錄錄，修改改不適用用的記錄錄，沿用用有價值值的并增增補(bǔ)必需需的，應(yīng)應(yīng)使用適適當(dāng)?shù)谋肀砀窕驁D圖表格式式加以規(guī)規(guī)定，按按要求統(tǒng)統(tǒng)一編號號，使各各項活動動的記錄錄更加系系統(tǒng)和協(xié)協(xié)調(diào)，實實現(xiàn)記錄錄的標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)化管理理。對于同一一種活動動的記錄錄格式應(yīng)應(yīng)當(dāng)是固固定的，，不能隨隨意變更更，造成混亂亂，即使需要要修改，，也應(yīng)規(guī)規(guī)定一個個統(tǒng)一的的時間開開始使用用新表格格。記錄的填填寫要求求和注意意事項記錄用筆筆要求：記錄用用筆可以以用鋼筆、、圓珠筆筆或簽字字筆，不應(yīng)用紅紅筆，這些筆筆能夠確確保記記錄永不不褪色。。用筆一一定要考考慮其字字跡的持持久性和和可靠性性。記錄的原原始性：記錄要要保持現(xiàn)現(xiàn)場運作作，如實實記錄，，這就是是原始性性。原始始就是最最初的第第一手的的。原始性就就是當(dāng)天天的運作作當(dāng)天記記，當(dāng)周的的活動當(dāng)當(dāng)周記。。做到及及時和真真實，不不允許添添加點滴滴水分，，使記錄錄真實可可靠。記記錄保持持其原始始性，不可以重重新抄寫寫和復(fù)印印，更不不可以在在過程進(jìn)進(jìn)行完后后加以修修飾和裝裝點。記錄的清清晰準(zhǔn)確確：記錄是是作為闡闡明質(zhì)量量管理體體系所取取得結(jié)果果或提供供體系所所完成活活動的證證據(jù)的文文件而策策劃設(shè)置置的，即即是證據(jù)，首先要要屬實，，要做到到屬實，，就要將將過程做做到位并并運作事事實記得得正確和和清晰，，語言和和用字都都要規(guī)范范。不但使自自己能看看清楚，，也能使使別人都都看清楚楚。記錄的填填寫要求求和注意意事項筆誤的處處理：在填寫寫記錄出出現(xiàn)筆誤誤后，不要在筆誤處處亂寫亂亂畫，甚甚至涂成黑色色或用修修整液加加以掩蓋蓋，正確的的處理筆筆誤的方方法，是是在筆誤的的文字或或數(shù)據(jù)上上，用原原使用的的筆墨畫畫一橫線線，再在在筆誤處處的上行行間或下下行間填填上正確確的文字字和數(shù)值值?？瞻讬谀磕康奶顚憣懀河行┯浻涗浽谶\運作的情情況下所所有的欄欄目無內(nèi)內(nèi)容可填填。怎么么處置呢呢？空白欄目目不能不不填，其填寫寫的方法法是在空白的的適中位位置畫一一橫線，，表示記錄錄者已經(jīng)經(jīng)關(guān)注到到這一欄欄目，只只是無內(nèi)內(nèi)容可填填，就以以一橫線線代之，，如果縱向向有幾行行均無內(nèi)內(nèi)容填寫寫，亦可可用一斜斜線代之之。記錄的填填寫要求求和注意意事項簽署要求求：記錄中中會包含含各種類類型的簽簽署，有有作業(yè)后后的簽署署，有認(rèn)認(rèn)可、審審定、批批準(zhǔn)等簽簽署，這這些簽署署都是這這原則、、權(quán)限和和相互關(guān)關(guān)系的體體現(xiàn)，是是記錄運運作中不不可少的的組成部部分，任何簽署署都應(yīng)簽簽署全名名，同時時盡可能能的清晰晰易辨，，不允許許有姓無無名或有有名無姓姓情況存存在。記錄的管管理和控控制記錄的標(biāo)標(biāo)識：應(yīng)具有有唯一性標(biāo)標(biāo)識，為了便便于歸檔檔和檢索索，記錄錄應(yīng)具有有分類號號和流水水號。標(biāo)標(biāo)識的內(nèi)內(nèi)容應(yīng)包包括：記記錄表格格所屬的的質(zhì)量管管理文件件的編號、版版本號、、表號、、頁號、沒有標(biāo)標(biāo)識或不不符合標(biāo)標(biāo)識要求求的記錄錄表格是是無效的的表格。。記錄的貯貯存和保保管：記錄應(yīng)應(yīng)當(dāng)按照照檔案要要求立卷卷貯存和和保管。。記錄的的保管由由專人或或?qū)ｉT的的主管部部門負(fù)責(zé)責(zé)，應(yīng)建建立必要要的保管管制度，，保管方方式應(yīng)便于檢檢索合存存取，保管環(huán)環(huán)境應(yīng)適適宜可靠靠，干燥燥、通風(fēng)風(fēng)，并有有必要的的架、箱箱，應(yīng)做做到防潮潮、防火火、防蛀蛀、防止止損壞、、變質(zhì)合合丟失。。管以及及路的保保存期限限問題，，如果外外部沒有有要求的的，組織織可針對對不同產(chǎn)產(chǎn)品的特特點合法法規(guī)要求求做出相相應(yīng)規(guī)定定，如果合同同對記錄錄提出要要求，則則按照顧顧客的要要求確定定保存期期限。一一般情況況下，記記錄的保保存期限限為2年，主要要的記錄錄應(yīng)保存存3年，重要要的記錄錄應(yīng)長期期保存。。記錄的管管理和控控制記錄的檢檢索：一項質(zhì)質(zhì)量活動動往往涉涉及到多多項記錄錄的內(nèi)容容和表格格，為了了避免漏漏項，應(yīng)應(yīng)當(dāng)對記錄進(jìn)進(jìn)行編目目，編目具具有引導(dǎo)導(dǎo)和路徑徑作用，，可以便便于記錄錄的查閱閱和使用用，使查查閱對該該項質(zhì)量量活動的的記錄能能有一個個整體的的了解。。對于一一個項目目，合同同或是產(chǎn)產(chǎn)品實現(xiàn)現(xiàn)后過程程，可以以考慮建立一個個總編目目，按產(chǎn)品品實現(xiàn)的的進(jìn)度進(jìn)進(jìn)行排列列。對于于記錄內(nèi)內(nèi)容較多多，質(zhì)量量活動聯(lián)聯(lián)系復(fù)雜雜的記錄錄，也可可設(shè)置分分項編目目。記錄在歸歸檔前經(jīng)經(jīng)主管部部門驗收收合格后后方可進(jìn)進(jìn)行，如果歸檔檔資料不不全，負(fù)負(fù)責(zé)歸檔檔驗收的的部門有有權(quán)拒收收。記錄錄中包含含了大量量有用的的體系運運行證據(jù)據(jù)和原始始信息，，要發(fā)揮揮其作用用必須使使用其便便于有關(guān)關(guān)部門和和員工查查找，記記錄的查查閱納入入計算機(jī)機(jī)管理是是比較好好的做法法，編制制電子索索引，可可以提高高檢索和和查閱的的效率。。記錄的管管理和控控制記錄的處處置：超過規(guī)規(guī)定保存存期限的的記錄，，應(yīng)統(tǒng)一一進(jìn)行處處理，重重要的含含有保密密內(nèi)容的的記錄須須保留銷銷毀記錄錄。記錄錄必須如如實記載載產(chǎn)品質(zhì)質(zhì)量的形形成過程程和最終終狀態(tài)，，如實反反映質(zhì)量量管理體體系過程程、過程程和活動動的運行行狀況和和結(jié)果，，證實產(chǎn)產(chǎn)品滿足足技術(shù)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合合同、法法規(guī)要求求以及顧顧客的期期望的程程度，反反映組織織的質(zhì)量量管理體體系是否否已得到到有效運運行，產(chǎn)產(chǎn)品、過過程和整整個體系系的運行行是否達(dá)達(dá)到了預(yù)預(yù)期的要要求。質(zhì)量記錄錄報表填填寫注意意事項質(zhì)量記錄錄用于記記載過程程狀態(tài)和和過程結(jié)結(jié)果，是是企業(yè)質(zhì)質(zhì)量保證證的客觀觀依據(jù)，，為采取取糾正和和預(yù)防措措施提供供依據(jù)，，有利于于產(chǎn)品標(biāo)標(biāo)識和可可追溯性性。質(zhì)量記錄錄填寫有有以下事事項需要要注意：：報表填寫寫必須完完整，盡盡可能詳詳細(xì)（可可按照““6W2H”的表述方方式進(jìn)行行描述）），對所所列示的的所有內(nèi)內(nèi)容均要要填寫清清楚，如如不能填填寫的內(nèi)內(nèi)容要用用斜線（（/）劃掉，，特別是是簽名欄欄的填寫寫，要寫寫全名；；記錄要求求準(zhǔn)確清晰晰，不得潦潦草，更更不得隨隨便在記記錄上亂亂涂亂畫畫，記錄背面面也一樣樣，特別注注意的是是要檢查查最后填填寫的清清晰度，，不清晰晰者要進(jìn)進(jìn)行重填填；質(zhì)量記錄錄報表填填寫注意意事項記錄不得得隨便進(jìn)進(jìn)行更改改，需要要更改時時正確的的做法是是先將錯誤誤的地方方用一條條橫線劃劃掉，然然后在旁旁邊寫上上正確的的內(nèi)容，，同時在在旁邊進(jìn)進(jìn)行簽名名，并寫寫上日期期。值得注意意的是：：

（1）如是是數(shù)字錯錯誤，應(yīng)應(yīng)將整個個數(shù)字劃劃掉，不不能僅將將數(shù)字中中寫錯的的位數(shù)劃劃掉，如如：將9002該為9001時，應(yīng)為為9002而不是9002。

（2）簽名名時要注注意寫全全名，不不能僅寫寫一個字字或?qū)懩衬持魅?、、某?jīng)理理、某先先生、某某小姐等等。（（3）填寫寫日期時時要寫全全年月日日，例如如文件的的起草日日期為2004年2月1日可寫為為1/2..04或2004/2//1、2004.2..1等。質(zhì)量記錄錄報表填填寫注意意事項不準(zhǔn)使用用涂改液液，也不能能使用修修正紙等等，不準(zhǔn)用鉛