質(zhì)量記錄填寫要求

質(zhì)量記錄填寫要求記錄過(guò)程中常見(jiàn)的問(wèn)題與對(duì)策：

記錄是記載過(guò)程狀態(tài)和過(guò)程結(jié)果的文件，是質(zhì)量管理體系文件的一個(gè)重要組成部分。所謂過(guò)程狀態(tài)主要針對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量的形成過(guò)程和體系的運(yùn)行過(guò)程，而過(guò)程結(jié)果則是指體系運(yùn)行效果和產(chǎn)品滿足質(zhì)量要求的程度。根據(jù)記錄的上述特性，記錄在組織的質(zhì)量管理體系中發(fā)揮著重要的作用。盲：記錄的設(shè)置、設(shè)計(jì)目的、功能不明，不是為管理、改進(jìn)所用，而是為了應(yīng)付檢查。（例如：我們?cè)谔顚戀|(zhì)量報(bào)表時(shí)，本來(lái)該真實(shí)記錄的而為了應(yīng)付檢查而進(jìn)行更改）亂：記錄的設(shè)置、設(shè)計(jì)隨意性強(qiáng)，缺乏體系考慮，記錄的填寫，保管收集混亂，責(zé)任不清。散：保存、管理分散，未作統(tǒng)一的規(guī)定。

質(zhì)量記錄錄填寫要要求松：記錄錄填寫、、傳遞、、保管不不嚴(yán)，日日常疏于于檢查，，達(dá)不到到要求，，無(wú)人考考核，且且丟失和和涂改現(xiàn)現(xiàn)象嚴(yán)重重?？眨涸撎钐畈惶睿?，空格很很多，缺缺乏嚴(yán)肅肅性，法法定性。。錯(cuò)：寫錯(cuò)錯(cuò)別字，，語(yǔ)言表表達(dá)不清清，填寫寫錯(cuò)誤。。（例如如：豉油油“豉豉”字寫寫成了““鼓”字字〈錯(cuò)別字〉。）記錄的設(shè)設(shè)計(jì)和編編制意義義記錄的充充分性和和必要性性：記錄作作為基礎(chǔ)礎(chǔ)性和依依據(jù)性文文件，應(yīng)應(yīng)盡可能能全面地地反映產(chǎn)產(chǎn)品質(zhì)量量形成的的過(guò)程和和結(jié)果以以及質(zhì)量量管理體體系的運(yùn)運(yùn)行狀態(tài)態(tài)和結(jié)果果。為此此，組織織既要從從總體上上評(píng)價(jià)記記錄的充充分性，，力求使使原始記記錄完整整，同時(shí)時(shí)又要對(duì)對(duì)每一記記錄的必必要性進(jìn)進(jìn)行逐一一評(píng)審和和取舍，，要注意意并非記記錄越多多越好，，正確的做做法是只只選擇那那些必要要的原始始數(shù)據(jù)作作為記錄錄。記錄的真真實(shí)性和和準(zhǔn)確性性：真實(shí)準(zhǔn)準(zhǔn)確的記記載質(zhì)量量信息，，才能為為有效地地運(yùn)行組組織的質(zhì)質(zhì)量管理理體系并并實(shí)現(xiàn)持持續(xù)改進(jìn)進(jìn)提供可可靠的依依據(jù)，因因此，在在確定記記錄的格格式和內(nèi)內(nèi)容的同同時(shí)，應(yīng)考慮使使用者填填寫方便便并保證能能夠在現(xiàn)現(xiàn)有條件件下準(zhǔn)確確地獲取取所需的的質(zhì)量信信息。填寫記錄錄應(yīng)實(shí)事事求是、、嚴(yán)肅認(rèn)認(rèn)真。記錄的設(shè)設(shè)計(jì)和編編制意義義記錄的規(guī)規(guī)范化和和標(biāo)準(zhǔn)化化：應(yīng)盡量量采用國(guó)國(guó)際、國(guó)國(guó)內(nèi)或行行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)，參考考先進(jìn)組組織的成成功經(jīng)驗(yàn)驗(yàn)以使記記錄更加加規(guī)范化化和標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)化，在在建立質(zhì)質(zhì)量管理理體系過(guò)過(guò)程中，，應(yīng)當(dāng)對(duì)對(duì)現(xiàn)行的的進(jìn)行清清理，廢廢立多余余的記錄錄，修改改不適用用的記錄錄，沿用用有價(jià)值值的并增增補(bǔ)必需需的，應(yīng)應(yīng)使用適適當(dāng)?shù)谋肀砀窕驁D圖表格式式加以規(guī)規(guī)定，按按要求統(tǒng)統(tǒng)一編號(hào)號(hào)，使各各項(xiàng)活動(dòng)動(dòng)的記錄錄更加系系統(tǒng)和協(xié)協(xié)調(diào)，實(shí)實(shí)現(xiàn)記錄錄的標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)化管理理。對(duì)于同一一種活動(dòng)動(dòng)的記錄錄格式應(yīng)應(yīng)當(dāng)是固固定的，，不能隨隨意變更更，造成混亂亂，即使需要要修改，，也應(yīng)規(guī)規(guī)定一個(gè)個(gè)統(tǒng)一的的時(shí)間開(kāi)開(kāi)始使用用新表格格。記錄的填填寫要求求和注意意事項(xiàng)記錄用筆筆要求：記錄用用筆可以以用鋼筆、、圓珠筆筆或簽字字筆，不應(yīng)用紅紅筆，這些筆筆能夠確確保記記錄永不不褪色。。用筆一一定要考考慮其字字跡的持持久性和和可靠性性。記錄的原原始性：記錄要要保持現(xiàn)現(xiàn)場(chǎng)運(yùn)作作，如實(shí)實(shí)記錄，，這就是是原始性性。原始始就是最最初的第第一手的的。原始性就就是當(dāng)天天的運(yùn)作作當(dāng)天記記，當(dāng)周的的活動(dòng)當(dāng)當(dāng)周記。。做到及及時(shí)和真真實(shí)，不不允許添添加點(diǎn)滴滴水分，，使記錄錄真實(shí)可可靠。記記錄保持持其原始始性，不可以重重新抄寫寫和復(fù)印印，更不不可以在在過(guò)程進(jìn)進(jìn)行完后后加以修修飾和裝裝點(diǎn)。記錄的清清晰準(zhǔn)確確：記錄是是作為闡闡明質(zhì)量量管理體體系所取取得結(jié)果果或提供供體系所所完成活活動(dòng)的證證據(jù)的文文件而策策劃設(shè)置置的，即即是證據(jù)，首先要要屬實(shí)，，要做到到屬實(shí)，，就要將將過(guò)程做做到位并并運(yùn)作事事實(shí)記得得正確和和清晰，，語(yǔ)言和和用字都都要規(guī)范范。不但使自自己能看看清楚，，也能使使別人都都看清楚楚。記錄的填填寫要求求和注意意事項(xiàng)筆誤的處處理：在填寫寫記錄出出現(xiàn)筆誤誤后，不要在筆誤處處亂寫亂亂畫，甚甚至涂成黑色色或用修修整液加加以掩蓋蓋，正確的的處理筆筆誤的方方法，是是在筆誤的的文字或或數(shù)據(jù)上上，用原原使用的的筆墨畫畫一橫線線，再在在筆誤處處的上行行間或下下行間填填上正確確的文字字和數(shù)值值。空白欄目目的填寫寫：有些記記錄在運(yùn)運(yùn)作的情情況下所所有的欄欄目無(wú)內(nèi)內(nèi)容可填填。怎么么處置呢呢？空白欄目目不能不不填，其填寫寫的方法法是在空白的的適中位位置畫一一橫線，，表示記錄錄者已經(jīng)經(jīng)關(guān)注到到這一欄欄目，只只是無(wú)內(nèi)內(nèi)容可填填，就以以一橫線線代之，，如果縱向向有幾行行均無(wú)內(nèi)內(nèi)容填寫寫，亦可可用一斜斜線代之之。記錄的填填寫要求求和注意意事項(xiàng)簽署要求求：記錄中中會(huì)包含含各種類類型的簽簽署，有有作業(yè)后后的簽署署，有認(rèn)認(rèn)可、審審定、批批準(zhǔn)等簽簽署，這這些簽署署都是這這原則、、權(quán)限和和相互關(guān)關(guān)系的體體現(xiàn)，是是記錄運(yùn)運(yùn)作中不不可少的的組成部部分，任何簽署署都應(yīng)簽簽署全名名，同時(shí)時(shí)盡可能能的清晰晰易辨，，不允許許有姓無(wú)無(wú)名或有有名無(wú)姓姓情況存存在。記錄的管管理和控控制記錄的標(biāo)標(biāo)識(shí)：應(yīng)具有有唯一性標(biāo)標(biāo)識(shí)，為了便便于歸檔檔和檢索索，記錄錄應(yīng)具有有分類號(hào)號(hào)和流水水號(hào)。標(biāo)標(biāo)識(shí)的內(nèi)內(nèi)容應(yīng)包包括：記記錄表格格所屬的的質(zhì)量管管理文件件的編號(hào)、版版本號(hào)、、表號(hào)、、頁(yè)號(hào)、沒(méi)有標(biāo)標(biāo)識(shí)或不不符合標(biāo)標(biāo)識(shí)要求求的記錄錄表格是是無(wú)效的的表格。。記錄的貯貯存和保保管：記錄應(yīng)應(yīng)當(dāng)按照照檔案要要求立卷卷貯存和和保管。。記錄的的保管由由專人或或?qū)ｉT的的主管部部門負(fù)責(zé)責(zé)，應(yīng)建建立必要要的保管管制度，，保管方方式應(yīng)便于檢檢索合存存取，保管環(huán)環(huán)境應(yīng)適適宜可靠靠，干燥燥、通風(fēng)風(fēng)，并有有必要的的架、箱箱，應(yīng)做做到防潮潮、防火火、防蛀蛀、防止止損壞、、變質(zhì)合合丟失。。管以及及路的保保存期限限問(wèn)題，，如果外外部沒(méi)有有要求的的，組織織可針對(duì)對(duì)不同產(chǎn)產(chǎn)品的特特點(diǎn)合法法規(guī)要求求做出相相應(yīng)規(guī)定定，如果合同同對(duì)記錄錄提出要要求，則則按照顧顧客的要要求確定定保存期期限。一一般情況況下，記記錄的保保存期限限為2年，主要要的記錄錄應(yīng)保存存3年，重要要的記錄錄應(yīng)長(zhǎng)期期保存。。記錄的管管理和控控制記錄的檢檢索：一項(xiàng)質(zhì)質(zhì)量活動(dòng)動(dòng)往往涉涉及到多多項(xiàng)記錄錄的內(nèi)容容和表格格，為了了避免漏漏項(xiàng)，應(yīng)應(yīng)當(dāng)對(duì)記錄進(jìn)進(jìn)行編目目，編目具具有引導(dǎo)導(dǎo)和路徑徑作用，，可以便便于記錄錄的查閱閱和使用用，使查查閱對(duì)該該項(xiàng)質(zhì)量量活動(dòng)的的記錄能能有一個(gè)個(gè)整體的的了解。。對(duì)于一一個(gè)項(xiàng)目目，合同同或是產(chǎn)產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)現(xiàn)后過(guò)程程，可以以考慮建立一個(gè)個(gè)總編目目，按產(chǎn)品品實(shí)現(xiàn)的的進(jìn)度進(jìn)進(jìn)行排列列。對(duì)于于記錄內(nèi)內(nèi)容較多多，質(zhì)量量活動(dòng)聯(lián)聯(lián)系復(fù)雜雜的記錄錄，也可可設(shè)置分分項(xiàng)編目目。記錄在歸歸檔前經(jīng)經(jīng)主管部部門驗(yàn)收收合格后后方可進(jìn)進(jìn)行，如果歸檔檔資料不不全，負(fù)負(fù)責(zé)歸檔檔驗(yàn)收的的部門有有權(quán)拒收收。記錄錄中包含含了大量量有用的的體系運(yùn)運(yùn)行證據(jù)據(jù)和原始始信息，，要發(fā)揮揮其作用用必須使使用其便便于有關(guān)關(guān)部門和和員工查查找，記記錄的查查閱納入入計(jì)算機(jī)機(jī)管理是是比較好好的做法法，編制制電子索索引，可可以提高高檢索和和查閱的的效率。。記錄的管管理和控控制記錄的處處置：超過(guò)規(guī)規(guī)定保存存期限的的記錄，，應(yīng)統(tǒng)一一進(jìn)行處處理，重重要的含含有保密密內(nèi)容的的記錄須須保留銷銷毀記錄錄。記錄錄必須如如實(shí)記載載產(chǎn)品質(zhì)質(zhì)量的形形成過(guò)程程和最終終狀態(tài)，，如實(shí)反反映質(zhì)量量管理體體系過(guò)程程、過(guò)程程和活動(dòng)動(dòng)的運(yùn)行行狀況和和結(jié)果，，證實(shí)產(chǎn)產(chǎn)品滿足足技術(shù)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合合同、法法規(guī)要求求以及顧顧客的期期望的程程度，反反映組織織的質(zhì)量量管理體體系是否否已得到到有效運(yùn)運(yùn)行，產(chǎn)產(chǎn)品、過(guò)過(guò)程和整整個(gè)體系系的運(yùn)行行是否達(dá)達(dá)到了預(yù)預(yù)期的要要求。質(zhì)量記錄錄報(bào)表填填寫注意意事項(xiàng)質(zhì)量記錄錄用于記記載過(guò)程程狀態(tài)和和過(guò)程結(jié)結(jié)果，是是企業(yè)質(zhì)質(zhì)量保證證的客觀觀依據(jù)，，為采取取糾正和和預(yù)防措措施提供供依據(jù)，，有利于于產(chǎn)品標(biāo)標(biāo)識(shí)和可可追溯性性。質(zhì)量記錄錄填寫有有以下事事項(xiàng)需要要注意：：報(bào)表填寫寫必須完完整，盡盡可能詳詳細(xì)（可可按照““6W2H”的表述方方式進(jìn)行行描述）），對(duì)所所列示的的所有內(nèi)內(nèi)容均要要填寫清清楚，如如不能填填寫的內(nèi)內(nèi)容要用用斜線（（/）劃掉，，特別是是簽名欄欄的填寫寫，要寫寫全名；；記錄要求求準(zhǔn)確清晰晰，不得潦潦草，更更不得隨隨便在記記錄上亂亂涂亂畫畫，記錄背面面也一樣樣，特別注注意的是是要檢查查最后填填寫的清清晰度，，不清晰晰者要進(jìn)進(jìn)行重填填；質(zhì)量記錄錄報(bào)表填填寫注意意事項(xiàng)記錄不得得隨便進(jìn)進(jìn)行更改改，需要要更改時(shí)時(shí)正確的的做法是是先將錯(cuò)誤誤的地方方用一條條橫線劃劃掉，然然后在旁旁邊寫上上正確的的內(nèi)容，，同時(shí)在在旁邊進(jìn)進(jìn)行簽名名，并寫寫上日期期。值得注意意的是：：

（1）如是是數(shù)字錯(cuò)錯(cuò)誤，應(yīng)應(yīng)將整個(gè)個(gè)數(shù)字劃劃掉，不不能僅將將數(shù)字中中寫錯(cuò)的的位數(shù)劃劃掉，如如：將9002該為9001時(shí)，應(yīng)為為9002而不是9002。

（2）簽名名時(shí)要注注意寫全全名，不不能僅寫寫一個(gè)字字或?qū)懩衬持魅?、、某?jīng)理理、某先先生、某某小姐等等。（（3）填寫寫日期時(shí)時(shí)要寫全全年月日日，例如如文件的的起草日日期為2004年2月1日可寫為為1/2..04或2004/2//1、2004.2..1等。質(zhì)量記錄錄報(bào)表填填寫注意意事項(xiàng)不準(zhǔn)使用用涂改液液，也不能能使用修修正紙等等，不準(zhǔn)用鉛