電子文檔歸檔與管理辦法

電子文檔歸檔與管理辦法第一條為進(jìn)一步規(guī)范本單位電子文件的歸檔及管理工作，保障電子檔案的安全保管和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《省機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)規(guī)范（試行）》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際，特制定本辦法。第二條本辦法所稱電子文件是指本單位在履行行政職能、加強(qiáng)內(nèi)部管理等工作中形成的，具有參考利用價(jià)值并以數(shù)碼形式記錄于移動(dòng)硬盤、U盤、光盤、錄像帶等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理并可以在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?。第三條按照檔案工作集中統(tǒng)一管理的原則，各部門形成的電子文件并需歸檔保存的應(yīng)由本單位綜合檔案室統(tǒng)一保管。綜合檔案室負(fù)責(zé)對電子文件歸檔的指導(dǎo)、驗(yàn)收以及接收后的編目、保管和提供利用，受理中心對電子文件的歸檔提供協(xié)助和支持。第四條建立電子文件歸檔制度，指定兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)的電子文件歸檔工作，將電子文件的收集、整理、歸檔工作納入文書處理程序和相關(guān)人員的崗位職責(zé)。第五條為保證歸檔的電子文件完整、真實(shí)且能被有效利用，各部門從電子文件產(chǎn)生時(shí)就應(yīng)嚴(yán)格按制度要求，妥善管理，確保其不散失、不損失、不失真。第六條電子文件的歸檔范圍是：各種文本文件、表格文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、超媒體鏈接文件等。第七條電子文件的歸檔范圍、保管期限和密級劃分，參照本單位有關(guān)紙質(zhì)文件歸檔的規(guī)定執(zhí)行。第八條電子文件的歸檔分邏輯歸檔和物理歸檔兩種方式。邏輯歸檔，指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變原存儲方式和位置而實(shí)現(xiàn)的電子文件向檔案室移交的過程。物理歸檔，是指把計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)中的電子文件集中傳輸至可脫機(jī)保存的載體上，向檔案室移交的過程。推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次性寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等，不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體；專用軟件產(chǎn)生的電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換為通用型電子文件。第九條電子文件歸檔時(shí)，機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等應(yīng)與相對應(yīng)的電子文件一同歸檔保存。第十條通過存儲載體進(jìn)行交接的歸檔電子文件，移交與接收部門均應(yīng)對其載體的技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保載體清潔、無劃痕、無病毒等。第十一條各部門在每年3月之前將上一年度應(yīng)歸檔的電子文件隨紙質(zhì)檔案一并向檔案室移交歸檔。重大活動(dòng)、重要會議的電子文件應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。移交清單應(yīng)一式兩份，交接雙方各執(zhí)一份。第十二條移交檔案室的電子文件應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套異地封存保管，一套提供利用。第十三條歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件：（一）歸檔載體應(yīng)作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層；（二）單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓；（三）存放時(shí)應(yīng)防磁、防光、防潮、防有害氣體；（四）環(huán)境溫度控制范圍為17°C—20°C，相對濕度控制范圍為35%—45%。第十四條接收入庫的電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行檢驗(yàn)、轉(zhuǎn)存，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)采取恢復(fù)措施。（一）磁性載體每滿2年，光盤每滿4年進(jìn)行一次機(jī)讀檢驗(yàn)。（二）磁性載體上的電子文件，每4年轉(zhuǎn)存一次，原載體同時(shí)保留不少于4年。第十五條歸檔電子文件的封存載體不得外借，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何單位和個(gè)人不得擅自復(fù)制電子文件。第十六條利用歸檔的電子文件，應(yīng)使用復(fù)制件。對具有保密要求的歸檔電子文件采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時(shí)，應(yīng)遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制等安全措施。第十七條歸檔電子文件的鑒定銷毀，需經(jīng)本單有關(guān)業(yè)務(wù)科室和分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，編制銷毀清冊。屬于保密范圍的歸檔電子文件的銷毀，如存儲在不可擦除載體上應(yīng)連同