外貿(mào)公司客戶來訪接待流程

外貿(mào)公司客戶來訪接待流程為樹立公司良好形象，擴(kuò)大公司對(duì)外聯(lián)系和交流，加強(qiáng)來訪客戶接待管理，規(guī)范客戶業(yè)務(wù)接待流程，本著“熱情禮貌、服務(wù)周到、厲行節(jié)約、對(duì)口接待”的原則，公司來訪客戶接待流程如下：一、接待原則公司接待客戶的宗旨、原則和目的。宗旨：讓客戶有賓至如歸，親切，舒服的感覺；原則：注重細(xì)節(jié)，相互尊重，共同發(fā)展；目的：提高公司來訪客戶下單（當(dāng)場(chǎng)下單以及訪后下單）率，發(fā)展來訪客戶為公司忠誠(chéng)客戶。二、接待準(zhǔn)備1、業(yè)務(wù)部門：（1）當(dāng)接到客戶來訪信息時(shí)，應(yīng)落實(shí)來賓基本情況：來賓國(guó)家、來賓職務(wù)、來訪具體時(shí)間、人數(shù)、本地逗留時(shí)間、目的和要求等。（2）落實(shí)客戶的行程安排或行程單（包括是否旅游），弄清客戶到訪時(shí)間、航班、酒店住宿要求、是否需要接機(jī)、是來公司還是要參觀工廠等信息，并提前3-5天告知操作人員，以便安排相應(yīng)接待。（3）在客人到來之前打電話跟進(jìn)，主動(dòng)詢問客人位置，主動(dòng)和司機(jī)溝通。（4）布置展廳：提前五天通知行政部門，告知展廳布置要求，協(xié)調(diào)相關(guān)樣品、海報(bào)、物料、國(guó)旗、鮮花等相關(guān)準(zhǔn)備工作。（5）提前一天準(zhǔn)備報(bào)價(jià)單和產(chǎn)品目錄，易于攜帶的小樣品；色板、計(jì)算器、尺、筆記本、訂書機(jī)還有針對(duì)性的報(bào)價(jià)單。（6）負(fù)責(zé)跟各個(gè)部門溝通，傳達(dá)相關(guān)信息。2、行政部門（1）制作接機(jī)牌（如果需要）：應(yīng)包含來賓的名字，具體樣式：（2）成套茶具或者咖啡杯，提升公司檔次和品位，咖啡杯最好是純白的瓷杯，茶杯可以用玻璃杯。（3）飲品及水果：業(yè)務(wù)部門在客人到來一天前要告知，給客人準(zhǔn)備什么樣的飲品：茶、咖啡、飲料等，并準(zhǔn)備當(dāng)季新鮮水果。（4）紀(jì)念品：業(yè)務(wù)部門提前3天告知行政是否需要準(zhǔn)備紀(jì)念品，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，行政負(fù)責(zé)采購(gòu)并提前一天交給業(yè)務(wù)部門。（5）工具箱：包括插線板、剪刀、訂書機(jī)、視頻轉(zhuǎn)接頭、插頭轉(zhuǎn)換器等，專門用來接待客人用。（6）環(huán)境布置：客戶到來一小時(shí)之前先打開展廳的空調(diào)，由業(yè)務(wù)部門通知時(shí)間。再次檢查辦公環(huán)境以及洗手間的細(xì)節(jié)準(zhǔn)備。（7）歡迎牌：寫上客戶的國(guó)家、公司名、客戶姓名，在公司前臺(tái)顯示屏上播放。（8）攝影：由專人（必要時(shí)可以請(qǐng)攝影師）拍攝客戶來訪過程照片，紀(jì)錄精彩瞬間，合影留念。3、工廠（1）工廠提前一至兩天對(duì)辦公室、展廳、車間、衛(wèi)生間、食堂、庭院等處做徹底的清掃，并在清掃結(jié)束后按照客戶參觀路線走一遍，確保沒有遺漏的死角。（2）參觀和談判可能用到的物品：數(shù)碼相機(jī)、預(yù)先準(zhǔn)備好的工廠產(chǎn)品視頻、產(chǎn)品目錄和企業(yè)介紹（包括常用的付款方式，生產(chǎn)周期等）。（3）工廠門前歡迎客戶來訪的接待牌或橫幅，讓客人感覺其受到重視。（4）會(huì)議室的安排，會(huì)談資料的準(zhǔn)備，包括企業(yè)演示文稿的準(zhǔn)備，以及客戶相關(guān)需要展示的文件資料，公司的實(shí)力資料等。（5）準(zhǔn)備好茶水及食品糖果。（6）必要時(shí)打印接待通知，下發(fā)給相關(guān)工廠。檢查分區(qū)標(biāo)志、設(shè)備操作規(guī)范、員工個(gè)人防護(hù)等是否完整規(guī)范。三、接待期間接待人員在由機(jī)場(chǎng)至公司，或公司至工廠的路上，和客戶進(jìn)行有禮貌的寒暄，可以介紹一下城市的情況、風(fēng)土人情、景點(diǎn)等內(nèi)容。1、公司接待：（1）接到會(huì)議室后，讓客人先進(jìn)入，并且向客人禮貌問候微笑著說“請(qǐng)進(jìn)”及伸手示意方向。請(qǐng)客人進(jìn)入后再慢慢關(guān)上房門，跟隨進(jìn)屋。（2）介紹時(shí)，先介紹公司接待領(lǐng)導(dǎo)，客人有先知情權(quán)，先紹男士后介紹女士，先介紹晚輩后介紹長(zhǎng)輩，先介紹位低再位高者。（3）請(qǐng)客人落座時(shí)，最好讓他們坐在一起，而不要分開。（4）客人落座后，首先應(yīng)端上茶水/咖啡/飲料(依客戶所需），如果是盛夏，也可以送上清涼飲品。（5）客人如果需要會(huì)議室或者多媒體，需要在客戶來之前提前安置好（提前準(zhǔn)備公司宣傳片及自制的PPT)。（6）進(jìn)入展廳：建議不僅僅談工作，可以詢問客人行程，對(duì)中國(guó)印象等等話題，拉近與客人之間的關(guān)系，緩和氣氛，如果客人時(shí)間充足，可以帶客人在公司逛一下，介紹公司企業(yè)文化（包括公司的機(jī)構(gòu)，部門，照片墻，可告知客戶我們公司愿景規(guī)劃等）。（7）客人如果遇午、晚餐時(shí)間，需要請(qǐng)示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提前預(yù)訂何種檔次的酒店。（8）洽談結(jié)束，可以根據(jù)情況準(zhǔn)備公司小禮品贈(zèng)與重要客戶；每次待客結(jié)束，都要以歡迎“再次見面”的心情來恭送對(duì)方。（9）如客戶需要訂返程機(jī)（車）票的，可聯(lián)系行政部門（廖聃寧）提前網(wǎng)上預(yù)定。（10）根據(jù)情況送客戶至寫字樓外、酒店或是飛機(jī)場(chǎng)。如有送機(jī)，需要陪同客戶一起辦理好登機(jī)牌再道別。可以在客戶離境前，打電話道別。2、工廠接待：工廠接待經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，公司的工廠由人力資源部（施紅霞）負(fù)責(zé)銜接，并及時(shí)通知工廠做好接待的準(zhǔn)備工作，并告知陪同領(lǐng)導(dǎo)。合作工廠由業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)銜接。具體接待工作包括：（1）向人力資源部遞交來訪客戶信息及人數(shù)，安排接待牌（支持英文）。（2）是否需要公司派車。（3）是否需要招待。（4）是否需要會(huì)議室及投影設(shè)備。（5）是否需要準(zhǔn)備禮品，及特殊禮品的采購(gòu)。（6）如需安排住宿和用餐，需提前聯(lián)系并預(yù)訂酒店。（7）在客戶即將到公司之前，至少需提前提前一天電話確認(rèn)客戶抵達(dá)時(shí)間和迎接地點(diǎn)，并通知司機(jī)準(zhǔn)備車輛提前在指定地點(diǎn)接客戶上車。（8）負(fù)責(zé)接待人員陪同客戶在公司的各項(xiàng)活動(dòng)安排。四、接待反饋按照行程安排，送走客戶后，及時(shí)發(fā)郵件給客戶，一是問候，二是將本次訪問雙方的會(huì)談紀(jì)要和照片發(fā)給客戶，并提醒客戶查收，如有遺漏及時(shí)補(bǔ)齊。五、接待過程中注意事項(xiàng)1、對(duì)于客戶的飲食習(xí)慣要了解，是否是穆斯林，是否有忌口等。2、如在接待過程中需要請(qǐng)相關(guān)部門人員協(xié)助或出席時(shí)，需提前通知相關(guān)人員。3、當(dāng)確定來訪客戶職位級(jí)別較高或影響力較大時(shí)，需公司領(lǐng)導(dǎo)出席。4、接待人員在接客戶來公司時(shí)，出發(fā)前應(yīng)電話告知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，提前做好接待準(zhǔn)備。5、公司人員在給來訪客戶做講解時(shí)，接待人員要盡可能全程跟進(jìn)，或定時(shí)去會(huì)議室了解來