發(fā)郵件的禮儀

發(fā)郵件的禮儀匯總―-讓優(yōu)秀成為習(xí)慣郵件是現(xiàn)代辦公必備工具，是跨地域、跨平臺溝通的利器，具有可追溯性和商業(yè)效力，但寫作時也有“規(guī)則”與“潛規(guī)則”，你是否都已掌握？一、關(guān)于主題原則：要提綱挈領(lǐng)，一目了然，在主題欄里用短短的幾個字概括出整個郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。格式：建議按照“【主旨】+【敘述］”的格式來撰寫。比如：“【新聞稿】輕松掌握寫郵件要旨”。這里，“【新聞稿】”是主旨部分，“輕松掌握……”則是比較詳細的敘述。對外郵件：代表公司對外發(fā)郵件時，最好在主旨內(nèi)寫上公司名，顯得更為正式，因而能增加開啟合作的可能性。常見情況就是對外部門發(fā)給“潛在客戶”的郵件，或是針對合作客戶的會議邀請郵件，此時可以在標題中直接寫公司名稱，以便加深印象。對內(nèi)郵件：公司對內(nèi)郵件，則在主旨內(nèi)寫上部門名，加強提醒，以便合作部門及時查收反饋。Tips：.一定不要空白標題，這是最失禮的。.一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理.可適當用使用大寫字母或特殊字符（如“*!”等）來突出標題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。.回復(fù)對方郵件時，應(yīng)當根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標題，不要RERE一大串。5、最最重要的一點，主題千萬不可出現(xiàn)錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。二、關(guān)于稱呼與問候.恰當?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“Dearxxx"，顯得很熟絡(luò)。關(guān)于格式，稱呼是第一行頂格寫。.Email開頭結(jié)尾最好要有問候語最簡單的開頭寫一個“HI”，中文的寫個"你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。結(jié)尾常見的寫個BestRegards,中文的寫個"祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長應(yīng)使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應(yīng)完全使用信件標準格式，“?！焙汀按酥隆睘榫o接上一行結(jié)尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。（唉，其實也不一定啦。）俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待三、正文正文寫作核心就是金字塔原理，要將最重要的東西簡潔明了的描述清楚，特別是要郵件接收人需要做的事情安排清楚，比如是需要對方執(zhí)行某項工作還是領(lǐng)導(dǎo)給出審批意見。正文最重要的是控制內(nèi)容傳播范圍，比如部門內(nèi)部的，公司內(nèi)部的東西一定要嚴格限制，不可以隨便外發(fā)出去。有時候一些郵件比較長，反復(fù)回復(fù)轉(zhuǎn)發(fā)的，外發(fā)前不能簡單發(fā)送，一定要檢查一下下面的內(nèi)容有沒有涉及不能外法的東西，特別要檢查一下附件，看是不是受控的內(nèi)部文檔。其次，如果是安排對方工作，要明確工作內(nèi)容，工作要求，達成時間，重要的內(nèi)容突出顯示。比如發(fā)的培訓(xùn)通知，就要將培訓(xùn)時間、地點、課程安排、聯(lián)系人和聯(lián)系電話寫上去，并用藍色或者紅色字標出來，并加粗，放大。對于給領(lǐng)導(dǎo)的郵件，除了以上內(nèi)容外，還需要注意將正文盡可能控制在一屏能看完（主題明確，內(nèi)容精簡），特別是對高級領(lǐng)導(dǎo)的郵件，不要讓對方拉伸，而且字號大一點，文字間距也稍微大一點（領(lǐng)導(dǎo)們的視力都不大好），需要領(lǐng)導(dǎo)做的事情也明確清楚，一般都是：妥否，請審批，或者是：請XX領(lǐng)導(dǎo)審批！這樣領(lǐng)導(dǎo)直接在后面回復(fù)個：同意，事情就ok啦。對于不能一屏顯示的內(nèi)容，要將最重要的放在前面，總體內(nèi)容和要求放在前面，詳細的內(nèi)容放在后面或者納入附件。也可以用一些工具來幫助，比如notes可以做表格，分門別類的表示出來，隨便一點就可以看不同的內(nèi)容：Tips：Email正文要簡明扼要，行文通順若對方不認識你，第一件應(yīng)當說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名是必須通報的以示對對方的尊重，點名身份應(yīng)當簡潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰還得拉到最后看。但也不可過多，有些聯(lián)系方式之類與正文無關(guān)的信息應(yīng)在簽名檔中表明。Email正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情；如果具體內(nèi)容確實很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學(xué)唐僧。注意Email的論述語氣根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系；郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當?shù)恼Z氣進行論述，以免引起對方不適。尊重對方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀?！班]件門”就是深刻的教訓(xùn)！Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。一次郵件交待完整信息最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開；如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。6.合理提示重要信息6.合理提示重要信息不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。.不要動不動使用：）之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻。BusinessEmail不是你的情書，所以：）之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調(diào)出一定的輕松氣氛的場合，比如現(xiàn)在一：）四、附件.如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件.正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時.發(fā)送郵件的時候，有附件先將附件上傳，然后寫明內(nèi)容、標題，檢查完成后再添加發(fā)送人、抄送人。有時候郵件需要提供多個附件，建議在內(nèi)容相關(guān)段落標記附件名稱（如“具體數(shù)據(jù)詳見附件《***》”），便于收件人查詢附件；.任何情況下都建議附件名稱具體化，不用“附件1”、“附加2”等籠統(tǒng)名稱，以便收件人存檔時能與內(nèi)容匹配；#文件命名是個大學(xué)問#——附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理。附件名稱上需注明“事項、提交人名稱、時間或者編號”；不添加附件的，添加附件但是文件名亂七八糟的、或者是不同版本，沒有加時間和負責(zé)人后綴的，都會給對方造成閱讀溝通上的麻煩；.如果郵件內(nèi)上傳的附件數(shù)量較多，需要考慮整理打壓縮包，或者逐個上傳、便于領(lǐng)導(dǎo)手機閱讀或者在線預(yù)覽；.如果附件是特殊格式文件，應(yīng)在正文中說明打開方式，以免影響使用.考慮到許多客戶端適配的問題，改掉在郵件內(nèi)直接黏貼附注信息的習(xí)慣，盡量用附件（excel、圖片等）取代，以免郵件讀取出錯。.發(fā)給外部客戶的文件，有很多是不能給客戶修改的協(xié)議，必須用pdf，哪怕對方覺得煩也要用；尤其是合同之類的，有同事發(fā)了圖片格式，被點名批評，現(xiàn)在ps很厲害哦。.#溝通很重要#——其實還有一個常見的問題。就是業(yè)務(wù)溝通一定要清楚。很多時候我要CDR格式文件，他非給我AI的，雖然這不是文件本身的問題，但是我覺得跟前期溝通有關(guān)。往往廣告公司和設(shè)計常見這類問題。五、語言的選擇和漢字編碼.只在必要的時候才使用英文郵件英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應(yīng)該使用英文郵件交流；如果收件人是其他國家和地區(qū)的華人，也應(yīng)采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書。.尊重對方的習(xí)慣，不主動發(fā)起英文郵件如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他；如果對方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復(fù)。3.對于3.對于些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。4.選擇便于閱度的字號和字體中文老實點用宋體或新宋體，英文就用Verdana或Arial字型，字號用五號或10號字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務(wù)郵件。不要為突出內(nèi)容而將字號設(shè)置過大，拉滾動條是很麻煩的事情；也不要過小，費神又傷眼睛。六、結(jié)尾簽名每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認出你，但不要為你的朋友設(shè)計這樣的工作。.簽名信息不宜過多電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯(lián)系。引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。.不要只用一個簽名檔對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個簽名檔，靈活調(diào)用。.簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。.自己的簽名，切勿使用奇奇怪怪的名字，例如“奧特曼”、“蝙蝠俠”等，不然你可不是奧特曼，而會變成笑柄；對方的簽名也不要存奇怪的東西，我看到過有人存了一個“xx公司某某，急性子，來件速回”，但是你想想當事人看到是什么表情。5、有幾個公司名稱，郵箱可以設(shè)置幾個簽名檔；簽名檔可以在郵件客戶端和郵件后臺自由設(shè)置；是否要使用英文的話，可依據(jù)個人習(xí)慣，但是一定要包含以下內(nèi)容：公司名、姓名、電話、傳真（沒有可不選）、地址（中英對照）；ps：簽名檔內(nèi)含有超鏈接，可能會被視作垃圾郵件哦！Example:順頌商祺！/祝今天工作順心！/祝身體健康！xxxx名字xxxx聯(lián)系方式xxxx地址七、回復(fù)技巧.及時回復(fù)Email收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對方一下，往往還是必不可少的,這是對他人的尊重，理想的回復(fù)時間是2小時內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件。對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時。如果事情復(fù)雜，你無法及時確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時的回復(fù)說”收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會及時回復(fù)，云云”。不要讓對方苦苦等待，記?。杭皶r作出響應(yīng)，哪怕只是確認一下收到了。如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。.進行針對性回復(fù)當回件答復(fù)問題的時候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應(yīng)該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費資源。.回復(fù)不得少于10個字對方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復(fù)“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個字，顯示出你的尊重。.不要就同一問題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應(yīng)采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方式。對于較為復(fù)雜的問題，多個收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導(dǎo)致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時應(yīng)即是對之前討論的結(jié)果進行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。

1)Reply--.要區(qū)分Rorward,Reply和ReplyAll1)Reply--如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復(fù)給他一個人就行了。原有N個人在郵件組內(nèi)，當要回復(fù)的內(nèi)容只針對特定人員、但是內(nèi)容跟討論的主題相關(guān)，建議用“to”（指定人員），其他人為“CC”（抄送）；2）ReplyAll--如果你對發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，原有N個人在郵件組內(nèi)，要回復(fù)的內(nèi)容跟所有人相關(guān)、并希望他們都知曉此事，建議用法"replyall”；應(yīng)該replayall,讓大家都知道；不要讓對方幫你完成這件事情。如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨溝通，不要當著所有人的面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。一鍵轉(zhuǎn)發(fā)是個很可怕的東西一見過項目助理給3個項目的負責(zé)人跟相關(guān)人員發(fā)會議通知；然后某項目負責(zé)人回復(fù)郵件的時候，一鍵轉(zhuǎn)發(fā)了所有人。一某競爭對手把客戶群發(fā)的郵件，又全部回復(fù)了；結(jié)果就是他的公司資料信息在客戶的所有供應(yīng)商的電腦上出現(xiàn)了3）Rorward--在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。如果有需要還應(yīng)對轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。點擊“回復(fù)全部”前，要三思而行！6.主動控制郵件的來往為避免無謂的回復(fù)，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復(fù)”。八、正確使用發(fā)送，抄送，密送很多人搞不清楚誰是“要對話的對象”，他們的郵件常?！癟o”很多人，結(jié)果郵件沒人回應(yīng)，還有甚至因為不注意這些抄送用法而導(dǎo)致部門、同事、主管之間產(chǎn)生紛爭。要區(qū)分To和CC還有BCC（區(qū)分收件人、抄送人、秘送人）To:淺顯易懂是“你所溝通的對象”的人，是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，這是一個權(quán)責(zé)關(guān)系，發(fā)送對象是需要對方回饋的。除了這個“已經(jīng)明確的人”之外，還能To的人是直接關(guān)聯(lián)的人，或是跟這件事有緊密聯(lián)系的人，還可能是你上下游任務(wù)接口的人。寫的順序按照職位高低排列，這倒不是搞辦公室政治，對上司的尊重是應(yīng)該的，而且高級領(lǐng)導(dǎo)在前面，收到郵件的人也會比較重視，行動更積極一些。只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源CcCC的是“希望讓他知道這事，但是跟他并無直接責(zé)任關(guān)系”的人，通常對方會是你的直屬領(lǐng)導(dǎo)，或者是你“To”的人的直屬領(lǐng)導(dǎo)，也有可能是橫跨部門、但是不跟此任務(wù)直接相關(guān)的人，卻是希望他知曉的對象。CC的人沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)，當然如果CC的人有建議，當然可以回Email。需要注意的是：在添加抄送對象時，了解被抄送人的職位等級高低還是非常重要的；注意：發(fā)送人的范圍一般是有限的，除了排序外，問題不大。對于抄送人則需要注意，盡可能控制范圍，不要隨便就發(fā)給不相干的人，特別是不要隨便抄送給一大群大大小小的領(lǐng)導(dǎo)，非常引人反感。在中國人的哲學(xué)中，很多時候最好先私下先溝通再發(fā)郵件，如果雙方?jīng)]有溝通清楚就發(fā)郵件，特別是抄送給一群領(lǐng)導(dǎo)的話，對方會立刻筑起溝通的壁壘，一切以撇開自己的責(zé)任為上，然后才是解決問題。另外，抄送給太多領(lǐng)導(dǎo)，容易將問題放大，對解決問題造成干擾。當然，如果事情很重要，也需要擴大范圍，抄送到更高層的領(lǐng)導(dǎo)那里，引起重視。這個度的把握非常重要的，是很多人栽跟頭的地方，也是人的能力所在。對于新員工，對重大郵件，特別是抄送給大量人的時候，需要請示上級，不可隨便發(fā)送。3、BCC密送一一密抄送BCC，收到密送的人，不會顯示出來，收件人彼此之間不知道。這個可能用在非常規(guī)場合。BCC就是想要讓特定的他知道、但是又不想讓郵件內(nèi)相關(guān)人員知曉。這個使用要小心，因為被BCC的人可能沒仔細看回了郵件……這是令人尷尬的事，所以除非有特殊原因建議使用Forward（轉(zhuǎn)發(fā)）。Q1：那比如說：一個項目郵件，有客戶方對應(yīng)的接口人，有部門主任，可能都需要發(fā)，那么如何選擇？A1：如果我是項目負責(zé)人，這個郵件內(nèi)容需要對接的是客戶的接口人；那么發(fā)送人是接口人，抄送是部門負責(zé)人；A2：可能都需要發(fā)，我覺得應(yīng)該了解清楚。避免不必要的麻煩。我會跟發(fā)送的人請求看是否需要抄送給他人；A3：覺得發(fā)送人最好是一個，這樣比較明確；最直接的事件執(zhí)行者是唯一接收人，其他人全部抄送Tips：—很多人喜歡使用群組來發(fā)郵件，有些觀點認為一一除非你很清楚群組內(nèi)的每一個人，不然建議少用群組發(fā)送，這樣就能避免一些人員收到無關(guān)郵件的情況。一同一封郵件to&cc相關(guān)人員不止一個時，避免各自單獨交流或不回復(fù)，以免訊息不對等；一國內(nèi)常常利用QQ交流溝通細節(jié)，請概括總結(jié)以后回復(fù)郵件以利大家知曉，就算是QQ群組溝通也請整理匯總再E-mail；一同一議題、回復(fù)相關(guān)內(nèi)容或更新進度時，請用原E-mail回復(fù)和往來，勿另起郵件。九、發(fā)送郵件1、發(fā)送完成記得提醒重要的郵件，尤其是有明確時間節(jié)點，還有直系領(lǐng)導(dǎo)的事情，需要通過短信or電話方式提醒；如果覺得直接電話，會打攪到對方的會議等，那么可以采取首先短信告知，如果過一兩個小時，沒有收到回復(fù)的短信，再去考慮電話通知。我見過最滴水不漏的采購，發(fā)郵件完了以后5分鐘以內(nèi)，必然收到郵件、短信、電話、QQ；然后抄送給了雙方的上一級直屬領(lǐng)導(dǎo)。2）對于重要的郵件，要設(shè)置禁止轉(zhuǎn)發(fā)，禁止拷貝！Qq郵箱發(fā)郵件時最下方有“對郵件加密”的功能，看看是否有幫助。3）對于需要了解對方進程的郵件，還可以設(shè)置回執(zhí)。對于口頭溝通后的事情，最好也寫個郵件，發(fā)送給相關(guān)人等，方便以后工作追溯。對于重要郵件，寫完后不要立刻發(fā)送，先去轉(zhuǎn)一圈，回來再檢查一下，反復(fù)確認后再發(fā)出去，特別是需要群發(fā)的郵件?？傊?，郵件發(fā)出去就是需要對方協(xié)助和支持的，所以一定要站在對方的角度來思考，讓對方越清楚越好，越省事越好，這才是郵件寫作的核心Tips:“發(fā)給主管的郵件”分為4大