公司工程部檔案管理制度

--.z..z.工程部檔案管理制度目錄第一章總則 2第二章檔案歸檔 3第三章檔案整理 4第四章檔案保管 4第五章檔案借閱 4第六章附則 5檔案管理制度第一章總則第一條目的為加強(qiáng)公司工程部檔案管理工作，有效的保護(hù)及利用檔案，更好地為公司各項(xiàng)工作效勞，特制定本制度。第二條釋義程的招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書(shū)、圖紙、各個(gè)工程竣工后的建立資料等。第三條管理原則〔一〕集中統(tǒng)一管理原則?！捕尘S護(hù)檔案完整與平安原則。〔三〕便于利用原則。第四條適用范圍：本制度適用于公司工程部的檔案管理。第五條管理職責(zé)1.2.催促各個(gè)工程部移交相關(guān)資料；3.定期完成與經(jīng)營(yíng)部的檔案移交工作；4檔案管理體系的建立與完善。第二章檔案歸檔第一條檔案歸檔范圍公司各個(gè)工程具有保存、利用價(jià)值的各種形式的文件資料合同均須歸檔。第二條歸檔時(shí)間業(yè)主、施工、材料合同應(yīng)在合同簽訂后即刻歸檔存檔；根本建立類文件應(yīng)在工程竣工后1個(gè)月內(nèi)歸檔；工程文件：連同配套照片、磁帶、光盤等，在工作完畢后1個(gè)月內(nèi)歸檔。其他未特別說(shuō)明的文件材料，應(yīng)隨時(shí)歸檔。第三條歸檔要求〔一〕歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確?！捕硽w檔文件、資料的、保管期限劃分須準(zhǔn)確；分類清楚、歸類準(zhǔn)確。〔三〕歸檔時(shí)交接雙方根據(jù)移交清單清點(diǎn)核對(duì)歸檔文件，并在移交清冊(cè)上簽字確認(rèn)。移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。第三章檔案整理具體見(jiàn)附件"檔案整理細(xì)則"。第四章檔案保管第一條檔案保管規(guī)定〔一〕各類檔案均須按制度向檔案管理負(fù)責(zé)人移交，集中保管。不得私自留存檔案?！捕尘哂杏谰帽９軆r(jià)值的檔案原件須進(jìn)展掃描備份，重要檔案須異地備份保存。〔三〕電子檔案應(yīng)定期進(jìn)展抽樣檢查，發(fā)觀問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取進(jìn)展修復(fù)?！菜摹硤D紙須平放在專用柜內(nèi)保存?！参濉硻n案須存放在加鎖檔案柜中保管。第五章檔案借閱〔一〕借閱檔案要認(rèn)真執(zhí)行檔案管理方法和**制度的規(guī)定，確保公司**不外泄，檔案借閱期間的**與平安事宜由借閱人負(fù)責(zé)。〔二〕借閱檔案電子掃描件及原件需申請(qǐng)OA〔三〕企業(yè)員工可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍內(nèi)的檔案資料。檔案利用須填寫(xiě)"--**覽室查閱，制止復(fù)印或借出?！菜摹硻n案借閱期限一般不得超過(guò)7個(gè)工作日，到期歸還。如需再借，須辦理續(xù)借手續(xù)。續(xù)借最長(zhǎng)期限不得超過(guò)30個(gè)工作日?！参濉硻n案使用者須按照檔案對(duì)檔案內(nèi)容**，并對(duì)檔案平安、完整負(fù)責(zé)，不得標(biāo)記、污損、涂改、轉(zhuǎn)借檔案?！擦硻n案歸還時(shí)，經(jīng)檔案管理員核查無(wú)誤后，及時(shí)入庫(kù)。如發(fā)現(xiàn)有涂改、缺頁(yè)、損毀、遺失等問(wèn)題要及時(shí)報(bào)告?！财摺硢T工調(diào)動(dòng)、離職時(shí)，須將所借閱的檔案全部歸還檔案室，方可辦理相應(yīng)手續(xù)。第六章附則附件：附件1：檔案整理細(xì)則附件2附件3附件4：檔案移交表附件5：檔案借閱登記表附件6：檔案查借閱審批表附件1:檔案整理細(xì)則檔案按內(nèi)容分為3個(gè)一級(jí)類目，即：經(jīng)營(yíng)管理類、根本建立類、合同類。（一）全宗內(nèi)檔案分類一級(jí)類目分類、排列。（二）不同類別檔案的分類經(jīng)營(yíng)管理類、合同類按內(nèi)容結(jié)合形成時(shí)間、重要程度進(jìn)展分類；根本建立類檔案按工程工程分類。〔三〕須嚴(yán)格遵守分類規(guī)則，不得私自改動(dòng)，以保證分類規(guī)則的一致性。附件2:檔案整理流程收藏有保存價(jià)值應(yīng)歸檔資料收藏有保存價(jià)值應(yīng)歸檔資料根據(jù)工程部檔案整編規(guī)則擬根據(jù)工程部檔案整編規(guī)則擬--分 類分 類案卷組合將分類后的資料裝入卷盒列、編號(hào)按重要程度、時(shí)間或類別等對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)展有、頁(yè)號(hào)填寫(xiě)卷內(nèi)目錄、備考表，并在備考表上簽字蓋章擬寫(xiě)案卷題名填寫(xiě)案卷封面和脊背附件理規(guī)定員進(jìn)入庫(kù)房時(shí)，必須有檔案管理員陪同并始終相伴。第二條保管檔案必須設(shè)置鞏固適用的專用檔案室，配備專業(yè)檔案保管設(shè)備。庫(kù)房應(yīng)做每周至少全面清掃一次。案卷排架第三條檔案室對(duì)接收的檔案應(yīng)進(jìn)展科學(xué)的分類、加工、整理、排列上架，并進(jìn)展妥善的保管。第四條檔案室建立檔案登記、統(tǒng)計(jì)制度，設(shè)置登記本、統(tǒng)計(jì)薄，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)展統(tǒng)計(jì)。檔案管理員應(yīng)認(rèn)真完成檔案統(tǒng)計(jì)表填報(bào)任務(wù)。第五條在整理、搬移、上架和提供利用檔案過(guò)程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔。認(rèn)真辦理檔案入庫(kù)和查閱、借閱登記手續(xù)。案卷歸還后，及時(shí)放回原處。第六條對(duì)破損和變質(zhì)的檔案，要及時(shí)進(jìn)展修補(bǔ)和復(fù)制。. z.附件4：檔案移交表片區(qū)、部門：

-檔案移交表序號(hào)類別序號(hào)類別文件名稱保存期限移交形式移交日期：部門負(fù)責(zé)人簽字：附件5：

使用日期文件名稱使用日期文件名稱歸檔號(hào)使用部門使用人資料份數(shù)每份頁(yè)數(shù)使用用途.--.-附件6：

檔案查借閱審批表檔案號(hào)檔案號(hào)名稱使用方式使用部門使用人/r/