民辦高校招標檔案管理的研究

民辦高校招標檔案管理的研究摘要：民辦高校招標采購檔案是招標采購工作的重要記載，是檔案管理工作的重要內(nèi)容之一，做好招標采購檔案管理工作是標準招標采購管理工作的重要途徑，對于民辦高校來說具有重要意義。本文根據(jù)民辦高校招標采購檔案管理中存在的問題，提出加強、改良民辦高校招標采購檔案管理的詳細措施。關(guān)鍵詞：民辦高校;招標;檔案管理;措施民辦高校在迅速開展過程中，各類教育教學設(shè)備投入不斷增加，民辦高校招標采購工作內(nèi)容日趨增多。民辦高校招標采購工作是學校管理工作的重要內(nèi)容之一，是保證學校教育教學、科學研究、人才培養(yǎng)任務目的實現(xiàn)的前提。在招標采購的過程中，招標檔案積累的數(shù)量逐步增多，科學、合理的做好招標檔案的管理工作，是保證招標采購工作標準開展、有效施行的重要途徑。做好招標檔案標準化管理，是效勞學校教育教學開展的重要方式，是衡量民辦高校管理程度、管理才能的重要標準。招標檔案作為民辦高校招標活動的重要歷史記錄，是民辦高校各項招標采購活動的真實反映，在民辦高校檔案管理工作的重要組成局部。因此，招標檔案標準化管理是民辦高校必需要給予充分重視的內(nèi)容。一、民辦高校招標檔案管理的現(xiàn)狀招標檔案是招標工程詳細施行及驗收執(zhí)行的根據(jù)，是對招標工程完好、真實的歷史記錄，是不斷完善民辦高校招標體制、實現(xiàn)招標采購工作標準化的重要環(huán)節(jié)。雖然很多民辦高校都建立了符合自身實際的招標采購制度，并建立了相應的招標采購檔案管理制度，但在實際施行過程中，缺乏詳細施行的機制，對招標采購檔案管理工作沒有給予足夠重視，存在較多的問題，主要表如今以下幾方面：〔一〕招標采購檔案管理制度有待健全各民辦高校根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定及自身實際，建立了檔案管理制度，并形成自身的檔案管理體制。但招標采購檔案管理制度存在一定的真空，在制度層面不健全，招標采購部門與學校的檔案管理部門缺乏有效的溝通，在招標采購檔案材料移交歸檔時，經(jīng)常出現(xiàn)檔案材料不全的問題，這為日后的檔案管理、查閱、利用帶來很多問題，沒有實現(xiàn)檔案應有的作用。同時，由于很多民辦高校負責招標采購工作的人員是兼職，對招標采購檔案管理重視程度不夠，責任心不強，對檔案的搜集、整理、歸檔工作不熟悉，容易造成檔案材料的喪失。因此，從制度層面完善招標采購工作內(nèi)容，強調(diào)招標采購檔案管理的重要性，形成相應的問責機制，確保檔案材料的完好、真實、有效?！捕痴袠瞬少彊n案管理人員業(yè)務才能有待進步招標采購工作本身是一項系統(tǒng)性、綜合性、復雜性的工作，從采購申請?zhí)岢?、招標文件的制作出售、招標會召開、招標工程的評議確定、合同簽訂、合同執(zhí)行、合同內(nèi)容驗收、招標采購工程材料的整理歸檔等，涉及諸多方面，這就對招標采購檔案管理人員提出較高要求，具備較高的綜合素質(zhì)，不但要對招標采購的各項制度、程序、施行方式等熟悉掌握，而且要具備堅實的檔案管理知識和技能，熟悉檔案管理的各項要求。但是，目前很多民辦高校招標采購檔案管理人員都是兼職從事此項工作，沒有固定的專業(yè)檔案管理人員進展招標采購檔案的管理工作，局部民辦高校的檔案管理人員學歷較低，專業(yè)程度有限，這給招標采購檔案管理工作產(chǎn)生較大的困難，沒有形成招標采購檔案標準化管理形式，檔案管理的隨意性較大，無法充分發(fā)揮檔案的歷史鑒證的作用。重視招標采購檔案管理人員素質(zhì)的進步，是民辦高校適應我國高?？焖匍_展的客觀要求，同時也是民辦高校自身檔案管理建立的必然要求。〔三〕招標采購檔案管理手段有待完善招標采購是一項系統(tǒng)性的工作，每一項采購都會形成大量的紙質(zhì)檔案材料。每一項采購出售的招標文件都具有時效性，要求投標單位在規(guī)定的時間內(nèi)容做出投標的響應，這些都是通過紙質(zhì)材料進展反映，保證招標采購的公開、公平、公正原那么得以實現(xiàn)。但紙質(zhì)檔案材料的保管在現(xiàn)實中存在的最大問題就是保管年限問題，由于紙張在經(jīng)過長時間保管后，容易出現(xiàn)字跡模糊、紙張斷裂、粉碎的現(xiàn)象，會出現(xiàn)重要數(shù)據(jù)、資料喪失的可能。因此，必須利用信息化的手段保證招標采購檔案材料完好有效，同時進步查閱效率。二、民辦高校招標采購檔案管理的對策〔一〕健全招標采購檔案管理制度民辦高校招標采購檔案內(nèi)容主要涉及學校貨物、工程、效勞三大類，要保證招標采購檔案管理的科學、標準、有效，必須健全民辦高校檔案管理制度，從學校層面完善檔案管理制度內(nèi)容，從詳細業(yè)務部門層面完善相應的招標采購檔案管理措施，對不同層次檔案管理人員的職責予以明確;健全相應的監(jiān)管、平安保密、獎懲等制度，形成有效的問責機制，進步檔案管理人員工作的積極性、主動性及責任感，實現(xiàn)招標采購檔案管理工作的制度化、標準化操作，確保招標采購檔案材料的連續(xù)性和完好性。〔二〕進步招標采購檔案管理人員業(yè)務才能招標采購檔案管理人員業(yè)務才能的上下決定著檔案管理程度的上下，檔案管理的任何一個環(huán)節(jié)都離不開高素質(zhì)的管理人員，而招標采購檔案管理工作又是一項系統(tǒng)性、綜合性、復雜性的管理工作，要求從事管理的人員要具備較高的業(yè)務才能，具備相關(guān)的業(yè)務知識，具有較強的工作效勞、責任意識。首先，要有具備較高的業(yè)務才能。業(yè)務才能的上下是在工作過程中不斷積累、不斷提升的，是一個循序漸進的過程。不管是學校檔案管理部門還是詳細招標采購業(yè)務部門，都要重視檔案管理人員業(yè)務才能的提升，以此保證檔案管理工作的有效開展。其次，要具備相關(guān)的業(yè)務知識。做好招標采購檔案管理工作，需要通過不斷的學習，掌握檔案管理相關(guān)的知識和技能，并且在工作過程中要認真考慮，深化研究，不斷創(chuàng)新工作方法和思路，進步業(yè)務技能，既要掌握檔案管理的理論知識，又要熟悉、掌握有關(guān)招標采購的業(yè)務知識，具備較高的綜合業(yè)務素質(zhì)和才能。再次，具有較強的工作效勞、責任意識。檔案管理工作是一項效勞性的工作，要積極主動的做好檔案管理和效勞工作，不管是檔案材料的搜集、整理、裝訂、歸檔，還是檔案材料的借閱、保管工作，都要嚴格按照相應制度執(zhí)行。同時，又要具有較強的責任意識，確保招標采購檔案材料的平安。三、結(jié)語招標采購檔案管理工作是一項綜合性、細致繁瑣的工作，是學校在其開展過程中重要歷史鑒證內(nèi)容之一，對學校的權(quán)益保障具有重要意義。對于招標采購檔案管理人員，要具備招標采購專業(yè)知識、技能和檔案管理專業(yè)知識、技能，同時要具有較強的創(chuàng)新思維和較強的責任心，可以在工作過程中不斷總結(jié)經(jīng)歷，提出科學、合理的檔案管理建議，對工作認真負責，保證招標采購檔案管理工作的持續(xù)、有效開展，為學校的開展提供可靠的信息資源。〔作者單位：齊齊哈爾工程學院〕參考文獻：[2]趙淑琴.論新時期高校檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)要求[J].沿海企業(yè)與科技，2022，〔10〕[3]程燦華.加強高校教學檔案的建立與管理[J].梧州學院學報，2022