秘書實務(wù)基本學(xué)習(xí)文件

PAGE156/NUMPAGES156小孟子的復(fù)習(xí)資料絕密（秘書）秘書實務(wù)柴世民老師公共治理學(xué)院聯(lián)系方式：134035495796289801教學(xué)目的了解秘書的來由、職業(yè)特色、類不和秘書部門的特征，掌握秘書工作的原則和特點(diǎn)，理解秘書工作的作用。通過本章學(xué)習(xí)，你會對秘書有一個初步的了解，為學(xué)習(xí)后續(xù)內(nèi)容，奠定一個良好的基礎(chǔ)。教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)一、教學(xué)重點(diǎn)1、秘書的概念2、秘書的職業(yè)特點(diǎn)3、秘書工作的原則與作用4、技能訓(xùn)練二、教學(xué)難點(diǎn)1、秘書的來由與定義2、秘書工作作用的技能3、案例分析1.1秘書的定義、分類及層次1.1.1“秘書”詞義的演變宮中秘藏之書：最初是指具有秘密性質(zhì)或奇妙色彩的圖書。職務(wù)之稱:秘書工作人員,是從清末開始的,這是現(xiàn)代秘書概念的源頭。社會職業(yè)：秘書已被看作是廣泛的社會職業(yè)之一，它屬于第三產(chǎn)業(yè)（服務(wù)性行業(yè)）。認(rèn)識秘書毛澤東的秘書胡喬木，1941年2月起任毛澤東秘書、中共中央政治局秘書。田家英，毛澤東秘書，新中國成立后，歷任中央辦公廳秘書室主任。聯(lián)合國歷任秘書長聯(lián)合國第一任秘書長賴伊、第二任達(dá)格·哈馬舍爾德、第三任秘書長吳丹，第四任秘書長庫爾特·瓦爾德海姆、第五任秘書長佩雷斯·德奎利亞爾聯(lián)合國第六任秘書長加利、聯(lián)合國第七任秘書長安南和新當(dāng)選的聯(lián)合國秘書長潘基文。1.1.2秘書的定義所謂秘書，乃是組織或主管的助手，其任務(wù)是在認(rèn)可的職權(quán)范圍內(nèi)，提供輔助工作與綜合服務(wù)，并能運(yùn)用辦公室的工具設(shè)備，從事組織與主管制定的行政性任務(wù)的人員。1.1.3秘書的職業(yè)特色1.直接性一是秘書工作的內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)工作是一致的，即領(lǐng)導(dǎo)做什么秘書也做什么;二是秘書做工作幾乎差不多上領(lǐng)導(dǎo)親自指派、直接安排的,秘書也是直接向領(lǐng)導(dǎo)請示、匯報的;三是秘書做工作是直接對領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的，其結(jié)果的成敗與領(lǐng)導(dǎo)有直接的關(guān)系。2.穩(wěn)定性秘書與其服務(wù)對象之間的關(guān)系有相對的固定性，短至數(shù)月，長達(dá)幾年甚至幾十年。3.知識化秘書的工作性質(zhì)要求秘書人員要具有一定的文化知識和專業(yè)知識。4.年輕化發(fā)達(dá)國家的秘書人員平均年齡為26歲左右，一般為20～35歲。他們把秘書崗位看做是由操作層通向治理層的最好階梯。5.女性化近20年來，女性秘書有明顯增加的趨勢，這是由女性的心理素養(yǎng)所決定的。西方國家的初、中級女性秘書占總數(shù)的比例達(dá)到了90%。1.1.4秘書的分類按單位性質(zhì)不同：機(jī)關(guān)秘書，企業(yè)秘書，私人秘書，商業(yè)秘書，涉外秘書。按工作內(nèi)容不同：行政秘書、機(jī)要秘書，文字秘書，教學(xué)秘書，信訪秘書、通訊秘書、醫(yī)學(xué)秘書，法律秘書等。按服務(wù)對象不同：公務(wù)秘書、私人秘書。秘書職業(yè)資格證書封面秘書職業(yè)資格證第二頁秘書的層次1、以職務(wù)劃分，可分為秘書長、辦公廳（室）主任、秘書處長、股長、科員、辦事員2、依據(jù)秘書國家職業(yè)資格證書制度，秘書層次可分為五級秘書、四級秘書、三級秘書和二級秘書。3、秘書培訓(xùn)教材及教授內(nèi)容：（1）以《秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》和《秘書國家職業(yè)資格培訓(xùn)教程》為依據(jù)。（2）秘書職業(yè)考核的內(nèi)容包括：職業(yè)道德、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)素養(yǎng)、案例分析、工作實務(wù)四方面。（3）涉外秘書增加外語考試部分。全美秘書協(xié)會標(biāo)準(zhǔn)：1、像心理學(xué)家一樣善于觀看和理解他人；2、像政治家一樣有靈敏的頭腦；3、像外交家一樣有瀟灑的風(fēng)度；4、有調(diào)查各種棘手問題的豐富經(jīng)驗；5、有良好的速記能力以及文字功夫；6、熟讀各種商業(yè)往來中的法律關(guān)系；7、能熟練地使用各種辦公自動化機(jī)器；8、具備相當(dāng)?shù)慕鹑诤投悇?wù)方面的知識；9、能熟練地對各種文件資料進(jìn)行整理歸類。1.2秘書部門1.2.1秘書部門的涵義秘書部門又稱秘書機(jī)構(gòu)，有廣義和狹義之分。廣義的秘書機(jī)構(gòu)，指承擔(dān)辦文辦事、信息調(diào)研、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查與事務(wù)治理等全部秘書工作的部門。一般高層稱辦公廳，基層稱辦公室，包括其下屬的秘書、檔案、機(jī)要、調(diào)研、信訪、行政、督查等部門。（如下圖）狹義的秘書機(jī)構(gòu)，指承擔(dān)以辦文辦會為主，專門輔助領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及其負(fù)責(zé)人辦理秘書業(yè)務(wù)的部門，如秘書局、秘書處、秘書科等。秘書機(jī)構(gòu)圖（缺圖）1.2.2秘書部門的地位秘書部門不管是在黨政機(jī)關(guān)依舊在企事業(yè)單位，差不多上直接為單位領(lǐng)導(dǎo)層服務(wù)的。它處于承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外的樞紐地位。如圖：1.2.3秘書部門的差不多特征?從屬性秘書機(jī)構(gòu)在整個機(jī)構(gòu)體系中屬于綜合性的輔助部門。?中介性在黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)，領(lǐng)導(dǎo)層是決策機(jī)構(gòu)，職能部門是執(zhí)行機(jī)構(gòu)。?綜合性秘書機(jī)構(gòu)的要緊活動是圍繞領(lǐng)導(dǎo)層的活動而展開的，活動內(nèi)容涉及面廣。1.3秘書工作1.3.1秘書工作內(nèi)容與形式?辦文：要緊圍繞文書、文件、文字材料開展的工作。?辦會：包括會前的籌劃和預(yù)備、會中的組織和服務(wù)、會后的善后和落實。?辦事：要緊分信息工作、技術(shù)工作和日常行政事務(wù)工作。1.3.2秘書工作的特點(diǎn)從屬性是現(xiàn)代秘書工作最全然的屬性和特點(diǎn)。被動性秘書機(jī)構(gòu)的輔助地位，決定了秘書工作的被動性。事務(wù)性秘書工作絕大多數(shù)差不多上具體的事務(wù)工作。綜合性秘書機(jī)構(gòu)是綜合辦事機(jī)構(gòu)，秘書工作也就具有鮮亮的綜合性。機(jī)要性指秘書工作的機(jī)密性和重要性。1.3.4秘書工作的作用樞紐作用秘書部門的地位是承上啟下，聯(lián)系左右，溝通各方的樞紐。參謀助手作用秘書工作的參謀助手作用，貫穿在秘書人員輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的整個過程中。形象作用秘書人員在工作中的一舉一動、一言一行以及辦事風(fēng)格，都代表本單位的形象。1.3.5秘書工作的進(jìn)展趨勢逐步形成以公務(wù)秘書為主導(dǎo)、社會秘書為主體的職業(yè)階層逐漸形成雙向選擇的社會化秘書性服務(wù)系統(tǒng)逐漸走向秘書工作科學(xué)化的道路1.4港臺及國外的秘書工作1.4.1香港秘書工作1、香港秘書分類（1）高層次秘書，他們是上司的直接重要助手，其職責(zé)是全面輔佐上司。其中層次最高、職權(quán)最大的是公司秘書（也有稱行政總管）和董事長秘書。從事這一工作需要5年以上工作經(jīng)歷，并通過英國特許秘書及行政人員公會組織的秘書特許狀考試。（2）一般事務(wù)性秘書。2、香港秘書具有的職業(yè)觀念（1）服從上司（2）忠誠公司（3）處理好人際關(guān)系（4）以處理事為主務(wù)1.2臺灣秘書工作1.2.1臺灣秘書的必備條件1、傳統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)⑴外形利落出色⑵學(xué)識涵養(yǎng)豐富⑶個性成熟穩(wěn)重2、新增標(biāo)準(zhǔn)⑴有問題時，能自己找答案⑵有情緒時，能自行排解⑶不斷給自己找機(jī)會⑷隨時站立在旁（主管隨叫隨到）⑸話不多但專門中聽⑹做事專門有分寸⑺凡事能察言觀色⑻能設(shè)身處地地考慮問題⑼能扮黑白臉⑽有公關(guān)能力1.2.2臺灣的秘書職銜⑴傳統(tǒng)秘書職銜：①行政助理②助理秘書③秘書④資深秘書⑤執(zhí)行秘書⑥主任秘書⑵外商對秘書職業(yè)的分類①打字員②接待員③速記員④操作員⑶新世紀(jì)秘書的普遍頭銜①行政助理②協(xié)調(diào)員③行政專員④資訊專員⑤行政處長⑥行政經(jīng)理⑦行政總監(jiān)1.4.3英國秘書職責(zé)1、市政府秘書的職責(zé)：⑴上午九點(diǎn)開始，與上司對比各自的日程表⑵剪報⑶充好咖啡，送給上司及來賓飲用⑷速記上司口述指示⑸復(fù)信⑹接聽電話⑺使用辦公設(shè)備⑻接待來訪⑼處理郵件⑽分發(fā)文件2、英國公司秘書職責(zé)⑴速記上司的口述指示⑵打字⑶接待來客⑷文件歸檔⑸記賬⑹燒煮咖啡或者茶⑺拆閱文件⑻寄發(fā)郵件⑼記錄來電⑽安排工作日程秘書標(biāo)準(zhǔn)表達(dá)能力要求急事慢慢地講，大事想清晰再講，小事幽默的講，沒把握的情況小心的講，做不到的事不亂講，損害人的事堅決不講，沒有發(fā)生的事不胡講，不人的事慎重的講，自己的事如何想就如何講，現(xiàn)在的事做了再講，以后的事以后講。1.4.3國外秘書工作的進(jìn)展趨勢由事務(wù)型轉(zhuǎn)為智能型秘書工作日益專業(yè)化秘書人員的高學(xué)歷、秘書工作的永業(yè)化1.5技能訓(xùn)練【訓(xùn)練目標(biāo)】通過訓(xùn)練，熟練地掌握有效發(fā)揮秘書工作作用的技能?！景咐治?】季市長與他的秘書分析考慮：通過案例分析，如何理解市長夫人對市長的評價：“老季只是是個比不人勤奮些的凡人。這位出了名的、勤奮的凡人后面，還有一個不出名的更勤奮的人—市長的秘書老許”2、從案例中能夠看出徐秘書在幕后的辛勤工作，對領(lǐng)導(dǎo)人及市長起了哪些積極作用？3、若你擔(dān)任市長秘書，要產(chǎn)生像徐秘書如此有效的輔助效果，你將做哪些方面的預(yù)備？【案例分析2】交印分析考慮：1、案例中老陳那個人物給你如何樣的啟發(fā)？2、老陳為何遲遲不交印盒的鑰匙？3、小劉是一位合格的機(jī)要秘書嗎?問題討論1.你對秘書這一職業(yè)是如何看的?2.秘書工作的原則有哪些?3.秘書工作有什么作用?4.秘書工作的進(jìn)展趨勢是什么?祝學(xué)習(xí)進(jìn)步！會務(wù)工作1會議概述2會務(wù)工作流程3會務(wù)工作具體內(nèi)容4常用會議的組織程序5會見與會談6技能訓(xùn)練教學(xué)目的：通過本模塊的學(xué)習(xí)，了解會務(wù)工作的差不多內(nèi)容及工作程序，學(xué)會擬定會議方案，掌握會議組織工作的環(huán)節(jié)和會務(wù)工作中的文書工作。教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)：1、教學(xué)重點(diǎn)會議籌備工作；會議方案的制作；會見與會談的操作程序與方法；案例分析。2、教學(xué)難點(diǎn)會議方案的制作；會場的布置；會議組織案例分析；技能訓(xùn)練。案例分析：請柬發(fā)出之后某機(jī)關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開總結(jié)表彰大會，發(fā)了請柬邀請有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)光臨，在請柬上把開會的時刻、地點(diǎn)寫得一清二楚。接到請柬的幾位部門領(lǐng)導(dǎo)專門積極，提早來到禮堂開會。一看會場布置不像是開表彰會的模樣，經(jīng)詢問禮堂負(fù)責(zé)人才明白，今天上午禮堂開報告會，某機(jī)關(guān)的總結(jié)表彰會改換地點(diǎn)了。幾位領(lǐng)導(dǎo)同志感到莫名其妙，個個都專門生氣，改地點(diǎn)了什么緣故不重新通知?一氣之下，都回家去了。事后，會議主辦機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)才解釋講，因秘書人職員作粗心，在發(fā)請柬之前還沒有與禮堂負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系，一廂情愿地認(rèn)為可不能有問題，便把會議地點(diǎn)寫在請柬上，等開會的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給不的單位用了，只好臨時改換會議地點(diǎn)。但由于邀請單位和人員較多，來不及一一通知，結(jié)果造成了上述失誤。盡管領(lǐng)導(dǎo)登門道歉，但造成的不良阻礙也難以消除。那個案例告訴秘書在會議預(yù)備時應(yīng)注意什么問題呢？1會議概述1.1會議的涵義（一）是指有組織有領(lǐng)導(dǎo)地商量情況而集會的一種工作形式。（二）是指一種經(jīng)常商量情況并處理重大事務(wù)的常設(shè)機(jī)構(gòu)或組織。如全國人民代表大會、中國人民政治協(xié)商會議等。1.2會議的要素1.3會議的種類1.按規(guī)模分：特大型（萬人以上）、大型（上千人）、中型（數(shù)百人上下）、小型（數(shù)十人或數(shù)人）。2.按性質(zhì)分：法定性、決策性、專業(yè)性、動員性、紀(jì)念性、外事性、專題性、綜合性。3.按時刻分：定期和非定期。4.按出席對象分：聯(lián)席會、內(nèi)部會、代表會、群眾會。5.按召開方式分：電話會、電視會、廣播會、網(wǎng)絡(luò)會。1.3會議的作用1、實施領(lǐng)導(dǎo)的重要工具。2、領(lǐng)導(dǎo)貫徹民主集中制，實現(xiàn)決策民主化，科學(xué)化的必要手段，要集思廣益，充分發(fā)揮干部和群眾的智慧這就需要召開會議來交換意見，研討問題。3、各級領(lǐng)導(dǎo)貫徹政策、布置任務(wù)、溝通信息、協(xié)調(diào)行動的有效方法，此外，會議還有宣傳教育作用，研討作用，表達(dá)思想感情作用等。1.4會議地點(diǎn)選擇的要求⑴交通便利，選擇距領(lǐng)導(dǎo)和與會者工作地點(diǎn)都比較近的地點(diǎn)。⑵會場大小應(yīng)與會議規(guī)模相符。每人2m平方～3m平方活動空間。⑶場地要有良好的設(shè)備配置。⑷場地應(yīng)不受外界干擾。⑸選擇會議地點(diǎn)應(yīng)考慮有無停車場。⑹場地租借的成本必須合理。1.5公司常見會議類型經(jīng)理例會與特不會議、職員大會、公司年會、股東大會和董事會、客戶咨詢會、展覽會、訂貨會、業(yè)務(wù)洽談會.新產(chǎn)品新聞公布會、聯(lián)誼會、表彰會。1.6行政機(jī)構(gòu)常見的會議類型

小型會議室的布置（圖）不同的會場（圖）大伙兒談你參加過一些什么樣的會議？你是否喜愛這些會議？什么緣故？1.4會議的申報與審批1.申報與審批的形式口頭申報、書面申報、會議申報。2.會議申批的原則精簡從嚴(yán)原則、“一枝筆”原則。1.5會議成本意識會議成本=2ABT式中A—與會者平均工資的3倍（以小時計）;B—參加會議的人數(shù);T—會議的時刻（以小時為單位）。1.6會議秘書工作的差不多任務(wù)1.組織的工作(1)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定會議議題；(2)依照議題安排議程、日程；(3)發(fā)會議通知，負(fù)責(zé)會議報到；(4)對與會人員進(jìn)行編組；(5)布置會場，安排座次；(6)印發(fā)會議證件(出席證、列席證、工作證等)；(7)負(fù)責(zé)會議簽到；(8)會中組織和協(xié)調(diào)；(9)會場其他組織和治理；(10)會外的聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)(負(fù)責(zé)與會議有關(guān)的邀請、報道、乘車、參觀、文體娛樂活動等方面的聯(lián)系和組織)。(11)會議的結(jié)束收尾工作。2.文書工作(1)會議文書的起草；(2)會議文書編寫；(3)會議文書印發(fā)及治理。3.生活治理工作(1)與會人員的食宿治理；(2)會議的財務(wù)治理；(3)會議的交通保障；(4)會議的文化活動；(5)與會人員的醫(yī)療保健。4.安全保衛(wèi)工作(1)會議的保密工作；(2)會議的警衛(wèi)工作；(3)會場內(nèi)外的安全保衛(wèi)工作。12.2會務(wù)工作流程圖（會前）確定會議主題與議題確定會議主題與議題確定會議名稱確定會議時刻與會期明確會議所需設(shè)備和工具選擇會議地點(diǎn)安排會議議程和日程制發(fā)會議通知確定會議規(guī)模與規(guī)格布置會場預(yù)備會議文件材料安排食住行制定會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案制作會議證件會場檢查明確會議組織機(jī)構(gòu)確定與會者名單12.2會務(wù)工作流程圖（會中）做好會議記錄做好會議記錄組織簽到做好會議值班保衛(wèi)工作報到及接待工作做好后勤保障工作編寫會議簡報或快報做好會議保密工作會議信息工作12.2會務(wù)工作流程圖（會后）撰寫會議紀(jì)要撰寫會議紀(jì)要催辦與反饋工作安排與會人員離會會議總結(jié)會議文書的立卷歸檔會議的宣傳報道12.3會務(wù)工作的具體內(nèi)容12.3.1指導(dǎo)會務(wù)工作的原則1.預(yù)備充分；2.組織嚴(yán)密；3.服務(wù)周到；4.確保安全。12.3.2會前預(yù)備工作1、確定會議主題與議題確定主題的要緊方法：一是要有切實的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實際；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細(xì)化。2、確定會議名稱會議名稱一般由“單位+內(nèi)容+類型”構(gòu)成,應(yīng)依照會議的議題或主題來確定。3、確定會議規(guī)模與規(guī)格確定會議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會議的內(nèi)容或主題。同時本著精簡效能的原則。會議的規(guī)模有大型、中型、小型。會議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。4、確定會議時刻、會期會議的最佳時刻，要考慮要緊領(lǐng)導(dǎo)是否能出席，確定會期的長短應(yīng)與會議內(nèi)容緊密聯(lián)系。5、確定會議所需用品和設(shè)備（1）必備用品是指各類會議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、桌椅、茶具、擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。（2）專門用品是指一些專門類型的會議，例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的專門用品和設(shè)備。6、建立會議組織機(jī)構(gòu)會務(wù)組、宣傳組、秘書組、文件組、接待組、保衛(wèi)組。7、確定與會人員名單出席會議和列席會議的有關(guān)人員。應(yīng)依照會議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來確定與會人員。8、確定會議地點(diǎn)要依照會議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來確定。有時也考慮政治、經(jīng)濟(jì)、環(huán)境等因素。9、安排會議議程與日程會議議程是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達(dá)出來。會議日程是指會議在一定時刻內(nèi)的具體安排。某公司銷售會議議程表1、推選銷售部經(jīng)理的人選。2、年度銷售活動的總結(jié)。3、有關(guān)銷售問題的發(fā)言。4、下年度銷售目標(biāo)。5、銷售人員的招聘和重組。某股份有限責(zé)任公司股東大會日程安排日期時刻內(nèi)容安排地點(diǎn)主持參加人備注3月9上午9：00報到花園酒店大會議廳李總XXXX

9：30會議開始，張董致開幕詞大會議廳張董全體股民

9：40李總：年度經(jīng)營報告大會議廳張董全體股民

11：00年度決算表大會議廳總會計師全體股民

11：30大會結(jié)束

10、制發(fā)會議通知會議通知的內(nèi)容包括名稱、時刻、地點(diǎn)、與會人員、議題及要求等。會議通知的種類有書信式和柬帖式。會議通知的發(fā)送形式有正式通知和非正式通知。會議通知的方式有書面、口頭、電話、郵件。11、制作會議證件代表證出席證會議正式證件列席證來賓證會議證件旁聽證工作證會議工作證件記者證出入證會議證件的內(nèi)容有會議名稱、與會者單位、姓名、職務(wù)、證件號碼等。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。12、預(yù)備會議文件資料要緊有議程表和日程表、會場座位分區(qū)表和主席臺及會場座次表、主題報告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、其他發(fā)言材料、開幕詞和閉幕詞、其他會議材料等。13、安排食住行會議飲食治理本著衛(wèi)生第一、保證營養(yǎng)、適合口味、方便節(jié)約的原則，做好伙食預(yù)算和伙食搭配與烹調(diào)工作.會議住宿安排，依照實際情況，按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，盡可能地滿足與會人員住宿上的要求。安排好會議用車，為會議提供完備的交通服務(wù)。14、制定會議預(yù)算方案文件資料費(fèi)、郵電通訊費(fèi)、會議設(shè)備和用品費(fèi)、會議場所租用費(fèi)、會議辦公費(fèi)、宣傳交際費(fèi)、食宿費(fèi)、交通費(fèi)、其他費(fèi)用。15、布置會場（1）會場的風(fēng)格特點(diǎn)莊嚴(yán)、肅穆、輕松、簡潔。喜慶、儒雅、簡單、樸素。（2）會場的類型及布局①小型會議室。橢圓形、回字形、T字形、“馬蹄”型、長方形。②中型會議室。“而”字型、半圓型、課堂型。③大型會議室。禮堂型、眾星拱月型。（3）會場的布置①主席臺主席臺的布置一是對稱；二是要簡化。主席臺的座次一般是職務(wù)最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的順序依次排列。②場內(nèi)其他人員的座次安排橫排法。豎排法。左右排列法。主席臺坐次（圖）禮堂型（圖）教室型會場（圖）③會場內(nèi)外的布置：會標(biāo)、會徽、臺幕、標(biāo)語、、桌簽、坐簽、色調(diào)、燈光、氣味、旗幟、花卉。16、檢查會場（1）方式一種是聽取會議籌備人的匯報，一種是現(xiàn)場檢查。（2）檢查的內(nèi)容A.文件的材料預(yù)備情況。B.會場布置情況。C.會議保衛(wèi)工作情況。D.其他內(nèi)容。17.與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議的有關(guān)事宜案例：某公司的張秘書剛由分公司調(diào)入總部，擔(dān)任總經(jīng)理秘書，公司要在圣誕節(jié)搞一個新年聯(lián)歡晚會，與一些重要客戶進(jìn)行聯(lián)誼。張秘書自持在分公司搞過多次如此的活動，便自作主張決定了會議進(jìn)行的地點(diǎn)、邀請嘉賓的名單、活動的內(nèi)容和獎品的發(fā)放形式。盡管聯(lián)歡會搞的專門喧鬧，張秘書卻被總經(jīng)理狠狠批了一頓。點(diǎn)評：張秘書沒有意識到召開會議最重要的是要使領(lǐng)導(dǎo)意圖得以貫徹執(zhí)行，不與領(lǐng)導(dǎo)做好會前的溝通，就不能理解聯(lián)誼會要緊要加強(qiáng)公司與哪些客戶的關(guān)系，搞什么樣的活動能夠緊密公司領(lǐng)導(dǎo)與客戶、職員的關(guān)系，聯(lián)誼會上獎品如何樣發(fā)放才能使公司領(lǐng)導(dǎo)中意？不解決這些問題就達(dá)不到預(yù)期目的。與領(lǐng)導(dǎo)溝通有關(guān)事宜的程序：⒈明確會議的目標(biāo)。2.明確溝通會議有關(guān)事宜的方法與途徑3.明確溝通的時刻、地點(diǎn)以及參加人員，指定會議記錄人員。4.向領(lǐng)導(dǎo)匯報會議的籌備情況及進(jìn)展，講明會議籌備或進(jìn)行過程中遇到的問題或難題。5.聽取領(lǐng)導(dǎo)指示，或與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行雙向討論，并完成會議記錄。6.將記錄通過某種方式送給領(lǐng)導(dǎo)。擬定會議應(yīng)急方案案例：某單位在政府禮堂召開大型表彰會，因事先未制定會議應(yīng)急方案，有未加強(qiáng)防火布置，結(jié)果因電線老化出現(xiàn)火災(zāi)的時候，會議組織人員措手不及，會場一片混亂，最終導(dǎo)致部分與會人員和儀仗隊的小學(xué)生喪生。問題討論1．會議議程與日程的區(qū)不。2．簡述擬訂會議議程與日程表的方法。3．選擇會議地點(diǎn)應(yīng)綜合考慮哪些因素?4、應(yīng)如何做好會場的布置工作？5、如何樣制定會議籌備方案？6、如何樣發(fā)放會議通知？7、如何樣才能做好會議的食宿工作？8、會前檢查工作包括哪些內(nèi)容？12.2.3會中服務(wù)工作1、報到及接待工作（1）與會人員的接送;（2）會議交通工具的安排;（3）與會人員返回時，車、船和飛機(jī)票的預(yù)訂及購買;（4）會議文娛活動的安排和組織;（5）其他屬于招待方面的工作。2、組織簽到（1）秘書人員代簽到。（2）簿式簽到。（3）電子計算機(jī)簽到。3、做好會議記錄（1）會議記錄的格式：記錄頭、記錄主體、記錄尾部1)記錄頭:會議名稱；會議時刻；會議地點(diǎn)；會議主席（主持人會議出席、列席和缺席情況；會議記錄人、會議要緊議題。2）記錄主體與會者的發(fā)言。議定事項。3）記錄尾部散會。主持人、記錄人簽字。（2）會議記錄的要求準(zhǔn)確、完整、簡潔、明確。（3）、會議記錄的重點(diǎn)會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動；會議討論、爭論的焦點(diǎn)及其各方的要緊見解；權(quán)威人士或代表人物的言論；會議開始時的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；會議已議決的或議而未決的事項；對會議產(chǎn)生較大阻礙的其他言論或活動。（4）會議記錄方法1）記錄的重點(diǎn)是將要緊討論的觀點(diǎn)、決議、決定，重要聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論全記下來，其他的可簡要記錄.2）漏記的內(nèi)容先作記號，然后對比錄音帶修改，或請發(fā)言者重復(fù)。3）與會者提的意見、建議，要記人名。（5）會議記錄的修改1）定稿打印前，請主席簽字批準(zhǔn)。2）與會者指出錯誤，主席或秘書可改。3）會議記錄一經(jīng)簽名，不能再改動。4）確保會議期間信息的溝通1）做好會議期間信息的收集、傳遞、反饋工作.（1）秘書要多聽、多記、多想、多算、多跑，全面搜集信息。（2）深入會議，掌握第一手資料。（3）注重對會議信息加工提煉，方便各方利用。（4）注重實效，并收集反饋信息。2）會議期間的對外宣傳（1）妥善處理與新聞媒體的關(guān)系。（2）注意內(nèi)外有不，嚴(yán)守單位秘密。（3）選擇宣傳內(nèi)容應(yīng)堅持對象、效果、時效、費(fèi)用的原則。（4）收集媒體對會議的報道提供給領(lǐng)導(dǎo).（5）為領(lǐng)導(dǎo)召開記者招待會提供資料。5、編發(fā)會議簡報（1）類型綜合型、專題型、實錄型。（2）格式報頭、報核、報尾。（3）要求簡練、快捷、準(zhǔn)確。6、值班保衛(wèi)工作（1）值班工作秘書人員要堅守值班崗位，以保證會議順利結(jié)束，并隨時應(yīng)付各種突發(fā)事件。（2）保衛(wèi)工作①重要與會者人身安全保衛(wèi)②重要文件的保衛(wèi)③會場和駐地的保衛(wèi)④會議設(shè)備的保衛(wèi)⑤與會者貴重物品的保衛(wèi)7、會議保密工作1)會前保密工作（1）涉及秘密的會議，嚴(yán)格確定出席、列席人員及會議服務(wù)人員。（2）召開比較大型的或秘密性較強(qiáng)的會議，秘書部門要與保衛(wèi)、保密部門取得聯(lián)系，共同采取保密措施。（3）依照實際需要，確定會議印發(fā)的文件及其數(shù)量，文件要標(biāo)明密級，統(tǒng)一編號，按照規(guī)定的范圍印發(fā)。（4）選擇會址要注意保密，會前對會場環(huán)境及會場設(shè)施包括擴(kuò)音、錄音設(shè)施、電話進(jìn)行防竊密、泄密檢測。2)會中保密工作(1)加強(qiáng)保密教育。(2)加強(qiáng)文件治理。(3)加強(qiáng)重要涉密會議治理。3)會后保密工作(1)做好保密文件的回收工作。(2)秘密文件通過機(jī)要通信部門遞送。(3)對會議駐地、房間、會議室進(jìn)行保密檢查。8、會議的后勤保障工作(1)做好食宿治理工作。(2)做好迎送交通工作。(3)做好會議車輛治理工作。(4)做好財務(wù)治理工作。(5)安排好會議的文化生活。(6)做好會議醫(yī)療衛(wèi)生工作。9、提示會議按打算進(jìn)行雅兔廣告公司召開的部門經(jīng)理會議陷入了僵局狀態(tài)，設(shè)計部總監(jiān)認(rèn)為一周內(nèi)無法設(shè)計出一個優(yōu)秀的汽車三維動畫廣告，客戶部經(jīng)理認(rèn)為不應(yīng)以人手不夠而丟掉目前的大客戶。兩人爭論的不可開交。這是，總經(jīng)理助理高峰提出建議：為那個項目能否臨時招聘幾個兼職設(shè)計師或外包部分設(shè)計。他的建議立即得到設(shè)計部總監(jiān)的響應(yīng)。討論專門快進(jìn)入到外包的預(yù)算上來?？蛻舨拷?jīng)理的臉色也開始陰轉(zhuǎn)晴。點(diǎn)評：一個能準(zhǔn)確把握會議主題，時刻關(guān)注公司進(jìn)展的秘書，應(yīng)有寬敞的治理思路和優(yōu)秀的協(xié)調(diào)溝通能力，如此他就能夠在會議的推進(jìn)上發(fā)揮應(yīng)有作用。10、處理會中突發(fā)事件晚八點(diǎn)了，會議還在熱烈進(jìn)行中，王副總預(yù)備進(jìn)行總結(jié)，他用力一揮手，不料剛剛續(xù)上茶水的茶杯被打翻了，開水全潑到旁邊鐘苗的手上，鐘苗被燙得跳了起來，就在大伙兒驚呆的一瞬，總經(jīng)理助理高峰迅速打開一瓶礦泉水澆在鐘苗的手上，又立即把她拉到洗手間，用冷水沖，自己則回到辦公室拿來一管燙傷膏給鐘苗敷上。然后安排車把鐘苗送到醫(yī)院。王副總欣慰的松了一口氣，大伙兒又回到了會議桌旁。點(diǎn)評：高峰對突發(fā)事件的果斷處理來自于他平常對業(yè)務(wù)工作要求的透徹了解和豐富的生活常識。在辦公室留一些應(yīng)急和急用的物品，是一個秘書應(yīng)該想到的，辦得到的。問題討論1、會議記錄的內(nèi)容有哪些？2、如何做好會議記錄？3、如何做好會議期間的信息溝通？4、會議期間值班、保衛(wèi)工作有哪些內(nèi)容？12.3.3會后整理工作1、安排與會人員離會2、撰寫會議紀(jì)要3、會議的宣傳報道4、會議文書的立卷歸檔5、會議總結(jié)工作6、會后催辦和反饋工作相關(guān)知識發(fā)通知應(yīng)注意的事項一般的會議只發(fā)一次正式通知，有些會議需要發(fā)預(yù)備性通知，然后再發(fā)正式通知，其常用于與會人需做大量會前預(yù)備工作，如：預(yù)備發(fā)言材料或方案的會議;關(guān)于一些區(qū)域性、全國性乃至國際性會議，需要安排與會人員食宿和回程的，還要在發(fā)送會議通知的同時附上會議通知回執(zhí)，以便會務(wù)人員安排接站和訂購車、機(jī)票;發(fā)會議邀請函和請柬的方法，與發(fā)送會議通知差不多相同。12.4常用會議的組織程序12.4.1行政辦公會議是各級領(lǐng)導(dǎo)為研究和處理日常工作、協(xié)調(diào)矛盾而召開的會議，在企業(yè)中也稱領(lǐng)導(dǎo)（廠長）辦公會。議題安排→發(fā)送會議通知→做好會議記錄→撰寫辦公會議紀(jì)要→議定事項的貫徹執(zhí)行→搜集信息，進(jìn)行反饋12.4.2職工代表大會職工代表大會是企事業(yè)單位依據(jù)《職工代表大會條例》召開的具有法律效力的會議。其組織程序如下:1.籌備會議確定大會議題→做好宣傳發(fā)動工作→征集和處理提案→預(yù)備會議文件→預(yù)備會議文件2.預(yù)備會議（1）由工會向全體職工代表報告大會的籌備工作情況。（2）醞釀大會主席團(tuán)人選，民主選舉主席團(tuán)成員。（3）確定大會議程，主席團(tuán)審議通過大會議程，然后向全體職工代表宣布。（4）醞釀職工代表大會專門小組的設(shè)置及組成人選名單.（5）聽取代表資格審查小組關(guān)于代表資格的審查報告。3.召開會議（1）聽取要緊行政領(lǐng)導(dǎo)工作報告，組織討論，提出意見，在修改和補(bǔ)充的基礎(chǔ)上，大會通過。（2）聽取各專門小組的報告。（3）民主評議行政領(lǐng)導(dǎo)。（4）選舉通過各專門小組人員名單。（5）討論職工代表大會自身建議的有關(guān)規(guī)定和制度。（6）通過大會決議。4.會后整理及大會決議事項的落實（1）整理現(xiàn)場，歡送代表離會。（2）整理會議文件，搞好立卷歸檔。（3）落實大會決定協(xié)議，督辦落實情況。12.5會見與會談12.5.1會見與會談預(yù)備1、收集對方的相關(guān)資料①對方求見的目的②對方的求見對象③對方相關(guān)社會背景，如習(xí)俗、禁忌、禮儀等特征④對方參加會見的人數(shù)、姓名、職務(wù)等。⑤要緊求見人的詳細(xì)資料2、通知主方參加會見和會談的人員①通知主方接見人②通知主方陪同人員③通知主談人④通知其他會談人員3、了解會見與會談的地點(diǎn)和時刻（1）會見的地點(diǎn)和時刻會見的地點(diǎn)一般安排在主人的辦公室、會客室或小型會議室，也可在客人的住宅進(jìn)行。會見的時刻依照會見的性質(zhì)來定。（2）會談的地點(diǎn)和時刻會談的地點(diǎn)一般安排在客人所住的賓館會議室。會談的時刻安排應(yīng)先征求對方的意見。4、通知對方會見與會談的名單、地點(diǎn)、時刻一旦確定，應(yīng)及時通知對方。了解客人抵達(dá)方式，以便告知主方的接送方式及接送人員。假如是重要的會見和會談，事先應(yīng)由秘書或其他工作人員進(jìn)行預(yù)備性磋商，確定會見、會談的具體日程。5、場所的布置及座位安排（1）場所的布置會見場所應(yīng)預(yù)備足夠的桌椅、沙發(fā)、茶幾和飲料等物品。所有擺放的家俱，應(yīng)保證潔凈、清潔、大方。會談桌上有時需放置雙方標(biāo)志旗幟(假如是涉外談判，應(yīng)擺放兩國國旗)，現(xiàn)場可放置雙方要緊人員座位卡，以便與會者對號入座。（2）會見與會談的座次安排①會見的座次安排會見時應(yīng)遵循“主左客右”的原則，即客人坐在主人的右邊。涉外會見還應(yīng)有譯員。如下圖所示：（缺圖）②會談的座次安排雙方會談一般將談判桌排成長方形，雙方各坐一邊，主方位于背門一側(cè)如圖(一)，或進(jìn)門后的左側(cè)如圖(二)，雙方主談人位于各方長排中央，其他人員按右高左低排列。桌上應(yīng)放置中文座位卡，涉外會談，要同時放置對方語種的座位卡。如圖所示。（缺圖）多邊會談的座位可擺成圓形或方形。課堂討論一天下午，天地公司要與外地某企業(yè)進(jìn)行會談，會上欲就雙方技術(shù)合作事項達(dá)成協(xié)議。初萌作為該公司的秘書事前做了大量預(yù)備工作。但就在這天臨近中午時，初萌發(fā)覺有關(guān)質(zhì)量監(jiān)督治理方面的資料沒有預(yù)備。她急忙通過各種方式查找這類資料。資料終于找到了，可會談也開始了，初萌只好提心吊膽地等待會談結(jié)果。會談開始后，雙方就事先預(yù)備好的協(xié)議草案展開了充分的討論。最后，外地某企業(yè)代表提出了質(zhì)量監(jiān)督治理方面的問題，因為這關(guān)于合作項目的成功有著重大的意義。然而，由于初萌所在公司的代表手中缺乏此方面材料，無法給對方以中意的答復(fù)，會議沒有做出任何決定，只得臨時休會。什么緣故會談沒有取得結(jié)果？秘書能否采取一些應(yīng)急措施？相關(guān)知識會見會見，國際上一般稱接見或拜會，凡身份較高的人士會見身份較低者，或是主人會見客人，一般都稱為會見。凡身份較低的人士會見身份較高者，或是客人會見主人，一般稱為拜會或拜見。拜見君主，又稱謁見、覲見。我國不作上述區(qū)分，一律統(tǒng)稱會見，接見和拜見后的回訪稱回拜。會見分為禮節(jié)性、事務(wù)性和政治性三種。企業(yè)常用的會見要緊是社交上的禮節(jié)性會見和涉及業(yè)務(wù)商談、經(jīng)貿(mào)洽談等內(nèi)容的事務(wù)性會見。政治性會見一般涉及雙邊關(guān)系及重大國際事務(wù)等。會談會談是指雙方或多方就某些重大的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事問題，以及其他共同關(guān)懷的問題交換意見，會談也能夠指洽談業(yè)務(wù)，即就具體業(yè)務(wù)進(jìn)行談判、會商。會談的內(nèi)容較為正式，專業(yè)性較強(qiáng)，在企業(yè)中要緊指商務(wù)談判和業(yè)務(wù)會商。相關(guān)知識會見、會談的區(qū)不1、內(nèi)容不同：會見的內(nèi)容禮節(jié)性、事務(wù)性較強(qiáng)，會談的內(nèi)容經(jīng)濟(jì)性、利益性較強(qiáng)。2、功能不同：會見要緊是為了加強(qiáng)雙方的關(guān)系，處理事務(wù)。會談確實是指雙方或多方為了消除分歧、改變關(guān)系而交換意見，為了謀求共同利益或契合雙方利益而互相磋商的行為和過程。12.5.2會見與會談的差不多程序迎接迎接致辭、贈禮、合影會見或會談記錄結(jié)束合影圖

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54444455444213444561主人2主賓3第二主賓4客方人員（或主客插排）5主方人員6攝影師12.6技能訓(xùn)練【訓(xùn)練目標(biāo)】通過訓(xùn)練，學(xué)生應(yīng)熟悉會議組織的工作環(huán)節(jié)，掌握會議籌備方案制作要領(lǐng)。一、案例分析案例1：一次重要的報告會，辦公室安排秘書小劉負(fù)責(zé)會議的錄音工作。小劉將無線話筒和錄音機(jī)磁帶安放好以后，還事先調(diào)試了一番，覺得效果不錯，開會時小劉放心地做其他的情況去了。會議結(jié)束后，主任要小劉把錄音整理出來。小劉打開錄音機(jī)，前幾分鐘聽起來還不錯，但越聽越不清晰了，到后來難道是一片噪聲。報告自然是沒有整理出來，小劉應(yīng)如何樣總結(jié)教訓(xùn)呢?案例2：一次重要的國際會議，十多個國家的領(lǐng)導(dǎo)人在一起聚會。因為組織者的疏忽，在集體攝影中竟將兩位女性領(lǐng)導(dǎo)人安排在了后排，結(jié)果在這一重要國際會議的“全家?！?，競找不到這兩位女性領(lǐng)導(dǎo)人的影像，引起兩國輿論的指責(zé)。從此案例中講明會議組織應(yīng)注意哪些問題？案例3：某校召開一次表彰大會，對全校七八個先進(jìn)集體，數(shù)十名先進(jìn)個人，頒發(fā)錦旗和獎狀。當(dāng)領(lǐng)獎的同學(xué)上臺領(lǐng)到錦旗和獎狀后，有幾名同學(xué)當(dāng)即發(fā)覺獎狀上的名字不對，轉(zhuǎn)頭向領(lǐng)導(dǎo)更換和相互交換，一時刻領(lǐng)獎臺上競亂糟槽。以上三個案例中的問題差不多上由會議組織中的細(xì)節(jié)所致。分析案例中的問題所在，并談?wù)勱P(guān)于會議活動的細(xì)節(jié)安排應(yīng)注意哪些問題。二、觀看并制作觀看你見到的辦公會、研討會、論證會、茶話會、洽談會等，注意會場布置的特點(diǎn)，畫出三種不同類型的會議的布置圖，并注明會議所有參與者的座位安排。三、參考會議組織籌備的預(yù)案要求為某企業(yè)的一次年終總結(jié)暨表彰大會擬出會議籌備方案。問題討論1．如何樣做好會見的預(yù)備工作?2．會見與會談預(yù)備工作的差不多要求是什么?3．什么是會見?什么是會談?秘書人員什么緣故要做好會見與會談的預(yù)備工作?祝學(xué)習(xí)進(jìn)步！秘書禮儀3.1秘書禮儀概述3.2日常公務(wù)禮儀3.3差旅禮儀3.4技能訓(xùn)練教學(xué)目的通過學(xué)習(xí)，了解和掌握秘書禮儀、秘書涉外禮儀、日常公務(wù)禮儀、差旅禮儀方面的知識。教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)1、教學(xué)重點(diǎn)秘書禮儀的知識；正確掌握各種禮儀的方法與技巧；熟練運(yùn)用各種社交禮儀。2、教學(xué)難點(diǎn)自我形象設(shè)計能力；各種禮儀的方法與技巧；技能訓(xùn)練。3.1秘書禮儀概述3.1.1秘書禮儀1.含義：指秘書在與人交往時所使用的表示友好和互敬的具體的行為舉止。禮儀是禮節(jié)和儀式的統(tǒng)稱。禮節(jié)是表示尊敬、祝頌、哀悼之類的各種慣用形式。儀式是使用在正式場合的具有固定程序的一整套禮節(jié)。2.特點(diǎn)（1）規(guī)范性。秘書禮儀是對人的行為舉止的規(guī)范。（2）差異性。任何國家和民族都有自己特不的禮儀。（3）變化性。禮儀是社會進(jìn)展的產(chǎn)物，它是隨著時代和人們生活的不斷變化而變化。3.作用（1）有助于人際交往現(xiàn)代社會，人際交往特不重要。良好的禮儀修養(yǎng)表現(xiàn)的是自尊、對他人的尊敬以及對交往雙方平等地位的強(qiáng)調(diào)。（2）有助于事業(yè)進(jìn)展不論是個人依舊組織，要想使事業(yè)得到進(jìn)展，都離不開他人的關(guān)心。適度的禮儀，能營造出良好的合作范圍。3.1.2秘書涉外禮儀1.涉外禮儀的含義涉外禮儀也可稱為國際禮儀。是指對外交往時所使用的國際通行的禮節(jié)和儀式。2.涉外禮儀的特點(diǎn)（1）強(qiáng)調(diào)對個人隱私的尊重（2）強(qiáng)調(diào)女士優(yōu)先3.涉外禮儀的原則（1）不卑不亢，互相尊重（2）入鄉(xiāng)隨俗，求同存異（3）女士優(yōu)先，注重次序3.2日常公務(wù)禮儀3.2.1儀容儀表儀容通常是指人的容貌,包括未被衣服遮住的軀體的部位.儀表是指人的整體外貌，包括面貌、衣著和飾物。差不多要求如下：發(fā)型要整齊美觀。面容要保持潔凈。著裝要得體協(xié)調(diào)。3.2.2正確的著裝與服飾搭配1.著裝的差不多原則著裝的差不多原則是國際通行的TPO原則:T（Time）——時刻;P（Place）——地點(diǎn);O（Object）——目的。在為自己選擇服裝時，不可忽視TPO原則。2.公務(wù)場合的著裝公務(wù)場合的著裝，要簡潔、明快，適宜工作。3、男士的著裝深色西服套裝是標(biāo)準(zhǔn)的公務(wù)場合著裝。*白襯衣，黑領(lǐng)結(jié)，黑皮鞋。全身上下服裝的顏色不宜超過三種。*單排扣西服能夠不系扣;假如系扣，兩粒扣式的只系上扣，三?？凼降闹幌抵虚g的那粒。*雙排扣的西服不宜放開穿。*深色西服一定要配深色襪子及皮鞋.白色襪子不可與西服相配。相關(guān)知識領(lǐng)帶的下端應(yīng)長及皮帶上下緣之間，或不短于皮帶的上緣。領(lǐng)帶與西服的顏色要互相襯托，而不要完全相同。暗紅色、紅色和青色能夠用作底色，要緊的顏色和圖案要精巧，不搶眼。最好選擇真絲，優(yōu)雅且四季皆宜。與西裝和襯衫搭配時，應(yīng)選擇一種單色或有兩種圖案或兩種單色和一種圖案的領(lǐng)帶。領(lǐng)帶與手帕要相配，但圖案不要相同。4、女士的著裝西服套裙是傳統(tǒng)的選擇。顏色能夠是深藍(lán)、深灰、淺灰、咖啡色、駝色系列等。這些顏色傳遞給人的感受是:成熟、能干、自信、沉著。絲襪的顏色應(yīng)接近膚色，黑色絲襪只能配黑色裙子。裙擺一定要遮住襪口。夏季的衣服切忌過薄、過露、過透。5.休閑場合的著裝休閑場合的著裝追求的是舒適、自然。健身、購物、旅游、居家等，都能夠穿休閑裝。6.社交場合的著裝高雅、漂亮、時尚。男性能夠著深色西裝、中山裝或近年流行的“唐裝”。女性可著連衣裙、套裙。參加晚間的盛宴、舞會、音樂會等活動，可穿單色的晚服或旗袍。7、服飾搭配差不多原則服飾的選擇要與穿戴者所處的環(huán)境相協(xié)調(diào)服飾的選擇要與穿戴者的社會角色相協(xié)調(diào)服飾的選擇要與穿戴者的自身條件相協(xié)調(diào)服飾的選擇要與穿戴的時節(jié)相協(xié)調(diào)3.2.3得體的化妝1.化妝的目的為了突出優(yōu)點(diǎn)、掩飾缺點(diǎn)。是工作的需要，是敬業(yè)的一種表現(xiàn);是對主人的一種尊敬。2、皮膚的類型與化妝品的選擇（1）中性皮膚:油質(zhì)和水質(zhì)的化妝品都適合。（2）干性皮膚:專為干性皮膚配制的化妝品。（3）油性皮膚:專為油性皮膚配制的化妝品。（4）混合性皮膚:對皮膚的不同部位進(jìn)行護(hù)理。（5）過敏性皮膚:要慎重選擇護(hù)膚品。3、男式化妝步驟刮臉潔面收斂打底雙頰修眉唇胡茬4、女士化妝步驟潔面收斂修眉畫眉眼影潤膚打底畫唇雙頰定妝3.2.4日常交際禮儀1.稱呼、致意、握手和介紹（1）稱呼在國際交往中，一般稱男士為先生;關(guān)于女性,稱“小姐”、“女士”、“夫人”。（2）致意職位低者、年輕者、男性先向職位高者、年長者、女性致意。（3）握手職位高者、年齡長者、地位尊者以及女士、主人先伸手表示歡迎等意思，職位低者、年齡輕者、地位卑者以及男士、客人也應(yīng)及時伸手相握。相關(guān)知識有時涉外場合需要照相，握著的手則不要專門快松開。握手的時候，要脫下手套.女性除非戴著與服裝相配的、作為服裝整體一部分的手套，否則也應(yīng)摘下手套。日本人適應(yīng)鞠躬，一些阿拉伯人適應(yīng)行撫胸禮，泰國人則行合十禮，我們應(yīng)該尊重他們的適應(yīng)。（4）介紹自我介紹:姓名、職務(wù)或與主人之間的關(guān)系。為他人介紹，先把男性介紹給女性，把年輕人介紹給老年人，把職位低者介紹給職位高的，以此表示對后者的尊重。2、名片使用禮儀初次見面時，一般都要贈送一張名片。交換名片時，要雙手拿住名片兩角，以文字正向?qū)Ψ健ｋp手接名片，看幾秒種，并把對方的名片放在桌上，不能在名片上壓東西。用餐時不要出示名片，應(yīng)等到用餐結(jié)束。3.訪問禮儀（1）預(yù)約好時刻、地點(diǎn)（2）做好有關(guān)的預(yù)備工作（3）準(zhǔn)時赴約（4）及時告辭（5）不要議論對方4.談話的禮儀（1）話題要選擇交談?wù)呦猜剺芬姷脑掝}。避開以下的問題:①政治話題。②個人隱私問題。③非議他人。④庸俗下流的話題。⑤宗教信仰話題（2）態(tài)度誠懇坦率；明確直率；堅持原則。（3）聲音與語氣以講話聲音適度為有修養(yǎng)語氣要體現(xiàn)禮貌。（4）傾聽者的禮貌要和講話者有眼光上的交流和語言上的呼應(yīng)。3.2.5姿態(tài)舉止的禮節(jié)1.站姿頭整，頸直，兩眼平視前方，嘴微閉，肩平并保持放松，收腹挺胸，兩臂自然下垂，手指并擾自然微屈，中指壓褲縫，兩腿挺直，膝蓋相碰腳跟并擾，兩腳尖張開夾角成45度或60度，軀體重心落在兩腳正中。1.站姿頭正、肩平、兩肩放松，雙臂自然下垂，雙手放于兩側(cè)或相握放于身前，挺胸收腹。男性雙腿可分開，雙腳間的距離最多與肩平。2、坐姿腰背挺直，雙肩放松，女士兩膝并攏，男士膝不可分開不超過肩寬。3、走姿步履自然、輕快、穩(wěn)健、胸要挺、頭要抬，肩放松，兩眼平視，面帶微笑。4.手勢的運(yùn)用指示的手勢：應(yīng)該使用右手，四指并攏，大拇指自然張開來指點(diǎn)遠(yuǎn)處的事物或人。表示勝利時：右手食指、中指向外伸出，構(gòu)成一個英文字母“V”字，用以表示勝利。運(yùn)用這一手勢時，一定要使掌心向外。指點(diǎn)自己：伸出右手，手指并攏，手掌朝向軀體，輕輕按在左胸前。5.適當(dāng)?shù)谋砬槲⑿Φ娜耸谷烁械胶蜌饪捎H，能夠信賴，微笑是社交場合中最佳的表情。公務(wù)禮儀3.2.6進(jìn)餐禮節(jié)（1）飲酒禮節(jié)中餐餐桌上能夠同時上啤酒、白酒、葡萄酒，西餐餐桌上只上葡萄酒。中餐的禮節(jié)之一是向客人勸酒敬菜。西餐禮節(jié)是分餐制，主賓互相敬酒，但不勸酒。（2）中餐禮節(jié)中餐最為重要的禮節(jié)是使用筷子的禮節(jié)。有六個方面的禁忌應(yīng)予以注意:第一忌諱把筷子插在飯碗里;第二忌諱用筷子敲打餐具;第三忌諱吸吮筷子后再去夾菜;第四忌諱使用自己的筷子為客人夾菜;第五忌諱夾菜時在盤中翻檢;第六忌諱談話時拿著筷子比比劃劃。（3）西餐禮節(jié)西餐的餐具是刀、叉、勺。左手持叉，右手持刀或者勺。刀叉不能夠碰響餐具，不能夠手持刀叉比比劃劃。吃面包時，掰一塊吃一塊?？Х壬住⒉枭字荒苡脕頂嚢?而不能用來盛咖啡或者茶來喝.西餐餐具的使用刀叉匙盤杯碟（4）餐巾的使用方法當(dāng)作指揮信號。宴會開始的信息是女主人拿起餐巾，結(jié)束的信號是女主人拿起餐巾沾沾嘴，然后把餐巾放在桌上。用來愛護(hù)服裝。餐巾打開后對折，放于大腿上用來愛護(hù)服裝。（6）席間禮節(jié)“主不動，客不食”。吃米飯及喝湯時要端起碗。最好操縱住咳嗽、打噴嚏、打飽嗝等。吃飯、吃面條和喝湯時不要發(fā)出聲音。不要一邊嚼飯一邊與人交談。剔牙時要用一只手遮擋一下。（7）自助餐的禮儀按順序取萊按量取菜要考慮他人的利益3.3差旅禮儀3.3.1公共場所的禮儀1.對待他人的態(tài)度（1）友善的舉止（2）不阻礙他人利益的原則（3）要入鄉(xiāng)隨俗2.愛護(hù)環(huán)境（1）不亂扔垃圾。（2）不隨地吐痰。（3）不隨意采摘路邊和景區(qū)的植物。（4）不攀爬景區(qū)的塑像、樹木，不到處刻字留念。3.照相、攝像要守規(guī)則3.3.2乘坐交通工具的禮儀1.乘坐轎車的禮節(jié)最尊貴的座位是后排靠右的座位（如在車左向行駛的國家或是地區(qū)，則為后排左側(cè)座位）。其次是后排左側(cè)、后排中間、前排副駕駛位。假如主人親自開車，那么主客就應(yīng)該坐到副駕駛位,以示對主人的尊重;其他人則依次坐于后排右側(cè)、后排左側(cè)、后排中間的位置。2、乘坐吉普車的禮節(jié)最好的座位是副駕駛位置，其他位置的順序依次為后右、后左、后中。3、乘坐大客車的禮節(jié)乘坐大客車時，越靠前的座位越平穩(wěn)舒適。4.乘坐飛機(jī)的禮節(jié)（1）候機(jī)時不要大聲喧嘩，應(yīng)安靜等候。（2）登機(jī)后應(yīng)按順序入座，不要搶行李架。（3）登機(jī)后關(guān)上手機(jī)、呼機(jī)、計算機(jī)等。（4）不要亂動飛機(jī)上的設(shè)備。（5）盡量保持安靜，談天的音量要適度。（6）保持洗手間的衛(wèi)生。（7）飛機(jī)上的非一次性餐具不能夠帶走。（8）有問題請教乘務(wù)員，下飛機(jī)時向乘務(wù)員告辭5.乘坐火車的禮節(jié)（1）保持環(huán)境衛(wèi)生.（2）不要過分喧鬧。（3）不要多占座位或是多占行李架。（4）不要在桌子上堆滿自己的物品。（5）不要吃氣味重的食品，不要抽煙喝酒.3.3.3下榻賓館的禮節(jié)1.住宿禮節(jié)在國外，要給服務(wù)員支付小費(fèi)。在樓道里遇到其他客人，應(yīng)該友善地主動打招呼。應(yīng)把電視的音量放低,不要在自己的房間里大聲喧嘩.不要太晚熄燈，以免阻礙同屋的人。2.正確使用設(shè)備（1）在國外，要自備盥洗用具。（2）衛(wèi)生間里多數(shù)沒有下水道，在洗澡時務(wù)必要注意把浴簾拉上，下擺垂在浴缸中。（3）冰箱里的飲料和小食品費(fèi)用都專門高，要看清晰再決定是否食用。（4）出門不要丟失鑰匙。3.4技能訓(xùn)練【訓(xùn)練目標(biāo)】通過訓(xùn)練學(xué)生能夠掌握秘書禮儀的技能。1．幾位同學(xué)可結(jié)伴外出旅行，嘗試和鞏固有關(guān)旅行禮儀的差不多常識。2．下班時，領(lǐng)導(dǎo)邀請你一起參加一次私人宴會，因為某種考慮，你不預(yù)備參加，你應(yīng)該如何樣回答?3．模擬進(jìn)行一次接待外賓或業(yè)務(wù)合作伙伴，測試一下自己所掌握的接待禮儀的程度?？紤]與練習(xí)1、秘書社交禮儀包括哪些內(nèi)容？掌握和運(yùn)用社交禮儀對秘書工作的開展有哪些關(guān)心？2、赴不同類型的宴會時應(yīng)如何著裝？3、在公共場合應(yīng)注意哪些禮儀？4、下班時，領(lǐng)導(dǎo)邀請你一起參加一個私人宴會，因為某種考慮，你不預(yù)備參加，你應(yīng)該如何樣回答？祝學(xué)習(xí)進(jìn)步！接待工作4.1接待工作概述4.2宴請接待4.3技能訓(xùn)練教學(xué)目的通過學(xué)習(xí)，能夠掌握：接待工作的內(nèi)容、種類和要求；熟悉交往群體的禮儀要求；區(qū)分接待對象，確認(rèn)接待規(guī)格；按照行動規(guī)范做好接待的預(yù)備工作；從容應(yīng)付已預(yù)約和未預(yù)約的客人。教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)1、教學(xué)重點(diǎn)接待工作的程序、方法和禮儀；宴請接待的程序與禮儀；2、教學(xué)難點(diǎn)接待打算的擬定；宴請座次的安排；技能訓(xùn)練。4.1接待工作4.1.1內(nèi)容1.以相應(yīng)規(guī)格接待國內(nèi)外來訪的來賓;2.安排主賓間的洽談、簽約、工作交流等具體事宜;3.組織來賓的參觀、考察、訪問等活動;4.為來賓其他的合理要求提供服務(wù)等。4.1.2類型1、按來訪對象的國不分類①內(nèi)賓接待；②外賓接待2