材料設(shè)備選擇與管理流程(項(xiàng)目公司主導(dǎo))

材料設(shè)備選擇與管理流程（項(xiàng)目公司主導(dǎo)）項(xiàng)目公司其他部門項(xiàng)目公司采購部項(xiàng)目公司高層集團(tuán)總部

采購管理部集團(tuán)高層項(xiàng)目合約框架管理指引施工與材料設(shè)備供方庫建立與管理指引項(xiàng)目米購策劃

管理指引招標(biāo)/議標(biāo)制定單項(xiàng)招標(biāo)計(jì)劃————分評(píng)標(biāo)件談判設(shè)計(jì)部、工程部、成本部（根據(jù)需要）參與招標(biāo)小組采購分管領(lǐng)導(dǎo)設(shè)計(jì)、工程、成本（根據(jù)需要）部門參與考察?材料設(shè)備供方信息篩選，組織綜合考查設(shè)計(jì)部和工程部完成技術(shù)部分、成本部配合完成商務(wù)部合格供方和試用供公司

考察作品

考察入圍單位推薦Y議標(biāo)編制招標(biāo)文件組織招標(biāo)答疑會(huì)采購分J、管領(lǐng)導(dǎo)比工程供方施工過程管理~C^合同管理指引施工與材料設(shè)備供方庫建立與管理指引：履約評(píng)估和年度供方庫調(diào)整目的1.1遵循公平、公正、公開的原則，對(duì)材料設(shè)備供方的選擇過程實(shí)施控制，選擇符合公司業(yè)務(wù)要求的合作伙伴，保證產(chǎn)品品質(zhì)和合理的成本。適用范圍適用于房地產(chǎn)開發(fā)各項(xiàng)目開發(fā)過程中，由項(xiàng)目公司采購部主持的材料設(shè)備類（含甲指乙供材料）合約，即除集團(tuán)采購管理部主持的材料設(shè)備類合約之外的采購類合約。2.2甲指乙供材料：是由施工單位和甲方（采購部）提供供貨單位名單，甲方確定供貨單位、品牌、樣式或價(jià)格，由施工單位進(jìn)行采購的材料。招投標(biāo)組織項(xiàng)目公司招標(biāo)小組：組長-采購部分管領(lǐng)導(dǎo)或部門經(jīng)理，組員-設(shè)計(jì)部、成本部和工程部經(jīng)理或經(jīng)項(xiàng)目公司總經(jīng)理同意的授權(quán)人、財(cái)務(wù)部人員、相關(guān)專業(yè)工程師，采購部人員，如需要可邀請(qǐng)集團(tuán)內(nèi)外的專業(yè)人士。招人數(shù)上不超過9人。項(xiàng)目公司定標(biāo)小組：組長-項(xiàng)目公司總經(jīng)理；組員-項(xiàng)目公司工程、設(shè)計(jì)、成本和采購分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部分管領(lǐng)導(dǎo)或經(jīng)理，如需要，可邀請(qǐng)集團(tuán)采購管理部負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)參加。招標(biāo)小組和定標(biāo)小組為非常設(shè)機(jī)構(gòu)，原則上招標(biāo)小組和定標(biāo)小組人員盡量少重復(fù)，每個(gè)小組成員總數(shù)原則上應(yīng)為單數(shù)，成員在每次招標(biāo)前由項(xiàng)目公司總經(jīng)理指定成立。職責(zé)4.1項(xiàng)目公司采購部編制材料設(shè)備（含甲指乙供材料）采購計(jì)劃，并報(bào)審報(bào)備；組織入圍供方考查、編制招標(biāo)文件、編制預(yù)算、組織開標(biāo)評(píng)標(biāo)、技術(shù)與商務(wù)要點(diǎn)談判、簽訂合同等；組織材料設(shè)備（含甲指乙供材料）供方的履約評(píng)價(jià)。負(fù)責(zé)按規(guī)定將20萬元以下的材料設(shè)備（含甲指乙供材料）供方采購的招標(biāo)文件、合同及過程文件向集團(tuán)采購管理部；將20萬元（含）以上（含甲指乙供材料）的招標(biāo)文件、合同、招標(biāo)入圍供方名單向集團(tuán)相關(guān)部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)審報(bào)批。負(fù)責(zé)項(xiàng)目公司甲指乙供材料的供貨單位、品牌或價(jià)格確定及組織與施工單位的認(rèn)質(zhì)認(rèn)價(jià)協(xié)商；項(xiàng)目公司成本部參與入圍供方考查、招標(biāo)文件編制、開標(biāo)與評(píng)標(biāo)、合同談判與簽訂、供方履約評(píng)價(jià)等；項(xiàng)目公司成本部參與施工單位對(duì)甲指乙供材料認(rèn)價(jià)協(xié)商。4.3項(xiàng)目公司工程部參與入圍供方考查、招標(biāo)文件編制、開標(biāo)與評(píng)標(biāo)、合同談判與簽訂、供方履約評(píng)價(jià)

等4.3.2督促施工單位提前一月報(bào)送進(jìn)場計(jì)劃、樣品并填寫《甲指乙供材料申請(qǐng)單》；4.3.3對(duì)施工單位報(bào)送的資料（供貨單位、材料樣板等）進(jìn)行初審；4.3.4配合填寫《甲指乙供材料認(rèn)價(jià)單》并核實(shí)相關(guān)內(nèi)容；4.3.5參與施工單位的認(rèn)質(zhì)（樣品、價(jià)格）協(xié)商。4.4項(xiàng)目公司設(shè)計(jì)部參與入圍供方考查、招標(biāo)文件編制、開標(biāo)與評(píng)標(biāo)、合同談判與簽訂、供方履約評(píng)價(jià)等。4.5項(xiàng)目公司招標(biāo)小組負(fù)責(zé)供方選擇、開標(biāo)與評(píng)標(biāo)、合同談判。4.6項(xiàng)目公司定標(biāo)小組確認(rèn)項(xiàng)目公司采購范圍內(nèi)材料設(shè)備（含甲指乙供材料）的中標(biāo)單位，并按規(guī)定報(bào)審報(bào)備。4.7項(xiàng)目公司采購分管領(lǐng)導(dǎo)4.7.1審核材料設(shè)備（含甲指乙供材料）采購工作計(jì)劃；4.7.2審核材料設(shè)備（含甲指乙供材料）項(xiàng)目的招標(biāo)文件、入圍單位、供方履約評(píng)價(jià)。4.7.3審核甲指乙供材料認(rèn)價(jià)4.8項(xiàng)目公司總經(jīng)理4.8.1審批20萬以下的材料設(shè)備（含甲指乙供材料）的招標(biāo)入圍供方名單、招標(biāo)文件、中標(biāo)單位和合同；4.8.2審核20萬（含）以上的材料設(shè)備（含甲指乙供材料）的招標(biāo)入圍供方名單、招標(biāo)文件和合同。4.8.3確認(rèn)20萬（含）以上的材料設(shè)備（含甲指乙供材料）招標(biāo)結(jié)果，并報(bào)批。4.9集團(tuán)采購管理部及集團(tuán)采購分管領(lǐng)導(dǎo)4.9.1集團(tuán)采購管理部審核20萬（含）以上的材料設(shè)備（含甲指乙供材料）的招標(biāo)文件、合同、招標(biāo)入圍供方名單及采購結(jié)果，并根據(jù)需要參與其評(píng)標(biāo)。4.9.2集團(tuán)采購分管領(lǐng)導(dǎo)審批20萬（含）以上材料設(shè)備（含甲指乙供材料）項(xiàng)目的招標(biāo)文件、合同、招標(biāo)入圍供方名單。4.9.3集團(tuán)采購分管領(lǐng)導(dǎo)審核20萬（含）以上材料設(shè)備（含甲指乙供材料）項(xiàng)目的采購結(jié)果。備注：集團(tuán)采購管理部分管領(lǐng)導(dǎo)未到崗的情況下，其職責(zé)由集團(tuán)總裁兼任。4.10集團(tuán)總裁審批20萬以上（含20萬元）材料設(shè)備（含甲指乙供材料）的招標(biāo)采購結(jié)果。現(xiàn)有項(xiàng)目公司部門設(shè)置與標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目公司部門設(shè)置對(duì)應(yīng)關(guān)系：標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目公司蕪湖公司銅陵公司宣城公司營銷部策劃部、銷售部營銷部營銷策劃部設(shè)計(jì)部設(shè)計(jì)部設(shè)計(jì)部總工程師辦公室開發(fā)部開發(fā)部開發(fā)部前期事務(wù)部工程部工程部1、2工程部、景觀部工程管理部成本部預(yù)算部預(yù)算部工程成本管理部財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)部辦公室行政人力部綜合部總經(jīng)理辦公室采購部預(yù)算部采購部材料管理部工作程序單項(xiàng)工程項(xiàng)目招標(biāo)工作計(jì)劃的提出項(xiàng)目公司采購部依據(jù)《材料設(shè)備類總體合約工作計(jì)劃》結(jié)合開發(fā)計(jì)劃和工程計(jì)劃提出

單項(xiàng)材料設(shè)備（含甲指乙供材料）招標(biāo)工作計(jì)劃，并報(bào)集團(tuán)采購管理部備案。確定入圍單位：1）項(xiàng)目公司采購部負(fù)責(zé)收集供方信息，選取企業(yè)資質(zhì)，業(yè)務(wù)范圍、業(yè)績及人員配備均符合要求的供方單位進(jìn)入入圍名單（不少于三家）。對(duì)于供方庫中的合格和試用供方，不需要入圍考察，直接進(jìn)入入圍名單。對(duì)于非供方庫的單位，需綜合考察后入圍。其中進(jìn)行綜合考察選擇入圍投標(biāo)單位原則上力求每次招標(biāo)均有新入圍的投標(biāo)單位參與投標(biāo)。2）（CP點(diǎn)-關(guān)鍵控制點(diǎn)）綜合考察分為公司考察、項(xiàng)目考察或作品考察。項(xiàng)目公司材料設(shè)備（含甲指乙供材料）供方綜合考察由項(xiàng)目公司采購部組織進(jìn)行，要求項(xiàng)目公司工程部、設(shè)計(jì)部參加，集團(tuán)采購管理部可以根據(jù)需參加。對(duì)于材料設(shè)備（含甲指乙供材料）的供方評(píng)估，具體可參照《材料設(shè)備供方實(shí)地考察評(píng)估表（模板）》進(jìn)行評(píng)分。3）考察結(jié)束后，項(xiàng)目公司采購部組織編寫供方考察報(bào)告/填寫《材料設(shè)備供方實(shí)地考察評(píng)估表》），參與考察人員簽字確認(rèn)。4）項(xiàng)目公司采購部填寫《材料設(shè)備供方資質(zhì)預(yù)審表》，得出考察結(jié)論并推薦入圍供方，連同《材料設(shè)備供方信息表》、供方考察報(bào)告/《材料設(shè)備供方實(shí)地考察評(píng)估表》一起報(bào)審。其中，《材料設(shè)備供方實(shí)地考察評(píng)估表》中得分60分以下或供方考察報(bào)告評(píng)定不合格的供方，視為考察未通過，不予以準(zhǔn)入。入圍供方審批過程如下：項(xiàng)目公司采購分管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理審批；20萬元以上需報(bào)集團(tuán)審批。編制招標(biāo)文件：1）項(xiàng)目公司采購部組織工程部、設(shè)計(jì)部編寫招標(biāo)文件，成本部配合完成商務(wù)部分。招標(biāo)文件內(nèi)容應(yīng)至少包括：a）投標(biāo)邀請(qǐng)書；b）投標(biāo)須知；c）投標(biāo)格式；d）合同文件（主要條款）；e）材料設(shè)備技術(shù)要求；f）材料設(shè)備計(jì)價(jià)規(guī)則及單價(jià)說明；g）評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)及方法；h）其它應(yīng)當(dāng)說明事項(xiàng)。2）（CP點(diǎn)-關(guān)鍵控制點(diǎn)）招標(biāo)文件的審核審批過程如下（填寫《材料設(shè)備招標(biāo)文件審批表》）：a）合同金額在20萬（含）以上的采購：項(xiàng)目公司采購分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理、集團(tuán)采購管理部審核，集團(tuán)采購分管領(lǐng)導(dǎo)審批。b）合同金額在20萬以下的采購：項(xiàng)目公司采購分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理審批，集團(tuán)采購管理部備案。（備注：如果招標(biāo)文件有集團(tuán)范本，需參考范本編制，改動(dòng)處須加紅標(biāo)注，招標(biāo)文件中需注明集團(tuán)風(fēng)險(xiǎn)管理部聯(lián)系電話）。3）對(duì)于因?yàn)槭┕D出圖進(jìn)度原因?qū)е聛聿患白鲱A(yù)算書的，必須進(jìn)行概算。招標(biāo)過程：5.3.1項(xiàng)目公司采購部負(fù)責(zé)發(fā)放招標(biāo)文件。5.3.2項(xiàng)目公司采購部在招標(biāo)文件規(guī)定的時(shí)間組織招標(biāo)答疑會(huì)（可組織現(xiàn)場答疑，也可采用書面收集問題及書面回答的方式）。答疑會(huì)會(huì)議紀(jì)要經(jīng)項(xiàng)目公司采購分管領(lǐng)導(dǎo)審批確認(rèn)后發(fā)給所有投標(biāo)單位，并存檔。投標(biāo)單位按照招標(biāo)文件的要求將投標(biāo)文件密封、蓋章，按照規(guī)定份數(shù)，按時(shí)回復(fù)至約定地點(diǎn)，同時(shí)繳納保證金，不符要求應(yīng)作為廢標(biāo)處理（中標(biāo)單位如有毀標(biāo)的，不允許退還保證金）。原則上，公開招標(biāo)和邀請(qǐng)招標(biāo)回標(biāo)單位少于3家時(shí)，項(xiàng)目公司采購部需再次組織投標(biāo)單位投標(biāo)，投標(biāo)單位達(dá)到3家或以上后才能開標(biāo)。開標(biāo)：項(xiàng)目公司采購部相關(guān)人員作好開標(biāo)記錄；評(píng)標(biāo)會(huì)上當(dāng)眾宣布評(píng)審辦法，啟封各參加投標(biāo)單位的文件和補(bǔ)充函件，公布其主要內(nèi)容。（CP點(diǎn)-關(guān)鍵控制點(diǎn)）評(píng)標(biāo)：項(xiàng)目公司采購部組織評(píng)標(biāo)會(huì)，項(xiàng)目公司招標(biāo)小組成員參加。評(píng)標(biāo)過程應(yīng)保留記錄。項(xiàng)目公司采購部根據(jù)招標(biāo)小組評(píng)標(biāo)意見填寫《材料設(shè)備評(píng)標(biāo)定標(biāo)審批表》，并與《評(píng)標(biāo)記錄》一同報(bào)項(xiàng)目公司定標(biāo)小組參考定標(biāo)。定標(biāo)：定標(biāo)小組提議中標(biāo)單位，定標(biāo)小組人數(shù)應(yīng)為單數(shù)，遵從少數(shù)服從多數(shù)的原則，但是組長有一票否決權(quán)，定標(biāo)小組審議通過后，上報(bào)：a）合同金額在20萬（含）以上的采購：項(xiàng)目公司總經(jīng)理提議中標(biāo)單位，集團(tuán)總裁審批。b）合同金額在20萬以下的采購：項(xiàng)目公司總經(jīng)理最終審批確認(rèn)。評(píng)標(biāo)和定標(biāo)的方法，詳見《工程和材料設(shè)備合約招標(biāo)管理指引》。確定中標(biāo)單位后，項(xiàng)目公司采購部負(fù)責(zé)起草中標(biāo)通知書與未中標(biāo)通知，及時(shí)向中標(biāo)單位發(fā)出中標(biāo)通知書，向未中標(biāo)單位發(fā)出未中標(biāo)通知，并公示。項(xiàng)目公司財(cái)務(wù)部向相應(yīng)單位退還投標(biāo)保證金。5.3.9合同簽訂：1）中標(biāo)單位應(yīng)在接收中標(biāo)通知書七個(gè)工作日內(nèi)到公司辦理合同簽定手續(xù)，逾期不簽訂合同則由定標(biāo)小組另選中標(biāo)單位或招標(biāo)小組重新招標(biāo)。招標(biāo)完成后，招投標(biāo)結(jié)果由項(xiàng)目公司采購部通報(bào)各部門，并公示。2）項(xiàng)目公司采購部按照《合同管理指引》與中標(biāo)單位簽訂合同，金額在20萬（含）以上的合同必須報(bào)集團(tuán)采購管理部審核及集團(tuán)風(fēng)險(xiǎn)管理部法務(wù)審核，集團(tuán)采購分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并在集團(tuán)采購管理部、成本部備案，集團(tuán)部門的審核盡量同步進(jìn)行，以提高效率。（備注：如有集團(tuán)范本，合同必須參考范本編制，改動(dòng)處須加紅標(biāo)注。）5.4議標(biāo)采購議標(biāo)文件編制：項(xiàng)目公司采購部參照招標(biāo)文件的編制過程，編寫議標(biāo)文件或采購要求，審核審批同招標(biāo)采購。入圍單位選擇：項(xiàng)目公司采購部組織不少于3家的議標(biāo)入圍單位根據(jù)議標(biāo)文件要求提供供貨方案及報(bào)價(jià)，入圍單位的選擇可參照招標(biāo)采購的對(duì)入圍單位的考察方法，審核審批同招標(biāo)采購。技術(shù)及商務(wù)談判：項(xiàng)目公司采購部組織成本部，設(shè)計(jì)部、工程部等與入圍供方就技術(shù)要求和商務(wù)部分進(jìn)行談判。合作供方確定：項(xiàng)目公司采購部根據(jù)方案比選和談判結(jié)果，提出合作供方選擇建議，審核審批同招標(biāo)采購。合同簽訂：項(xiàng)目公司采購部按照《合同管理指引》與中標(biāo)單位簽訂合同，合同的審核審批同招標(biāo)采購。5.5直接委托項(xiàng)目公司采購部根據(jù)采購的相關(guān)要求，組織工程部、設(shè)計(jì)部等與擬直接委托供方就技術(shù)要求和商務(wù)部分進(jìn)行談判。項(xiàng)目公司采購部將談判結(jié)果上報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，審批過程如下：合同金額20萬以下的設(shè)計(jì)、工程等相關(guān)部門和分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理審批，項(xiàng)目公司財(cái)務(wù)部、集團(tuán)采購管理部、集團(tuán)成本管理部備案；合同金額20萬（含）以上的，報(bào)集團(tuán)采購管理部審核，總裁審批，集團(tuán)采購管理部、成本管理部備案。合同簽訂：項(xiàng)目公司采購部按照《合同管理指引》與中標(biāo)單位簽訂合同，合同的審核審批同招標(biāo)采購。供方履約評(píng)價(jià)（CP點(diǎn)-關(guān)鍵控制點(diǎn)）在合同履行過程中及完畢后，項(xiàng)目公司采購部需組織對(duì)材料設(shè)備供方的履約行為進(jìn)行評(píng)價(jià)，基于評(píng)價(jià)結(jié)果，集團(tuán)采購管理部在年底進(jìn)行供方庫調(diào)整，具體詳見《工程項(xiàng)目與材料設(shè)備供方庫建立與管理指引》。對(duì)甲指乙供材供方選擇工作的幾點(diǎn)說明項(xiàng)目公司采購部應(yīng)在施工單位招標(biāo)前組織工程部、設(shè)計(jì)部確定甲指乙供的材料清單，設(shè)計(jì)部配合提供甲指乙供材料的規(guī)格、品種、價(jià)格。項(xiàng)目公司工程部督促施工單位提前兩月報(bào)送需甲指乙供材料（合同簽訂前沒有確定的或者有暫定價(jià)的）進(jìn)場計(jì)劃，基于進(jìn)場計(jì)劃，項(xiàng)目公司采購部滾動(dòng)編制包含后一個(gè)月的甲指乙供采購計(jì)劃的《材料設(shè)備類采購節(jié)點(diǎn)計(jì)劃》，工程部督促施工單位按合同約定時(shí)間及時(shí)報(bào)送報(bào)價(jià)單和相關(guān)資料，并填寫《甲指乙供材料申請(qǐng)單》，材料詳細(xì)規(guī)格必須認(rèn)真填寫完整，對(duì)填寫模糊的，默認(rèn)為報(bào)價(jià)對(duì)應(yīng)檔次最高之產(chǎn)品。項(xiàng)目公司工程部對(duì)施工單位報(bào)送的資料（供貨單位、材料樣板等）進(jìn)行初審，經(jīng)成本部對(duì)采購數(shù)量進(jìn)行審核后，由采購部進(jìn)行認(rèn)價(jià)，并書面報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理審批后回復(fù)。項(xiàng)目公司采購部及集團(tuán)總部采購管理部根據(jù)各自的職責(zé)對(duì)施工單位上報(bào)的甲指乙供材報(bào)價(jià)資料進(jìn)行分析，核定價(jià)格，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后,填寫《甲指乙供材料認(rèn)價(jià)單》，發(fā)施工單位。供方選擇方式：招標(biāo)：其中金額大于等于20萬元的材料設(shè)備項(xiàng)目（包含甲指乙供材）原則上須實(shí)行招標(biāo)選擇合作單位，禁止將應(yīng)統(tǒng)一招標(biāo)的分部分項(xiàng)工程項(xiàng)目肢解或化整為零，規(guī)避招標(biāo)。8.2金額大于20萬元但屬下述情況時(shí)：a、政府壟斷項(xiàng)目；b、因技術(shù)、市場原因造成實(shí)質(zhì)性壟斷，投標(biāo)單位不足3家，且標(biāo)的物無替代性的工程；c、長期合作的供應(yīng)商，且價(jià)格變動(dòng)不大的；d、市場價(jià)格變動(dòng)過快的，如鋼筋（由集團(tuán)和項(xiàng)目公司同步詢價(jià)）；項(xiàng)目公司領(lǐng)導(dǎo)班子認(rèn)為應(yīng)開發(fā)需要的，可向項(xiàng)目分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理、集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)、總裁報(bào)審、報(bào)批后直接委托或議標(biāo)確定合作單位，當(dāng)合作單位有不止一家可供選擇時(shí)，優(yōu)先采用議標(biāo)。小于20萬元的標(biāo)的物是否招標(biāo)不作強(qiáng)制要求，可采用議標(biāo)、直接委托、招標(biāo)沿用的方式確定合作單位，但價(jià)格形成原則上有三家或以上競價(jià)，特殊情況由項(xiàng)目公司總經(jīng)理審批同意執(zhí)行。附則本指引未盡事項(xiàng)參照其它制度