物業(yè)公司會(huì)議管理工作規(guī)范

8/8文件編號(hào)WI-5.5.3-01-02版本號(hào)B會(huì)議治理工作規(guī)定修訂狀態(tài)號(hào)0頁(yè)1/31.0目的2.0范圍本規(guī)定適用于物業(yè)集團(tuán)各種工作會(huì)議，所屬各物業(yè)公司（治理處）參照?qǐng)?zhí)行。3.0職責(zé)3.1行政治理總部負(fù)責(zé)本規(guī)定的制定、修改、廢止工作。3.2行政治理總部和各物業(yè)公司（治理處）行政治理部履行會(huì)議治理職能。4.0工作內(nèi)容4.1會(huì)議的召開必須以高效、精簡(jiǎn)、節(jié)約為原則。4.1.1按照規(guī)模和級(jí)不將物業(yè)集團(tuán)會(huì)議分為物業(yè)集團(tuán)會(huì)議和部門工作會(huì)議兩類。4.1.2物業(yè)集團(tuán)會(huì)議：由物業(yè)集團(tuán)要緊領(lǐng)導(dǎo)主持、各部門與各物業(yè)公司(治理處)負(fù)責(zé)人參加的會(huì)議，包括物業(yè)集團(tuán)兩周例會(huì)、物業(yè)集團(tuán)培訓(xùn)學(xué)習(xí)會(huì)議等。4.2部門工作會(huì)議：由物業(yè)集團(tuán)要緊領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)其他領(lǐng)導(dǎo)或部門(下屬公司)領(lǐng)導(dǎo)主持的協(xié)調(diào)會(huì)及其他部門會(huì)議。4.3召開會(huì)議的審批4.3.1物業(yè)集團(tuán)會(huì)議不需審批。4.3.2部門工作會(huì)議。由物業(yè)集團(tuán)本部部門或下屬物業(yè)公司(治理處)牽頭組織召開的協(xié)調(diào)會(huì)或其他部門會(huì)議，須認(rèn)真填寫《會(huì)議召開審批表》，經(jīng)行政治理總部平衡意見后，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。4.3.3公司其它人員未經(jīng)審批，不得擅自召集其它部門開會(huì)，不得擅自占用會(huì)議室。4.4會(huì)議組織與安排4.4.1會(huì)議主持人：物業(yè)集團(tuán)會(huì)議結(jié)合總經(jīng)理意見，由副總經(jīng)理主持（崗位空缺的情況下由行政治理總部負(fù)責(zé)人主持）；部門工作會(huì)議由牽頭部門負(fù)責(zé)人主持；有上級(jí)（集團(tuán)）領(lǐng)導(dǎo)、政府部門領(lǐng)導(dǎo)或其他重要來賓時(shí)由總經(jīng)理主持。4.4.2物業(yè)集團(tuán)會(huì)議由行政治理總部依照領(lǐng)導(dǎo)授意進(jìn)行組織安排。4.4.3部門工作會(huì)議，由牽頭部門進(jìn)行組織安排，并將召開會(huì)議的議程及參加會(huì)議人員等情況報(bào)送行政治理總部；行政治理總部負(fù)責(zé)提供會(huì)議室。4.4.4會(huì)議召開前，應(yīng)由行政治理總部或牽頭部門做好會(huì)議預(yù)備工作，包括各種會(huì)議議程設(shè)計(jì)及材料、會(huì)議簽到、會(huì)議記錄等。4.4.5會(huì)議通知4.4.5.1與會(huì)人員名單的確定既要精簡(jiǎn)也要有代表性，并能夠及時(shí)準(zhǔn)確的加以貫徹落文件編號(hào)WI-5.5.3-01-02版本號(hào)B會(huì)議治理工作規(guī)定修訂狀態(tài)號(hào)0頁(yè)碼2/3實(shí)。物業(yè)集團(tuán)會(huì)議由會(huì)議主持人提議并報(bào)總經(jīng)理審定；部門工作會(huì)議由主持人確定。4.4.5.2物業(yè)集團(tuán)會(huì)議由行政治理總部負(fù)責(zé)在會(huì)議召開8小時(shí)往常下發(fā)或傳真書面會(huì)議通知（臨時(shí)緊急會(huì)議除外），并告知會(huì)議主題和預(yù)備事項(xiàng)。在書面通知不便的情況下，由行政治理總部專人負(fù)責(zé)電話通知。4.4.5.34.4.5會(huì)議考勤4.4.5.1參加會(huì)議者不得遲到、早退或擅自不參加會(huì)議。會(huì)議由專人負(fù)責(zé)考勤；因事不能參加會(huì)議人員需書面向會(huì)議主持人請(qǐng)假，專門情況可電話請(qǐng)假，請(qǐng)假獲批準(zhǔn)后不列入考核。1)集團(tuán)會(huì)議，由領(lǐng)導(dǎo)秘書（行政治理總部）負(fù)責(zé)考勤。2)部門工作會(huì)議由會(huì)議主持人安排專人負(fù)責(zé)考勤。3)會(huì)議考勤人員必須在會(huì)議開始前15分鐘預(yù)備好考勤表，開始考勤。4)與會(huì)人員擅自不參加會(huì)議，按照當(dāng)天曠工記入當(dāng)事人當(dāng)月出勤記錄；與會(huì)人員遲到10分鐘者、未經(jīng)會(huì)議主持人批準(zhǔn)擅自離會(huì)者，按照當(dāng)天遲到記入當(dāng)事人當(dāng)月出勤記錄；考勤人員未按時(shí)預(yù)備好考勤表和未按規(guī)定考勤，按照當(dāng)天遲到記入考勤人員當(dāng)月出勤記錄。5)會(huì)議考勤結(jié)果由考勤人員于會(huì)議結(jié)束后報(bào)會(huì)議主持人簽字，并負(fù)責(zé)在24小時(shí)送達(dá)行政治理總部。4.4.6會(huì)議紀(jì)律。與會(huì)人員在會(huì)議上手機(jī)必須調(diào)到無聲狀態(tài)，在會(huì)議上不得隨意走動(dòng)，不得交頭接耳，不得打瞌睡，未經(jīng)主持人同意不得接聽手機(jī)。4.4.74.4.8會(huì)議紀(jì)要4.4.8.1物業(yè)集團(tuán)會(huì)議紀(jì)要由領(lǐng)導(dǎo)秘書或行政治理總部指定專人擬寫；部門工作會(huì)議紀(jì)要由主持人指定專人擬寫。文件編號(hào)WI-5.5.3-01-02版本號(hào)B會(huì)議治理工作規(guī)定修訂狀態(tài)號(hào)0頁(yè)3/34.4.8.2會(huì)議紀(jì)要要體現(xiàn)會(huì)議時(shí)刻、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議主持人以及參加人等；關(guān)于內(nèi)容須擇要而記，包括與會(huì)人員提出的問題及意見、會(huì)議要緊決定事項(xiàng)等內(nèi)容。4.4.8.3。5.0相關(guān)文件無6.0記錄表格6.1《會(huì)議紀(jì)要》(QR-5.5.3-01-01)6.2《會(huì)議簽