中小企業(yè)采購(gòu)管理

PAGEPAGE3中小企業(yè)采購(gòu)管理一.、加強(qiáng)和完善采購(gòu)的環(huán)境管理工作1、加強(qiáng)采購(gòu)的事前管理,建立完善的材料價(jià)格信息檔案.為了有效地控制和降低采購(gòu)成本,并保證采購(gòu)材料的質(zhì)量,公司采購(gòu)員應(yīng)作好材料采購(gòu)市場(chǎng)的有關(guān)價(jià)格信息的收集和整理,及時(shí)地了解市場(chǎng)行情和動(dòng)態(tài),并與已在采用的采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行比較和分析,同時(shí)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和更新。調(diào)整和更新后的價(jià)格檔案應(yīng)同時(shí)分發(fā)采購(gòu)管理會(huì)計(jì)確認(rèn)并留存。如有必要,采購(gòu)管理會(huì)計(jì)可直接通過(guò)各種渠道收集采購(gòu)價(jià)格信息,同時(shí)知會(huì)采購(gòu)員,由采購(gòu)員進(jìn)一步確認(rèn)后進(jìn)行歸檔并執(zhí)行。2,并對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行相應(yīng)的資質(zhì)考評(píng),應(yīng)對(duì)所有供應(yīng)商按重要性和一般性分別建立供應(yīng)商檔案。所謂重要性供應(yīng)商,即在貨品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、配合能力、結(jié)算條件等方面,且經(jīng)考核符合公司重要性供應(yīng)商標(biāo)準(zhǔn)后,應(yīng)轉(zhuǎn)為重要供應(yīng)商進(jìn)行檔案管理.供應(yīng)商的考核須由品質(zhì)部、物控部、采購(gòu)部及財(cái)務(wù)部聯(lián)合進(jìn)行.供行帳號(hào)等，并定期或不定期更新，由專人負(fù)責(zé)管理,同時(shí)由財(cái)務(wù)部留存副本。原則上公司采購(gòu)只選擇重要供應(yīng)商進(jìn)行。如果供應(yīng)商在供應(yīng)材料過(guò)程中存在質(zhì)對(duì)采購(gòu)員進(jìn)行考核、激勵(lì)和約束,這是防范采購(gòu)中人為欺詐的有效方法。采購(gòu)員是采購(gòu)的實(shí)際實(shí)施者,在采購(gòu)過(guò)程中起著至為重要的作用,經(jīng)歷表明,采,這是采購(gòu)中最普遍最易發(fā)生也是最難防范的人為欺詐,,一要注重考核采購(gòu)員的職業(yè)素養(yǎng),以公司制度約束其行為操守,,一個(gè)合格的采購(gòu)員既要熟悉公司的生產(chǎn)運(yùn)作和物料存儲(chǔ),又要了,這樣才能防止上當(dāng)受騙或避免采購(gòu)回不適用或根本不可用的材料,使公司不會(huì)蒙受不必要的損失。公司對(duì)采購(gòu)員的考核應(yīng)定期舉行,一般可采用半年考核制，考核由人事部及采購(gòu)部聯(lián)合進(jìn)行，財(cái)務(wù)部同,完成或降低公司采購(gòu)成本任務(wù)的采購(gòu)員按公司規(guī)定或適度的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行精神和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì),以提高采購(gòu)員的積極性,事實(shí)表明，只有合適的利益得取才是良好貢獻(xiàn)和抑制貪污的主因。而對(duì)于考核結(jié)果不合格,不能完成規(guī)定任務(wù),或經(jīng)查證確有違規(guī)行為的采購(gòu)員,應(yīng)按公司規(guī)定或適度的標(biāo)準(zhǔn)視不同情節(jié)懲罰,如有必要,應(yīng)毫不猶豫地辭退,,這是屢已驗(yàn)證的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)為保證公司的合法利益不受侵害,也保護(hù)供應(yīng)商的合法利益不受侵害,在對(duì)采購(gòu)員進(jìn)行制度約束的同時(shí),應(yīng)對(duì)其進(jìn)行道德約束,以降低人為欺詐動(dòng)機(jī).公司可建立員工操守守則使員工按守則條款進(jìn)行操守承諾,總經(jīng)理應(yīng)向供應(yīng)商頒發(fā)《操守承諾書(shū)》,以公司制度和法律責(zé)任明確禁止采購(gòu)人員向供應(yīng)商收受和索取任何形式的不正當(dāng)利益,同時(shí)禁止供應(yīng)商向采購(gòu)員以任何形式送贈(zèng)有損公司利益的不正當(dāng)利益。選擇合理的采購(gòu)方式.,選擇合適的采購(gòu)方式,這是降低采購(gòu)價(jià)格的良好途徑①公開(kāi)競(jìng)爭(zhēng)招。對(duì)于大宗材料采購(gòu),實(shí)行公開(kāi)競(jìng)爭(zhēng)招標(biāo)的方式,往往能通過(guò)供應(yīng)商的相互比價(jià),達(dá)到采購(gòu)成本最低質(zhì)量最好的目的.采購(gòu)員應(yīng)聯(lián)系三家或三家以上的供應(yīng)商,并遞交供應(yīng)商報(bào)價(jià)、樣品、產(chǎn)品質(zhì)量及規(guī)格品種等資料，采購(gòu)定價(jià)由市場(chǎng)供求關(guān)系確定，采用優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)與批量折扣相結(jié)合的價(jià)格政策。②合同采購(gòu)。對(duì)于持常性的材料采購(gòu),可選擇信譽(yù)佳配合能力好的供應(yīng)商,與之訂立長(zhǎng)期合同.與誠(chéng)實(shí)、信譽(yù)佳的供應(yīng)商合作不僅能保證供貨質(zhì)量、預(yù)定交貨期，而且能得到付款及價(jià)格等方面的關(guān)照.供應(yīng)商為了維護(hù)自己的商業(yè)信譽(yù)和利益,建立穩(wěn)定的銷售渠道而不會(huì)摻假,并能保持良好的合作關(guān)系和商業(yè)妥協(xié)。③最低價(jià)格采購(gòu).為了以最低的價(jià)格取得最優(yōu)質(zhì)的材料,在價(jià)格確定前,采購(gòu)員必須先調(diào)查市場(chǎng)行情。所有采購(gòu),應(yīng)有三家或三家以上供應(yīng)商報(bào)價(jià),并與供應(yīng)商價(jià)格檔案進(jìn)行比較核實(shí),料的報(bào)價(jià)后,,,并同時(shí)考慮與供應(yīng)商的長(zhǎng)遠(yuǎn)合作關(guān)系和其他材料的總體價(jià)格等因素,選擇多數(shù)材料價(jià)格最低的供應(yīng)商,并與之協(xié)商,使總體材料的采購(gòu)價(jià)格達(dá)到最低最優(yōu)水平。二、對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行嚴(yán)格的日?？刂?、事前批準(zhǔn),并嚴(yán)格按采購(gòu)審批權(quán)限執(zhí)行。所有采購(gòu),必須事前獲得批準(zhǔn).未經(jīng)計(jì)劃并報(bào)審核和批準(zhǔn),不得采購(gòu)。采購(gòu)員應(yīng)根據(jù)需求計(jì)劃選擇供應(yīng)商和報(bào)價(jià)。報(bào)價(jià)單必須經(jīng)采購(gòu)管理會(huì)計(jì)審核簽名并經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理認(rèn)可后送總經(jīng)理審批,審批后的報(bào)價(jià)單作為依據(jù)由采購(gòu)員填制正式采購(gòu)訂單,同時(shí)分發(fā)采購(gòu)管理會(huì)計(jì)留存?zhèn)洳?。采?gòu)訂單經(jīng)采購(gòu)管理會(huì)計(jì)審核無(wú)誤并簽字后由財(cái)務(wù)經(jīng)理簽字認(rèn)可,然后送總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理批準(zhǔn)后的采購(gòu)訂單才為執(zhí)行采購(gòu)的有效憑據(jù),由財(cái)務(wù)部分發(fā)至采購(gòu)部門及需求部門和倉(cāng)存部門。所有采購(gòu)的審批,必須按權(quán)限和明確分工進(jìn)行。2、規(guī)定各種采購(gòu)及時(shí)結(jié)算。,規(guī)定所有采購(gòu)員經(jīng)手的現(xiàn)金采購(gòu),5結(jié),報(bào)帳程序按財(cái)務(wù)部[報(bào)帳規(guī)定],時(shí)可憑已獲批準(zhǔn)的采購(gòu)訂單向財(cái)務(wù)部辦理借支,借支經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審核后送總經(jīng)理批準(zhǔn)。②釷對(duì)月結(jié)供應(yīng)商貨款有跨月或遺漏入帳情況,規(guī)定月結(jié)供應(yīng)商的送貨單經(jīng)驗(yàn)收入庫(kù)后,由采購(gòu)員分類整理并于翌日10時(shí)前送采購(gòu)管理會(huì)計(jì)。月結(jié)供應(yīng)商帳單由采購(gòu)管理會(huì)計(jì)整理并進(jìn)行會(huì)計(jì)處理,月末統(tǒng)一編制[應(yīng)付帳款明細(xì)表],并送財(cái)務(wù)經(jīng)理審核認(rèn)可。為清晰債權(quán)債務(wù),不使支付貨款時(shí)雙方有異議,每月中旬和下旬,采購(gòu)管理會(huì)計(jì)對(duì)每個(gè)供應(yīng)商上個(gè)月貨款分別編制[供應(yīng)商貨款確認(rèn)表],經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審核后,作為結(jié)付貨款的憑據(jù)傳達(dá)至供應(yīng)商,如有不符及時(shí)解決,避免日后糾紛。3、召開(kāi)采購(gòu)管理會(huì)議。針對(duì)采購(gòu)工作中存在的問(wèn)題、有關(guān)采購(gòu)管理的政策采購(gòu)管理會(huì)議可以固定在每個(gè)月月末舉行,也可以根據(jù)需要臨時(shí)性地召開(kāi),一般由財(cái)務(wù)經(jīng)理主持,各采購(gòu)部門參加,有必要時(shí)請(qǐng)總經(jīng)理及相關(guān)主管人員參加.部門可以在會(huì)議上提出在采購(gòu)工作中遇到的自己無(wú)法解決或決定的問(wèn)題,大家通過(guò)相互協(xié)調(diào)相互理解,會(huì)議上通過(guò)的事項(xiàng)或決定各部門必須切實(shí)執(zhí)行,不得形式化和兩面化,對(duì)不切實(shí)執(zhí)行的部門,在責(zé)令改正的同時(shí),不排除以行政手段追究相應(yīng)人員責(zé)任。作為工,采購(gòu)管理會(huì)議必須有會(huì)議記錄存檔并以文件形式下發(fā)各相關(guān)部門。8月正式下發(fā)[理辦法],作為公司采購(gòu)管理工作的準(zhǔn)繩和采購(gòu)工作的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn),財(cái)務(wù)部同時(shí)作,司的采購(gòu)工作在公司制度的控制和引導(dǎo)下逐漸走入了規(guī)范化的正軌,采購(gòu)工作,且基本上解決了筆者剛上任時(shí)公司采購(gòu)工作中存在的那些問(wèn)題.通過(guò)有關(guān)財(cái)務(wù)指標(biāo)反應(yīng),公司的成本水平比兩年前有了明顯的下降。通過(guò)對(duì)采購(gòu)管理工作的進(jìn)一步思考和探索,筆者認(rèn)為,采購(gòu)管理是一項(xiàng),具有長(zhǎng)期性、持續(xù)性、系統(tǒng)