商務秘書實務教案本-會計1307-第15周

廣州市機電技師學院廣州市天河金領技工學校教師姓名：伍晴琳會計電算化（中）1307班課程名稱：商務秘書實務編號：版本：流水號:科目商務秘書實務班級會計（中）1307授課日期第十五周課題第七章檔案管理與信息工作第一節(jié)商務檔案管理第二節(jié)商務信息工作課時4課時授課方式講授輔助教具多媒體學習目標通過學習這一章，學生應該掌握商務檔案的管理工作和商務信息的收集和利用作業(yè)布置課堂討論重點商務檔案的管理工作難點商務信息的收集和利用回教顧學審閱簽名:審閱簽名:審閱日期:審閱簽名:審閱日期:審閱簽名:審閱日期:提交日期:

教學過程教學環(huán)節(jié)教師活動學生活動資源準備課前準備導入任務分析任務相關知識任務實施師生評議小結反思教學過程教學環(huán)節(jié)

與時間分配教學環(huán)節(jié)

與時間分配教學環(huán)節(jié)

與時間分配教學內容教學環(huán)節(jié)

與時間分配【組織教學】點名、問好【本節(jié)課內容】第七章檔案管理與信息工第一節(jié)商務檔案管理檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中直接形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、聲像及其它各種方式和載體的歷史記錄。商務檔案的特征：原始記錄性、反映內容的客觀性、真實性、形成過程的轉化型檔案工作的基本要求,集中統(tǒng)一管理檔案.遵循檔案形成規(guī)律.維護檔案的完整與安全.便于商務活動的利用.加強檔案管理文書檔案管理（一）歸檔范圍：反映本企業(yè)商務活動，具有查考價值的文件材料（二）歸檔文件收集方法的主要形式.嚴格執(zhí)行文件的歸檔制度及收發(fā)文登記制度.加強對零散文件的收集.平時的收集工作要落實到人（三）收集工作要注意的問題.收集各種載體的文件材料.保證文件的齊全完整.遵守歸檔制度4,加強“帳外”文件和業(yè)務文件的收集歸檔.簽字蓋章三、商務檔案的分類、（-）經(jīng)濟合同檔案經(jīng)濟合同、技術合同、國際經(jīng)濟合同（-）經(jīng)營管理檔案（三）商務購銷檔案L商品采購檔案2.商品銷售檔案（四）商務儲運檔案商品儲運活動的全過程中形成的檔案材料.商品儲存計劃.倉儲業(yè)務合同.倉儲作業(yè)材料.商品調運活動檔案（五）商務財務檔案L財務管理制度.商業(yè)財務計劃.商業(yè)財務分析檔案（六）商務會計檔案.會計憑證.會計賬簿.會計報表（七）產(chǎn)品檔案四、歸檔的商務文件整理程序.裝訂.分類：年度、機構、問題、保管期限3,排列：時間先后、姓氏、問題4.編號5,編目：編制歸檔文件目錄6.裝盒五.商務檔案的保管L檔案保管工作的任務（1）防止檔案損壞（2）延長檔案的壽命（3）維護檔案的安全.檔案的裝具（1）檔案柜（2）檔案架（3）檔案箱.檔案保管用的設備空調、消防設備、防盜裝置、其他.檔案柜架的擺放與編號5,檔案流動中的保護.檔案保管場所管理（1）防火（2）防水（3）防潮（4）防霉與防蟲（5）防光（6）防塵（7）防盜六.商務檔案的檢索與利用L檔案檢索工具歸檔文件目錄、分類卡片目錄、人名索引、專題卡片目錄、全宗指南?商務檔案利用歸檔手續(xù)：案卷目錄的移交，交接雙方簽字。歸檔案卷的質量要求：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。第二節(jié)商務信息工作一、商務信息的收集.市場信息.客戶信息.作業(yè)佶息.貿易信息.金融信息.法律政策信息商務信息的來源.報紙雜志.內部信息源.業(yè)務參考資料各種規(guī)定和標準、業(yè)務手冊、商業(yè)應用文文集、市內旅館、會場一覽表、餐廳、旅館、交通一覽表，百科全書，年鑒。.其他參考資料人名地址錄、統(tǒng)計資料.圖書館.數(shù)據(jù)庫三、收集信息的渠道.調查渠道.大眾傳媒介渠道.關系渠道：在業(yè)務往來中、人際交往中、在上級主管部門的指導、監(jiān)督中獲取.聯(lián)機信息檢索渠道一一上網(wǎng).貿易交流渠道：展銷會、交易會.信息機構渠道四、信息收集方法L觀察法.問卷法.詢問法.網(wǎng)絡法量表法交換法五、信息收集要求.主動積極.廣泛收集.把握需求.反饋要及時.綜合運用多種方法和途徑收集信息六、商務信息的分類與篩選.信息分類字母分類法、數(shù)字分類法、主題分類、地區(qū)分類、時間分類.信息篩選看來源-看標題-看正文-決定取舍七、商務信息的傳遞.信息傳遞方向：外向傳遞、內向傳遞.信息傳遞方式：語言、書面、電訊、網(wǎng)絡、可視化輔助物.信息傳遞要求選擇適宜的信息傳遞形式區(qū)別對象、按需傳遞做好例行的信息傳遞工作加強非例行的信息傳遞工作運用現(xiàn)代化信息傳遞方式八、商務信息的存儲.信息存儲裝具：文件夾、文件盒、文件袋、文件柜、架.信息存儲方式原件存儲，目錄、索引存儲，軟件存儲九、信息存儲步