某化妝品有限公司行政管理制度匯編

精品文檔精心整理PAGE精品文檔可編輯的精品文檔鳳凰公司行政管理制度 行政管理制度（2014年12月訂）XXX化妝品有限公司二○一四年十二月目錄第一章總則…………2……2第三章公文使用管理規(guī)定…………3第四章儀容儀表管理規(guī)定……………6第五章出差管理規(guī)定………………7第六章…………8物品管理規(guī)定………………9第八章印章管理規(guī)定………………14………………18………………19…………22………………30………………31………………39……43第十六章固定電話使用管理規(guī)定…………………45第十七章員工考勤管理規(guī)定…………46…………49第十九章………………52附件第一章總則第一條為加強(qiáng)公司的行政事務(wù)管理，使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高辦事效率，特制定本制度。第二條本制度所指的行政事務(wù)管理包括：《規(guī)章制度建設(shè)及管理辦法》、《公文使用管理規(guī)定》、《儀容儀表管理規(guī)定》、《出差管理規(guī)定》、《圖書、報(bào)刊、信函等資料管理規(guī)定》、《物品管理規(guī)定》、《印章管理規(guī)定》、《文印管理規(guī)定》、《會議管理規(guī)定》、《車輛使用管理規(guī)定》、《鑰匙管理規(guī)定》、《檔案管理規(guī)定》、《保密管理規(guī)定》、《計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)管理規(guī)定》、《固定電話使用管理規(guī)定》、《員工考勤制度》、《信息報(bào)告管理辦法》、《對外宣傳及公共關(guān)系管理辦法》等規(guī)定。第三條管理中執(zhí)行“一個上級原則”，接受直接領(lǐng)導(dǎo)管理，非特殊情況不得越級請示、報(bào)告，不得越級指揮，但員工可以越級申訴。第四條本管理辦法適用于美炫風(fēng)化妝品有限公司，其他業(yè)務(wù)公司可參照執(zhí)行。第五條本制度經(jīng)正式審批通過后生效實(shí)施，原有相關(guān)規(guī)定同時廢止。由綜合部負(fù)責(zé)解釋、補(bǔ)充。第二章規(guī)章制度建設(shè)及管理辦法第六條為規(guī)范公司制度管理，特制定本辦法。第七條制度分為根本制度、基本制度和業(yè)務(wù)管理制度三類。一、根本制度是指公司最高制度，是制定其他管理制度的基本依據(jù)。主要包括公司章程、綱領(lǐng)等。二、基本制度是指公司各項(xiàng)工作或業(yè)務(wù)活動的重要管理規(guī)定。主要包括行政管理制度、人力資源管理制度、財(cái)務(wù)管理制度、經(jīng)營管理制度等。三、業(yè)務(wù)管理制度是指公司各部門及因工作需要制定的適用于其部門或其公司的管理規(guī)定、流程、細(xì)則或辦法。第八條制度按照“務(wù)實(shí)適用”的原則制定。第九條公司制度由公司組織研議擬定，報(bào)公司總經(jīng)理辦公會審議通過，提請公司董事長審批并下發(fā)。第十條制度應(yīng)用詞確切，語句通順，符合企業(yè)發(fā)展實(shí)際，應(yīng)充分考慮其他相關(guān)制度規(guī)定，避免相互抵觸。第十一條企業(yè)制度由綜合管理部統(tǒng)一編排文號，統(tǒng)一存檔和下發(fā)，底稿由綜合管理部統(tǒng)一存檔。第十二條與重大經(jīng)營管理活動相關(guān)的制度的制定與修訂工作由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)，公司綜合部為歸口管理部門形成專項(xiàng)提案列入議事日程，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)班子審核批準(zhǔn)。第十三條各類制度文本發(fā)放至有權(quán)保管人時應(yīng)辦理交接手續(xù)，文本保管人調(diào)動或離職時，制度文件列入移交內(nèi)容。第十四條制度頒發(fā)后，由制定部門負(fù)責(zé)監(jiān)督實(shí)施。第十五條公司綜合部負(fù)責(zé)組織本公司各部門對現(xiàn)行各類制度進(jìn)行修訂。第十六條修訂后的制度下發(fā)后，原來的制度同時廢止。第三章公文使用管理規(guī)定第十七條股東會及董事會文件、公司管理文件等公文，是傳達(dá)公司決策、管理、指令、報(bào)告經(jīng)營情況、與外部聯(lián)系或商洽工作的重要工具。第十八條公文由綜合部實(shí)行統(tǒng)一管理。公文的管理，要做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時、安全。第十九條文件起草按職能分配，由各主管部門負(fù)責(zé)。行文單位，要克服官僚主義和文牘主義，文字要簡潔明了、詞意表達(dá)正確。第二十條各部門及各有關(guān)人員，對公文中涉及政府、公司應(yīng)保密的事項(xiàng)，必須嚴(yán)守機(jī)密，不準(zhǔn)隨便向他人泄露。第二十一條各類文件、資料按照保密等級分為絕密、機(jī)密、秘密、內(nèi)部文件、公開文件五種。涉密文件及內(nèi)部文件應(yīng)嚴(yán)格控制知情范圍，由承辦人按閱批權(quán)限承辦，閱后妥善保管歸檔。第二十二條發(fā)文的程序?yàn)椋簲M搞、審核、簽發(fā)、復(fù)核、印發(fā)、歸檔、銷毀等。一、擬稿（一）以公司名義下發(fā)的公文和對外公函，根據(jù)其業(yè)務(wù)內(nèi)容，由主辦部門套用公司發(fā)文格式進(jìn)行擬稿，并填寫主題詞、抄報(bào)、抄送、日期、打印人、校對人、承辦人、份數(shù)。草擬公文應(yīng)注意以下事項(xiàng)：1.內(nèi)容要符合政策、法律、法令及地方性行政規(guī)章；2.反映情況要客觀，實(shí)事求是；3.文字要準(zhǔn)確、精煉，條理要清楚，層次要分明，結(jié)構(gòu)要緊密，用語要規(guī)范；4.人、地、物名、引文及時間要具體、準(zhǔn)確；5.結(jié)構(gòu)層次次序，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。（二）編號、登記、規(guī)范文件格式：主辦部門將草擬好的文件電子版發(fā)送至綜合部進(jìn)行編號、登記、規(guī)范文件格式。1.以公司名義行文，用“美炫風(fēng)發(fā)字[××××]×號”格式（見附件1）；2.以公司名義發(fā)函，用“美炫風(fēng)函字[××××]×號”格式（見附件2）；3.公司會議紀(jì)要，用“美炫風(fēng)紀(jì)字[××××]X號”格式（見附件3）；4.公司各部門向公司請示、報(bào)批有關(guān)事項(xiàng)，使用《XXX化妝品有限公司》格式（見附件4）；5.公司簡報(bào),用“20XX第X期（總第X期）”格式（見附件5）；6.公司紅頭文件，只適用于需遵照執(zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、任命等，其他發(fā)文一般不用公司紅頭文件格式。一般事項(xiàng)發(fā)文，無需簽批、落款為具體部門的，不用字號。（三）公司發(fā)文文體、字號要求：1.文件眉頭統(tǒng)一為“XXX化妝品有限公司文件”。字體均用一號紅色黑體；2.文件號一行用四號宋體。3.文件標(biāo)題用三號黑體字，一級標(biāo)題用小三號黑體，二級標(biāo)題用小三號仿宋加粗。4.文件正文字體為仿宋小三號。5.正式文稿一律采用A4打印紙。6.主題詞用小三仿宋，并加粗。7.其他文件的格式、字體要求，參照發(fā)文標(biāo)準(zhǔn)，參見附件1。二、審核、簽發(fā)、復(fù)核（一）由主辦部門打印公文及其附件，并填寫《發(fā)文審核表》（見附件6），由主辦部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核文件內(nèi)容，綜合管理部負(fù)責(zé)人審核文件格式，報(bào)總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)，印章保管人方可蓋章。若需其他有關(guān)部門會簽的，應(yīng)先會簽，然后再送領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。（二）經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文，原則性的內(nèi)容、條款不得改動，如需刪改，需經(jīng)原簽發(fā)人同意。三、印發(fā)（一）主辦部門將經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文及《發(fā)文審核表》送到綜合部辦理蓋章；（二）以公司名義下發(fā)的公文，原則上由綜合部統(tǒng)一登記發(fā)送。對公司以外的單位發(fā)業(yè)務(wù)聯(lián)系函，蓋章后由主辦部門送至相關(guān)單位，并辦理好簽收手續(xù),將對方簽收的原件在5個工作日內(nèi)交綜合管理部存檔。四、歸檔公司所有發(fā)文，主辦部門和相關(guān)部門應(yīng)有復(fù)印件存檔，并由主辦部門將文件原稿、對方簽收件、《發(fā)文審核表》、審核稿件各一份送綜合管理部存檔。有領(lǐng)導(dǎo)批示的，還應(yīng)附批復(fù)件。第二十三條公司所有文件實(shí)行統(tǒng)一的歸口管理。公司收文的處理程序?yàn)椋菏瘴?、登記、審核、分文、傳送、辦理、立卷、歸檔。第二十四條各級領(lǐng)導(dǎo)對送來的公文要及時閱批，急件當(dāng)天批復(fù)；一般文件三天內(nèi)批復(fù)。第二十五條各級領(lǐng)導(dǎo)閱、批公文應(yīng)仔細(xì)認(rèn)真，不得圈閱，須簽署明確、具體意見的，閱完后要簽名并注明日期。第四章儀容儀表管理規(guī)定為了樹立和保持公司員工良好的職業(yè)形象,進(jìn)一步規(guī)范化管理，特制定本管理規(guī)定。第二十六條個人儀容儀表及著裝要求一、員工個人形象應(yīng)保持端莊、大方，頭發(fā)保持干凈清爽，女員工妝容應(yīng)以淡妝為主，禁止以濃妝艷抹形象出現(xiàn)在辦公場合。二、所有員工工作期間外出辦事、出差等同于正常上班，均應(yīng)著正裝上下班，以展現(xiàn)公司規(guī)范管理的品牌形象。三、節(jié)假日上班著裝要大方得體，不可著奇裝異服，女員工不可著抹胸、吊帶裙、熱褲等過于暴露的服裝，不可穿拖鞋上班。四、員工不按規(guī)定著裝者，每次罰款50元，其直接上級領(lǐng)導(dǎo)負(fù)連帶責(zé)任，處以罰款100元。第五章出差管理規(guī)定第二十七條員工出差必須依下列程序辦理：一、出差前應(yīng)填寫《出差申請表》（見附件7），由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，報(bào)經(jīng)營班子分管領(lǐng)導(dǎo)審批；部門領(lǐng)導(dǎo)及以上人員出差須報(bào)總經(jīng)理審批。因緊急事務(wù)未按程序辦理申請的，由執(zhí)行該項(xiàng)公務(wù)的員工在出差返回后3個工作日內(nèi)補(bǔ)辦有關(guān)手續(xù)。二、出差人員憑《出差申請表》到財(cái)務(wù)管理部填寫《借款單》，按審批程序預(yù)借差旅費(fèi)；并將《出差申請表》交綜合管理部相關(guān)人員處進(jìn)行存檔及考勤登記。三、出差人員出差返回后五個工作日內(nèi)必須報(bào)賬，并結(jié)清出差借款，未能結(jié)清的借款,財(cái)務(wù)部有權(quán)在其當(dāng)月和以后月份的工資或其他補(bǔ)貼中扣回，直至扣清為止。第二十八條出差超出預(yù)定時間，須報(bào)經(jīng)出差審批人同意，因病或其它不可抗拒因素需要延長出差期限的,須及時報(bào)經(jīng)出差審批人同意并在出差結(jié)束后提交相關(guān)證明至綜合管理部，否則按曠工處理；未經(jīng)批準(zhǔn)，超出預(yù)定出差期間的費(fèi)用不予報(bào)銷。第二十九條出差費(fèi)用的報(bào)銷：出差費(fèi)用包括交通費(fèi)、住宿費(fèi)、伙食費(fèi)、通訊費(fèi)、招待費(fèi)等，其標(biāo)準(zhǔn)按公司財(cái)務(wù)制度相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一、交通費(fèi)、住宿費(fèi)在標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)憑票據(jù)實(shí)報(bào)銷，超標(biāo)自付。二、伙食費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)在標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)憑票據(jù)實(shí)報(bào)銷。三、通訊費(fèi)超出標(biāo)準(zhǔn)部分，按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第六章圖書、報(bào)刊、信函等資料管理規(guī)定第三十條圖書、報(bào)刊、信函由綜合管理部統(tǒng)一管理。指定專人負(fù)責(zé)登記、分類、發(fā)送，并及時整理、存檔以備查閱。第三十一條各部門負(fù)責(zé)人可根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際需要，合理安排購買業(yè)務(wù)參考書籍，依公司規(guī)定的申購程序辦理；否則，費(fèi)用自理。以公司名義購買的書籍需到綜合部辦理出入庫，并蓋公章后才能借出。第三十二條圖書借閱一、公司員工經(jīng)所在部門領(lǐng)導(dǎo)同意，綜合部辦理借閱登記手續(xù)，可借閱公司所存各類圖書、雜志。二、專業(yè)性強(qiáng)的工具書（如：規(guī)程、規(guī)范、定額等）可以隨項(xiàng)目長期借用。三、一般圖書每人每次最多可借閱兩冊，借閱時間不得超過一個月，如有特殊事由需續(xù)借者，務(wù)必辦理續(xù)借手續(xù)。四、損壞、丟失圖書、資料，責(zé)任人應(yīng)照原價雙倍賠償，并負(fù)責(zé)購買或協(xié)助購買。五、員工所借圖書，如遇清點(diǎn)或公務(wù)上需參考時必須隨時收回，借書人不得拒絕。第三十三條綜合部圖書管理人員每隔半年清點(diǎn)庫存書籍1次，并將清單上報(bào)綜合部經(jīng)理。第三十四條各部門訂閱的報(bào)刊、雜志需由綜合部指派專人收發(fā)。第三十五條報(bào)紙?jiān)陂営[后，請務(wù)必歸回原位；過期的報(bào)紙由綜合部統(tǒng)一回收管理。第三十六條員工調(diào)崗、離職時，還清所借閱圖書、資料后，方可辦理相關(guān)手續(xù)。第三十七條公務(wù)信函由綜合部收發(fā)人員登記后統(tǒng)一寄發(fā)，掛號信和特快專遞需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，登記后方可郵發(fā)。第七章物品管理規(guī)定為更好的控制公司的辦公成本，合理使用辦公費(fèi)用，規(guī)范辦公用品的采購和領(lǐng)用，特制定本規(guī)定。第三十八條物品分類一、固定資產(chǎn)：單位價值2000元以上或者使用年限超過一年以上的物品，如車輛、電腦、復(fù)印機(jī)等。二、低值易耗品：不屬于固定資產(chǎn)，但價值較高或使用時間較長的物品，如鐵皮柜、打印機(jī)等。三、辦公用品：辦公使用的消耗性物品，分為耐用辦公用品和易耗辦公用品兩大類。（一）耐用辦公用品包括計(jì)算器、裁紙刀、剪刀、筆筒、直尺、訂書機(jī)、卷筒紙盒、檔案（文件）盒、書立、垃圾桶、煙灰缸、電話機(jī)等。（二）易耗辦公用品包括公共所需辦公用品和員工個人所需辦公用品：1.公共所需辦公用品包括：打印紙、傳真紙、復(fù)寫紙、紙杯、杯托、茶葉、垃圾袋、墨盒（水）、碳粉、硒鼓等。2.員工個人所需辦公用品包括：透明膠、膠水、水性筆（芯）、圓珠筆（芯）、鉛筆、釘書針、卷筒紙、面巾紙、檔案袋、文件夾、回形針、大頭針、鐵夾、筆記本、熒光筆、橡皮、涂改液、裝訂夾、光盤等。第三十九條物品的采購一、物品的采購遵循“統(tǒng)一采購，貨比三家”的原則。二、辦公用品的采購（一）定點(diǎn)采購原則由綜合管理部和成本合約部視情況在每年年初進(jìn)行市場詢價比較后，確認(rèn)2-3家作為定點(diǎn)采購單位。（二）季度定期性采購綜合部按季度定期申購公司常備辦公用品，建立常備辦公用品庫。采購時間一般為每季度第一個月的10日前，可根據(jù)具體情況調(diào)整。（三）月度補(bǔ)充性采購各部門于每月向公司上報(bào)下月辦公用品采購計(jì)劃（詳見附件8），由綜合部負(fù)責(zé)收集、統(tǒng)計(jì)、審核。綜合部根據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果，比照常備辦公用品庫存情況對需采購的物品進(jìn)行調(diào)劑，對庫存緊張或無庫存的物品可進(jìn)行補(bǔ)充性采購。文員負(fù)責(zé)制作當(dāng)月常用辦公用品補(bǔ)充采購計(jì)劃表，經(jīng)綜合部經(jīng)理審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，于每月5日前完成當(dāng)月采購工作，并辦理入庫手續(xù)。（四）預(yù)算內(nèi)日常應(yīng)急性采購在日常工作期間，如各部門需在預(yù)算內(nèi)應(yīng)急采購無庫存或庫存緊缺的物品，須填寫庫存外(預(yù)算內(nèi))辦公用品申購表，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)，報(bào)董事長核同意后，由文員聯(lián)系定點(diǎn)供應(yīng)商落實(shí)采購。（五）預(yù)算外采購預(yù)算外物品的申購程序按公司現(xiàn)行規(guī)定執(zhí)行。三、大宗物品的采購達(dá)到招標(biāo)要求的須按招標(biāo)管理規(guī)定辦理，未達(dá)到招標(biāo)規(guī)定要求的需要進(jìn)行多家詢價，力求價廉物美。領(lǐng)用時按照計(jì)劃采購清單領(lǐng)用。四、特殊物品無法統(tǒng)一采購時，必須事前征得分管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可自行采購。五、固定資產(chǎn)和大批量低值易耗品的采購必須由使用部門提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后方可進(jìn)行采購。六、采購單件物品在500元以上的，必須填寫呈批件，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后,由招投標(biāo)采購專員進(jìn)行采購。第四十條物品的保管一、公司的物品由綜合部進(jìn)行登記造冊（見附件9），集中保管；單價物品價值超過500元的，還應(yīng)配備圖像資料。二、常備辦公用品庫由文員擔(dān)任保管責(zé)任人，具體負(fù)責(zé)辦公用品采購計(jì)劃的收集、匯總、統(tǒng)計(jì)、分析，辦公用品采購工作的實(shí)施，辦公用品的入庫登記、保管、分發(fā)以及各類相關(guān)報(bào)表的制作等工作。第四十一條物品的領(lǐng)用一、部門和個人領(lǐng)用物品時需到公司綜合部辦理領(lǐng)用手續(xù)。二、領(lǐng)用新購固定資產(chǎn)時，領(lǐng)用人必須在《出入庫單》中“保管人”一欄簽字，經(jīng)綜合部經(jīng)理和保管人簽字后方可領(lǐng)用，并由保管人將《出入庫單》送財(cái)務(wù)部登記備案。三、員工如需領(lǐng)用辦公用品的，在文員處填寫辦公用品簽領(lǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后方可領(lǐng)用。四、耐用辦公用品于員工入職時，由員工本人向綜合部按標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用，原則上不再增補(bǔ)，若破損、殘舊需更換的必須以舊換新重新辦理領(lǐng)用手續(xù)；發(fā)生遺失的，由領(lǐng)用人在《辦公用品領(lǐng)用登記表》（見附件10）中“備注”欄寫明原因并辦理領(lǐng)用手續(xù)。五、各部門須領(lǐng)用墨盒、碳粉等辦公耗材的，按照“憑舊領(lǐng)新”原則，向文員退還舊耗材，填寫辦公用品簽領(lǐng)表后，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后方可領(lǐng)用。六、領(lǐng)用低值易耗品時領(lǐng)用人必須在《低值易耗品領(lǐng)用登記表》（見附件11）中簽字確認(rèn)，特殊情況如由各部門自行購買的低值易耗品，必須到綜合部辦理登記備案；發(fā)生遺失或損壞的，需向綜合部報(bào)告并簽字確認(rèn)。七、公共場所所需辦公用品由文員按上月用量標(biāo)準(zhǔn)按月進(jìn)行分配，領(lǐng)用人可依據(jù)當(dāng)月用量進(jìn)行合理調(diào)整。八、部分辦公用品領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)（一）水性筆：員工入職時領(lǐng)取1支；（二）反尾夾：各部門每半年各型號限領(lǐng)一盒；（三）皮質(zhì)筆記本：經(jīng)理級以上人員每半年限領(lǐng)一本，對基層員工不提供皮質(zhì)筆記本；（四）普通軟抄筆記本：基層員工每人每半年限領(lǐng)一本；（五）水性筆芯：每人每次限領(lǐng)1支；（六）耐用辦公用品：員工入職時按標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)取。九、員工調(diào)離部門或離開公司時，應(yīng)交回所領(lǐng)用的物品，并在《員工離職移交手續(xù)清單》中的“移交事項(xiàng)”對應(yīng)欄簽字，復(fù)印一份交綜合部存檔，由綜合部對所退還物品進(jìn)行重新登記。如因調(diào)崗或離職須移交固定資產(chǎn)價值較高的低值易耗品給其他人員的，由綜合部組織驗(yàn)收后，確認(rèn)無誤后，方可辦理移交手續(xù)；如移交清單中發(fā)生物品損壞或遺失的，根據(jù)財(cái)務(wù)部意見辦理責(zé)任人賠償事宜。第四十二條物品的后續(xù)管理一、綜合部應(yīng)對固定資產(chǎn)和價值較高的低值易耗品進(jìn)行編號，貼上標(biāo)簽，年末由綜合管理部門協(xié)同財(cái)務(wù)部對所有物品進(jìn)行盤點(diǎn)核對。二、辦公用品應(yīng)由綜合部每月進(jìn)行數(shù)量、金額統(tǒng)計(jì)后報(bào)財(cái)務(wù)部備案（見附件12）三、固定資產(chǎn)和價值較高的低值易耗品使用地點(diǎn)發(fā)生變化時，綜合部和財(cái)務(wù)部應(yīng)及時更正有關(guān)備案資料，保證帳、卡、物一致。四、固定資產(chǎn)和價值較高的低值易耗品發(fā)生外借和出售，必須由綜合部填寫呈批件，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部備案；若發(fā)生遺失、損壞、報(bào)廢或被盜丟失，必須由相關(guān)部門書面上報(bào)綜合部，由綜合部查明原因，并填寫呈批件報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由財(cái)務(wù)部作出相應(yīng)的處理。五、固定資產(chǎn)和價值較高的低值易耗品如需搬出辦公場所時，須填寫《放行條》（見附件13），報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)及綜合部經(jīng)理同意后方可搬離。未經(jīng)許可，嚴(yán)禁私自搬離。六、管理人員違反規(guī)定致使物品流失的，由其本人負(fù)責(zé)追回，無法追回造成公司損失的，由責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償。第八章印章管理規(guī)定第四十三條印章的刻制和收繳一、刻制印章要嚴(yán)格履行手續(xù)?？讨茊挝?、部門及有關(guān)業(yè)務(wù)專用印章，必須有上報(bào)批準(zhǔn)的正式公文，由需要刻章的單位提出申請，并詳細(xì)寫明印章的樣式、規(guī)格和名稱，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合部出具證明，交指定人員到公安機(jī)關(guān)指定的部門辦理刻制事宜。二、刻好的印章詳細(xì)登記印章刻制單位、使用單位、啟用日期、保管人員，并留下印模，作為鑒別真?zhèn)蔚囊罁?jù)。三、公司只能刻制一枚法定代表人印鑒；如需更換法定代表人印鑒時，應(yīng)將舊法定代表人印鑒交回公司綜合部封存后集中銷毀。四、印章如因各種原因報(bào)廢停止使用時，由綜合部將原印章收回封存或銷毀，并將印章停用日期、收繳部門、收繳人姓名、收繳日期、封存或銷毀人姓名及日期等登記存檔備案。第四十四條印章的保管一、公章、合同專用章由法定代表人保管。二、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人印鑒由法定代表人授權(quán)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)保管。三、印章保管人員出差或其他特殊情況不能到崗，其不得私自委托他人保管，須辦理委托經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并填寫委托保管印章書，辦理好托管交接手續(xù)。四、保管人員變動時，應(yīng)及時辦理交接手續(xù)并提交綜合部備案。第四十五條印章適用范圍一、公章凡是以公司名義發(fā)出的信函、公文、介紹信、委托書、證明等相關(guān)材料均應(yīng)加蓋公司公章。二、合同專用章“合同專用章”主要用于公司對外簽訂的一切合同。三、財(cái)務(wù)專用章“財(cái)務(wù)專用章”主要用于財(cái)務(wù)收支憑證、報(bào)表、稅務(wù)、工商、銀行相關(guān)單位等資料確認(rèn)；預(yù)算、結(jié)算書審核；材料價格以及內(nèi)部單位財(cái)務(wù)往來的審定。四、法定代表人印鑒“法定代表人印鑒”主要用于需要法定代表人簽字的協(xié)議、文件等書面文本，由法定代表人審批后方可使用。第四十六條印章的使用一、公章、合同章、業(yè)務(wù)印章的審批：（一）重要文件：簽署合同（協(xié)議）使用公司印章必須填寫《合同審批表》（見附件15）及蓋合同審批章，根據(jù)審批程序報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批完畢后方可蓋章；重要正式發(fā)文必須按照公文管理規(guī)定審批程序（見公文管理規(guī)定）審批完畢方可蓋章；重要業(yè)務(wù)文件可由經(jīng)辦人部門負(fù)責(zé)人及經(jīng)營班子分管領(lǐng)導(dǎo)在《XXX化妝品年有限公司用印審批表》（見附件16）簽批方可蓋章。（二）財(cái)務(wù)相關(guān)文件：如報(bào)表、投融資須提供的材料等財(cái)務(wù)相關(guān)文件，由公司財(cái)務(wù)總監(jiān)（分管財(cái)務(wù)、成本）審批方可使用。（三）普通文件：日常對外業(yè)務(wù)聯(lián)系和業(yè)務(wù)辦理事項(xiàng)等一般事務(wù)性的函、委托書、證明、復(fù)印件等需加蓋公章的，由部門負(fù)責(zé)人（含）以上領(lǐng)導(dǎo)審批后方可蓋章。如員工因私辦理個人業(yè)務(wù)需要蓋章的，如收入證明、在職證明等還需填寫《XXX化妝品年有限公司用印審批表》，經(jīng)相關(guān)部門審核后方可蓋章。（四）五險(xiǎn)一金等相關(guān)福利的文件:由綜合部負(fù)責(zé)人（含）以上領(lǐng)導(dǎo)簽批方可蓋章。（五）勞動合同:由董事長或董事長授權(quán)的人員簽批方可蓋章。（六）業(yè)務(wù)印章根據(jù)公司相關(guān)制度規(guī)定使用。二、檔案留存（一）用印憑據(jù)：《用印審批登記表》、《合同審批登記表》或領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文件的原件交綜合部留存；（二）用印材料：所有對相關(guān)單位的正式發(fā)文、合同（協(xié)議）或其他重要文件都必須在綜合部留存原件一份以上（含對方簽收件），其他相關(guān)部門根據(jù)需要留存復(fù)印件；合同（協(xié)議）還須將電子版發(fā)至綜合部備案。如因業(yè)務(wù)需要暫不能留存原件的，辦理完畢之后必須在5個工作日內(nèi)交綜合部存檔。三、公司所有印章均不允許蓋在空白紙和空白介紹信上，特殊情況需在空白紙或空白介紹信上蓋章須報(bào)請經(jīng)營班子分管領(lǐng)導(dǎo)審批，由批準(zhǔn)人承擔(dān)連帶責(zé)任擔(dān)保。印章保管人應(yīng)對所蓋空白紙張進(jìn)行登記（數(shù)量）、回收。對不符合用章規(guī)定的合同（協(xié)議）、介紹信、公函等文件，印章保管人有權(quán)拒絕蓋印。第四十七條印章的借出（一）如無特殊情況，公司各類印章應(yīng)由印章保管人進(jìn)行妥善保管。（二）如因特殊工作情況需要，經(jīng)業(yè)務(wù)發(fā)生部門負(fù)責(zé)人申請，填寫《印章借出審批表》（詳見附件17），可辦理相關(guān)印章借出手續(xù)。其中，公章、合同章及法定代表人印鑒須經(jīng)公司總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可借出；業(yè)務(wù)印章須經(jīng)公司分管經(jīng)營班子以上領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可借出。（三）印章借出人為臨時保管責(zé)任人，其應(yīng)為公司正式員工，在保管印章過程中，須按照公司制度要求，履行印章保管責(zé)任，正確、規(guī)范實(shí)施用印。（四）印章借出后，臨時保管責(zé)任人應(yīng)對用印文件進(jìn)行詳細(xì)記錄，并在印章歸還的同時補(bǔ)充填寫《印章借出審批表》中的“用印文件記錄”項(xiàng)目。第四十八條其他（一）啟用其他業(yè)務(wù)章，應(yīng)同時制訂適用范圍，并以公司正式發(fā)文形式周知。（二）公司部門之間往來不宜使用業(yè)務(wù)專用章，由各部門經(jīng)理簽字即可。（三）對外行政工作應(yīng)使用公司公章。公司公章在特殊情況下，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)可以代替業(yè)務(wù)專用章。第九章文印管理規(guī)定第四十九條公司文件的打印、復(fù)印、傳真，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由指定承辦人負(fù)責(zé)文件的打印、復(fù)印、傳真。承辦人應(yīng)認(rèn)真做好本職工作，按時完成任務(wù)。第五十條私人資料不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機(jī)傳遞。第五十一條文印承辦人員應(yīng)樹立嚴(yán)格的保密觀念，不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項(xiàng)透露給他人，不得截留任何文件。第五十二條承辦人員在接收傳真后應(yīng)及時送達(dá)收件人,因接收文件、傳真疏忽造成文件、傳真件未能及時送達(dá)的,或未送達(dá)的,視造成損失程度給予處罰。第五十三條公司內(nèi)部使用的文件資料打印時應(yīng)注意節(jié)儉,打印紙能兩面使用的盡量兩面使用。第五十四條作廢文件，須用碎紙機(jī)粉碎處理，不可隨便放置。第十章會議管理規(guī)定第五十五條會議召集與通知一、會議按不同級別和性質(zhì)采用不同的召集辦法：（一）公司或董事會會議按相關(guān)公司章程的規(guī)定召集。由董事出席會議，其他人員可根據(jù)會議議程由董事長指定出席或列席。會議一般由董事長主持，也可由董事長委托其他董事主持。會議由董事會秘書負(fù)責(zé)組織落實(shí)。（二）公司經(jīng)營管理會議主要包括經(jīng)營班子會、總經(jīng)理辦公會、全面預(yù)算會、運(yùn)營分析會（年度會議、季度會議、月度會議）、項(xiàng)目研討會、總結(jié)考評會、業(yè)務(wù)專題會等。會議由總經(jīng)理決定召開或由經(jīng)營班子提議召開，公司經(jīng)營班子成員出席，其他人員可根據(jù)會議議程由總經(jīng)理指定出席或列席。會議由總經(jīng)理指定人員主持。各類會議的承辦部門為綜合部，其中業(yè)務(wù)會議由主管該項(xiàng)業(yè)務(wù)的部門負(fù)責(zé)組織，綜合部協(xié)助。（三）公司業(yè)務(wù)層面專項(xiàng)會議：如經(jīng)營計(jì)劃會、財(cái)務(wù)分析會、行政人事會等。由公司相關(guān)部門提出，經(jīng)營班子分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后召開。會議由主辦部門負(fù)責(zé)組織落實(shí)，公司綜合部協(xié)助。（四）公司各部門或內(nèi)部工作會議由各部門負(fù)責(zé)人召集并確定出席及列席人選，需要公司領(lǐng)導(dǎo)參加會議的，須向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，確定參加時間及事項(xiàng)。會議由主辦部門組織落實(shí)，綜合部提供協(xié)助。二、會議通知的內(nèi)容包括：會議的名稱，議題，時間，地點(diǎn)，參加人（出席/列席），需準(zhǔn)備資料以及通知方法和途徑。重要會議應(yīng)以書面通知的方法傳達(dá)。三、會議應(yīng)于會議通知約定的時間召開，如議題改變、改期或取消，會議組織部門應(yīng)提前通知參會人員，并根據(jù)本管理辦法重新組織、布置會場。第五十六條會前準(zhǔn)備一、大型會議須提前兩天知會公司綜合部，便于安排會場及相關(guān)保障工作；專業(yè)會議須提前一天知會公司綜合部；部門會議須提前半天知會公司綜合管理部。二、會議主持人、召集部門及與會人員都應(yīng)分別做好有關(guān)準(zhǔn)備工作，包括擬好會議時間、議程、提案、匯報(bào)總結(jié)提綱、發(fā)言要點(diǎn)、工作計(jì)劃草案、決議決定草案、落實(shí)會場、填寫會議通知單通知與會人員等。會議主持人應(yīng)該根據(jù)議題的內(nèi)容事前進(jìn)行相關(guān)信息搜集和整理，并將議題和相關(guān)資料分發(fā)給與會人員。三、會議場所提前布置，保持整潔，所需儀器設(shè)備提前到位并調(diào)試正常。組織會議部門需提前一天跟公司綜合部明確，并在《會議室使用審批單》中注明。四、會場布置、會議材料、用品準(zhǔn)備和會后處置由指定的會務(wù)人員負(fù)責(zé)。各種會議召開前，公司綜合部聯(lián)系落實(shí)會議準(zhǔn)備事項(xiàng)。如要求同時進(jìn)行多個會議的，由公司綜合部根據(jù)輕重緩急妥善安排，以免沖突。會議形成的決議，會議主持人要明確任務(wù)、目標(biāo)、責(zé)任者，監(jiān)督實(shí)施，保證落實(shí)。第五十九條會議記錄及紀(jì)要一、各類會議應(yīng)指定會議記錄員，會議記錄員要在會議進(jìn)行期間使用專用記錄本認(rèn)真記錄，對會議進(jìn)行全程或提綱式記錄，對結(jié)論性發(fā)言做重點(diǎn)記錄。二、如需形成會議紀(jì)要的，會議記錄員要在會議結(jié)束后24小時內(nèi)整理原始記錄，按照公司發(fā)文的審批程序，需由與會人員在會議紀(jì)要上簽名的，會議記錄員須及時督促簽署，并提請公司總經(jīng)理簽發(fā)。會議紀(jì)要應(yīng)統(tǒng)一編號、及時整理、規(guī)范格式和文字，按分級管理要求分發(fā)、存檔、上報(bào)（也可通過電子郵件傳遞）。第六十條會議考勤、秩序、違紀(jì)、監(jiān)督檢查一、與會人員應(yīng)提前到會，會議過程禁止吸煙，不得喧嘩，不得來回走動，不得無故遲到、早退或缺席。如有特殊情況不能按時到會，應(yīng)提前向會議組織者書面請假方可，緊急情況可先口頭請假，會后補(bǔ)辦假條。二、遲到、中途離席者應(yīng)輕聲入、出席，盡量不干擾會議進(jìn)行。重要會議與會人員應(yīng)按照臺卡對號入座，坐姿（站姿）端正，將手機(jī)關(guān)閉或調(diào)至振動狀態(tài)，會議期間不準(zhǔn)接聽電話，有重要電話須離開會議室接聽，禁止交頭接耳開小會。認(rèn)真聽取會議內(nèi)容并做好記錄。三、與會者到會必須有準(zhǔn)備，均應(yīng)保持良好的會風(fēng)，注意言談舉止，發(fā)言力求言簡意賅。不可無故打斷他人的發(fā)言，不可對發(fā)言者吹毛求疵。四、涉及到秘密事項(xiàng)的會議與會人員負(fù)有保密義務(wù)，記錄員應(yīng)在保密地方整理，并且嚴(yán)格按照主持人簽發(fā)的抄送人員發(fā)送。五、公司綜合部負(fù)責(zé)對相關(guān)各種類型會議的執(zhí)行與保密事項(xiàng)進(jìn)行監(jiān)督檢查。六、會議中手機(jī)響、接電話每次罰款50元；遲到、早退三十分鐘內(nèi)罰款30元，超過30分鐘罰款60元；無故缺席（含請假未批）按曠工處理，所扣基本工資不足100元按100元處罰。七、接到會議通知后如有特殊情況需請假的員工,必須在會議召開半個小時前向分管經(jīng)營班子或總經(jīng)理書面請假，并立即報(bào)公司綜合部備案，緊急情況可先口頭請假，會后補(bǔ)辦假條。會議開始后請假的不予以受理，并根據(jù)第六點(diǎn)情況進(jìn)行處罰。八、公司組織的培訓(xùn)活動參照第六點(diǎn)，第七點(diǎn)執(zhí)行。九、會議的考勤、違紀(jì)記錄和處理意見，由會議主持部門負(fù)責(zé)人在會議結(jié)束后轉(zhuǎn)交給公司綜合部。十、會議決策的執(zhí)行情況由會議主持部門進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督。第十一章車輛派車管理規(guī)定第六十一條為公司的經(jīng)營管理活動提供良好的服務(wù)，結(jié)合公司實(shí)際情況，保證安全運(yùn)行、合理派車、特制定本辦法。第六十二條出車管理一、在日常工作中，以下情況可安排用車：（一）財(cái)務(wù)部其他因公存、取現(xiàn)金伍仟元以上的業(yè)務(wù)（特殊情況另行處理）；（二）需要到較遠(yuǎn)地方辦理的工作業(yè)務(wù)；（三）因公運(yùn)輸拾公斤以上物品；（四）前往無公交車到達(dá)的地點(diǎn)辦理業(yè)務(wù)；（五）公司經(jīng)營班子以上領(lǐng)導(dǎo)特許的緊急事務(wù)；（六）公司集體活動統(tǒng)一用車。第六十三條為降低辦公成本，綜合部要嚴(yán)格按照用車范圍派車。如因緊急公務(wù)需要且無車輛可調(diào)派的，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意，綜合部確認(rèn)后，員工可搭乘出租車出行，費(fèi)用列入所在部門辦公管理費(fèi)用。第六十四條公司經(jīng)營班子以上人員出差可派長途車，其他人員出差原則上不派長途車，以下情況由分管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)，報(bào)總經(jīng)理特批后方可派長途車。（一）有政府相關(guān)部門或重要合作單位人員需陪同前往。（二）經(jīng)理以上人員2人以上或其他員工4人以上共同前往同一目的地。第六十五條《派車單》必須嚴(yán)格按照格式要求填寫，寫明出發(fā)時間及實(shí)際返回時間。實(shí)際返回時間為車輛返回公司后，由綜合部時填寫并存檔。第六十六條公司所需派車車輛須報(bào)董事長同意，綜合部負(fù)責(zé)車輛的出借登記。第十二章鑰匙管理規(guī)定第六十七條公司所有鑰匙由綜合部指定專人負(fù)責(zé)管理、配制，對公司所有原始鑰匙必須留一把加以編號、存檔，以便復(fù)制。第六十八條部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)管理本部門的鑰匙（包括門、抽屜、柜子等鑰匙），不得任意自制。特殊情況自行配備的需報(bào)綜合部備案登記。第六十九條鑰匙不得擅自借給他人使用，特殊情況需借用鑰匙的，需做好相關(guān)登記（見附23）。鑰匙丟失后應(yīng)立即向綜合管理部門報(bào)告、備案，因鑰匙丟失所產(chǎn)生的損失由保管人承擔(dān)，并視情節(jié)輕重給予處分。公共區(qū)域的鑰匙由綜合部統(tǒng)一管理，任何人不得私自配制，違者一經(jīng)查出，每次處以500元的罰款。第七十條離職時應(yīng)將所保管的鑰匙退還綜合部并做好相關(guān)登記。第十三章檔案管理規(guī)定第七十一條檔案管理：由綜合部負(fù)責(zé)歸口管理。第七十二條檔案管理的范圍：一、公司各種行政文件；二、公司各種會議記錄；三、股東會議的有關(guān)文件；四、各部門的工作報(bào)告；五、公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員外出考察、參加各種業(yè)務(wù)活動所收集的有關(guān)資料；六、各種信息情報(bào)資料；七、公司各種設(shè)施、設(shè)備、用品的說明使用資料；八、公司法律訴訟資料；九、公司人事資料；十、公司對外宣傳的相片、影音材料等；十一、公司的所有合同（協(xié)議）等資料；十二、公司的采購檔案資料。第七十三條檔案的收集一、公司各部門的重要檔案需報(bào)綜合部備案的，應(yīng)安排專人整理，于每年2月10日前將檔案、檔案目錄及電子版移交綜合部，并辦理簽收登記手續(xù)。公司各部門需在本部門留存的檔案資料，應(yīng)安排專人整理、保管，于每年2月10日前報(bào)送上一年檔案目錄（含電子版）至公司綜合部備案。二、及各部門上報(bào)文件。和各部門上報(bào)公司的文件及董事會相關(guān)文件，由董事長秘書或總經(jīng)理秘書呈辦（承辦程序見公文管理規(guī)定）完畢后，每半年將檔案原件移交公司綜合部文檔管理員存檔。三、文件的檔案由檔案管理人員負(fù)責(zé)整理、保管，并于每年2月10日前將上一年檔案目錄、營銷類及其他重要合同、文件等檔案（含電子版）報(bào)送至公司綜合部備案。四、公司及工商變更、建立等資料，經(jīng)辦人必須在辦理完畢后5個工作日內(nèi)報(bào)公司綜合部存檔備案。五、公司綜合部必須及時補(bǔ)充完善員工成長檔案。第七十四條檔案的整理一、綜合部每年年初必須對上一年度的檔案資料進(jìn)行全面整理建檔。二、各種檔案資料按業(yè)務(wù)類別分類。2.1行政管理類：2.1.1各種會議紀(jì)要；2.1.2行政公文；2.1.3處罰決定；2.1.4信息情報(bào)資料；2.1.5各種設(shè)施、設(shè)備、用品的說明使用資料；2.1.6車輛有效復(fù)印證件；2.1.7各種營業(yè)執(zhí)照資料等；2.1.8對外宣傳的相片、影音材料。2.2人事管理類2.2.1員工成長資料包括：員工任職材料（求職材料、入職申請表、面試登記表、錄用審核表、轉(zhuǎn)正申請表、轉(zhuǎn)正審批表、員工異動材料、勞動關(guān)系聲明、勞動合同、培訓(xùn)協(xié)議、身份證（復(fù)印件）等相關(guān)材料）員工考評材料（員工績效考核、任職條件考核、工作述職、崗位評定、參與公司內(nèi)外培訓(xùn)及考試等相關(guān)材料）員工獎罰材料（公司以正式發(fā)文形式對其進(jìn)行通報(bào)表彰或批評的文件、榮譽(yù)證書（復(fù)印件）；黨政部門或社會團(tuán)體所授予的聘書、榮譽(yù)證書（復(fù)印件）等相關(guān)材料）員工資證材料（所擁有的專業(yè)資格證、職稱證、學(xué)歷證等（復(fù)印件）相關(guān)材料）員工綜合材料（反映員工成長信息的其他材料）2.2.2人才儲備資料；2.2.3考核資料；2.2.4員工福利資料；2.2.5員工花名冊；2.2.6人力資源規(guī)劃資料。2.3財(cái)務(wù)管理類（由財(cái)管部門負(fù)責(zé)）：2.3.1會計(jì)憑證類；2.3.2會計(jì)賬簿類；2.3.3會計(jì)報(bào)表類；2.3.4其他類。2.4專題項(xiàng)目類：2.4.1項(xiàng)目可行性分析報(bào)告；2.4.2企業(yè)章程；2.4.3董事會決議；2.4.4工商營業(yè)執(zhí)照；2.4.5產(chǎn)權(quán)變更有關(guān)文件、材料；2.4.6給政府有關(guān)部門的申請報(bào)告；2.4.7合資企業(yè)合同書；2.4.8合資雙方法定代表證明書；2.4.9合資雙方委派的董事名單；2.4.10進(jìn)口設(shè)備清單；2.4.11有關(guān)政府批文；2.4.12歷年經(jīng)營業(yè)績資料。2.5經(jīng)營計(jì)劃類：2.5.12.5.2中長期發(fā)展規(guī)劃；2.5.3經(jīng)營分析總結(jié)報(bào)告；2.5.4業(yè)務(wù)報(bào)表；2.5.5業(yè)務(wù)考核。2.6合同管理類：2.6.1合同正本；2.6.2營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件；2.6.3授權(quán)委托書；2.6.4雙方來往的信函；2.6.5雙方的電報(bào)、傳真；2.6.6變更解除合同的文件資料；2.6.7補(bǔ)充協(xié)議。2.7綜合類。三、綜合部對所有資料按以上類別分類后，按不同類別、時間、項(xiàng)目、性質(zhì)等逐一排列，用標(biāo)準(zhǔn)檔案盒保存。四、每個檔案盒上必須填上檔案層級、類別、起止時間并按序號填寫檔案盒內(nèi)的文件名。五、檔案盒內(nèi)的每份文件，第一頁的左上方必須蓋上寫有該文件名的專用檔案章，并在文件右下角填寫頁碼，以便文件的查閱。六、不能裝訂的有關(guān)文件資料，如營業(yè)執(zhí)照、法人代碼證書等，必須用文件冊裝存，其文件冊上必須注明袋內(nèi)物品的名稱。七、綜合部將所收集的文件資料按要求建立檔案后，多余的文件資料必須再清理一次，確定沒有必要保存的，應(yīng)在綜合部經(jīng)理的監(jiān)督下一次性銷毀。八、會計(jì)檔案的保管按財(cái)務(wù)相關(guān)管理制度執(zhí)行。第七十五條檔案的保管期限分為永久、定期兩種。一、永久保管的檔案：凡是對公司有長遠(yuǎn)利用價值的文件材料，以及在維護(hù)公司等方面具有永久性憑證價值和文化價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料。二、定期保管的檔案：在一定時期內(nèi)，公司進(jìn)行工作、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)有考察利用價值的材料。第七十六條檔案的密級確定（參照《保密管理規(guī)定》）。第七十七條檔案的查閱、借閱、復(fù)印一、檔案查閱、借閱、復(fù)印審批：公司員工查閱、借閱、復(fù)印檔案室檔案，必須經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)簽批同意；及外單位人員查閱、借閱、復(fù)印公司檔案室檔案，對接的承辦部門人員必須經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)簽批同意，人員借出的檔案還須在該企業(yè)檔案管理人員處備案，經(jīng)該企業(yè)行政部負(fù)責(zé)人簽字后方可自行復(fù)印。二、檔案歸還：公司檔案室的檔案辦理借出后，借出人必須在一個月內(nèi)交還。一個月后如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者要愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當(dāng)面查看清楚。三、公司員工調(diào)閱會計(jì)檔案需經(jīng)檔案保管人同意，如需復(fù)印會計(jì)資料需經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理或以上領(lǐng)導(dǎo)同意，外單位人員調(diào)閱、復(fù)印、摘錄會計(jì)檔案，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；會計(jì)檔案原則上不得外借，確屬特殊需要,必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。四、員工離職前，必須歸還借出的檔案，檔案列入離職移交物品范圍。第七十八條檔案保管一、檔案管理人員必須精心管理檔案，不得讓無關(guān)人員查閱檔案，不得口頭向外泄露有關(guān)檔案秘密。違反規(guī)定者，給予責(zé)任人一次記過處分，造成損失的，追究其經(jīng)濟(jì)責(zé)任，違反規(guī)定二次者給予開除處分。二、檔案管理人員必須定時對檔案進(jìn)行檢查，根據(jù)季節(jié)變化或具體環(huán)境放置防潮劑。如發(fā)現(xiàn)檔案受潮后，及時進(jìn)行除濕處理，防止霉變。三、檔案室必須配置滅火器，防止火災(zāi)事故。四、檔案遺失處理：各部門人員必須妥善保管好檔案（包括電子版）。任何檔案、文件、資料一經(jīng)簽收，不論是電子版或紙質(zhì)版，接收人或借閱人如出現(xiàn)檔案資料遺失情況，必須及時報(bào)告本部門負(fù)責(zé)人和綜合部負(fù)責(zé)人，并負(fù)責(zé)在指定的時間內(nèi)追蹤查找。如查找無果，公司將根據(jù)產(chǎn)生后果的輕重予以批評，責(zé)任人負(fù)責(zé)或協(xié)助補(bǔ)辦和承擔(dān)補(bǔ)辦過程中發(fā)生的一切費(fèi)用。各部門人員的檔案列入離職移交物品范圍，由離職人員的部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。第十四章保密管理規(guī)定第七十九條公司保密范圍和密級確定一、公司應(yīng)列入保密管理范圍的包含但不限于以下事項(xiàng)：（一）公司重大決策中的秘密事項(xiàng)；（二）公司尚未討論實(shí)施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項(xiàng)目及經(jīng)營決策；（三）公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意向書及可行性報(bào)告、主要會議紀(jì)錄；（四）公司財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告及各類財(cái)務(wù)報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表；（五）公司所掌握的尚未進(jìn)入市場或尚未公開的各類信息、資料；（六）公司職員人事檔案、勞資性收入及資料；（七）其他經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)確定應(yīng)當(dāng)保密的事項(xiàng)。二、公司保密等級級分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級。“絕密”是最重要的公司秘密，泄露會使公司的權(quán)利和權(quán)益遭受特別嚴(yán)重的損害；“機(jī)密”是重要的公司秘密，泄露會使公司權(quán)利和權(quán)益遭受嚴(yán)重的損害；“秘密”是一般的公司秘密，泄露會使公司的權(quán)利和權(quán)益遭受損害。三、公司保密等級的確定：（一）公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益的重要決策文件資料為絕密級；（二）公司的規(guī)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、重要會議紀(jì)錄、公司經(jīng)營情況為機(jī)密級；（三）公司的人事檔案、合同、協(xié)議、職員工資性收入、尚未進(jìn)入市場或尚未公開的各類信息為秘密。四、屬于公司秘密的文件、資料，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定標(biāo)明密級，并確定保密期限。除有特別規(guī)定的以外，絕密級不超過30年，機(jī)密級不超過20年，秘密級不超過10年保密期限屆滿，自行解密。五、一般性決定、決議、通知、行政管理資料等內(nèi)部文件不屬于保密范圍；如屬不鼓勵對外公開的內(nèi)容，僅限公司員工知曉。第十八條確定密級、變更密級和解密一、確定密級、變更密級和解密應(yīng)當(dāng)接受公司領(lǐng)導(dǎo)及綜合部指導(dǎo)和監(jiān)督。二、公司秘密事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)依據(jù)保密范圍的規(guī)定及時確定密級，最遲不得超過十日。三、密級確定以后，責(zé)任部門發(fā)現(xiàn)不符合保密范圍規(guī)定的，應(yīng)當(dāng)及時糾正；公司領(lǐng)導(dǎo)發(fā)現(xiàn)不符合保密范圍的，應(yīng)當(dāng)及時通知責(zé)任部門糾正。四、屬于公司秘密的文件、資料和物品，由責(zé)任部門標(biāo)明密級和保密期限。書面形式的密件，應(yīng)在封面（或者首頁）的左上角標(biāo)明密級和保密期限；地圖、圖紙、圖表則在其標(biāo)題之后或者下方標(biāo)明密級和保密期限。五、屬于公司秘密的事項(xiàng)不能標(biāo)明密級時，由責(zé)任部門負(fù)責(zé)通知接觸范圍內(nèi)的人員。公司確定密級、變更密級或者決定解密，應(yīng)當(dāng)由責(zé)任部門提出具體意見報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。六、公司秘密事項(xiàng)（包括政府來文中的國家秘密事項(xiàng)）變更密級或者解密后，應(yīng)當(dāng)及時通知各有關(guān)部門，并及時在有關(guān)文件、資料和物品上標(biāo)明。七、保密期限屆滿或者被合法公開的公司秘密事項(xiàng)，即為自行解密。自行解密不需履行解密手續(xù)。第八十一條保密措施一、屬于公司秘密的文件、資料和物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀，由綜合管理部門指定專人執(zhí)行。二、采用電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司秘密由電腦使用部門負(fù)責(zé)保密。三、非經(jīng)批準(zhǔn)，不得復(fù)制和摘抄公司保密文件。四、復(fù)制、摘錄、引用、匯編屬于公司秘密的內(nèi)容，亦需按規(guī)定采取保密措施，且不能擅自改動原件的密級。五、收發(fā)、傳遞和外出攜帶保密文件，由指定人員負(fù)責(zé)，并采取必要的安全措施。六、保密文件需在設(shè)備完善的保險(xiǎn)裝置中保存。七、在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項(xiàng)的，應(yīng)當(dāng)事先經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。八、不準(zhǔn)在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準(zhǔn)在公共場所談?wù)摴久孛?，不?zhǔn)通過其他方式傳遞公司秘密。九、具有屬于公司秘密內(nèi)容的會議，應(yīng)采取下列保密措施：（一）選擇具有保密條件的會議場所；（二）根據(jù)工作需要，限定參會人員的范圍，對參加涉及密級事項(xiàng)會議的人員予以指定；（三）依照保密規(guī)定使用會議設(shè)備和管理會議文件；（四）確定會議內(nèi)容是否傳達(dá)及傳達(dá)范圍。十、員工發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或者可能泄露時，應(yīng)立即采取補(bǔ)救措施并及時報(bào)告行政管理部門，行政管理部門接到報(bào)告后，應(yīng)立即做出處理。十一、在無線、有線通信中傳遞公司秘密的，必須采取保密措施。十二、檔案室、財(cái)務(wù)檔案室等機(jī)要重地，非工作人員不得入內(nèi)。十三、機(jī)密件原則上不能在文檔室以外的地方放置過夜。十四、所有密級文件，在文件的承辦、打印、歸檔過程中都要采取保密措施。十五、涉及公司秘密的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，不得直接或間接地與國際互聯(lián)網(wǎng)或其它公共信息網(wǎng)絡(luò)相聯(lián)接。涉及公司秘密的信息，不得在國際互聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)中存儲、處理、傳遞。十六、上網(wǎng)信息的保密管理堅(jiān)持“誰上網(wǎng)誰負(fù)責(zé)”的原則。凡向國際互聯(lián)網(wǎng)的站點(diǎn)提供或發(fā)布信息，必須經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)。十七、各部門和個人不得在電子公告系統(tǒng)、聊天室、網(wǎng)絡(luò)新聞組上發(fā)布、談?wù)摵蛡鞑ス久孛苄畔?。十八、各部門使用電子郵件進(jìn)行網(wǎng)上信息交流時，應(yīng)當(dāng)遵守公司有關(guān)保密規(guī)定，不得利用電子郵件傳遞、轉(zhuǎn)發(fā)或抄送公司秘密信息。十九、所有需要銷毀的密級文件，必須使用碎紙機(jī)進(jìn)行銷毀。第八十二條責(zé)任與處罰一、“泄露公司秘密”是指下列行為之一：使公司秘密被不應(yīng)知悉者知悉的；使公司秘密超出了限定的接觸范圍，而不能證明未被不應(yīng)知悉者知悉的。二、出現(xiàn)下列情況之一者，依情節(jié)輕重給予行政處分：（一）泄露公司秘密，尚未造成嚴(yán)重后果或經(jīng)濟(jì)損失的；（二）已泄露公司秘密但采取補(bǔ)救措施的。三、出現(xiàn)下列情況之一者，予以辭退并酌情賠償經(jīng)濟(jì)損失：（一）故意或過失泄露公司秘密，造成嚴(yán)重后果的；（二）違反本保密規(guī)定，以謀取私利為目的泄露公司秘密的；（三）利用職權(quán)強(qiáng)制他人違反保密規(guī)定的。第十五章計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)管理規(guī)定第八十三條管理目的為規(guī)范計(jì)算機(jī)使用及網(wǎng)絡(luò)管理，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、制度化，保障辦公網(wǎng)絡(luò)狀態(tài)安全、高效、有序可控。杜絕在計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)使用中存在的不良現(xiàn)象，從而最大限度發(fā)揮信息網(wǎng)絡(luò)作用，提高工作效率，制定本規(guī)定。第八十四條硬件管理一、公司辦公類固定資產(chǎn)由綜合部門統(tǒng)一管理，使用人負(fù)責(zé)保管。計(jì)算機(jī)（及附件）使用者對計(jì)算機(jī)（及附件）的損壞、丟失負(fù)責(zé)（不可抗力原因除外），人為損壞或丟失必須照價賠償；部門共用的計(jì)算機(jī)（及附件）由部門領(lǐng)導(dǎo)指定專人保管，人為損壞或丟失由該保管人承擔(dān)，照價賠償。二、計(jì)算機(jī)管理員應(yīng)對計(jì)算機(jī)（及附件）型號、使用者及領(lǐng)用時間等有關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行詳盡、準(zhǔn)確的登記。離職時由計(jì)算機(jī)管理員對計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢查驗(yàn)收后方可辦理退機(jī)手續(xù)。三、服務(wù)器是計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的核心，由計(jì)算機(jī)管理員統(tǒng)一管理。在沒有公司領(lǐng)導(dǎo)及主管領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)情況下，任何人不得對服務(wù)器進(jìn)行操作，計(jì)算機(jī)管理員也不能將服務(wù)器委托他人管理。四、計(jì)算機(jī)（及附件）的產(chǎn)權(quán)歸公司所有，由計(jì)算機(jī)管理員統(tǒng)一管理，未經(jīng)許可任何人不得將計(jì)算機(jī)或其附件的部分或全部自行拆卸、添加、移動、撤換。五、下班后必須關(guān)閉計(jì)算機(jī)，并切斷電源。第八十五條軟件管理一、計(jì)算機(jī)軟件產(chǎn)權(quán)歸公司所有，由計(jì)算機(jī)管理員根據(jù)工作需要統(tǒng)一安裝。二、任何人不得擅自刪除、增加、修改計(jì)算機(jī)內(nèi)的軟件。計(jì)算機(jī)因工作需要安裝其它軟件須經(jīng)計(jì)算機(jī)管理員同意。第八十六條網(wǎng)絡(luò)管理一、公司網(wǎng)絡(luò)資源由計(jì)算機(jī)管理員統(tǒng)一分配，禁止擅自修改計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)參數(shù)。二、嚴(yán)禁擅自將外來設(shè)備接入公司網(wǎng)絡(luò)，計(jì)算機(jī)管理員必須定期對網(wǎng)絡(luò)使用情況進(jìn)行檢查。三、計(jì)算機(jī)使用者應(yīng)自覺遵守國家的有關(guān)法律法規(guī)，不得在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布、傳播、查閱危害公共安全、有礙政治和社會穩(wěn)定、有傷風(fēng)化的信息。四、嚴(yán)禁員工利用計(jì)算機(jī)從事與工作無關(guān)的事宜。第八十七條安全管理一、公司計(jì)算機(jī)統(tǒng)一安裝殺毒軟件和設(shè)置防火墻，并定期對殺毒軟件進(jìn)行升級。對外來文件及移動存儲設(shè)備，應(yīng)先殺毒后使用，以確保計(jì)算機(jī)的安全。二、保存有機(jī)密文件的計(jì)算機(jī)必須設(shè)置密碼，密碼由計(jì)算機(jī)管理人員統(tǒng)一設(shè)置。使用者應(yīng)妥善保管密碼，嚴(yán)禁將計(jì)算機(jī)密碼透露給其他人員。三、計(jì)算機(jī)使用者應(yīng)定期備份文件，以免計(jì)算機(jī)故障或其他原因造成文件丟失。四、嚴(yán)禁以任何方式蓄意破壞公司的計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，竊取網(wǎng)絡(luò)內(nèi)的機(jī)密信息。五、未經(jīng)計(jì)算機(jī)使用者本人同意，不得隨意使用他人的計(jì)算機(jī)。六、任何人不得隨意刪除公用共享文件夾中的文件，不得隨意設(shè)置共享文件夾。七、公司以外的人員修理計(jì)算機(jī)（及附件）時，要有公司的專業(yè)人員陪同。第八十八條監(jiān)督執(zhí)行一、違反規(guī)定將計(jì)算機(jī)或其附件的部分或全部自行拆卸、添加、移動、撤換，每發(fā)現(xiàn)一次罰款100元。如造成計(jì)算機(jī)設(shè)備損壞或網(wǎng)絡(luò)故障的，照價賠償計(jì)算機(jī)設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)故障帶來的直接或間接的損失。二、擅自刪除、增加、修改計(jì)算機(jī)內(nèi)的軟件，發(fā)現(xiàn)一次罰款100元。如造成計(jì)算機(jī)設(shè)備損壞及網(wǎng)絡(luò)故障的，照價賠償設(shè)備計(jì)算機(jī)設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)故障帶來的直接或間接的損失。三、利用計(jì)算機(jī)從事與工作無關(guān)事宜的，第一次發(fā)現(xiàn)，給予批評，并處以罰款20元；第二次發(fā)現(xiàn)，給予警告，處以50元的罰款；第三次發(fā)現(xiàn)，視為藐視公司紀(jì)律，給予嚴(yán)重警告，并處以100元的罰款。四、竊取公司機(jī)密文件的或惡意刪除所從事崗位重要文件的，給予記大過處理，并處以500元的罰款；情節(jié)嚴(yán)重的，給予撤職處理，造成損失的，追究其相關(guān)責(zé)任。第十六章固定電話使用管理規(guī)定第八十九條語言規(guī)定員工拔打外線電話，用語盡量簡潔、明確，以減少通話時間。打長途電話應(yīng)拔打IP電話。接聽外線電話時的標(biāo)準(zhǔn)用語為“您好，美炫風(fēng)公司”。第九十條行為規(guī)定一、電話鈴聲響起，在三聲后接聽。通話完畢，一般應(yīng)由打進(jìn)電話者和職務(wù)高者或長者先掛斷。二、重要事項(xiàng)的電話要做好記錄，并向部門領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。需要電話留言的，需做好書面記錄并及時轉(zhuǎn)告本人。三、接聽過程中，需要叫人來聽電話或拿文件的，放下話筒時動作要輕，辦公室其他人員不得大聲說話或喧鬧。第九十一條使用規(guī)定一、公司固定電話為辦公電話，一般情況下不允許員工撥打私人長途電話，如有急事，需長話短說，禁止電話閑聊；禁止用辦公電話撥打收費(fèi)聲訊電話，違者除如數(shù)扣繳所產(chǎn)生的費(fèi)用外，還將視情況對其進(jìn)行處罰。第九十二條監(jiān)管執(zhí)行一、部門因工作需要須配備固定電話，由部門提出書面申請，綜合部審核報(bào)批后進(jìn)行調(diào)配。二、因公司安排的特殊活動，需增加話費(fèi)時，由部門寫出書面申請經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按審批標(biāo)準(zhǔn)核報(bào)。三、各部門負(fù)責(zé)人要定期檢查本部門的電話使用管理情況。綜合部每月要查清電話異常情況。第十七章員工考勤管理規(guī)定第九十三條為規(guī)范公司考勤及休假事宜，特制定本制度。第九十四條公司全體員工必須遵守工作時間，不得遲到、早退。第九十五條工作時間：公司每周工作5天，具體時間安排：周一到周五：上午8:30-12:00，下午14:00—17:30(夏至14:30-18:00)（個別部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要安排人員值班）。第九十六條工作時間離開公司半小時以上者，需向直接上級請假。第九十七條如因工作性質(zhì)需要，員工無需按時上下班，由所屬部門提出人員名單及申請，由所在部門負(fù)責(zé)人簽意見,經(jīng)綜合部審核后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。第九十八條公司的考勤區(qū)間為每月的1號31日(或30日)。九十九因故不能正常打卡者，包括上班時間外出辦事不能打卡的員工，向直接領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)得到口頭（或書面）批準(zhǔn)后，必須當(dāng)天（最遲不超過次日下午18：00）到綜合部人事專員處說明事由，并補(bǔ)辦或補(bǔ)交有關(guān)手續(xù)證明；出差人員出差前將領(lǐng)導(dǎo)批示好的《出差申請審批單》交到綜合部登記出差，由于時間緊急出差前未來得及交審批單到綜合部的，可延緩在出差回來后次日上班（最遲不超過當(dāng)日上班下午18：00）將審批單交到綜合部。逾期未到綜合部辦理登記則按曠工處理。綜合部月末將本月特殊出勤記錄匯總交于各部門直接領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，領(lǐng)導(dǎo)不確認(rèn)當(dāng)事者特殊出勤記錄仍按曠工處理。二、如遇臨時加班，超過晚9點(diǎn)以后，每多一小時，第二天上班時間可以往后推延一小時出勤，但須以當(dāng)晚下班打卡的時間及直接領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)為準(zhǔn)。三、忘記打卡雖然事實(shí)上按時上班，但必須按上述第一條規(guī)定執(zhí)行確認(rèn)程序，每次忘記打卡按-15元/次扣發(fā)工資；每月忘記打卡超過三次按曠工一天計(jì)算，以此類推。四、月底綜合部統(tǒng)計(jì)考勤情況作為工資發(fā)放依據(jù)，出現(xiàn)出勤空缺但未及時在綜合部辦登記的，則按曠工處理。第一百條公司綜合部負(fù)責(zé)管理日?？记诩翱记诮y(tǒng)計(jì)工作，并須于每月3日前（遇節(jié)假日順延）將上月公司的考勤情況匯總后，填寫考勤匯總表。第一百零一條綜合部在收到考勤匯總表后，進(jìn)行記錄存檔。綜合部根據(jù)本制度審核考勤意見，并于每月8日前（遇節(jié)假日順延）將工資發(fā)放表交到財(cái)務(wù)管理部。第一百零二條考勤懲罰：遲到、早退在10分鐘之內(nèi)者，每次扣基本工資日薪的10%。超過10分鐘者，每次扣發(fā)基本工資日薪的50%。超過30分鐘，扣發(fā)全天基本工資日薪。曠工者，扣發(fā)基本工資日薪的2倍，連續(xù)曠工5天或一年內(nèi)累計(jì)曠工8天以上者，公司予以辭退。第一百零三條請假管理：二、病、事假期限。到崗后的試用期員工事假每月不可超過2個工作日（含），病假每月不可超過3個工作日（含），試用期間的病、事假合計(jì)不可超過5個工作日（含），否則終止試用，予以辭退。正式員工1年內(nèi)事假不可超過15個工作日，否則公司將保留采取處理措施的權(quán)利。三、審批權(quán)限請假1天以內(nèi)（含1天），部門負(fù)責(zé)人審批；請假2-3天，部門負(fù)責(zé)人意見→部門分管領(lǐng)導(dǎo)批示;請假3天以上，部門負(fù)責(zé)人意見→部門分管領(lǐng)導(dǎo)意見→總經(jīng)理批示→董事長批示。部門負(fù)責(zé)人級（含）以上級別員工請假，無論天數(shù)多少，需經(jīng)過總經(jīng)理審批。四、除事假外的其他假期,部門簽意見以后須經(jīng)綜合部核實(shí),才能上報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。所有假條都應(yīng)及時交綜合部備案。五、加班管理（一）視為加班情況確認(rèn)：各部門員工因臨時工作任務(wù)或緊急事務(wù)須在休息時間安排上班的，須填寫《加班申請/確認(rèn)表》（見附件25）報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)營班子分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可安排值班，且必須在加班后5個工作日內(nèi)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人再次簽字確認(rèn)后交綜合部備案。連續(xù)上班時間超過3小時的方可確認(rèn)為加班。（二）加班員工可安排補(bǔ)休。需申請加班補(bǔ)休的員工，原則上在加班確認(rèn)登記后3個月內(nèi)安排補(bǔ)休，在要求補(bǔ)休日的前3天遞交《加班補(bǔ)休申請表》（見附件26），經(jīng)綜合部核實(shí)可休天數(shù)，再根據(jù)請假管理中的審批權(quán)限逐級報(bào)批，連續(xù)補(bǔ)休不能超過5天。六、公司組織集體活動時（包括節(jié)假日、周末時間），除特殊情況下領(lǐng)導(dǎo)明確指示需加班外，均不得以工作為由不參加活動，請假不參加活動的均需報(bào)總經(jīng)理審批，且請假按照事假處理，無故不參加活動的按曠工處理。七、員工在把有關(guān)考勤的記錄包括請假單、加班申請/確認(rèn)表、非正常考勤單等原件交綜合部登記存檔。第十八章信息報(bào)告管理辦法第一百零四條總則一、為規(guī)范公司的內(nèi)部信息溝通，形成高效的信息溝通機(jī)制從而降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)提高管理效率，特制定本管理辦法。二、本管理規(guī)定適用于公司，遵照執(zhí)行。第一百零五條工作職責(zé)界定一、各部門信息報(bào)告工作職責(zé)和權(quán)限劃分如下：（一）公司綜合部負(fù)責(zé)公司內(nèi)的信息報(bào)告管理工作：1.負(fù)責(zé)將公司各部門的信息進(jìn)行匯總和整理；2.負(fù)責(zé)對需要發(fā)布的內(nèi)容進(jìn)行審核和修改，重大新聞事件要求于事件發(fā)生后48小時內(nèi)發(fā)布。3.如當(dāng)月公司有三件以上的重大事件，則需整理當(dāng)月的《XXX化妝品有限公司簡報(bào)》報(bào)送總經(jīng)理審批后刊發(fā)；當(dāng)月無三件以上重大事件的，該月不印發(fā)簡報(bào)。4.有權(quán)向公司各部門及催收、質(zhì)詢、核實(shí)和確認(rèn)相關(guān)信息，要求經(jīng)辦部門于事件發(fā)生后兩天內(nèi)根據(jù)公司綜合部要求提交完整的材料；如事件發(fā)生在月底，提交時間不能跨月。相關(guān)部門因故拖延，導(dǎo)致簡報(bào)不能按時印發(fā)將追究相關(guān)人員責(zé)任，該部門負(fù)責(zé)人及經(jīng)辦人每次各罰人民幣50元。（二）工作職責(zé)：發(fā)生信息相關(guān)部門負(fù)責(zé)對本公司信息進(jìn)行匯總、核實(shí)和整理后，兩個工作日內(nèi)發(fā)送至公司綜合部；如事件發(fā)生在月底，提交時間不能跨月。（三）公司各部門工作職責(zé)：各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)確定專人將本部門收集的信息進(jìn)行匯總、核實(shí)和整理后，兩個工作日內(nèi)報(bào)送公司綜合部（如事件發(fā)生在月底，提交時間不能跨月）；二、對于重大信息，應(yīng)以最快的速度即時匯報(bào)，不能延遲。（一）報(bào)告責(zé)任人必須按規(guī)定及時報(bào)告各類重大事項(xiàng)信息，因故來不及報(bào)送詳細(xì)情況的，可先進(jìn)行初報(bào)，然后根據(jù)事態(tài)進(jìn)展和處理情況，隨時進(jìn)行續(xù)報(bào)。（二）公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對需要辦理的重大事項(xiàng)報(bào)告，在3個工作日內(nèi)要做出處理批復(fù)。對突發(fā)重大事件和事故等應(yīng)急報(bào)告要特事特辦，急事急辦，不得延誤處理。（三）重大事項(xiàng)在按照領(lǐng)導(dǎo)的批復(fù)意見辦結(jié)后，公司各部門責(zé)任人要把辦理情況向公司綜合部經(jīng)理及時匯報(bào)反饋，由公司綜合部經(jīng)理上報(bào)公司總經(jīng)理和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。第一百零六條信息報(bào)告的內(nèi)容一、信息報(bào)告的主要內(nèi)容包括：（一）報(bào)告單位的重要工作動態(tài)、重要活動，包括重要會議、重大培訓(xùn)、重大人事變動、組織結(jié)構(gòu)變動、重要管理辦法和流程的變動等；（二）公司重大會議精神的貫徹落實(shí)執(zhí)行情況（會議結(jié)束后一周內(nèi)報(bào)告）；（三）區(qū)市縣級及以上的領(lǐng)導(dǎo)和重要合作單位到視察、訪問等活動的計(jì)劃及實(shí)際情況；（四）其他內(nèi)部信息。二、需要即時上報(bào)的重大信息包括：（一）法院立案、訴訟標(biāo)的在10000元及以上的案件。 （二）單位銀行賬號被法院查封，銀行還貸出現(xiàn)逾期，發(fā)生1小時內(nèi)報(bào)告。（三）重傷或死亡1人及以上的生產(chǎn)安全事故，發(fā)生1小時內(nèi)報(bào)告。（四）各類新聞媒體上涉及到的有關(guān)企業(yè)的重大負(fù)面報(bào)道，發(fā)現(xiàn)2小時內(nèi)報(bào)告。（五）其他重大信息。第一百零七條紀(jì)律與考核一、各部門負(fù)責(zé)人是第一責(zé)任人，要高度重視信息報(bào)告工作，尤其是重大信息的及時報(bào)告。二、信息報(bào)告程序中所涉及的相關(guān)責(zé)任人必須確保信息的準(zhǔn)確和及時報(bào)送，并嚴(yán)格遵守公司相關(guān)保密紀(jì)律。三、公司對信息報(bào)告程序中所涉及的相關(guān)責(zé)任人，執(zhí)行公司制定的相關(guān)獎懲辦法，視情節(jié)輕重給予當(dāng)事人對應(yīng)的獎勵或處罰。附件：信息報(bào)告格式（見附件27）公司簡報(bào)格式（見附件5）第十九章對外宣傳及公共關(guān)系管理辦法第一百零八條總則一、為明確公司與在對內(nèi)對外宣傳中各自的職能，統(tǒng)一宣傳口徑，把握宣傳工作方向，提高宣傳效能，促進(jìn)鳳凰公司企業(yè)形象、產(chǎn)品形象建設(shè)，特制定本管理辦法。二、本管理辦法所稱對外宣傳是指公司及在外界各類宣傳媒體上進(jìn)行企業(yè)形象、產(chǎn)品形象的新聞報(bào)道、廣告策劃及宣傳和通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的宣傳活動。第一百零九條工作職責(zé)界定一、公司危機(jī)公關(guān)預(yù)案由營銷管理部門組織擬定，報(bào)總經(jīng)理審批通過，營銷部是公司對外宣傳工作的執(zhí)行部門，公司綜合部是對外宣傳監(jiān)管部門，并行使對對外宣傳進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)職能。第一百一十條對外新聞宣傳一、公司對外新聞宣傳工作統(tǒng)一由營銷部負(fù)責(zé)，包括選擇媒體、撰稿、組稿以及接待安排新聞媒體來公司所進(jìn)行的采訪活動；各部門協(xié)助配合。二、新聞報(bào)道內(nèi)容無論涉及哪個部門，營銷管理部門都有責(zé)任積極配合采訪報(bào)道工作，根據(jù)要求及時提供新聞素材或撰寫新聞稿。三、對外宣傳新聞稿必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，方可定稿。未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核同意的稿件一律不得見報(bào)。四、根據(jù)業(yè)務(wù)需要可以自行聯(lián)系對外新聞宣傳事宜，但必須與營銷部溝通，并由營銷部對報(bào)道內(nèi)容進(jìn)行審核把關(guān)，必要時呈報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審核后，方可定稿見報(bào)。五、公司要充分利用網(wǎng)絡(luò)宣傳工具，及時將本企業(yè)重要新聞事件通過公司網(wǎng)站對外發(fā)布。新聞稿統(tǒng)一交由公司綜合部審核并上網(wǎng)發(fā)布。六、公司要根據(jù)需要確定若干名通訊員，負(fù)責(zé)本企業(yè)、本部門新聞事件的采寫，可由企業(yè)文化專員或行政專員擔(dān)任。通訊員要認(rèn)真履行職責(zé)，及時采寫本企業(yè)、本部門所發(fā)生的新聞事件，并報(bào)送公司綜合部，通過報(bào)刊、宣傳欄、網(wǎng)站等多種形式及時反映企業(yè)各方面發(fā)展情況。七、公司綜合部每季度對各企業(yè)的稿件報(bào)送數(shù)、采用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)公布；每年年底可視情況組織評選優(yōu)秀通訊員和先進(jìn)宣傳單位。八、公司綜合部可根據(jù)實(shí)際情況不定期組織通訊員隊(duì)伍培訓(xùn)工作，不斷提高廣大通訊員善于捕捉信息的能力和撰寫新聞等題材稿件的水平。第一百一十一條廣告宣傳一、一般性廣告宣傳的形式、時間、媒體選擇等由自行確定；需要征得代理公司同意的，須事先征求代理公司的意見。大型廣告宣傳活動統(tǒng)一由營銷部負(fù)責(zé)策劃。二、文字性廣告宣傳材料必須送公司經(jīng)營班子分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，方可發(fā)布。三、公司綜合部對廣告內(nèi)容的審核包括內(nèi)容是否真實(shí)、結(jié)構(gòu)是否合理、語句是否通順、相關(guān)數(shù)據(jù)是否口徑一致和準(zhǔn)確、有無必要進(jìn)行廣告宣傳等等。第一百一十二條公共關(guān)系管理一、公司綜合部負(fù)責(zé)公司的對外接待組織與協(xié)調(diào)，負(fù)責(zé)建立和維護(hù)公司與政府主管部門以及關(guān)聯(lián)單位的良好關(guān)系。二、公司舉辦重要的公關(guān)活動，由公司綜合部、營銷管理部共同制定具體方案并報(bào)總經(jīng)理辦公會審批后組織實(shí)施。三、公司綜合部負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)、檢查、指導(dǎo)建立針對重大負(fù)面媒體報(bào)道、嚴(yán)重公共關(guān)系危機(jī)以及涉外負(fù)面事件的應(yīng)急處理機(jī)制，提高危機(jī)管理能力。第一百一十三條附則一、本管理制度由公司綜合部制定并負(fù)責(zé)解釋。二、本管理制度與此前公司的相關(guān)管理規(guī)定，凡與本管理辦法有抵觸的，均依照本管理制度執(zhí)行。三、本管理辦法未盡事宜，執(zhí)行國家有關(guān)法律、法規(guī)和公司的有關(guān)規(guī)定。四、本管理制度從下發(fā)之日起執(zhí)行。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔湖南家輝基因技術(shù)有限公司行政管理制度新華信管理咨詢家輝公司人力資源行政部2001年12月31日精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔目錄一辦公室管理制度 1二員工禮儀規(guī)范 2三保密制度 4四內(nèi)部印章使用管理制度 8五辦公物品管理制度 11六文書管理制度 15七檔案管理制度 20八公司例會管理制度 24九出差管理制度 25十圖書管理規(guī)定 25十一電話管理制度 27十二公司用車管理制度 28十三衛(wèi)生管理制度 32精品文檔可編輯的精品文檔一辦公室管理制度為樹立和保持公司的良好形象，給全體員工提供一個良好的辦公環(huán)境，特對辦公室管理作如下規(guī)定：1．早上8：30以后公司內(nèi)嚴(yán)禁吃早餐。2．管理、營銷類員工在工作時間內(nèi)一律外著正裝，不得著運(yùn)動衣、毛衣、T恤等。正裝包括西裝、職業(yè)裝、襯衫；正裝不做色彩要求。技術(shù)類員工著裝不做嚴(yán)格要求。3．每一個員工要維持好自己的桌面衛(wèi)生及地面衛(wèi)生，下班后個人桌面須保持整潔，不許擺放任何雜物。4．不得在辦公區(qū)域內(nèi)就餐或吃零食。5．公司內(nèi)不許大聲喧嘩，不得影響他人工作,上班時間不得放音樂。6．員工間交談提倡使用普通話。7．愛護(hù)公司配置的電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、辦公桌椅。8．為了維護(hù)整體環(huán)境的整潔，公司內(nèi)的墻面不可亂寫、亂貼。9．辦公區(qū)域內(nèi)禁止吸煙，在辦公區(qū)域吸煙一支罰款50元。吸煙區(qū)為陽臺有顯著標(biāo)志處。維持良好的辦公環(huán)境是每位員工的責(zé)任，望全體員工共同遵守以上制度。二員工禮儀規(guī)范一、員工儀表儀容：

1.為樹立和保持公司良好的社會形象,實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理,公司員工應(yīng)按規(guī)定著裝。2.商務(wù)活動以及重要會議，男士穿深色西服套裝系領(lǐng)帶，夏季應(yīng)穿襯衫系領(lǐng)帶；女士宜根據(jù)不同場合，著職業(yè)套裝、套裙、時裝，盡量避免穿休閑裝。2.言行舉止大方，著裝整齊干凈，儀容潔凈。3.男士不得留長發(fā)、怪發(fā)，保持頭發(fā)整潔。女士不得留怪異發(fā)型，不畫濃妝。首飾佩戴得當(dāng)。4.員工須注意個人清潔衛(wèi)生，不留長指甲或涂染指甲。二、員工行為規(guī)范：

1.遵守國家法律法令，不做有損于國家民族利益尊嚴(yán)的事。

2.忠于職守，不做有損公司的事，時刻維護(hù)公司的利益，樹立公司的良好形象。3.與人交往，要信守承諾，遵約守時，樹立良好的企業(yè)和個人形象。4.工作場所講普通話，不得大聲喧嘩，影響他人辦公。工作場所稱呼領(lǐng)導(dǎo)為姓＋職務(wù)，不得直呼其名。5.早晨上班，與同事第一次相見應(yīng)主動招呼“早上好”或“早”，下班互道“再見”、“明天見”等用語。6.每個員工都要樹立服務(wù)意識，尊重他人的工作、生活。進(jìn)他人辦公室要先敲門，未經(jīng)人許可，任何人不得隨意翻閱或取走他人文件、資料。7.注意握手禮節(jié)，兩人以上場合中，應(yīng)由年長者或上級先伸手，等對方伸手后再握，并應(yīng)稍欠身表示尊敬。男士應(yīng)先等女士伸手后方可與女士握手。握手時應(yīng)微笑注視對方，不可左顧右盼。

8.商務(wù)活動中時刻注意自己的言談、舉止，保持良好的坐姿站勢。在公共場所不應(yīng)雙臂交叉、翹腿抖腳等不雅之舉與人交談，應(yīng)做到語調(diào)溫和，用詞準(zhǔn)確禮貌，不可粗聲大噪、手舞足蹈。9.外出乘車，下級應(yīng)坐在司機(jī)右側(cè)，后上先下。行走時應(yīng)落后領(lǐng)導(dǎo)半步至一步，遇領(lǐng)導(dǎo)迎面而來時應(yīng)主動讓路。10.在允許吸煙場合而有女士時，應(yīng)先征求女士意見，同意后方可吸煙。11.不得酗酒，特殊情況應(yīng)先征得領(lǐng)導(dǎo)同意后方可喝酒。12.隨時保持本崗位所轄范圍的清潔衛(wèi)生。13.妥善保管辦公用品，桌面物品擺放整齊有序，下班前必須將所有文稿放置妥當(dāng)防止遺失、泄密。14.注意防火、防盜，發(fā)現(xiàn)事故隱患或異常情況立即報(bào)行政部處理，消除隱患。15.不得隨便動用消防器材，主動學(xué)習(xí)使用消防器材，了解一般滅火知識。16.不得將親友或無關(guān)人員帶入工作場所。17.發(fā)現(xiàn)形跡可疑或不明身份的人及時報(bào)行政部。18.保持辦公室內(nèi)整潔。每天清理一次辦公桌面，每周五下午4：30至5：00徹底清掃一次衛(wèi)生。

三保密制度能夠長期、穩(wěn)定、高效地發(fā)展，公司秘密是指一切關(guān)系公司安全和利益，在一定時間內(nèi)只限一定范圍內(nèi)的人員知悉的事項(xiàng)。公司經(jīng)營、發(fā)展戰(zhàn)略中的秘密事項(xiàng)。公司就經(jīng)營發(fā)展作出的重大決策中的秘密義務(wù)的事項(xiàng)本公司生存、發(fā)展、經(jīng)營、人事有重大利益關(guān)系的事項(xiàng)，包括：（1）公司股份構(gòu)成、策劃方案、成本、利潤率、投資情況等（2）總體發(fā)展戰(zhàn)略、營銷策略、商務(wù)談判的相關(guān)材料、正式商務(wù)合同和協(xié)議書。（3）公司其他重大決策等。本公司生存、發(fā)展、經(jīng)營、人事有重要利益關(guān)系的事項(xiàng)，包括：尚未確定的公司重要人事調(diào)整及安排情況。（4）公司的經(jīng)營情況等。本公司生存、發(fā)展、經(jīng)營、人事有較大利益關(guān)系的事項(xiàng)，包括：各密級內(nèi)容知曉范圍1．絕密級董事會成員、監(jiān)事會成員及與絕密內(nèi)容有直接關(guān)系的工作人員。2．機(jī)密級公司主管（經(jīng)理）以上管理人員，與機(jī)密內(nèi)容有直接關(guān)系的工作人員。3．秘密級公司部門負(fù)責(zé)人以上管理人員，與秘密內(nèi)容有直接關(guān)系的工作人員。保密工作在董事會直接領(lǐng)導(dǎo)下，由總裁實(shí)施，制定相應(yīng)制度、規(guī)定、對保密工作進(jìn)行檢查、督導(dǎo)、具體核實(shí)。公司所有員工有權(quán)對違反保密制度的行為予以抵制舉報(bào)。第二十條四內(nèi)部印章使用管理制度總則第一條目的為加強(qiáng)對公司印章的制發(fā)、改正與廢止、使用及管理，特制訂本制度。第二條公司印章的定義本制度中的印章是指在公司或管理的文件、憑證文書等與公司權(quán)利義務(wù)相關(guān)的文件上，因需以公司名稱或有關(guān)部門名義證明其權(quán)威作用而使用的印章。在蓋公司印章時使用含公司名稱、部門名稱及簽名人的橡皮圖章，不得在本制度所指印章之內(nèi)?？讨?、改制與廢止第三條提起議案者公司印章的刻制、改制與廢止議案由行政部負(fù)責(zé)人提出。第四條手續(xù)行政部負(fù)責(zé)人必須在提出的議案中將新舊公司的印章種類、名稱、形式、使用范圍及管理權(quán)限加以說明。第五條刻印與改刻公司印章的刻制由行政部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)，同時，需要更換或廢止的印章應(yīng)由第八條的各管理人迅速將舊印章交還行政部。第六條廢止印章的保管年限除特別需要，由行政部將廢止印章保存三年，然后在征求原使用者的意見后再行處理。第七條失散、損毀、被盜公司印章在遇到失散、損毀、被盜的情況時，各管理者應(yīng)迅速向行政部負(fù)責(zé)人遞交說明情況的報(bào)告書，行政部負(fù)責(zé)人根據(jù)情況依照本章各條規(guī)定的手續(xù)處理。用印手續(xù)第八條蓋章審批公章的使用依據(jù)以下手續(xù)進(jìn)行：（一）公司及高級職員名章使用公司或高級職員名章時應(yīng)填寫“公司印章申請單”，寫明申請事項(xiàng)，征得部門經(jīng)理后連同需蓋章文件一并交印章管理人。（二）部門印章使用部門印章時應(yīng)填寫“公司印章申請單”，填寫用印理由，然后送交部門經(jīng)理獲認(rèn)可后，連同用印文件一并交印章管理人。第九條公司印章使用人公司印章原則上由印章管理人（行政部經(jīng)理）或文件處理人掌握，印章使用人必須嚴(yán)格控制用印范圍，仔細(xì)檢查用印申請單上是否有批準(zhǔn)人的印章。第十條用印手續(xù)的簡化常規(guī)用印或需要再次用印的文件，如事先與印章主管人取得聯(lián)系后，有文字證明者可省去填寫申請單的手續(xù)。最后，印章主管人應(yīng)將文件名稱及制發(fā)文件人姓名記入一覽表，以備查考。用印要領(lǐng)第十一條用印原則公司印章的用印按照以下原則進(jìn)行。（一）公司、部門名章，分別用于以各自名義行文時。（二）職務(wù)名稱印章在分別以職務(wù)名義行文時使用。第十二條用印方法公司印章的用印方法有以下幾條：（一）公司印章應(yīng)蓋在文件下面。（二）蓋印文件必要時應(yīng)蓋騎縫印。（三）公司印章的蓋章處除有另行規(guī)定或文件形式無固定要求之外，一般參照以下規(guī)定進(jìn)行。1．公司名稱章名稱章一般蓋于公司名稱、部門名稱的右側(cè)，但公司名章與職務(wù)名章并用時應(yīng)蓋在名稱中間或豎寫名稱的下方。2．職務(wù)名章蓋在職務(wù)名稱的右下方。如豎式書寫應(yīng)蓋于下方。（四）蓋公司名章除特殊規(guī)定外，一律用朱紅印泥。（五）張數(shù)較多，須蓋章的材料，在得到總裁的批準(zhǔn)后，可采取印刷方式。五辦公物品管理制度為使公司辦公物品管理工作規(guī)范化，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制訂本制度。辦公物資的采購及發(fā)放原則：保證供應(yīng)、方便工作、節(jié)省開支。采購需從實(shí)際需要出發(fā)，嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行。員工使用辦公用品和設(shè)備時要珍惜愛護(hù)，杜絕破壞和浪費(fèi)。本制度所指辦公物資包括：1．文具、紙張等文案用品；2．辦公桌椅、檔案柜等家俱器具；3．話機(jī)、傳真機(jī)、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等辦公機(jī)具設(shè)備；4．電扇、空調(diào)等家電設(shè)備等。各部門所需的辦公物資要統(tǒng)籌計(jì)劃，納入年度預(yù)算計(jì)劃當(dāng)中，經(jīng)批準(zhǔn)后，按月制訂具體計(jì)劃。辦公物資的采購及發(fā)放實(shí)行集中管理，由行政部負(fù)責(zé)，具體細(xì)則如下：辦公物資的月度采購。各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)批準(zhǔn)的月度費(fèi)用預(yù)算，結(jié)合本部門的實(shí)際需要，填寫“月度采購申請單”，將本部門下月需用的辦公物資分類填寫清楚，并于每月28日前報(bào)至行政部，行政部審查是否在預(yù)算之內(nèi)。如在預(yù)算外，行政部要求各部門重新填單，如在預(yù)算內(nèi)，行政部簽署意見后，報(bào)公司總監(jiān)批準(zhǔn)。辦公物資的臨時采購。各部門因臨時或預(yù)算外需要而申請采購時，應(yīng)填寫“采購申