文書的處理知識講義課件

項目四文書的處理

任務一、行文制度認知任務二、發(fā)文處理任務三、發(fā)文處理項目四文書的處理

任務一、行文制度認知1本章學習目標……

1.知識目標了解行文關(guān)系和行文方向，掌握行文規(guī)則；掌握發(fā)文處理和收文處理程序。2.技能目標能夠按照行文規(guī)則正確行文；能夠按照收文、發(fā)文處理程序和規(guī)范進行收發(fā)文。3.素質(zhì)目標按照未來職業(yè)崗位要求，能夠態(tài)度端正、準備充分、表演認真、效果較好地模擬收發(fā)文處理。本章學習目標……1.知識目標2案例導入請思考一下這個案例中有什么問題？一天早上，某市××局辦公室主任剛上班，正要外出開會的局長急忙叫住他，說本局所屬企業(yè)下崗職業(yè)再就業(yè)中遇到急需解決的××問題，必須向市政府請求指示。為使問題盡快得到解決，并使所屬企業(yè)了解事情辦理過稱，爭取工作上的主動，局長交代辦公室主任盡快寫一份《關(guān)于請求指示本局所屬××企業(yè)下崗再就業(yè)中××問題的報告》直接報送市政府并報王副市長，同時將此報告抄送給本局所屬下級企業(yè)和各部門。因是局長布置的工作，辦公室主任不敢拖沓，中午加班將報告寫好，下午一上班就派人將報告直接送到市政府王副市長的秘書手中，并打電話向下屬企業(yè)和部門通報了報告的內(nèi)容，講明陸續(xù)將報告發(fā)下去。

案例導入請思考一下這個案例中有什么問題？3簡析行文首先應確有必要，其次根據(jù)行文內(nèi)容和目的選定主送機關(guān)和文種，最后遵守行文規(guī)則。在本案例中，某局所屬企業(yè)下崗職工再就業(yè)遇到較大問題，需要向市政府請求指示，具有行文的必要。但行文目的不是匯報情況，而是請求指示，因此行文用“報告”文種不妥，應用“請示”。另外，行文規(guī)則要求上級機關(guān)的請示不能同時抄送下級機關(guān)，故該局向下級電話通報行文內(nèi)容和將請示下發(fā)的做法是錯誤的。還有，按規(guī)定除上級機關(guān)負責人交辦事項外，不得以下級機關(guān)名義向上級機關(guān)負責人報送請示，所以該局將行文直接送市政府某副局長的做法也是不妥的。簡析行文首先應確有必要，其次根據(jù)行文內(nèi)容和目的選定主送機4任務一行文制度認知行文制度是指收發(fā)文機關(guān)之間行文必須遵守的行文準則和規(guī)定。行文制度包括三個要素：行文關(guān)系、行文方式、行文規(guī)則。任務一行文制度認知行文制度是指收發(fā)文機關(guān)之間行5一、行文關(guān)系行文關(guān)系是收發(fā)文機關(guān)之間文件的往來關(guān)系。行文關(guān)系分為兩類：隸屬關(guān)系和非隸屬關(guān)系1、隸屬關(guān)系是同一系統(tǒng)之間領導與被領導之間的關(guān)系，是上下級之間的關(guān)系。2、非隸屬關(guān)系是行文機關(guān)之間，不是上下級的關(guān)系，沒有領導與被領導的關(guān)系。包括：1）上下級業(yè)務部門之間的指導與被指導關(guān)系（業(yè)務指導關(guān)系）；2）非同一系統(tǒng)的機關(guān)之間，無論級別高低，沒有領導與被領導的關(guān)系，也無上下級業(yè)務部門的指導關(guān)系。（不相隸屬關(guān)系）；3）不同系統(tǒng)或同一系統(tǒng)的同級機關(guān)之間的關(guān)系（平行關(guān)系）。一、行文關(guān)系行文關(guān)系是收發(fā)文機關(guān)之間文件的往來關(guān)6二、行文方式1.下行文：逐級下行文、多級下行文、直達基層組織和群眾的行文2.上行文：逐級上行文、多級上行文、越級上行文3.平行文二、行文方式1.下行文：逐級下行文、多級下行文、直達基層組織7三、行文規(guī)則1、行文應當確有必要，注重效用2、不得隨意越級行文3、政府各部門行文規(guī)則4、聯(lián)合行文規(guī)則1)聯(lián)合行文要明確主辦單位。2)有隸屬關(guān)系的機關(guān)之間不能聯(lián)合行文；3)聯(lián)合行文的單位數(shù)量要嚴格控制；三、行文規(guī)則1、行文應當確有必要，注重效用8三、行文規(guī)則5.協(xié)商一致的原則1）公文涉及其它部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，須事先與有關(guān)部門協(xié)商取得一致意見；2）未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。6.重要行文的抄送1）向下級機關(guān)的重要行文，應當同時抄送直接上級機關(guān)2）請示上報時不得下下級機關(guān)抄送7.請示、報告、意見的行文規(guī)則8.受雙重領導的機關(guān)行文

三、行文規(guī)則5.協(xié)商一致的原則9任務二文書處理程序認知主要內(nèi)容包括：一、文書處理程序的概念二、文書處理程序的特點三、文書處理程序圖任務二文書處理程序認知主要內(nèi)容包括：10一、文書處理程序的概念

文書處理程序是指文件在機關(guān)內(nèi)部運轉(zhuǎn)處理過程中所經(jīng)過的一系列環(huán)節(jié)。這些環(huán)節(jié)前后銜接、環(huán)環(huán)緊扣、排列有序，形成一個有序的整體，構(gòu)成一個文書運轉(zhuǎn)與處理的科學流程。文書處理程序由發(fā)文處理程序、收文處理程序、文件管理三個部分構(gòu)成。一、文書處理程序的概念11二、文書處理程序的特點（一）確定性1、文書處理程序的各個環(huán)節(jié)是相對獨立且有確定的；2、各個環(huán)節(jié)的排列順序是相對穩(wěn)定的，不得任意刪減環(huán)節(jié)和任意顛倒前后環(huán)節(jié)；3、實際工作中可以對某些環(huán)節(jié)進行合并辦理，但不得省略。

二、文書處理程序的特點（一）確定性12二、文書處理程序的特點（二）連續(xù)性1、文書處理的各個環(huán)節(jié)是緊密銜接、前后連貫的一個統(tǒng)一整體；2、運用文書處理程序時不得顛倒順序或隨意增刪環(huán)節(jié)；3、不同類型、不同大小的機關(guān)在具體運用時可以有一定的靈活性。二、文書處理程序的特點（二）連續(xù)性13二、文書處理程序的特點（三）規(guī)范性1、文書處理的每一個環(huán)節(jié)都有特定的要求和規(guī)范；2、規(guī)范性是文書處理的質(zhì)量要求；3、規(guī)范性是文書處理工作所追求的最終目標。4、規(guī)范性體現(xiàn)在文書工作的內(nèi)容、工作方向、工作方式等方面。二、文書處理程序的特點（三）規(guī)范性14三、文書處理程序圖擬稿復核簽發(fā)審核簽收分發(fā)用印承辦擬辦批辦注結(jié)傳閱平時歸檔外部傳遞繕印分發(fā)收文登記復文發(fā)文登記催辦請辦三、文書處理程序圖擬稿復核簽發(fā)審核簽收分發(fā)用印承辦擬辦批辦注15任務三發(fā)文處理主要內(nèi)容包括：草擬→審核→簽發(fā)→復核→繕印→校對→用印→登記→分發(fā)任務三發(fā)文處理主要內(nèi)容包括：16案例引入情景：2010年12月4日上午，公司總經(jīng)理辦公會議提出開展年終總結(jié)和考評評比工作，并對一年來工作積極、成績突出的員工進行表彰。公司領導要求辦公室制發(fā)員工年度考核評比通知，具體工作由人力資源部組織實施。辦公室羅主任將通知的起草任務交給了劉秘書。12月4日下午，劉秘書將附有發(fā)文審批單的《關(guān)于做好2010年度考核評比工作的通知》草稿交給羅主任審核。審核完后，劉秘書將審核稿送至黃總經(jīng)理簽發(fā)。12月5日上午，劉秘書又仔細檢查了通知的正文內(nèi)容，將經(jīng)領導簽發(fā)的通知編上發(fā)文字號，即寧宏遠辦【2010】30號，寫在發(fā)文審批單的相應欄內(nèi)，確認無誤后，便把這份發(fā)文稿拿到文印室，交給打字員小周，要求其打印成正稿。半小時后，劉秘書將打印好的文件正稿從文印室取回，送機要室逐一蓋章，并在發(fā)文登記簿上填寫好相關(guān)內(nèi)容。12月5號下午，劉秘書將文件發(fā)送至各部門。案例引入情景：2010年12月4日上午，公司總經(jīng)理辦公17一、草擬草擬包括交擬和起草兩個步驟。交擬是領導或文秘部門負責人向擬稿人交待撰擬任務的過程。由單位的領導人和文秘部門的負責人實施。起草由秘書人員或相關(guān)業(yè)務人員實施。具體要求：1、符合國家法律、法規(guī)及其它有關(guān)規(guī)定。2、情況確實，觀點明確，表述準確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅簡短。一、草擬草擬包括交擬和起草兩個步驟。18一、草擬

3、公文文種根據(jù)行文目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)和與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定。4、擬制緊急公文，應當體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。5、人名、地名、數(shù)字、引文準確。引文先引標題，后引發(fā)文字號，日期注明年月日。一、草擬19一、草擬6、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次為：一、（一）、1、（1)。7、使用國家法定計量單位。8、文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，第一次出現(xiàn)時應注明準確的中文譯名。9、公文中的數(shù)字除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略詞、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。一、草擬6、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次為：一、（一）、1、20二、審核審核又稱核稿，是指文稿在送領導簽發(fā)以前，對文稿的內(nèi)容、體式等方面進行全面的檢查審定。1、審核工作由文秘部門負責人或資深秘書負責。審核主要是把好三關(guān)：行文關(guān)、文字關(guān)、政策關(guān)。2、審核的重點。1）是否需要行文，這是審核的重要先決條件；2）行文方式是否恰當；3）是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求；4）公文格式是否符合《辦法》的規(guī)定；5）文字表達是否符合要求。二、審核審核又稱核稿，是指文稿在送領導簽發(fā)以前，21三、簽發(fā)簽發(fā)是單位主管領導對已經(jīng)審核的文稿進行最后的審定，在發(fā)文稿紙上簽署批準發(fā)文的意見，并簽署自己的姓名和日期的環(huán)節(jié)。1、簽發(fā)是發(fā)文處理程序中最重要的一個環(huán)節(jié)，文稿一經(jīng)簽字，草稿就轉(zhuǎn)為定稿，文字內(nèi)容不得再行改動。2、簽發(fā)是領導人行使職權(quán)的一種表現(xiàn)，簽發(fā)人對代表本單位的發(fā)出的文件負有完全責任。三、簽發(fā)簽發(fā)是單位主管領導對已經(jīng)審核的文稿進行最22三、簽發(fā)3、簽發(fā)的原則涉及全局性的重要文件，由主要領導人簽發(fā)，涉及其中一方面問題的文件，由主管領導簽發(fā)；涉及某一方面而且政策性強、問題重大、問題設計面廣的文件，由主管領導人審核后，送主要領導人簽發(fā)；一般性文(函)件，可以授權(quán)相關(guān)人員代簽發(fā)。三、簽發(fā)3、簽發(fā)的原則23三、簽發(fā)4、簽發(fā)具體要求1）簽發(fā)人須在發(fā)文稿紙的簽發(fā)欄內(nèi)簽發(fā)；2）簽發(fā)要注明三項內(nèi)容：簽發(fā)意見（發(fā)、印發(fā)、急發(fā)、同意發(fā)等）；簽發(fā)人的姓名（最好是全名）；簽發(fā)日期（年月日）；3）需核簽或加簽的文件，要明確填寫“請××審閱后發(fā)出”等字樣；4）經(jīng)授權(quán)或委托代簽的，要明確寫上“代簽”字樣。5)聯(lián)合發(fā)文時，應先由主辦單位簽發(fā)，再送請相關(guān)單位或部門領導人會簽。三、簽發(fā)4、簽發(fā)具體要求24三、簽發(fā)簽發(fā)：辦公室審核：部門審核：擬稿人：文件標題：附件：發(fā)文字號：密級：主送單位：抄送單位：打印份數(shù)：年月日印發(fā)

×××（單位名稱）發(fā)文用紙三、簽發(fā)簽發(fā)：辦公室審核：部門審核：擬稿人：文件標題：附件：25四、復核復核是公文在正式印制前，文秘部門對其進行復查審核，主要包括：審核處理程序、附件材料、文件格式等。1、審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備；2、附件材料是否齊全；3、格式是否統(tǒng)一、規(guī)范。復核無誤，應編發(fā)文字號，確定印制份數(shù)，注明文件的發(fā)受范圍、時限和秘級，準備繕??；復核有誤，應按程序退回復審。四、復核復核是公文在正式印制前，文秘部門對其進行26五、繕印繕印是根據(jù)定稿制作文件正本的過程?？樣∈前l(fā)文處理程序中須注意細節(jié)的一個環(huán)節(jié)。要嚴肅認真、準確細致，以保證文件制作的質(zhì)量。五、繕印繕印是根據(jù)定稿制作文件正本的過程。27五、繕?。樣≈袘⒁獾氖马棧?、必須忠實定稿，不得隨意改動原稿的文字、標點、格式、段落，并保護好定稿；2、版面設計要美觀大方；用紙、格式、印刷要符合《國家行政機關(guān)公文格式》中的規(guī)定；要防止出現(xiàn)多頁、缺頁、倒頁問題；3、注意繕印過程中的保密工作，秘密文書應有專人負責并在指定繕印地點印制，并對印制的底版、校樣等進行嚴格管理，防止失密或泄密。4、建立繕印程序中的登記制度。五、繕印（繕印中應注意的事項）1、必須忠實定稿，28六、校對校對是繕印中的一個環(huán)節(jié)。是指以簽發(fā)的定稿為底本，對繕印的校樣進行格式和文字核對校正工作。校對時應注意的問題：1、初校與復校相結(jié)合；2、以定稿為依據(jù)；3、要校改的文字要牽出版芯；4、校對后要全面復查，復查無誤后，在校樣上簽字，然后付印。六、校對校對是繕印中的一個環(huán)節(jié)。是指以簽發(fā)的定稿29六、校對校對的方法：1.看校：是只看校樣不看原稿的校對。2.對校：是用校樣對照原稿進行校對。3.讀校：是兩個人一起校對。4.折校：把校樣放在桌子上，把原稿折起來，使靠邊一行的文字與校樣上的文字靠近，兩手拇指與食指夾住原稿，逐字、逐句、逐個標點符號對照。校對一般要進行一校、二校、三校3個校次。六、校對校對的方法：30七、用?。ㄉw章）用印是指在需要用印的文件上加蓋發(fā)文單位印章的程序。用印是公文生效的標志。單位印章由文秘部門指定的專人負責，并建立一定的用印制度。單位要建立用印登記制度，在用印前填寫《用印登記簿》上相關(guān)欄目和內(nèi)容。七、用?。ㄉw章）用印是指在需要用印的文件上加蓋發(fā)31七、用印（蓋章）（用印注意事項）1、用印須經(jīng)有關(guān)負責人批準，并由掌管單位印章的專人經(jīng)手進行；2、用印文件的制發(fā)機關(guān)必須與印面一致，文件內(nèi)容與定稿一致；3、用印時位置準確，印文要端正清晰；4、根據(jù)發(fā)文印數(shù)核實用印的份數(shù)，不得蓋空白印；5、送印刷廠印制的文件，如需套機關(guān)印章，應派專人送取；6、通過報刊發(fā)布文件，簽發(fā)稿上應加蓋印章。七、用印（蓋章）（用印注意事項）1、用印須經(jīng)有關(guān)32八、登記登記是指文件用印之后封發(fā)之前，對文件主要內(nèi)容進行登記檢查的環(huán)節(jié)。1、登記的作用：便于對發(fā)文管理、統(tǒng)計和核查。2、發(fā)文登記形式為薄本式登記簿，一般每年一冊。每一個單位一般有三種發(fā)文登記簿。內(nèi)收發(fā)的《發(fā)文登記簿》、內(nèi)收發(fā)對外收發(fā)的《送文登記簿》和外收發(fā)的《發(fā)文登記簿》。

八、登記登記是指文件用印之后封發(fā)之前，對文件主要33八、登記順序號登記日期發(fā)文字號文件標題密級緊急程度主送機關(guān)抄送機關(guān)份數(shù)歸卷情況備注內(nèi)收發(fā)的《發(fā)文登記簿》的登記項目：八、登記順登發(fā)文密緊主抄份歸備內(nèi)收發(fā)的《發(fā)文登記簿》的登記項34八、登記順序號登記日期封皮號發(fā)往機關(guān)發(fā)往方式簽收時間簽收人備注內(nèi)收發(fā)對外收發(fā)的《送文登記簿》的登記項目：八、登記順登封發(fā)發(fā)簽簽備內(nèi)收發(fā)對外收發(fā)的《送文登記簿》的登記35八、登記外收發(fā)的《發(fā)文登記簿》的登記項目：發(fā)文字號發(fā)文日期發(fā)文機關(guān)文別受文單位文件標題份數(shù)八、登記外收發(fā)的《發(fā)文登記簿》的登記項目：發(fā)文字號發(fā)文36九、分發(fā)分發(fā)是指對印制完畢、需要發(fā)出的文件按發(fā)放范圍進行分裝和發(fā)送的環(huán)節(jié)。1、分發(fā)環(huán)節(jié)由文秘部門的內(nèi)收發(fā)承擔，主要工作內(nèi)容是書寫封面、裝入文件、封口和發(fā)送。2、分發(fā)前要清點份數(shù)、檢查公章、有無缺頁倒頁現(xiàn)象；根據(jù)主送、抄送機關(guān)分別裝封，如有需要還要加蓋密級、急件印戳，核對無誤后，將封口封緘。3、分裝時急件、密件、普通件要分別裝封；封面書寫要工整、規(guī)范；份數(shù)準確；封口要嚴實。九、分發(fā)分發(fā)是指對印制完畢、需要發(fā)出的文件按發(fā)放37十、分發(fā)分發(fā)方式：直接送達、郵遞、機要傳遞和專人遞送，不得托人代送。1）送給本單位領導及單位各部門的文件，可由秘書人員直接送達2）機要傳遞是將文件交送機要機構(gòu)，由機要機構(gòu)派專人送達收文機關(guān)或送當?shù)貦C要通信部門傳送的文件傳送方式3）絕密文件或特別緊急的重要文件，最好派專人遞送。轉(zhuǎn)送必須實行兩人護送制4）發(fā)往外地的文件，可以采用郵遞的方式十、分發(fā)38九、分發(fā)

發(fā)送時的注意事項：

1、郵遞應準備回執(zhí)，機要遞送和專人遞送要有交接手續(xù)，履行簽字手續(xù)。2、會議發(fā)送的公文應向會議所在單位發(fā)送“會議文件目錄”或“會議文件通知單”，以確保收文完整準確。3、發(fā)文封裝后，要及時將定稿和存本歸檔。如是復文還須進行“注辦”。九、分發(fā)發(fā)送時的注意事項：39發(fā)文處理知識點草擬1領導人秘書部門領導秘書人員業(yè)務人員交擬起草審核秘書部門領導審核重點簽發(fā)23簽發(fā)原則和要求、簽發(fā)人復核4文秘部門繕印5復核內(nèi)容分發(fā)9內(nèi)收發(fā)分發(fā)內(nèi)容方式注意事項有關(guān)領導文秘部門校對6注意事項文秘部門用印7文秘部門登記8登記形式內(nèi)、外收發(fā)注意事項注意事項校對方法發(fā)文處理知識點草擬1領導人秘書人員交擬起草審核秘書部審核簽發(fā)40案例思考某省文物局為落實國家文物局的文物普查工作要求，需向全省各地市發(fā)一個《某省文物局關(guān)于認真做好文物普查工作的通知》。局領導責成局秘書小陳起草該文件。小陳寫完初稿后，本想找領導過目。但領導外出開會，需五天后才能回來。小陳覺得這份文件內(nèi)容簡單，不會出什么差錯，就自作主張將草稿交打字員小李打印。小李與小陳關(guān)系不錯，不好意思拒絕。文件打印好后，小陳找辦公室齊主任蓋公章。齊主任發(fā)現(xiàn)該份文件既沒有填寫發(fā)文稿紙，也沒有經(jīng)局長簽發(fā)，就沒有給該文件蓋印、登記，等局長回來后再作處理。請思考：秘書小陳有錯嗎？如果有，錯在哪里？案例思考某省文物局為落實國家文物局的文物普查工作要求，需41任務四收文處理任務四收文處理42案例引入情景：2010年4月25日，宏遠機電股份有限公司辦公室收到省機械行業(yè)管理辦公室的一份《關(guān)于召開2010年度全省機械（汽車）工業(yè)企業(yè)通信工作會議的通知》，得知該會將于5月20日在南京召開。秘書小陳收到文件后，先進行了登記，然后取出文件處理單，填上基本內(nèi)容，交給了辦公室羅主任擬辦。擬辦內(nèi)容為：“擬請信息中心參加會議。妥否，請王總批示。”小陳將文件處理單附在通知原件上趕緊交給了王總，半小時后王總審閱完畢，小陳將其取回。王總的批示意見為：“同意。請信息中心李主任與會。”這時，羅主任對小陳說：“5月19日之前要注意催辦一下，別忘記了?！?月22日，李主任從南京開會回來，在文件處理單上填好了辦理結(jié)果、辦理日期和其他有關(guān)內(nèi)容，然后和通知原件一起交還了陳秘書。至此，這份通知便進入了整理階段。案例引入情景：2010年4月25日，宏遠機電股43一、簽收簽收是指收到文件后收件人在對方的文件投遞單或送文簿上簽字，表示收到。簽收時需要對收到的文件進行審核，檢查清點。1、外收發(fā)的工作。對郵遞員、通訊員送來的信件進行審核，按封皮作檢查：1）查文件實際件數(shù)與回執(zhí)清單或發(fā)文登記數(shù)是否一致；2）查來文是否屬于本機關(guān)收文；3）查是否為急件、密件，急件隨到隨轉(zhuǎn)，密件轉(zhuǎn)機要室；4）查封口是否完好，如有拆動，需當場聲明。經(jīng)上述審核無誤，方能簽名驗收。一、簽收簽收是指收到文件后收件人在對方的文件投遞44一、簽收2、內(nèi)收發(fā)的工作。對外收發(fā)送來的文件進行啟封審核。內(nèi)收發(fā)啟封的權(quán)限為：整個機關(guān)名義收；領導同志收；負責同志收的文件。啟封后的工作：檢查正件、附件及文件頁碼是否齊全，有無短少，如附有匯票、收據(jù)等，應及時送財務部門。收文審核后，內(nèi)收發(fā)加蓋收文章進行收文登記。一、簽收2、內(nèi)收發(fā)的工作。對外收發(fā)送來的文件進行啟封審45二、收文登記收文登記是文秘部門對收到的文件按一定的形式進行逐項登記的環(huán)節(jié)。收文登記由單位內(nèi)收發(fā)承擔。1、收文登記的項目：收文時間來文單位發(fā)文字號文件標題密級緩急時限份數(shù)承辦部門復文號歸卷號二、收文登記收文登記是文秘部門對收到的文件按一定的形46二、收文登記2、收文登記應注意的事項1）收文登記時黨內(nèi)文件和行政收文要分開登記；2）收文數(shù)量多的單位可以分類登記，如：上級機關(guān)來文、平級和不相隸屬機關(guān)來文、下級機關(guān)來文；3）收文較少的單位統(tǒng)一登記，不分類別。

二、收文登記2、收文登記應注意的事項47二、收文登記3、收文登記的范圍。不必有文必登，視重要程度和單位的實際情況而定。需要登記的文件：不需要登記的文件：1.上級機關(guān)的指導性的、參閱性或需要辦理的文件。2.下級機關(guān)的請示性、報告性文件。3.帶有密級的重要資料。1.領導人的親啟件。2.事務性的通知、便函等。3.一般性的簡報。4.公開的和內(nèi)部不保密的出版物。5.已經(jīng)被其他文件包括的文件。

二、收文登記3、收文登記的范圍。不必有文必登，視重要程度和單48二、收文登記4、收文登記的形式。收文登記的形式有薄冊式、聯(lián)單式和卡片式三種。1）薄冊式登記。是用裝訂成冊的登記簿進行登記。薄冊式登記一般采用大流水號順序登記，易于保存。小單位收文登記簿一年一冊；大單位采用分類登記簿登記。采用簿冊式登記的文件，如果該文件需要承辦或回復的文件，必須填寫《文件處理單》，并將其貼在文件的首頁上，隨文件運轉(zhuǎn)和歸檔。二、收文登記4、收文登記的形式。收文登記的形式有49二、收文登記

文件處理單

編號：收文時間：年月日來文單位文件號密級文件份數(shù)文件標題內(nèi)容摘要附件主辦部門擬辦意見傳閱欄傳閱人日期批辦意見辦理結(jié)果二、收文登記文件處理單50二、收文登記

2）聯(lián)單式登記。是同時填寫兩聯(lián)或兩聯(lián)以上登記單的登記形式。以四聯(lián)單形式為多。第一聯(lián)貼在收文前面，隨收文運轉(zhuǎn)；第二聯(lián)由內(nèi)收發(fā)保存，按順序裝訂后作為總收文登記簿；第三聯(lián)由文秘部門留作催辦憑據(jù)；第四聯(lián)送交檔案室，等待文件辦理完畢后整理登記。3）卡片式登記。是采用單份卡片進行收文登記的形式。二、收文登記51三、審核收到下級單位上報的需要辦理的公文，文秘部門應當進行審核。三、審核收到下級單位上報的需要辦理的公文，文秘部門應當進行審52四、分送分送是對收到的各類文件材料按照一定范圍和運行辦法送給有關(guān)領導和承辦部門閱知和辦理。1.對于重要文件以及文書人員不能判定由哪個部門承辦的文件，應及時送辦公部門負責人或領導人進行擬辦或批辦，然后根據(jù)批示意見進行分送；2.對那些屬于日常事務性的已有明確分工的文件，按主管業(yè)務的分工范圍直接分送給有關(guān)部門或承辦人。四、分送分送是對收到的各類文件材料按照一定范圍和運行辦法53四、擬辦擬辦是對需要辦理和答復的收文提出的初步辦理意見，以供領導批辦時參考。擬辦一般由文秘部門負責人承擔，簡明扼要地擬出切實可行的意見，填寫在《文件處理單》的“擬辦意見”欄內(nèi)，并簽注擬辦人的姓名及擬辦日期。

四、擬辦擬辦是對需要辦理和答復的收文提出的初步辦54四、擬辦擬辦的方法和要求（詳見152頁）1）上級發(fā)來的公文；2）下級單位報送的請示；3）平級單位的來文。四、擬辦擬辦的方法和要求（詳見152頁）55五、批辦批辦是機關(guān)領導人將來文和附送的擬辦意見審閱后，對文件如何辦理、辦理原則和辦理過程中應注意的問題做出最后決定，并在文件處理單上加以批示的環(huán)節(jié)。批辦是具有決策意義的環(huán)節(jié)，是領導行使職權(quán)的具體體現(xiàn)。批辦由單位領導人負責，批辦意見填寫在“文件處理單”的“批辦意見”一欄內(nèi)，要注明具體的批辦意見、簽名、署日。五、批辦批辦是機關(guān)領導人將來文和附送的擬辦意見審56五、批辦秘書要輔助領導做好批辦工作。1.要控制批辦范圍，及時準確地報送需要批辦的公文，不能把收進的文書一一報送批辦。2.輔助領導對來文做出三種明確的批辦內(nèi)容：指明文件處理的原則和方法；確定承辦部門和時間；簽署姓名和日期。五、批辦秘書要輔助領導做好批辦工作。57六、傳閱傳閱是安排多人閱看同一份文件。秘書部門根據(jù)領導人的批示或授權(quán)，按照一定的程序?qū)⒐乃椭劣嘘P(guān)領導或部門閱知。對于閱件要安排相關(guān)人員閱讀。1.傳閱的方式：輪輻式傳閱法。2傳閱順序：由管理層到一般層，具體說就是先辦理、后閱知；先主辦、后協(xié)辦；先正職、后副職的次序分送.保證主要領導、主管領導和主管業(yè)務部門的需要。六、傳閱傳閱是安排多人閱看同一份文件。秘書部門根58六、傳閱進行傳閱要根據(jù)文件的內(nèi)容、緩急程度，遵循先主辦、后協(xié)辦原則，分清主次。在傳閱過程中，秘書應加強對傳閱文件的控制，履行必要的傳閱手續(xù)，不能讓文件在閱文人之間自由流動。六、傳閱59七、承辦承辦是遵照領導人對文件的批辦意見，根據(jù)來文的內(nèi)容和要求，由有關(guān)職能部門或個人承接辦理來文并予以貫徹落實的工作程序。承辦包括辦文和辦事兩個方面的內(nèi)容。1、辦事。辦事是落實文件中要求辦理執(zhí)行的相關(guān)事項。承辦要注意以下幾點：1）明確承辦人、承辦事項、承辦期限；2）領會領導批辦意見，如實按領導意圖落實文件；3）涉及若干部門，主辦部門與協(xié)辦部門要協(xié)調(diào)一致，相互協(xié)商。七、承辦承辦是遵照領導人對文件的批辦意見，根據(jù)來60七、承辦2、辦文。辦文是針對收文的擬稿回復，即辦理復文。復文是收文處理的一個環(huán)節(jié)，又是發(fā)文處理的起始階段。復文要注意的幾點要求：1）領會擬辦和批辦意見，據(jù)此復文；2）研究文件內(nèi)容，屬于自己承辦的要及時回復；3）批辦意見要求本部門牽頭與其它部門聯(lián)合復文的，會簽后，再報領導審批；4）內(nèi)容涉及以前的收文或其它材料，要查找有關(guān)文件作為復文的參考。七、承辦2、辦文。辦文是針對收文的擬稿回復，即辦61八、催辦催辦，是指按照文件的辦理時限，秘書部門對承辦工作進行檢查和催促，防止文件處理的漏辦和延誤。催辦是文秘人員對尚未辦結(jié)的文件進行控制。文秘部門可以采用電話催辦、信函催辦、專程面催、開會催辦等方式負責催辦送負責人批示或交有關(guān)部門辦理的文件，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。八、催辦催辦，是指按照文件的辦理時限，秘書部門對62八、催辦來文機關(guān)發(fā)文號收文號文件標題收到年月日交辦年月日領導指示承辦單位催辦情況

催辦登記卡：八、催辦來文機關(guān)發(fā)文號收文號文件標題收到63九、注辦注辦是指對公文承辦的情況和結(jié)果由經(jīng)辦人在公文處理單上所做的簡要說明。注辦內(nèi)容：1、一般傳閱文件在傳閱完后由文書人員注明閱畢的日期；2、需要復文的注明“已復文”，并注明復文的日期和文號；3、用口頭或電話回復的注明時間、地點、接話人、主要內(nèi)容等，并由承辦人簽字；4、不需復文的文件注明“已辦”、“已閱”、“已摘記”等字樣。九、注辦注辦是指對公文承辦的情況和結(jié)果由經(jīng)辦人在64九、注辦注辦文字可寫在文件首頁的右上方，附有《文件處理單》（傳閱單）的，要在單上記載。在收文登記簿中登記了的文件，在“處理情況”欄中注明。九、注辦注辦文字可寫在文件首頁的右上方，附有《文件處理單65案例天地公司辦公室收到上級主管部門的一份“關(guān)于加強安全保衛(wèi)工作的通知”，行政經(jīng)理批示，由保衛(wèi)處牽頭，辦公室、宣傳部協(xié)助開展安全保衛(wèi)工作。請問該文的傳閱的方式和順序如何？秘書應該采取怎樣的控制手段？案例天地公司辦公室收到上級主管部門的一份“關(guān)于加強安全保66收文處理程序圖簽收1外收發(fā)內(nèi)收發(fā)按封皮檢查啟封范圍檢查內(nèi)容蓋章登記內(nèi)收發(fā)登記項目注意事項登記范圍登記形式分送23內(nèi)收發(fā)擬辦4文秘部門負責人批辦5領導人擬辦方法和要求承辦（辦件）6傳閱（閱件）6辦事、辦文順序、方式7注辦催辦催辦7個人或業(yè)務部門個人或業(yè)務部門8經(jīng)辦人注辦內(nèi)容秘書的職責收文處理程序圖簽收1外收發(fā)內(nèi)收發(fā)按封皮啟封范圍登記內(nèi)收發(fā)登記67情景設計一情景：2009年9月30日外收發(fā)小王收到一封收件人為常州輕工職業(yè)技術(shù)學院的信件，下午秘書小張將信件取回。信封內(nèi)是江蘇省教育廳下發(fā)的《關(guān)于開展第二批高等學校省品牌特色專業(yè)建設點檢查驗收工作的通知》1份。這份文件的具體承辦部門為教務處，需要院領導知曉文件內(nèi)容。請模擬該文的收文處理程序。情景設計一情景：68情景要求每六人為一組扮演不同人員角色進行真實工作流程模擬

學生的態(tài)度、課堂表現(xiàn)以及情景模擬效果計入過程性考核中1每七人為一組，分別扮演外收發(fā)、秘書、院辦主任、院長、黨委書記、教學副院長、教務處處長進行真實工作流程模擬2每一個人表演到位，準確，程序完整，能夠?qū)⒚總€流程的知識點清晰地表現(xiàn)出來3學生點評與教師總結(jié)相結(jié)合。在上臺表演過程中，下面在座學生仔細觀察發(fā)現(xiàn)問題并隨時記錄最后指出問題4情景要求每六人為一組扮演不同人員角色進行真實工作流程模擬學69情景設計二情景：××單位要發(fā)一份關(guān)于人事制度改革方面的文件，請模擬該文的發(fā)文處理過程。情景設計二情景：70情景要求每六人為一組扮演不同人員角色進行真實工作流程模擬

學生的態(tài)度、課堂表現(xiàn)以及情景模擬效果計入過程性考核中1每七人為一組，分別扮演主管領導、主要領導、秘書、辦公室主任、管印人、繕印人、外收發(fā)，進行真實工作流程模擬2每一個人表演到位，準確，程序完整，能夠?qū)⒚總€流程的知識點清晰地表現(xiàn)出來3學生點評與教師總結(jié)相結(jié)合。在上臺表演過程中，下面在座學生仔細觀察發(fā)現(xiàn)問題并隨時記錄最后指出問題4情景要求每六人為一組扮演不同人員角色進行真實工作流程模擬學71案例思考某大學人事處秘書林強，參加省教育廳召開的2000年度職稱評審工作會議，帶回五份文件。辦完工作后，將上述文件鎖在文件柜中。第二年進行2000年度文件立卷歸檔時，林強告訴檔案室2000年沒有收到上級機關(guān)發(fā)來的文件，只將本部門的發(fā)文整理后立卷歸檔。2001年，學校又要進行職稱評審工作，評審標準仍沿用2000年的文件。秘書林強已于前一個月調(diào)到省林業(yè)廳工作。新來的秘書小陳找不到原來的文件。請思考：秘書林強的錯誤在哪里？如何避免此類錯誤的發(fā)生？案例思考某大學人事處秘書林強，參加省教育廳召開的200072項目四文書的處理

任務一、行文制度認知任務二、發(fā)文處理任務三、發(fā)文處理項目四文書的處理

任務一、行文制度認知73本章學習目標……

1.知識目標了解行文關(guān)系和行文方向，掌握行文規(guī)則；掌握發(fā)文處理和收文處理程序。2.技能目標能夠按照行文規(guī)則正確行文；能夠按照收文、發(fā)文處理程序和規(guī)范進行收發(fā)文。3.素質(zhì)目標按照未來職業(yè)崗位要求，能夠態(tài)度端正、準備充分、表演認真、效果較好地模擬收發(fā)文處理。本章學習目標……1.知識目標74案例導入請思考一下這個案例中有什么問題？一天早上，某市××局辦公室主任剛上班，正要外出開會的局長急忙叫住他，說本局所屬企業(yè)下崗職業(yè)再就業(yè)中遇到急需解決的××問題，必須向市政府請求指示。為使問題盡快得到解決，并使所屬企業(yè)了解事情辦理過稱，爭取工作上的主動，局長交代辦公室主任盡快寫一份《關(guān)于請求指示本局所屬××企業(yè)下崗再就業(yè)中××問題的報告》直接報送市政府并報王副市長，同時將此報告抄送給本局所屬下級企業(yè)和各部門。因是局長布置的工作，辦公室主任不敢拖沓，中午加班將報告寫好，下午一上班就派人將報告直接送到市政府王副市長的秘書手中，并打電話向下屬企業(yè)和部門通報了報告的內(nèi)容，講明陸續(xù)將報告發(fā)下去。

案例導入請思考一下這個案例中有什么問題？75簡析行文首先應確有必要，其次根據(jù)行文內(nèi)容和目的選定主送機關(guān)和文種，最后遵守行文規(guī)則。在本案例中，某局所屬企業(yè)下崗職工再就業(yè)遇到較大問題，需要向市政府請求指示，具有行文的必要。但行文目的不是匯報情況，而是請求指示，因此行文用“報告”文種不妥，應用“請示”。另外，行文規(guī)則要求上級機關(guān)的請示不能同時抄送下級機關(guān)，故該局向下級電話通報行文內(nèi)容和將請示下發(fā)的做法是錯誤的。還有，按規(guī)定除上級機關(guān)負責人交辦事項外，不得以下級機關(guān)名義向上級機關(guān)負責人報送請示，所以該局將行文直接送市政府某副局長的做法也是不妥的。簡析行文首先應確有必要，其次根據(jù)行文內(nèi)容和目的選定主送機76任務一行文制度認知行文制度是指收發(fā)文機關(guān)之間行文必須遵守的行文準則和規(guī)定。行文制度包括三個要素：行文關(guān)系、行文方式、行文規(guī)則。任務一行文制度認知行文制度是指收發(fā)文機關(guān)之間行77一、行文關(guān)系行文關(guān)系是收發(fā)文機關(guān)之間文件的往來關(guān)系。行文關(guān)系分為兩類：隸屬關(guān)系和非隸屬關(guān)系1、隸屬關(guān)系是同一系統(tǒng)之間領導與被領導之間的關(guān)系，是上下級之間的關(guān)系。2、非隸屬關(guān)系是行文機關(guān)之間，不是上下級的關(guān)系，沒有領導與被領導的關(guān)系。包括：1）上下級業(yè)務部門之間的指導與被指導關(guān)系（業(yè)務指導關(guān)系）；2）非同一系統(tǒng)的機關(guān)之間，無論級別高低，沒有領導與被領導的關(guān)系，也無上下級業(yè)務部門的指導關(guān)系。（不相隸屬關(guān)系）；3）不同系統(tǒng)或同一系統(tǒng)的同級機關(guān)之間的關(guān)系（平行關(guān)系）。一、行文關(guān)系行文關(guān)系是收發(fā)文機關(guān)之間文件的往來關(guān)78二、行文方式1.下行文：逐級下行文、多級下行文、直達基層組織和群眾的行文2.上行文：逐級上行文、多級上行文、越級上行文3.平行文二、行文方式1.下行文：逐級下行文、多級下行文、直達基層組織79三、行文規(guī)則1、行文應當確有必要，注重效用2、不得隨意越級行文3、政府各部門行文規(guī)則4、聯(lián)合行文規(guī)則1)聯(lián)合行文要明確主辦單位。2)有隸屬關(guān)系的機關(guān)之間不能聯(lián)合行文；3)聯(lián)合行文的單位數(shù)量要嚴格控制；三、行文規(guī)則1、行文應當確有必要，注重效用80三、行文規(guī)則5.協(xié)商一致的原則1）公文涉及其它部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，須事先與有關(guān)部門協(xié)商取得一致意見；2）未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。6.重要行文的抄送1）向下級機關(guān)的重要行文，應當同時抄送直接上級機關(guān)2）請示上報時不得下下級機關(guān)抄送7.請示、報告、意見的行文規(guī)則8.受雙重領導的機關(guān)行文

三、行文規(guī)則5.協(xié)商一致的原則81任務二文書處理程序認知主要內(nèi)容包括：一、文書處理程序的概念二、文書處理程序的特點三、文書處理程序圖任務二文書處理程序認知主要內(nèi)容包括：82一、文書處理程序的概念

文書處理程序是指文件在機關(guān)內(nèi)部運轉(zhuǎn)處理過程中所經(jīng)過的一系列環(huán)節(jié)。這些環(huán)節(jié)前后銜接、環(huán)環(huán)緊扣、排列有序，形成一個有序的整體，構(gòu)成一個文書運轉(zhuǎn)與處理的科學流程。文書處理程序由發(fā)文處理程序、收文處理程序、文件管理三個部分構(gòu)成。一、文書處理程序的概念83二、文書處理程序的特點（一）確定性1、文書處理程序的各個環(huán)節(jié)是相對獨立且有確定的；2、各個環(huán)節(jié)的排列順序是相對穩(wěn)定的，不得任意刪減環(huán)節(jié)和任意顛倒前后環(huán)節(jié)；3、實際工作中可以對某些環(huán)節(jié)進行合并辦理，但不得省略。

二、文書處理程序的特點（一）確定性84二、文書處理程序的特點（二）連續(xù)性1、文書處理的各個環(huán)節(jié)是緊密銜接、前后連貫的一個統(tǒng)一整體；2、運用文書處理程序時不得顛倒順序或隨意增刪環(huán)節(jié)；3、不同類型、不同大小的機關(guān)在具體運用時可以有一定的靈活性。二、文書處理程序的特點（二）連續(xù)性85二、文書處理程序的特點（三）規(guī)范性1、文書處理的每一個環(huán)節(jié)都有特定的要求和規(guī)范；2、規(guī)范性是文書處理的質(zhì)量要求；3、規(guī)范性是文書處理工作所追求的最終目標。4、規(guī)范性體現(xiàn)在文書工作的內(nèi)容、工作方向、工作方式等方面。二、文書處理程序的特點（三）規(guī)范性86三、文書處理程序圖擬稿復核簽發(fā)審核簽收分發(fā)用印承辦擬辦批辦注結(jié)傳閱平時歸檔外部傳遞繕印分發(fā)收文登記復文發(fā)文登記催辦請辦三、文書處理程序圖擬稿復核簽發(fā)審核簽收分發(fā)用印承辦擬辦批辦注87任務三發(fā)文處理主要內(nèi)容包括：草擬→審核→簽發(fā)→復核→繕印→校對→用印→登記→分發(fā)任務三發(fā)文處理主要內(nèi)容包括：88案例引入情景：2010年12月4日上午，公司總經(jīng)理辦公會議提出開展年終總結(jié)和考評評比工作，并對一年來工作積極、成績突出的員工進行表彰。公司領導要求辦公室制發(fā)員工年度考核評比通知，具體工作由人力資源部組織實施。辦公室羅主任將通知的起草任務交給了劉秘書。12月4日下午，劉秘書將附有發(fā)文審批單的《關(guān)于做好2010年度考核評比工作的通知》草稿交給羅主任審核。審核完后，劉秘書將審核稿送至黃總經(jīng)理簽發(fā)。12月5日上午，劉秘書又仔細檢查了通知的正文內(nèi)容，將經(jīng)領導簽發(fā)的通知編上發(fā)文字號，即寧宏遠辦【2010】30號，寫在發(fā)文審批單的相應欄內(nèi)，確認無誤后，便把這份發(fā)文稿拿到文印室，交給打字員小周，要求其打印成正稿。半小時后，劉秘書將打印好的文件正稿從文印室取回，送機要室逐一蓋章，并在發(fā)文登記簿上填寫好相關(guān)內(nèi)容。12月5號下午，劉秘書將文件發(fā)送至各部門。案例引入情景：2010年12月4日上午，公司總經(jīng)理辦公89一、草擬草擬包括交擬和起草兩個步驟。交擬是領導或文秘部門負責人向擬稿人交待撰擬任務的過程。由單位的領導人和文秘部門的負責人實施。起草由秘書人員或相關(guān)業(yè)務人員實施。具體要求：1、符合國家法律、法規(guī)及其它有關(guān)規(guī)定。2、情況確實，觀點明確，表述準確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅簡短。一、草擬草擬包括交擬和起草兩個步驟。90一、草擬

3、公文文種根據(jù)行文目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)和與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定。4、擬制緊急公文，應當體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。5、人名、地名、數(shù)字、引文準確。引文先引標題，后引發(fā)文字號，日期注明年月日。一、草擬91一、草擬6、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次為：一、（一）、1、（1)。7、使用國家法定計量單位。8、文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，第一次出現(xiàn)時應注明準確的中文譯名。9、公文中的數(shù)字除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略詞、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。一、草擬6、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次為：一、（一）、1、92二、審核審核又稱核稿，是指文稿在送領導簽發(fā)以前，對文稿的內(nèi)容、體式等方面進行全面的檢查審定。1、審核工作由文秘部門負責人或資深秘書負責。審核主要是把好三關(guān)：行文關(guān)、文字關(guān)、政策關(guān)。2、審核的重點。1）是否需要行文，這是審核的重要先決條件；2）行文方式是否恰當；3）是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求；4）公文格式是否符合《辦法》的規(guī)定；5）文字表達是否符合要求。二、審核審核又稱核稿，是指文稿在送領導簽發(fā)以前，93三、簽發(fā)簽發(fā)是單位主管領導對已經(jīng)審核的文稿進行最后的審定，在發(fā)文稿紙上簽署批準發(fā)文的意見，并簽署自己的姓名和日期的環(huán)節(jié)。1、簽發(fā)是發(fā)文處理程序中最重要的一個環(huán)節(jié)，文稿一經(jīng)簽字，草稿就轉(zhuǎn)為定稿，文字內(nèi)容不得再行改動。2、簽發(fā)是領導人行使職權(quán)的一種表現(xiàn)，簽發(fā)人對代表本單位的發(fā)出的文件負有完全責任。三、簽發(fā)簽發(fā)是單位主管領導對已經(jīng)審核的文稿進行最94三、簽發(fā)3、簽發(fā)的原則涉及全局性的重要文件，由主要領導人簽發(fā)，涉及其中一方面問題的文件，由主管領導簽發(fā)；涉及某一方面而且政策性強、問題重大、問題設計面廣的文件，由主管領導人審核后，送主要領導人簽發(fā)；一般性文(函)件，可以授權(quán)相關(guān)人員代簽發(fā)。三、簽發(fā)3、簽發(fā)的原則95三、簽發(fā)4、簽發(fā)具體要求1）簽發(fā)人須在發(fā)文稿紙的簽發(fā)欄內(nèi)簽發(fā)；2）簽發(fā)要注明三項內(nèi)容：簽發(fā)意見（發(fā)、印發(fā)、急發(fā)、同意發(fā)等）；簽發(fā)人的姓名（最好是全名）；簽發(fā)日期（年月日）；3）需核簽或加簽的文件，要明確填寫“請××審閱后發(fā)出”等字樣；4）經(jīng)授權(quán)或委托代簽的，要明確寫上“代簽”字樣。5)聯(lián)合發(fā)文時，應先由主辦單位簽發(fā)，再送請相關(guān)單位或部門領導人會簽。三、簽發(fā)4、簽發(fā)具體要求96三、簽發(fā)簽發(fā)：辦公室審核：部門審核：擬稿人：文件標題：附件：發(fā)文字號：密級：主送單位：抄送單位：打印份數(shù)：年月日印發(fā)

×××（單位名稱）發(fā)文用紙三、簽發(fā)簽發(fā)：辦公室審核：部門審核：擬稿人：文件標題：附件：97四、復核復核是公文在正式印制前，文秘部門對其進行復查審核，主要包括：審核處理程序、附件材料、文件格式等。1、審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備；2、附件材料是否齊全；3、格式是否統(tǒng)一、規(guī)范。復核無誤，應編發(fā)文字號，確定印制份數(shù)，注明文件的發(fā)受范圍、時限和秘級，準備繕?。粡秃擞姓`，應按程序退回復審。四、復核復核是公文在正式印制前，文秘部門對其進行98五、繕印繕印是根據(jù)定稿制作文件正本的過程。繕印是發(fā)文處理程序中須注意細節(jié)的一個環(huán)節(jié)。要嚴肅認真、準確細致，以保證文件制作的質(zhì)量。五、繕印繕印是根據(jù)定稿制作文件正本的過程。99五、繕印（繕印中應注意的事項）1、必須忠實定稿，不得隨意改動原稿的文字、標點、格式、段落，并保護好定稿；2、版面設計要美觀大方；用紙、格式、印刷要符合《國家行政機關(guān)公文格式》中的規(guī)定；要防止出現(xiàn)多頁、缺頁、倒頁問題；3、注意繕印過程中的保密工作，秘密文書應有專人負責并在指定繕印地點印制，并對印制的底版、校樣等進行嚴格管理，防止失密或泄密。4、建立繕印程序中的登記制度。五、繕?。樣≈袘⒁獾氖马棧?、必須忠實定稿，100六、校對校對是繕印中的一個環(huán)節(jié)。是指以簽發(fā)的定稿為底本，對繕印的校樣進行格式和文字核對校正工作。校對時應注意的問題：1、初校與復校相結(jié)合；2、以定稿為依據(jù)；3、要校改的文字要牽出版芯；4、校對后要全面復查，復查無誤后，在校樣上簽字，然后付印。六、校對校對是繕印中的一個環(huán)節(jié)。是指以簽發(fā)的定稿101六、校對校對的方法：1.看校：是只看校樣不看原稿的校對。2.對校：是用校樣對照原稿進行校對。3.讀校：是兩個人一起校對。4.折校：把校樣放在桌子上，把原稿折起來，使靠邊一行的文字與校樣上的文字靠近，兩手拇指與食指夾住原稿，逐字、逐句、逐個標點符號對照。校對一般要進行一校、二校、三校3個校次。六、校對校對的方法：102七、用?。ㄉw章）用印是指在需要用印的文件上加蓋發(fā)文單位印章的程序。用印是公文生效的標志。單位印章由文秘部門指定的專人負責，并建立一定的用印制度。單位要建立用印登記制度，在用印前填寫《用印登記簿》上相關(guān)欄目和內(nèi)容。七、用印（蓋章）用印是指在需要用印的文件上加蓋發(fā)103七、用?。ㄉw章）（用印注意事項）1、用印須經(jīng)有關(guān)負責人批準，并由掌管單位印章的專人經(jīng)手進行；2、用印文件的制發(fā)機關(guān)必須與印面一致，文件內(nèi)容與定稿一致；3、用印時位置準確，印文要端正清晰；4、根據(jù)發(fā)文印數(shù)核實用印的份數(shù)，不得蓋空白印；5、送印刷廠印制的文件，如需套機關(guān)印章，應派專人送??；6、通過報刊發(fā)布文件，簽發(fā)稿上應加蓋印章。七、用印（蓋章）（用印注意事項）1、用印須經(jīng)有關(guān)104八、登記登記是指文件用印之后封發(fā)之前，對文件主要內(nèi)容進行登記檢查的環(huán)節(jié)。1、登記的作用：便于對發(fā)文管理、統(tǒng)計和核查。2、發(fā)文登記形式為薄本式登記簿，一般每年一冊。每一個單位一般有三種發(fā)文登記簿。內(nèi)收發(fā)的《發(fā)文登記簿》、內(nèi)收發(fā)對外收發(fā)的《送文登記簿》和外收發(fā)的《發(fā)文登記簿》。

八、登記登記是指文件用印之后封發(fā)之前，對文件主要105八、登記順序號登記日期發(fā)文字號文件標題密級緊急程度主送機關(guān)抄送機關(guān)份數(shù)歸卷情況備注內(nèi)收發(fā)的《發(fā)文登記簿》的登記項目：八、登記順登發(fā)文密緊主抄份歸備內(nèi)收發(fā)的《發(fā)文登記簿》的登記項106八、登記順序號登記日期封皮號發(fā)往機關(guān)發(fā)往方式簽收時間簽收人備注內(nèi)收發(fā)對外收發(fā)的《送文登記簿》的登記項目：八、登記順登封發(fā)發(fā)簽簽備內(nèi)收發(fā)對外收發(fā)的《送文登記簿》的登記107八、登記外收發(fā)的《發(fā)文登記簿》的登記項目：發(fā)文字號發(fā)文日期發(fā)文機關(guān)文別受文單位文件標題份數(shù)八、登記外收發(fā)的《發(fā)文登記簿》的登記項目：發(fā)文字號發(fā)文108九、分發(fā)分發(fā)是指對印制完畢、需要發(fā)出的文件按發(fā)放范圍進行分裝和發(fā)送的環(huán)節(jié)。1、分發(fā)環(huán)節(jié)由文秘部門的內(nèi)收發(fā)承擔，主要工作內(nèi)容是書寫封面、裝入文件、封口和發(fā)送。2、分發(fā)前要清點份數(shù)、檢查公章、有無缺頁倒頁現(xiàn)象；根據(jù)主送、抄送機關(guān)分別裝封，如有需要還要加蓋密級、急件印戳，核對無誤后，將封口封緘。3、分裝時急件、密件、普通件要分別裝封；封面書寫要工整、規(guī)范；份數(shù)準確；封口要嚴實。九、分發(fā)分發(fā)是指對印制完畢、需要發(fā)出的文件按發(fā)放109十、分發(fā)分發(fā)方式：直接送達、郵遞、機要傳遞和專人遞送，不得托人代送。1）送給本單位領導及單位各部門的文件，可由秘書人員直接送達2）機要傳遞是將文件交送機要機構(gòu)，由機要機構(gòu)派專人送達收文機關(guān)或送當?shù)貦C要通信部門傳送的文件傳送方式3）絕密文件或特別緊急的重要文件，最好派專人遞送。轉(zhuǎn)送必須實行兩人護送制4）發(fā)往外地的文件，可以采用郵遞的方式十、分發(fā)110九、分發(fā)

發(fā)送時的注意事項：

1、郵遞應準備回執(zhí)，機要遞送和專人遞送要有交接手續(xù)，履行簽字手續(xù)。2、會議發(fā)送的公文應向會議所在單位發(fā)送“會議文件目錄”或“會議文件通知單”，以確保收文完整準確。3、發(fā)文封裝后，要及時將定稿和存本歸檔。如是復文還須進行“注辦”。九、分發(fā)發(fā)送時的注意事項：111發(fā)文處理知識點草擬1領導人秘書部門領導秘書人員業(yè)務人員交擬起草審核秘書部門領導審核重點簽發(fā)23簽發(fā)原則和要求、簽發(fā)人復核4文秘部門繕印5復核內(nèi)容分發(fā)9內(nèi)收發(fā)分發(fā)內(nèi)容方式注意事項有關(guān)領導文秘部門校對6注意事項文秘部門用印7文秘部門登記8登記形式內(nèi)、外收發(fā)注意事項注意事項校對方法發(fā)文處理知識點草擬1領導人秘書人員交擬起草審核秘書部審核簽發(fā)112案例思考某省文物局為落實國家文物局的文物普查工作要求，需向全省各地市發(fā)一個《某省文物局關(guān)于認真做好文物普查工作的通知》。局領導責成局秘書小陳起草該文件。小陳寫完初稿后，本想找領導過目。但領導外出開會，需五天后才能回來。小陳覺得這份文件內(nèi)容簡單，不會出什么差錯，就自作主張將草稿交打字員小李打印。小李與小陳關(guān)系不錯，不好意思拒絕。文件打印好后，小陳找辦公室齊主任蓋公章。齊主任發(fā)現(xiàn)該份文件既沒有填寫發(fā)文稿紙，也沒有經(jīng)局長簽發(fā)，就沒有給該文件蓋印、登記，等局長回來后再作處理。請思考：秘書小陳有錯嗎？如果有，錯在哪里？案例思考某省文物局為落實國家文物局的文物普查工作要求，需113任務四收文處理任務四收文處理114案例引入情景：2010年4月25日，宏遠機電股份有限公司辦公室收到省機械行業(yè)管理辦公室的一份《關(guān)于召開2010年度全省機械（汽車）工業(yè)企業(yè)通信工作會議的通知》，得知該會將于5月20日在南京召開。秘書小陳收到文件后，先進行了登記，然后取出文件處理單，填上基本內(nèi)容，交給了辦公室羅主任擬辦。擬辦內(nèi)容為：“擬請信息中心參加會議。妥否，請王總批示?！毙￡悓⑽募幚韱胃皆谕ㄖ馅s緊交給了王總，半小時后王總審閱完畢，小陳將其取回。王總的批示意見為：“同意。請信息中心李主任與會?！边@時，羅主任對小陳說：“5月19日之前要注意催辦一下，別忘記了。”5月22日，李主任從南京開會回來，在文件處理單上填好了辦理結(jié)果、辦理日期和其他有關(guān)內(nèi)容，然后和通知原件一起交還了陳秘書。至此，這份通知便進入了整理階段。案例引入情景：2010年4月25日，宏遠機電股115一、簽收簽收是指收到文件后收件人在對方的文件投遞單或送文簿上簽字，表示收到。簽收時需要對收到的文件進行審核，檢查清點。1、外收發(fā)的工作。對郵遞員、通訊員送來的信件進行審核，按封皮作檢查：1）查文件實際件數(shù)與回執(zhí)清單或發(fā)文登記數(shù)是否一致；2）查來文是否屬于本機關(guān)收文；3）查是否為急件、密件，急件隨到隨轉(zhuǎn)，密件轉(zhuǎn)機要室；4）查封口是否完好，如有拆動，需當場聲明。經(jīng)上述審核無誤，方能簽名驗收。一、簽收簽收是指收到文件后收件人在對方的文件投遞116一、簽收2、內(nèi)收發(fā)的工作。對外收發(fā)送來的文件進行啟封審核。內(nèi)收發(fā)啟封的權(quán)限為：整個機關(guān)名義收；領導同志收；負責同志收的文件。啟封后的工作：檢查正件、附件及文件頁碼是否齊全，有無短少，如附有匯票、收據(jù)等，應及時送財務部門。收文審核后，內(nèi)收發(fā)加蓋收文章進行收文登記。一、簽收2、內(nèi)收發(fā)的工作。對外收發(fā)送來的文件進行啟封審117二、收文登記收文登記是文秘部門對收到的文件按一定的形式進行逐項登記的環(huán)節(jié)。收文登記由單位內(nèi)收發(fā)承擔。1、收文登記的項目：收文時間來文單位發(fā)文字號文件標題密級緩急時限份數(shù)承辦部門復文號歸卷號二、收文登記收文登記是文秘部門對收到的文件按一定的形118二、收文登記2、收文登記應注意的事項1）收文登記時黨內(nèi)文件和行政收文要分開登記；2）收文數(shù)量多的單位可以分類登記，如：上級機關(guān)來文、平級和不相隸屬機關(guān)來文、下級機關(guān)來文；3）收文較少的單位統(tǒng)一登記，不分類別。

二、收文登記2、收文登記應注意的事項119二、收文登記3、收文登記的范圍。不必有文必登，視重要程度和單位的實際情況而定。需要登記的文件：不需要登記的文件：1.上級機關(guān)的指導性的、參閱性或需要辦理的文件。2.下級機關(guān)的請示性、報告性文件。3.帶有密級的重要資料。1.領導人的親啟件。2.事務性的通知、便函等。3.一般性的簡報。4.公開的和內(nèi)部不保密的出版物。5.已經(jīng)被其他文件包括的文件。

二、收文登記3、收文登記的范圍。不必有文必登，視重要程度和單120二、收文登記4、收文登記的形式。收文登記的形式有薄冊式、聯(lián)單式和卡片式三種。1）薄冊式登記。是用裝訂成冊的登記簿進行登記。薄冊式登記一般采用大流水號順序登記，易于保存。小單位收文登記簿一年一冊；大單位采用分類登記簿登記。采用簿冊式登記的文件，如果該文件需要承辦或回復的文件，必須填寫《文件處理單》，并將其貼在文件的首頁上，隨文件運轉(zhuǎn)和歸檔。二、收文登記4、收文登記的形式。收文登記的形式有121二、收文登記

文件處理單

編號：收文時間：年月日來文單位文件號密級文件份數(shù)文件標題內(nèi)容摘要附件主辦部門擬辦意見傳閱欄傳閱人日期批辦意見辦理結(jié)果二、收文登記文件處理單122二、收文登記

2）聯(lián)單式登記。是同時填寫兩聯(lián)或兩聯(lián)以上登記單的登記形式。以四聯(lián)單形式為多。第一聯(lián)貼在收文前面，隨收文運轉(zhuǎn)；第二聯(lián)由內(nèi)收發(fā)保存，按順序裝訂后作為總收文登記簿；第三聯(lián)由文秘部門留作催辦憑據(jù)；第四聯(lián)送交檔案室，等待文件辦理完畢后整理登記。3）卡片式登記。是采用單份卡片進行收文登記的形式。二、收文登記123三、審核收到下級單位上報的需要辦理的公文，文秘部門應當進行審核。三、審核收到下級單位上報的需要辦理的公文，文秘部門應當進行審124四、分送分送是對收到的各類文件材料按照一定范圍和運行辦法送給有關(guān)領導和承辦部門閱知和辦理。1.對于重要文件以及文書人員不能判定由哪個部門承辦的文件，應及時送辦公部門負責人或領導人進行擬辦或批辦，然后根據(jù)批示意見進行分送；2.對那些屬于日常事務性的已有明確分工的文件，按主管業(yè)務的分工范圍直接分送給有關(guān)部門或承辦人。四、分送分送是對收到的各類文件材料按照一定范圍和運行辦法125四、擬辦擬辦是對需要辦理和答復的收文提出的初步辦理意見，以供領導批辦時參考。擬辦一般由文秘部門負責人承擔，簡明扼要地擬出切實可行的意見，填寫在《文件處理單》的“擬辦意見”欄內(nèi)，并簽注擬辦人的姓名及擬辦日期。

四、擬辦擬辦是對需要辦理和答復的收文提出的初步辦126四、擬辦擬辦的方法和要求（詳見152頁）1）上級發(fā)來的公文；2）下級單位報送的請示；3）平級單位的來文。四、擬辦擬辦的方法和要求（詳見152頁）127五、批辦批辦是機關(guān)領導人將來文和附送的擬辦意見審閱后，對文件如何辦理、辦理原則和辦理過程中應注意的問題做出最后決定，并在文件處理單上加以批示的環(huán)節(jié)。批辦是具有決策意義的環(huán)節(jié)，是領導行使職權(quán)的具體體現(xiàn)。批辦由單位領導人負責，批辦意見填寫在“文件處理單”的“批辦意見”一欄內(nèi)，要注明具體的批辦意見、簽名、署日。五、批辦批辦是機關(guān)領導人將來文和附送的擬辦意見審128五、批辦秘書要輔助領導做好批辦工作。1.要控制批辦范圍，及時準確地報送需要批辦的公文，不能把收進的文書一一報送批辦。2.輔助領導對來文做出三種明確的批辦內(nèi)容：指明文件處理的原則和方法；確定承辦部門和時間；簽署姓名和日期。五、批辦秘書要輔助領導做好批辦工作。129六、傳閱傳閱是安排多人閱看同一份文件。秘書部門根據(jù)領導人的批示或授權(quán)，按照一定的程序?qū)⒐乃椭劣嘘P(guān)領導或部門閱知。對于閱件要安排相關(guān)人員閱讀。1.傳閱的方式：輪輻式傳閱法