文書(shū)的處理知識(shí)講義課件

項(xiàng)目四文書(shū)的處理

任務(wù)一、行文制度認(rèn)知任務(wù)二、發(fā)文處理任務(wù)三、發(fā)文處理項(xiàng)目四文書(shū)的處理

任務(wù)一、行文制度認(rèn)知1本章學(xué)習(xí)目標(biāo)……

1.知識(shí)目標(biāo)了解行文關(guān)系和行文方向，掌握行文規(guī)則；掌握發(fā)文處理和收文處理程序。2.技能目標(biāo)能夠按照行文規(guī)則正確行文；能夠按照收文、發(fā)文處理程序和規(guī)范進(jìn)行收發(fā)文。3.素質(zhì)目標(biāo)按照未來(lái)職業(yè)崗位要求，能夠態(tài)度端正、準(zhǔn)備充分、表演認(rèn)真、效果較好地模擬收發(fā)文處理。本章學(xué)習(xí)目標(biāo)……1.知識(shí)目標(biāo)2案例導(dǎo)入請(qǐng)思考一下這個(gè)案例中有什么問(wèn)題？一天早上，某市××局辦公室主任剛上班，正要外出開(kāi)會(huì)的局長(zhǎng)急忙叫住他，說(shuō)本局所屬企業(yè)下崗職業(yè)再就業(yè)中遇到急需解決的××問(wèn)題，必須向市政府請(qǐng)求指示。為使問(wèn)題盡快得到解決，并使所屬企業(yè)了解事情辦理過(guò)稱，爭(zhēng)取工作上的主動(dòng)，局長(zhǎng)交代辦公室主任盡快寫(xiě)一份《關(guān)于請(qǐng)求指示本局所屬××企業(yè)下崗再就業(yè)中××問(wèn)題的報(bào)告》直接報(bào)送市政府并報(bào)王副市長(zhǎng)，同時(shí)將此報(bào)告抄送給本局所屬下級(jí)企業(yè)和各部門。因是局長(zhǎng)布置的工作，辦公室主任不敢拖沓，中午加班將報(bào)告寫(xiě)好，下午一上班就派人將報(bào)告直接送到市政府王副市長(zhǎng)的秘書(shū)手中，并打電話向下屬企業(yè)和部門通報(bào)了報(bào)告的內(nèi)容，講明陸續(xù)將報(bào)告發(fā)下去。

案例導(dǎo)入請(qǐng)思考一下這個(gè)案例中有什么問(wèn)題？3簡(jiǎn)析行文首先應(yīng)確有必要，其次根據(jù)行文內(nèi)容和目的選定主送機(jī)關(guān)和文種，最后遵守行文規(guī)則。在本案例中，某局所屬企業(yè)下崗職工再就業(yè)遇到較大問(wèn)題，需要向市政府請(qǐng)求指示，具有行文的必要。但行文目的不是匯報(bào)情況，而是請(qǐng)求指示，因此行文用“報(bào)告”文種不妥，應(yīng)用“請(qǐng)示”。另外，行文規(guī)則要求上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示不能同時(shí)抄送下級(jí)機(jī)關(guān)，故該局向下級(jí)電話通報(bào)行文內(nèi)容和將請(qǐng)示下發(fā)的做法是錯(cuò)誤的。還有，按規(guī)定除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人交辦事項(xiàng)外，不得以下級(jí)機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送請(qǐng)示，所以該局將行文直接送市政府某副局長(zhǎng)的做法也是不妥的。簡(jiǎn)析行文首先應(yīng)確有必要，其次根據(jù)行文內(nèi)容和目的選定主送機(jī)4任務(wù)一行文制度認(rèn)知行文制度是指收發(fā)文機(jī)關(guān)之間行文必須遵守的行文準(zhǔn)則和規(guī)定。行文制度包括三個(gè)要素：行文關(guān)系、行文方式、行文規(guī)則。任務(wù)一行文制度認(rèn)知行文制度是指收發(fā)文機(jī)關(guān)之間行5一、行文關(guān)系行文關(guān)系是收發(fā)文機(jī)關(guān)之間文件的往來(lái)關(guān)系。行文關(guān)系分為兩類：隸屬關(guān)系和非隸屬關(guān)系1、隸屬關(guān)系是同一系統(tǒng)之間領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，是上下級(jí)之間的關(guān)系。2、非隸屬關(guān)系是行文機(jī)關(guān)之間，不是上下級(jí)的關(guān)系，沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。包括：1）上下級(jí)業(yè)務(wù)部門之間的指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系（業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系）；2）非同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān)之間，無(wú)論級(jí)別高低，沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，也無(wú)上下級(jí)業(yè)務(wù)部門的指導(dǎo)關(guān)系。（不相隸屬關(guān)系）；3）不同系統(tǒng)或同一系統(tǒng)的同級(jí)機(jī)關(guān)之間的關(guān)系（平行關(guān)系）。一、行文關(guān)系行文關(guān)系是收發(fā)文機(jī)關(guān)之間文件的往來(lái)關(guān)6二、行文方式1.下行文：逐級(jí)下行文、多級(jí)下行文、直達(dá)基層組織和群眾的行文2.上行文：逐級(jí)上行文、多級(jí)上行文、越級(jí)上行文3.平行文二、行文方式1.下行文：逐級(jí)下行文、多級(jí)下行文、直達(dá)基層組織7三、行文規(guī)則1、行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用2、不得隨意越級(jí)行文3、政府各部門行文規(guī)則4、聯(lián)合行文規(guī)則1)聯(lián)合行文要明確主辦單位。2)有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)之間不能聯(lián)合行文；3)聯(lián)合行文的單位數(shù)量要嚴(yán)格控制；三、行文規(guī)則1、行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用8三、行文規(guī)則5.協(xié)商一致的原則1）公文涉及其它部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，須事先與有關(guān)部門協(xié)商取得一致意見(jiàn)；2）未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。6.重要行文的抄送1）向下級(jí)機(jī)關(guān)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)2）請(qǐng)示上報(bào)時(shí)不得下下級(jí)機(jī)關(guān)抄送7.請(qǐng)示、報(bào)告、意見(jiàn)的行文規(guī)則8.受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)行文

三、行文規(guī)則5.協(xié)商一致的原則9任務(wù)二文書(shū)處理程序認(rèn)知主要內(nèi)容包括：一、文書(shū)處理程序的概念二、文書(shū)處理程序的特點(diǎn)三、文書(shū)處理程序圖任務(wù)二文書(shū)處理程序認(rèn)知主要內(nèi)容包括：10一、文書(shū)處理程序的概念

文書(shū)處理程序是指文件在機(jī)關(guān)內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)處理過(guò)程中所經(jīng)過(guò)的一系列環(huán)節(jié)。這些環(huán)節(jié)前后銜接、環(huán)環(huán)緊扣、排列有序，形成一個(gè)有序的整體，構(gòu)成一個(gè)文書(shū)運(yùn)轉(zhuǎn)與處理的科學(xué)流程。文書(shū)處理程序由發(fā)文處理程序、收文處理程序、文件管理三個(gè)部分構(gòu)成。一、文書(shū)處理程序的概念11二、文書(shū)處理程序的特點(diǎn)（一）確定性1、文書(shū)處理程序的各個(gè)環(huán)節(jié)是相對(duì)獨(dú)立且有確定的；2、各個(gè)環(huán)節(jié)的排列順序是相對(duì)穩(wěn)定的，不得任意刪減環(huán)節(jié)和任意顛倒前后環(huán)節(jié)；3、實(shí)際工作中可以對(duì)某些環(huán)節(jié)進(jìn)行合并辦理，但不得省略。

二、文書(shū)處理程序的特點(diǎn)（一）確定性12二、文書(shū)處理程序的特點(diǎn)（二）連續(xù)性1、文書(shū)處理的各個(gè)環(huán)節(jié)是緊密銜接、前后連貫的一個(gè)統(tǒng)一整體；2、運(yùn)用文書(shū)處理程序時(shí)不得顛倒順序或隨意增刪環(huán)節(jié)；3、不同類型、不同大小的機(jī)關(guān)在具體運(yùn)用時(shí)可以有一定的靈活性。二、文書(shū)處理程序的特點(diǎn)（二）連續(xù)性13二、文書(shū)處理程序的特點(diǎn)（三）規(guī)范性1、文書(shū)處理的每一個(gè)環(huán)節(jié)都有特定的要求和規(guī)范；2、規(guī)范性是文書(shū)處理的質(zhì)量要求；3、規(guī)范性是文書(shū)處理工作所追求的最終目標(biāo)。4、規(guī)范性體現(xiàn)在文書(shū)工作的內(nèi)容、工作方向、工作方式等方面。二、文書(shū)處理程序的特點(diǎn)（三）規(guī)范性14三、文書(shū)處理程序圖擬稿復(fù)核簽發(fā)審核簽收分發(fā)用印承辦擬辦批辦注結(jié)傳閱平時(shí)歸檔外部傳遞繕印分發(fā)收文登記復(fù)文發(fā)文登記催辦請(qǐng)辦三、文書(shū)處理程序圖擬稿復(fù)核簽發(fā)審核簽收分發(fā)用印承辦擬辦批辦注15任務(wù)三發(fā)文處理主要內(nèi)容包括：草擬→審核→簽發(fā)→復(fù)核→繕印→校對(duì)→用印→登記→分發(fā)任務(wù)三發(fā)文處理主要內(nèi)容包括：16案例引入情景：2010年12月4日上午，公司總經(jīng)理辦公會(huì)議提出開(kāi)展年終總結(jié)和考評(píng)評(píng)比工作，并對(duì)一年來(lái)工作積極、成績(jī)突出的員工進(jìn)行表彰。公司領(lǐng)導(dǎo)要求辦公室制發(fā)員工年度考核評(píng)比通知，具體工作由人力資源部組織實(shí)施。辦公室羅主任將通知的起草任務(wù)交給了劉秘書(shū)。12月4日下午，劉秘書(shū)將附有發(fā)文審批單的《關(guān)于做好2010年度考核評(píng)比工作的通知》草稿交給羅主任審核。審核完后，劉秘書(shū)將審核稿送至黃總經(jīng)理簽發(fā)。12月5日上午，劉秘書(shū)又仔細(xì)檢查了通知的正文內(nèi)容，將經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的通知編上發(fā)文字號(hào)，即寧宏遠(yuǎn)辦【2010】30號(hào)，寫(xiě)在發(fā)文審批單的相應(yīng)欄內(nèi)，確認(rèn)無(wú)誤后，便把這份發(fā)文稿拿到文印室，交給打字員小周，要求其打印成正稿。半小時(shí)后，劉秘書(shū)將打印好的文件正稿從文印室取回，送機(jī)要室逐一蓋章，并在發(fā)文登記簿上填寫(xiě)好相關(guān)內(nèi)容。12月5號(hào)下午，劉秘書(shū)將文件發(fā)送至各部門。案例引入情景：2010年12月4日上午，公司總經(jīng)理辦公17一、草擬草擬包括交擬和起草兩個(gè)步驟。交擬是領(lǐng)導(dǎo)或文秘部門負(fù)責(zé)人向擬稿人交待撰擬任務(wù)的過(guò)程。由單位的領(lǐng)導(dǎo)人和文秘部門的負(fù)責(zé)人實(shí)施。起草由秘書(shū)人員或相關(guān)業(yè)務(wù)人員實(shí)施。具體要求：1、符合國(guó)家法律、法規(guī)及其它有關(guān)規(guī)定。2、情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅簡(jiǎn)短。一、草擬草擬包括交擬和起草兩個(gè)步驟。18一、草擬

3、公文文種根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。4、擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。5、人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引文先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)，日期注明年月日。一、草擬19一、草擬6、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次為：一、（一）、1、（1)。7、使用國(guó)家法定計(jì)量單位。8、文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱。使用國(guó)際組織外文名稱或其縮寫(xiě)形式，第一次出現(xiàn)時(shí)應(yīng)注明準(zhǔn)確的中文譯名。9、公文中的數(shù)字除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略詞、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。一、草擬6、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次為：一、（一）、1、20二、審核審核又稱核稿，是指文稿在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)以前，對(duì)文稿的內(nèi)容、體式等方面進(jìn)行全面的檢查審定。1、審核工作由文秘部門負(fù)責(zé)人或資深秘書(shū)負(fù)責(zé)。審核主要是把好三關(guān)：行文關(guān)、文字關(guān)、政策關(guān)。2、審核的重點(diǎn)。1）是否需要行文，這是審核的重要先決條件；2）行文方式是否恰當(dāng)；3）是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求；4）公文格式是否符合《辦法》的規(guī)定；5）文字表達(dá)是否符合要求。二、審核審核又稱核稿，是指文稿在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)以前，21三、簽發(fā)簽發(fā)是單位主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)已經(jīng)審核的文稿進(jìn)行最后的審定，在發(fā)文稿紙上簽署批準(zhǔn)發(fā)文的意見(jiàn)，并簽署自己的姓名和日期的環(huán)節(jié)。1、簽發(fā)是發(fā)文處理程序中最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，文稿一經(jīng)簽字，草稿就轉(zhuǎn)為定稿，文字內(nèi)容不得再行改動(dòng)。2、簽發(fā)是領(lǐng)導(dǎo)人行使職權(quán)的一種表現(xiàn)，簽發(fā)人對(duì)代表本單位的發(fā)出的文件負(fù)有完全責(zé)任。三、簽發(fā)簽發(fā)是單位主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)已經(jīng)審核的文稿進(jìn)行最22三、簽發(fā)3、簽發(fā)的原則涉及全局性的重要文件，由主要領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)，涉及其中一方面問(wèn)題的文件，由主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；涉及某一方面而且政策性強(qiáng)、問(wèn)題重大、問(wèn)題設(shè)計(jì)面廣的文件，由主管領(lǐng)導(dǎo)人審核后，送主要領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)；一般性文(函)件，可以授權(quán)相關(guān)人員代簽發(fā)。三、簽發(fā)3、簽發(fā)的原則23三、簽發(fā)4、簽發(fā)具體要求1）簽發(fā)人須在發(fā)文稿紙的簽發(fā)欄內(nèi)簽發(fā)；2）簽發(fā)要注明三項(xiàng)內(nèi)容：簽發(fā)意見(jiàn)（發(fā)、印發(fā)、急發(fā)、同意發(fā)等）；簽發(fā)人的姓名（最好是全名）；簽發(fā)日期（年月日）；3）需核簽或加簽的文件，要明確填寫(xiě)“請(qǐng)××審閱后發(fā)出”等字樣；4）經(jīng)授權(quán)或委托代簽的，要明確寫(xiě)上“代簽”字樣。5)聯(lián)合發(fā)文時(shí)，應(yīng)先由主辦單位簽發(fā)，再送請(qǐng)相關(guān)單位或部門領(lǐng)導(dǎo)人會(huì)簽。三、簽發(fā)4、簽發(fā)具體要求24三、簽發(fā)簽發(fā)：辦公室審核：部門審核：擬稿人：文件標(biāo)題：附件：發(fā)文字號(hào)：密級(jí)：主送單位：抄送單位：打印份數(shù)：年月日印發(fā)

×××（單位名稱）發(fā)文用紙三、簽發(fā)簽發(fā)：辦公室審核：部門審核：擬稿人：文件標(biāo)題：附件：25四、復(fù)核復(fù)核是公文在正式印制前，文秘部門對(duì)其進(jìn)行復(fù)查審核，主要包括：審核處理程序、附件材料、文件格式等。1、審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備；2、附件材料是否齊全；3、格式是否統(tǒng)一、規(guī)范。復(fù)核無(wú)誤，應(yīng)編發(fā)文字號(hào)，確定印制份數(shù)，注明文件的發(fā)受范圍、時(shí)限和秘級(jí)，準(zhǔn)備繕?。粡?fù)核有誤，應(yīng)按程序退回復(fù)審。四、復(fù)核復(fù)核是公文在正式印制前，文秘部門對(duì)其進(jìn)行26五、繕印繕印是根據(jù)定稿制作文件正本的過(guò)程。繕印是發(fā)文處理程序中須注意細(xì)節(jié)的一個(gè)環(huán)節(jié)。要嚴(yán)肅認(rèn)真、準(zhǔn)確細(xì)致，以保證文件制作的質(zhì)量。五、繕印繕印是根據(jù)定稿制作文件正本的過(guò)程。27五、繕印（繕印中應(yīng)注意的事項(xiàng)）1、必須忠實(shí)定稿，不得隨意改動(dòng)原稿的文字、標(biāo)點(diǎn)、格式、段落，并保護(hù)好定稿；2、版面設(shè)計(jì)要美觀大方；用紙、格式、印刷要符合《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》中的規(guī)定；要防止出現(xiàn)多頁(yè)、缺頁(yè)、倒頁(yè)問(wèn)題；3、注意繕印過(guò)程中的保密工作，秘密文書(shū)應(yīng)有專人負(fù)責(zé)并在指定繕印地點(diǎn)印制，并對(duì)印制的底版、校樣等進(jìn)行嚴(yán)格管理，防止失密或泄密。4、建立繕印程序中的登記制度。五、繕?。樣≈袘?yīng)注意的事項(xiàng)）1、必須忠實(shí)定稿，28六、校對(duì)校對(duì)是繕印中的一個(gè)環(huán)節(jié)。是指以簽發(fā)的定稿為底本，對(duì)繕印的校樣進(jìn)行格式和文字核對(duì)校正工作。校對(duì)時(shí)應(yīng)注意的問(wèn)題：1、初校與復(fù)校相結(jié)合；2、以定稿為依據(jù)；3、要校改的文字要牽出版芯；4、校對(duì)后要全面復(fù)查，復(fù)查無(wú)誤后，在校樣上簽字，然后付印。六、校對(duì)校對(duì)是繕印中的一個(gè)環(huán)節(jié)。是指以簽發(fā)的定稿29六、校對(duì)校對(duì)的方法：1.看校：是只看校樣不看原稿的校對(duì)。2.對(duì)校：是用校樣對(duì)照原稿進(jìn)行校對(duì)。3.讀校：是兩個(gè)人一起校對(duì)。4.折校：把校樣放在桌子上，把原稿折起來(lái)，使靠邊一行的文字與校樣上的文字靠近，兩手拇指與食指夾住原稿，逐字、逐句、逐個(gè)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)對(duì)照。校對(duì)一般要進(jìn)行一校、二校、三校3個(gè)校次。六、校對(duì)校對(duì)的方法：30七、用?。ㄉw章）用印是指在需要用印的文件上加蓋發(fā)文單位印章的程序。用印是公文生效的標(biāo)志。單位印章由文秘部門指定的專人負(fù)責(zé)，并建立一定的用印制度。單位要建立用印登記制度，在用印前填寫(xiě)《用印登記簿》上相關(guān)欄目和內(nèi)容。七、用?。ㄉw章）用印是指在需要用印的文件上加蓋發(fā)31七、用?。ㄉw章）（用印注意事項(xiàng)）1、用印須經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由掌管單位印章的專人經(jīng)手進(jìn)行；2、用印文件的制發(fā)機(jī)關(guān)必須與印面一致，文件內(nèi)容與定稿一致；3、用印時(shí)位置準(zhǔn)確，印文要端正清晰；4、根據(jù)發(fā)文印數(shù)核實(shí)用印的份數(shù)，不得蓋空白印；5、送印刷廠印制的文件，如需套機(jī)關(guān)印章，應(yīng)派專人送取；6、通過(guò)報(bào)刊發(fā)布文件，簽發(fā)稿上應(yīng)加蓋印章。七、用?。ㄉw章）（用印注意事項(xiàng)）1、用印須經(jīng)有關(guān)32八、登記登記是指文件用印之后封發(fā)之前，對(duì)文件主要內(nèi)容進(jìn)行登記檢查的環(huán)節(jié)。1、登記的作用：便于對(duì)發(fā)文管理、統(tǒng)計(jì)和核查。2、發(fā)文登記形式為薄本式登記簿，一般每年一冊(cè)。每一個(gè)單位一般有三種發(fā)文登記簿。內(nèi)收發(fā)的《發(fā)文登記簿》、內(nèi)收發(fā)對(duì)外收發(fā)的《送文登記簿》和外收發(fā)的《發(fā)文登記簿》。

八、登記登記是指文件用印之后封發(fā)之前，對(duì)文件主要33八、登記順序號(hào)登記日期發(fā)文字號(hào)文件標(biāo)題密級(jí)緊急程度主送機(jī)關(guān)抄送機(jī)關(guān)份數(shù)歸卷情況備注內(nèi)收發(fā)的《發(fā)文登記簿》的登記項(xiàng)目：八、登記順登發(fā)文密緊主抄份歸備內(nèi)收發(fā)的《發(fā)文登記簿》的登記項(xiàng)34八、登記順序號(hào)登記日期封皮號(hào)發(fā)往機(jī)關(guān)發(fā)往方式簽收時(shí)間簽收人備注內(nèi)收發(fā)對(duì)外收發(fā)的《送文登記簿》的登記項(xiàng)目：八、登記順登封發(fā)發(fā)簽簽備內(nèi)收發(fā)對(duì)外收發(fā)的《送文登記簿》的登記35八、登記外收發(fā)的《發(fā)文登記簿》的登記項(xiàng)目：發(fā)文字號(hào)發(fā)文日期發(fā)文機(jī)關(guān)文別受文單位文件標(biāo)題份數(shù)八、登記外收發(fā)的《發(fā)文登記簿》的登記項(xiàng)目：發(fā)文字號(hào)發(fā)文36九、分發(fā)分發(fā)是指對(duì)印制完畢、需要發(fā)出的文件按發(fā)放范圍進(jìn)行分裝和發(fā)送的環(huán)節(jié)。1、分發(fā)環(huán)節(jié)由文秘部門的內(nèi)收發(fā)承擔(dān)，主要工作內(nèi)容是書(shū)寫(xiě)封面、裝入文件、封口和發(fā)送。2、分發(fā)前要清點(diǎn)份數(shù)、檢查公章、有無(wú)缺頁(yè)倒頁(yè)現(xiàn)象；根據(jù)主送、抄送機(jī)關(guān)分別裝封，如有需要還要加蓋密級(jí)、急件印戳，核對(duì)無(wú)誤后，將封口封緘。3、分裝時(shí)急件、密件、普通件要分別裝封；封面書(shū)寫(xiě)要工整、規(guī)范；份數(shù)準(zhǔn)確；封口要嚴(yán)實(shí)。九、分發(fā)分發(fā)是指對(duì)印制完畢、需要發(fā)出的文件按發(fā)放37十、分發(fā)分發(fā)方式：直接送達(dá)、郵遞、機(jī)要傳遞和專人遞送，不得托人代送。1）送給本單位領(lǐng)導(dǎo)及單位各部門的文件，可由秘書(shū)人員直接送達(dá)2）機(jī)要傳遞是將文件交送機(jī)要機(jī)構(gòu)，由機(jī)要機(jī)構(gòu)派專人送達(dá)收文機(jī)關(guān)或送當(dāng)?shù)貦C(jī)要通信部門傳送的文件傳送方式3）絕密文件或特別緊急的重要文件，最好派專人遞送。轉(zhuǎn)送必須實(shí)行兩人護(hù)送制4）發(fā)往外地的文件，可以采用郵遞的方式十、分發(fā)38九、分發(fā)

發(fā)送時(shí)的注意事項(xiàng)：

1、郵遞應(yīng)準(zhǔn)備回執(zhí)，機(jī)要遞送和專人遞送要有交接手續(xù)，履行簽字手續(xù)。2、會(huì)議發(fā)送的公文應(yīng)向會(huì)議所在單位發(fā)送“會(huì)議文件目錄”或“會(huì)議文件通知單”，以確保收文完整準(zhǔn)確。3、發(fā)文封裝后，要及時(shí)將定稿和存本歸檔。如是復(fù)文還須進(jìn)行“注辦”。九、分發(fā)發(fā)送時(shí)的注意事項(xiàng)：39發(fā)文處理知識(shí)點(diǎn)草擬1領(lǐng)導(dǎo)人秘書(shū)部門領(lǐng)導(dǎo)秘書(shū)人員業(yè)務(wù)人員交擬起草審核秘書(shū)部門領(lǐng)導(dǎo)審核重點(diǎn)簽發(fā)23簽發(fā)原則和要求、簽發(fā)人復(fù)核4文秘部門繕印5復(fù)核內(nèi)容分發(fā)9內(nèi)收發(fā)分發(fā)內(nèi)容方式注意事項(xiàng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)文秘部門校對(duì)6注意事項(xiàng)文秘部門用印7文秘部門登記8登記形式內(nèi)、外收發(fā)注意事項(xiàng)注意事項(xiàng)校對(duì)方法發(fā)文處理知識(shí)點(diǎn)草擬1領(lǐng)導(dǎo)人秘書(shū)人員交擬起草審核秘書(shū)部審核簽發(fā)40案例思考某省文物局為落實(shí)國(guó)家文物局的文物普查工作要求，需向全省各地市發(fā)一個(gè)《某省文物局關(guān)于認(rèn)真做好文物普查工作的通知》。局領(lǐng)導(dǎo)責(zé)成局秘書(shū)小陳起草該文件。小陳寫(xiě)完初稿后，本想找領(lǐng)導(dǎo)過(guò)目。但領(lǐng)導(dǎo)外出開(kāi)會(huì)，需五天后才能回來(lái)。小陳覺(jué)得這份文件內(nèi)容簡(jiǎn)單，不會(huì)出什么差錯(cuò)，就自作主張將草稿交打字員小李打印。小李與小陳關(guān)系不錯(cuò)，不好意思拒絕。文件打印好后，小陳找辦公室齊主任蓋公章。齊主任發(fā)現(xiàn)該份文件既沒(méi)有填寫(xiě)發(fā)文稿紙，也沒(méi)有經(jīng)局長(zhǎng)簽發(fā)，就沒(méi)有給該文件蓋印、登記，等局長(zhǎng)回來(lái)后再作處理。請(qǐng)思考：秘書(shū)小陳有錯(cuò)嗎？如果有，錯(cuò)在哪里？案例思考某省文物局為落實(shí)國(guó)家文物局的文物普查工作要求，需41任務(wù)四收文處理任務(wù)四收文處理42案例引入情景：2010年4月25日，宏遠(yuǎn)機(jī)電股份有限公司辦公室收到省機(jī)械行業(yè)管理辦公室的一份《關(guān)于召開(kāi)2010年度全省機(jī)械（汽車）工業(yè)企業(yè)通信工作會(huì)議的通知》，得知該會(huì)將于5月20日在南京召開(kāi)。秘書(shū)小陳收到文件后，先進(jìn)行了登記，然后取出文件處理單，填上基本內(nèi)容，交給了辦公室羅主任擬辦。擬辦內(nèi)容為：“擬請(qǐng)信息中心參加會(huì)議。妥否，請(qǐng)王總批示?！毙￡悓⑽募幚韱胃皆谕ㄖ馅s緊交給了王總，半小時(shí)后王總審閱完畢，小陳將其取回。王總的批示意見(jiàn)為：“同意。請(qǐng)信息中心李主任與會(huì)?！边@時(shí)，羅主任對(duì)小陳說(shuō)：“5月19日之前要注意催辦一下，別忘記了?！?月22日，李主任從南京開(kāi)會(huì)回來(lái)，在文件處理單上填好了辦理結(jié)果、辦理日期和其他有關(guān)內(nèi)容，然后和通知原件一起交還了陳秘書(shū)。至此，這份通知便進(jìn)入了整理階段。案例引入情景：2010年4月25日，宏遠(yuǎn)機(jī)電股43一、簽收簽收是指收到文件后收件人在對(duì)方的文件投遞單或送文簿上簽字，表示收到。簽收時(shí)需要對(duì)收到的文件進(jìn)行審核，檢查清點(diǎn)。1、外收發(fā)的工作。對(duì)郵遞員、通訊員送來(lái)的信件進(jìn)行審核，按封皮作檢查：1）查文件實(shí)際件數(shù)與回執(zhí)清單或發(fā)文登記數(shù)是否一致；2）查來(lái)文是否屬于本機(jī)關(guān)收文；3）查是否為急件、密件，急件隨到隨轉(zhuǎn)，密件轉(zhuǎn)機(jī)要室；4）查封口是否完好，如有拆動(dòng)，需當(dāng)場(chǎng)聲明。經(jīng)上述審核無(wú)誤，方能簽名驗(yàn)收。一、簽收簽收是指收到文件后收件人在對(duì)方的文件投遞44一、簽收2、內(nèi)收發(fā)的工作。對(duì)外收發(fā)送來(lái)的文件進(jìn)行啟封審核。內(nèi)收發(fā)啟封的權(quán)限為：整個(gè)機(jī)關(guān)名義收；領(lǐng)導(dǎo)同志收；負(fù)責(zé)同志收的文件。啟封后的工作：檢查正件、附件及文件頁(yè)碼是否齊全，有無(wú)短少，如附有匯票、收據(jù)等，應(yīng)及時(shí)送財(cái)務(wù)部門。收文審核后，內(nèi)收發(fā)加蓋收文章進(jìn)行收文登記。一、簽收2、內(nèi)收發(fā)的工作。對(duì)外收發(fā)送來(lái)的文件進(jìn)行啟封審45二、收文登記收文登記是文秘部門對(duì)收到的文件按一定的形式進(jìn)行逐項(xiàng)登記的環(huán)節(jié)。收文登記由單位內(nèi)收發(fā)承擔(dān)。1、收文登記的項(xiàng)目：收文時(shí)間來(lái)文單位發(fā)文字號(hào)文件標(biāo)題密級(jí)緩急時(shí)限份數(shù)承辦部門復(fù)文號(hào)歸卷號(hào)二、收文登記收文登記是文秘部門對(duì)收到的文件按一定的形46二、收文登記2、收文登記應(yīng)注意的事項(xiàng)1）收文登記時(shí)黨內(nèi)文件和行政收文要分開(kāi)登記；2）收文數(shù)量多的單位可以分類登記，如：上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文、平級(jí)和不相隸屬機(jī)關(guān)來(lái)文、下級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文；3）收文較少的單位統(tǒng)一登記，不分類別。

二、收文登記2、收文登記應(yīng)注意的事項(xiàng)47二、收文登記3、收文登記的范圍。不必有文必登，視重要程度和單位的實(shí)際情況而定。需要登記的文件：不需要登記的文件：1.上級(jí)機(jī)關(guān)的指導(dǎo)性的、參閱性或需要辦理的文件。2.下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示性、報(bào)告性文件。3.帶有密級(jí)的重要資料。1.領(lǐng)導(dǎo)人的親啟件。2.事務(wù)性的通知、便函等。3.一般性的簡(jiǎn)報(bào)。4.公開(kāi)的和內(nèi)部不保密的出版物。5.已經(jīng)被其他文件包括的文件。

二、收文登記3、收文登記的范圍。不必有文必登，視重要程度和單48二、收文登記4、收文登記的形式。收文登記的形式有薄冊(cè)式、聯(lián)單式和卡片式三種。1）薄冊(cè)式登記。是用裝訂成冊(cè)的登記簿進(jìn)行登記。薄冊(cè)式登記一般采用大流水號(hào)順序登記，易于保存。小單位收文登記簿一年一冊(cè)；大單位采用分類登記簿登記。采用簿冊(cè)式登記的文件，如果該文件需要承辦或回復(fù)的文件，必須填寫(xiě)《文件處理單》，并將其貼在文件的首頁(yè)上，隨文件運(yùn)轉(zhuǎn)和歸檔。二、收文登記4、收文登記的形式。收文登記的形式有49二、收文登記

文件處理單

編號(hào)：收文時(shí)間：年月日來(lái)文單位文件號(hào)密級(jí)文件份數(shù)文件標(biāo)題內(nèi)容摘要附件主辦部門擬辦意見(jiàn)傳閱欄傳閱人日期批辦意見(jiàn)辦理結(jié)果二、收文登記文件處理單50二、收文登記

2）聯(lián)單式登記。是同時(shí)填寫(xiě)兩聯(lián)或兩聯(lián)以上登記單的登記形式。以四聯(lián)單形式為多。第一聯(lián)貼在收文前面，隨收文運(yùn)轉(zhuǎn)；第二聯(lián)由內(nèi)收發(fā)保存，按順序裝訂后作為總收文登記簿；第三聯(lián)由文秘部門留作催辦憑據(jù)；第四聯(lián)送交檔案室，等待文件辦理完畢后整理登記。3）卡片式登記。是采用單份卡片進(jìn)行收文登記的形式。二、收文登記51三、審核收到下級(jí)單位上報(bào)的需要辦理的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。三、審核收到下級(jí)單位上報(bào)的需要辦理的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審52四、分送分送是對(duì)收到的各類文件材料按照一定范圍和運(yùn)行辦法送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱知和辦理。1.對(duì)于重要文件以及文書(shū)人員不能判定由哪個(gè)部門承辦的文件，應(yīng)及時(shí)送辦公部門負(fù)責(zé)人或領(lǐng)導(dǎo)人進(jìn)行擬辦或批辦，然后根據(jù)批示意見(jiàn)進(jìn)行分送；2.對(duì)那些屬于日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍直接分送給有關(guān)部門或承辦人。四、分送分送是對(duì)收到的各類文件材料按照一定范圍和運(yùn)行辦法53四、擬辦擬辦是對(duì)需要辦理和答復(fù)的收文提出的初步辦理意見(jiàn)，以供領(lǐng)導(dǎo)批辦時(shí)參考。擬辦一般由文秘部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)，簡(jiǎn)明扼要地?cái)M出切實(shí)可行的意見(jiàn)，填寫(xiě)在《文件處理單》的“擬辦意見(jiàn)”欄內(nèi)，并簽注擬辦人的姓名及擬辦日期。

四、擬辦擬辦是對(duì)需要辦理和答復(fù)的收文提出的初步辦54四、擬辦擬辦的方法和要求（詳見(jiàn)152頁(yè)）1）上級(jí)發(fā)來(lái)的公文；2）下級(jí)單位報(bào)送的請(qǐng)示；3）平級(jí)單位的來(lái)文。四、擬辦擬辦的方法和要求（詳見(jiàn)152頁(yè)）55五、批辦批辦是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人將來(lái)文和附送的擬辦意見(jiàn)審閱后，對(duì)文件如何辦理、辦理原則和辦理過(guò)程中應(yīng)注意的問(wèn)題做出最后決定，并在文件處理單上加以批示的環(huán)節(jié)。批辦是具有決策意義的環(huán)節(jié)，是領(lǐng)導(dǎo)行使職權(quán)的具體體現(xiàn)。批辦由單位領(lǐng)導(dǎo)人負(fù)責(zé)，批辦意見(jiàn)填寫(xiě)在“文件處理單”的“批辦意見(jiàn)”一欄內(nèi)，要注明具體的批辦意見(jiàn)、簽名、署日。五、批辦批辦是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人將來(lái)文和附送的擬辦意見(jiàn)審56五、批辦秘書(shū)要輔助領(lǐng)導(dǎo)做好批辦工作。1.要控制批辦范圍，及時(shí)準(zhǔn)確地報(bào)送需要批辦的公文，不能把收進(jìn)的文書(shū)一一報(bào)送批辦。2.輔助領(lǐng)導(dǎo)對(duì)來(lái)文做出三種明確的批辦內(nèi)容：指明文件處理的原則和方法；確定承辦部門和時(shí)間；簽署姓名和日期。五、批辦秘書(shū)要輔助領(lǐng)導(dǎo)做好批辦工作。57六、傳閱傳閱是安排多人閱看同一份文件。秘書(shū)部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)人的批示或授權(quán)，按照一定的程序?qū)⒐乃椭劣嘘P(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門閱知。對(duì)于閱件要安排相關(guān)人員閱讀。1.傳閱的方式：輪輻式傳閱法。2傳閱順序：由管理層到一般層，具體說(shuō)就是先辦理、后閱知；先主辦、后協(xié)辦；先正職、后副職的次序分送.保證主要領(lǐng)導(dǎo)、主管領(lǐng)導(dǎo)和主管業(yè)務(wù)部門的需要。六、傳閱傳閱是安排多人閱看同一份文件。秘書(shū)部門根58六、傳閱進(jìn)行傳閱要根據(jù)文件的內(nèi)容、緩急程度，遵循先主辦、后協(xié)辦原則，分清主次。在傳閱過(guò)程中，秘書(shū)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)傳閱文件的控制，履行必要的傳閱手續(xù)，不能讓文件在閱文人之間自由流動(dòng)。六、傳閱59七、承辦承辦是遵照領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文件的批辦意見(jiàn)，根據(jù)來(lái)文的內(nèi)容和要求，由有關(guān)職能部門或個(gè)人承接辦理來(lái)文并予以貫徹落實(shí)的工作程序。承辦包括辦文和辦事兩個(gè)方面的內(nèi)容。1、辦事。辦事是落實(shí)文件中要求辦理執(zhí)行的相關(guān)事項(xiàng)。承辦要注意以下幾點(diǎn)：1）明確承辦人、承辦事項(xiàng)、承辦期限；2）領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批辦意見(jiàn)，如實(shí)按領(lǐng)導(dǎo)意圖落實(shí)文件；3）涉及若干部門，主辦部門與協(xié)辦部門要協(xié)調(diào)一致，相互協(xié)商。七、承辦承辦是遵照領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文件的批辦意見(jiàn)，根據(jù)來(lái)60七、承辦2、辦文。辦文是針對(duì)收文的擬稿回復(fù)，即辦理復(fù)文。復(fù)文是收文處理的一個(gè)環(huán)節(jié)，又是發(fā)文處理的起始階段。復(fù)文要注意的幾點(diǎn)要求：1）領(lǐng)會(huì)擬辦和批辦意見(jiàn)，據(jù)此復(fù)文；2）研究文件內(nèi)容，屬于自己承辦的要及時(shí)回復(fù)；3）批辦意見(jiàn)要求本部門牽頭與其它部門聯(lián)合復(fù)文的，會(huì)簽后，再報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批；4）內(nèi)容涉及以前的收文或其它材料，要查找有關(guān)文件作為復(fù)文的參考。七、承辦2、辦文。辦文是針對(duì)收文的擬稿回復(fù)，即辦61八、催辦催辦，是指按照文件的辦理時(shí)限，秘書(shū)部門對(duì)承辦工作進(jìn)行檢查和催促，防止文件處理的漏辦和延誤。催辦是文秘人員對(duì)尚未辦結(jié)的文件進(jìn)行控制。文秘部門可以采用電話催辦、信函催辦、專程面催、開(kāi)會(huì)催辦等方式負(fù)責(zé)催辦送負(fù)責(zé)人批示或交有關(guān)部門辦理的文件，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。八、催辦催辦，是指按照文件的辦理時(shí)限，秘書(shū)部門對(duì)62八、催辦來(lái)文機(jī)關(guān)發(fā)文號(hào)收文號(hào)文件標(biāo)題收到年月日交辦年月日領(lǐng)導(dǎo)指示承辦單位催辦情況

催辦登記卡：八、催辦來(lái)文機(jī)關(guān)發(fā)文號(hào)收文號(hào)文件標(biāo)題收到63九、注辦注辦是指對(duì)公文承辦的情況和結(jié)果由經(jīng)辦人在公文處理單上所做的簡(jiǎn)要說(shuō)明。注辦內(nèi)容：1、一般傳閱文件在傳閱完后由文書(shū)人員注明閱畢的日期；2、需要復(fù)文的注明“已復(fù)文”，并注明復(fù)文的日期和文號(hào)；3、用口頭或電話回復(fù)的注明時(shí)間、地點(diǎn)、接話人、主要內(nèi)容等，并由承辦人簽字；4、不需復(fù)文的文件注明“已辦”、“已閱”、“已摘記”等字樣。九、注辦注辦是指對(duì)公文承辦的情況和結(jié)果由經(jīng)辦人在64九、注辦注辦文字可寫(xiě)在文件首頁(yè)的右上方，附有《文件處理單》（傳閱單）的，要在單上記載。在收文登記簿中登記了的文件，在“處理情況”欄中注明。九、注辦注辦文字可寫(xiě)在文件首頁(yè)的右上方，附有《文件處理單65案例天地公司辦公室收到上級(jí)主管部門的一份“關(guān)于加強(qiáng)安全保衛(wèi)工作的通知”，行政經(jīng)理批示，由保衛(wèi)處牽頭，辦公室、宣傳部協(xié)助開(kāi)展安全保衛(wèi)工作。請(qǐng)問(wèn)該文的傳閱的方式和順序如何？秘書(shū)應(yīng)該采取怎樣的控制手段？案例天地公司辦公室收到上級(jí)主管部門的一份“關(guān)于加強(qiáng)安全保66收文處理程序圖簽收1外收發(fā)內(nèi)收發(fā)按封皮檢查啟封范圍檢查內(nèi)容蓋章登記內(nèi)收發(fā)登記項(xiàng)目注意事項(xiàng)登記范圍登記形式分送23內(nèi)收發(fā)擬辦4文秘部門負(fù)責(zé)人批辦5領(lǐng)導(dǎo)人擬辦方法和要求承辦（辦件）6傳閱（閱件）6辦事、辦文順序、方式7注辦催辦催辦7個(gè)人或業(yè)務(wù)部門個(gè)人或業(yè)務(wù)部門8經(jīng)辦人注辦內(nèi)容秘書(shū)的職責(zé)收文處理程序圖簽收1外收發(fā)內(nèi)收發(fā)按封皮啟封范圍登記內(nèi)收發(fā)登記67情景設(shè)計(jì)一情景：2009年9月30日外收發(fā)小王收到一封收件人為常州輕工職業(yè)技術(shù)學(xué)院的信件，下午秘書(shū)小張將信件取回。信封內(nèi)是江蘇省教育廳下發(fā)的《關(guān)于開(kāi)展第二批高等學(xué)校省品牌特色專業(yè)建設(shè)點(diǎn)檢查驗(yàn)收工作的通知》1份。這份文件的具體承辦部門為教務(wù)處，需要院領(lǐng)導(dǎo)知曉文件內(nèi)容。請(qǐng)模擬該文的收文處理程序。情景設(shè)計(jì)一情景：68情景要求每六人為一組扮演不同人員角色進(jìn)行真實(shí)工作流程模擬

學(xué)生的態(tài)度、課堂表現(xiàn)以及情景模擬效果計(jì)入過(guò)程性考核中1每七人為一組，分別扮演外收發(fā)、秘書(shū)、院辦主任、院長(zhǎng)、黨委書(shū)記、教學(xué)副院長(zhǎng)、教務(wù)處處長(zhǎng)進(jìn)行真實(shí)工作流程模擬2每一個(gè)人表演到位，準(zhǔn)確，程序完整，能夠?qū)⒚總€(gè)流程的知識(shí)點(diǎn)清晰地表現(xiàn)出來(lái)3學(xué)生點(diǎn)評(píng)與教師總結(jié)相結(jié)合。在上臺(tái)表演過(guò)程中，下面在座學(xué)生仔細(xì)觀察發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并隨時(shí)記錄最后指出問(wèn)題4情景要求每六人為一組扮演不同人員角色進(jìn)行真實(shí)工作流程模擬學(xué)69情景設(shè)計(jì)二情景：××單位要發(fā)一份關(guān)于人事制度改革方面的文件，請(qǐng)模擬該文的發(fā)文處理過(guò)程。情景設(shè)計(jì)二情景：70情景要求每六人為一組扮演不同人員角色進(jìn)行真實(shí)工作流程模擬

學(xué)生的態(tài)度、課堂表現(xiàn)以及情景模擬效果計(jì)入過(guò)程性考核中1每七人為一組，分別扮演主管領(lǐng)導(dǎo)、主要領(lǐng)導(dǎo)、秘書(shū)、辦公室主任、管印人、繕印人、外收發(fā)，進(jìn)行真實(shí)工作流程模擬2每一個(gè)人表演到位，準(zhǔn)確，程序完整，能夠?qū)⒚總€(gè)流程的知識(shí)點(diǎn)清晰地表現(xiàn)出來(lái)3學(xué)生點(diǎn)評(píng)與教師總結(jié)相結(jié)合。在上臺(tái)表演過(guò)程中，下面在座學(xué)生仔細(xì)觀察發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并隨時(shí)記錄最后指出問(wèn)題4情景要求每六人為一組扮演不同人員角色進(jìn)行真實(shí)工作流程模擬學(xué)71案例思考某大學(xué)人事處秘書(shū)林強(qiáng)，參加省教育廳召開(kāi)的2000年度職稱評(píng)審工作會(huì)議，帶回五份文件。辦完工作后，將上述文件鎖在文件柜中。第二年進(jìn)行2000年度文件立卷歸檔時(shí)，林強(qiáng)告訴檔案室2000年沒(méi)有收到上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的文件，只將本部門的發(fā)文整理后立卷歸檔。2001年，學(xué)校又要進(jìn)行職稱評(píng)審工作，評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)仍沿用2000年的文件。秘書(shū)林強(qiáng)已于前一個(gè)月調(diào)到省林業(yè)廳工作。新來(lái)的秘書(shū)小陳找不到原來(lái)的文件。請(qǐng)思考：秘書(shū)林強(qiáng)的錯(cuò)誤在哪里？如何避免此類錯(cuò)誤的發(fā)生？案例思考某大學(xué)人事處秘書(shū)林強(qiáng)，參加省教育廳召開(kāi)的200072項(xiàng)目四文書(shū)的處理

任務(wù)一、行文制度認(rèn)知任務(wù)二、發(fā)文處理任務(wù)三、發(fā)文處理項(xiàng)目四文書(shū)的處理

任務(wù)一、行文制度認(rèn)知73本章學(xué)習(xí)目標(biāo)……

1.知識(shí)目標(biāo)了解行文關(guān)系和行文方向，掌握行文規(guī)則；掌握發(fā)文處理和收文處理程序。2.技能目標(biāo)能夠按照行文規(guī)則正確行文；能夠按照收文、發(fā)文處理程序和規(guī)范進(jìn)行收發(fā)文。3.素質(zhì)目標(biāo)按照未來(lái)職業(yè)崗位要求，能夠態(tài)度端正、準(zhǔn)備充分、表演認(rèn)真、效果較好地模擬收發(fā)文處理。本章學(xué)習(xí)目標(biāo)……1.知識(shí)目標(biāo)74案例導(dǎo)入請(qǐng)思考一下這個(gè)案例中有什么問(wèn)題？一天早上，某市××局辦公室主任剛上班，正要外出開(kāi)會(huì)的局長(zhǎng)急忙叫住他，說(shuō)本局所屬企業(yè)下崗職業(yè)再就業(yè)中遇到急需解決的××問(wèn)題，必須向市政府請(qǐng)求指示。為使問(wèn)題盡快得到解決，并使所屬企業(yè)了解事情辦理過(guò)稱，爭(zhēng)取工作上的主動(dòng)，局長(zhǎng)交代辦公室主任盡快寫(xiě)一份《關(guān)于請(qǐng)求指示本局所屬××企業(yè)下崗再就業(yè)中××問(wèn)題的報(bào)告》直接報(bào)送市政府并報(bào)王副市長(zhǎng)，同時(shí)將此報(bào)告抄送給本局所屬下級(jí)企業(yè)和各部門。因是局長(zhǎng)布置的工作，辦公室主任不敢拖沓，中午加班將報(bào)告寫(xiě)好，下午一上班就派人將報(bào)告直接送到市政府王副市長(zhǎng)的秘書(shū)手中，并打電話向下屬企業(yè)和部門通報(bào)了報(bào)告的內(nèi)容，講明陸續(xù)將報(bào)告發(fā)下去。

案例導(dǎo)入請(qǐng)思考一下這個(gè)案例中有什么問(wèn)題？75簡(jiǎn)析行文首先應(yīng)確有必要，其次根據(jù)行文內(nèi)容和目的選定主送機(jī)關(guān)和文種，最后遵守行文規(guī)則。在本案例中，某局所屬企業(yè)下崗職工再就業(yè)遇到較大問(wèn)題，需要向市政府請(qǐng)求指示，具有行文的必要。但行文目的不是匯報(bào)情況，而是請(qǐng)求指示，因此行文用“報(bào)告”文種不妥，應(yīng)用“請(qǐng)示”。另外，行文規(guī)則要求上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示不能同時(shí)抄送下級(jí)機(jī)關(guān)，故該局向下級(jí)電話通報(bào)行文內(nèi)容和將請(qǐng)示下發(fā)的做法是錯(cuò)誤的。還有，按規(guī)定除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人交辦事項(xiàng)外，不得以下級(jí)機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送請(qǐng)示，所以該局將行文直接送市政府某副局長(zhǎng)的做法也是不妥的。簡(jiǎn)析行文首先應(yīng)確有必要，其次根據(jù)行文內(nèi)容和目的選定主送機(jī)76任務(wù)一行文制度認(rèn)知行文制度是指收發(fā)文機(jī)關(guān)之間行文必須遵守的行文準(zhǔn)則和規(guī)定。行文制度包括三個(gè)要素：行文關(guān)系、行文方式、行文規(guī)則。任務(wù)一行文制度認(rèn)知行文制度是指收發(fā)文機(jī)關(guān)之間行77一、行文關(guān)系行文關(guān)系是收發(fā)文機(jī)關(guān)之間文件的往來(lái)關(guān)系。行文關(guān)系分為兩類：隸屬關(guān)系和非隸屬關(guān)系1、隸屬關(guān)系是同一系統(tǒng)之間領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，是上下級(jí)之間的關(guān)系。2、非隸屬關(guān)系是行文機(jī)關(guān)之間，不是上下級(jí)的關(guān)系，沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。包括：1）上下級(jí)業(yè)務(wù)部門之間的指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系（業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系）；2）非同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān)之間，無(wú)論級(jí)別高低，沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，也無(wú)上下級(jí)業(yè)務(wù)部門的指導(dǎo)關(guān)系。（不相隸屬關(guān)系）；3）不同系統(tǒng)或同一系統(tǒng)的同級(jí)機(jī)關(guān)之間的關(guān)系（平行關(guān)系）。一、行文關(guān)系行文關(guān)系是收發(fā)文機(jī)關(guān)之間文件的往來(lái)關(guān)78二、行文方式1.下行文：逐級(jí)下行文、多級(jí)下行文、直達(dá)基層組織和群眾的行文2.上行文：逐級(jí)上行文、多級(jí)上行文、越級(jí)上行文3.平行文二、行文方式1.下行文：逐級(jí)下行文、多級(jí)下行文、直達(dá)基層組織79三、行文規(guī)則1、行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用2、不得隨意越級(jí)行文3、政府各部門行文規(guī)則4、聯(lián)合行文規(guī)則1)聯(lián)合行文要明確主辦單位。2)有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)之間不能聯(lián)合行文；3)聯(lián)合行文的單位數(shù)量要嚴(yán)格控制；三、行文規(guī)則1、行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用80三、行文規(guī)則5.協(xié)商一致的原則1）公文涉及其它部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，須事先與有關(guān)部門協(xié)商取得一致意見(jiàn)；2）未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。6.重要行文的抄送1）向下級(jí)機(jī)關(guān)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)2）請(qǐng)示上報(bào)時(shí)不得下下級(jí)機(jī)關(guān)抄送7.請(qǐng)示、報(bào)告、意見(jiàn)的行文規(guī)則8.受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)行文

三、行文規(guī)則5.協(xié)商一致的原則81任務(wù)二文書(shū)處理程序認(rèn)知主要內(nèi)容包括：一、文書(shū)處理程序的概念二、文書(shū)處理程序的特點(diǎn)三、文書(shū)處理程序圖任務(wù)二文書(shū)處理程序認(rèn)知主要內(nèi)容包括：82一、文書(shū)處理程序的概念

文書(shū)處理程序是指文件在機(jī)關(guān)內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)處理過(guò)程中所經(jīng)過(guò)的一系列環(huán)節(jié)。這些環(huán)節(jié)前后銜接、環(huán)環(huán)緊扣、排列有序，形成一個(gè)有序的整體，構(gòu)成一個(gè)文書(shū)運(yùn)轉(zhuǎn)與處理的科學(xué)流程。文書(shū)處理程序由發(fā)文處理程序、收文處理程序、文件管理三個(gè)部分構(gòu)成。一、文書(shū)處理程序的概念83二、文書(shū)處理程序的特點(diǎn)（一）確定性1、文書(shū)處理程序的各個(gè)環(huán)節(jié)是相對(duì)獨(dú)立且有確定的；2、各個(gè)環(huán)節(jié)的排列順序是相對(duì)穩(wěn)定的，不得任意刪減環(huán)節(jié)和任意顛倒前后環(huán)節(jié)；3、實(shí)際工作中可以對(duì)某些環(huán)節(jié)進(jìn)行合并辦理，但不得省略。

二、文書(shū)處理程序的特點(diǎn)（一）確定性84二、文書(shū)處理程序的特點(diǎn)（二）連續(xù)性1、文書(shū)處理的各個(gè)環(huán)節(jié)是緊密銜接、前后連貫的一個(gè)統(tǒng)一整體；2、運(yùn)用文書(shū)處理程序時(shí)不得顛倒順序或隨意增刪環(huán)節(jié)；3、不同類型、不同大小的機(jī)關(guān)在具體運(yùn)用時(shí)可以有一定的靈活性。二、文書(shū)處理程序的特點(diǎn)（二）連續(xù)性85二、文書(shū)處理程序的特點(diǎn)（三）規(guī)范性1、文書(shū)處理的每一個(gè)環(huán)節(jié)都有特定的要求和規(guī)范；2、規(guī)范性是文書(shū)處理的質(zhì)量要求；3、規(guī)范性是文書(shū)處理工作所追求的最終目標(biāo)。4、規(guī)范性體現(xiàn)在文書(shū)工作的內(nèi)容、工作方向、工作方式等方面。二、文書(shū)處理程序的特點(diǎn)（三）規(guī)范性86三、文書(shū)處理程序圖擬稿復(fù)核簽發(fā)審核簽收分發(fā)用印承辦擬辦批辦注結(jié)傳閱平時(shí)歸檔外部傳遞繕印分發(fā)收文登記復(fù)文發(fā)文登記催辦請(qǐng)辦三、文書(shū)處理程序圖擬稿復(fù)核簽發(fā)審核簽收分發(fā)用印承辦擬辦批辦注87任務(wù)三發(fā)文處理主要內(nèi)容包括：草擬→審核→簽發(fā)→復(fù)核→繕印→校對(duì)→用印→登記→分發(fā)任務(wù)三發(fā)文處理主要內(nèi)容包括：88案例引入情景：2010年12月4日上午，公司總經(jīng)理辦公會(huì)議提出開(kāi)展年終總結(jié)和考評(píng)評(píng)比工作，并對(duì)一年來(lái)工作積極、成績(jī)突出的員工進(jìn)行表彰。公司領(lǐng)導(dǎo)要求辦公室制發(fā)員工年度考核評(píng)比通知，具體工作由人力資源部組織實(shí)施。辦公室羅主任將通知的起草任務(wù)交給了劉秘書(shū)。12月4日下午，劉秘書(shū)將附有發(fā)文審批單的《關(guān)于做好2010年度考核評(píng)比工作的通知》草稿交給羅主任審核。審核完后，劉秘書(shū)將審核稿送至黃總經(jīng)理簽發(fā)。12月5日上午，劉秘書(shū)又仔細(xì)檢查了通知的正文內(nèi)容，將經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的通知編上發(fā)文字號(hào)，即寧宏遠(yuǎn)辦【2010】30號(hào)，寫(xiě)在發(fā)文審批單的相應(yīng)欄內(nèi)，確認(rèn)無(wú)誤后，便把這份發(fā)文稿拿到文印室，交給打字員小周，要求其打印成正稿。半小時(shí)后，劉秘書(shū)將打印好的文件正稿從文印室取回，送機(jī)要室逐一蓋章，并在發(fā)文登記簿上填寫(xiě)好相關(guān)內(nèi)容。12月5號(hào)下午，劉秘書(shū)將文件發(fā)送至各部門。案例引入情景：2010年12月4日上午，公司總經(jīng)理辦公89一、草擬草擬包括交擬和起草兩個(gè)步驟。交擬是領(lǐng)導(dǎo)或文秘部門負(fù)責(zé)人向擬稿人交待撰擬任務(wù)的過(guò)程。由單位的領(lǐng)導(dǎo)人和文秘部門的負(fù)責(zé)人實(shí)施。起草由秘書(shū)人員或相關(guān)業(yè)務(wù)人員實(shí)施。具體要求：1、符合國(guó)家法律、法規(guī)及其它有關(guān)規(guī)定。2、情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅簡(jiǎn)短。一、草擬草擬包括交擬和起草兩個(gè)步驟。90一、草擬

3、公文文種根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。4、擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。5、人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引文先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)，日期注明年月日。一、草擬91一、草擬6、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次為：一、（一）、1、（1)。7、使用國(guó)家法定計(jì)量單位。8、文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱。使用國(guó)際組織外文名稱或其縮寫(xiě)形式，第一次出現(xiàn)時(shí)應(yīng)注明準(zhǔn)確的中文譯名。9、公文中的數(shù)字除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略詞、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。一、草擬6、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次為：一、（一）、1、92二、審核審核又稱核稿，是指文稿在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)以前，對(duì)文稿的內(nèi)容、體式等方面進(jìn)行全面的檢查審定。1、審核工作由文秘部門負(fù)責(zé)人或資深秘書(shū)負(fù)責(zé)。審核主要是把好三關(guān)：行文關(guān)、文字關(guān)、政策關(guān)。2、審核的重點(diǎn)。1）是否需要行文，這是審核的重要先決條件；2）行文方式是否恰當(dāng)；3）是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求；4）公文格式是否符合《辦法》的規(guī)定；5）文字表達(dá)是否符合要求。二、審核審核又稱核稿，是指文稿在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)以前，93三、簽發(fā)簽發(fā)是單位主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)已經(jīng)審核的文稿進(jìn)行最后的審定，在發(fā)文稿紙上簽署批準(zhǔn)發(fā)文的意見(jiàn)，并簽署自己的姓名和日期的環(huán)節(jié)。1、簽發(fā)是發(fā)文處理程序中最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，文稿一經(jīng)簽字，草稿就轉(zhuǎn)為定稿，文字內(nèi)容不得再行改動(dòng)。2、簽發(fā)是領(lǐng)導(dǎo)人行使職權(quán)的一種表現(xiàn)，簽發(fā)人對(duì)代表本單位的發(fā)出的文件負(fù)有完全責(zé)任。三、簽發(fā)簽發(fā)是單位主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)已經(jīng)審核的文稿進(jìn)行最94三、簽發(fā)3、簽發(fā)的原則涉及全局性的重要文件，由主要領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)，涉及其中一方面問(wèn)題的文件，由主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；涉及某一方面而且政策性強(qiáng)、問(wèn)題重大、問(wèn)題設(shè)計(jì)面廣的文件，由主管領(lǐng)導(dǎo)人審核后，送主要領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)；一般性文(函)件，可以授權(quán)相關(guān)人員代簽發(fā)。三、簽發(fā)3、簽發(fā)的原則95三、簽發(fā)4、簽發(fā)具體要求1）簽發(fā)人須在發(fā)文稿紙的簽發(fā)欄內(nèi)簽發(fā)；2）簽發(fā)要注明三項(xiàng)內(nèi)容：簽發(fā)意見(jiàn)（發(fā)、印發(fā)、急發(fā)、同意發(fā)等）；簽發(fā)人的姓名（最好是全名）；簽發(fā)日期（年月日）；3）需核簽或加簽的文件，要明確填寫(xiě)“請(qǐng)××審閱后發(fā)出”等字樣；4）經(jīng)授權(quán)或委托代簽的，要明確寫(xiě)上“代簽”字樣。5)聯(lián)合發(fā)文時(shí)，應(yīng)先由主辦單位簽發(fā)，再送請(qǐng)相關(guān)單位或部門領(lǐng)導(dǎo)人會(huì)簽。三、簽發(fā)4、簽發(fā)具體要求96三、簽發(fā)簽發(fā)：辦公室審核：部門審核：擬稿人：文件標(biāo)題：附件：發(fā)文字號(hào)：密級(jí)：主送單位：抄送單位：打印份數(shù)：年月日印發(fā)

×××（單位名稱）發(fā)文用紙三、簽發(fā)簽發(fā)：辦公室審核：部門審核：擬稿人：文件標(biāo)題：附件：97四、復(fù)核復(fù)核是公文在正式印制前，文秘部門對(duì)其進(jìn)行復(fù)查審核，主要包括：審核處理程序、附件材料、文件格式等。1、審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備；2、附件材料是否齊全；3、格式是否統(tǒng)一、規(guī)范。復(fù)核無(wú)誤，應(yīng)編發(fā)文字號(hào)，確定印制份數(shù)，注明文件的發(fā)受范圍、時(shí)限和秘級(jí)，準(zhǔn)備繕??；復(fù)核有誤，應(yīng)按程序退回復(fù)審。四、復(fù)核復(fù)核是公文在正式印制前，文秘部門對(duì)其進(jìn)行98五、繕印繕印是根據(jù)定稿制作文件正本的過(guò)程。繕印是發(fā)文處理程序中須注意細(xì)節(jié)的一個(gè)環(huán)節(jié)。要嚴(yán)肅認(rèn)真、準(zhǔn)確細(xì)致，以保證文件制作的質(zhì)量。五、繕印繕印是根據(jù)定稿制作文件正本的過(guò)程。99五、繕?。樣≈袘?yīng)注意的事項(xiàng)）1、必須忠實(shí)定稿，不得隨意改動(dòng)原稿的文字、標(biāo)點(diǎn)、格式、段落，并保護(hù)好定稿；2、版面設(shè)計(jì)要美觀大方；用紙、格式、印刷要符合《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》中的規(guī)定；要防止出現(xiàn)多頁(yè)、缺頁(yè)、倒頁(yè)問(wèn)題；3、注意繕印過(guò)程中的保密工作，秘密文書(shū)應(yīng)有專人負(fù)責(zé)并在指定繕印地點(diǎn)印制，并對(duì)印制的底版、校樣等進(jìn)行嚴(yán)格管理，防止失密或泄密。4、建立繕印程序中的登記制度。五、繕?。樣≈袘?yīng)注意的事項(xiàng)）1、必須忠實(shí)定稿，100六、校對(duì)校對(duì)是繕印中的一個(gè)環(huán)節(jié)。是指以簽發(fā)的定稿為底本，對(duì)繕印的校樣進(jìn)行格式和文字核對(duì)校正工作。校對(duì)時(shí)應(yīng)注意的問(wèn)題：1、初校與復(fù)校相結(jié)合；2、以定稿為依據(jù)；3、要校改的文字要牽出版芯；4、校對(duì)后要全面復(fù)查，復(fù)查無(wú)誤后，在校樣上簽字，然后付印。六、校對(duì)校對(duì)是繕印中的一個(gè)環(huán)節(jié)。是指以簽發(fā)的定稿101六、校對(duì)校對(duì)的方法：1.看校：是只看校樣不看原稿的校對(duì)。2.對(duì)校：是用校樣對(duì)照原稿進(jìn)行校對(duì)。3.讀校：是兩個(gè)人一起校對(duì)。4.折校：把校樣放在桌子上，把原稿折起來(lái)，使靠邊一行的文字與校樣上的文字靠近，兩手拇指與食指夾住原稿，逐字、逐句、逐個(gè)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)對(duì)照。校對(duì)一般要進(jìn)行一校、二校、三校3個(gè)校次。六、校對(duì)校對(duì)的方法：102七、用?。ㄉw章）用印是指在需要用印的文件上加蓋發(fā)文單位印章的程序。用印是公文生效的標(biāo)志。單位印章由文秘部門指定的專人負(fù)責(zé)，并建立一定的用印制度。單位要建立用印登記制度，在用印前填寫(xiě)《用印登記簿》上相關(guān)欄目和內(nèi)容。七、用?。ㄉw章）用印是指在需要用印的文件上加蓋發(fā)103七、用?。ㄉw章）（用印注意事項(xiàng)）1、用印須經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由掌管單位印章的專人經(jīng)手進(jìn)行；2、用印文件的制發(fā)機(jī)關(guān)必須與印面一致，文件內(nèi)容與定稿一致；3、用印時(shí)位置準(zhǔn)確，印文要端正清晰；4、根據(jù)發(fā)文印數(shù)核實(shí)用印的份數(shù)，不得蓋空白??；5、送印刷廠印制的文件，如需套機(jī)關(guān)印章，應(yīng)派專人送取；6、通過(guò)報(bào)刊發(fā)布文件，簽發(fā)稿上應(yīng)加蓋印章。七、用?。ㄉw章）（用印注意事項(xiàng)）1、用印須經(jīng)有關(guān)104八、登記登記是指文件用印之后封發(fā)之前，對(duì)文件主要內(nèi)容進(jìn)行登記檢查的環(huán)節(jié)。1、登記的作用：便于對(duì)發(fā)文管理、統(tǒng)計(jì)和核查。2、發(fā)文登記形式為薄本式登記簿，一般每年一冊(cè)。每一個(gè)單位一般有三種發(fā)文登記簿。內(nèi)收發(fā)的《發(fā)文登記簿》、內(nèi)收發(fā)對(duì)外收發(fā)的《送文登記簿》和外收發(fā)的《發(fā)文登記簿》。

八、登記登記是指文件用印之后封發(fā)之前，對(duì)文件主要105八、登記順序號(hào)登記日期發(fā)文字號(hào)文件標(biāo)題密級(jí)緊急程度主送機(jī)關(guān)抄送機(jī)關(guān)份數(shù)歸卷情況備注內(nèi)收發(fā)的《發(fā)文登記簿》的登記項(xiàng)目：八、登記順登發(fā)文密緊主抄份歸備內(nèi)收發(fā)的《發(fā)文登記簿》的登記項(xiàng)106八、登記順序號(hào)登記日期封皮號(hào)發(fā)往機(jī)關(guān)發(fā)往方式簽收時(shí)間簽收人備注內(nèi)收發(fā)對(duì)外收發(fā)的《送文登記簿》的登記項(xiàng)目：八、登記順登封發(fā)發(fā)簽簽備內(nèi)收發(fā)對(duì)外收發(fā)的《送文登記簿》的登記107八、登記外收發(fā)的《發(fā)文登記簿》的登記項(xiàng)目：發(fā)文字號(hào)發(fā)文日期發(fā)文機(jī)關(guān)文別受文單位文件標(biāo)題份數(shù)八、登記外收發(fā)的《發(fā)文登記簿》的登記項(xiàng)目：發(fā)文字號(hào)發(fā)文108九、分發(fā)分發(fā)是指對(duì)印制完畢、需要發(fā)出的文件按發(fā)放范圍進(jìn)行分裝和發(fā)送的環(huán)節(jié)。1、分發(fā)環(huán)節(jié)由文秘部門的內(nèi)收發(fā)承擔(dān)，主要工作內(nèi)容是書(shū)寫(xiě)封面、裝入文件、封口和發(fā)送。2、分發(fā)前要清點(diǎn)份數(shù)、檢查公章、有無(wú)缺頁(yè)倒頁(yè)現(xiàn)象；根據(jù)主送、抄送機(jī)關(guān)分別裝封，如有需要還要加蓋密級(jí)、急件印戳，核對(duì)無(wú)誤后，將封口封緘。3、分裝時(shí)急件、密件、普通件要分別裝封；封面書(shū)寫(xiě)要工整、規(guī)范；份數(shù)準(zhǔn)確；封口要嚴(yán)實(shí)。九、分發(fā)分發(fā)是指對(duì)印制完畢、需要發(fā)出的文件按發(fā)放109十、分發(fā)分發(fā)方式：直接送達(dá)、郵遞、機(jī)要傳遞和專人遞送，不得托人代送。1）送給本單位領(lǐng)導(dǎo)及單位各部門的文件，可由秘書(shū)人員直接送達(dá)2）機(jī)要傳遞是將文件交送機(jī)要機(jī)構(gòu)，由機(jī)要機(jī)構(gòu)派專人送達(dá)收文機(jī)關(guān)或送當(dāng)?shù)貦C(jī)要通信部門傳送的文件傳送方式3）絕密文件或特別緊急的重要文件，最好派專人遞送。轉(zhuǎn)送必須實(shí)行兩人護(hù)送制4）發(fā)往外地的文件，可以采用郵遞的方式十、分發(fā)110九、分發(fā)

發(fā)送時(shí)的注意事項(xiàng)：

1、郵遞應(yīng)準(zhǔn)備回執(zhí)，機(jī)要遞送和專人遞送要有交接手續(xù)，履行簽字手續(xù)。2、會(huì)議發(fā)送的公文應(yīng)向會(huì)議所在單位發(fā)送“會(huì)議文件目錄”或“會(huì)議文件通知單”，以確保收文完整準(zhǔn)確。3、發(fā)文封裝后，要及時(shí)將定稿和存本歸檔。如是復(fù)文還須進(jìn)行“注辦”。九、分發(fā)發(fā)送時(shí)的注意事項(xiàng)：111發(fā)文處理知識(shí)點(diǎn)草擬1領(lǐng)導(dǎo)人秘書(shū)部門領(lǐng)導(dǎo)秘書(shū)人員業(yè)務(wù)人員交擬起草審核秘書(shū)部門領(lǐng)導(dǎo)審核重點(diǎn)簽發(fā)23簽發(fā)原則和要求、簽發(fā)人復(fù)核4文秘部門繕印5復(fù)核內(nèi)容分發(fā)9內(nèi)收發(fā)分發(fā)內(nèi)容方式注意事項(xiàng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)文秘部門校對(duì)6注意事項(xiàng)文秘部門用印7文秘部門登記8登記形式內(nèi)、外收發(fā)注意事項(xiàng)注意事項(xiàng)校對(duì)方法發(fā)文處理知識(shí)點(diǎn)草擬1領(lǐng)導(dǎo)人秘書(shū)人員交擬起草審核秘書(shū)部審核簽發(fā)112案例思考某省文物局為落實(shí)國(guó)家文物局的文物普查工作要求，需向全省各地市發(fā)一個(gè)《某省文物局關(guān)于認(rèn)真做好文物普查工作的通知》。局領(lǐng)導(dǎo)責(zé)成局秘書(shū)小陳起草該文件。小陳寫(xiě)完初稿后，本想找領(lǐng)導(dǎo)過(guò)目。但領(lǐng)導(dǎo)外出開(kāi)會(huì)，需五天后才能回來(lái)。小陳覺(jué)得這份文件內(nèi)容簡(jiǎn)單，不會(huì)出什么差錯(cuò)，就自作主張將草稿交打字員小李打印。小李與小陳關(guān)系不錯(cuò)，不好意思拒絕。文件打印好后，小陳找辦公室齊主任蓋公章。齊主任發(fā)現(xiàn)該份文件既沒(méi)有填寫(xiě)發(fā)文稿紙，也沒(méi)有經(jīng)局長(zhǎng)簽發(fā)，就沒(méi)有給該文件蓋印、登記，等局長(zhǎng)回來(lái)后再作處理。請(qǐng)思考：秘書(shū)小陳有錯(cuò)嗎？如果有，錯(cuò)在哪里？案例思考某省文物局為落實(shí)國(guó)家文物局的文物普查工作要求，需113任務(wù)四收文處理任務(wù)四收文處理114案例引入情景：2010年4月25日，宏遠(yuǎn)機(jī)電股份有限公司辦公室收到省機(jī)械行業(yè)管理辦公室的一份《關(guān)于召開(kāi)2010年度全省機(jī)械（汽車）工業(yè)企業(yè)通信工作會(huì)議的通知》，得知該會(huì)將于5月20日在南京召開(kāi)。秘書(shū)小陳收到文件后，先進(jìn)行了登記，然后取出文件處理單，填上基本內(nèi)容，交給了辦公室羅主任擬辦。擬辦內(nèi)容為：“擬請(qǐng)信息中心參加會(huì)議。妥否，請(qǐng)王總批示?！毙￡悓⑽募幚韱胃皆谕ㄖ馅s緊交給了王總，半小時(shí)后王總審閱完畢，小陳將其取回。王總的批示意見(jiàn)為：“同意。請(qǐng)信息中心李主任與會(huì)?！边@時(shí)，羅主任對(duì)小陳說(shuō)：“5月19日之前要注意催辦一下，別忘記了。”5月22日，李主任從南京開(kāi)會(huì)回來(lái)，在文件處理單上填好了辦理結(jié)果、辦理日期和其他有關(guān)內(nèi)容，然后和通知原件一起交還了陳秘書(shū)。至此，這份通知便進(jìn)入了整理階段。案例引入情景：2010年4月25日，宏遠(yuǎn)機(jī)電股115一、簽收簽收是指收到文件后收件人在對(duì)方的文件投遞單或送文簿上簽字，表示收到。簽收時(shí)需要對(duì)收到的文件進(jìn)行審核，檢查清點(diǎn)。1、外收發(fā)的工作。對(duì)郵遞員、通訊員送來(lái)的信件進(jìn)行審核，按封皮作檢查：1）查文件實(shí)際件數(shù)與回執(zhí)清單或發(fā)文登記數(shù)是否一致；2）查來(lái)文是否屬于本機(jī)關(guān)收文；3）查是否為急件、密件，急件隨到隨轉(zhuǎn)，密件轉(zhuǎn)機(jī)要室；4）查封口是否完好，如有拆動(dòng)，需當(dāng)場(chǎng)聲明。經(jīng)上述審核無(wú)誤，方能簽名驗(yàn)收。一、簽收簽收是指收到文件后收件人在對(duì)方的文件投遞116一、簽收2、內(nèi)收發(fā)的工作。對(duì)外收發(fā)送來(lái)的文件進(jìn)行啟封審核。內(nèi)收發(fā)啟封的權(quán)限為：整個(gè)機(jī)關(guān)名義收；領(lǐng)導(dǎo)同志收；負(fù)責(zé)同志收的文件。啟封后的工作：檢查正件、附件及文件頁(yè)碼是否齊全，有無(wú)短少，如附有匯票、收據(jù)等，應(yīng)及時(shí)送財(cái)務(wù)部門。收文審核后，內(nèi)收發(fā)加蓋收文章進(jìn)行收文登記。一、簽收2、內(nèi)收發(fā)的工作。對(duì)外收發(fā)送來(lái)的文件進(jìn)行啟封審117二、收文登記收文登記是文秘部門對(duì)收到的文件按一定的形式進(jìn)行逐項(xiàng)登記的環(huán)節(jié)。收文登記由單位內(nèi)收發(fā)承擔(dān)。1、收文登記的項(xiàng)目：收文時(shí)間來(lái)文單位發(fā)文字號(hào)文件標(biāo)題密級(jí)緩急時(shí)限份數(shù)承辦部門復(fù)文號(hào)歸卷號(hào)二、收文登記收文登記是文秘部門對(duì)收到的文件按一定的形118二、收文登記2、收文登記應(yīng)注意的事項(xiàng)1）收文登記時(shí)黨內(nèi)文件和行政收文要分開(kāi)登記；2）收文數(shù)量多的單位可以分類登記，如：上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文、平級(jí)和不相隸屬機(jī)關(guān)來(lái)文、下級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文；3）收文較少的單位統(tǒng)一登記，不分類別。

二、收文登記2、收文登記應(yīng)注意的事項(xiàng)119二、收文登記3、收文登記的范圍。不必有文必登，視重要程度和單位的實(shí)際情況而定。需要登記的文件：不需要登記的文件：1.上級(jí)機(jī)關(guān)的指導(dǎo)性的、參閱性或需要辦理的文件。2.下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示性、報(bào)告性文件。3.帶有密級(jí)的重要資料。1.領(lǐng)導(dǎo)人的親啟件。2.事務(wù)性的通知、便函等。3.一般性的簡(jiǎn)報(bào)。4.公開(kāi)的和內(nèi)部不保密的出版物。5.已經(jīng)被其他文件包括的文件。

二、收文登記3、收文登記的范圍。不必有文必登，視重要程度和單120二、收文登記4、收文登記的形式。收文登記的形式有薄冊(cè)式、聯(lián)單式和卡片式三種。1）薄冊(cè)式登記。是用裝訂成冊(cè)的登記簿進(jìn)行登記。薄冊(cè)式登記一般采用大流水號(hào)順序登記，易于保存。小單位收文登記簿一年一冊(cè)；大單位采用分類登記簿登記。采用簿冊(cè)式登記的文件，如果該文件需要承辦或回復(fù)的文件，必須填寫(xiě)《文件處理單》，并將其貼在文件的首頁(yè)上，隨文件運(yùn)轉(zhuǎn)和歸檔。二、收文登記4、收文登記的形式。收文登記的形式有121二、收文登記

文件處理單

編號(hào)：收文時(shí)間：年月日來(lái)文單位文件號(hào)密級(jí)文件份數(shù)文件標(biāo)題內(nèi)容摘要附件主辦部門擬辦意見(jiàn)傳閱欄傳閱人日期批辦意見(jiàn)辦理結(jié)果二、收文登記文件處理單122二、收文登記

2）聯(lián)單式登記。是同時(shí)填寫(xiě)兩聯(lián)或兩聯(lián)以上登記單的登記形式。以四聯(lián)單形式為多。第一聯(lián)貼在收文前面，隨收文運(yùn)轉(zhuǎn)；第二聯(lián)由內(nèi)收發(fā)保存，按順序裝訂后作為總收文登記簿；第三聯(lián)由文秘部門留作催辦憑據(jù)；第四聯(lián)送交檔案室，等待文件辦理完畢后整理登記。3）卡片式登記。是采用單份卡片進(jìn)行收文登記的形式。二、收文登記123三、審核收到下級(jí)單位上報(bào)的需要辦理的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。三、審核收到下級(jí)單位上報(bào)的需要辦理的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審124四、分送分送是對(duì)收到的各類文件材料按照一定范圍和運(yùn)行辦法送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱知和辦理。1.對(duì)于重要文件以及文書(shū)人員不能判定由哪個(gè)部門承辦的文件，應(yīng)及時(shí)送辦公部門負(fù)責(zé)人或領(lǐng)導(dǎo)人進(jìn)行擬辦或批辦，然后根據(jù)批示意見(jiàn)進(jìn)行分送；2.對(duì)那些屬于日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍直接分送給有關(guān)部門或承辦人。四、分送分送是對(duì)收到的各類文件材料按照一定范圍和運(yùn)行辦法125四、擬辦擬辦是對(duì)需要辦理和答復(fù)的收文提出的初步辦理意見(jiàn)，以供領(lǐng)導(dǎo)批辦時(shí)參考。擬辦一般由文秘部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)，簡(jiǎn)明扼要地?cái)M出切實(shí)可行的意見(jiàn)，填寫(xiě)在《文件處理單》的“擬辦意見(jiàn)”欄內(nèi)，并簽注擬辦人的姓名及擬辦日期。

四、擬辦擬辦是對(duì)需要辦理和答復(fù)的收文提出的初步辦126四、擬辦擬辦的方法和要求（詳見(jiàn)152頁(yè)）1）上級(jí)發(fā)來(lái)的公文；2）下級(jí)單位報(bào)送的請(qǐng)示；3）平級(jí)單位的來(lái)文。四、擬辦擬辦的方法和要求（詳見(jiàn)152頁(yè)）127五、批辦批辦是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人將來(lái)文和附送的擬辦意見(jiàn)審閱后，對(duì)文件如何辦理、辦理原則和辦理過(guò)程中應(yīng)注意的問(wèn)題做出最后決定，并在文件處理單上加以批示的環(huán)節(jié)。批辦是具有決策意義的環(huán)節(jié)，是領(lǐng)導(dǎo)行使職權(quán)的具體體現(xiàn)。批辦由單位領(lǐng)導(dǎo)人負(fù)責(zé)，批辦意見(jiàn)填寫(xiě)在“文件處理單”的“批辦意見(jiàn)”一欄內(nèi)，要注明具體的批辦意見(jiàn)、簽名、署日。五、批辦批辦是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人將來(lái)文和附送的擬辦意見(jiàn)審128五、批辦秘書(shū)要輔助領(lǐng)導(dǎo)做好批辦工作。1.要控制批辦范圍，及時(shí)準(zhǔn)確地報(bào)送需要批辦的公文，不能把收進(jìn)的文書(shū)一一報(bào)送批辦。2.輔助領(lǐng)導(dǎo)對(duì)來(lái)文做出三種明確的批辦內(nèi)容：指明文件處理的原則和方法；確定承辦部門和時(shí)間；簽署姓名和日期。五、批辦秘書(shū)要輔助領(lǐng)導(dǎo)做好批辦工作。129六、傳閱傳閱是安排多人閱看同一份文件。秘書(shū)部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)人的批示或授權(quán)，按照一定的程序?qū)⒐乃椭劣嘘P(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門閱知。對(duì)于閱件要安排相關(guān)人員閱讀。1.傳閱的方式：輪輻式傳閱法