公文管理制度

公文管理制度公文管理制度制定的目的及意義：為了規(guī)范公司公文處理流程、統(tǒng)一公司公文格式，保證公文安全、高效、流暢的運(yùn)轉(zhuǎn)，根據(jù)《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（2012年）的原則，結(jié)合公司實(shí)際，特制定本制度。適用范圍：本制度適用于集團(tuán)公司及下屬所有子公司。職責(zé)范圍3.1集團(tuán)綜合部集團(tuán)綜合部是公司公文處理的管理部門。集團(tuán)綜合部負(fù)責(zé)公文收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等工作。同時負(fù)責(zé)指導(dǎo)集團(tuán)各部門和下屬各子公司的文件處理工作。負(fù)責(zé)建立健全公司文件管理制度，負(fù)責(zé)本制度的制定與修改，同時負(fù)責(zé)本制度的實(shí)施和監(jiān)督工作。3.2集團(tuán)其它各部門、子公司不得以集團(tuán)名義自行對外發(fā)布公文。負(fù)責(zé)按本制度規(guī)定執(zhí)行 。公文處理原則4.1公文處理包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的工作。4.2公文處理應(yīng)按照行文要求和公文處理規(guī)范進(jìn)行， 做到準(zhǔn)確、及時、安全、保密。公文的種類精選文庫5.1公文的定義公文是指公司在經(jīng)營管理過程中形成的具有管理效力和規(guī)范體式，以紙質(zhì)或電子方式為載體的文書。5.2常用的公文種類常用的公文種類有：決議、決定、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函、會議紀(jì)要等。決議。適用于會議討論通過的重大決策事項(xiàng)。決定。適用于對重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級部門 /機(jī)構(gòu)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。公告。適用于向公司內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。通知。適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級部門 /機(jī)構(gòu)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。通報。適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。報告。適用于向上級部門 /機(jī)構(gòu)匯報工作、反映情況，回復(fù)上級部門/機(jī)構(gòu)的詢問。請示。適用于向上級部門 /機(jī)構(gòu)請求指示、批準(zhǔn)。批復(fù)。適用于答復(fù)下級部門 /機(jī)構(gòu)請示事項(xiàng)。函。適用于不相隸屬部門 /機(jī)構(gòu)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。紀(jì)要。適用于記載會議主要情況和議定事項(xiàng)。5.3公文按照行文方向分為：上行文—是指各下級單位向上級單位請求指示、匯報工作、反映情況、答復(fù)詢問等所用的公文，文種有“請示、報告” 。請示是就-- 2精選文庫某項(xiàng)工作中的問題、明確某項(xiàng)政策界限、審核批準(zhǔn)某事項(xiàng)時使用的請求性上行公文。報告是匯報工作、反映情況、提出建議、回答上級詢問等使用的上行公文。下行文—是公司或公司職能管理部門向各下級部門或子公司下發(fā)的文件，通常有“通知、通報、決定、批復(fù)”等。平行文—是指沒有行政隸屬關(guān)系或職能管理關(guān)系的各級部門或子公司用于聯(lián)系業(yè)務(wù)或往來活動的知照性文件，文種有“函” 。公文格式6.1公文組成：公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文部門/機(jī)構(gòu)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送部門 /機(jī)構(gòu)、正文、附件說明、發(fā)文部門/機(jī)構(gòu)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送部門/機(jī)構(gòu)、印發(fā)部門/機(jī)構(gòu)和印發(fā)日期、頁碼等組成。份號。公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號。公文份號是為了掌握公文的發(fā)放方向，便于公文的保密管理，掌握公文的去向。密級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限。緊急程度。公文送達(dá)和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”“平急”。發(fā)文部門/機(jī)構(gòu)標(biāo)志。由發(fā)文部門/機(jī)構(gòu)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文部門/機(jī)構(gòu)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文部門/機(jī)構(gòu)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文部門/機(jī)構(gòu)名稱，也可以單獨(dú)用主辦部門/機(jī)構(gòu)名稱。-- 3精選文庫發(fā)文字號。由發(fā)文部門 /機(jī)構(gòu)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦部門 /機(jī)構(gòu)的發(fā)文字號。簽發(fā)人。上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。標(biāo)題。由發(fā)文部門/機(jī)構(gòu)名稱、事由和文種組成。主送部門/機(jī)構(gòu)。公文的主要受理部門 /機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)使用部門/機(jī)構(gòu)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型部門 /機(jī)構(gòu)統(tǒng)稱。正文。公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。附件說明。公文附件的順序號和名稱。發(fā)文部門/機(jī)構(gòu)署名。署發(fā)文部門/機(jī)構(gòu)全稱或者規(guī)范化簡稱。成文日期。署會議通過或者發(fā)文部門 /機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)部門 /機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。印章。公文中有發(fā)文部門/機(jī)構(gòu)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文部門/機(jī)構(gòu)印章，并與署名部門/機(jī)構(gòu)相符。有特定發(fā)文部門/機(jī)構(gòu)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。附注。公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項(xiàng)。附件。公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。抄送部門/機(jī)構(gòu)。除主送部門/機(jī)構(gòu)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他部門/機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)使用部門/機(jī)構(gòu)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型部門/機(jī)構(gòu)統(tǒng)稱。印發(fā)部門/機(jī)構(gòu)和印發(fā)日期。公文的送印部門 /機(jī)構(gòu)和送印日期。頁碼。公文頁數(shù)順序號。6.2公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計量單位和標(biāo)點(diǎn)符號等，按照有關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。 民族自治地方的公文，可以并用漢字和當(dāng)?shù)赝ㄓ玫纳贁?shù)民族文字。-- 4精選文庫6.3公文用紙幅面尺寸公文用紙采用 GB/T148中規(guī)定的A4型紙張，其成品幅面尺寸為：210mm*297mm。特殊形式的公文用紙幅面，根據(jù)實(shí)際需要確定。6.4版面頁邊與版心尺寸公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm±1mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156mm*225mm。字體和字號無特殊要求，公文格式各要素一般用 3號仿宋體字。特定情況可以做適當(dāng)調(diào)整。行數(shù)和字?jǐn)?shù)一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可以做適當(dāng)調(diào)整。文字的顏色如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。6.5公文的版式及具體格式要求參照按照 《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（BG/T9704-2012）國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。行文規(guī)則7.1行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實(shí)效，注重針對性和可操作性。7.2行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應(yīng)當(dāng)同時抄送被越過的部門 /機(jī)構(gòu)。7.3向上級部門/機(jī)構(gòu)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：原則上主送一個上級，根據(jù)需要同時抄送相關(guān)上級部門 /機(jī)構(gòu)和同級部門/機(jī)構(gòu)，不抄送下級部門/機(jī)構(gòu)。-- 5精選文庫下級部門/機(jī)構(gòu)的請示事項(xiàng)，如需以本部門/機(jī)構(gòu)名義向上級部門/機(jī)構(gòu)請示，應(yīng)當(dāng)提出傾向性意見后上報，不得原文轉(zhuǎn)報上級部門/機(jī)構(gòu)。請示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項(xiàng)。除上級部門/機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人直接交辦事項(xiàng)外，不得以本部門/機(jī)構(gòu)名義向上級部門/機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人報送公文，不得以本部門/機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人名義向上級部門/機(jī)構(gòu)報送公文。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的部門/機(jī)構(gòu)向一個上級部門/機(jī)構(gòu)行文，必要時抄送另一個上級部門/機(jī)構(gòu)。7.4向下級機(jī)構(gòu)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：主送受理部門/機(jī)構(gòu)，根據(jù)需要抄送相關(guān)部門 /機(jī)構(gòu)。重要行文應(yīng)當(dāng)同時抄送發(fā)文部門 /機(jī)構(gòu)的直接上級部門/機(jī)構(gòu)。涉及多個部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級部門/機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)責(zé)令其糾正或者撤銷。上級部門/機(jī)構(gòu)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機(jī)構(gòu)行文，必要時抄送該下級部門/機(jī)構(gòu)的另一個上級部門/機(jī)構(gòu)。7.5除集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，不得以公司名義向上級單位領(lǐng)導(dǎo)個人報送“請示”、“意見”和“報告”。文件編號8.1每份文件都必須設(shè)置編號，不得重復(fù)或遺漏。紅頭文件紅頭文件的編號按國家公文編號有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。 會議紀(jì)要按年度順序編“XXX集會紀(jì)〔2×××〕×號”。-- 6精選文庫函件編號按年度順序編“XXX集函〔2×××〕×號”。其他類型的文件公司其他文件，根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和管理的需要，另行確定。公文擬制9.1發(fā)文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。9.2公文起草應(yīng)當(dāng)做到：符合國家法律法規(guī)和公司的方針政策，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文部門單位意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。一切從實(shí)際出發(fā)，分析問題實(shí)事求是，所提措施和辦法切實(shí)可行。內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點(diǎn)鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條例清楚，表述準(zhǔn)確，文字精煉。文種正確，標(biāo)點(diǎn)正確，格式規(guī)范。深入調(diào)查研究，充分進(jìn)行論證，廣泛聽取意見。公文涉及其他單位或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，起草部門 /單位必須征求相關(guān)地區(qū)或者部門意見，力求達(dá)成一致。9.3公文文稿簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由發(fā)文機(jī)構(gòu)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和公司的路線方針政策；是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接； 所提政策措施和辦法是否切實(shí)可行。涉及有關(guān)部門或者子公司職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否經(jīng)過充分協(xié)商并達(dá)成一致意見。-- 7精選文庫文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計量單位和標(biāo)點(diǎn)符號等用法是否規(guī)范。其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。9.4公文擬制通過 OA系統(tǒng)流程執(zhí)行。公文辦理10.1行政管理中心負(fù)責(zé)公司外來文件以及各部門報送公司領(lǐng)導(dǎo)的文件的處理。各部門各子公司負(fù)責(zé)本部門或本公司外來文件以及公司下發(fā)文件的處理。10.2公文辦理的每一階段，均要求辦理的時效性。其中，普通件辦理控制在72小時內(nèi)，急件辦理控制在24小時內(nèi)，特急件應(yīng)立即辦理。各責(zé)任人應(yīng)在相應(yīng)時間范圍內(nèi)向公司領(lǐng)導(dǎo)、行政管理中心反饋辦理情況。公文立卷、歸檔和銷毀11.1公文辦理完畢，承辦人或者主管人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文立卷、歸檔的有關(guān)規(guī)定，將定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。公文立卷，應(yīng)當(dāng)以文件的自然形成規(guī)律和保持文件之間的歷史聯(lián)系為原則。靈活運(yùn)用問題、名稱、通訊者、時間、作者、地區(qū)六個特征和保存價值，進(jìn)行立卷，使案卷正確地反映公司的主要工作情況，便于保管、查找和利用。公文復(fù)制件作為正式文件使用時，