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文檔簡(jiǎn)介

淺析辦公室工作的形象定位與構(gòu)建獲獎(jiǎng)科研報(bào)告摘

要:角色的理論在辦公室工作中有較高的應(yīng)用價(jià)值,是社會(huì)心理學(xué)的重要組成部分。辦公室是企業(yè)中綜合管理性比較強(qiáng)的一個(gè)部門(mén),在企業(yè)管理的過(guò)程中有非常重要的作用,企業(yè)辦公室工作的質(zhì)量好壞影響整個(gè)企業(yè)對(duì)外形象和辦事效率等很多問(wèn)題。辦公室工作要做好角色構(gòu)建及角色認(rèn)知工作,才能更好地為領(lǐng)導(dǎo)及所有員工服務(wù)。

關(guān)鍵詞:辦公室工作;角色認(rèn)知;角色構(gòu)建

角色形象是由演員根據(jù)劇本要求,按照一定的表演技巧,將劇本中的人物表演出來(lái)。演員在表演過(guò)程中的言行舉止都是按照劇本對(duì)人物描述進(jìn)行,必須符合導(dǎo)演與編劇要求,這就使得劇中角色形象有幾層含義:第一,多個(gè)演員可以扮演相同角色,比如流星花園里的道明寺,這一角色產(chǎn)生到現(xiàn)在,中國(guó)、日本、韓國(guó)就有很多演員扮演過(guò)道明寺一角;第二,演員在挑選角色時(shí),會(huì)考慮自己能否演好,導(dǎo)演在挑選自己劇中角色的扮演者時(shí)也會(huì)思考該演員是否適合這個(gè)角色,是否能演得傳神。第三,演員在劇中表演出角色形象并不是演員自己,而是編劇刻畫(huà)的人物,導(dǎo)演要求的形象,演員只是使用某種程度的技巧把這個(gè)人物呈現(xiàn)出來(lái),所以演員在舞臺(tái)中扮演的是一個(gè)需要刻畫(huà)的人物,而不是現(xiàn)實(shí)生活中的演員自己。

社會(huì)中的自然人也有自己的個(gè)性和在別人心中的既定印象,現(xiàn)實(shí)中的個(gè)體必須遵守社會(huì)法律法規(guī)。很多角色形象是虛構(gòu)的,演員在同一部劇中有時(shí)候同時(shí)扮演多個(gè)角色,但是大多數(shù)情況下,是扮演一個(gè)固定角色。演員作為一個(gè)角色與社會(huì)中的個(gè)體有極大的相似性。演員必須聽(tīng)從劇本的安排,個(gè)人也要服從崗位職責(zé)要求,演員要讓自己在劇中呈現(xiàn)出來(lái)人物形象被觀眾所接受,個(gè)人也要適應(yīng)人類社會(huì)大環(huán)境,不能讓自己不容易人類社會(huì)群體。演員不同,就算扮演相同的角色,呈現(xiàn)出來(lái)的效果也會(huì)不同。個(gè)人按照對(duì)自己在社會(huì)中的定位與在崗位職責(zé)中的定位的完成與周邊人群的交流溝通。由于人類現(xiàn)實(shí)生活與劇中人物形象的刻畫(huà)有類似的地方,所以,可以引用戲劇中的理論來(lái)類比現(xiàn)實(shí)中社會(huì)研究的理論。

個(gè)體是生態(tài)社會(huì)大機(jī)器中的螺絲釘,個(gè)人的行為舉止適應(yīng)社會(huì)環(huán)境,反應(yīng)了人類的社會(huì)性。另外,個(gè)人又有按照自己對(duì)個(gè)體定位的理解,展示個(gè)性,實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值,這個(gè)過(guò)程中,往往有自己獨(dú)特的方式。這個(gè)程序跟演員理解劇本,然后通過(guò)自己的方式表演出來(lái)有相通的地方。因此,在對(duì)角色形象進(jìn)行說(shuō)明時(shí),要考慮外因,即整個(gè)社會(huì)大環(huán)境對(duì)個(gè)體的硬性,也要考慮個(gè)體內(nèi)在鮮明的特征,個(gè)體與個(gè)體的差異。

辦公室在企業(yè)中的地位像的交通樞紐,承擔(dān)著將員工情況反映到領(lǐng)導(dǎo)層、將領(lǐng)導(dǎo)層的指令傳達(dá)到員工層,以及部門(mén)與部門(mén)相互協(xié)調(diào)、企業(yè)于外界相關(guān)機(jī)構(gòu)往來(lái)聯(lián)系等多種工作內(nèi)容。辦公室的基層辦事人員的個(gè)人工作素質(zhì)好壞關(guān)系到辦公室部門(mén)工作能否完成,企業(yè)能否高效運(yùn)轉(zhuǎn),領(lǐng)導(dǎo)層的指令能否順利的執(zhí)行下去。辦公室的日常工作非常瑣碎,繁雜,有時(shí)常出現(xiàn)意外情況,需要及時(shí)應(yīng)對(duì),工作內(nèi)容廣泛,有時(shí)候界限不明。因此,需要辦公室的基層人員不斷學(xué)習(xí),提高自身工作素質(zhì),明確自己的崗位職責(zé)以及互動(dòng)人群對(duì)自己的期望。這樣才能將日常工作的點(diǎn)點(diǎn)滴滴落實(shí)到位,并創(chuàng)造性的解決問(wèn)題,讓辦公室的功能完全發(fā)揮出來(lái),與企業(yè)其他部門(mén)有機(jī)結(jié)合在一起。

一、辦公室工作的多元角色認(rèn)知分析

(一)領(lǐng)導(dǎo)層的助手。辦公室基層辦事人員要為上層決策提供幫助。要為決策成員收集一線信息,同時(shí)多想解決方案,供領(lǐng)導(dǎo)層參考。所以辦公室辦事人員要當(dāng)好信息采集員、情報(bào)研究員以及參謀。辦事人員要對(duì)企業(yè)的核心工作進(jìn)行分析,對(duì)產(chǎn)生的棘手問(wèn)題、關(guān)鍵問(wèn)題、突發(fā)問(wèn)題全面剖析,掌握問(wèn)題本質(zhì)和問(wèn)題與問(wèn)題之間的相關(guān)性,結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況提出多種可實(shí)施的解決方法,供決策班子在做出決策時(shí)選擇。辦公室工作人員要已所能及的掌握大量相關(guān)信息材料,研究企業(yè)內(nèi)部情況、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手企業(yè)的情況、社會(huì)大環(huán)境的情況,積極汲取別人失敗的教訓(xùn)與成功的法寶,進(jìn)行匯總、提煉、去除表象,發(fā)現(xiàn)本質(zhì),協(xié)助企業(yè)決策層宏觀與微觀上擬定本企業(yè)的短期計(jì)劃與長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃,發(fā)揮參謀的作用。同時(shí),利用自己掌握的各個(gè)方面的關(guān)聯(lián)信息,協(xié)助找尋企業(yè)決策方案漏洞或不合理之處,糾正改進(jìn),再修正,再檢測(cè),以致于讓企業(yè)發(fā)展方案不斷完善。

(二)后期服務(wù)者

辦公室的工作通常是各種具體事務(wù)性工作,為其他部門(mén)的工作推進(jìn)提供支持服務(wù)。比如會(huì)議安排、來(lái)訪接待、公文處理、辦公用品的采購(gòu)與發(fā)放等,為其他部門(mén)提供后期保障的同時(shí),還要監(jiān)督員工遵守公司制度及工作紀(jì)律。這就要求辦公室的辦事人員:第一,瑣碎小事細(xì)心處理,大事要事慎重處理。放眼公司的戰(zhàn)略全局,有大局觀念,工作步驟程序化,善于與各個(gè)部門(mén)的人打交道,面對(duì)事情善于掌握主動(dòng)。第二,要善于督導(dǎo)。緊抓企業(yè)戰(zhàn)略部署的核心工作,不僅要督促工作完成的效率,也要監(jiān)督工作完成的質(zhì)量,以期達(dá)到工作指標(biāo),落實(shí)任務(wù)進(jìn)程。全面排查重大工作任務(wù)中的阻礙、難關(guān),代為疏通協(xié)調(diào),不要讓問(wèn)題擺在那里,始終是個(gè)問(wèn)題,阻礙工作任務(wù)向前推進(jìn),影響企業(yè)健康發(fā)展。第三,協(xié)助其他部門(mén)完成工作任務(wù)時(shí)候要有服務(wù)意識(shí)。根據(jù)各個(gè)部門(mén)各個(gè)崗位的工作特性,有針對(duì)性的提供幫助。在各項(xiàng)工作開(kāi)展之前就積極思考工作內(nèi)容的重點(diǎn)、難點(diǎn)、可能出現(xiàn)的問(wèn)題,以及需要哪些勞動(dòng)工具、硬件設(shè)備,以便在該崗位人員勞動(dòng)過(guò)程中給予恰到好處的協(xié)助與資源。把企業(yè)決策層、中層管理人員與基層干事人員靈活的銜接在一起。要有全局思維,也要有抓核心工作的魄力。在面對(duì)日常事務(wù)時(shí)有耐心有細(xì)心,在面對(duì)突發(fā)事件時(shí),能迅速反應(yīng),靈活處理。第四,掌握各個(gè)崗位的工作動(dòng)態(tài),及時(shí)精準(zhǔn)的溝通協(xié)調(diào),合理安排會(huì)議、活動(dòng)、工作任務(wù),隨時(shí)隨地關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)動(dòng)向,以便及時(shí)請(qǐng)示匯報(bào),使得各項(xiàng)任務(wù)在執(zhí)行時(shí)不偏離指示方向,工作環(huán)節(jié)一一落實(shí)到位。

(三)矛盾爭(zhēng)端的調(diào)和者。有人的地方就有矛盾,企業(yè)內(nèi)部也是一樣。長(zhǎng)期工作中不可能那么一帆風(fēng)順,人與人相處也不總是和睦,總有發(fā)生沖突的時(shí)候。員工與員工之間、部門(mén)與部門(mén)之間、領(lǐng)導(dǎo)層與基層人員之間,往往會(huì)出現(xiàn)大的或小的爭(zhēng)端。辦公室的工作人員時(shí)常充當(dāng)調(diào)和者角色。這需要辦公室的工作人員從企業(yè)大局出發(fā)、有公正的心態(tài)、明辨是非的能力、良好的群眾基礎(chǔ)、較強(qiáng)的上下溝通或平行溝通的能力。但是,在大是大非面前,也不能一味的當(dāng)和事老。面對(duì)爭(zhēng)端時(shí),能堅(jiān)持原則,曉之以理動(dòng)之以情。使發(fā)生矛盾的兩邊人員有平心靜氣的心態(tài),不要搞狹隘的個(gè)人主義,部門(mén)主義,只想到自己手中,各自部門(mén)中的利益,也要敞開(kāi)胸懷,從企業(yè)全局出發(fā),學(xué)會(huì)換位思考,體諒他人難處。當(dāng)矛盾出現(xiàn)時(shí),辦公室的工作人員要通過(guò)敏銳的觀察,迅速發(fā)現(xiàn)癥結(jié)點(diǎn),善于利用多種溝通技巧,講究方式方法,幫助矛盾雙方將偏激的想法導(dǎo)正,減少情緒化的語(yǔ)言,直指問(wèn)題核,尋找共同點(diǎn),在矛盾雙方搭起溝通的橋梁。從而在企業(yè)內(nèi)部建設(shè)一個(gè)融洽舒適的人文環(huán)境。只有這樣,企業(yè)內(nèi)部各個(gè)崗位、各個(gè)部門(mén)才能擰成一股繩,最大限度的發(fā)揮力量,提高企業(yè)在市場(chǎng)中的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

二、辦公室工作的角色構(gòu)建策略分析

辦公室的辦事人員扮演者領(lǐng)導(dǎo)層的助手、后勤服務(wù)者、企業(yè)內(nèi)部矛盾的調(diào)和者等多種角色,體現(xiàn)了辦公室工作的多樣性,關(guān)系到企業(yè)內(nèi)部的日常工作能否順利運(yùn)營(yíng)。這就要求辦公室的基層辦事人員不能不熟悉企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門(mén)的情況、各個(gè)崗位工作的內(nèi)容及步驟,面對(duì)復(fù)雜局面,能發(fā)現(xiàn)關(guān)鍵問(wèn)題,重視細(xì)節(jié),從中斡旋的時(shí)候,能靈活有效的溝通。要持續(xù)做好辦公室的工作,還必須及時(shí)發(fā)現(xiàn)企業(yè)外部環(huán)境及內(nèi)部情況的變化,結(jié)合實(shí)際情況,不斷提升自己的綜合素質(zhì),在日常工作中不斷積累經(jīng)驗(yàn),學(xué)習(xí)新知識(shí)新理論。以下將從幾個(gè)方面對(duì)辦公室工作的角色構(gòu)建策略進(jìn)行具體分析。

(一)積極學(xué)習(xí)黨政思想理論

有的企業(yè)中,辦公室的部門(mén)職責(zé)還包括組織黨政教育活動(dòng)。辦公室的基層辦事人員如果沒(méi)有全面系統(tǒng)的政策理論水平,則無(wú)法協(xié)助開(kāi)展黨務(wù)政務(wù)。即便個(gè)人原本政策理論水平很高,由于社會(huì)局勢(shì)不是一層不變的,會(huì)有新變化新情況產(chǎn)生,國(guó)家的政策方針也不是一層不變的,因此,辦公室的工作人員要適應(yīng)社會(huì)發(fā)展新形勢(shì),更新自己的政策理論知識(shí),積極學(xué)習(xí)我們黨的新的政策方針,才能緊跟黨的步伐,不掉隊(duì)。辦公室工作人員協(xié)助組織的黨務(wù)政務(wù)才能結(jié)合新形勢(shì)新實(shí)際情況。

習(xí)近平總書(shū)記指出,要把絕對(duì)忠誠(chéng)作為做好辦公室工作的首要政治原則,作為其首要政治本色,作為干部的首要政治品質(zhì),任何時(shí)候都不能含糊?!皩?duì)黨絕對(duì)忠誠(chéng)是中辦的生命線,是做好中辦工作的根本點(diǎn)。中辦工作做得怎么樣,可以講千條萬(wàn)條,但歸根到底要先看這一條?!?/p>

辦公室的工作人員不能做與黨的政策方針不一致的事情,要提高覺(jué)悟,講黨性講原則。不管面對(duì)多么困難多么復(fù)雜的局勢(shì),都要有全面掌握信息、逐步剖析問(wèn)題的分析能力。堅(jiān)信黨的政策方針正確,不能左右搖擺,抵抗住各種誘惑,信念堅(jiān)定。堅(jiān)持走社會(huì)主義道路,始終緊跟黨的步伐。這就需要時(shí)刻用科學(xué)的政策理論武裝自己,不斷汲取豐富的精神食糧,長(zhǎng)此以往,日積月累,不得片刻松懈。

(二)擴(kuò)大自己的知識(shí)面

辦公室的工作人員要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀,協(xié)調(diào)部門(mén)與部門(mén)之間、崗位與崗位之間的工作,就要對(duì)企業(yè)內(nèi)部情況全面掌握,熟悉企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門(mén)的情況、各個(gè)崗位工作的內(nèi)容及步驟。這需要廣泛的知識(shí)量。對(duì)企業(yè)管理不熟悉,對(duì)企業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)作不熟悉,是不能當(dāng)好參謀做好協(xié)調(diào)的。還必須熟悉部市場(chǎng)形勢(shì)、國(guó)家政策法規(guī)以及與企業(yè)有關(guān)的社會(huì)機(jī)構(gòu)的情況。不懂這些,就不知道信息收集時(shí)從哪里著手,不懂這些就無(wú)法對(duì)紛繁復(fù)雜的信息進(jìn)行篩選、分析,從而推測(cè)匯總出有含金量的結(jié)論,給予決策層參考。因此,辦公室基層辦事人員應(yīng)積極參加企業(yè)內(nèi)部的各種培訓(xùn),全面學(xué)習(xí)各行知識(shí),還應(yīng)自己利用業(yè)余時(shí)間,廣泛閱讀書(shū)籍,不斷開(kāi)闊自身眼界,讓自己成為企業(yè)內(nèi)部的百科全書(shū)。

(三)業(yè)務(wù)能力的提高

辦公室的基層辦事人員常常與各類公文打交道,這就需要要筆桿子功夫硬,各種文書(shū)報(bào)告都會(huì)寫(xiě),有較高的文字功底。在上傳下達(dá)的過(guò)程中,則需要清晰的思路,較強(qiáng)的口頭表達(dá)能力。在溝通協(xié)調(diào)時(shí),準(zhǔn)確的、無(wú)遺漏的專遞信息,講得清楚、聽(tīng)得明白。與人打交道的時(shí)候,注意說(shuō)話方式,讓聽(tīng)者易于接受。面對(duì)各種事務(wù)性工作時(shí),分清輕重緩急,合理安排自己各項(xiàng)工作的處理時(shí)間與處理順序。處理特殊事務(wù)時(shí),也不要固守成規(guī),一成不變。應(yīng)該靈活對(duì)待,比如有時(shí)候急事緩辦效果更佳。業(yè)務(wù)能力的提高有多種方法,例如向優(yōu)秀的辦公室工作人員學(xué)習(xí),觀摩別人的處事之道,然后發(fā)揮自身長(zhǎng)處,結(jié)合自身特點(diǎn),形成一套自己行之有效的處事方法。語(yǔ)言表達(dá)能力與文字表達(dá)能力則應(yīng)多說(shuō)多寫(xiě),勤加練習(xí)。還應(yīng)積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代化辦公軟件,利用先進(jìn)的科技提高工作效率。

(四)心理素質(zhì)的提高

由于工作內(nèi)容與工作性質(zhì)的特征,辦公室的基層辦事人員身負(fù)多重角色,是參謀、也是后勤服務(wù)人員,是企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度的執(zhí)法者,也是調(diào)和員工之間、部門(mén)之前矛盾沖突的協(xié)調(diào)者。這要求辦公室的工作人員有嚴(yán)肅的一面,也要有親和力。能和同事談心交心,也要懂得保持距離。面對(duì)一大堆繁雜的硬性事務(wù)性工作和微妙的人際關(guān)系時(shí),有強(qiáng)大的心理承受能力。在多個(gè)角色之間,圓融轉(zhuǎn)換,和諧統(tǒng)一。切不可讓人有處事前后不一,人物性格分裂的負(fù)面印象。辦公室工作人員的多重角色之間也有相通性,某些硬性素質(zhì)要求也相同。所以,辦事人員應(yīng)善于掌握技巧,自我調(diào)節(jié),自我化消,訓(xùn)練出強(qiáng)大的抗壓能力。心理素質(zhì)的提升往往是通過(guò)經(jīng)驗(yàn)積累實(shí)現(xiàn)的。經(jīng)驗(yàn)的積累不局限于自己的經(jīng)驗(yàn),對(duì)別人經(jīng)歷事件的感悟、分析、總結(jié)也可以變成自己的寶貴經(jīng)驗(yàn)。

作為單位的辦公室工作人員,需要明確自己的主要角色地位及行為界限,同時(shí)考慮組織成員對(duì)自己的角色期望。在單位的日常工作中,辦公室工作的范圍和界限顯得比較模糊,辦公室工作的重要性在各部門(mén)的具體分工中稍顯隱性,但同時(shí)辦公室又是單位的中樞機(jī)構(gòu),承載著各項(xiàng)工作的上傳下達(dá)、組織協(xié)調(diào)等方面的任務(wù),由此本職工作做到位了是本分,辦砸了卻會(huì)遭到多方批評(píng),看似微不足道的細(xì)致工作中蘊(yùn)含著重大的工作責(zé)任,由此需要不斷加強(qiáng)自己的心理建設(shè),積極應(yīng)對(duì)好辦公室工作的角色沖突,合理平衡自己的角色心態(tài),將工作做到位,切忌因?yàn)榻巧珱_突的不適導(dǎo)致工作“越位”、“離位”等情況的出現(xiàn)。

小結(jié)

總之,辦公室工作人員首先要對(duì)明確認(rèn)知自身決策輔助、事務(wù)處理、關(guān)系協(xié)調(diào)、形象展示等多元角色定位,并在此基礎(chǔ)上不斷提升自身的政治素養(yǎng)、知識(shí)素養(yǎng)、相應(yīng)

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